Archivée - Guide sur la mise en oeuvre des Lignes directrices en matière d'annonce dans le processus de nomination
Table des matières
Le présent guide a été conçu afin d'aider les conseillers et les conseillères en ressources humaines à comprendre les attentes relatives aux Lignes directrices en matière d'annonce des processus de nomination de la Commission de la fonction publique. Le guide explique, en termes pratiques, l'application des valeurs fondamentales et directrices qui sont à la base de ces lignes directrices et présente également la façon dont la CFP s'attend à ce que les lignes directrices soient mise en oeuvre.
i. Loi sur l'emploi dans la fonction publique
Le pouvoir d'annoncer le processus de nomination est énoncé à l'article 33 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) qui stipule que la Commission, en vue d'une nomination, peut avoir recours à un processus de nomination annoncé ou à un processus de nomination non annoncé.
ii. Loi sur les langues officielles
L'annonce d'un processus de nomination doit se faire conformément aux exigences de la Loi sur les langues officielles (LLO).
En règle générale, les processus de nomination annoncés doivent être dans les deux langues officielles. Lorsqu'on fait une annonce dans emplois.gc.ca ou dans publiservice.gc.ca, l'annonce doit être faite dans les deux langues officielles.
Cependant, il y a une exception à cette règle lorsqu'on annonce un processus à l'interne. Les annonces unilingues ne sont autorisées que lorsque les deux conditions ci-après sont respectées.
- L'annonce ne doit être faite que dans une région unilingue aux fins de la langue de travail et le travail à accomplir n'exige que la connaissance et l'utilisation de la langue de la région.
- On n'a pas recours au site extranet des fonctionnaires du gouvernement du Canada à publiservice.gc.ca pour annoncer cette possibilité d'emploi.
Une annonce unilingue doit cependant comprendre un énoncé, dans l'autre langue officielle, qui indique que l'information est disponible dans l'autre langue officielle sur demande.
Nota
Même si les deux conditions de l'exception sont respectées, si une personne demande à recevoir l'information contenue dans l'annonce dans l'autre langue officielle, il faut la lui procurer en temps opportun.
Plus d'information
L'article 29 de la Loi sur le service civil de 1882, exigeait que l'annonce des emplois civils soit publiée en anglais et en français dans la Gazette du Canada au moins un mois avant la date fixée pour l'examen.
Depuis fort longtemps le Canada annonce les emplois dans la fonction publique fédérale de manière à fournir à la population une occasion raisonnable de poser sa candidature. L'annonce des possibilités d'emploi dans la fonction publique se faisait déjà il y a plus de 100 ans.
Les Lignes directrices en matière d'annonce du processus de nomination sont des lignes directrices clés qui soutiennent les valeurs directrices de justice, de transparence, d'accessibilité et de représentativité. Les administrateurs généraux et les administratrices générales auront la responsabilité de fournir aux personnes, qui sont dans une zone de sélection, une occasion raisonnable de poser leur candidature pour des possibilités d'emploi dans la fonction publique fédérale. Les lignes directrices font également en sorte que les personnes qui pourraient poser leur candidature à un processus annoncé aient suffisamment d'information pour prendre une décision éclairée.
De plus, le pouvoir de recruter à l'extérieur de la fonction publique a été délégué aux administrateurs généraux et aux administratrices générales pour la première fois lors de l'entrée en vigueur de la LEFP en décembre 2005.
Cela en vue, la CFP a établi des lignes directrices qui contiennent des exigences minimales pour garantir des pratiques d'emploi justes et transparentes et l'accès aux possibilités d'emploi dans la fonction publique grâce à l'annonce du processus de nomination.
L'énoncé des lignes directrices stipule que l'annonce des processus de nomination doit fournir aux personnes qui sont dans la zone de sélection une occasion raisonnable de poser leur candidature. Pour ce faire, certains principes clés sous-jacents doivent être respectés, à savoir :
- fournir suffisamment d'information à propos du poste;
- fournir suffisamment de temps pour que les personnes puissent poser leur candidature.
L'objectif des lignes directrices élabore davantage le concept d'occasion raisonnable de postuler, tel que mentionné dans l'énoncé des lignes directrices. Cela veut dire qu'il faut fournir aux personnes qui sont dans la zone de sélection : d'avoir
- un accès raisonnable et l'occasion de postuler les possibilités d'emploi;
- suffisamment d'information pour pouvoir prendre une décision éclairée.
Que signifient un accès et une occasion raisonnables de poser sa candidature?
Dans le contexte de l'annonce du processus de nomination, un accès et une occasion raisonnables de poser sa candidature signifient :
- faire savoir de manière efficace aux candidates et candidats éventuels dans la zone de sélection qu'il y a une possibilité d'emploi en procédant à la communication du message :
- par écrit, oralement ou sur demande dans un format accessible; à titre d'exemple, l'annonce peut se faire par voie électronique, ou au moyen d'imprimés ou face à face;
- en utilisant les deux langues officielles.
- fournir aux candidates et candidats éventuels, dans la zone de sélection, une période de temps raisonnable pour qu'elles et ils puissent postuler et démontrer leur admissibilité.
On n'a pas défini ce qu'est une période de temps raisonnable afin d'accorder aux organisations la souplesse nécessaire à l'établissement de périodes de temps qui sont appropriées à leurs besoins particuliers. Certains des éléments peuvent entrer en ligne de compte, à savoir :
- le nombre de postes à combler;
- la zone de sélection établie;
- le nombre de demandes voulues pour assurer un bassin de candidats et de candidates suffisant;
- le processus, c'est-à-dire, externe ou interne;
- le degré d'urgence à combler le poste;
- les diverses pratiques utilisées à l'échelle du pays (p. ex. là où une organisation a décidé de prolonger la période pour inclure les personnes qui ont des cycles de travail variés);
- les variantes géographiques, telles les fuseaux horaires différents;
- les périodes de vacances;
- le choix du média, soit électronique ou imprimé, utilisé pour communiquer les possibilités d'emploi aux candidates et candidats éventuels;
- la méthode acceptable pour soumettre les demandes, par exemple par courrier, par voie électronique, etc.
Qu'entend-on par de l'information suffisante pour prendre une décision éclairée?
L'information suffisante se définit comme la diffusion, d'entrée de jeu, des connaissances dont les personnes ont besoin pour les aider à décider si elles veulent postuler ou pas une possibilité annoncée d'emploi dans la fonction publique. Les dispositions des lignes directrices ne représentent pas de changements importants.
À titre d'exemple, l'annonce pourrait comprendre une description des fonctions, le niveau du poste, son emplacement, l'échelle de rémunération, le statut et toute condition d'emploi. Cependant, s'il s'agit d'un processus interne pour une nomination intérimaire dans une unité de travail où tous et toutes connaissent bien le poste en question, l'information peut simplement exposer les fonctions, le niveau et la durée de la nomination intérimaire. Pour les processus de nomination externes, il peut être approprié d'utiliser un « langage clair et simple » et d'éliminer la terminologie propre au gouvernement lorsqu'on décrit les fonctions et les tâches.
Si, par exemple, l'annonce présente un lien électronique aux critères de mérite, il peut ne pas être nécessaire de reproduire cette information dans l'annonce elle-même.
Le fait de fournir des renseignements additionnels en sus de l'information requise peut accroître l'efficacité de l'annonce et assurer un bassin de candidats et de canditates approprié (p. ex. aux fins de l'équité en matière d'emploi et de la compétence dans les langues officielles).
Que l'information relative à tous les critères de mérite soit incluse ou non, elle doit être mise à la disposition des candidats et candidates sur demande.
Les administrateurs généraux et les administratrices générales fournissent de l'information d'une manière qui signale efficacement le processus de nomination à l'attention des personnes dans la zone de sélection.
Conseil
Recueillir et conserver la documentation afin d'étayer les décisions visant le choix du médium d'annonce.
Sauf en ce qui a trait aux exigences minimales relatives à l'utilisation des portails communs, les organismes fédéraux jouissent d'une marge de manoeuvre pour ce qui est de l'utilisation de divers médias pour communiquer les possibilités d'emploi.
On peut avoir recours à divers moyens pour atteindre les sources potentielles de personnes qualifiées. Les administrateurs généraux et les administratrices générales peuvent choisir la façon la plus appropriée de communiquer une possibilité d'emploi afin de s'assurer d'atteindre la population cible. À titre d'exemple, si l'on veut embaucher des chercheurs scientifiques, l'annonce pourrait également être placée dans des publications scientifiques alors que, pour recruter des étudiants et étudiantes, un salon de l'emploi peut être une méthode appropriée de procéder.
Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent utiliser les portails communs
Les lignes directrices de la Commission exigent qu'on annonce à tout le moins :
- les possibilités d'emploi pour le recrutement externe dans lnternet à l'adresse http://www.jobs-emplois.gc.ca, dans Infotel ou par l'intermédiaire d'un autre fournisseur de services téléphoniques;
- les possibilités d'emploi interministérielles dans Publiservice, le site extranet des fonctionnaires du gouvernement du Canada, à l'adresse: publiservice.gc.ca.
Le recours aux portails communs aidera à faire en sorte que :
- les membres du public et les fonctionnaires aient un seul lieu où ils savent qu'ils peuvent trouver de l'information au sujet des possibilités d'emploi au gouvernement fédéral.
Cependant, cela ne signifie pas qu'on ne peut pas utiliser d'autres méthodes pour annoncer des possibilités d'emploi. Par exemple, si la zone de sélection est à l'intérieur d'une organisation, le portail commun de Publiservice.gc.ca n'est pas requis; on peut se servir plutôt du site intranet de l'organisation.
Les portails communs sont les exigences minimales. Les gestionnaires peuvent utiliser des médias d'annonce supplémentaires dans les situations où ils ou elles les croient nécessaires ou souhaitables; par exemple quand le bassin de candidats et candidates est très spécialisé, tel qu'un métier, ou quand un ou une gestionnaire veut atteindre une zone plus large afin de satisfaire aux objectifs d'équité en matière d'emploi.
Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent fournir de l'information pour les annonces
Les lignes directrices de la Commission exigent que les annonces comprennent :
- suffisamment d'information concernant les critères à utiliser dans la présélection des personnes qui sont dans la zone de sélection;
- tout autre renseignement pertinent pour que les personnes dans la zone de sélection puissent poser leur candidature.
Dans l'annonce, l'information suffisante doit comprendre les critères de mérite à utiliser dans la présélection des personnes qui sont dans la zone de sélection. Ainsi, les postulants et postulantes auront la possibilité de se préparer et de soumettre l'information pertinente afin que leur candidature continue d'être prise en compte dans le processus. Cela aiderait aussi à accélérer le processus, puisque toute l'information doit être soumise afin que les décisions puissent être prises.
D'autres renseignements pertinents pour permettre aux personnes, qui se trouvent dans la zone de sélection, de poser leur candidature pourraient inclure :
- le nom de la personne à qui on doit soumettre les demandes d'empoi;
- la date de clôture pour la réception des demandes d'emploi;
- toute exigence en matière de demande d'emploi telle le formulaire requis ou le moyen pour s'inscrire (p. ex. un gabarit de demande d'emploi précis, une demande par Internet seulement) et les méthodes à utiliser pour la transmission des documents (p. ex. courrier, courriel, télécopieur, Internet).
Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent fournir d'autres renseignements sur demande
Plus d'information
Bien que toutes les qualifications essentielles doivent être satisfaites, ce ne sont pas toutes les qualités constituant un atout, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels annoncés qui seront utilisés pour faire une nomination particulière dans le cadre du processus.
À l'appui des valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité, l'information additionnelle pourrait comprendre :
- l'exigence que les critères de mérite soient fournis sur demande, de sorte que les candidats et les candidates puissent comprendre les exigences de l'emploi et savoir sur quoi portera l'évaluation. Cela permet aux personnes de prendre une décision, à savoir, poser leur candidature ou pas;
- le nom de la personne ou de l'organisation à qui faire part de toute question concernant le processus de nomination, ce qui peut aider les candidates et candidats éventuels à obtenir plus d'information pour prendre une décision, discuter des exigences en matière d'accès ou des mesures d'adaptation, demander de la rétroaction lorsque leur candidature n'a pas été retenue et de l'information sur le processus de plainte.
On trouve d'autres exigences dans les diverses politiques, lignes directrices et normes fédérales ayant trait aux annonces dans la fonction publique qui ont une incidence sur l'annonce des processus de nomination. Elles sont :
- La politique conjointe de la Commission de la fonction publique et du Conseil du Trésor sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale qui se trouve dans le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor. Cette politique exige que des formats accessibles soient utilisés sur demande pour communiquer avec les personnes handicappées.
- La Politique sur les communications du gouvernement du Canada énonce les exigences relatives à la publicité faite par les institutions fédérales, telles que l'obligation d'afficher le mot-symbole « Canada » et d'autres symboles en vertu du Programme de coordination de l'image de marque (PCIM).
- Les Lignes directrices de la CFP en matière de langues officielles dans le processus de nomination qui exigent que les annonces d'un processus de nomination soient communiquées dans les deux langues officielles.
- D'autres politiques, lignes directrices et normes fédérales telles que :
- la Politique du Conseil du Trésor sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services, fournit de l'orientation sur les communications adressées au public dans l'une ou l'autre des langues officielles ou les deux;
- la Politique de normalisation des sites Internet régit l'utilisation de symboles et d'hyperliens;
- la Politique sur les marchés fournit des conseils sur la passation de marchés pour la publicité tels que les campagnes publicitaires et les sondages;
- la Politique sur la gestion de l'information gouvernementale traite de la gestion efficace de l'information lors de la création, de l'utilisation et de la conservation de l'information telle que la sauvegarde des fichiers essentiels;
- la Politique sur l'utilisation de réseaux électroniques donne un aperçu de l'utilisation appropriée des réseaux électroniques par les institutions fédérales et traite de questions telles : la violation du droit d'auteur, la diffamation et d'autres « activités illégales ».
Plus d'information
Pour plus d'information sur d'autres textes reliés à la publicité dans la fonction publique, visiter le site Web du Conseil du Trésor situé à http://www.tbs-sct.gc.ca/common/policies-politiques_f.asp.
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