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Norme opérationnelle sur la protection des documents numériques archivistiques

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  1. Date d'entrée en vigueur
  2. Application
  3. Définitions
  4. Contexte
  5. Objectif
  6. Exigences
  7. Rôles et responsabilités
    1. Activités de BAC
    2. Activités des institutions fédérales
  8. Suivi, évaluation et révision
  9. Conséquences
  10. Information

1. Date d'entrée en vigueur

La norme approuvée par la directrice générale des Documents gouvernementaux, est entrée en vigueur le 10 avril 2026.

2. Application

La présente norme s’applique à tous les documents gouvernementaux en format numérique, y compris les documents numérisés, qui sont considérés comme ayant une valeur archivistique (ci-après appelés « documents numériques archivistiques ») et qui sont gérés par des institutions fédérales selon la définition de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (la Loi). La valeur archivistique est déterminée par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) au moyen d’autorisations de disposition, en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par les articles 12 et 13 de la Loi.

Certaines exigences de cette norme renvoient aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Ces politiques ne s’appliquent qu’aux institutions fédérales définies en tant que « ministères » à l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Les institutions indépendantes qui ne sont assujetties qu’à certaines parties de cette loi (c’est-à-dire les sociétés d’État), celles qui ne sont pas du tout assujetties à cette loi (p. ex., les organismes à gouvernance partagée) ou celles exclues par d’autres exceptions ne sont pas assujetties à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor; elles peuvent néanmoins utiliser les exigences de la présente norme comme pratiques exemplaires, car ces dernières favorisent la protection et le transfert efficaces des documents archivistiques numériques à BAC.

La présente norme fait partie de l’ensemble de politiques régi par le Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition de BAC, ainsi que par les politiques associées : la Politique pour rendre la collection disponible et la Politique pour rendre la collection repérable. La présente norme soutient également le Cadre de politique de préservation de BAC et la Politique sur la préservation numérique associée, ainsi que la Politique sur les services et le numérique, la Directive sur les services et le numérique, la Norme sur la technologie de l’information à risque, la Norme sur les systèmes qui gèrent l’information et les données, la Directive sur le gouvernement ouvert, la Norme pour la gestion des métadonnées et la Liste des normes référentielles relatives aux données et aux métadonnées du Secrétariat du Conseil du Trésor. Elle est conforme aux lois, aux règlements et aux normes en vigueur sur les métadonnées, la tenue de documents et la préservation numérique (décrits à l’annexe B).

3. Définitions

Voir l'annexe A.

4. Contexte

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada exige que les documents fédéraux présentant un intérêt archivistique soient transférés à BAC dans les conditions voulues par le ou la bibliothécaire et archiviste du Canada. Ces conditions sont établies dans des instruments de politique appelés autorisations de disposition.

Dans le cadre du programme de disposition des documents gouvernementaux de BAC, les institutions fédérales doivent protéger les documents archivistiques et les transférer à BAC lorsque leur période de conservation expire, conformément à l’ensemble des politiques en vigueur de BAC. La présente norme définit les exigences auxquelles doivent se conformer les institutions fédérales afin de protéger les documents archivistiques numériques et leurs métadonnées jusqu’à leur transfert à BAC.

L’obligation de protéger les documents archivistiques numériques et leurs métadonnées afin d’en assurer l’intégrité, l’authenticité et la compatibilité avec les spécifications de transfert est également énoncée dans la Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques, les Procédures pour le transfert des documents fédéraux numériques et les Lignes directrices sur les formats de fichier pour le transfert. Ces trois instruments, ainsi que cette norme, forment un ensemble d’instruments de politique régissant la gestion et le transfert des documents numériques archivistiques des institutions du gouvernement du Canada à BAC.

5. Objectif

La présente norme aide les institutions fédérales à protéger l’intégrité et l’authenticité des documents numériques archivistiques et de leurs métadonnées, et contribue à assurer leur compatibilité avec les spécifications de transfert de BAC. Afin de remplir le mandat que lui confère la loi, soit préserver les documents archivistiques et en assurer l’accès, BAC exige que l’intégrité des documents numériques archivistiques soit préservée tout au long de leur cycle de vie, y compris avant leur transfert à BAC. Cet engagement est essentiel pour préserver l’authenticité, la fiabilité et l’accessibilité à long terme des documents numériques acquis en vue d’enrichir le patrimoine documentaire du Canada et la mémoire du gouvernement du Canada.

6. Exigences

Tout au long de leur cycle de vie, y compris au moment de leur transfert à BAC, les documents numériques archivistiques doivent être :

7. Rôles et responsabilités

7.1 Bibliothèque et Archives Canada

Le directeur général ou la directrice générale des Documents gouvernementaux veille à ce que BAC :

7.1.1 établisse et garde à jour la présente norme

7.1.2 fournisse des conseils et des services, selon les besoins, concernant l’interprétation, l’application et l’utilisation de la présente norme

7.1.3 élabore des lignes directrices et des outils, selon les besoins, pour favoriser l’application de la présente norme

7.2 Institutions fédérales

Le ou la dirigeant(e) principal(e) de l’information de l’institution fédérale (ou l’équivalent) :

7.2.1 veille à ce que les documents numériques archivistiques soient conservés dans un système ou un environnement conforme aux exigences énoncées à l’article 6.1 de la présente norme, et informe BAC avant que toute modification majeure ne soit apportée aux systèmes ou aux environnements de conservation des documents numériques (ces modifications comprennent la migration des documents vers un nouveau système ou un nouvel environnement d’archivage, la mise hors service d’un système d’archivage, ou des modifications importantes dans l’utilisation d’un système)

7.2.2 s’assure que son institution a mis en place les dispositions nécessaires pour s’assurer que les documents numériques archivistiques sont conservés dans un environnement technologique à jour, comme le précise la section 6.2 de la présente norme;

7.2.3 s’assure que les documents numériques archivistiques sont accompagnés des métadonnées et des documents requis (p. ex., des dictionnaires de données), comme le précise la article 6.3 de la présente norme

7.2.4 facilite toute demande de BAC visant à faire le suivi des documents numériques archivistiques afin de garantir leur intégrité et de s’assurer que les spécifications de transfert (telles qu’elles sont définies par les Procédures pour le transfert des documents fédéraux numériques) sont respectées à l’expiration de leur période de conservation

8. Suivi, évaluation et révision

BAC veillera en permanence au respect de la présente norme. Il la réexaminera et la mettra à jour tous les cinq ans ou selon les besoins.

9. Conséquences

Le non-respect de la présente norme peut entraîner des retards ou le rejet des transferts de documents numériques archivistiques des institutions fédérales à BAC. Le non-respect de la présente norme peut également donner lieu à des mesures correctives déterminées par le ou la bibliothécaire et archiviste du Canada ou son (sa) délégué(e) : suivi informel fait par BAC; directives officielles de la part de BAC concernant les mesures correctives à mettre en œuvre par l’institution; examen, suspension ou révocation des autorisations de disposition.

10. Information

Pour toute question concernant la présente norme, veuillez communiquer avec :

Centre de liaison
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec)
J8T 0A7
centredeliaison-liaisoncentre@bac-lac.gc.ca

Annexe A : Définitions

Authenticité [authenticity]
Qualité d’un document n’ayant été ni contrefait ni trafiqué pendant sa création, sa maintenance et sa préservation. L’authenticité fait référence à la fiabilité d’une publication ou d’un document au fil du temps; elle est généralement établie à l’aide de données probantes internes et externes.
Autorisation de disposition [disposition authorization]
Conformément à l’article 12(1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, une autorisation de disposition est un document émis par le ou la bibliothécaire et archiviste du Canada pour permettre aux institutions fédérales de disposer des documents dont les délais de conservation sont dépassés en consentant à leur destruction, en exigeant leur transfert à BAC ou en acceptant que le gouvernement du Canada les cède à une autre entité. Les autorisations de disposition peuvent être accordées à une institution particulière ou à de multiples institutions. Dans les présentes procédures, ce terme englobe l’ensemble des documents émis par BAC et permettant de déterminer la valeur archivistique des documents d’une institution fédérale. Cela inclut les autorisations de disposer des documents, les autorisations de disposition pluri-institutionnelles et celles propres à une institution, les autorisations de disposition, les cadres de disposition et les guides d’application.
Contrôle [control]
Autorité de prendre des décisions concernant des publications et des documents et leur gestion aux fins de préservation, d’accès et de disposition, exercée ou non, et indépendamment de qui en a la garde. Le contrôle de BAC sur les publications et les documents peut être partiel ou complet, et peut faire l’objet d’ententes. Voir aussi Garde.
Délai de conservation [retention period]
Période durant laquelle un document doit être conservé sous le contrôle d’une institution fédérale à des fins opérationnelles, administratives, fiscales, juridiques ou historiques.
Disposition [disposition]
La disposition correspond soit au transfert des documents archivistiques à BAC, soit à la destruction ou à l’aliénation de documents non archivistiques par l’institution. La disposition ne peut débuter que lorsque le délai de conservation d’un document est dépassé.
Document [record]
Élément d’information, quel qu’en soit le support, à l’exception des publications.
Document archivistique [archival record]
Document fédéral possédant une utilité ou une importance à long terme pour la société canadienne, et qui doit être transféré à BAC lorsque son délai de conservation est dépassé. La détermination de la valeur archivistique est réalisée par BAC et inscrite dans une autorisation de disposition.
Document gouvernemental [government record]
Document qui relève d’une institution fédérale.
Document numérique [digital record]
Document numérique (c’est-à-dire binaire), y compris les documents numérisés. Un document numérique peut être un objet numérique unique ou être constitué d’une série d’objets numériques interdépendants, imbriqués ou liés entre eux.
Garde [custody]
La possession de publications et de documents, indépendamment de qui en a le contrôle. La garde peut être partagée et peut faire l’objet d’ententes. Voir aussi Contrôle.
Institution fédérale [government institution]
Institution au sens de l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information ou de l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette définition vise en outre toute institution désignée par le ou la gouverneure en conseil.
Intégrité [integrity]
Qualité d’être entier et non altéré par une perte, par la falsification ou par la corruption. L’intégrité fait référence à la fiabilité et à la stabilité d’une publication ou d’un document au fil du temps; elle est généralement déterminée à l’aide de données probantes internes et externes.
Métadonnées [metadata]
Information servant à contextualiser, à gérer et à préserver le patrimoine documentaire et à y donner accès.
Objet numérique [digital object]
Unité d’information discrète sous forme numérique (c’est-à-dire binaire) qui constitue une représentation, un flux binaire, un flux de fichiers ou un fichier (p. ex., .doc, .pdf, .jpg), qui peut lui-même contenir des sous-composantes ou des objets intégrés, mais qui est désignée et gérée comme une ressource documentaire unique.
Préservation [preservation]
Ensemble des actions accomplies pour ralentir la détérioration des collections ou empêcher qu’elles ne soient endommagées, et pour garantir que leur accès, leur utilisation et leur signification (ainsi que leur capacité à être acceptées comme preuve de ce qu’elles sont censées publier et enregistrer) soient maintenus dans le temps.
Protection [protection]
  1. Mesures prises pour éviter des pertes ou des dommages importants.Note de bas de page 3
  2. [Documents numériques] Politiques, stratégies et mesures de préservation destinées à assurer l’accessibilité permanente à du contenu dont l’authenticité est vérifiable au fil du temps, peu importe les changements technologiques.
Transfert [transfer]
Processus de déplacement des documents d’une institution fédérale vers BAC afin qu’il en ait la garde et le contrôle. Le transfert comprend la réattribution de la propriété physique et intellectuelle des documents à BAC.

Annexe B : Documents connexes

Lois

Instruments de politique de BAC

Instruments de politique du Secrétariat du Conseil du Trésor

Normes canadiennes

Normes internationales

Notes de bas de pages

Note de bas de page 1

Cette exigence ne s’applique qu’aux institutions fédérales définies en tant que « ministères » à l’article 2 de la LGFP. Il est recommandé aux institutions qui ne sont pas assujetties aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor de se conformer à cette exigence, qui constitue une pratique exemplaire en matière de gestion des documents numériques archivistiques.

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Note de bas de page 2

Les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor mentionnées dans le cadre de cette exigence s’appliquent uniquement aux institutions gouvernementales définies en tant que « ministères » à l’article 2 de la LGFP. Les institutions qui ne sont pas assujetties aux politiques du Secrétariat doivent respecter les exigences énoncées dans la politique de BAC. Il est recommandé à ces institutions de se conformer aux exigences de la politique du Secrétariat comme pratique exemplaire afin de maintenir les documents numériques archivistiques dans un environnement technologique à jour.

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Note de bas de page 3

Adapté de : Bibliothèque et Archives Canada, Norme opérationnelle sur l’utilisation des autorisations de disposition, mise à jour le 16 septembre 2022. www.canada.ca/fr/bibliotheque-archives/services/gouvernement/information-disposition/documents/norme-operationnelle-disposition.html

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Note de bas de page 4

L’accès au réseau du gouvernement du Canada est requis.

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Détails de la page

2026-06-23