Archivée - Guide pour la mise en œuvre des Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination
Table des matières
I. Introduction
Le présent guide a été conçu afin d'aider les conseillers et les conseillères en ressources humaines à comprendre les attentes relatives aux Lignes directrices en matière d'équité d'emploi dans le processus de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP). Le guide explique, en termes pratiques, les changements et les assouplissements visant l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination qui se trouvent dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP). Il fournit aux organisations des renseignements pratiques sur la façon d'intégrer l'équité en matière d'emploi au processus de nomination.
Ce guide et les Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination se rattachent uniquement à l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination.
II. Contexte
La diversité socioculturelle du Canada permet à la fonction publique de puiser dans un vaste bassin de personnes hautement qualifiées et aux perspectives, talents et compétences très diversifiés.
Le droit canadien renforce et préconise la reconnaissance des valeurs de la diversité et de l'inclusivité, et reconnaît le besoin de prendre des mesures positives telles l'adoption de lignes directrices et de programmes d'équité en matière d'emploi.
III. Fondement juridique
Les lois décrites ci-après constituent le fondement juridique des mesures d'équité en matière d'emploi et, en particulier, des Lignes directrices en matière d'équité d'emploi de la CFP dans le processus de nomination.
i. La Loi sur l'équité en matière d'emploi
La Loi sur l'équité en matière d'emploi (LEE), en tant que principale loi régissant l'équité en matière d'emploi au Canada, vise à établir l'égalité en milieu de travail et à corriger des conditions qui désavantagent, au chapitre de l'emploi, quatre groupes désignés : les peuples autochtones, les femmes, les membres des minorités visibles et les personnes handicapées. La Loi attribue à la CFP et au Conseil du Trésor la responsabilité partagée de l'équité en matière d'emploi, conformément à leurs mandats respectifs. Le Conseil du Trésor, ou le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH), agissant à titre d'agence administrative de l'employeur, est responsable de la politique globale du gouvernement en ce qui a trait à l'équité en matière d'emploi. La CFP est responsable de la création d'un système de nomination qui est impartial et exempt d'obstacles, afin de s'assurer de la prise de mesures d'adaptation pour les personnes participant au processus de nomination.
ii. La Loi canadienne sur les droits de la personne
La Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP) établit, en partie, le principe de l'égalité des chances et elle interdit les pratiques d'emploi discriminatoires fondées sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur de la peau, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial, la situation de famille, la déficience ou l'état de personne graciée. Elle décrit les obligations juridiques par rapport à l'obligation de prendre des mesures d'adaptation – jusqu'au point d'une contrainte excessive et elle autorise l'établissement de programmes spéciaux pour réduire les désavantages.
iii. La Loi sur l'emploi dans la fonction publique
Le préambule de la LEFP évoque la représentativité et la diversité comme faisant partie intégrante de la composition de la fonction publique. On y déclare que le Canada gagne à se doter d'une fonction publique au sein de laquelle les nominations sont fondées sur le mérite et qui est représentative de la diversité canadienne, et dont les membres comprennent des personnes d'horizons, de compétences et de professsions très variés.
a. L'Équité en matière d'emploi et le mérite
La LEFP définit aussi le mérite (art. 30). Une nomination est fondée sur le mérite lorsque la personne nommée possède les qualifications essentielles du poste.
De plus, l'administrateur général ou l'administratrice générale peut également établir et appliquer toute qualification qui constitue un atout ainsi que des exigences opérationnelles et des besoins organisationnels, pour le présent ou à l'avenir, afin de trouver la « bonne personne » pour l'organisation. L'administrateur général ou l'administratrice générale peut également appliquer des besoins actuels et futurs de la fonction publique, tels que précisés par l'employeur si l'administrateur général ou l'administratrice générale les considère comme pertinents.
Qu'est-ce que cela signifie?
Les administrateurs généraux et les administratrices générales peuvent désigner les objectifs d'équité en matière d'emploi comme un besoin organisationnel. Bien sûr, lorsque les objectifs d'équité en matière d'emploi sont désignés comme un besoin organisationnel, c'est-à-dire qu'ils font partie des critères de mérite établis, il devrait y avoir un lien entre ce besoin et les objectifs du plan d'équité en matière d'emploi ou de la planification de gestion des ressources humaines.
À titre d'exemple, ayant établi des objectifs d'équité en matière d'emploi, un administrateur général ou une administratrice générale pourrait choisir d'appliquer ce besoin organisationnel à n'importe quelle étape du processus, p. ex. au début du processus, après avoir constitué un bassin suffisant de membres de groupes désignés ou encore à la fin du processus, une fois que tous les autres critères de mérite ont été évalués. Dans d'autres cas, un administrateur général ou une administratrice générale pourrait avoir établi les objectifs d'équité en matière d'emploi comme un besoin organisationnel, mais il ou elle a choisi de ne pas appliquer ce critère de mérite dans le processus de nomination en raison d'autres circonstances qui ont changé la situation, p. ex. un changement dans la représentativité au sein de l'organisation, l'obligation de nommer une personne ayant un droit de priorité de nomination ou encore la nécessité d'appliquer d'autres critères.
b. L'Équité en matière d'emploi et la zone de sélection
Le paragraphe 34(1) autorise l'établissement de zones de sélection fondées sur les critères géographiques, organisationnels ou professionnels ou l'appartenance à un groupe désigné.
Qu'est-ce que cela signifie?
Ce dernier critère est une disposition habilitante importante dans la LEFP; il permet l'établissement d'une zone de sélection restreinte fondée sur l'appartenance à un ou plus d'un groupe désigné. Il est à noter qu'une administratrice générale ou qu'un administrateur général n'est pas obligé d'avoir recours à un programme d'équité en matière d'emploi afin de restreindre la zone de sélection. Toutefois, les Lignes directrices en matière de zone de sélection de la CFP exigent que cette décision soit conforme au plan d'équité en matière d'emploi ou de la planification de gestion des ressources humaines de l'organisation.
Le paragraphe 34(2) autorise l'élargissement d'une zone de sélection afin de comprendre les personnes visées par l'équité en matière d'emploi.
Qu'est-ce que cela signifie?
Cela veut dire que les critères géographiques, organisationnels ou professionnels peuvent être élargis afin de permettre une participation accrue de la part des personnes visées par l'équité en matière d'emploi. La LEFP stipule que l'appartenance à tout groupe désigné au sens de l'article 3 de la LEE peut être utilisée afin d'établir une zone de sélection.
IV. Pourquoi avoir des lignes directrices?
Les Canadiens et les Canadiennes s'attendent à ce que les services, les programmes et les politiques du gouvernement fédéral traduisent leurs besoins, leurs préoccupations et leurs intérêts. Pour répondre aux attentes des Canadiens et des Canadiennes, il faut une fonction publique qui est compétente, impartiale et représentative de la population qu'elle sert. Une main-d'oeuvre diversifiée favorise la créativité et l'innovation, procure une plus grande gamme de compétences et permet la prise de décisions qui tient compte de perspectives variées.
Les Lignes directrices en matière d'équité d'emploi dans le processus de nomination reposent sur les obligations juridiques en vertu de la LEE et de la LCDP, et elles définissent les attentes de la Commission à l'égard de l'intégration de l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination. Elles soutiennent les valeurs directrices d'équité, de transparence, d'accessibilité et de représentativité, tout au long du processus de nomination. Les Lignes directrices en matière d'équité d'emploi dans le processus de nomination sont très importantes. Elles s'appliquent à l'ensemble des lignes directrices et elles sont fondamentales pour une bonne gestion des ressources humaines. Ses exigences sont énoncées dans un certain nombre de lignes directrices particulières. Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent se conformer aux lignes directrices de la Commission.
i. Énoncé des lignes directrices
« Les objectifs d'équité en matière d'emploi sont enchâssés dans la conception du processus de nomination. »
La LEE stipule que les organisations doivent identifier et éliminer les obstacles à l'emploi des membres des groupes désignés; la LCDP interdit la discrimination dans les pratiques d'emploi et se penche sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation. L'énoncé des lignes directrices de la CFP reflète ces obligations en exigeant que les considérations d'équité en matière d'emploi soient d'entrée de jeu enchâssées dans les processus de nomination. Leur inclusion dès la conception est déterminante pour soutenir l'engagement et la responsabilité des organisations à l'égard de l'équité en matière d'emploi.
ii. Exigences des lignes directrices
Les exigences des lignes directrices se penchent sur trois sujets en particulier:
- l'adaptation
- un processus d'évaluation qui est élaboré et mis en application de façon impartiale et qui n'entraîne pas d'obstacles systémiques
- l'équité en matière d'emploi et la zone de sélection
a. Adaptation
Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent :
« Prendre des mesures d'adaptation, lorsque ces mesures n'imposent pas une contrainte excessive, à toutes les étapes du processus de nomination afin de corriger les désavantages découlant de motifs de distinction illicites. »
L'obligation de prendre des mesures d'adaptation signifie qu'une organisation est obligée de prendre des mesures pour éliminer les désavantages subis par les fonctionnaires ou par les personnes qui postulent des emplois au sein de la fonction publique, à cause d'une règle, d'une pratique ou d'un obstacle physique qui a ou qui peut avoir un effet défavorable sur une personne ou sur un groupe désigné aux termes de la LCDP ou sur un groupe désigné aux termes de la LEE. Comme première étape, les employeurs doivent concevoir des systèmes, des processus et des pratiques d'emploi inclusifs et exempts d'obstacles. Lorsque des obstacles ne peuvent être supprimés, il faut prendre des mesures d'adaptation à l'égard des personnes jusqu'au point d'une contrainte excessive.
La contrainte excessive Préjudice exagéré décrit la limite au-delà de laquelle les employeurs et les prestataires de services ne sont pas tenus de prendre des mesures d'adaptation, compte tenu des questions de santé, de sécurité et de coûts. On s'attend à ce que les organisations épuisent toutes les possibilités raisonnables d'adaptation avant d'invoquer le principe de la contrainte excessive.
Il incombe aux personnes qui participent aux processus d'évaluation de faire connaître leurs besoins en ce qui concerne les mesures d'adaptation et de fournir suffisamment de renseignements aux responsables de l'évaluation pour leur permettre de prendre les mesures d'adaptation appropriées.
Selon la Commission canadienne des droits de la personne, l'obligation de prendre des mesures d'adaptation reconnaît que l'égalité véritable passe par le respect des différents besoins. Les besoins des personnes peuvent être liés au sexe de la personne, à son âge, à sa déficience, à sa situation de famille, à son état matrimonial, à son origine ethnique ou nationale, à sa religion ou à toute autre caractéristique visée dans les deux lois fédérales susmentionnées.
Qu'est-ce que cela signifie?
Afin de respecter l'obligation de prendre des mesures d'adaptation, il faut annoncer les possibilités d'emploi dans un format qui est accessible aux personnes handicapées.
Lorsque l'on prévoit les examens ou les entrevues, il faut tenir compte de l'obligation de prendre des mesures d'adaptation, p. ex. lorsque le moment choisi pour une entrevue entre en conflit avec les pratiques religieuses d'une personne.
Les organisations devraient s'informer au sujet de l'obligation de prendre des mesures d'adaptation, telle qu'énoncée dans la LCDP ou la LEE.
b. Processus d'évaluation qui est élaboré et mis en application de façon impartiale et qui n'entraîne pas d'obstacles systémiques
Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent :
« Utiliser des outils et des processus d'évaluation qui sont élaborés et mis en application de façon impartiale et qui n'entraînent pas d'obstacles systémiques ».
Ceux-ci sont des outils et des processus qui ne restreignent pas ou qui n'excluent pas les membres des groupes désignés et qui ne font aucune discrimination fondée sur des motifs interdits. Les outils et les processus sont inclusifs dans leur conception et leur application.
Par « outils d'évaluation impartiale », on entend l'élimination des préjugés et des attitudes partiales.
Qu'est-ce que cela signifie?
Les adminstrateurs généraux et les administratrices générales doivent choisir ou élaborer des outils d'évaluation qui donnent aux personnes à évaluer des possibilités équitables de faire valoir qu'elles répondent aux critères de mérite. Cela permet l'évaluation juste de toutes les personnes visées et les résultats du processus de nomination sont plus justes.
c. L'équité en matière d'emploi et la zone de sélection
Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent :
« Être en mesure de démontrer que la décision de restreindre la zone de sélection aux membres d'un ou de plusieurs groupes désignés est conforme au plan d'équité en matière d'emploi ou au plan de gestion des ressources humaines. »
Qu'est-ce que cela signifie?
Pour démontrer que les valeurs directrices de justice, transparence, d'accessibilité et de représentativité sont respectées et être en mesure de justifier la raison pour laquelle la zone de sélection a été restreinte à des membres des groupes désignés, les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent démontrer que la décision de restreindre une zone de sélection est conforme à leur plan d'équité en matière d'emploi ou la planification de la gestion des ressources humaines. En d'autres mots, il existe une situation de sous-représentativité au sein de leur organisation. Ainsi la décision de restreindre une zone de sélection n'est pas une décision arbitraire et elle peut être justifiée.
La LEFP permet de restreindre la zone de sélection aux seuls membres de groupes désignés, tels que définis par la LEE. Les lignes directrices de la CFP exigent que cette décision soit liée au plan d'équité en matière d'emploi ou à la planification de gestion des ressources humaines. Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent savoir qu'ils et qu'elles doivent être en mesure de démontrer qu'une telle décision, si elle n'a pas été prise pour cause de sous-représentation, est conforme à la LCDP.
iii. Autres exigences
Cette partie des lignes directrices énumère les exigences qui sont énoncées dans d'autres lois et les lignes directrices et que doivent respecter les administrateurs généraux et les administratrices générales. Parmi des exigences figurent les dispositions prévues dans la LEE, dans la LCDP, dans la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale, une politique conjointe de la CFP et du Conseil du Trésor, qui exige la prise de mesures d'adaptation durant les processus de dotation, lorsque cela est nécessaire, et dans la Charte canadienne des droits et libertés.
V. Quelles sont les autres nouveautés?
i. Recours
Selon la LEFP, le recours au Tribunal de dotation de la fonction publique (TDFP) est possible pour les personnes dont la candidature n'a pas été retenue et qui sont dans la zone de sélection établie pour des processus de nomination interne annoncés. Ce recours est aussi possible pour toute personne qui se trouve dans la zone de sélection établie pour des processus de nomination interne non annoncés. Cela comprend les membres d'un groupe désigné présents dans la zone de recours, lorsque la zone de sélection aura été restreinte aux membres de groupes désignés.
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