Utilisation inappropriée de la connaissance personnelle d’un candidat dans le cadre d’un processus de nomination – Fondée

Autorité

La présente enquête a été menée en vertu de l’article 66 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, L.C. 2003, chapitre 22, articles 12 et 13.

Objet

L’enquête visait à déterminer si une erreur, une omission ou une conduite irrégulière s’était produite dans le cadre d’un processus de nomination externe annoncé. Un candidat a prétendu qu’il existait des incohérences quant aux pratiques d’évaluation et d’embauche.

Conclusion

L’enquête a permis de conclure qu’un gestionnaire subdélégué et un membre du comité d’évaluation avaient commis une conduite irrégulière après avoir pris en considération des renseignements non sollicités et non corroborés provenant de sources qui n’avaient aucune connaissance directe et personnelle du candidat. Le membre du comité de sélection, qui ne connaissait pas non plus le candidat personnellement, a utilisé ces renseignements comme leur « connaissance personnelle » dans le cadre de l’évaluation du candidat, pour ensuite l’éliminer du processus de nomination.

Faits

Un candidat, non-fonctionnaire fédéral, a postulé à un processus de nomination externe annoncé. Le candidat a réussi le processus de nomination, y compris l’évaluation de références structurées. Par la suite, un membre du comité d’évaluation a reçu des renseignements négatifs non sollicités sur le candidat de la part de sources connues. Ce membre du comité d’évaluation a traité cette information comme « connaissance personnelle du candidat », et l’a utilisée pour réduire les notes du candidat et l’éliminer du processus de nomination.

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique autorise l’utilisation de tous les renseignements disponibles pour évaluer les candidats, y compris les connaissances personnelles, mais ils doivent être utilisés de manière juste, transparente et de bonne foi. Toutefois, l’enquête a révélé que ni le membre du comité d’évaluation ni les sources n’avaient une connaissance directe et personnelle du candidat. Le membre du comité d’évaluation a utilisé les renseignements non sollicités sans les vérifier, et n’a donc pas fait preuve de diligence raisonnable. Le membre du comité d’évaluation n’a pas démontré pourquoi les renseignements non sollicités et non corroborés avaient obtenu plus de poids que les autres renseignements reçus dans le cadre du processus de nomination, et pourquoi ces renseignements avaient contribué à l’élimination du candidat. Les actions et l’inaction du membre du comité d’évaluation lors du processus ont soulevé des questions quant à savoir si la décision d’éliminer le candidat était appropriée, et si le processus avait été mené de manière équitable, transparente et de bonne foi.

La preuve a démontré que, selon la prépondérance des probabilités, le gestionnaire subdélégué et le membre du comité de sélection avaient commis une conduite irrégulière. Ils n’avaient pas de connaissance personnelle du candidat. Ils ont pris en considération des renseignements non sollicités et non corroborés provenant de sources qui n’avaient pas de connaissance directe et personnelle du candidat. Le membre du comité de sélection a utilisé ces renseignements à titre de connaissance personnelle du candidat dans le cadre de l’évaluation. Cette conduite inappropriée a ainsi entraîné l’élimination du candidat du processus de nomination.

Mesures correctives

À la suite de la conclusion de conduite irrégulière, la Commission a ordonné les mesures suivantes :

L’organisation

• devra supprimer du dossier de dotation tous les renseignements liés aux références fournies par les sources dans le cadre du processus de nomination dans les 30 jours ;
• devra réintégrer le candidat au processus de nomination dans les 30 jours, s’il répond à toutes les qualifications essentielles du poste ;
• le candidat sera ainsi admissible à une nomination jusqu’à l’expiration du bassin de candidats qualifiés ou, si le bassin est expiré, pour une période de 2 ans.

Le gestionnaire subdélégué

• pour une période d’un an, aucun pouvoir de nomination et pouvoir connexe ne lui sera subdélégué ;
• devra suivre le cours Dotation : un outil de ressourcement pour les gestionnaires (P901) et participer à une discussion avec le chef des ressources humaines ;
• à défaut de quoi sa nomination sera révoquée ;
• devra suivre le cours Fondements des valeurs et de l’éthique pour les gestionnaires (C355), et participer à une discussion avec son directeur ;
• à défaut de quoi sa nomination sera révoquée.

Le membre du comité de sélection

• devra suivre le cours Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés (C255) suivi d’une discussion avec son directeur ;
• à défaut de quoi sa nomination sera révoquée ;
• devra avoir une discussion avec le chef des ressources humaines pour remédier aux irrégularités commises lors de l’évaluation des références ;
• à défaut de quoi, une lettre sera transmise à l’administrateur général pour l’informer de la non-conformité à la mesure corrective.

No de dossier : 22-23-01