Principes directeurs — Commission de la fonction publique

1. Préambule

Puisque la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) laisse une grande latitude à la Commission dans l'organisation de ses activités internes, les principes directeurs qui suivent visent à définir l'orientation générale des activités, dans les limites des responsabilités qui lui sont attribuées par la LEFP.

2. Principes d'orientation et pouvoirs de la Commission

2.1 Les principes suivants guident la Commission dans toutes ses délibérations et veillent au respect des procédures établies :

  • 2.1.1 Leadership : La Commission assure le leadership stratégique de l'organisation en élaborant un énoncé de vision et de mission, en approuvant des politiques qui respectent l'esprit et la lettre de la LEFP, et en veillant à leur mise en œuvre.
  • 2.1.2 Valeurs et éthique : La Commission établit et entretient une culture organisationnelle axée sur la confiance, la discussion ouverte, l'autocritique, la justice, la transparence et le respect de tous. Elle préconise des pratiques efficaces, efficientes et éthiques, conformément au Code de conduite de la Commission de la fonction publique.
  • 2.1.3 Collégialité : La Commission est entièrement au fait de ses responsabilités collectives aux termes de la LEFP, et collabore en tant qu'entité administrative de l'organisation dans l'acquittement de ces responsabilités.
  • 2.1.4 Collaboration : La Commission s'engage à mettre en place des mécanismes et procédures qui suscitent la motivation constante et l'engagement actif des employés et des intervenants dans l'actualisation de ses valeurs, ses politiques, ses programmes et ses services.
  • 2.1.5 Responsabilisation : La Commission assume la responsabilité ultime des transactions et activités de la Commission, et doit rendre compte au Parlement.
  • 2.1.6 Bilinguisme : La Commission appuie et encourage l'utilisation des deux langues officielles.

2.2 Le mandat de la CFP est décrit comme suit à l'article 11 de la LEFP.

« La Commission a pour mission :

  • a) de nommer ou faire nommer à la fonction publique, conformément à la présente loi, des personnes appartenant ou non à celle-ci;
  • b) d'effectuer des enquêtes et des vérifications conformément à la présente loi;
  • c) d'appliquer les dispositions de la présente loi concernant les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux. »

2.3 La Commission a le pouvoir d'organiser ses activités internes et de déléguer ses attributions à des organisations de services, conformément à l'article 13 :

« Les attributions conférées par la présente loi à la Commission, à l'exception de celles prévues aux articles 20 et 22, sont réputées exercées par elle lorsqu'elles sont exercées par un commissaire ou un de ses fonctionnaires autorisé par elle à les exercer. »

2.4 Subordination des principes directeurs aux décisions de la Commission

Puisque les rapports de décision (RD) de la Commission peuvent parfois inclure des décisions qui ont des répercussions sur les activités de la Commission, il est entendu que les présents principes directeurs sont subordonnés aux RD de la Commission. En cas d'écart ou de contradiction entre un RD et les principes directeurs, le RD de la Commission aura préséance.

3. Cadre de gouvernance de la Commission

3.1 La Commission

  • Est composée de la présidente et des commissaires;
  • Définit l'orientation stratégique de l'organisation, en élaborant son énoncé de vision, sa mission et ses valeurs fondamentales, et veille à leur mise en œuvre;
  • Délègue, à sa discrétion et à ses conditions, certains de ses pouvoirs à la présidente, aux commissaires et aux employés de la Commission au sein de l'organisation, sous réserve des restrictions prévues par la LEFP;
  • Fournit des conseils sur les communications externes, y compris les relations avec les parlementaires et les administrateurs généraux;
  • Peut déléguer n'importe quel de ses pouvoirs et attributions à tout commissaire ou employé de la Commission, à l'exception de ceux prévus aux articles 20 et 22 de la LEFP.

3.2 Les commissaires

  • Participent aux réunions de la Commission;
  • Prennent part aux discussions et décisions de la Commission;
  • Participent à diverses activités à la demande de la Commission.

3.3 La présidente

  • Préside généralement les réunions de la Commission;
  • Assume le rôle de porte-parole principal de la Commission auprès des intervenants clés;
  • Assume aussi le rôle de première dirigeante de la Commission.

3.4 Réunions de la Commission

  • Les participants habituels aux réunions de la Commission sont :
    • les vice-présidents
    • le secrétaire général
    • l'avocat général
    • le directeur général des communications et des affaires parlementaires
    • la secrétaire des comités, Secrétariat aux affaires générales
  • Les réunions de la Commission sont le forum principal de discussion pour assurer la direction des activités de la CFP;
  • Les réunions de la Commission ont lieu régulièrement à l'administration centrale de la Commission ou à un autre endroit désigné par la présidente en consultation avec les commissaires;
  • Un commissaire peut être désigné pour présider une réunion de la Commission en l'absence de la présidente;
  • En règle générale, l'avis de convocation à la réunion de la Commission doit être envoyé au moins 48 heures avant la date et l'heure de la réunion;
  • Indépendamment de tout avis de convocation, la présidente ou un commissaire peut convoquer d'urgence une réunion de la Commission si des questions pressantes l'exigent;
  • Le quorum est constitué de la majorité des membres de la Commission; les commissaires peuvent participer aux réunions en personne, par téléconférence ou par tout autre mode de communication électronique jugé acceptable par la Commission;
  • La Commission peut inviter à la réunion toute personne qu'elle juge nécessaire pour examiner des questions d'intérêt touchant la Commission;
  • La Commission peut tenir ses réunions à huis clos;
  • Tous les ordres du jour, procès-verbaux et rapports de décision doivent être rédigés dans les deux langues officielles;
  • Les décisions de la Commission sont consignées dans les rapports de décision;
  • Les vice-présidents peuvent se récuser si le sujet de discussion risque de les placer dans une situation de conflit d'intérêt réel, potentiel ou apparent.

3.5 Les vice-présidents

  • Fournissent des avis et conseils à la Commission;
  • Veillent à la mise en œuvre des décisions de la Commission;
  • Rendent compte à la Commission sur la mise en œuvre de ses décisions;
  • Le vice-président de la Direction générale de la gestion ministérielle participe à titre d'observateur seulement, lorsqu'un sujet risque de le placer dans une situation de conflit d'intérêt réel, potentiel ou apparent.

3.6 Le sécrétaire général

  • Assure la mise en œuvre du processus de gouvernance tel que formulé dans les présents principes directeurs;
  • Assume le rôle de gardien des rapports de décision, des procès-verbaux de la Commission et de la mémoire d'entreprise;
  • Assure la communication opportune de l'information entre la Commission et les participants aux réunions;
  • Assure le soutien administratif à la Commission, y compris la coordination des activités liées à la conduite des affaires officielles et non officielles de la Commission;
  • Annexe la structure et le mandat de chaque comité de la Commission au présent document et les examine au besoin;
  • Coordonne la participation des invités.

3.7 L'avocat général

  • Est un représentant du ministère de la Justice affecté à la Commission;
  • Assure la prestation d'avis juridiques ou autres conseils à la Commission.

3.8 Le directeur général des communication et des affairs parlementaires

  • Soutient et coordonne les communications publiques de la Commission et de la présidente;
  • Assure la prestation de conseils à la présidente et à la Commission en matière de stratégies de communication.

3.9 Procédure de prise de décisions

  • En règle générale, les décisions de la Commission se prennent en cours de réunion, sauf en situation de délégation aux termes de l'article 13;
  • Le rapport de décisions doit rendre compte des décisions qui ont été prises lors d'une réunion de la Commission, y compris les dates de décision et de signature du rapport;
  • La Commission s'efforcera d'en arriver à un consensus pour toute décision.

3.10 Comité de la Commission

  • La Commission peut créer des comités si elle le juge nécessaire pour honorer ses obligations.
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