Archivée - Guide pour la mise en oeuvre des lignes directrices en matière de notification



État d'avancement :
Ébauche : document de travail
Date d'entrée en vigueur :
Décembre 2005
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Ce guide est fourni par la Commission de la fonction publique pour aider les conseillers en ressources humaines à appuyer les administrateurs généraux dans l'élaboration d'approches organisationnelles.

Table des matières

I. Introduction

Le présent guide vise à aider les conseillers en ressources humaines à comprendre les attentes de la Commission de la fonction publique (CFP) contenues dans ses lignes directrices en matière de notification. Le guide explique, en termes concrets, l'application des valeurs qui en constituent le fondement. Il a également pour but d'expliquer comment la CFP s'attend à ce que ses lignes directrices soient mises en oeuvre.

II. Pourquoi avoir des lignes directrices?

Les lignes directrices en matière de notification sont essentielles au respect des valeurs directrices de transparence et de justice. Elles donnent suite aux articles 48 et 49 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), qui prévoient l'instauration d'un processus de notification à l'égard des processus de nomination internes. Parce que la notification est une exigence de la loi, les lignes directrices de la CFP guident les organisations quant à l'intégration du processus de notification aux processus de nomination internes.

La notification vise à la fois les processus internes annoncés et non annoncés. Toutefois, la notification ne s'applique pas aux nominations intérimaires internes. Le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique exclut l'obligation d'émettre une notification en vertu de la LEFP dans le cadre des nominations intérimaires. La notification n'est pas parallèle au processus de nomination, elle en fait partie intégrante et elle est obligatoire. Le processus de notification permet aux personnes de connaître la décision des gestionnaires avant qu'elle ne soit définitive. La période d'attente obligatoire fournit l'occasion de tenir des discussions informelles, et ce, avant qu'une décision définitive relativement à la nomination ne soit prise.

Les lignes directrices en matière de notification clarifient les exigences énoncées dans la loi.

III. Énoncé des lignes directrices

L'énoncé des lignes directrices en matière de notification exige que la notification soit faite par écrit à toutes les personnes y ayant droit, du nom des personnes dont la candidature est retenue aux fins de nomination, dont on propose la nomination, ou des personnes nommées.

Qui doit recevoir une notification?

Dans le cas d'un processus de nomination interne annoncé :

  • les personnes faisant partie de la zone de sélection déterminée en vertu de l'article 34 et qui ont pris part au processus.

Dans le cas d'un processus de nomination interne non annoncé :

  • les personnes faisant partie de la zone de sélection déterminée en vertu de l'article 34.

À quel moment l'évaluation est-elle terminée?

La loi stipule que la notification a lieu une fois l'évaluation terminée. On vise ainsi à ce que celle-ci ait lieu après l'évaluation associée à chaque nomination. Cela engloberait donc non seulement l'évaluation des qualifications essentielles et celles constituant un atout, mais aussi l'évaluation de tous les critères liés au mérite qui ont été utilisés pour une nomination donnée.

Qu'entend-on par « candidature retenue pour une nomination »?

L'expression « candidature retenue pour une nomination » désigne la ou les personnes dont on retient la candidature en vue d'une nomination en particulier après avoir terminé l'évaluation. À ce stade du processus, la décision n'est pas définitive. Une période d'attente d'au moins cinq jours civils doit être respectée avant qu'une nomination soit proposée ou effectuée.

Il faut informer les personnes visées par la notification du nom de la personne dont la candidature est retenue pour chacune des nominations. Par exemple, dans le cas d'un processus annoncé pour un poste générique dans lequel les critères de mérite sont les mêmes pour tous les postes, l'organisation peut annoncer le nom de toutes les personnes qu'elle a l'intention de nommer dans sa notification de candidature retenue, même s'il n'y a pas de poste vacant pour le moment. Ainsi, lors de la planification des ressources humaines, une organisation donnée pourrait avoir prévu les postes à pourvoir prochainement, rendant possible la nomination, à l'intérieur d'une période raisonnable, de toutes les personnes dont la candidature a été retenue initialement.

Il est à noter que le fait que le nom d'une personne soit mentionné dans la notification de candidature retenue ne constitue pas une garantie de nomination ni de proposition de nomination. Il peut arriver que, durant la période d'attente entre la notification de candidature retenue et la notification de nomination ou de proposition de nomination, le ou la gestionnaire prenne connaissance de renseignements pouvant l'amener à modifier sa décision. Par exemple, des circonstances telles que les réductions budgétaires, la présentation de bénéficiaires de priorité ou un gel de la dotation peuvent empêcher un ou une gestionnaire de nommer la personne dont la candidature avait été retenue aux fins de la nomination.

Comment se font les notifications?

Le pouvoir a été donné à la Commission de déterminer de quelle manière les notifications seront communiquées. La Commission a donc précisé dans l'énoncé de ses lignes directrices que les notifications doivent être faites par écrit, ce qui permet d'assurer un accès cohérent à l'information. Cela dit, la notification écrite peut prendre différentes formes (courriel, poste, lettre, affiche, etc.), pourvu qu'elle soit accessible aux personnes qui doivent la recevoir. Il serait par exemple acceptable d'afficher les notifications sur un site Web ou d'utiliser un portail commun (p. ex. Publiservice). De fait, il pourrait y avoir une seule notification pour un certain nombre de nominations, à condition que le nom de chaque personne de même que les caractéristiques du poste qui fera l'objet de la nomination (lieu de travail, profil linguistique, durée des fonctions, etc.) y soient clairement indiqués. Dans ce contexte, les personnes seraient informées dès le départ que les notifications seront affichées en un lieu donné. C'est à elles que reviendrait alors la responsabilité de les consulter.

Une lettre faisant état de la notification peut également être envoyée aux personnes faisant partie de la zone de sélection dans la ou les langues officielles de leur choix. Toutefois, si la notification doit être rendue publique (c'est-à-dire se trouver sur un site Web ou intranet), les mêmes règles que celles régissant l'usage des langues officielles dans les annonces s'appliquent. Ainsi, toutes les notifications faites par des instruments publics (intranet, site Web) doivent être dans les deux langues officielles sauf :

  • quand la notification est faite uniquement dans une région unilingue aux fins de la langue de travail et que le travail à accomplir ne requiert que la connaissance et l'utilisation de la langue parlée dans cette région;
  • lorsque la notification n'est pas affichée sur le site extranet des fonctionnaires du gouvernement du Canada (http://publiservice.gc.ca).

En cas de doute, la notification devrait être communiquée dans les deux langues officielles.

La notification doit également respecter la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale du Secrétariat du Conseil du Trésor et de la CFP. Cette politique exige que des mesures d'adaptation soient prises à la demande de personnes handicapées, à condition qu'elles n'entraînent pas de contraintes excessives. Ce faisant, les personnes handicapées reçoivent l'information rapidement et dans un format accessible. Lorsqu'on calcule la période de notification, il est donc primordial de tenir compte du facteur d'accessibilité et prévoir une période suffisamment longue pour la notification de toutes les personnes qui prennent part au processus.

IV. Exigences des lignes directrices

Les lignes directrices comportent plusieurs exigences obligatoires que les administrateurs généraux doivent:

  1. déterminer la durée de la période d'attente, laquelle doit être d'au moins cinq jours civils;
  2. s'assurer que les personnes visées par la notification sont informées de la durée de la période d'attente;
  3. s'assurer que la notification d'une décision de nomination ou d'une proposition de nomination informe les personnes :
    • de leur droit de porter plainte devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP) et des motifs pour lesquels elles peuvent le faire;
    • des modalités et du délai fixé pour présenter une plainte comme le précise le TDFP.

1. Déterminer la durée de la période d'attente, laquelle doit être d'au moins cinq jours civils

Une telle période d'attente est conforme à la loi ainsi qu'aux valeurs directrices qui la sous-tendent. Elle donne l'occasion aux personnes et aux gestionnaires de discuter de préoccupations et de résoudre tout problème avant la décision définitive et le début de la période de droit de recours. Tel qu'indiqué dans la LEFP, aucune nomination ou proposition de nomination ne peut être effectuée au cours de cette période d'attente.

Une période d'au moins cinq jours civils est considérée adéquate et elle permet aux gestionnaires de poursuivre le processus de nomination sans le ralentir indûment.

La Commission a décidé d'utiliser les jours civils plutôt que les jours ouvrables du fait que la définition de ces derniers est quelque peu ambiguë. En effet, un jour civil est un terme reconnu universellement. Il importe de se souvenir que la période de cinq jours est une exigence minimale et qu'on peut très bien établir une période d'attente plus longue.

L'établissement de la durée de la période d'attente peut dépendre de plusieurs éléments. Par exemple, un administrateur général peut décider d'établir des périodes d'attente différentes pour différents types de processus ou différents emplois; il ou elle peut prendre en compte divers facteurs tels que la zone de sélection, la répartition géographique du personnel de l'organisation, les horaires de travail, les périodes de congés, l'accès aux ordinateurs et au courriel. Le mode de communication choisi, par exemple la poste, peut influencer la longueur de la période d'attente. Une attention particulière devrait être portée au délai d'envoi de façon à ce qu'on ait suffisamment de temps pour notifier toutes les personnes visées. Ainsi, les administrateurs généraux peuvent permettre aux gestionnaires d'établir la durée des périodes d'attente rattachées aux processus internes, en autant que la période minimale est respectée.

Dans le calcul de la période d'attente, il faut compter le jour où la notification est faite. Le paragraphe 27(3) de la Loi d'interprétation dit que : « Si le délai doit commencer ou se terminer un jour déterminé ou courir jusqu’à un jour déterminé, ce jour compte. » Comme la LEFP prescrit au paragraphe 48(2) que la Commission peut « (…) fixer la période, commençant au moment où les personnes sont informées (…) », la journée de la notification devrait être considérée comme le « jour un » de la période d’attente d'au moins cinq jours civils. À titre d'exemple, si une notification de candidature retenue est émise le 16 juin, la période minimale de notification commencerait ce jour même pour se terminer le 20 juin.

2. S'assurer que les personnes à qui l'on envoie une notification sont informées de la durée de la période d'attente

Les lignes directrices de la CFP exigent que les personnes auxquelles on envoie une notification soient informées, par écrit, de la durée de la période d'attente. Une bonne pratique consisterait à mentionner la durée de la période d'attente dans la notification même. Cependant, si un administrateur général entend établir une durée fixe pour toutes les périodes d'attente liées aux processus de nomination, l'organisation pourrait choisir d'inclure la durée de la période dans les annonces concernant les processus de nomination internes ou dans quelque autre moyen de communication.

L'exigence d'informer les personnes visées de la durée de la période d'attente promeut la transparence dans le processus. Le fait d'exposer clairement les étapes du processus permet de s'assurer que les personnes visées seront au courant du délai au cours duquel elles peuvent discuter de la décision de ne pas retenir leur candidature.

3. S'assurer que la notification d'une décision de nomination ou d'une proposition de nomination informe les personnes:

  • de leur droit de porter plainte devant le Tribunal de dotation de la fonction publique (TDFP) et des motifs pour lesquels elles peuvent le faire;
  • des modalités et du délai fixé pour présenter une plainte comme le précise le TDFP.

Toute personne qui fait partie de la zone de sélection et qui pose sa candidature à un processus annoncé de même que toute personne qui fait partie de la zone de sélection relative à un processus non annoncé recevra deux notifications : dans un premier temps, la notification de candidature retenue; puis, dans un deuxième temps, la notification de nomination ou de proposition de nomination.

La deuxième notification doit comporter le nom de la ou des personnes qui seront nommées ou dont on propose la nomination, de même que le droit de porter plainte devant le TDFP. Elle doit également décrire les modalités et le délai fixé pour porter plainte ainsi que les motifs de plaintes, notamment :

  • l'abus de pouvoir dans l'application du mérite;
  • l'abus de pouvoir en ce qui a trait au choix entre un processus annoncé et un processus non annoncé;
  • le défaut d'évaluer la personne dans la langue officielle de son choix.

Le TDFP détermine les modalités et le délai fixé (ou à respecter) pour porter plainte. La notification de nomination ou de proposition de nomination reflète ces exigences. En incorporant cette information à la deuxième notification, on évite d'avoir à envoyer un avis distinct relatif aux recours.

La LEFP permet la nomination ou la proposition de nomination dans la deuxième notification d'une personne dont la candidature n'a pas été retenue antérieurement. Cela permet aux gestionnaires de modifier leur décision durant la période d'attente avant qu'une décision finale soit prise. Dans l'éventualité où une telle situation se produirait, il est impératif de bien en comprendre les répercussions.

Quelques questions à se poser :

  • Quelle incidence le fait de modifier la décision aura-t-il sur la personne dont la candidature avait été retenue?
  • Cela risque-t-il de soulever des doutes quant à la justice et la transparence du processus?
  • Cela risque-t-il de soulever des doutes quant à la fiabilité de l'évaluation?

La nouvelle LEFP prévoit également que la notification de nomination ou de proposition de nomination constitue une décision définitive. Par conséquent, si un ou une gestionnaire change d'idée au cours du processus, il ou elle n'est pas tenu de réémettre une première notification de candidature retenue. Toutefois, par souci de transparence et de justice, le ou la gestionnaire devrait considérer la possibilité de discuter de cette situation avec la personne dont la candidature avait été retenue au départ avant d'émettre une notification définitive.

V. Références (LEFP)

Paragraphe 48(2) La Commission peut, pour les processus de nomination internes, fixer la période, commençant au moment où les personnes sont informées en vertu du paragraphe (1), au cours de laquelle elle ne peut ni faire ni proposer une nomination.

Paragraphe 48(3) À l'expiration de la période visée au paragraphe (2), la Commission peut proposer la nomination d'une personne ou la nommer, que ce soit ou non la personne dont la candidature avait été retenue et, le cas échéant, en informe les personnes informées aux termes du paragraphe (1)

Article 49 Toute décision de la Commission portant nomination ou proposition de nomination est définitive et ne peut faire l'objet d'un appel ou d'une révision que conformément à la présente loi.

VI. Annexe - Gérer le processus de notification

Voici deux exemples de gestion du processus de notification dans un processus de nomination qui sont conformes aux exigences prévues au paragraphe 48(1) de la LEFP :

La Commission, une fois l'évaluation des candidats terminée dans le cadre d'un processus de nomination interne, informe, selon les modalités qu'elle fixe, les personnes suivantes du nom de la personne retenue pour chaque nomination :

  1. dans le cas d'un processus de nomination interne annoncé, les personnes qui sont dans la zone de sélection définie en vertu de l'article 34 et qui ont participé au processus;
  2. dans le cas d'un processus de nomination interne non annoncé, les personnes qui sont dans la zone de sélection définie en vertu de l'article 34.

Exemple 1

Processus non annoncé, qualifications constituant un atout déterminées pour les postes.

  • Le ou la gestionnaire considère la candidature de cinq personnes pour des postes génériques. Trois d'entre elles satisfont aux qualifications essentielles et aux qualifications qui constituent un atout. Il y a trois postes à doter : un immédiatement et deux dans six mois.

Option A

1. Notification de candidature retenue

La première notification pourrait comporter trois noms et indiquer les postes pour lesquels les personnes peuvent être nommées.

Rappel - Les personnes dont le nom est inscrit sur la notification de candidature retenue n'auraient pas accès aux discussions informelles puisque leur candidature ne serait pas considérée comme éliminée du processus.

2. Notification de nomination ou de proposition de nomination

Il pourrait s'agir d'une notification où figurerait le nom de la personne nommée, et d'une notification où figurerait le nom des deux autres personnes dont on propose la nomination.

OU

Il pourrait s'agir d'une notification où figurerait le nom de la personne nommée, et il n'y aurait pas d'autre notification pour le moment.

Peu de temps avant que d'autres postes deviennent vacants, le ou la gestionnaire pourrait émettre une notification où figurerait le nom de la ou des personnes nommées.

Option B

1. Notification de candidature retenue

La première notification pourrait ne comporter qu'un seul nom, soit celui de la personne dont on a retenu la candidature en vue du poste vacant.

Rappel - Il pourrait être préférable d'attendre jusqu'à ce que les autres postes se libèrent avant de faire connaître le nom des personnes dont la candidature serait considérée aux fins de nominations subséquentes. Il pourrait y avoir diverses raisons d'attendre, notamment des raisons d'ordre budgétaire ou une éventuelle réorganisation pour n'en nommer que deux.

2. Notification de nomination ou de proposition de nomination

Il pourrait s'agir d'une notification où figurerait le nom de la personne nommée au poste vacant.

Exemple 2

Processus annoncé pour lequel des qualifications constituant un atout et des exigences opérationnelles sont identifiées.

  • Dix personnes seulement satisfont aux qualifications essentielles.
  • Il y a un poste à doter immédiatement, pour lequel les qualifications constituant un atout et les exigences opérationnelles ne s'appliquent pas.
  • Les autres nominations devraient être faites, mais le nombre réel de postes à doter et leurs caractéristiques propres sont inconnus.

1. Notification de candidature retenue

La première notification ne contiendrait qu'un seul nom.

Le paragraphe 48(1) de la LEFP exige que « la Commission informe, selon les modalitiés qu'elle fixe, les personnes du nome de la personne retenue pour chaque nomination. »

Étant donné qu'à cette étape, il n'y a qu'un poste pour lequel il y aura une nomination, la notification ne peut contenir qu'un nom.

Pour informer du nom de la personne dont la candidature est retenue, l'évaluation doit avoir été complétée, la personne visée doit faire partie de la zone de sélection et elle devrait satisfaire aux conditions d'emploi. En l'occurrence, comme seules les qualifications essentielles sont évaluées, l'évaluation est donc terminée.

2. Notification de nomination ou de proposition de nomination

Cette notification ne doit contenir que le nom de la personne nommée ou dont on propose la nomination. Dans la plupart des cas, il s'agirait du même nom que dans la notification de candidature retenue. Or, la LEFP permet aussi de nommer une personne ou de proposer sa nomination, que la candidature de cette personne ait fait l'objet d'une notification de candidature retenue ou non auparavant.

Remarque : la période d'attente doit avoir pris fin avant que la notification de la nomination ou de la proposition de nomination puisse avoir lieu.

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