Archivée - Série d'orientation - Mesures correctives et révocation
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Selon la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), les administrateurs généraux et les administratrices générales ont, le pouvoir de révoquer les nominations auxquelles ils ou elles ont procédé ou de prendre des mesures correctives lorsqu'ils ou elles constatent qu'une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a influé sur la sélection d'une personne pour une nomination interne.
Le présent document a pour but de fournir quelques principes et conseils pratiques sur la façon dont un administrateur général ou une administratrice générale déterminera quelle mesure corrective est appropriée dans les circonstances. Il est important de reconnaître que toutes les situations sont différentes les unes des autres, et que pour prendre la mesure corrective appropriée, il faudra faire preuve de jugement en ce qui concerne les circonstances de la situation en question.
Le présent document ne vise pas à déterminer quand un administrateur général ou une administratrice générale doit ou non mener une enquête sur une éventuelle irrégularité touchant un processus de nomination, ni quand un ou une fonctionnaire doit déposer une plainte auprès du Tribunal de la dotation de la fonction publique ou porter l'affaire à l'attention de l'administrateur général ou de l'administratrice générale. Le présent document prend pour acquis qu'une enquête a été menée au sein de l'organisation et que l'administrateur général ou l'administratrice générale a constaté qu'une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a eu lieu. Le présent document tente de répondre à la question suivante : si je relève une irrégularité, que dois-je faire?
Dans le présent document, nous avons utilisé le terme « irrégularité » pour englober les termes « erreur » et « omission » et, dans certains cas, le terme « conduite irrégulière. »
La LEFP établit les pouvoirs de l'administrateur général ou de l'administratrice générale en matière de mesures correctives et révocations. Le paragraphe 15(3) stipule ce qui suit :
« Dans les cas où la Commission autorise un administrateur général à exercer le pouvoir de faire des nominations dans le cadre d'un processus de nomination interne, l'autorisation doit comprendre le pouvoir de révoquer ces nominations -- et de prendre des mesures correctives à leur égard -- dans les cas où, après avoir mené une enquête, il est convaincu qu'une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a influé sur le choix de la personne nommée ».
Comme il s'agit d'un nouveau pouvoir pour les administrateurs généraux et les administratrices générales, et en raison de la gravité des conséquences éventuelles des décisions prises (perte d'emploi), la CFP a émis des Lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations énonçant les exigences pour garantir un processus de mesures correctives et de révocations juste et transparent. Les lignes directrices de la CFP obligent aussi les organisations à élaborer leurs propres lignes directrices à cet égard. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter Guide sur l'établissement des lignes directrices requises par la CFP.
La LEFP stipule que l'administrateur général ou l'administratrice générale ne peut pas subdéléguer le pouvoir de révoquer des nominations. L'administrateur général ou l'administratrice générale peut subdéléguer le pouvoir de prendre des mesures correctives. Ainsi, aux fins du présent document, le terme « administrateur général ou l'administratrice générale » comprendra les personnes subdélégataires, sauf lorsqu'il est question de la révocation d'une nomination interne.
L'objectif d'une mesure corrective est de corriger une erreur ou une omission relevée pendant une enquête pour s'assurer que les nominations sont effectuées conformément à la LEFP, au Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP) et aux lignes directrices de la CFP et de l'organisation. En ce qui concerne la conduite irrégulière, l'objectif peut être double - corriger l'irrégularité entraînée par la conduite irrégulière et empêcher que la conduite en question se produise de nouveau.
La LEFP établit clairement que les mesures correctives et les révocations peuvent avoir lieu uniquement si une enquête a été menée et si l'administrateur général ou l'administratrice générale est convaincu(e) qu'une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a influé sur la sélection d'une personne en vue d'une nomination. L'objectif de l'enquête est de déterminer s'il y a eu une erreur, une omission ou une conduite irrégulière dans un processus de nomination. L'enquête peut comprendre un examen du dossier ou la conduite d'entrevues auprès des évaluateurs ou évaluatrices, de ou de la gestionnaire et des personnes ayant participé au processus pour établir les faits se rapportant à l'irrégularité alléguée. Comme la mesure corrective est prise par rapport à l'irrégularité relevée, il est important de s'assurer que les rapports d'enquête sont exacts et complets, et qu'ils identifient clairement l'irrégularité. La CFP a produit un autre document dans le cas de la présente série de documents d'orientation intitulé Pratiques exemplaires en matière d'enquête, qui fournit des conseils pratiques aux personnes qui entreprennent des enquêtes au nom de l'administrateur général ou de l'administratrice générale.
Une fois l'enquête terminée, l'administrateur général ou l'administratrice générale décidera, en se fondant sur les faits relevés pendant l'enquête, s'il y a eu une erreur, une omission ou une conduite irrégulière qui a influé sur la sélection d'une personne en vue d'une nomination. Dans l'affirmative, l'administrateur général ou l'administratrice générale doit décider s'il y a lieu de prendre une mesure corrective ou de révoquer la nomination. Le point de départ de la décision liée à la mesure corrective est également le rapport d'enquête, qui identifie l'irrégularité relevée.
La détermination de l'incidence de l'irrégularité comporte deux aspects :
- Qui a été affecté par l'erreur ou l'omission?
- S'il y a lieu, quelles parties du processus de nomination doivent être corrigées?
Par exemple, si l'erreur identifiée était de ne pas avoir fourni les mesures d'adaptation appropriées à une personne pendant un test, la mesure corrective serait vraisemblablement appliquée pour cette personne seulement. Cependant, si le comité d'évaluation a omis d'évaluer un critère de mérite comme l'« initiative », la mesure corrective utilisée pour remédier à l'omission consisterait à évaluer toutes les personnes qui s'étaient rendues à cette étape dans le processus d'évaluation.
Si une erreur a été commise dans l'établissement des qualifications essentielles pour le poste en question, il peut être nécessaire de recommencer le processus en annonçant de nouveau le processus de nomination et en énonçant les qualifications essentielles appropriées. Un type de mesure corrective très différent serait adopté lorsque l'irrégularité relevée est liée au fait que les cotes accordées à certains candidats et candidates pour une capacité en particulier ont été enregistrées de façon inexacte. Seule cette partie précise du processus devrait être corrigée.
Que faire si une irrégularité est relevée pendant l'enquête, mais qu'elle n'a aucun effet sur la personne sélectionnée en vue d'une nomination?
La LEFP stipule clairement que l'irrégularité relevée doit avoir « influé sur le choix de la personne nommée. » Par exemple, une enquête peut mener à la conclusion qu'on n'a pas accordé assez de temps à un certain nombre de candidats et de candidates pour leur permettre de préparer une présentation pendant l'évaluation des capacités. Toutefois, cette erreur n'a pas eu d'incidence sur la sélection finale en vue d'une nomination, car aucun de ces candidats et candidates possédait la qualification constituant un atout (grade de maîtrise) appliquée par le ou la gestionnaire. Il n'y aurait alors pas lieu de prendre une mesure corrective parce que l'erreur n'a pas influé sur le choix de la personne sélectionnée en vue de la nomination. Remarque : cependant, si le processus doit être utilisé pour procéder à d'autres nominations, le ou la gestionnaire peut décider de réévaluer les personnes qui n'ont pas eu assez de temps, car cette erreur peut avoir une incidence sur la sélection de personnes en vue de nominations futures.
Une annonce d'emploi qui ne mentionnait pas la norme de qualification minimale pour un poste d'ingénieur peut constituer un autre exemple d'erreur qui n'a influé sur la personne sélectionnée en vue d'une nomination. Toutefois, toutes les personnes qui ont participé au processus répondaient à la norme de qualification minimale. Dans une telle situation, l'erreur survenue dans l'annonce n'a pas influé sur la personne sélectionnée en vue d'une nomination, et aucune mesure corrective n'a à être prise dans le processus de nomination en question. Par contre, une mesure peut être prise pour rappeler aux gestionnaires qu'ils ou elles doivent vérifier les normes de qualification avant d'annoncer de futurs processus.
L'administrateur général ou l'administratrice générale a le pouvoir discrétionnaire de décider quelles mesures correctives prendre ou de révoquer ou non une nomination. Pour exercer ce pouvoir discrétionnaire, il faut tenir compte des facteurs suivants :
- La mesure corrective doit attaquer l'irrégularité relevée. Par exemple, si l'irrégularité relevée montrait que la personne nommée ne possédait pas une des qualifications essentielles, il n'existera peut-être pas d'autres possibilités que de révoquer la nomination.
- Si possible, l'erreur ou l'omission doit être corrigée sans qu'on doive reprendre le processus de nomination au complet. Les processus de nomination exigent beaucoup de temps, d'efforts et d'argent et ne doivent être repris que si c'est absolument nécessaire.
- L'incidence l'erreur sur la décision en matière de sélection du ou de la gestionnaire. Comme il est indiqué ci-dessus, si l'erreur n'a pas influé sur la sélection finale, l'administrateur général ou l'administratrice générale peut décider de ne pas prendre de mesures correctives.
- La nature du processus. Si on a entrepris de doter un poste par la voie d'un processus non annoncé, la mesure corrective mettra l'accent sur la personne nommée. Cependant, si un processus annoncé était mené pour procéder à des nominations à de nombreux postes, il pourrait être nécessaire d'appliquer une mesure corrective à toutes les personnes concernées.
- Le même type d'erreur ou d'omission a-t-il été commis dans d'autres processus? Si tel est le cas, cette situation pourrait révéler une conduite irrégulière ou un manque de compréhension des lignes directrices en matière de nomination de la part des gestionnaires.
- Une décision concernant les mesures correctives doit être prise dès que l'irrégularité a été relevée. Il est important que l'intégrité d'un processus de nomination soit maintenue, qu'on considère que la direction prend les erreurs au sérieux et qu'elle accorde la priorité au redressement des irrégularités pour s'assurer que les sélections sont faites en se fondant sur le mérite. Cela entraînera également moins de perturbations pour les personnes concernées, surtout celles qui ont été nommées et dont les attentes augmentent avec le temps passé dans le poste.
- S'assurer que toutes les personnes concernées ont eu l'occasion de se faire entendre. Souvent, cette possibilité sera offerte pendant le processus d'enquête, mais dans certains cas, l'enquête peut être très simple et les faits peuvent être confirmés au terme d'un examen du dossier. Les personnes concernées peuvent être consultées quant à la mesure corrective proposée.
- Il est important que l'administrateur général ou l'administratrice générale reconnaisse qu'il y a eu erreur, omission ou conduite irrégulière et communique les motifs de la mesure corrective qui sera prise ou ceux pour lesquels aucune mesure ne sera prise. La transmission de cette information accroîtra la transparence et la perception de justice.
- La cohérence dans l'application des mesures correctives ou de révocations. L'administrateur général ou l'administratrice générale peut prendre en compte ce qui a été fait dans des situations semblables dans l'organisation ou quelles mesures correctives ont été prises par d'autres organisations dans des circonstances semblables.
La mesure corrective peut varier selon les circonstances. Toutefois, nous pouvons regrouper les types de mesures correctives en cinq grandes catégories :
Cette option constitue le plan d'action habituel lorsqu'une erreur ou une omission est relevée dans au moins une partie de l'évaluation. Par exemple, le comité d'évaluation peut avoir fait abstraction d'un critère de mérite. On peut remédier à cette omission en exigeant que le comité d'évaluation évalue les candidats et les candidates en se fondant sur le critère de mérite omis et en intégrant cette information dans la décision finale liée à la sélection. Si l'administrateur général ou l'administratrice générale constate qu'un comité d'évaluation a commis une erreur en utilisant un outil d'évaluation en particulier, la mesure corrective pourrait consister à choisir un outil approprié permettant d'évaluer la qualification en question, et à ne pas prendre en compte l'information recueillie pendant l'évaluation précédente de cette qualification. Dans les deux cas, l'évaluation de tous les autres critères de mérite faite dans le cadre du processus d'évaluation resterait pertinente.
Il existe souvent plus d'une façon de prendre une mesure corrective appropriée. Si l'erreur relevée montrait que les réponses attendues à certaines réponses étaient erronées, une révision des évaluations des candidats et candidates à l'aide des réponses correctes constituerait une mesure corrective possible. Une autre possibilité serait de réévaluer la qualification en utilisant un nouvel outil d'évaluation.
Dans certains cas, l'erreur est si fondamentale que la mesure appropriée consisterait à recommencer le processus de nomination. Les facteurs à prendre en compte incluent :
- des irrégularités sérieuses ont été relevées - dans les situations où de sérieuses irrégularités ont été relevées, comme dans le cas d'une conduite irrégulière, l'administrateur général ou l'administratrice générale peut décider, pour des raisons de transparence, de recommencer le processus de nomination. Par exemple, si un membre d'un comité d'évaluation a changé les réponses pour un candidat ou une candidate afin que cette personne soit considérée comme qualifiée par rapport à un critère en particulier, l'enquête permettrait probablement de conclure qu'il y a eu une conduite irrégulière. Dans un tel cas, bien qu'il n'y ait pas eu de conséquences sur le reste du processus de sélection, l'administrateur général ou l'administratrice générale pourrait décider que le processus devrait être recommencé avec un nouveau comité d'évaluation. Il est également vraisemblable qu'une mesure corrective serait prise à l'encontre du ou de la gestionnaire;
- de nombreuses erreurs dans le même processus - dans certains cas, le nombre d'erreurs relevées est si élevé que les effets cumulatifs amènent l'administrateur général ou l'administratrice générale à n'avoir aucune confiance dans la fiabilité du processus d'évaluation;
- un changement concernant les critères de mérite - parfois, les changements effectués au sein de l'organisation peuvent entraîner des changements aux critères de mérite. Comme les critères de mérite sont le fondement de l'évaluation, l'administrateur général ou l'administratrice générale peut décider de recommencer le processus de nomination. Par exemple, des modifications peuvent avoir été apportées à un poste au fil du temps. Après le début de l'enquête, l'administrateur général ou l'administratrice générale peut déterminer que les critères de mérite ne sont plus applicables. Pour cette raison, le ou la gestionnaire pourrait décider de commencer un nouveau processus de nomination avec de nouveaux critères de mérite, en plus de remédier à l'irrégularité relevée pendant l'enquête.
Dans les cas de conduite irrégulière ou d'erreurs graves attribuables à de la négligence ou à de l'incompétence, il faut étudier la possibilité d'adopter une mesure corrective axée sur le décideur ou la décideuse ou sur le ou la fonctionnaire concerné(e). Les mesures qui peuvent être appropriées sont les suivantes :
- lorsque l'erreur ou l'omission était le résultat d'une négligence ou d'une incompétence, il peut être approprié de demander à la personne d'entreprendre un cours de formation ou d'exiger, pour une certaine période, la consultation obligatoire d'un conseiller ou d'une conseillère en RH ou d'un ou d'une gestionnaire pendant la participation à des processus de nomination;
- le retrait du pouvoir subdélégué de procéder à des nominations - dans le cas où il est déterminé qu'un ou une gestionnaire a eu recours au favoritisme personnel comme fondement unique pour nommer des amis ou amies ou des membres de sa famille, il pourrait être approprié de retirer ou de suspendre le pouvoir de dotation subdélégué à ce ou cette gestionnaire pour éviter de nouveaux cas de conduite irrégulière et pour souligner le caractère inapproprié de la conduite en question.
Ce type de mesures correctives peut être utilisé de concert avec une réévaluation ou une révocation de la nomination lorsque l'administrateur général ou l'administratrice générale veut renforcer les exigences des lignes directrices organisationnelles ou lorsqu'il semble y avoir des erreurs commises de façon systématique. Par exemple, il est possible que les critères organisationnels régissant les processus de nomination non annoncés ne soient pas bien compris et que les nominations aient lieu à l'extérieur des paramètres des critères. En plus de la révocation des nominations, dans ce cas, les mesures correctives peuvent prendre la forme d'une note de service à l'intention de tous les gestionnaires et des conseillers et conseillères en RH, dans laquelle est énoncée la façon appropriée de procéder à ces nominations. Par ailleurs, l'administrateur général ou l'administratrice générale pourrait instaurer un processus d'approbation à l'échelle de l'organisation pour les processus de nomination non annoncés.
La révocation d'une nomination peut faire suite aux constatations d'une enquête. Par exemple, une telle situation peut survenir lorsque la personne nommée ne respectait pas les exigences en matière d'études. Ce genre de situation peut aussi survenir après qu'une mesure corrective a été prise, par exemple à la suite de la réévaluation d'une qualification essentielle que n'avait pas la personne nommée. Dans les deux cas, le premier facteur à prendre en compte consiste à déterminer si la personne nommée répond à tous les critères de mérite utilisés pour cette nomination. Le mérite est maintenant défini dans la LEFP, mais l'obligation de procéder à des nominations en se fondant sur le mérite n'a pas changé. Par conséquent, si une erreur était, par exemple, commise dans l'application d'une exigence organisationnelle et si la personne nommée ne répondait pas à cette exigence, la révocation de la nomination pourrait être l'unique option.
Si la nomination a eu lieu il y a un certain temps et que la personne a exercé les fonctions de façon satisfaisante, on pourrait avoir tendance à laisser cette personne occuper le poste en question, surtout si elle n'est pas impliquée dans l'erreur commise. Cependant, l'administrateur général ou l'administratrice générale doit prendre en compte les questions relatives à la transparence et à la justice. Quel sera le message envoyé aux autres fonctionnaires de l'organisation si on laisse la personne occuper le poste? L'administrateur général ou l'administratrice générale devra considérer des facteurs comme l'intégrité du processus de nomination, la justice envers la personne nommée et envers les autres personnes dans le processus, et la capacité de démontrer que la nomination a été faite en se fondant sur le mérite.
Il peut y avoir d'autres situations où la personne nommée est qualifiée pour la nomination, mais où l'administrateur général ou l'administratrice générale décidera de révoquer la nomination. Par exemple, si la nomination est faite à la suite d'une conduite irrégulière de la part du ou de la fonctionnaire, l'administrateur général ou l'administratrice générale peut décider de révoquer la nomination parce qu'aucun fonctionnaire ne devrait tirer avantage d'une conduite irrégulière. Un exemple de conduite irrégulière serait lorsqu'une personne informe une autre personne des questions posées pendant une entrevue. Ce comportement soulève la question de l'intégrité du processus de nomination, de l'intégrité des deux fonctionnaires impliqués et des qualifications de la personne nommée.
En raison de la gravité de la décision de révoquer une nomination, les Lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations de la CFP nécessitent des mesures de protection additionnelles. En plus d'avoir l'occasion de se faire entendre, la personne visée doit être informée par écrit :
- de la date d'entrée en vigueur de la révocation et des motifs de la décision;
- de la décision quant à sa nomination ou non à un autre poste pour lequel la personne est réputée posséder les qualifications essentielles;
- de son droit de porter plainte auprès du TDFP au motif que la révocation était déraisonnable, ainsi que du délai pour ce faire.
En vertu du paragraphe 15(6) de la LEFP, l'administrateur général ou l'administratrice générale a le pouvoir délégué de nommer une personne dont la nomination a été révoquée à un autre poste si il ou elle est convaincu(e) que la personne en possède les qualifications essentielles. Comme la personne nommée est déjà fonctionnaire (puisque les enquêtes de l'administrateur général ou l'administratrice générale ne porteront que sur les nominations internes déléguées), l'administrateur général ou l'administratrice générale voudra vraisemblablement étudier la possibilité de nommer la personne à un autre poste dans la plupart des cas.
Une mesure consiste à nommer de nouveau la personne au poste qu'elle occupait immédiatement avant la nomination qui a été contestée avec succès. Ainsi, la personne occupera le poste qu'elle occupait avant que l'erreur ait eu lieu. Toutefois, cette mesure n'est pas toujours une option. Cette situation met l'accent sur l'importance de prendre une mesure corrective dès que possible, ce qui augmentera les possibilités que le poste occupé auparavant par la personne nommée soit toujours vacant.
Si l'ancien poste de la personne n'est pas disponible, il serait préférable de lui offrir une nomination à un poste semblable aux mêmes groupe et niveau. Cependant, il n'existe aucune restriction en ce qui concerne le type de poste auquel une personne (dont la nomination a été révoquée) peut être nommée. La seule exigence est que la personne possède toutes les qualifications essentielles liées au poste.
En conclusion, en ce qui concerne les mesures correctives et les révocations, il n'existe aucune règle définitive et rapide sur la façon de corriger une irrégularité dans le cadre d'un processus de nomination. Dans la plupart des cas, il existe un certain nombre de facteurs à examiner et plusieurs options disponibles qui permettront de corriger l'erreur ou l'omission dans le cadre de l'évaluation. Pour les administrateurs généraux et les administratrices générales, les étapes les plus importantes consisteront : à prendre en compte les renseignements fournis par les personnes touchées par la mesure, à exercer leur pouvoir discrétionnaire de façon raisonnable, et à communiquer la décision et ses motifs à toutes les personnes concernées.
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