Principes directeurs — Commission de la fonction publique
1. Préambule
La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (la Loi) laisse une grande latitude à la Commission dans l'organisation de ses activités internes; ainsi, les principes directeurs qui suivent permettent de définir l'orientation générale des activités, dans les limites des responsabilités qui lui sont attribuées par la Loi.
2. Principes d'orientation et pouvoirs de la Commission
2.1 Les principes suivants guident la Commission dans toutes ses délibérations et veillent au respect des procédures établies :
- 2.1.1 Leadership : La Commission veille au leadership stratégique de l'organisation en élaborant un énoncé de vision et de mission, en approuvant des politiques qui respectent l'esprit et la lettre de la Loi, et en veillant à leur mise en œuvre.
- 2.1.2 Valeurs et éthique : La Commission établit et entretient une culture organisationnelle axée sur la confiance, la discussion ouverte, l'autocritique, la justice, la transparence et le respect de tous. Elle préconise des pratiques efficaces, efficientes et éthiques, conformément au Code de conduite de la Commission de la fonction publique.
- 2.1.3 Collégialité : La Commission est entièrement au fait de ses responsabilités collectives en vertu de la Loi, et collabore en tant qu'entité administrative de l'organisation dans l'acquittement de ces responsabilités.
- 2.1.4 Collaboration : La Commission s'engage à instaurer des mécanismes et procédures qui suscitent la motivation constante et l'engagement actif des employés et des intervenants dans l'actualisation de ses valeurs, politiques, programmes et services.
- 2.1.5 Responsabilisation : La Commission assume la responsabilité ultime des transactions et activités de la Commission, et doit rendre compte au Parlement.
- 2.1.6 Bilinguisme : La Commission appuie et encourage l'utilisation des deux langues officielles.
2.2 Mandat de la Commission de la fonction publique conformément à l'article 11 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique
« Mission de la Commission :
- a) procéder, conformément à la Loi, à des nominations internes et externes à la fonction publique;
- b) effectuer des enquêtes et des vérifications conformément à la Loi;
- c) appliquer les dispositions de la Loi sur les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux.
2.3 La Commission a le pouvoir d'organiser ses activités internes et de déléguer ses attributions à des organisations de services, conformément à l'article 13 de la Loi :
« Les attributions conférées par la Loi à la Commission, à l'exception de celles prévues aux articles 20 et 22, sont réputées exercées par celle-ci, lorsqu'elles sont exercées par un commissaire ou un fonctionnaire dûment autorisé par celle-ci à les exercer. »
2.4 Subordination des principes directeurs aux décisions de la Commission
Les rapports de décision de la Commission peuvent parfois inclure des décisions qui ont des répercussions sur les activités de la Commission. Ainsi, il est entendu que les principes directeurs sont subordonnés aux rapports de décisions de la Commission. En cas d'écart ou de contradiction entre un rapport de décisions et les principes directeurs, le rapport de décisions de la Commission aura préséance.
3. Cadre de gouvernance de la Commission
- Est composée du président et des commissaires;
- Définit l'orientation stratégique de l'organisation, en élaborant son énoncé de vision, sa mission et ses valeurs fondamentales, et veille à leur mise en œuvre;
- Délègue, à sa discrétion et à ses conditions, certains pouvoirs au président, commissaires et employés de la Commission au sein de l'organisation, sous réserve des restrictions prévues par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (la Loi);
- Fournit des conseils sur les communications externes, y compris les relations avec les parlementaires et les administrateurs généraux;
- Peut déléguer n'importe quel pouvoir et attribution à tout commissaire ou employé de la Commission, à l'exception de ceux prévus aux articles 20 et 22 de la Loi.
- Participent aux réunions de la Commission;
- Prennent part aux discussions et décisions de la Commission;
- Participent à diverses activités à la demande de la Commission.
- Préside généralement les réunions de la Commission;
- Assume le rôle de porte-parole principal de la Commission auprès des intervenants clés;
- Assume aussi le rôle de premier dirigeant de la Commission.
- Les participants habituels aux réunions de la Commission sont :
- les vice-présidents
- le secrétaire général
- l'avocat général
- le directeur général des communications et des affaires parlementaires
- le secrétaire des comités, Secrétariat aux affaires générales
- Les réunions de la Commission constituent le forum principal de discussion pour diriger les activités de la CFP;
- Les réunions de la Commission ont lieu régulièrement à l'administration centrale de la Commission ou dans un autre lieu désigné par le président, de concert avec les commissaires;
- Un commissaire peut être désigné pour présider une réunion de la Commission en l'absence du président;
- En règle générale, l'avis de convocation de la réunion de la Commission doit être envoyé au moins 48 heures avant la date et l'heure de la réunion;
- Indépendamment de tout avis de convocation, le président ou un commissaire peut convoquer d'urgence une réunion de la Commission si des questions pressantes l'exigent;
- Le quorum est constitué de la majorité des membres de la Commission; les commissaires peuvent participer aux réunions en personne, par téléconférence ou par tout autre mode de communication électronique entériné par la Commission;
- La Commission peut inviter à la réunion toute personne qu'elle juge nécessaire pour examiner des questions d'intérêt touchant la Commission;
- La Commission peut tenir ses réunions à huis clos;
- Tous les ordres du jour, procès-verbaux et rapports de décisions doivent être rédigés dans les deux langues officielles;
- Les décisions de la Commission sont consignées dans les rapports de décisions;
- Les vice-présidents peuvent se récuser lorsque le sujet de discussion risque de les placer dans une situation de conflit d'intérêt réel, potentiel ou apparent.
- Fournissent des avis et conseils à la Commission;
- Veillent à la mise en œuvre des décisions de la Commission;
- Rendent compte à la Commission de la mise en œuvre de ses décisions;
- Le vice-président de la Direction générale de la gestion ministérielle participe à titre d'observateur seulement, lorsqu'un sujet risque de le placer dans une situation de conflit d'intérêt réel, potentiel ou apparent.
- Veille à la mise en œuvre du processus de gouvernance tel que formulé dans les principes directeurs;
- Assume le rôle de gardien des rapports de décisions, des procès-verbaux de la Commission et de la mémoire organisationnelle;
- Veille à la communication opportune de l'information entre la Commission et les participants aux réunions;
- Garantit un soutien administratif à la Commission, y compris la coordination des activités liées à la conduite des affaires officielles et non officielles de la Commission;
- Annexe la structure et le mandat de chaque comité de la Commission au présent document et les examine au besoin;
- Coordonne la participation des invités.
- Assume le rôle de représentant du ministère de la Justice à la Commission;
- Fournit conseils et avis juridiques à la Commission.
3.8 Le directeur général des communications et des affaires parlementaires
- Soutient et coordonne les communications publiques de la Commission et du président;
- Fournit des conseils au président et à la Commission en matière de stratégies de communication.
3.9 Procédure relative à la prise de décisions
- En règle générale, les décisions de la Commission se prennent en cours de réunion, sauf dans un contexte de délégation en vertu de l'article 13;
- Le rapport de décisions doit rendre compte des décisions qui ont été prises lors d'une réunion de la Commission, y compris les dates de décision et de signature du rapport;
- La Commission tentera d'en arriver à un consensus pour toute décision.
- La Commission peut établir des comités si elle le juge nécessaire pour honorer ses obligations.