Archivée- Guide pour la mise en oeuvre des lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations



État d'avancement :
Ébauche : document de travail
Date d'entrée en vigueur :
Décembre 2005
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Ce guide est fourni par la Commission de la fonction publique pour aider les conseillers en ressources humaines à appuyer les administrateurs généraux dans l'élaboration d'approches organisationnelles.

Table des matières

I. Introduction

Le présent guide a pour objet d'aider les conseillers et les conseillères en ressources humaines à comprendre les lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations de la Commission de la fonction publique (CFP). Il explique les valeurs qui les sous-tendent et les attentes de la CFP en ce qui concerne leur application.

II. Contexte

En vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), les entités et les personnes suivantes ont le pouvoir de prendre des mesures correctives et de révoquer des nominations :

  • le Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP);
  • la CFP (la Commission);
  • les administrateurs généraux et les administratrices générales délégataires des pouvoirs de nomination.

Les lignes directrices décrites dans le présent guide s'appliquent seulement aux pouvoirs des administrateurs généraux et des administratrices générales relativement aux nominations effectuées ou proposées à la suite d'un processus de nomination interne délégué.

Afin de mettre en contexte les pouvoirs des administrateurs généraux et des administratrices générales dans ce domaine, les circonstances dans lesquelles le TDFP et la Commission peuvent prendre des mesures correctives ou révoquer des nominations y sont précisées.

Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP)

Le TDFP est un nouveau tribunal indépendant qui traitent les recours relatifs aux plaintes concernant les processus de nomination et les mises en disponibilité. Les personnes qui participent à un processus de nomination interne et celles qui se trouvent dans la zone de sélection d'une nomination non annoncée peuvent présenter une plainte selon laquelle :

  • elles n'ont pas été nommées pour les motifs suivants :
    1. abus de pouvoir pour établir ou appliquer les critères du mérite;
    2. abus de pouvoir du fait d'avoir choisi un processus de nomination interne annoncé ou non annoncé; ou
    3. omission d'évaluer le plaignant ou la plaignante dans la langue officielle de son choix;
  • la décision de l'administrateur général, de l'administratrice générale ou de la Commission de révoquer la nomination n'était pas raisonnable;
  • il y a eu abus de pouvoir dans l'application des mesures correctives suivant un ordre du Tribunal;
  • la décision de mettre une personne en disponibilité constitue un abus de pouvoir.

La CFP

En vertu de la LEFP, la CFP a le pouvoir de mener une enquête, de révoquer une nomination et de prendre des mesures correctives dans les cas suivants :

III. Fondement juridique

La LEFP établit au paragraphe 15(3) les pouvoirs des administrateurs généraux et des administratrices générales de prendre des mesures correctives ou de révoquer des nominations. La LEFP précise que lorsque le pouvoir de faire des nominations internes est délégué aux administrateurs généraux et aux administratrices générales, le pouvoir de révoquer ces nominations et de prendre des mesures correctives à leur égard doit aussi leur être délégué. Cette disposition permet aux organisations de gérer leurs propres processus de nomination et, au besoin, de corriger toute erreur qui en découle. Ce processus ne se veux pas une démarche en réaction aux plaintes. Le pouvoir des administrateurs généraux et des administratrices générales est discrétionnaire. Cela signifie qu'ils ont les pouvoirs de décider de mener une enquête, de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination. Ils peuvent prendre de telles décisions en se fondant sur des renseignements provenant de n'importe quelle source, dont la surveillance ou la vérification interne, ou encore un employé ou une employée ou un ou une gestionnaire.

Même si la décision de mener une enquête à l'égard d'un processus de dotation est discrétionnaire, la LEFP exige que les administrateurs généraux et les administratrices générales mènent une enquête avant de révoquer une nomination ou de prendre des mesures correctives. La LEFP ne mentionne rien sur la façon de mener une enquête, mais les lignes directrices de la CFP établissent certaines exigences. Les organisations ont déjà de l'expérience en la matière dans toutes sortes de domaines, et chacune d'elles peut adapter ses enquêtes à sa façon particulière de faire les choses.

Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent également remplir une autre condition pour pouvoir révoquer une nomination ou prendre des mesures correctives. En effet, ils doivent être convaincus qu'une erreur (par exemple, la ou le gestionnaire s'est trompé et a cru que la personne nommée se trouvait dans la zone de sélection), une omission (par exemple, le ou la gestionnaire n'a pas évalué une qualification essentielle) ou une conduite irrégulière (par exemple, le ou la gestionnaire a embauché son meilleur ami en raison de leur lien d'amitié et non pas parce que cette personne satisfaisait aux critères du mérite pour le poste) a influé sur la sélection aux fins de nomination. Ainsi, l'accent est mis sur la nomination et non sur les personnes qui n'ont pas été nommées. Ce point met en lumière la différence entre une enquête menée par un administrateur général ou une administratrice générale, laquelle vise le bien-fondé d'une nomination, et les plaintes déposées auprès du TDFP par des personnes qui se plaignent de ne pas avoir été nommées pour un des motifs présentés plus tôt.

Avant de révoquer une nomination ou de prendre des mesures correctives, l'administrateur général ou l'administratrice générale doit mener une enquête et constater que :

  • une erreur;
  • une omission; ou
  • une conduite irrégulière a influé sur la sélection aux fins de nomination.

Enfin, la LEFP stipule que lorsqu'une nomination est révoquée, la Commission peut nommer la personne visée à un autre poste, si, d'après elle, la personne possède les qualifications essentielles pour le poste. Ce pouvoir est dorénavant délégué aux administrateurs généraux et aux administratrices générales.

Subdélégation

La LEFP autorise les administrateurs généraux et les administratrices générales à subdéléguer la plupart de leurs pouvoirs en vertu de la Loi, sauf le pouvoir de révoquer une nomination. Les pouvoirs de mener une enquête, de faire des constatations et de prendre des mesures correctives peuvent donc être subdélégués au sein d'une organisation.

IV. Pourquoi avoir des lignes directrices?

Les lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations sont un élément-clé du respect des valeurs directrices de justice et de transparence. Les administrateurs généraux et les administratrices générales seront responsables de donner aux personnes visées par une mesure, une occasion raisonnable de présenter des faits pertinents et de faire valoir leur point de vue de façon complète et équitable, avant de décider de prendre des mesures correctives ou de révoquer la nomination.

Le pouvoir de révoquer une nomination ou de prendre des mesures correctives est un nouveau pouvoir pour les administrateurs généraux et les administratrices générales. En effet, aux termes de la LEFP précédente, ceux-ci avaient le pouvoir de mener une enquête concernant des situations au sein de leur organisation, mais le pouvoir de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination relevait seulement de la CFP. L'organisation devait informer la Commission de toute irrégularité, puis la CFP décidait ou non de mener une enquête et enfin s'il fallait ou non prendre des mesures correctives ou révoquer la nomination.

La Commission a établi des lignes directrices qui, en partie, exigent que tous les administrateurs généraux et les administratrices générales élaborent des lignes directrices organisationnelles en matière de mesures correctives et de révocation.

La gravité des conséquences possibles de la décision de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination constitue un autre motif justifiant l'élaboration des lignes directrices de la CFP et l'exigence pour les organisations d'avoir leurs propres lignes directrices. Une telle décision pourrait entraîner la perte d'un emploi. C'est pourquoi les lignes directrices portent plus particulièrement sur l'équité procédurale pendant le processus qui mène à la décision.

C'est pour ces deux motifs que la Commission a décidé d'instaurer des lignes directrices qui définissent les exigences minimales pour garantir un processus de prise de mesures correctives et de révocations juste et transparent. En outre, les lignes directrices exigent que les organisations élaborent leurs propres lignes directrices, qui pourront tenir compte de leurs besoins respectifs.

V. Énoncé des lignes directrices

L'énoncé des lignes directrices précise qu'avant de décider de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination, les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent donner aux personnes visées une occasion significative de présenter des faits pertinents et de faire valoir leur point de vue de façon complète et équitable. L'énoncé met en lumière l'importance de l'équité procédurale dans le processus de décision.

Qu'est-ce qu'une personne visée par une mesure?

En règle générale, une personne visée par une mesure est une personne dont la situation dans un processus de nomination pourrait changer par suite de mesures correctives ou d'une révocation, soit :

  • une personne dont la nomination peut faire l'objet d'une révocation;
  • une personne dont la nomination proposée pourrait ne pas se concrétiser;
  • les personnes qui devront être réévaluées;
  • les personnes jugées qualifiées aux fins de nomination, mais qui pourraient ne plus l'être après l'application de la mesure;
  • un ou une gestionnaire subdélégataire;
  • les membres du comité d'évaluation.

Dans de nombreux cas, il sera évident de savoir qui sont les personnes visées. Par exemple, si une nomination a été faite dans le cadre d'un processus non annoncé et qu'il ressort plus tard qu'une qualification essentielle n'a pas été évaluée, la personne nommée sera évidemment visée par la mesure. Il faudra donc l'informer de l'omission et lui donner l'occasion de présenter des faits et des arguments pertinents.

Dans d'autres cas, il peut s'avérer plus difficile de déterminer qui sera touché par les mesures correctives ou la révocation. Advenant qu'après enquête, il apparaît que l'outil d'évaluation n'était pas fiable, il pourrait être nécessaire d'en élaborer un autre et corriger l'irrégularité en administrant le nouvel outil à toutes les personnes qui avaient été évaluées dans le cadre du processus annoncé. Dans un tel cas, les personnes visées sont toutes les personnes qui ont fait l'objet d'une évaluation initiale.

Que signifie occasion significative de présenter des faits pertinents et de faire valoir son point de vue de façon complète et équitable?

Une occasion significative de présenter des faits pertinents et de faire valoir son point de vue de façon complète et équitable comporte deux principaux aspects soit, d'une part, que la personne visée est informée de la situation et, d'autre part, que l'occasion lui est donnée d'expliquer la situation et de présenter des faits et des arguments.

Dans l'exemple précédent concernant une nomination faite à la suite d'un processus non annoncé dans le cadre duquel une qualification essentielle n'a pas été évaluée, la personne nommée serait informée :

  • de l'omission;
  • des mesures correctives proposées pour y remédier (évaluer la qualification);
  • du fait que la nomination peut faire l'objet d'une révocation si la personne ne satisfait pas à la qualification essentielle.

La personne devrait alors avoir l'occasion de poser des questions et de vérifier les documents pertinents. Elle peut aussi présenter des faits pertinents et exprimer son opinion sur la situation.

Le second aspect concerne la possibilité de faire valoir son point de vue de façon complète et équitable. La personne qui prend la décision d'appliquer des mesures correctives doit faire preuve d'objectivité. Cela signifie qu'elle ne doit pas avoir participé au processus de nomination et donc qu'elle est en mesure de prendre une décision éclairée fondée sur des faits.

VI. Application

Dans les lignes directrices, une partie intitulée Application a été ajoutée afin de préciser les circonstances dans lesquelles les administrateurs généraux et les administratrices générales peuvent décider de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination.

Étant donné que, selon les circonstances, la LEFP autorise trois entités et personnes différentes (TDFP, CFP et administrateurs généraux et administratrices générales) à révoquer une nomination ou à prendre des mesures correctives, il a été nécessaire d'établir que les lignes directrices s'appliquent seulement aux administrateurs généraux et aux administratrices générales en ce qui a trait aux nominations faites ou proposées à la suite d'un processus de nomination interne délégué, annoncé ou non annoncé. Elles s'appliquent aux nominations proposées ainsi qu'aux nominations effectuées, car si une nomination proposée ne peut pas être révoquée, elle peut quand même faire l'objet de mesures correctives. Par exemple, un administrateur général ou une administratrice générale peut proposer une nomination et se rendre compte plusieurs semaines plus tard qu'une qualification essentielle n'a pas été évaluée. Dans ce cas, les mesures correctives viseraient probablement à évaluer la qualification.

Les lignes directrices s'appliquent également lorsqu'un administrateur général ou une administratrice générale demande à la Commission de mener une enquête à propos d'un processus de nomination interne. Dans un tel cas, la Commission a pour rôle de tirer des conclusions de faits et d'en faire rapport à l'administrateur général ou à l'administratrice générale, qui conserve le pouvoir de révoquer la nomination ou de prendre des mesures correctives.

Les lignes directrices ne s'appliquent pas :

  • au TDFP. Dans une plainte concernant un processus de nomination interne, le plaignant ou la plaignante, la personne qui a fait l'objet de la proposition de nomination ou qui a été nommée, l'administrateur général ou l'administratrice générale et la Commission ont le droit de se faire entendre par le Tribunal;
  • à la Commission, dans l'exercice de son pouvoir de mener une enquête, de révoquer une nomination ou de prendre des mesures correctives. Le pouvoir de la Commission dans ce domaine touche les processus de nomination externe et tous les processus de nomination (externe ou interne) dans le cadre duquel la nomination aurait pu résulter de l'exercice d'influence politique ou lorsqu'il aurait pu y avoir fraude. Lorsque la Commission mène une enquête, la personne dont la nomination ou la proposition de nomination est en cause de même que l'administrateur général ou l'administratrice générale ont le droit de présenter leurs observations à la Commission.

VII. Exigences des lignes directrices

1. Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent établir des lignes directrices organisationnelles en matière de mesures correctives et de révocations.

Les administrateurs généraux et les administratrices générales seront responsables de faire respecter les lignes directrices de la Commission; ils devront rendre compte à cet égard et satisfaire à l'exigence visant à établir leurs propres lignes directrices. Comme les administrateurs généraux et les administratrices générales élaboreront leurs propres lignes directrices, ils pourront les adapter à leurs besoins organisationnels et s'assurer ainsi le soutien des personnes qui auront participé à son élaboration ou qui auront été consultées. Il est d'ailleurs recommandé aux organisations de mener les consultations les plus vastes possible lors de l'élaboration de ces lignes directrices.

Les lignes directrices de la Commission définissent les dispositions minimales dont doit faire état les lignes directrices organisationnelles.

1.1 L'une de ces dispositions stipule qu'avant de décider de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination, il faut s'assurer que :

  • les personnes visées par la décision ont l'occasion de se faire entendre;
  • l'administrateur général ou l'administratrice générale a la conviction qu'une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a influé sur la nomination de la personne nommée ou proposée aux fins de nomination.

Dans leurs lignes directrices organisationnelles, les administrateurs généraux et les administratrices générales pourraient décider de préciser quels éléments composent « l'occasion de se faire entendre ». À tout le moins, cela comprendrait le fait de devoir informer les personnes visées de l'irrégularité probable dans le cadre du processus de sélection et de leur donner l'occasion de transmettre des renseignements à la personne chargée de l'enquête. Par exemple, si un comité d'évaluation omet d'évaluer une qualification essentielle, toutes les personnes qui ont fait l'objet d'une évaluation devraient être informées du fait qu'il y a eu omission et que pour remédier à la situation, on propose d'évaluer la qualification au moyen d'un exercice écrit.

Lorsque l'administrateur général ou l'administratrice générale (ou son représentant ou sa représentante) a reçu de l'information de toutes les personnes visées, il ou elle doit l'évaluer et être convaincu qu'il y a eu erreur, omission ou conduite irrégulière. De plus, l'irrégularité doit avoir influé sur la sélection de la personne nommée ou dont la nomination est proposée. Par exemple, si un ou une gestionnaire était membre du comité d'évaluation et qu'un des candidats était son frère, lequel n'a pas été retenu aux fins de nomination, il aurait pu y avoir conduite irrégulière. Cependant, comme ce fait n'a pas influé sur la sélection aux fins de nomination, aucune mesure corrective ne serait prise à l'encontre de celle-ci.

Des mesures correctives peuvent viser un ou une gestionnaire ou un membre d'un comité d'évaluation, tout particulièrement dans les cas d'allégation de conduite irrégulière. Il importe de veiller à donner à ces personnes l'occasion de se faire entendre avant de prendre des mesures correctives.

1.2 En ce qui a trait à la révocation, les lignes directrices énoncent trois exigences particulières. La personne visée doit être informée par écrit :

  • de la date d'entrée en vigueur de la révocation et des motifs de la décision;
  • de la décision quant à sa nomination ou non à un autre poste pour lequel la personne est réputée posséder les qualifications essentielles;
  • de son droit de porter plainte auprès du TDFP au motif que la révocation était déraisonnable, ainsi que du délai pour ce faire.

Étant donné la gravité des conséquences d'une décision de révocation, et dans le but d'atténuer le risque de voir une employée ou un employé traité de façon injuste, ces exigences doivent être respectées. Il convient d'appliquer un degré élevé d'équité procédurale lorsqu'une personne risque de subir la perte de son gagne-pain. L'avis écrit quant à lui permet de s'assurer que la personne visée est au courant des renseignements nécessaires, soit la date à partir de laquelle elle n'occupera plus le poste.

Selon la deuxième exigence, il faut informer la personne visée par une révocation de la décision de l'administrateur général ou de l'administratrice générale quant à sa nomination ou non à un autre poste pour lequel elle possède les qualifications essentielles. Cet élément découle de la valeur directrice de transparence selon laquelle la personne est informée des conséquences et des résultats, l'un d'eux pouvant être la possibilité ou non d'une nomination à un autre poste. Une telle décision dépend des circonstances de chaque cas, mais il pourrait convenir de procéder à la nomination à un autre poste lorsque l'erreur, l'omission ou la conduite irrégulière ne découle pas des agissements de la personne visée.

Celle-ci doit posséder les qualifications essentielles pour le poste auquel elle sera nommée; il n'y a pas d'autre exigence. Il n'est pas impératif de renommer la personne au poste qu'elle occupait avant la révocation, même s'il y a déjà eu de nombreux précédents. Les organisations pourraient songer à préciser leurs critères de renomination à la suite d'une révocation dans leurs lignes directrices organisationnelles.

Enfin, la troisième exigence stipule qu'en cas de révocation, il faut informer la personne visée de son droit de porter plainte auprès du TDFP au motif que la révocation était déraisonnable, ainsi que du délai pour ce faire. Cet énoncé met de l'avant la transparence du processus, car le recours au TDFP est clairement précisé. La personne visée connaît ainsi ses droits et elle peut les comprendre.

Ces exigences sont non seulement assez précises pour permettre aux gestionnaires d'assurer l'équité procédurale, mais aussi suffisamment souples pour permettre aux administrateurs généraux et aux administratrices générales de créer leurs propres processus et système.

2. Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent suspendre une enquête interne et renvoyer le dossier à la CFP s'il y a lieu de croire que la nomination aurait pu résulter de l'exercice d'une influence politique ou lorsqu'il aurait pu y avoir fraude.

Un administrateur général ou une administratrice générale peut découvrir au cours d'une enquête qu'une nomination n'était pas indépendante de toute influence politique. Par exemple, un administrateur général ou une administratrice générale mène une enquête relativement à une situation où il y a des soupçons selon lesquels le comité d'évaluation ou le ou la gestionnaire aurait pratiqué du favoritisme personnel. Selon des renseignements portés à l'attention de l'enquêteur ou de l'enquêteuse, le ou la ministre ou un député ou une députée a communiqué avec le jury de sélection pour le compte de la personne visée. Dans ce cas, il faut suspendre l'enquête et la renvoyer à la Commission, seule autorité investie du pouvoir d'enquêter dans de telles circonstances. S'il s'avère que la nomination a fait l'objet d'une influence politique, la Commission prendra des mesures correctives ou révoquera la nomination. Dans le cas contraire, le dossier sera renvoyé à l'administrateur général ou à l'administratrice générale, qui pourra décider ou non de poursuivre l'enquête.

De même, si dans un cas d'allégation d'erreur, il y a des motifs de croire qu'il a pu y avoir fraude dans le processus de nomination, il faut suspendre l'enquête et renvoyer l'affaire à la Commission. Par exemple, un administrateur général ou une administratrice générale peut mener une enquête à l'égard d'une allégation d'erreur selon laquelle la personne nommée ne possède pas les études requises pour le poste. Au cours de l'enquête, il apparaît que la personne nommée a fait une fausse représentation quant à ses études. L'organisation doit alors suspendre son enquête et renvoyer l'affaire à la Commission.

3. Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent établir un mécanisme de surveillance et d'examen des mesures correctives et des révocations.

Les motifs qui se rapportent à cette exigence, tels que précisés antérieurement, sont que :

  • il s'agit d'un nouveau pouvoir délégué aux administrateurs généraux et aux administratrices générales;
  • en raison des conséquences possibles d'une décision, il faut appliquer un degré élevé d'équité procédurale;
  • il y a des droits à respecter;
  • la Commission devra effectuer de la surveillance, ce qui sera plus facile à réaliser si les renseignements concernant le nombre et le type de mesures correctives ainsi que le nombre de révocations sont facilement disponibles. Ainsi, les administrateurs généraux et les administratrices générales de même que la Commission peuvent demeurer au courant des domaines où il y a le plus grand risque d'erreur, et ils peuvent proposer des méthodes adéquates pour prévenir d'autres erreurs, omissions ou cas de conduite irrégulière.

VIII. Autres exigences

Tout comme les autres parties du processus de nomination, il faut porter attention aux exigences en matière de langues officielles. Les communications relatives aux mesures correctives ou aux révocations doivent se faire dans la langue du choix de la personne visée, peu importe le type de processus, l'endroit où se trouve le poste ou les exigences linguistiques liées au poste.

L'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes protégées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne s'applique lorsqu'il s'agit de mesures correctives ou de révocation. Par exemple, les personnes handicapées ont droit à des mesures d'adaptation, comme des documents dans un format qui leur est accessible.

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