À propos du Programme

Le Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire (PCPD) permet de documenter l’histoire du Canada afin de la transmettre aux générations actuelles et futures.

Sur cette page

• Objectif
• Montant de la contribution
• Procédure d’évaluation des demandes
• Glossaire

Objectif

Le Programme verse environ 1,5 million de dollars chaque année à des organisations locales pour promouvoir le patrimoine documentaire canadien. Le terme « patrimoine documentaire » désigne les publications et les documents (écrits ou audiovisuels) qui témoignent de l’histoire du Canada. Il englobe notamment :

• les photographies
• les enregistrements audiovisuels
• les traités
• les dictionnaires et lexiques
• les portraits
• les journaux
• les cartes géographiques

Les objectifs du Programme consistent à aider les organisations locales^{Note de bas de page 1} à :

• faire connaître et rendre plus accessibles leurs collections
• accroître leur capacité de préservation du patrimoine documentaire canadien

Chaque année, les organisations peuvent présenter une demande de financement dans le cadre d’un appel de propositions. L’appel s’ouvre à l’automne pour les projets qui débutent en avril de l’année suivante.

Les propositions sont évaluées en fonction du respect des critères d’admissibilité, de leur faisabilité^{Note de bas de page 2} et de leur mérite. Pour chacun des projets financés, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et l’organisation bénéficiaire signent un accord de contribution^{Note de bas de page 3}, lequel précise les modalités à respecter pour que le financement soit versé. Les bénéficiaires doivent présenter un rapport d’étape, ainsi qu’un rapport final à la fin de la période de financement.

Montant de la contribution^{Note de bas de page 4}

Le financement du Programme peut couvrir jusqu’à 100 % des dépenses admissibles d’un projet.

Au besoin, si la situation le permet, nous encourageons les anciens bénéficiaires à :

• soumettre des demandes en partenariat avec d’autres organisations admissibles
• obtenir d’autres sources de financement, comme des contributions provenant de votre organisation, du secteur privé ou d’autres ordres de gouvernement

Déterminer la valeur d’un projet

Les contributions suivantes seront offertes aux projets admissibles par l’intermédiaire du PCPD.

Sommaire du financement offert	Projets d’un an		Projets de deux ans
Type d’organisation	Petites contributions (jusqu’à 24 999 $)	Grandes contributions (de 25 000 $ à 50 000 $, ou jusqu’à 60 000 $ pour les organisations en région éloignée)	Grandes contributions pour les projets de deux ans (jusqu’à 50 000 $ par année, ou jusqu’à 60 000 $ pour les organisations en région éloignée)
Organisations sans but lucratif non constituées en société	Coché	Vide	Vide
Organisations sans but lucratif constituées en société	Coché	Coché	Vide
Anciens bénéficiaires du PCPD qui sont constitués en société	Coché	Coché	Coché

Projets d’un an

Petites contributions : jusqu’à 24 999 $

• La durée du projet peut atteindre un an
• Les organisations sans but lucratif, constituées en société ou non, peuvent présenter une demande
• Les organisations et les institutions gouvernementales autochtones peuvent présenter une demande

Grandes contributions : de 25 000 $ à 50 000 $ (jusqu’à 60 000 $ pour les organisations en région éloignée)

• La durée du projet peut atteindre un an
• Les organisations sans but lucratif constituées en société peuvent présenter une demande
• Les organisations et les institutions gouvernementales autochtones peuvent présenter une demande

Projets de deux ans

Seuls les anciens bénéficiaires du PCPD qui ont terminé leur projet peuvent présenter une demande pour un projet de deux ans. Un projet est considéré comme terminé lorsque les activités sont achevées et que nous avons accepté le rapport final de l’organisation.

Grandes contributions pour les projets de deux ans : jusqu’à 50 000 $ par année (jusqu’à 60 000 $ pour les organisations en région éloignée)

• La durée du projet peut atteindre deux ans
• Les organisations sans but lucratif constituées en société peuvent présenter une demande
• Les organisations et les institutions gouvernementales autochtones peuvent présenter une demande
• Le financement total du projet ne peut dépasser 100 000 $ (120 000 $ pour les organisations en région éloignée)

Organisations en région éloignée

Le Programme prévoit une aide supplémentaire aux organisations en région éloignée puisque le coût de la vie et des affaires y est plus élevé.

Les organisations admissibles peuvent demander un financement allant jusqu’à :

• 60 000 $ pour les grandes contributions
• 120 000 $ pour les grandes contributions pour les projets de deux ans

Pour savoir si votre organisation se situe dans une région éloignée, consultez la liste des endroits situés dans les zones visées par règlement, publiée par l’Agence du revenu du Canada.

Limite de l’aide gouvernementale

Les organisations ne sont autorisées à présenter qu’une demande par cycle de financement. Vous ne pouvez réaliser qu’un projet financé par le PCPD à la fois.

Le financement reçu de la part de BAC et d’autres organisations ou ministères fédéraux, provinciaux, territoriaux ou municipaux ne peut dépasser 100 % des coûts admissibles d’un projet.

Procédure d’évaluation des demandes

Pour que votre demande de financement soit prise en considération, vous devez satisfaire aux critères d’admissibilité et présenter un dossier complet. Notre procédure d’évaluation se déroule en trois étapes :

1. Nos conseillers s’assurent que le projet est admissible
2. Nos experts en examinent la faisabilité
3. Notre Comité consultatif externe compare les mérites de chaque projet en fonction des priorités du Programme, du financement disponible et de la représentation régionale

La procédure a comme priorité de consolider les communautés et les réseaux locaux du patrimoine documentaire d’un bout à l’autre du pays. Elle est fondée sur :

• les objectifs du Programme
• nos priorités
• les autres objectifs fédéraux

Une vive concurrence existe pour obtenir les fonds du Programme, car le montant total des demandes de financement dépasse toujours les ressources disponibles. Par conséquent, le dépôt d’une demande ne garantit en rien que du financement vous sera accordé.

Critères d’évaluation des projets

Importance et participation des collectivités

Le demandeur démontre que le projet :

• est conforme aux objectifs du Programme
• présente un intérêt ainsi que des avantages (une collection, des occasions d’apprentissage, des activités, etc.)
• répond à un besoin interne ou externe
• a un impact considérable sur le patrimoine documentaire ou la collectivité dans son ensemble (par exemple, il favorise la collaboration ou assure la transmission de connaissances ou de ressources)
• reçoit l’appui et suscite l’intérêt d’autres organismes de financement ou partenaires, le cas échéant

Planification et gestion du projet

L’organisation démontre :

• qu’elle possède un plan de projet bien établi comprenant l’ampleur du projet, les activités à réaliser et les résultats escomptés
• que ses échéanciers sont réalistes
• qu’elle dispose des ressources humaines nécessaires pour réaliser le projet
• qu’elle emploie des méthodes de gestion fiables, y compris des mesures d’atténuation des risques prévus
• que le projet recourt à :
  • des pratiques exemplaires
  • des normes établies
  • des éléments de conception ou de livraison novateurs qui aident à atteindre les résultats escomptés

Analyse budgétaire

• Le demandeur fournit des projections et un calendrier de dépenses et de recettes
• Le projet reçoit un soutien de nature financière ou autre de la part d’autres sources
• Le demandeur sollicite la somme minimale requise pour atteindre les objectifs énoncés et les résultats escomptés
• La somme demandée est adéquate compte tenu des autres sources de financement que l’organisation reçoit

Évaluation et résultats escomptés

La stratégie pour évaluer la réussite du projet est appropriée.

• La stratégie proposée est claire et elle génère :
  • des résultats (les changements qui découlent du projet, comme la sensibilisation ou l’accroissement des connaissances, des compétences ou de l’accès)
  • des extrants (les produits ou services directs offerts à un groupe ou une population, comme une exposition, la préservation ou la numérisation d’une collection, un atelier, etc.)
• Le projet et ses résultats à court et à long terme sont clairement décrits, réalistes et durables.

Capacité d’exécution

L’organisation qui présente la demande :

• dispose d’un budget de fonctionnement responsable sur le plan financier (autrement dit, les dépenses et les recettes sont appropriées)
• est en mesure d’acquérir les capacités nécessaires à la réalisation du projet proposé (la capacité de gestion du projet et l’expertise, entre autres)
• se montre prête à mettre en œuvre le projet

Risques inhérents au projet proposé

La proposition de projet démontre que l’organisation :

• connaît les risques (relatifs au demandeur, aux organisations partenaires et au projet)
• prévoit des mesures d’atténuation possibles

Décisions de financement

C’est le bibliothécaire et archiviste du Canada qui prend la décision finale en ce qui concerne le financement.

Cette décision est définitive et sans appel.

Nous prévoyons dévoiler les bénéficiaires au printemps (13 semaines après la clôture de l’appel de propositions).

Membres du Comité consultatif externe en 2023-2024 et 2024-2025

• Jay Gilbert (président du Comité)
  • Retraité (ancien directeur des Relations intergouvernementales et des Services législatifs)
• Alexandre Chartier
  • Directeur, Société historique de la Saskatchewan
• Marie D. Martel
  • Professeure agrégée, École de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Université de Montréal
• Kayla Lar-Son
  • Bibliothécaire responsable des programmes et des services pour les Autochtones, bibliothèque X̱wi7x̱wa, maison de l’apprentissage des Premières Nations, Université de la Colombie-Britannique
• Denis Perreaux
  • Directeur général, Société historique francophone de l’Alberta
• Simon Lloyd
  • Archiviste en milieu universitaire et bibliothécaire responsable des collections spéciales, bibliothèque Robertson, Université de l’Île-du-Prince-Édouard
• Cassidy Foxcroft
  • Archiviste des services de référence et de mobilisation, Archives provinciales de la Saskatchewan
• Colette Poitras
  • Conseillère autochtone pour les bibliothèques publiques, Direction générale des services de bibliothèques publiques, gouvernement de l’Alberta
• Moska Rokay
  • Étudiante au doctorat (ancienne archiviste aux Archives des musulmans au Canada), Faculté de l’information de l’Université de Toronto
• Christine Dupuis
  • Archiviste, Conseil national d’évaluation des archives
• Raegan Swanson
  • Directrice générale, The ArQuives

Glossaire

Patrimoine documentaire

Le patrimoine documentaire désigne une collection de documents historiques sur n’importe quel support. Il comprend les documents et les publications d’intérêt pour le Canada concernant l’expérience d’une collectivité ou d’un groupe local en particulier.

Contribution en nature

Don offert dans le cadre d’un projet par une personne, une entreprise ou une organisation, sous forme de matériel, de biens, de services ou de temps pour lequel le bénéficiaire aurait autrement dû payer. Une telle contribution est fournie sans attente de compensation ou de rémunération, et donne lieu à des opérations hors caisse sur des biens comme :

• des titres
• des terrains
• des immeubles
• de l’équipement
• l’utilisation d’installations, de main-d’œuvre et de biens

Pour être admissible à titre de contribution en nature, le don doit :

• être essentiel à la réussite du projet
• représenter une dépense que le bénéficiaire n’engagerait pas autrement dans le cadre du projet
• être mentionné dans l’accord de contribution du bénéficiaire
• être consigné et inscrit dans les registres comptables du bénéficiaire
• être raisonnablement estimé à sa juste valeur au moment où il est fait, soit selon la valeur du marché, soit au moyen d’une évaluation
• contribuer au coût total du projet, mais ne pas être remboursable puisqu’il n’y a aucun échange d’argent

Rapport provisoire

Les bénéficiaires doivent soumettre un rapport provisoire à mi-chemin de leur projet. Ce rapport :

• comprend les résultats des activités réalisées
• présente une mise à jour des tâches qui restent à accomplir
• fait le point sur les recettes et les dépenses

Organisation locale du patrimoine documentaire

Organisation qui fonctionne principalement au niveau local ou régional. Elle possède une collection qui représente un public local ou régional.

Communautés de langue officielle en situation minoritaire

Communautés anglophones au Québec et communautés francophones ailleurs au Canada.

Propriétaire de collection

Propriétaire, détenteur du titre ou possesseur des collections.

Partenaire/partenariat

Organisation du patrimoine documentaire qui satisfait aux critères d’admissibilité du Programme et qui accepte de collaborer avec le demandeur en vue d’atteindre un objectif commun. Pour être reconnues comme partenaires, les organisations doivent contribuer à la réalisation du projet en espèces ou en nature.

Projet

Ensemble d’activités qu’un bénéficiaire propose d’entreprendre avec l’aide financière fournie par un ministère. Un projet commence et se termine à des dates précises, se déroule sur une période raisonnable et produit des résultats mesurables.

Tierce partie

Organisation admissible qui reçoit du financement de la part d’un bénéficiaire pour assumer un rôle précis ou assurer la prestation d’un service particulier dans le cadre d’un projet.

Bénévoles

Personnes non rémunérées qui offrent leur temps, leur énergie et leurs compétences au service du public. Ce ne sont ni des employés rémunérés ni des stagiaires non rémunérés. Pour en savoir plus, consultez l’entrée Contribution en nature.

Autres programmes de financement

• Financement – Culture, histoire et sport
• Programme d’aide aux musées