La tenue de documents et la gouvernance, mai 2025

Ce guide de ressources compilé par sept archivistes autochtones met en valeur les enregistrements audiovisuels relatifs aux langues autochtones conservés dans les archives partout au pays (y compris à BAC et dans les centres d'archives provinciaux et territoriaux). Il vise à améliorer l'accès et la sensibilisation aux langues et aux cultures autochtones.

Il y a un an, BAC s'est associé à Internet Archive Canada dans le cadre d'un ambitieux projet visant à numériser 80 000 publications libres de droits datant de 1322 à 1920. L'objectif est de préserver le patrimoine documentaire du Canada et d'y donner pleinement accès. Des spécialistes de l'imagerie utilisent un poste de numérisation spécialisé (appelé Scribe) situé à l'Édifice d'entreposage et de préservation de BAC. Mis au point par des ingénieurs d'Internet Archive, ce poste utilise des caméras suspendues et une grande plaque de verre pour réduire le plus possible la pression exercée sur la reliure des livres lors de leur numérisation.

BAC a le plaisir d'annoncer qu'on peut maintenant trouver sur le site Canada.ca les Procédures pour le transfert des documents fédéraux (physiques et analogiques) et les Procédures pour le transfert des documents fédéraux numériques. Ces documents énoncent les exigences touchant la préparation des documents d'archives en vue de leur transfert à BAC.

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a inauguré son programme de créateur/créatrice en résidence, qui invite des personnes issues de divers domaines à élaborer des projets inspirés de ses collections d'archives et de bibliothèque. Le premier artiste en résidence est Eric Chan, mieux connu sous le nom d'eepmon. Artiste spécialisé en art numérique et génératif, entrepreneur, créateur et programmeur informatique, eepmon marie les arts et la technologie de façon novatrice. Lauréat d'un prix Bibliothèque et Archives Canada en 2023, il est également un ardent défenseur des sciences, des technologies, de l'ingénierie, des arts et des mathématiques.

Le gouvernement du Canada a besoin d'une stratégie en matière d'IA pour veiller à ce que l'utilisation de cette technologie soit conforme à l'éthique, à ses valeurs et à ses objectifs. La stratégie doit privilégier les applications d'IA qui sont utiles aux fonctionnaires et à la population canadienne; conçues en collaboration avec des partenaires internes et externes; et utilisées de manière responsable, sûre et sécurisée, en minimisant les risques et les torts potentiels aux personnes et à l'environnement.

Catherine Maynard, commissaire à l'information du Canada, demandera que des modifications soient apportées à la Loi sur l'accès à l'information afin de l'adapter aux réalités d'aujourd'hui et d'en faire l'une des meilleures lois sur l'accès à l'information au monde. Elle plaidera également en faveur d'un système d'accès modernisé et efficace en s'attaquant aux technologies et aux processus désuets qui retardent les réponses aux demandes. En outre, elle encouragera un changement de culture au sein des institutions gouvernementales en les incitant à être « ouvertes par défaut » et à donner la priorité à la transparence.

Comme chaque année, l'équipe de Blakes souligne la Semaine de la protection des données en résumant les principaux développements survenus dans ce domaine au Canada (dans le cas présent, en 2024) et en présentant un aperçu des répercussions que pourrait avoir une année électorale bien chargée sur le droit canadien de la vie privée en 2025.

Le gouvernement de l'Alberta a présenté le projet de loi 46, qui propose des modifications administratives mineures visant à clarifier et simplifier les lois sur la protection de la vie privée et sur l'accès à l'information. L'un des principaux amendements prévoit que les données non personnelles ou dérivées de renseignements personnels (qui ne peuvent être obtenues au moyen d'une demande soumise en vertu de la Loi sur l'accès à l'information) ne peuvent être communiquées qu'en conformité avec la législation sur la protection de la vie privée.

Dans le cadre de discussions de groupe, de tables rondes et de conférences éclairs, les participants ont exploré des sujets essentiels comme l'éducation et la formation, le financement, les exigences en matière de stockage, l'évaluation comparative et les technologies émergentes. L'accent a été mis sur la collaboration, le partage des ressources et la gestion à long terme face aux défis de plus en plus importants de la préservation numérique.

Différents scénarios sont possibles concernant la mise en œuvre d'un système d'archivage électronique, selon qu'il s'agit de l'autorité juridique propriétaire des données (entité, organisme, collectivité, etc.), de l'autorité d'archivage (AA) ou d'une tierce partie ayant une autorité d'archivage. Il importe de bien définir qui est en charge de la gouvernance du projet, et qui demande la certification et sera donc responsable du service d'archivage électronique (AA ou tierce partie).

La direction des Archives nationales a organisé une exposition sur la gestion des documents et des archives dans le contexte de la transformation numérique. L'exposition portait plus précisément sur les explosions nucléaires perpétrées par la France coloniale le 13 février 1960 en sol algérien. Elle coïncidait avec le lancement d'une séance de formation destinée aux cadres du ministère des Relations avec le Parlement. Le directeur général des Archives nationales, Mohamed Bounaama, a souligné que l'objectif ultime de l'événement était d'établir la signification de la culture d'entreprise, qui commence par la documentation. Il a fait valoir que les archives sont désormais légalement reconnues comme un trésor national.

La nouvelle exposition de la Bibliothèque nationale d'Australie, intitulée Fit to Print : Defining Moments from the Fairfax Photo Archive, a été inaugurée le 27 février 2025 à Canberra. Elle présente 150 photographies d'archives de la presse australienne illustrant des scènes variées : défilés, activités de prospection aurifère, croisières, veillées autour du feu, etc., dans divers lieux comme Gerringong, Conargo, le port de Sydney et la plage de Bondi. Ces photos ont été choisies parmi un impressionnant corpus de 18 000 négatifs sur plaque de verre datant de 1890 à 1948, réunis sous la direction du photojournaliste Mike Bowers (également animateur de l'émission Talking Pictures, diffusée sur les ondes d'ABC TV).

Le 11 mars 2025, les Archives nationales de l'Inde ont célébré leur 135e anniversaire par une série d'événements. L'un des moments forts de la journée fut une exposition mettant en vedette la richesse du patrimoine architectural de l'Inde par l'entremise de documents rares, d'archives personnelles de figures éminentes et de documents inscrits au registre de l'UNESCO. On a également profité de l'occasion pour lancer la mission Gyan Bharatam, un projet visant à élargir l'accès au vaste répertoire de connaissances que conserve l'Inde, dans le sillage du succès des efforts de numérisation entrepris par les Archives.

Des fonctionnaires de l'Agence américaine pour le développement international (USAID) ont commencé à détruire des documents classifiés au siège de l'institution, à Washington. Généralement, lorsque des agences fédérales sont dissoutes ou restructurées, les documents sont transférés à leur successeur ou aux archives nationales, conformément à la loi sur les archives fédérales. Toutefois, des inquiétudes ont été soulevées quant à savoir s'il est légal ou non de détruire ces documents avant la fin de leur période de conservation, qui est généralement d'au moins trois ans. Cela pourrait compromettre les demandes formulées au titre de la loi sur la liberté en matière d'information et faire obstacle à d'éventuelles enquêtes.

La stratégie 2025-2030 des Archives nationales du Qatar, intitulée Mémoire de demain, met l'accent sur la transformation numérique et la création d'un environnement propice à la conservation et à la gestion numériques des documents. Elle respecte les meilleures pratiques mondiales et vise à garantir la disponibilité des documents et leur utilisation à des fins de développement et de durabilité. L'experte stratégique Saba Al Fadala a souligné que la stratégie est fondée sur une analyse approfondie des besoins nationaux et des meilleures pratiques internationales en matière de conservation et de gestion des archives.

Les premières observations météorologiques de l'Irlande conservées dans les archives de l'Académie royale irlandaise (en anglais)

Préserver et utiliser le patrimoine documentaire des associations internationales (en anglais)

Pratiques des archives visuelles : intermédialité, décolonialité et création

La couleur fantastique revisitée : Au fil des histoires, des théories, des esthétiques et des archives mondiales (en anglais)

Groupe sur le patrimoine et les archives communautaires (en anglais)

Association canadienne des archivistes : Conférence annuelle de 2025 (en anglais)

Documents cinématographiques dans les archives : de l'acquisition à l'accès (en anglais)

Symposium de 2025 sur la technologie des chaînes de blocs (en anglais)

DCMI 2025 : 23e conférence internationale sur Dublin Core et les applications de métadonnées (en anglais)

Le gouvernement britannique a présenté un manuel pratique sur l'intelligence artificielle (IA), qui se veut une version actualisée de son cadre de référence sur la technologie de I'IA générative. L'objectif est de guider les ministères et les organismes du secteur public pour qu'elles sachent comment utiliser un large éventail de technologies d'IA en toute sécurité, de manière efficace et responsable. Ce manuel est publié parallèlement au plan d'action sur les perspectives de l'IA (janvier 2025) et présente une feuille de route pour maximiser le potentiel de l'IA comme moteur de croissance et source d'avantages pour le Royaume-Uni.

Ce guide offre une vue d'ensemble sur la façon d'élargir la clientèle des services d'archives. Il couvre les domaines suivants : principes et objectifs; importance pour les archives; planification et mise en œuvre d'un processus pour accroître la clientèle; et enseignements tirés d'efforts semblables. Il soulève aussi la question de savoir si les archives doivent se concentrer sur la sensibilisation ou viser un engagement plus profond de la clientèle.

Ce document est destiné aux offices d'habitation. Ceux-ci, conformément à la Loi sur les archives et à la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics, doivent assumer diverses responsabilités en matière de gestion des documents produits dans le cadre de leur travail. Ils doivent notamment élaborer un calendrier de conservation et le faire approuver par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Le document présenté ici a pour but de guider les offices d'habitation dans les différentes étapes d'élaboration et de soumission de leur calendrier et de leur présenter des outils qui peuvent les aider.

Portico a signé une entente avec Clarivate pour préserver les livres offerts sur Ebook Central et destinés aux bibliothèques universitaires. L'entente assure la préservation à long terme de cette vaste collection, tout en prévoyant que Portico recevra aussi les livres ajoutés à Ebook Central dans l'avenir. Depuis 2009, Portico a préservé plus de 2,4 millions de livres provenant de 420 éditeurs et plateformes, ajoutant environ 200 000 nouveaux titres par an. Portico, qui fait partie de l'organisation à but non lucratif ITHAKA, soutient les communautés universitaires en préservant les documents scientifiques et en faisant progresser la recherche.

Ce modèle de référence fournit un cadre complet pour mieux comprendre et connaître les concepts archivistiques essentiels pour la préservation et l'accès numérique à long terme. Il aide les organisations non archivistiques à participer efficacement au processus de préservation, en plus de proposer une terminologie et des concepts permettant de comparer les systèmes, stratégies et techniques d'archivage existants et futurs. Il appuie aussi les discussions sur la façon dont les modèles de données et les informations préservées peuvent évoluer au fil du temps. Enfin, le modèle peut être adapté pour la préservation de l'information non numérique.

Le traitement intelligent des documents est une solution émergente permettant de tirer des enseignements des documents et de prendre des décisions réalisables. Le concept d'IA autonome, qui suscite de plus en plus d'intérêt, offre davantage de possibilités que l'automatisation traditionnelle. Contrairement aux systèmes réglementés, l'IA autonome peut évaluer les données d'entrée et les sources de données, puis déterminer les meilleures solutions pour répondre aux objectifs fixés. En matière de traitement de documents, cela signifie que l'IA peut non seulement extraire des données, mais aussi évaluer la conformité des documents aux politiques de l'entreprise, signaler les divergences et prendre des décisions sans intervention humaine.

Le projet PARADISEC (archives de sources numériques sur les cultures menacées des régions et du Pacifique) comporte des milliers d'heures d'enregistrements audio provenant principalement de travaux musicologiques et linguistiques réalisés sur le terrain et représentant environ 1 360 langues, en particulier les langues du Pacifique et de Papouasie-Nouvelle-Guinée. Lancé en 2003 dans le cadre d'une collaboration entre l'Université de Melbourne, l'Université de Sydney et l'Université nationale australienne, PARADISEC vise à préserver et étudier la diversité linguistique. On pourrait comparer cet outil d'exploration et de compréhension de la diversité linguistique à un télescope pour le domaine des sciences humaines.

L'Irak a lancé un projet national de cinémathèque axé sur la numérisation, la restauration et la préservation des archives cinématographiques du pays. Le but est de protéger le patrimoine cinématographique en restaurant plus de 100 films irakiens. Le projet est mené sous la supervision du comité irakien de la mémoire visuelle, en collaboration avec l'ambassade de France. Il comprend la formation de spécialistes locaux en archivage de films, ainsi que la construction d'une infrastructure spécialisée destinée à l'entreposage et à la restauration de films à l'aide de techniques modernes de numérisation. Il vise à relancer l'industrie cinématographique irakienne et à donner accès aux archives cinématographiques pour les générations futures.

Cette recherche révèle les limites actuelles de la description d'images pour les personnes souffrant de déficiences visuelles, notant que ces dernières manquent souvent de contexte et de détails. Elle souligne la nécessité de trouver des solutions sur mesure et contextuelles adaptées aux besoins individuels en fonction de facteurs comme le type de déficience, l'âge et les centres d'intérêt. Elle propose des idées pour rendre les images des livres plus accessibles et plus interactives, de façon personnalisée, pour les personnes souffrant de déficiences visuelles.

Cette année, le projet eArchiving (mené par l'Union européenne) a été le thème principal des activités organisées par l'École nationale des sciences archivistiques du Pérou pour célébrer la Journée de l'archiviste national. Carlota Bustelo et Miguel Umaluff ont parlé de la manière dont ce projet contribue à mettre en place un environnement commun pour la conservation numérique des archives. Ils ont discuté des défis et de l'importance de la conservation numérique, en particulier dans les administrations publiques informatisées. Ils ont aussi expliqué la philosophie derrière ce projet et les efforts déployés pour créer des archives numériques interopérables, réutilisables et durables. L'accent a été mis sur l'engagement du projet à construire une communauté mondiale pour la préservation des archives numériques.

La Bibliothèque publique de Cleveland numérise une vaste collection de documents datant de la fin de la Deuxième Guerre mondiale jusqu'à la fin des années 1980, acquise en 2023 auprès de l'Université John Carroll. On y retrouve 250 000 articles de presse publiés sur différents supports (comme des films 16 mm, des bandes vidéo et audios et des disques). La collection couvre un large éventail d'événements allant du milieu des années 1950 à 1990. Une fois numérisée, elle sera accessible aux visiteurs de la bibliothèque, mais une partie du contenu nécessitera une visite sur place en raison de restrictions relatives aux droits de tierces parties.

Cette étude propose un cadre pour remédier à la fragmentation et aux problèmes d'accessibilité concernant les documents sur la vie et le patrimoine des personnes d'origine chinoise vivant à l'étranger. De nombreux chercheurs ignorent l'existence de tels documents, pourtant pertinents pour leurs travaux. Afin de résoudre ce problème, l'étude propose le traitement de bout en bout des données créées par les chercheurs puis mises en cache (descriptions de sources numériques ou physiques). On peut tirer parti de ces données — incluant structures de catalogues, mots-clés et index des bases de données — pour simplifier l'accès. En utilisant l'IA, les ressources humaines et les algorithmes de données numériques existants (comme c'est le cas pour les images ou les documents), on peut uniformiser les descriptions des sources et les rendre plus accessibles grâce aux identifiants et à l'entreposage infonuagique.

Ce rapport présente le processus d'élimination des documents employé par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce. (Conformément aux dispositions de la Loi sur les archives publiques de 2005, ce processus doit être approuvé par l'archiviste en chef.) Le rapport dresse un inventaire des renseignements et des documents produits et conservés par le ministère qui ne sont visés par aucune autorisation générale d'élimination. Il présente également une évaluation de ces documents accompagnée de recommandations quant à leur élimination, ces dernières étant soumises à l'approbation de l'archiviste en chef. Enfin, il propose un calendrier d'élimination précisant les types de documents propres au ministère, ainsi que les délais de conservation recommandés avant leur destruction ou leur transfert aux Archives de la Nouvelle-Zélande.

Cette étude de cas explore l'approche éthique adoptée par le Centre de recherche et de collections spéciales du Sud-Ouest à l'égard des enregistrements sonores autochtones conservés dans ses archives. Lorsque le Centre a reçu des demandes de reproduction de chants traditionnels, de récits oraux et d'entretiens, il s'est tourné vers les nations autochtones locales pour obtenir des conseils. Les documents ont été examinés par les services de préservation du patrimoine autochtone ainsi que par des experts avant que toute décision soit prise concernant leur diffusion. Ces démarches ont donné lieu à des échanges enrichissants qui ont permis au personnel de mieux comprendre la portée culturelle de ces enregistrements. L'étude met en lumière l'importance de respecter des protocoles culturellement appropriés et de reconnaître la provenance autochtone des documents, notamment lorsque ces documents requièrent une attention particulière qui n'avait pas nécessairement été prise en compte au moment de leur acquisition.

Le défi ne réside pas seulement dans la protection des données numériques, mais également dans la préservation de l'accès à une diversité de formats, qu'il s'agisse de technologies obsolètes ou d'outils contemporains. Parmi les principaux obstacles, mentionnons le financement limité, les menaces liées à la cybersécurité et la perte des connaissances. Dans ce contexte, les communautés de développement de logiciels libres jouent un rôle essentiel en partageant leur expertise et en produisant une documentation précieuse pour la préservation des formats numériques. Cette présentation met en lumière plusieurs réussites dans l'utilisation de logiciels à code source ouvert pour la conservation numérique. Elle propose également une étude du projet Future Nostalgia, qui se consacre à la sauvegarde de données entreposées sur d'anciens supports (tels que les disquettes). Ce projet cherche à créer des passerelles entre les communautés de l'archivistique numérique et celles du logiciel libre, dans le but de renforcer la préservation de notre patrimoine numérique collectif.

Fort de plus de 15 années d'expérience en ingénierie des données, l'auteur de Hands-On Big Data Engineering : From Architecture to Deployment met en évidence l'importance d'un pipeline de données robuste dans la réussite des projets d'intelligence artificielle. Cet article explore les principaux enseignements de l'ouvrage en insistant sur le rôle central de l'ingénierie des données à l'ère de l'intelligence artificielle. L'IA révolutionne de nombreux secteurs, mais son efficacité repose essentiellement sur la qualité des données sous-jacentes. Une étude menée en 2024 révèle que 78 % des entreprises peinent à déployer l'IA générative à grande échelle, principalement en raison de lacunes dans leurs stratégies de gestion des données. L'interdépendance entre les mégadonnées et l'IA s'articule autour de trois piliers essentiels qui définissent la réussite des projets : le volume (capacité à opérer à grande échelle), la variété (intégration des données structurées et non structurées) et la vélocité (accès à des analyses en temps réel).

La quatrième séance, intitulée L'archiviste face à la dématérialisation : quel positionnement, quel rôle?, a abordé le rôle de l'archiviste africain dans les divers projets de dématérialisation des archives qui sont en cours sur le continent. Mme Basma Makhlouf Shabou a notamment expliqué la différence entre la numérisation, la dématérialisation et la transformation ou la transition numérique. La dématérialisation des archives vise à améliorer l'accès à l'information et peut contribuer à la valorisation du patrimoine.

À l'occasion de la Journée internationale des femmes, l'organisation ougandaise Femme Forte a lancé le premier musée virtuel d'Afrique consacré à la présentation des récits de femmes africaines. Le musée présente des expositions interactives, des témoignages oraux et des histoires personnelles de femmes africaines qui ont influencé l'histoire du continent par leur engagement, leurs connaissances et leur leadership, dans le but de préserver leur histoire et de célébrer leurs contributions.

Dans le premier épisode de la nouvelle saison de cette balado, Matthew da Mota, associé de recherche principal et gestionnaire de programme pour l'Initiative sur les risques mondiaux liés à l'intelligence artificielle au Centre pour l'innovation dans la gouvernance internationale, revient sur son article d'opinion intitulé « Libraries and Research Institutions Will Need Strong AI Governance ». Il y partage des réflexions sur l'usage éthique de l'IA et propose des recommandations concrètes à l'intention des étudiants et des bibliothécaires

Dans son ouvrage Averting the Digital Dark Age, Ian Milligan examine les enjeux liés à la préservation de l'information numérique. Il met en lumière les risques découlant du caractère éphémère du contenu en ligne, rappelant que si Internet constitue un outil puissant pour partager des idées et des souvenirs, rien ne permet de garantir que ces traces numériques seront conservées à long terme. Son analyse offre une réflexion critique sur l'état actuel de la mémoire numérique collective et sur les risques qui compromettent sa pérennité.

Cet ouvrage propose une analyse approfondie des enjeux liés aux technologies numériques, aux nouveaux médias, aux plateformes et à la circulation de l'information, en examinant des questions fondamentales d'ordre sociétal et structurel à travers trois perspectives complémentaires : les individus, les pratiques et les politiques. À partir d'un corpus international d'études de cas, il explore les défis contemporains en matière de vie privée dans l'environnement numérique, abordant notamment l'émergence de cadres réglementaires, les dynamiques du capitalisme de surveillance ainsi que l'influence des grandes entreprises technologiques.

Ce survol aborde les éléments fondamentaux liés à la gestion et à l'organisation des bibliothèques, notamment les structures de gouvernance, les fonctions administratives, la planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques. Il examine en outre les approches en matière de développement et de gestion des collections en abordant entre autres les critères de sélection, les processus d'acquisition, les mécanismes d'évaluation et de désélection, ainsi que l'intégration des ressources numériques. Les services d'information et les stratégies de mobilisation des usagers sont également mis en lumière, avec une attention particulière portée aux services de référence, à la maîtrise de l'information, aux recommandations de lecture, aux activités de sensibilisation et aux partenariats communautaires.

Ce manuel pratique aborde les défis auxquels sont confrontées les bibliothèques dans la constitution et la gestion de collections de vidéos diffusées en continu. Bien que la vidéo en continu fasse partie de l'offre des bibliothèques depuis un certain temps, la croissance rapide des plateformes et des titres a rendu les acquisitions plus complexes et les allocations budgétaires plus importantes. Les utilisateurs s'attendent désormais à ce que le contenu vidéo soit offert en ligne et à la demande, et la diffusion en ligne est de plus en plus intégrée dans les cours. Michael Fernandez et Amauri Serrano fournissent des conseils sur la gestion du la diffusion vidéo en continu tout au long de son cycle de vie, et offrent des conseils pratiques pour les bibliothèques de toutes tailles et de tous budgets.

Quel est le rôle des collections dans la conservation des archives (imprimées et sonores) et la préservation des objets musicaux, en cette ère où la numérisation et le partage de l'information jouent un rôle primordial? Quelles sont les grandes difficultés suscitées par la nature et la fonction des objets numérisés dans un contexte social où les attentes de préservation du patrimoine sont un enjeu sensible? Les régions concernées (Europe et Amérique latine) permettent de répondre à ces questions par l'observation des pratiques de collecte, d'enregistrement, de conservation mises en œuvre par différentes institutions en France, en Allemagne, en Espagne et en Amérique latine, et ainsi de mieux voir comment ces pratiques interagissent entre elles à l'ère de la numérisation.

Axé sur la pratique, ce dico en format poche, pratique à emporter partout, est à lire sur le trajet des archives départementales – et sur place aussi, bien sûr! – pour optimiser vos recherches. Il vous fera gagner un temps précieux et redécouvrir les bibliothèques, les salles d'archives et l'importance des fonds non numérisés. Avant d'arriver en salle de lecture ou de surfer sur les sites Internet des services, vous saurez comment vous orienter pour être efficace.