Archivée - Série d'orientation – Annonces dans le processus de nomination



État d'avancement :
Ébauche : document de travail
Date d'entrée en vigueur :
Décembre 2005
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Documents connexes :

Table des matières


1. Introduction

Le présent document donne suite aux textes précédents sur le sujet et doit ainsi être lu et interprété en rapport avec ceux-ci. Il s'agit de :

  • l'énoncé des lignes directrices
  • le Guide sur la mise en oeuvre des lignes directrices en matière d'annonces dans le processus de nomination;
  • les éléments à prendre en compte lors de l'annonce du processus de nomination;
  • les questions et réponses.

Ce document vise à faciliter la démarche à suivre pour les annonces de processus de nomination, lorsque les administrateurs généraux ou administratrices générales et leurs délégataires ont convenu de recourir à un processus de nomination annoncé, puis indique la façon de procéder dans le contexte de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Le document décrit aussi les responsabilités et obligations des gestionnaires subdélégués et des personnes participant au processus. Le nouveau contexte législatif apporte des assouplissements au regard de l'annonce du processus, mais les gestionnaires subdélégués sont tenus d'adopter les normes minimales d'affichage.


2. Mise en contexte

Le présent document s'applique aux annonces liées aux processus de nomination interne et externe.

Généralement, l'annonce est disponible sur support imprimé (journaux, revues, télécopieur, photocopie) ou électronique (page Web). Cette mesure fondamentale souscrit à l'énoncé des lignes directrices et aux objectifs qui en découlent, c'est-à-dire veiller à ce que les personnes comprises dans la zone de sélection aient une chance raisonnable de présenter leur candidature, et voir à ce que les communications soient diffusées dans les deux langues officielles.

On peut également afficher une annonce dans des endroits publics, notamment à l'occasion des salons d'emploi ou des forums de recrutement. Cette dernière méthode est particulièrement efficace lorsqu'on veut cibler des groupes potentiels de personnes qualifiées. Pour ce qui est des annonces liées aux processus de nomination interne, les administrateurs généraux ou administratrices générales doivent utiliser le portail commun, soit publiservice.gc.ca, lorsque la zone de sélection est interministérielle. En revanche, lorsque la zone de sélection se situe à l'intérieur d'une organisation, on peut afficher uniquement sur le site intranet de celle-ci, ou utiliser tout autre moyen de diffusion permettant de communiquer avec les candidates et candidats potentiels qui font partie de la zone de sélection; par exemple, on peut acheminer un courriel à tout le personnel d'une même direction générale.

En ce qui a trait aux annonces liées aux processus de nomination externe, les administrateurs généraux et administratrices générales doivent utiliser soit le portail commun du site emplois.gc.ca, le service téléphonique Infotel, ou tout autre service téléphonique offert par un fournisseur.

Les portails communs - publiservice.gc.ca et emplois.gc.ca - constituent des normes minimales. Lorsqu'un administrateur général ou administratrice générale et leurs délégataires souhaitent accroître la visibilité d'une annonce, c'est au moyen de journaux, de revues spécialisées ou d'autres médias reconnus qu'ils y arriveront, car tous ces médias permettent d'atteindre une plus grande population de candidates et candidats potentiels.


3. Responsabilités

Les administrateurs généraux ou administratrices générales et leurs délégataires sont responsables du contenu global, de la qualité, de l'uniformité, de la conception et du placement de toutes les annonces de processus de nomination interne et externe qu'ils initient. Il s'agit d'une responsabilité qui les engagent à offrir aux personnes intéressées une occasion raisonnable de poser leur candidature.Ce faisant, il est nécessaire de fournir une qualité et une quantité de renseignements suffisants sur le poste à combler ainsi qu'un délai raisonnable pour poser leur candidature.

Dans le cadre d'un processus de nominations s'adressant tout autant à des fonctionnaires qu'au grand public, les occasions d'emploi peuvent être annoncées dans les journaux ou publications spécialisées, et doivent également être diffusées sur les portails communs de la fonction publique fédérale, soit publiservice.gc.ca et emplois.gc.ca. Lorsque l'on fait appel aux médias, il importe de consulter la Loi sur les langues officielles (LLO), notamment les articles 11 et 30 qui portent sur les textes (avis et annonces) que les institutions fédérales doivent ou peuvent publier, et sur les modes de communication à privilégier avec le public, dans les deux langues officielles.

Dans le contexte de processus de nominations s'adressant aux fonctionnaires de la fonction publique, l'organisation peut se prévaloir uniquement du portail de Publiservice.

En ce qui a trait aux processus de nominations internes s'adressant à une organisation donnée, celle-ci peut recourir au moyen qu'elle juge le plus approprié pour l'appel de candidatures; elle pourrait ainsi avoir recours à son site intranet.


4. Éléments de l'annonce

Pour uniformiser la présentation des annonces et respecter les lignes directrices du programme fédéral de coordination de l'image de marque, tous les éléments ci-après doivent figurer dans les annonces de recrutement externe.

4.1 Présentation graphique

La présentation graphique doit être conçue en fonction des indications contenues dans le Programme de coordination de l'image de marque du Secrétariat du Conseil du Trésor (chapitre 5.1. - Publicité : Lignes directrices relatives à l'image de marque).

Les normes et les lignes directrices, qui sont utilisées selon les dispositions de la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque, veillent à ce que les institutions soient identifiées d'une manière uniforme et facilement reconnaissable par le public, à l'aide d'une vaste gamme d'applications d'image de marque.

Le grand public sera mieux servi s'il trouve des informations communes sur des sites partagés affichant des mises en page faciles à reconnaître.

4.2 Titre du poste

Le titre du poste doit être clair et compréhensible pour le grand public. En effet, bon nombre de lecteurs portent d'abord attention au titre du poste lorsqu'ils parcourent les annonces d'emplois. Il est parfois préférable d'utiliser une autre désignation que le titre normalement employé dans la description du poste, de sorte que la population comprenne mieux en quoi consiste cet emploi.

Pour les annonces publiées en français, il faut utiliser les deux genres dans le titre et le texte de l'annonce. Il faut, par exemple, employer les titres « Directeur ou Directrice » et non « Directeur(trice). »

4.3 Énoncé sur l'équité en matière d'emploi

Que ce soit pour appuyer les valeurs directrices ou pour combler un besoin organisationnel à titre de critère de mérite, les administrateurs généraux ou administratrices générales et leurs délégataires peuvent utiliser les formules reconnues sur l'équité en matière d'emploi qui sont utilisées dans les annonces de la fonction publique, à savoir :

  • nous respectons l'équité en matière d'emploi;
  • nous souscrivons aux principes d'équité en matière d'emploi;
  • nous avons pris l'engagement de constituer un milieu de travail où les différences sont appréciées et respectées;
  • la diversité fait notre force;
  • nous avons pour mandat d'assurer que la population canadienne soit servie par une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative de la société canadienne.

Dans un processus bien défini où l'on cherche à attirer particulièrement des membres de groupes désignés, il est possible de préciser cette information, notamment sur la façon dont on procédera au moment de l'évaluation pour permettre aux candidates et candidats potentiels de ces groupes de se prévaloir, au besoin, de mesures d'adaptation (voir information détaillée ci-après). De même, lorsque la zone de sélection est restreinte à des membres de groupes désignés, l'annonce doit inviter les candidats et candidates à s'identifier comme tels. Cette exigence permet aux candidates et candidats d'être pleinement pris en compte, tout en assurant la confidentialité de ce renseignement personnel.

De façon générale, les informations contenues dans les annonces devraient tenir compte des dispositions élaborées dans la série d'orientation sur l'intégration de l'équité en emploi dans les processus de nomination.

4.4 Mesures d'adaptation

Les administrateurs généraux ou administratrices générales et leurs délégataires sont responsables, en vertu de la présente législation et des lignes directrices, de prendre des mesures d'adaptation visant à éliminer les obstacles et autres inconvénients indus qui pourraient entraîner des pratiques discriminatoires au moment du processus de nomination. Cette responsabilité doit être particulièrement prise en compte lorsqu'on s'adresse à des membres de groupes désignés.

Les administrateurs généraux ou administratrices générales et leurs délégataires sont priés d'utiliser l'énoncé de mesures d'adaptation qui a été approuvé, à savoir :

« La fonction publique du Canada s'est engagée à instaurer des processus de sélection et de nomination et un milieu de travail inclusifs qui n'entraînent pas d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet de ce processus, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de l'organisation de vos besoins en matière de mesures d'adaptation afin de vous assurer une évaluation juste et équitable. »

4. 5 Énoncé sur les langues officielles

Un énoncé en matière de langues officielles devrait figurer dans toutes les annonces. Si l'annonce est publiée en français, l'énoncé doit être formulé comme suit :

« This information is available in English ». Si l'annonce est publiée en anglais, il faut plutôt utiliser l'énoncé suivant : « Vous pouvez obtenir ces renseignements en français ».

Il n'est pas nécessaire d'inclure l'énoncé en matière de langues officielles si l'annonce est publiée simultanément en français et en anglais dans le même journal ou en version bilingue.

4.6 Exigences linguistiques

L’annonce d’un processus de nomination externe devrait préciser les exigences linguistiques du poste à pourvoir comme suit :

  • Anglais ou français essentiel;
  • Anglais essentiel;
  • Français essentiel;
  • Bilingue – non impératif (y compris le profil linguistique et le niveau de compétence requis pour le poste);
  • Bilingue – impératif (y compris le profil linguistique et le niveau de compétence requis pour le poste); ou
  • Exigences linguistiques et (ou) profils variés.

Pour l'annonce d'un processus de nomination interne, la fonction publique doit afficher les postes comme étant soit unilingue (anglais essentiel, ou français essentiel, ou anglais ou français essentiel), soit bilingue (anglais et français essentiels). Pour ce qui est des postes bilingues, l'annonce doit afficher le profil linguistique et le niveau de compétence requis. L'annonce doit également préciser s'il s'agit d'une nomination impérative ou non impérative.

4.7 Les langues officielles en matière de publicité de recrutement

En matière d'annonces destinées au public, les administrateurs généraux ou administratrices générales et leurs délégataires sont tenus de se conformer aux dispositions de la Loi sur les langues officielles (LLO), particulièrement à l'article 11 traitant des avis et annonces. En outre, lorsque l'on fait appel aux médias imprimés pour annoncer un processus de nomination externe n'importe où au Canada, l'annonce doit paraître dans les deux langues officielles. À cet égard, il est indiqué de consulter la Série d'orientation - Les langues officielles dans le processus de nomination.

Toute annonce de recrutement externe doit être publiée dans les deux langues officielles, dans les limites de la zone de sélection choisie, sans égard aux exigences linguistiques du poste à pourvoir. Cette exigence s'applique également aux annonces qui sont affichées sur les portails communs.

Il faut éviter de publier des annonces bilingues dans un médium à moins qu'il s'agisse d'une publication bilingue ou encore, qu'aucune publication n'existe dans la langue officielle de la minorité.

Lorsque l'on applique la zone nationale de sélection, il n'existe aucun journal francophone permettant de joindre la population francophone en temps opportun, dans toutes les régions du pays. L'administrateur général ou administratrice générale et ses délégataires doivent donc s'assurer que l'agence de publicité veille à ce que le choix des médias soit propice et réponde aux exigences de la LLO.

Lorsque la zone de sélection n'est pas nationale, et que l'annonce est publiée dans le Globe and Mail ou le National Post, la presse francophone équivalente doit couvrir la zone de sélection visée.

En outre, il peut arriver que la zone de sélection établie pour le poste annoncé, ou une partie de cette zone, ne soit couverte par aucune publication dans la langue officielle de la minorité. Dans ce cas, il faut avoir recours à des solutions de remplacement qui sont conformes aux obligations de la LLO.

Exemple :

La zone de sélection choisie englobe les villes A, B et C, mais seules les villes A et B sont desservies par un journal publiant dans la langue officielle de la minorité. Il faut alors publier une annonce bilingue dans un médium couvrant la ville C, conformément aux dispositions de la LLO.

Quand il s'agit d'un processus de nomination interne, l'annonce doit généralement paraître dans les deux langues officielles. Il y a une exception permettant une annonce unilingue, par contre deux conditions doivent être respectées : l'annonce paraît dans une région désignée unilingue aux fins de la langue de travail (le travail n'exigeant que la connaissance et l'utilisation de cette langue) et les portails communs ne sont pas utilisés (publiservice.gc.ca et emplois.gc.ca) pour la diffuser. Une annonce unilingue doit cependant comprendre un énoncé dans l'autre langue officielle, précisant que l'information est disponible dans l'autre langue. Dans tous les cas, y compris l'exception mentionnée, toute personne requérant de l'information relative à l'annonce d'une occasion d'emploi est en droit de la recevoir dans la langue officielle de son choix. De plus, l'organisation a l'obligation de lui communiquer cette information en temps opportun.

Pour s'assurer que les administrateurs généraux ou administratrices générales et leurs délégataires remplissent bien leurs responsabilités au chapitre des langues officielles, ils sont invités à consulter les lignes directrices en matière de Langues officielles dans le processus de nomination ainsi que le Guide de mise en oeuvre des lignes directrices en matière de langues officielles dans le processus de nomination .


5. Autres éléments à prendre en compte

L'annonce peut également contenir tout autre élément d'information que l'organisation jugera pertinente. Ces éléments devraient veiller à ce que l'information soit suffisamment adéquate pour permettre aux candidats et candidates de prendre la décision de postuler ou non. À cet égard, il n'y a pas lieu de modifier les pratiques antérieures au cours desquelles l'information insérée dans les annonces a toujours été reconnue comme suffisante. Il s'agit plutôt d'adopter la nouvelle terminologie de la législation en vigueur.

À cet égard, les gabarits qui se trouvent sur le site de Publiservice sont très utiles et peuvent servir, à juste titre, de matériel de référence pour trouver l'information que l'on doit communiquer aux candidats et candidates. L'utilisation d'hyperliens peut s'avérer efficace dans la présentation de l'information et permet d'éviter la reproduction inutile de renseignements dans l'annonce. En revanche, si l'ajout de renseignements permet d'augmenter l'efficacité de l'annonce et le nombre de candidatures, les administrateurs généraux ou administratrices générales et leurs délégataires sont invités à le faire.

De même, il appartient aux administrateurs généraux ou administratrices générales et à leurs délégataires, qui optent pour l'utilisation des portails communs emplois.gc.ca et publiservice.gc.ca, de choisir la façon dont ils veulent le faire; par exemple, en ayant recours à un hyperlien.

5.1 Appel de candidatures et date limite

L'annonce devrait se terminer par un paragraphe de clôture qui invite les fonctionnaires et le grand public à poser leur candidature et précise la date limite à laquelle toutes les candidatures doivent être reçues. Bien que le mode de réponse préconisé soit le formulaire électronique pour soumettre sa candidature « en direct », il est important d'inclure dans l'annonce une adresse complète pour les personnes qui choisissent plutôt de remplir la version papier du formulaire de demande d'emploi. Puisque l'adresse du site Web est intégrée à la présentation graphique de l'annonce, il est inutile de la répéter dans le paragraphe de clôture. Voici un exemple de conclusion :

« Si cette occasion d'emploi vous intéresse, n'hésitez pas à soumettre votre candidature en direct ou faites parvenir votre curriculum vitae à l'adresse suivante, en indiquant le numéro de référence XXX, au plus tard le (date) à : (adresse). »

5.2 Coordination du graphisme et de l'image

Toutes les annonces de la fonction publique devraient contenir le terme « Canada ». Les organismes qui affichent tant à l'interne qu'à l'externe peuvent utiliser soit des symboles liés aux programmes, soit des images de marque. Toutes ces exigences sont précisées dans les politiques qui ont été élaborées à cet effet sur le site web du Secrétariat du Conseil du Trésor. Leurs liens électroniques sont également fournis dans le Guide de mise en oeuvre des Lignes directrices en matière d'annonces dans les processus de nomination.

5.3 Demande de renseignements

Les administrateurs généraux ou administratrices générales et leurs délégataires devraient pouvoir répondre, en temps opportun, à toute demande additionnelle de renseignements en provenance de candidates et candidats potentiels. Cette mesure vise à appuyer l'adhésion aux valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité.

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