Archivée - Guide sur la mise en œuvre des lignes directrices en matière de discussions informelles



État d'avancement :
Ébauche : document de travail
Date d'entrée en vigueur :
Décembre 2005 (modifiée : Juillet 2009)
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Table des matières

I. Introduction

Le présent guide a été conçu pour aider les conseillers en ressources humaines à mieux comprendre les attentes de la CFP en ce qui a trait à l'application de ses lignes directrices en matière de discussions informelles. Le guide explique en termes pratiques l'application des valeurs fondamentales qui sous-tendent les lignes directrices. Il expose également la façon dont la CFP s'attend à ce que les lignes directrices soient mises en œuvre.

II. Qu'est-ce qu'une discussion informelle?

La discussion informelle est un échange d'information entre la personne dont la candidature n'a pas été retenue au cours d'un processus de nomination interne et la personne qui a pris la décision. Elle peut avoir lieu quand la candidature de la personne n'a pas été retenue dans le processus de nomination parce qu'elle ne possédait pas une qualification essentielle; quand la candidature de la personne n'a pas été retenue pour une nomination donnée parce qu'elle ne satisfaisait pas à au moins un des critères de mérite ou lorsque la personne satisfait à tous les critères de mérite, mais n'est pas considérée pour une nomination à ce moment précis.

La discussion informelle a pour but de transmettre de l'information à la personne dont la candidature n'a pas été retenue de sorte qu'elle puisse comprendre les raisons d'une telle décision. Elle favorise la transparence et a pour objectif d'améliorer la communication durant le processus de nomination, avant qu'une décision définitive liée à une nomination ne soit prise. La discussion informelle doit permettre de discuter de manière informelle; elle n'est pas régie par des règles ou un cadre établi. Il s'agit d'un échange à bâtons rompus entre la personne dont la candidature n'a pas été retenue et la personne qui a pris la décision.

La discussion informelle est semblable à la rétroaction postérieure à la sélection. Or, à la différence de celle-ci, il est possible de s'en prévaloir dès que possible après qu'une personne sait que sa candidature n'est pas retenue. En outre, elle permet de corriger les erreurs ou les omissions en cours de processus, faisant en sorte qu'il n'y ait aucune raison d'attendre que le processus de nomination soit terminé pour y avoir recours.

La discussion informelle fait partie intégrante du processus de nomination, car elle vise à maximiser la possibilité de corriger les erreurs et les omissions et veille à ce que les processus de nomination soient menés d'une manière efficace. Pour aider les organisations à gérer le processus de discussion informelle, plus précisément lorsque la candidature de nombreuses personnes n'a pas été retenue (en l'occurrence, dans le cadre d'un processus de dotation collective), les responsables peuvent prévoir une période de temps qui permettrait à ces personnes de demander la tenue d'une discussion informelle et de déterminer à quel moment les organisations offriront des séances de discussions. Par exemple, les organisations peuvent mettre en place des séances régulières de discussion informelle et proposer aux personnes intéressées dont la candidature n'a pas été retenue des dates pour y assister (en personne, par téléphone ou par d'autres moyens électroniques, etc.).

Lorsque la candidature de nombreuses personnes a été rejetée en même temps dans le cadre d'un processus de nomination et que les raisons de ce rejet ne changent pas (p. ex. une personne n'est pas retenue à l'étape de la présélection qui repose entre autres sur des critères tels que la zone de sélection ou le fait de ne pas posséder l'une des qualifications essentielles), une seule séance de discussion informelle est alors nécessaire.

La discussion informelle ne fait pas partie du processus officiel de plainte

La discussion informelle se distingue d'une plainte déposée auprès du Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP), car, pour avoir accès à cette dernière, il faut qu'une plainte officielle ait été déposée. Or, pour avoir accès à une discussion informelle, il n'est pas nécessaire de déposer une plainte officielle. De même, dans le cas d'une plainte devant le TDFP, le plaignant peut avoir accès à de l'information sur les candidats retenus. Or, au cours d'une discussion informelle, on ne discute que de l'information liée à l'élimination d'une personne. La discussion porte donc principalement sur les raisons qui ont mené à la décision de rejeter la candidature de cette personne.

La discussion informelle diffère de la médiation

La médiation est un autre mécanisme de résolution des différends conçu pour résoudre des conflits. La discussion informelle est un échange d'information entre la personne qui a pris la décision et celle éliminée du processus. Ainsi, il n'y aura pas de tierce partie neutre pour faciliter la discussion, ni d'entente de principe ou de confidentialité. Cela ne veut pas dire que la personne éliminée ne peut pas être accompagnée de quelqu'un lors de la discussion informelle, mais simplement que cette personne devra se contenter d'aider ou d'appuyer la personne éliminée et non d'agir comme médiatrice ou facilitatrice.

La discussion informelle n'est pas un système de gestion informelle des conflits

Le Système de gestion informelle des conflits (SGIC) permet de gérer les conflits. Il incorpore des méthodes alternatives de résolution des conflits à des structures fondées sur le droit (comme le processus de règlement des griefs) pour former un système de gestion des conflits à options multiples. Le but du SGIC est de régler les conflits en milieu de travail par le recours à des méthodes telles que la médiation, le coaching et la facilitation. En revanche, comme on l'a dit plus haut, la discussion informelle est un échange d'information destiné à expliquer pourquoi la candidature de la personne n'a pas été retenue.

Occasionnellement, il se peut que, durant une discussion informelle, un conflit en milieu de travail sous-jacent émerge. Dans de tels cas, le décideur ou la personne qui a été éliminée peut décider de demander l'aide du SGIC organisationnel afin de régler le conflit, mais en tant que question distincte du processus de nomination.

III. Pourquoi avoir des lignes directrices?

Pourquoi la CFP a-t-elle établi des lignes directrices sur la discussion informelle alors qu'elle n'y est pas tenue en vertu de la Loi?

L'un des principes établis dans le préambule de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) est celui de la « volonté réelle de dialogue ». Guidée par ce principe, la Loi met de l'avant un processus appelé discussion informelle. La discussion informelle favorise la communication et, grâce à un échange d'information franc, elle contribue à la création d'un milieu de travail positif. C'est un concept distinct pour toutes les organisations et, en raison de son importance, la CFP a établi des lignes directrices s'y rapportant afin de s'assurer qu'elle sera mise en œuvre correctement dans toutes les organisations. Dans ses lignes directrices, la CFP garantit qu'il y a constance dans l'application puisqu'elle s'occupe de l'opportunité des discussions pour veiller à fournir suffisamment d'information. Ce sont des lignes directrices clés pour la mise en pratique des valeurs directrices de justice et de transparence dans le processus de nomination.

IV. Énoncé des lignes directrices

L'énoncé des lignes directrices prévoit que, durant un processus de nomination interne, les personnes dont la candidature n'est pas retenue se voient offrir la possibilité de discuter de la décision prise, dans les plus brefs délais après la prise de décision. Ainsi, s'il y a des erreurs ou des omissions, elles peuvent être corrigées tôt, ce qui permet au processus de nomination de suivre son cours sans délai. Il se peut que la personne éliminée ait été mal évaluée et que sa candidature nécessite une réévaluation, ou encore que le gestionnaire ait, par mégarde, omis d'évaluer une qualification pour tous les participants et que la décision doive être réexaminée.

En reconnaissant cela le plus tôt possible dans le processus de nomination, on dispose de la latitude nécessaire pour rectifier la situation rapidement, permettant ainsi que la ou les nominations puissent être faites de manière plus efficace.

V. Application

Les lignes directrices sur la discussion informelle s'appliquent uniquement aux processus de nomination internes annoncés et non annoncés.

Dans les processus internes annoncés, les personnes dont la candidature n'a pas été retenue doivent se voir offrir la possibilité de participer à une discussion informelle. Dans le cas des processus de nomination non annoncés, on doit offrir la discussion informelle aux personnes qui sont dans la zone de sélection (selon les exigences de la notification).

La discussion informelle n'est pas requise dans le cas des processus externes de nomination annoncés et non annoncés. De même, la nomination de bénéficiaires de priorité découlant d'un droit de priorité n'est pas considérée comme un processus de nomination. Par conséquent, elle n'est pas assujettie à la discussion informelle. Cependant, pour des raisons de justice et de transparence, on incite les gestionnaires à discuter de leurs décisions avec les bénéficiaires de priorité, ainsi qu'avec les personnes dont la candidature n'a pas été retenue dans les processus externes.

VI. Exigences des lignes directrices

Les lignes directrices de la CFP statuent que les administrateurs généraux doivent faire en sorte que :

  • les personnes soient informées, en temps opportun, de la décision de ne pas retenir leur candidature;
  • les personnes dont la candidature n'a pas été retenue et qui demandent la tenue d'une discussion informelle aient accès à suffisamment d'information les concernant pour pouvoir comprendre la décision et en discuter;
  • les erreurs ou les omissions puissent être corrigées, le cas échéant;
  • les personnes sachent que la participation à une discussion informelle n'élimine en aucun cas le droit de porter plainte devant le TDFP.

Ce faisant, on aide à assurer la justice et la transparence du processus de nomination. Les personnes non retenues reçoivent l'information voulue pour discuter de la décision et la comprendre. Les gestionnaires, de leur côté, disposent de la latitude nécessaire pour corriger une éventuelle erreur afin d'assurer un processus juste. En se conformant à ces exigences fondamentales, même si le processus mis en place par les administrateurs généraux n'a pas de caractère officiel, les personnes sont traitées de manière juste et transparente.

Avant de mettre en branle un processus de nomination, il faut prendre en compte la façon dont le processus de discussion informelle sera géré. À titre d'exemple, pour respecter les exigences liées aux lignes directrices de la CFP sur l'importance d'une rétroaction complète et en temps opportun, il faut faire une place à la discussion informelle. On doit donc déterminer comment et quand communiquer les résultats du processus de nomination ainsi que le recours éventuel à une discussion informelle. De même, il importe de se demander ce qui devra être communiqué et comment sera menée la discussion informelle (p. ex. rencontre en personne, conférence téléphonique, courriel).

Les personnes sont informées en temps opportun de la décision de ne pas retenir leur candidature

La discussion informelle qui se tient peu de temps après la prise de décision de ne pas retenir la candidature d'une personne peut aider à éviter les retards dans le processus de nomination, dans l'éventualité où il faudrait y apporter des ajustements ou des corrections. De plus, puisque la discussion informelle permet un échange d'information à bâtons rompus qui peut mener à une meilleure compréhension de la raison de la décision et de la façon dont elle a été prise, cela pourrait réduire les recours officiels.

On peut prendre la décision d'éliminer une personne à n'importe quel moment du processus de nomination, soit à chaque point de décision servant à déterminer les personnes qui poursuivront le processus. Par exemple, cela peut se faire à l'étape de la présélection, à celle de l'examen écrit ou de l'entrevue, ou lors de la vérification des références. Ce peut être également à la fin du processus de nomination quand on informe les personnes du nom des personnes qu'on envisage de retenir aux fins de la nomination.

Le terme « candidature non retenue » peut vouloir dire à propos d'une personne :

  • qu'elle a été éliminée du processus de nomination parce qu'elle ne possède pas au moins une des qualifications essentielles;
  • qu'elle a été éliminée d'une nomination donnée parce qu'elle ne possède pas une des qualifications constituant un atout, ou en raison des besoins organisationnels ou des exigences opérationnelles;
  • qu'elle répond à tous les critères de mérite, mais que sa candidature n'est pas retenue pour l'instant pour une nomination.

Exemples de situations où la candidature d'une personne n'est pas retenue :

  • Présélection : une personne peut être éliminée à l'étape initiale du processus de nomination en fonction de l'information disponible et sur n'importe quel facteur comme la zone de sélection, les études, l'expérience, les titres professionnels, les exigences opérationnelles, les langues officielles, etc.
  • Résultats de l'évaluation : il est possible qu'un test ou un examen soit administré au cours du processus de nomination afin d'évaluer toutes les qualités ou certaines d'entre elles. Si la candidature d'une personne n'est pas retenue en raison de ses résultats à un test, c'est alors qu'on devrait lui offrir la possibilité d'avoir une discussion informelle. Il en va de même pour la vérification des références, qui peut être utilisée aux fins de l'évaluation à tout moment au cours d'un processus de nomination. De plus, si la décision est prise d'éliminer la candidature d'une personne à la suite de la vérification des références, une discussion informelle peut alors avoir lieu.
  • Notification de candidature retenue : quand une personne n'a pas été éliminée à une étape initiale du processus, cette notification est le moyen par lequel elle est informée du nom de la personne dont la candidature a été retenue aux fins de la nomination. La personne éliminée peut alors demander la tenue d'une discussion informelle pour savoir pourquoi elle n'a pas été retenue pour ladite nomination. C'est particulièrement important dans le contexte des processus de nomination non annoncés puisque cette notification serait le moyen par lequel on informe la personne dans la zone de sélection que sa candidature n'a pas été retenue.

Comment intégrer la discussion informelle dans le processus de nomination?

Les organisations doivent informer les personnes prenant part à un processus de nomination interne qu'elles ont accès à une discussion informelle. Les lignes directrices de la CFP en matière de discussions informelles ne prescrivent pas la façon de faire. Les organisations disposent donc de la latitude voulue pour transmettre aux personnes dont la candidature n'a pas été retenue les renseignements s'y rapportant de la manière qui leur convient le mieux.

Exemples de façons d'informer les personnes au sujet de l'accès à une discussion informelle :

  • lorsqu'il s'agit d'un processus de nomination annoncé, fournir, dans l'annonce, de l'information sur le recours éventuel à une discussion informelle ainsi que le nom de la personne avec qui communiquer;
  • lorsqu'il s'agit d'un processus de nomination non annoncé, fournir l'information et y inclure le calendrier de communication des notifications de candidature retenue aux personnes faisant partie de la zone de sélection;
  • fournir des renseignements sur la discussion informelle dans la lettre ou le courriel informant les personnes que leur candidature n'a pas été retenue;
  • fournir de l'information générale sur le site intranet de l'organisation au sujet de la disponibilité d'une discussion informelle pour les processus de nomination annoncés et non annoncés.

Les personnes dont la candidature n'a pas été retenue et qui demandent la tenue d'une discussion informelle doivent avoir accès à suffisamment d'information les concernant pour pouvoir comprendre la décision et en discuter

Les personnes qui participent à une discussion informelle devraient pouvoir discuter de toute information se rapportant à leur candidature qui les aiderait à comprendre la décision de les éliminer. Il pourrait s'agir de tout facteur pris en compte, notamment les critères liés au mérite qui ont été utilisés, la façon dont l'évaluation a été faite et l'évaluation de la candidature. Aussi l'information fournie lors d'une discussion informelle devrait-elle se rapporter seulement à la personne qui n'est plus considérée pour la nomination. La discussion informelle doit respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui assure la confidentialité de l'information personnelle au sujet d'un tiers.

Il est important de noter qu'une discussion informelle peut être tenue à l'aide de tous les moyens considérés comme les plus efficients et efficaces. Par exemple, dans le cas de personnes vivant en milieu éloigné, il n'est pas nécessaire d'avoir une discussion en personne. En effet, l'information peut être communiquée par courriel, par téléphone, par vidéoconférence, etc.

Lorsque plusieurs personnes ont des questions similaires ou des préoccupations communes liées au fait que leur candidature n'a pas été retenue, il peut être approprié de tenir des séances de discussions informelles en groupe pour donner des renseignements généraux concernant notamment les critères de mérite ou le plan d'affaires et de ressources humaines de l'organisation. Cela n'empêche pas, cependant, les candidats non retenus de demander la tenue d'une discussion informelle individuelle pour aborder des préoccupations plus particulières. Il importe que les personnes ne se sentent pas forcées de renoncer à la possibilité d'une discussion informelle individuelle lorsque des séances de groupe sont mises à leur disposition.

La LEFP permet la restriction de la zone de sélection aux groupes désignés aux fins de l'équité en matière d'emploi. De plus, les critères de mérite peuvent comprendre les besoins organisationnels déterminés par l'administrateur général. Il peut s'agir notamment de la représentativité dans l'organisation. Dans le processus de discussion informelle, aux fins de la justice et de la transparence, les personnes doivent être informées du fait que la zone de sélection a été limitée aux membres des groupes désignés ou du fait que la nécessité d'accroître la représentation des groupes désignés a été établie comme besoin organisationnel et qu'une telle décision a été prise en sachant très clairement qu'elle serait divulguée. On pourrait donc, au cours de discussions informelles, divulguer le fait qu'un membre d'un groupe désigné a présenté sa candidature lors d'un processus de nomination réservé aux membres des groupes visés par l'équité en matière d'emploi et qu'il s'est déclaré comme tel. Bien entendu, à des fins de transparence, les exigences liées à l'auto-déclaration et le fait que cette information pourrait être divulguée devraient figurer dans l'annonce.

Les erreurs ou les omissions peuvent être corrigées, le cas échéant

Cette exigence des lignes directrices ajoute à la souplesse qu'assure la discussion informelle. Les erreurs et les omissions peuvent être corrigées dès qu'elles sont repérées, durant le processus de nomination, assurant ainsi la prise de meilleures décisions. Par exemple, si on se rend compte qu'une personne a été éliminée à tort et qu'il faudrait reconsidérer sa candidature, il est possible de rectifier facilement la situation.

Il importe de noter et de tenir compte du fait que de corriger une erreur touchant une personne peut avoir une incidence sur d'autres personnes dans le processus de nomination. À titre d'exemple, pour préserver la valeur de justice, il pourrait être nécessaire de réévaluer les autres personnes si l'on déterminait qu'un outil d'évaluation était erroné.

Les personnes savent que la participation à une discussion informelle ne compromet en aucun cas le droit de porter plainte devant le TDFP

La discussion informelle n'est pas un recours. Par conséquent, elle ne devrait pas être considérée comme en faisant partie. Elle consiste uniquement à incorporer un échange dans un processus de nomination avant que la décision définitive ne soit prise. Une plainte au TDFP ne peut être faite qu'après émission de la notification d'une nomination ou d'une proposition de nomination.

Le droit de porter plainte auprès du TDFP ne s'applique pas à un processus de nomination fondé sur les qualités du titulaire, comme l'a défini la Commission à l'article 2 du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique. Ces personnes peuvent porter plainte dans le cadre du mécanisme de recours établi par leur organisation.

VII. Autres exigences

Les lignes directrices en matière de discussions informelles renvoient à deux lignes directrices clés qui ont une incidence sur la communication dans le processus de discussions informelles.

En premier lieu, les lignes directrices de la CFP en matière de langues officielles dans le processus de nomination ont trait à la communication de l'information. De la même manière que toute personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix sans égard à la langue ou au lieu de travail, toute personne a le droit de participer à une discussion informelle dans la ou les langues officielles de son choix.

En second lieu, la politique du Conseil du Trésor sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale exige que l'on s'adapte aux besoins spéciaux des personnes handicapées. Cela se fait lorsque ces mesures n'imposent pas de contraintes excessives et que l'on s'assure que les personnes handicapées reçoivent toute l'information rapidement et dans un format qui leur convient.

VIII. Références

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

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