Lignes directrices du dialogue sur les politiques – Mobilisation des Autochtones et du public sur la version provisoire de la mise à jour de l’entente de collaboration entre le Canada et l’Ontario en matière d’évaluation environnementale et d’impact

Avis de non-responsabilité

Ces lignes directrices sont destinées à des fins d’information uniquement. Elles ne remplacent pas la Loi sur l’évaluation d’impact (LEI) ni aucun de ses règlements. En cas de divergence entre les présentes lignes directrices et la LEI ou ses règlements, la LEI ou les règlements prévalent.

Pour vous assurer que vous disposez des versions les plus récentes de la LEI et de ses règlements, veuillez consulter le site Web du ministère de la Justice.

Introduction

L’Agence d’évaluation d’impact du Canada (l’Agence) collabore avec les peuples autochtones afin de satisfaire aux exigences légales, de s’acquitter de l’obligation légale de la Couronne de consulter les peuples autochtones, et de promouvoir l’élaboration de politiques solides, la bonne gouvernance et la réconciliation avec les peuples autochtones.

L’Agence s’engage également auprès du public. La participation du public est un élément essentiel des processus ouverts, éclairés et significatifs d’évaluation d’impact et d’évaluations régionales et stratégiques. Une forte participation du public donne au gouvernement du Canada l’occasion de partager l’information concernant la politique et le régime de réglementation en place pour gérer les grands projets, y compris la rigueur avec laquelle ils sont évalués et réglementés.

Pour appuyer ces initiatives, l’Agence fournit des fonds par le biais de son programme de dialogue sur les politiques afin de soutenir la prestation de conseils externes et la participation des peuples autochtones et du public à l’élaboration de politiques, de méthodologies, d’outils et de pratiques liés à l’évaluation d’impact, à l’évaluation régionale et à l’évaluation stratégique.

L’objectif du présent document est de décrire les critères du programme de dialogue sur les politiques, le processus de demande, ainsi que les rôles et les responsabilités.

Objectif

L’objectif général du Programme de dialogue sur les politiques est de soutenir la prestation de conseils externes et la participation à l’élaboration de politiques, de méthodologies, de pratiques et d’outils liés à l’évaluation d’impact, à l’évaluation régionale et à l’évaluation stratégique. En soutenant ces initiatives, le programme encourage la participation efficace des peuples autochtones et du public à l’élaboration de politiques, d’orientations, de règlements et de lois qui contribueront à la réalisation d’évaluations d’impact de grande qualité, à l’élargissement de la communauté de pratique et à l’élaboration de politiques, d’orientations, de règlements et de lois qui faciliteront la mise en œuvre du système d’évaluation d’impact.

L’Agence offre de l’aide financière dans le but de permettre aux organisations et collectivités autochtones, aux organismes sans but lucratif et aux membres du public de fournir des commentaires sur la version provisoire de l’entente de collaboration mise à jour entre le Canada et l’Ontario. Cette aide financière vise à renforcer la participation active des parties intéressées et à les aider à fournir des commentaires sur la version provisoire de l’entente.

Admissibilité

Bénéficiaires admissibles

Demandeurs autochtones

Les organisations, groupes et collectivités autochtones qui s’intéressent directement aux évaluations en Ontario sont admissibles à l’aide financière, y compris :

• les collectivités autochtones ou les organisations coordonnant plus d’une collectivité autochtone;
• les organisations autochtones sans but lucratif, constituées en société ou enregistrées, telles que les conseils de bande, les associations, les coopératives et les institutions

Demandeurs publics

En outre, les organismes sans but lucratif et les membres intéressés du public peuvent également présenter une demande d’aide financière aux participants.

Bénéficiaires non admissibles

Les gouvernements provinciaux et fédéraux et les administrations municipales (à l’exception des gouvernements autochtones) ainsi que les entités gouvernementales créées par une loi ne sont pas des demandeurs admissibles.

Toute personne, organisation ou groupe ou collectivité autochtone ayant un point de vue sur cette initiative peut néanmoins participer au processus de mobilisation, indépendamment des décisions relatives à l’aide financière.

Processus de demande

Le demandeur doit présenter un formulaire de demande d’aide financière dûment rempli à l’Agence au plus tard le 14 décembre 2021 afin que sa demande soit examinée. Toutefois, les demandes tardives peuvent être prises en considération selon la justification du demandeur et la disponibilité des fonds.

Les parties intéressées doivent utiliser ce formulaire de demande pour présenter une demande d’aide financière, dans le gabarit de votre choix, en format Microsoft ou PDF. Toute demande doit comprendre au minimum :

• des informations sur le demandeur qui sont suffisantes pour démontrer son admissibilité et sa capacité à entreprendre des activités et à atteindre les objectifs;
• les objectifs ou les résultats précis à atteindre, y compris tout produit livrable;
• une estimation des dépenses à engager, et une description des contributions du demandeur et des autres partenaires, le cas échéant.

En outre, toute demande présentée doit répondre aux exigences suivantes :

• être signée par une personne autorisée à représenter le demandeur;
• être présentée à l’Agence à temps afin de respecter la date limite;
• divulguer la participation d’anciens fonctionnaires qui sont visés par les lignes directrices sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat;
• divulguer les autres fonds gouvernementaux reçus pour les activités associées à la demande d’aide financière;
• divulguer tout problème antérieur lié à l’utilisation des subventions et des contributions, le cas échéant.

Les activités admissibles seront limitées à :

• l’examen de la version provisoire de l’entente de collaboration mise à jour;
• la participation et la présentation de commentaires oraux lors de vidéoconférences dirigées par l’Agence et le ministère de l’Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs (MEPNP) de l’Ontario;
• la collecte de la rétroaction et la fourniture de commentaires écrits sur la version provisoire de l’entente de collaboration mise à jour, pendant la période de consultation publique.

Veuillez noter que l’attribution du financement est conditionnelle à ce que le bénéficiaire fournisse des commentaires écrits à l’Agence sur la version provisoire de l’entente de collaboration mise à jour avant la date limite établie pour la période de commentaires.

Montants d’aide financière

Collectivités et organisations autochtones

Dans le contexte de la participation à cette initiative, les montants maximums d’aide financière offerts aux collectivités et organisations autochtones dépendront du montant total d’aide financière demandé, des activités proposées et du nombre de collectivités autochtones qui participeront et utiliseront les plafonds de groupe indiqués dans le tableau ci-dessous.

Tableau 1. Montants maximums d’aide financière

Catégories selon le nombre de collectivités autochtones représentées	Aide financière maximale disponible
Une collectivité	5 000,00 $
Coordination de la rétroaction de 2 à 9 collectivités	10 000,00 $
Coordination de la rétroaction de 10 à 19 collectivités	15 000,00 $
Coordination de la rétroaction de 20 à 29 collectivités	25 000,00 $
Coordination de la rétroaction de 30 à 39 collectivités	50 000,00 $
Coordination de la rétroaction de 40 à 49 collectivités	75 000,00 $
Coordination de la rétroaction de 50 collectivités ou plus	100 000,00 $

Autres demandeurs

L’aide financière maximale offerte aux particuliers et aux organismes sans but lucratif constitués en société est de 3 000 $ par demandeur.

Échéance et examen des demandes

Les demandes doivent être remplies et être fournies à l’Agence par le 14 décembre, 2021. Les demandeurs potentiels peuvent communiquer avec intergovernmentalaffairs-affairesintergouvernementales@iaac-aeic.gc.ca pour obtenir plus d’informations avant de présenter une demande, ou pour recevoir du soutien dans le processus de demande, au besoin.

Un comité d’examen de l’aide financière examinera les allocations de financement proposées, conformément aux conditions générales du Programme de dialogue sur les politiques.

Processus d’évaluation

Les étapes suivantes sont suivies dans le processus d’évaluation des demandeurs d’aide financière :

1. Un comité d’examen de l’aide financière examine toutes les demandes reçues afin de déterminer si les activités proposées correspondent à cette occasion de participation.
2. Le comité d’examen de l’aide financière détermine si les dépenses associées reflètent l’effort et les ressources nécessaires pour soutenir ces activités.
3. En fonction de son analyse, le comité d’examen de l’aide financière recommande d’approuver ou non l’aide financière. Dans l’affirmative, il recommande un montant approprié pour chaque demandeur au vice-président de l’Agence ou à son délégué, qui prend la décision finale concernant chaque demande d’aide financière.

Critères d’évaluation

Les critères suivants seront pris en compte dans l’évaluation des demandes d’aide financière, le cas échéant :

• L’intention de présenter un produit contenant les points de vue, les recherches et les autres apports liés à l’élaboration de la version provisoire de l’entente de collaboration mise à jour;
• L’expérience et la capacité pertinentes pour entreprendre les activités proposées;
• Toute allocation maximale d’aide financière préétablie (tableau 1);
• Pour les organisations, le nombre de collectivités coordonnées (veuillez noter que si le financement est fourni pour cette initiative au niveau d’une collectivité autochtone, une organisation autochtone ne pourra pas recevoir de financement au nom de cette collectivité);
• Le rapport coût-efficacité de la demande (les avantages sont-ils proportionnels aux coûts?);
• Le budget annuel disponible pour les programmes d’aide financière de l’Agence.

Aide financière

Coûts admissibles

Les dépenses suivantes sont admissibles à une aide financière dans le cadre du programme :

• Coûts liés à la production des rapports ^{Note de bas de page1}
• Services professionnels ^{Note de bas de page2}
• Frais de déplacement (y compris les kilomètres de déplacement/vols, les repas, les frais accessoires et l’hébergement)
• Honoraires et offrandes cérémonielles ^{Note de bas de page3}

Pour être remboursés, tous les coûts doivent être attribués à ces catégories de dépenses et doivent contribuer directement aux activités décrites dans le plan de travail approuvé, comme indiqué dans l’annexe de l’entente de contribution-cadre.

Coûts non admissibles

Les dépenses non admissibles comprennent les dépenses d’immobilisations, les coûts de construction, les pertes de revenus et la rénovation de bâtiments.

Les programmes d’aide financière de l’Agence ne financeront pas les activités qui font double emploi avec des services, des études ou des documents écrits que d’autres sources publiques ou privées financent déjà.

Les programmes d’aide financière de l’Agence comportent une « limite de cumul », c’est-à-dire un montant maximal autorisé de financement combiné provenant des gouvernements fédéral, provinciaux, territoriaux et municipaux pour la participation à un projet, à des activités de participation ou à des activités connexes de consultation de la Couronne. Le cumul des aides financières attribuées par des gouvernements à un bénéficiaire pour la participation à un projet, à des activités de mobilisation ou à des activités de consultation de la Couronne ne peut dépasser 100 % des coûts admissibles. L’Agence utilise les renseignements fournis par le bénéficiaire dans la demande et dans les rapports financiers détaillés pour vérifier que la demande d’aide financière et le rapport financier détaillé du bénéficiaire respectent cette limite de cumul. Si la limite de cumul est dépassée, l’Agence ajustera son niveau de contribution et, si nécessaire, demandera un remboursement afin que la limite de cumul ne soit pas dépassée. Un paragraphe concernant la limite de cumul fait partie de l’entente de contribution-cadre du programme d’aide financière avec un bénéficiaire.

Normes de service à la clientèle

L’objectif de rendement concernant les normes de service suivantes est de 95 % :

Normes de service à la clientèle

Activité	Mesure de rendement
Délai entre la date limite de présentation des demandes et l’examen et la prise de décision concernant les demandes dûment remplies.	45 jours ouvrables
Délai entre la réception d’une entente de contribution signée par un client et la signature et le renvoi de l’entente par l’Agence au client.	5 jours ouvrables
Délai entre la réception d’une demande de paiement complète et la notification au client que la demande de paiement a été traitée.	25 jours ouvrables

Décision relative à l’aide financière

Le président ou un vice-président de l’Agence, ou leur délégué, prend la décision finale concernant l’attribution des fonds. Certains demandeurs peuvent ne pas recevoir d’aide financière et d’autres peuvent recevoir un montant inférieur à celui qu’ils ont demandé. La décision est basée sur le rapport du comité d’examen de l’aide financière, qui fournit des recommandations sur les allocations d’aide financière, ainsi que sur toute autre considération supplémentaire déterminée par l’Agence.

L’Agence informe les demandeurs de la décision relative à l’aide financière. Les noms des demandeurs retenus et les montants des allocations d’aide financière approuvés sont rendus publics sur le site Web de divulgation proactive dans le cadre de ses efforts de transparence.

Entente de contribution-cadre et annexes

Lorsque l’Agence approuve l’aide financière, elle communique avec le demandeur pour finaliser une entente de contribution-cadre et un calendrier. L’entente de contribution-cadre est un contrat détaillé entre l’Agence et un bénéficiaire, qui définit les conditions et les obligations de tous les signataires pour tout projet ou initiative de mobilisation de l’Agence. L’entente de contribution-cadre est conçue pour être en vigueur pendant une période de dix (10) ans.

Les annexes à l’entente de contribution-cadre reflètent le plan de travail et la répartition du budget pour chaque projet dont l’aide financière a été approuvée.

Les dépenses engagées ne peuvent être remboursées qu’après que le bénéficiaire et l’Agence ont signé une annexe à l’entente de contribution-cadre.

L’annexe à l’entente de contribution cadre :

• établit les coûts admissibles;
• précise les activités admissibles dans le plan de travail approuvé;
• précise les conditions de paiement;
• précise la date d’entrée en vigueur et la durée de l’annexe;
• exige du bénéficiaire qu’il rende compte des fonds publics reçus.

Étant donné que les demandes d’aide financière s’appuient sur des estimations, un ajustement allant jusqu’à 20 % des fonds (dans les catégories de dépenses) peut être autorisé. Le bénéficiaire doit présenter une demande, par écrit ou par courriel, accompagnée d’une justification expliquant pourquoi il doit modifier les dépenses admissibles initiales qui ont été approuvées dans l’annexe de l’entente de contribution-cadre. L’Agence doit approuver la demande, et le montant total réclamé doit rester dans les limites du niveau d’aide financière initialement approuvé.

L’Agence se réserve le droit d’entreprendre, ou de faire entreprendre, une vérification financière des comptes et des ressources du bénéficiaire afin de s’assurer du respect des dispositions de l’entente de contribution-cadre et des annexes qui y sont associées.

Dépôt direct

Le gouvernement du Canada est passé des chèques au dépôt direct, qui est un transfert électronique de fonds déposé directement dans le compte bancaire du bénéficiaire. Pour obtenir plus d’information sur le dépôt direct, veuillez communiquer avec votre banque ou votre institution financière, ou appelez sans frais le 1-800-O-Canada (1-800-622-6232). Vous pouvez également trouver de plus amples renseignements, y compris une courte vidéo informative, sur le site Web du gouvernement du Canada.

Paiements intermédiaires

L’Agence approuvera les paiements selon :

• l’atteinte des jalons établis dans l’entente de contribution du bénéficiaire;
• les demandes de remboursement documentées pour les coûts raisonnables (et admissibles) encourus. Le bénéficiaire doit présenter ces demandes au maximum une fois par trimestre de l’année de financement.

Au-delà des paiements qui seront effectués en fonction du rendement, il peut y avoir des circonstances où des paiements anticipés peuvent être fournis aux bénéficiaires. Pour cela, les bénéficiaires doivent démontrer qu’ils ont besoin de liquidités pour l’aide financière, et cela doit être fourni à l’Agence avant d’engager des dépenses admissibles. Lorsqu’un paiement est basé sur une demande de remboursement des coûts admissibles engagés, chaque demande doit être accompagnée d’un bref rapport des travaux réalisés et des détails de tous les coûts admissibles réclamés. Les demandes doivent également être justifiées par des documents jugés satisfaisants par le gestionnaire des programmes d’aide financière responsable.

Le gestionnaire des programmes d’aide financière responsable peut retenir une partie de tout paiement en vertu d’une entente d’aide financière par contribution lorsqu’il le juge approprié. Cette retenue est fondée sur le risque de non-rendement ou de paiement excessif.

Paiements finaux

L’Agence n’effectuera le paiement final qu’une fois que le gestionnaire des programmes d’aide financière responsable sera convaincu que le bénéficiaire a satisfait à toutes les exigences de l’entente de contribution et qu’il aura reçu et accepté un ou plusieurs rapports finaux et un ou plusieurs états financiers.

Coordonnées

Veuillez consulter le site Web de l’Agence pour connaître ses coordonnées.

Veuillez envoyer les demandes remplies et toute question relative à cette initiative à la Direction des affaires intergouvernementales de l’Agence :

• Par courriel à : intergovernmentalaffairs-affairesintergouvernementales@aeic-iaac.gc.ca
• Par la poste à : Direction des Affaires intergouvernementales
  Agence d’évaluation d’impact du Canada
  160 rue Elgin, 22^e étage
  Ottawa, ON K1A 0H3

Veuillez envoyer toute demande d’information sur l’aide financière à l’équipe des programmes d’aide financière de l’Agence :

• Par courriel à : fp-paf@aeic-iaac.gc.ca
• Par la poste à : Programmes d’aide financière
  Agence d’évaluation d’impact du Canada
  160 rue Elgin, 22^e étage
  Ottawa, ON K1A 0H3