Politique d'utilisation du territoire géré par la Commission des champs de bataille nationaux
Introduction
La Commission des champs de bataille nationaux (CCBN) est responsable de la gestion du parc des Champs-de-Bataille (plaines d’Abraham), le parc des Braves et la terrasse Pierre-Dugua-de-Mons. La conservation d’un site historique et ur-bain de cette qualité et sa mise en valeur demeure l’objectif primordial pour la CCBN qui a à coeur de sensibiliser la population à l’importante place qu’il occupe dans l’histoire du pays et de la ville de Québec. Il est à la base de l’histoire du Canada et est au coeur des événements importants se déroulant à Québec. Ce site constitue un lieu de rencontre avec la nature et l’histoire, un lieu de divertis-sement ou de détente ou encore un lieu festif privilégié. Le parc des Champs-de-Bataille constitue en soi un parc historique et urbain d’une valeur inestimable et sa localisation près du Vieux-Québec en fait un attrait naturel pour la tenue de divers événements. C’est pourquoi la CCBN reçoit chaque année de nom-breuses demandes d’occupation de la part d’organismes pour la tenue d’activités diversifiées.
À cet égard, à titre de gestionnaire d’un parc public, la CCBN tient à assurer un équilibre dans l’utilisation du territoire, à savoir, entre l’autorisation d’événements et la préservation du caractère paisible. En ce sens, si elle doit limiter l’utilisation d’un site, elle privilégie les activités et les événements publics à ceux qui sont restreints à un groupe privé.
D’autre part, la CCBN s’attend à ce que les événements se déroulent dans le respect des exigences en lien avec sa politique de développement durable.
Enfin, elle est consciente du rôle social et économique qu’elle joue et de son im-portance, principalement à Québec.
Le présent document a été préparé afin d’informer les différents organismes dé-sirant utiliser le parc des Champs-de-Bataille, le parc des Braves ou la terrasse Pierre-Dugua-de-Mons sur les exigences d’utilisation du territoire de la CCBN. Ces exigences leur permettront de mieux planifier la présentation d’événements majeurs, importants et mineurs en tenant compte des caractéristiques du site, de la préservation de son environnement et des utilisations prévues par la CCBN. Les organisateurs d’événements devront se conformer à ces directives et ces dernières s’appliquent à tous les sites gérés par la CCBN. Ils doivent également reconnaître la valeur intrinsèque de l’utilisation du site pour la tenue de leur événement.
Ce document est également une référence pour les gestionnaires de la CCBN afin qu’ils puissent répondre aux demandes qui leur sont adressées après s’être assurés que les activités n’auront aucun effet négatif sur les caractéristiques na-turelles ou bâties du parc; le traitement d’une demande passe donc par un processus qui fait appel à des critères précis. Cependant, certains critères ont pu être omis dans le présent document. La CCBN se réserve le droit d’étudier chaque demande, d’en évaluer l’impact sur les sites qu’elle gère et de décider de la tenue de l’événement ou non. Au besoin et afin de prendre une décision spécifique, la demande est soumise au conseil d’administration de la CCBN.
1. Nature des activités autorisées sur les sites gérés par la Commission
Le parc des Champs-de-Bataille peut se subdiviser en différents sites. Une description de chacun des sites se retrouve en Annexe 1 du présent document. Les sites constituent avant tout des espaces publics dont l’utilisation à des fins fes-tives ou autres doit tenir compte de la pertinence de l’activité à l’endroit prévu, considérer le caractère naturel, la vocation du parc, la fréquence de son utilisa-tion pour des événements et son environnement incluant le voisinage.
1.1 Les activités culturelles
Ce genre d’activité englobe les festivals, les concerts et les autres spectacles de la scène (à l’exception de la programmation régulière au kiosque Édwin-Bélanger) ainsi que les expositions et symposiums. La tenue de telles activités nécessite l’installation d’une infrastructure, parfois l’occupation exclusive d’un secteur du parc ou plus.
1.2 Les activités éducatives et communautaires
Ces activités, généralement organisées par des établissements éducatifs, des groupes de citoyens ou des organismes de bienfaisance (Diabète, Alzheimer, etc.), comprennent les pique-niques, les classes vertes et les levées de fonds, mais également toute activité non compétitive tels des rallyes pédestres. La te-nue de ces activités ne nécessite pas l’installation d’infrastructure ni l’occupation exclusive d’un secteur du parc, sauf en de rares exceptions.
1.3 Les rassemblements civiques
Sont regroupées dans cette catégorie les manifestations publiques (ex. : exposi-tions de voitures, manifestations syndicales, rassemblements politiques, etc.) qui peuvent avoir lieu dans certaines sections du parc ainsi que toute activité de ras-semblement ayant pour point de départ le parc pour ensuite se déplacer à l’extérieur de celui-ci (ex. : défilé). La tenue de ces activités n’entraîne l’installation d’aucune infrastructure, sauf en de rares exceptions.
1.4 Les tournages de films et les séances de photographie
1.5 Ces activités nécessitent à l’occasion l’occupation d’une section spécifique du parc, et se déroulent le plus souvent dans la même journée.
1.6 Les activités sportives
Ces activités comprennent toutes les activités sportives telles que les champion-nats, les compétitions et les sports de loisirs (cross-country, marathon, etc.). La tenue de ces activités peut nécessiter l’installation d’infrastructures et parfois l’occupation exclusive d’un secteur du parc.
1.6 Les activités AVEC droit d’entrée
Ces activités comprennent toutes les activités, incluant celles décrites précé-demment aux sous-sections 1.1 à 1.5, pour lesquelles un droit d’entrée sous toutes ses formes, notamment un billet, un laissez-passer, un macaron ou une effigie, est exigé, et ce, pour un secteur exclusif du parc.
2. Type d’activité
2.1 Activité majeure :
La CCBN considère comme activité majeure, toute activité pouvant rassembler plus de 10 000 personnes, qui nécessite une ou plusieurs infrastructures et qui demande l’occupation exclusive d’une section du parc.
2.2 Activité importante :
La CCBN considère comme activité importante, toute activité pouvant rassem-bler moins de 10 000 personnes, pouvant nécessiter l’installation d’au moins une infrastructure et qui demande l’occupation exclusive d’une section du parc.
2.3 Activité mineure :
Toutes les autres activités non couvertes par les sous-sections 2.1 et 2.2 sont considérées comme mineures.
2.4 Activités interdites :
Sont généralement interdites dans le parc des Champs-de-Bataille, à moins d’une autorisation spécifique accordée par le conseil d’administration de la CCBN, les activités suivantes :
- les activités qui ont un impact négatif important sur les revenus de la CCBN dont le stationnement;
- le camping sous toutes ses formes (sauf, en de rares exceptions – par exemple : Jam des neiges et à l’Assaut de la capitale, exercice militaire);
- les activités commerciales qui ne font pas partie intégrante d’une activité soumise par un organisme à but non lucratif (OBNL);
- les activités commerciales comme les foires, les salons, les marchés aux puces;
- les activités qui entraînent la fermeture complète du parc ou en restreignent l’accès au public de façon importante;
- toutes activités ne rencontrant pas les critères d’approbation de la CCBN.
3. Procédure pour l’obtention d’une autorisation d’occupation
L’occupation d’une section du parc pour les activités mentionnées précédem-ment doit faire l’objet d’une demande d’autorisation en vue d’obtenir une appro-bation de l’ensemble des activités par la CCBN. En aucun temps, un organisme ne peut prendre pour acquis que son activité pourra se tenir sur le site tant et aussi longtemps qu’une autorisation officielle de la CCBN n’aura pas été émise.
La procédure à suivre est la suivante :
- Contacter la CCBN pour vérifier la disponibilité du site convoité et de la faisabilité de l’activité :
Téléphone : 418 648-7289
Télécopieur : 418 648-3638
Courriel : vanessa.fecteau@ccbn-nbc.gc.ca - Le requérant doit adresser une demande écrite au Secrétaire-directeur général de la CCBN ou son représentant dûment autorisé, en mentionnant la nature de l’activité, le lieu et la date (ou les dates et heures) à laquelle elle doit se tenir, en tenant compte dans le cas d’une activité majeure ou importante, du montage et du démontage de l’infrastructure ainsi que du nettoyage du parc, du nombre de participants ou de spectateurs attendus, d’une zone d’attente, si né-cessaire, et de tous les détails des panneaux d’affichage et publicitaires propo-sés. Des plans du site pourront être nécessaires selon la nature, l’envergure et l’emplacement de l’activité spéciale.
Dans le cas d’une activité majeure ou importante, la demande initiale doit être transmise au moins TROIS mois avant la tenue de l’activité, à moins d’exception approuvée explicitement par le conseil d’administration de la CCBN sur la base des critères d’approbation d’une demande d’occupation, tel que mentionné à la section 4 de la présente politique.
À noter que, dans le cas d’un spectacle, la demande initiale doit inclure le nom de l’artiste et le nombre de personnes attendues. Dans l’impossibilité d’obtenir cette information en partie ou en totalité, la CCBN se réserve le droit d’analyser la demande, dans la mesure où des circonstances exceptionnelles le justifient.
Dans les autres cas, la demande initiale doit être transmise au moins UN mois avant la tenue de l’activité.
La demande écrite doit être transmise à l’adresse suivante :
Commission des champs de bataille nationaux
835, avenue Wilfrid-Laurier
Québec, Québec G1R 2L3
Télécopieur : 418 648-3638
Courriel : vanessa.fecteau@ccbn-nbc.gc.ca
4. Critères d’approbation d’une demande d’occupation
4.1 Respecter le mandat et les priorités de la Commission : conserver et mettre en valeur le parc des Champs-de-Bataille
Le parc des Champs-de-Bataille comprenant les plaines d’Abraham, la terrasse Pierre-Dugua-de-Mons et le parc des Braves, est avant tout un espace public. Dans l’utilisation qui en est faite, la CCBN doit tenir compte de la compatibilité de chaque activité dans le paysage du parc, de son caractère naturel, de sa voca-tion et de l’équilibre entre un parc urbain et un site historique prestigieux (de ma-nière à en conserver l’intégrité), de la fréquence de son utilisation pour des évé-nements et de son milieu environnant. Elle doit s’assurer qu’aucune activité n’a un impact négatif sur les activités habituelles de la CCBN ou ne prive les usagers de la jouissance du parc, de l’utilisation de ses services ou de la participation à ses activités, comme les activités dont elle fait la promotion.
Les activités pouvant être tenues doivent s’inscrire dans le respect du mandat de la CCBN, de son orientation et de ses priorités.
La CCBN reconnaît que les activités ont des répercussions sur l’ensemble du territoire. Son objectif premier consiste à réduire les dommages afin d’assurer la conservation à long terme des sites et de ses espaces verts. La CCBN doit donc s’assurer, avant d’autoriser la tenue d’une activité sur un de ses sites, qu’il y aura peu ou pas de répercussions négatives, tant sur le milieu naturel du parc que sur le milieu environnant. Ainsi, les activités qui endommageraient de façon perma-nente le territoire de la CCBN, le terrain, ses installations, son réseau routier, ses sentiers ou qui entraveraient les services que la CCBN offre (par exemple : les pistes de ski de fond) sont exclues du parc des Champs-de-Bataille, à moins d’une autorisation spécifique de la CCBN.
Pour éviter de créer un impact négatif, la gestion des mesures d’atténuation exige une planification soignée et une grande collaboration des organisateurs avant, pendant et après l’activité proprement dite.
4.2 Caractéristiques de l’activité
Les répercussions d’une activité sur un parc sont liées à certaines caractéris-tiques propres à l’activité. La CCBN doit tenir compte des aspects suivants :
- la saison au cours de laquelle a lieu l’activité;
- les conditions climatiques avant, pendant et après une activité;
- la durée de l’activité : une activité de longue durée (plusieurs jours d’occupation) peut avoir un effet négatif sur la fréquentation du parc par des citoyens et touristes désireux d’utiliser celui-ci à des fins récréatives ou de dé-tente;
- la fréquence de l’utilisation du site pour des activités majeures ou importantes;
- la libre circulation automobile et des autobus touristiques, notamment au Cap Diamant et l’accès des usagers au stationnement gratuit sur l’avenue Ontario;
- le type, l’emplacement et le nombre de pièces d’équipement et d’infrastructure requis;
- la préparation de l’activité, le montage et le démantèlement des installations sur le site;
- le nombre de visiteurs, leurs activités et la durée de leur visite;
- la prestation de ses propres services publics;
- les retombées positives pour la CCBN et le parc;
- les retombées économiques pour Québec et sa région.
4.3 Capacité de support du site
La capacité de support d’un site s’exprime par le nombre total de personnes pouvant accéder à ce lieu en même temps, compte tenu de ses caractéristiques naturelles, de sa configuration, de la protection de l’environnement et des exi-gences en matière de sécurité des personnes et des biens. Ce facteur doit être strictement respecté afin de minimiser tout effet négatif sur les utilisateurs, sur l’environnement et toute dégradation du lieu. Il est possible de consulter le représentant de la CCBN pour calculer la capacité désirée pour une activité déterminée.
L’application de ces lignes directrices contribuera largement à veiller à ce que le site choisi ait la capacité suffisante pour accueillir l’activité prévue.
4.4 Capacité du milieu environnant
La CCBN prend en considération la nature du milieu qui avoisine un site avant de donner son aval à la tenue d’une activité. Ainsi, une activité majeure aura moins de répercussions négatives sur un milieu environnant constitué de bureaux ou de commerces que si ce sont principalement des résidences privées.
4.5 Vocation du parc
Certaines sections du parc géré par la CCBN ont une vocation particulière ac-quise au fil des ans : par exemple, la Grande plaine est un endroit privilégié pour les activités sportives. La CCBN doit s’assurer que l’activité est compatible avec la vocation du parc et de ses divers secteurs avant d’approuver la demande d’occupation.
4.6 Priorité des activités
La CCBN donne priorité aux activités à caractère public sans but lucratif. Si au moins deux activités nécessitent l’usage du même site, on accordera la priorité dans l’ordre suivant :
- les activités organisées par la CCBN ou en partenariat avec celle-ci;
- les activités d’envergure nationale, internationale ou les activités organi-sées par les gouvernements (fédéral, provincial ou municipal);
- les activités de nature récréative, sportive, éducative, sociale ou culturelle;
- les activités familiales, communautaires et individuelles.
5. Approbation d’une activité SANS droit d’entrée
En plus des critères mentionnés à la section 4, pour toute activité sans droit d’entrée, le détenteur d’une autorisation d’occupation doit se référer à l’Annexe 3 pour connaître la tarification.
6. Approbation d’une activité AVEC droit d’entrée
6.1 Critères d’approbation de l’activité
En plus des critères mentionnés à la section 4, l’activité avec droit d’entrée doit rencontrer les critères mentionnés ci-après :
- générer des retombées économiques régionales importantes, et à cet égard, la CCBN se réserve le droit :
- d’exiger une étude réalisée conformément aux pratiques reconnues en ce domaine, et;
- d’obtenir un avis de la part de l’Office du tourisme de Québec à l’effet que l’événement demandé constitue un événement majeur qui aurait un apport significatif en retombées économiques régionales;
- générer des redevances à la CCBN, lesquelles seront réinvesties dans le parc pour des aménagements et des équipements au service des citoyens (voir tarification Annexe 3);
- la CCBN se réserve le droit de consulter tout organisme de son choix afin de compléter le dossier;
- obtenir l’autorisation du conseil d’administration de la CCBN.
6.2 Application de la tarification
Pour l’application de la tarification, la CCBN :
- considère l’accessibilité au public en tout temps pour l’activité demandée :
a) accessibilité du public à l’ensemble du parc, sans aucune restriction : aucune tarification pour les droits d’entrée ne s’applique;
b) accessibilité réduite du public, sur l’ensemble du parc ou sur une section du parc : la tarification s’applique; - distingue les organisateurs d’événements en deux catégories :
a) les organismes à but lucratif (OBL) : 100 % de la tarification de base;
b) les organismes à but non lucratif (OBNL) : 25 % de la tarification de base pour l’occupation du site seulement. Aucune tarification pour les droits d’entrée.
6.3 Tarification de base
Une redevance doit être versée à la CCBN autant en raison des droits d’entrée chargés pour l’activité que pour les journées d’occupation du site (pour la des-cription des sites – voir à l’Annexe 1).
Ces montants sont sujets à ajustement chaque année par décision du conseil d’administration de la CCBN. Le prix demandé n’inclut pas la TPS ni la TVQ.
La tarification s’applique, suivant les modalités décrites à la sous-section 6.2 ci-dessus, et le calcul de la redevance s’effectue comme suit :
- droits d’entrée :
a) un prix plancher est établi à 20 000 $ et un prix plafond est établi à 50 000 $ et payable pour le jour de l’activité.
Le calcul s’effectue selon la variation suivante, soit :
de 1 à 20 000 billets vendus, le tarif sera de 20 000 $;
de 20 001 à 30 000, le tarif sera de 30 000 $;
de 30 001 à 40 000, le tarif sera de 40 000 $;de 40 001 et plus, le tarif sera de 50 000 $.
b) et lorsque l’activité s’étend sur plusieurs jours, le droit d’entrée s’applique à chaque jour. - occupation du site :
a) ceci inclut toutes les journées de montage et de démontage des infras-tructures, incluant le(s) jour(s) où se déroule l’activité. Le nombre de jours d’occupation du site se calcule à partir de la date du début de la mobilisation et jusqu’à la fin complète de la démobilisation;
Définitions :
Date de la mobilisation des infrastructures signifie : la date d’arrivée d’un ou des équipements sur le territoire de la CCBN (ex : clôture, bloc de béton ou autre équipement).
Date de la démobilisation des infrastructures signifie : la date du retrait complet de tout équipement.
Si les dates de mobilisation et de démobilisation, ou l’une des deux, déterminées dans l’entente ne sont pas respectées, une pénalité sera exigée. Voir la sous-section 7.1 pour connaître la pénalité.
b) l’occupation du site se calcule comme suit :
Frais par jour; multiplié par :
nombre de jours d’occupation du site; multiplié par :
pourcentage de la tarification de base déterminé à la sous-section 6.2.
6.4 Considérations
- Un OBNL qui présente une demande pour la tenue d’une activité avec droit d’entrée ne sera pas considéré comme un OBNL aux fins de l’application de la présente politique, mais plutôt comme un OBL, dans l’une ou l’autre des situations suivantes :
a) la démonstration ne peut être faite par l’organisateur de l’activité, à la satisfaction de la CCBN, que l’OBNL agit strictement à l’intérieur de sa mission, et non de façon accessoire, et que les profits générés par cette activité avec droit d’entrée sont utilisés aux seuls bénéfices de sa mission;
b) l’organisateur, tel que le Festival d’été de Québec ou le Carnaval de Québec, organise une activité avec droit d’entrée, laquelle est prévue se dérouler à l’extérieur du calendrier habituel de la tenue de son événement phare, reconnu comme faisant partie des événements touristiques traditionnels de la région de Québec; - Les activités dont le but est de recueillir des dons de bienfaisance donnant droit à un crédit d’impôt, organisées par des organismes de bienfaisance enregistrés, ne sont pas considérées comme faisant partie d’une activité avec droit d’entrée.
7. Lignes directrices dans le parc pour la bonne tenue d’une ac-tivité
La CCBN établit des directives pour la bonne tenue des activités dans son parc. Ces directives sont ci-après énumérées, que ce soit pour toute activité en général, pour des activités majeures, importantes ou encore pour des activités se te-nant durant l’hiver. Dans tous les cas, les organisateurs devront également si-gner une entente donnant l’autorisation requise d’utiliser le site pour l’activité.
7.1 Pour toute activité
Les détenteurs d’une autorisation d’occupation doivent notamment :
- respecter toutes les clauses de l’entente conclue pour l’événement visé;
- respecter les zones qui sont allouées pour l’événement; un plan du site devra être fourni et préapprouvé;
- respecter les recommandations de la CCBN pour ce qui est de la protection des végétaux et du mobilier urbain (ex. : interdiction de grimper aux arbres, tables de pique-nique);
- respecter les lois, les règlements et les directives des autorités fédérales, provinciales et municipales applicables et en vigueur dans le parc;
- informer sans délai, de tout incident qui constitue une contravention ou un non-respect à une loi quelconque et plus particulièrement à une loi environ-nementale et au Code canadien du travail – Partie II ayant trait aux normes sur la santé et sécurité;
- exécuter, dès la connaissance et après en avoir avisé la CCBN et obtenu son autorisation, aux frais du détenteur d’une autorisation d’occupation, tout tra-vail pour rectifier, réparer et nettoyer tout dommage ou bris et cesser toute activité qui contribue à la contravention de toute loi et plus particulièrement à une loi environnementale et au Code canadien du travail – Partie II;
- obtenir l’approbation de la CCBN pour effectuer toutes modifications sur le site avant, pendant et après l’activité et remettre les lieux dans leur état original à la satisfaction de la CCBN, dont notamment contribuer financièrement à la fertilisation et à l’aération du gazon après l’événement;
- tenir compte qu’aucune fermeture du parc n’est permise; si elle est inévitable, une demande doit être soumise à la CCBN pour étude et autorisation, s’il y a lieu;
- fournir au représentant de la CCBN le nom d’un répondant désigné pour toute la durée de l’activité ainsi que ses coordonnées (numéros de téléphone d’affaires, cellulaire, téléphone d’urgence, télécopieur et adresse de courrier électronique) afin qu’il puisse être joint en tout temps (24h/24) durant l’activité;
- mettre en oeuvre et maintenir au cours de l’activité toutes les mesures de sécu-rité appropriées afin de protéger le public ainsi que les biens de la CCBN, le tout à la satisfaction de la CCBN;
- effectuer une surveillance continue (24h/24) des infrastructures installées sur le site, et ce, aux frais du détenteur d’une autorisation d’occupation;
- assurer dans le secteur utilisé, la libre circulation aux officiers et employés de la CCBN, de la sécurité publique de la Ville de Québec, du Service des travaux publics de la Ville de Québec ainsi qu'à toute autre personne désignée par la CCBN;
- éviter de circuler sur les terrains gazonnés avec de la machinerie lourde; mais advenant la nécessité, ces véhicules devront être équipés de pneus à haute flottaison (HF, pneus ballons à basse pression) afin d’éviter d’endommager les terrains gazonnés. Si nécessaire, utiliser les tapis de caoutchouc ou autre procédé acceptable afin de minimiser les bris et déterminer un accès balisé. Ces informations devront être fournies sur un plan préalablement approuvé avant d’y accéder;
- libérer les voies de circulation du parc, les entrées et les chemins piétonniers de toute obstruction à moins d’autorisation contraire (ex. : entrée piétonnière derrière la Maison de la découverte, celle de la Croix du Sacrifice).
Pénalité exigée
- Une pénalité sera exigée du détenteur d’une autorisation d’occupation adve-nant le non-respect du calendrier de montage et démontage et ce, par jour de retard (en plus des frais d’occupation mentionnés à la sous-section 6.3). La CCBN pourra, pour des raisons exceptionnelles, surseoir en partie ou en totalité à l’application de cette pénalité. (Voir définitions à la sous-section 6.3).
7.2 Pour des activités majeures ou importantes
En plus des exigences mentionnées précédemment, les demandeurs d’une auto-risation d’occupation devront respecter les critères ci-dessous.
Installations, montage et démontage
- Dans le cas d’une activité majeure ou importante qui nécessite l’installation d’une infrastructure, les demandeurs d’une autorisation d’occupation doivent, dans le délai exigé par la CCBN, fournir au représentant de la CCBN un plan du site pour approbation, indiquant le nombre, les dimensions et l’emplacement de l’infrastructure, l’utilité et la nécessité de son installation, une liste des activités disponibles, l’emplacement des bannières et panneaux d’affichage ainsi que la localisation des barrières temporaires utilisées pour protéger certaines aires du parc; le représentant de la CCBN fournira au be-soin les plans de base à l’échelle, si possible.
- Pendant le montage de l’infrastructure, il est interdit de placer des poteaux et des chevilles près des racines des arbres, sur les aires asphaltées ou sur les surfaces décoratives ainsi que sur les surfaces de sol délicates ou exception-nelles, ou sur les revêtements muraux.
- La fixation de haubans, de câbles et de fils de toutes sortes aux arbres, au mobilier, aux lampadaires, aux bâtiments, aux monuments ou à toute autre structure permanente est strictement interdite, à moins d’une autorisation spécifique écrite.
- L’installation de matériel d’éclairage dans les arbres est interdite, à l’exception des installations effectuées dans le cadre de l’éclairage festif de la CCBN.
- Aucune infrastructure ne doit être installée sous la projection verticale de la cime des arbres. De plus, il est demandé de faire détecter, aux frais du déten-teur d’une autorisation d’occupation, les fils souterrains pour éviter des bris aux installations souterraines de la CCBN.
- Aucune infrastructure ne doit être installée directement sur les surfaces gazonnées sans que l’air ne puisse circuler. Afin de protéger les surfaces ga-zonnées, des plates-formes doivent être aménagées et surélevées à une hauteur d’au moins 100 à 150 mm (de 4 à 6 pouces) par rapport au niveau du sol et laissées ouvertes aux extrémités afin de permettre la circulation d’air.
- Une justification est essentielle quant à la nécessité d’installer des roulottes sur les aires gazonnées et une liste de chacune des installations doit être fournie pour approbation.
- Les installations à l’entrée Est du parc (George VI – secteur de la Croix du Sacrifice) doivent être minimales et esthétiques.
- Tout bris occasionné aux propriétés devra être réparé aux frais du détenteur de l’autorisation d’occupation.
Occupation du terrain « Site des grands événements »
- La CCBN offre divers services (électricité, communication, aqueduc et égout), accessibles au détenteur d’une autorisation d’occupation. Selon ses besoins, le détenteur d’une autorisation d’occupation doit informer la CCBN des puits de services qu’il désire utiliser au moins quinze jours ouvrables avant la date prévue d’occupation et indiquer les services requis pour chaque puits. La CCBN pourra rendre disponibles les services requis (possibilité d’utiliser les puits PS-1 à PS-6 et PR-1 à PR-13).
- Durant toute la durée d’occupation du site des grands événements, les exigences et les normes d’utilisation du site décrites au manuel d’exploitation qui sera remis au détenteur d’une autorisation d’occupation devront être respectées et les coûts afférents à son utilisation seront défrayés par le détenteur d’une autorisation d’occupation, le tout payable sur réception de la facture. Ceci comprend entre autres les frais d’électricité, ceux reliés à la mise en marche du réseau d’aqueduc et à sa fermeture. Les normes d’hygiène et de salubrité reconnues devront être respectées et le détenteur d’une autorisation d’occupation devra se conformer aux lois et règlements applicables en matière d’exploitation de kiosques alimentaires.
- Chaque puits de services sur le site des grands événements devra être remis dans le même état de propreté et de fonctionnement. A défaut de le faire, la CCBN exigera réparation à sa satisfaction.
- Il incombe au détenteur d’une autorisation d’occupation de veiller à ce que tout l’équipement électrique apporté sur place et relié aux panneaux de distri-bution de la CCBN soit en bon état de fonctionner et conforme à toutes les exigences de sécurité ainsi qu’aux codes et règlements en vigueur.
- Il incombe au détenteur d’une autorisation d’occupation de prendre toutes les précautions nécessaires à la protection des tranchées drainantes du site afin de maintenir l’efficacité du système de drainage et pour ce faire, de contrôler la circulation sur le site et limiter au maximum celle-ci; tout bris ou contamina-tion du système nécessitera réparation aux frais de l’utilisateur.
- De façon à éviter l’usure prématurée et la détérioration des installations d’un puits de services et s’assurer de son bon fonctionnement, du respect des normes et qu’aucun bris ne soit occasionné aux installations, l’électricien de la CCBN ou toute autre personne qu’elle aura désignée fournira les directives requises avant chaque utilisation d’un puits de services au représentant désigné par le détenteur d’une autorisation d’occupation; il vérifiera la conformité des installations pendant l’utilisation et inspectera les installations après l’utilisation. Des frais relatifs à ce service obligatoire seront chargés au détenteur d’une autorisation d’occupation, soit le temps requis au taux de la con-vention collective applicable plus les avantages sociaux.
Contrôle de l’accès et du site
- Pour la sécurité des visiteurs, des clôtures et des barrières temporaires doi-vent être installées aux endroits spécifiés par le représentant de la CCBN afin de protéger certaines zones vulnérables indiquées sur les plans, dont no-tamment les puits de services, les plates-bandes, les aménagements floraux, etc. Ces barrières doivent être autoportantes.
- Il incombe au détenteur d’une autorisation d’occupation d’assurer la sécurité de l’infrastructure et autres équipements qu’il érige. La CCBN n’assume pas la responsabilité des dommages, vols, actes de vandalisme, etc. pouvant sur-venir à l’infrastructure ou aux équipements installés pour l’activité. De plus, le détenteur d’une autorisation d’occupation doit assurer en tout temps pendant l’activité la sécurité des participants et des lieux. Il doit informer le Service de police de la Ville de Québec (SPVQ) de la tenue de l’événement et des pré-occupations concernant la sécurité des lieux. La CCBN se chargera d’informer son Service de sûreté.
Zone d’attente
- Si le détenteur d’une autorisation d’occupation doit aménager une zone d’attente dans le cadre de son activité, une autorisation spécifique écrite doit être obtenue de la CCBN. Cette dernière se réserve le droit de déterminer le lieu et la superficie de cette zone d’attente sur son territoire.
Rebuts
- Il incombe au détenteur d’une autorisation d’occupation d’enlever du site et des environs immédiats – avant, pendant et immédiatement après l’activité – tous les rebuts et débris produits par l’usage de la propriété.
- Le détenteur d’une autorisation d’occupation doit s’assurer du nombre suffi-sant des contenants à déchets pour la durée de l’activité afin de répondre au besoin des participants. Il doit procéder à ses frais au nettoyage quotidien du site, ce qui implique la collecte des déchets dans les contenants, le ramas-sage des débris et leur disposition à l’extérieur du parc.
- Advenant le cas où le nettoyage ne soit pas complété à la satisfaction de la CCBN, cette dernière pourra affecter une équipe de nettoyage à l’enlèvement des rebuts et pourra exiger des frais minimum de 100 $/heure auxquels s’ajoutent les coûts réels des dépenses engagées et prélever le coût de l’opération sur la garantie d’achèvement.
Accessibilité universelle, toilettes et lavabos
Le détenteur d’une autorisation d’occupation doit prévoir les besoins des personnes qui assistent à l’activité, et ce, par les moyens suivants :
- assurer l’accès universel par tous les points d’entrée du parc, à l’occasion de l’activité;
- prévoir des trajets faciles de déplacement sur le site et entre les attractions (c’est-à-dire, laisser un espace suffisant entre les pieux de tente);
- faire en sorte que les haubans, câbles, bannières, attractions, etc. ne créent pas d’obstacles pour les usagers et spécifiquement pour les personnes han-dicapées empruntant les trajets piétonniers du site;
- aménager sur place des toilettes universellement accessibles et situées à des endroits faciles d’accès à partir d’une surface dure.
Pour les activités ayant lieu sur des sites dépourvus de toilettes publiques, le détenteur d’une autorisation d’occupation doit aménager un nombre suffisant de toilettes et lavabos portatifs bien entretenus. Le nombre réel de ces installations dépend de la nature de l’activité, du plan de site établi pour celle-ci et de la durée moyenne des visites effectuées par le public.
Affichage
- Tout projet d’affichage temporaire consacré à l’orientation, à la signalisation, à l’activité elle-même, à des fins commerciales ou encore aux commandi-taires doit être soumis à la CCBN préalablement à son installation pour infor-mation; les panneaux d’affichage et les bannières doivent être autonomes et ne peuvent en aucun cas être installés sur les bâtiments, la végétation, les monuments ou sur tout autre équipement fixe dans le parc, à moins d’autorisation, au préalable.
- L’affichage de commanditaires sur le territoire de la CCBN doit être limité et esthétique.
- Le détenteur d’une autorisation d’occupation utilisant le site des grands évé-nements pourra obtenir ses propres commanditaires, mais l’affichage devra se faire à l’intérieur de la zone autorisée. Pour le détenteur d’une autorisation d’occupation utilisant tout autre secteur des Plaines, il devra se limiter aux commanditaires ou partenaires faisant affaire avec la CCBN seulement.
Vente
- Le nombre d’activités lucratives tenues par les différents organismes pour financer l’événement sur le territoire de la CCBN doit être limité : c’est-à-dire, minimal par rapport à l'activité principale et à l’intérieur de la zone autorisée. Il est interdit de vendre des produits dérivés à l’extérieur du périmètre autorisé et clôturé.
- La vente de marchandises, d’objets ou de produits (ex. : produits dérivés ayant trait au financement de l’activité), d’aliments et de boissons alcoolisées est autorisée à condition que cette opération soit une partie intégrante et es-sentielle au financement de l’activité autorisée. Le détenteur d’une autorisa-tion d’occupation doit obtenir l’approbation de la CCBN, se procurer les per-mis appropriés et assurer l’observation des dispositions légales et des normes régissant la sécurité du site et de l’environnement. Ils doivent aussi se conformer aux règlements de Santé Canada ainsi qu’aux lois et règle-ments provinciaux, régionaux et municipaux applicables.
- Il est possible d’exiger le port d’un macaron ou d’un autre objet d'identification comme moyen de financement dans une aire restreinte ou clôturée.
- À moins d’entente contraire avec la CCBN, le concessionnaire de la CCBN a l’exclusivité pour la vente de produits de consommation (aliments, boissons non alcoolisées et souvenirs) au kiosque des Gouverneurs du Cap Diamant et dans ses environs immédiats ainsi que dans les sites autres que le site des grands événements.
- Aucune boisson alcoolisée et non alcoolisée ne sera servie dans des bouteilles de verre ou des canettes. Seule la consommation dans des verres en plastique est autorisée sur l’ensemble du territoire géré par la CCBN lors d’activités majeures ou importantes, à moins d’une autorisation spécifique.
- Il incombe au détenteur d’une autorisation d’occupation de faire en sorte que tous les vendeurs associés à l’activité se conforment au plan du site approuvé par la CCBN et à ses lignes directrices.
- Le détenteur d’une autorisation d’occupation doit faire en sorte qu’AUCUNE tache d’huile, de graisse ou d’autres déchets alimentaires ne se déverse sur les surfaces du parc. Les déchets doivent être transportés à l’extérieur du site et éliminés convenablement et conformément aux règlements applicables. Le déversement de graisses, d’huiles et d’autres déchets alimentaires dans les regards ou les égouts pluviaux du parc est strictement prohibé sous peine d’amende. Les déchets mal éliminés seront enlevés aux frais du détenteur d’une autorisation d’occupation. Pour réduire les dommages infligés au ter-rain, au gazon ou aux surfaces dures du parc, le détenteur d’une autorisation d’occupation doit fournir des CUVETTES à tous les vendeurs exploitant leur commerce dans le parc, dans le cadre de l’activité. Le rendement sera évalué du montage au démantèlement des installations et le résultat se reflétera dans le remboursement de la garantie d’achèvement.
Stationnement
- La CCBN limite le nombre de véhicules circulant sur l’ensemble du territoire, puisque les sites qui s’y trouvent offrent des espaces verts dont le principal attrait est de donner l’occasion d’échapper aux bruits et scènes du paysage urbain. Quand ils deviennent des terrains de stationnement, ils ne jouent plus ce rôle.
- Le détenteur d’une autorisation d’occupation indiquera à la CCBN, au moins dix jours avant l’occupation du site, ses besoins en stationnement durant le montage, l’événement et le démontage. La CCBN déterminera un nombre li-mité de places de stationnement disponibles sur le parc et indiquera l’endroit où il est permis de stationner. Chaque véhicule autorisé devra être muni d’une vignette (désignant l’activité) sous peine de sanctions.
- Les véhicules transportant de la marchandise ou des équipements pour l’événement pourront faire la livraison en utilisant les voies carrossables. Un calendrier des fréquences de livraison et indiquant la route à utiliser devra être fourni préalablement à la CCBN pour l’informer des allées et venues sur le site. Dans la mesure du possible, le détenteur d’une autorisation d’occupation du site devra être muni d’un véhicule léger approprié du type VTT, avec remorque ou voiturette de golf pour transporter les marchandises au lieu requis sur le site. Si ces véhicules circulent sur les voies carrossables, ils doivent être immatriculés et assurés. Quant aux installations des infrastruc-tures, elles devront être prévues au préalable avec la CCBN pour limiter toute circulation sur les surfaces gazonnées.
Les actions des organismes utilisant le territoire de la CCBN ne doivent pas engendrer de pertes de revenus de vente ou de stationnement pour la CCBN; advenant le cas, il devra y avoir compensation.
7.3 Pour des activités tenues pendant l’hiver
L’occupation du parc pendant l’hiver nécessite certaines précautions lorsqu’il y a installation d’infrastructures et que l’activité doit accueillir un grand nombre de visiteurs. Les dommages peuvent être importants en raison notamment du piéti-nement, de la surface glacée, des bris pouvant survenir lors de l’installation ou du démontage des infrastructures ou encore du gel et du dégel répétés des sur-faces naturelles. Les détenteurs d’une autorisation d’occupation doivent donc respecter, en plus des exigences précédentes, les instructions suivantes :
- le type d’infrastructures, leur emplacement ainsi que leur mode d’installation (ex. : recours à de la machinerie lourde) doivent être clairement spécifiés dans le plan du site de l’activité pour être approuvés par la CCBN;
- les structures (c’est-à-dire sous les plates-formes) devront être dégagées après chaque chute de neige pour permettre la circulation d’air;
- les surfaces dures qui doivent être déblayées ainsi que les limites des zones gazonnées et des éléments construits (murs, trottoirs, grilles de rue, etc.) doivent être piquetées avant le début de l’hiver;
- l’usage de sel de déglaçage est strictement prohibé, seul le sable utilisé avec parcimonie peut être employé pour assurer la sécurité des visiteurs;
- des mesures de protection accrues doivent être mises en oeuvre, tant pour sauvegarder les éléments naturels (plates-bandes, massifs d’arbustes, jeunes arbres) que les éléments construits (bancs, lampadaires, murets, luminaires, etc.);
- toute surface gazonnée utilisée doit avoir une couche de neige compactée au moyen d’équipement autorisé d’un minimum de 20 cm (8 pouces) d’épaisseur. Advenant le cas où la neige soit insuffisante, il sera possible d’utiliser un canon à neige ou de la faire livrer par camion. Seule la neige propre doit être apportée pour être utilisée sur place;
- après une activité, dans la mesure du possible, la couverture de neige dans le parc doit être remise en place de manière à garder le site sécuritaire pour les usagers du parc;
- pour l’utilisation des services fournis sur le site des grands événements, si l’aqueduc est utilisé, le détenteur de permis doit s’assurer que l’eau ne gèle pas dans les tuyaux conformément au manuel d’exploitation. Il doit prendre toutes les précautions à cet égard. Advenant un bris, il est responsable des dommages;
- il est essentiel que le représentant de la CCBN et le répondant désigné par le détenteur d’une autorisation d’occupation ou d’autres personnes autorisées se rencontrent sur le site, le jour du déneigement des rues et du compactage de la neige sur les aires gazonnées, avant de commencer le travail, pour diri-ger et superviser les opérations et informer clairement les opérateurs des res-trictions et pratiques liées au déneigement des terrains de la CCBN.
7.4 Visibilité de la CCBN
L’utilisation d’une partie du parc constitue un avantage indéniable pour l’organisateur d’une activité.
Compte tenu de la valeur de cette utilisation et des services rendus, le cas échéant, et en contrepartie de celle-ci, le détenteur d’une autorisation d’occupation est tenu d'offrir une visibilité à la CCBN et au gouvernement du Ca-nada et de permettre à la CCBN de prendre avantage de la présence des partici-pants à l’activité.
Cette visibilité sera déterminée au préalable, spécifiée à l’entente d’utilisation et sera fonction de la nature de l’activité et de la valeur de l’utilisation du site.
Notamment dans le cas d’activités AVEC droit d’entrée, telles que décrites à la section 6, les OBNL devront considérer dans la visibilité accordée à la CCBN la valeur de la réduction de la tarification de 100 % qui leur est accordée sur les droits d’entrée et de 75 % sur l’occupation du site.
Dans tous les cas, il est une condition essentielle que le détenteur d’une autorisation d’occupation :
- fasse connaître la contribution de la CCBN, et partant celle du gouvernement du Canada. Que ce partenariat soit exposé, par exemple, dans les annonces publicitaires, programmes officiels, panneaux de collaborateurs sur le site, communiqué dans la pochette de presse, etc. (moyens à déterminer par en-tente);
- permette à la CCBN de placer des installations pour assurer sa visibilité sur le site, notamment aux extrémités du site (à l’endroit de son choix) tels que panneaux de bienvenue sur les plaines d’Abraham avec ses logos;
- permette à la CCBN, si elle le juge à propos, d’installer un kiosque en vue de faire la promotion de ses services et activités.
8. Considérations légales et financières
Pour la tenue d’une activité, la CCBN peut exiger au requérant d’une autorisation d’occupation des garanties financières et légales.
8.1 Cautionnement d’exécution
Le requérant d’une autorisation d’occupation doit obtenir à ses frais un caution-nement d’exécution d’un montant minimal qui sera déterminé par la CCBN selon le type et l’envergure de l’événement, à titre de garantie d’achèvement et remise en état des lieux à la satisfaction de la CCBN. La CCBN se réserve le droit d’augmenter ce montant si l’activité représente une menace additionnelle pour le lieu. Le requérant d’une autorisation d’occupation doit désigner la CCBN comme bénéficiaire et il doit maintenir la caution en vigueur pendant toute la durée de l’activité, y compris la période consacrée au montage et au démontage des installations. Pour les activités en hiver, le requérant devra maintenir le cautionnement en vigueur jusqu’à une date déterminée, de concert entre les parties, pour permettre de terminer les travaux après la fonte de la neige, et ce, à la satisfaction de la CCBN. La CCBN n’émettra l’autorisation d’occupation qu’après réception du cautionnement d’exécution.
La CCBN se réserve le droit de conserver le cautionnement, en totalité ou en partie, dans l’éventualité où le détenteur d’une autorisation d’occupation ou ses sous-traitants ne se seraient pas conformés aux prescriptions exposées dans le présent document, ou s’il est susceptible de croire qu’un bris ou un dommage important puisse en découler.
Le détenteur d’une autorisation d’occupation est responsable de tous les dom-mages causés à la propriété de la CCBN pendant l’activité. Si de tels dommages surviennent, la CCBN peut utiliser le montant de la caution pour couvrir les coûts de réfection. Les dommages sont alors évalués, après la tenue de l’activité, par le représentant de la CCBN et le représentant désigné par le détenteur d’une autorisation d’occupation qui s’entendent sur les travaux de réparation à exécu-ter. La CCBN devra avoir été préalablement informée de tout entrepreneur et sous-traitant engagé, directement ou indirectement par le détenteur d’une autori-sation d’occupation pour exécuter les travaux, et l’entrepreneur et le sous-traitant retenus devront respecter toutes les exigences applicables et indiquées au pré-sent document.
Si, à la suite de la tenue d’une activité, le montant des dommages excède celui du cautionnement d’exécution, la CCBN facturera l’excédant des coûts au détenteur d’une autorisation d’occupation. Aucun permis ne sera éventuellement déli-vré tant que la facture n’aura pas été entièrement acquittée.
8.2 Exigences en matière d’assurance
Le détenteur d’une autorisation d’occupation doit fournir à la CCBN, pour avoir accès au site, une preuve d’assurance responsabilité civile couvrant tout dom-mage à la propriété, toute blessure corporelle ou tout décès causé ou résultant di-rectement ou indirectement de l'usage des lieux, par le détenteur d’une autorisation d’occupation et ses préposés ou sous-traitants lors de la tenue de l’activité ou de la présence du public à cette occasion. Cette police d’assurance doit désigner la CCBN et Sa Majesté la Reine du Chef du Canada comme assurées additionnelles.
Le montant de la police d’assurance doit être d’un montant minimum de deux millions de dollars. Toutefois, ce montant peut être plus élevé selon les risques liés à la tenue de certaines activités.
Le détenteur d’une autorisation d’occupation s’engage à indemniser et à prendre fait et cause pour la CCBN, relativement à toutes réclamations pouvant résulter directement ou indirectement de l'usage du site, de la tenue de l’activité ou de la présence du public à cette occasion.
8.3 Coût de l’électricité et d’occupation
Les frais courants d’électricité consommée et tout autre frais relié à l’occupation du site pendant l’événement sont à la charge du détenteur d’une autorisation d’occupation.
Conclusion
En élaborant une politique d’utilisation du parc, la CCBN, soucieuse de veiller à la protection tant des caractéristiques naturelles que des biens construits et du mobilier urbain, a voulu se doter d’un outil de gestion lui permettant de mieux encadrer la tenue d’activités dans le parc des Champs-de-Bataille.
Outre qu’elle fournisse aux organisateurs d’événements les règles à suivre, leur permettant de tenir leurs activités dans les meilleures conditions qui soient et en respectant la protection du parc, la politique vient également circonscrire, à l’aide de critères précis, le type d’activité qui pourra être accueilli favorablement.
La CCBN pourra ainsi contribuer à l’animation des Plaines en plein coeur de la ville de Québec, tout en conservant un parc d’une qualité exceptionnelle et en s’assurant de sa pérennité pour les générations futures.
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