Archivée - Série d'orientation - Participer à des discussions informelles



État d'avancement :
Ébauche : document de travail
Date d'entrée en vigueur :
Décembre 2005 (modifiée : Juillet 2009)
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Table des matières

1. Introduction

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique stipule qu'un des éléments du processus de nomination est la discussion informelle.

Par conséquent, les administrateurs généraux, les gestionnaires, les conseillers en ressources humaines et les participants ont des responsabilités substantielles à cet égard. L'intégration de la discussion informelle au processus interne de nomination vise à améliorer la communication et l'efficacité du processus de nomination, et pourrait aussi réduire l'utilisation du recours officiel.

2. Objectif

Le présent guide, portant sur la participation aux discussions informelles, vise à promouvoir le caractère positif et non accusatoire des discussions informelles afin de favoriser le règlement précoce et opportun des préoccupations soulevées. Le guide contient des renseignements utiles concernant les discussions informelles ainsi que des conseils et observations pratiques qui vous seront utiles pour participer à une discussion informelle. Vous y trouverez des suggestions et des observations qui vous orienteront quant à ce concept en n'oubliant pas les composantes suivantes :

  • la discussion informelle devrait donner à la personne dont la candidature n'a pas été retenue l'occasion de discuter de la décision avant que soit prise la décision finale quant à la nomination;
  • les discussions concernant les décisions qui seront prises pendant le processus de nomination doivent être les plus informelles et expéditives possibles;
  • le but est de permettre un échange ouvert afin de régler les problèmes;
  • les erreurs ou les omissions peuvent être corrigées, s'il y a lieu;
  • les processus de nomination ne seront pas retardés indûment.

3. Qu'est-ce que les discussions informelles ont de particulier?

  • L'accès à une discussion informelle peut commencer à n'importe quel moment pendant le processus de nomination interne, lorsque la candidature d'une personne n'a pas été retenue.
  • Une discussion informelle est tenue à la demande de la personne dont la candidature n'a pas été retenue.
  • Il n'y a pas lieu d'instaurer des formalités pour officialiser la demande — par exemple, par le dépôt d'un document — à moins que l'organisation ait établi une procédure à cette fin.
  • Il s'agit d'un processus informel — donc essentiellement d'un échange d'information visant à expliquer la décision pour laquelle la candidature de telle personne n'a pas été retenue.
  • Une discussion informelle a lieu avant que l'on prenne une décision finale quant au processus de nomination; si, par hasard, une erreur ou une omission est survenue, on peut la corriger avant que la décision finale soit prise.
  • Une discussion informelle efficace peut avoir lieu entre la personne responsable de la décision (habituellement le gestionnaire) et la personne dont la candidature n'a pas été retenue, sans qu'une tierce partie doive y participer.

4. Principes directeurs en matière de discussions informelles

4.1 De quoi s'agit-il?

La discussion informelle représente une occasion d'échanger de l'information afin que la personne dont la candidature n'a pas été retenue puisse comprendre la décision qui a été prise et en discuter. La discussion informelle vise à améliorer la communication pendant le processus de nomination et à corriger les erreurs ou les omissions commises, le cas échéant, avant que la décision finale ne soit prise.

Ainsi, la personne dont la candidature n'a pas été retenue a l'occasion de soulever les questions qui la préoccupent et de discuter de la décision avec la personne qui en est responsable. La discussion informelle est axée sur la personne dont la candidature n'a pas été retenue; par conséquent, on se concentre sur l'évaluation de la personne et non sur une éventuelle comparaison avec d'autres personnes visées par le processus de nomination.

4.2 Qui assure la tenue de discussions informelles?

D'abord et avant tout, il incombe aux administrateurs généraux de s'assurer qu'il est possible, à l'échelle de leur organisation, d'offrir la possibilité de tenir des discussions informelles. Outre cette responsabilité, les administrateurs généraux doivent s'assurer que les personnes à qui on a sous-délégué le pouvoir de nomination organiseront des discussions informelles, sur demande, dans le cadre des processus internes de nomination.

La personne responsable de la décision de ne pas retenir la candidature de telle ou telle personne devrait organiser la discussion informelle — il peut s'agir du gestionnaire ou de la ou des personnes responsables de l'évaluation. D'autres gestionnaires, un conseiller en ressources humaines ou un spécialiste des évaluations pourraient aussi participer aux discussions s'ils sont responsables de la décision ou s'ils ont participé au processus de nomination. Il est important que la personne qui anime la discussion informelle soit en mesure d'expliquer suffisamment la décision qui a été prise à la personne dont la candidature n'a pas été retenue. N'oublions pas que la discussion informelle est censée rester informelle. Si un trop grand nombre de personnes participent à une discussion informelle, la qualité des discussions pourrait s'en ressentir. La participation d'un trop grand nombre de personnes pourrait aussi rendre le processus trop officiel et générer un déséquilibre dans les discussions.

La méthode employée pour tenir la discussion informelle peut varier, selon le gestionnaire responsable. Ce dernier doit tenir compte de la requête de la personne concernée et de sa faisabilité. La discussion informelle peut se tenir en personne, par téléphone, par vidéoconférence, par voie électronique ou autrement.

4.3 Gérer les discussions informelles en groupe

Pour faciliter une discussion informelle dans le cadre d'un processus de nomination, lorsque les candidatures de plusieurs personnes n'ont pas été retenues, les organisations peuvent mettre en place un certain nombre de stratégies pour gérer efficacement le processus de discussion informelle. Ces stratégies peuvent inclure la fixation d'un certain délai pendant lequel les personnes dont la candidature n'a pas été retenue peuvent demander la tenue d'une discussion informelle et pour la formation de groupes de discussions informelles au cours desquelles on abordera des questions d'intérêt commun; on devrait insister toutefois sur le fait qu'une discussion informelle peut avoir lieu une seule fois en ce qui concerne les personnes dont la candidature n'a pas été retenue si les raisons du rejet de leur candidature ne changent pas.

Dans un processus de nomination, lorsqu'un grand nombre de personnes ne sont pas retenues, l'accès à des discussions informelles en groupe peut donner davantage l'occasion de fournir en temps opportun des renseignements généraux et d'aborder des questions ou des préoccupations communes au sujet du processus de nomination. Cela dit, la tenue de discussions informelles en groupe n'empêche pas de demander la tenue d'une discussion informelle individuelle. Il importe que les personnes ne se sentent pas forcées de renoncer à la possibilité d'une discussion informelle individuelle lorsque des discussions informelles en groupe sont mises à leur disposition.

Autres aspects à considérer

Une discussion informelle en groupe n'est pas appropriée lorsque les raisons pour lesquelles une candidature n'est pas retenue sont tout à fait particulières à la personne. Par exemple, lorsqu'une personne est nommée à partir d'un bassin, d'autres personnes faisant partie du bassin dont la candidature n'a pas été retenue sont avisées et peuvent demander une discussion informelle individuelle pour discuter des raisons pour lesquelles leur candidature a été rejetée pour cette nomination en particulier (à savoir, pourquoi elles n'étaient pas la bonne personne en vue de cette nomination).

4.4 Gestionnaires ou personnes responsables de l'évaluation

Préparation de la discussion informelle

  • Obtenez les dossiers du processus de nomination et examinez les documents qui font état de la décision prise concernant la personne dont la candidature n'a pas été retenue;
  • Lisez les Lignes directrices de la CFP sur la discussion informelle;
  • Lisez le Guide de la CFP sur la mise en œuvre des lignes directrices sur la discussion informelle;
  • Vérifiez si l'organisation possède des lignes directrices ou une procédure relative aux discussions informelles;
  • Déterminez dans quelle langue officielle la discussion informelle se tiendra;
  • Établissez si des mesures d'adaptation sont nécessaires;
  • Communiquez avec la personne concernée le plus tôt possible pour vérifier ses préoccupations;
  • Discutez de la méthode privilégiée (à cause d'une préférence ou d'un avantage pratique) pour la discussion informelle; par exemple, par courriel, en personne, par téléphone, rencontre en groupe, par vidéoconférence;
  • Consultez, s'il y a lieu, les autres personnes qui ont participé au processus de nomination; par exemple, les autres membres du comité responsables de l'évaluation, le conseiller en ressources humaines;
  • Cherchez à savoir si d'autres personnes participeront à la discussion informelle.

Au cours de la discussion

  • Prévoyez assez de temps pour tenir la discussion informelle;
  • Prenez des mesures pour garantir la confidentialité de la discussion informelle (par exemple, utilisez un bureau fermé s'il s'agit d'une discussion face-à-face);
  • Écoutez la personne concernée et donnez-lui l'occasion d'expliquer ses préoccupations et de soumettre des renseignements à l'appui, le cas échéant;
  • Confirmez toujours votre compréhension de la situation avant de réagir;
  • Souvenez-vous que la discussion représente une occasion d'échanger des points de vue, de transmettre des renseignements et d'expliquer votre décision;
  • La discussion informelle doit porter sur la personne dont la candidature n'a pas été retenue dans le processus de nomination et non sur les autres personnes visées par le processus; ainsi, des renseignements personnels sur les autres personnes ne peuvent être communiqués à moins que les personnes en question aient consenti à la communication de ces renseignements;
  • Votre propos doit être axé sur les éléments qu'il est pertinent d'aborder dans le cadre de la discussion : les exigences liées au poste, les critères de mérite, votre évaluation des qualifications et les motifs qui justifient pourquoi la candidature de la personne n'a pas été retenue;
  • Tenez-vous-en aux faits et assurez-vous de pouvoir étayer vos affirmations;
  • Si une erreur ou une omission est survenue et que vous avez besoin de temps pour réfléchir avant de prendre une décision, n'hésitez pas à le faire et à fournir une réponse à la personne plus tard; soyez prêt à prendre une décision à propos des mesures à prendre;
  • Si vous n'êtes pas certain des mesures à prendre, sollicitez les conseils d'un conseiller en ressources humaines et informez ensuite la personne concernée de la décision prise et de son motif;
  • Soyez juste à l'égard de la personne visée par la discussion informelle, juste par rapport à la décision que vous prendrez et aux incidences de cette dernière sur les autres personnes visées par le processus de nomination;
  • Faites preuve de transparence : expliquez les décisions prises et fournissez les renseignements qui aideront la personne à comprendre la décision pour laquelle sa candidature n'a pas été retenue;
  • Si cela est possible et que la personne y est disposée, vous pouvez profiter de l'occasion pour aborder des éléments d'information qui pourraient lui être utiles dans l'avenir ? en ce qui a trait, par exemple, à l'amélioration des aptitudes en communication, aux techniques d'entrevue, aux activités de formation;
  • Sollicitez de l'aide si vous vous retrouvez dans une situation où vous n'êtes pas à l'aise avec le contenu abordé ou si la discussion porte sur autre chose que la décision de ne pas retenir la candidature de la personne. Par exemple, si le problème semble être associé à un conflit de longue date, il pourrait être pertinent de fixer une réunion subséquente avec une tierce partie, en faisant appel au mode alternatif de règlement des conflits (MARC) ou au Système de gestion informelle des conflits (SGIC). Ce processus ne ferait pas partie de la discussion informelle.

Renseignements nouveaux ou différents — Que faire?

Aucune règle n'a été établie pour vous guider quant à ce que vous pouvez ou devez faire avec les renseignements qui vous sont transmis dans le cadre d'une discussion informelle par la personne concernée. Il faudra évaluer chaque situation au cas par cas. Les circonstances et les lignes directrices de l'organisation applicables permettront d'établir ce qu'il adviendra de l'information ainsi que l'usage qu'on en fera. Il est important de se souvenir que le processus doit être juste et transparent, non seulement pour la personne concernée, mais aussi pour toutes les personnes visées par le processus de nomination. Si vous vous retrouvez dans une situation que vous n'êtes pas en mesure de traiter immédiatement, prenez le temps de solliciter les conseils d'un conseiller en ressources humaines pour savoir quoi faire. Il se peut que celui-ci ait eu à traiter de situations similaires ou ait entendu parler du type de problème que vous tentez de régler. En outre, certains principes de base de la jurisprudence pourraient influencer votre décision. Rappelez vous que, dans la mesure où une discussion informelle a lieu pendant le processus de nomination, si une erreur ou une omission s'est glissée, il est possible de la corriger au cours du processus, avant que la décision finale ne soit prise.

Voici quelques exemples de situations qui pourraient survenir pendant une discussion informelle :

  • une personne fournit des renseignements dont on ne disposait pas au moment où on a pris la décision de ne pas retenir la candidature;
  • une personne clarifie des renseignements fournis dans sa demande;
  • on découvre que le comité d'évaluation a commis une erreur;
  • on découvre que les critères de mérite n'ont pas été clairement définis;
  • les renseignements transmis au comité ne lui sont pas parvenus, à cause d'un pépin ou d'une erreur technique.

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive; toutefois, elle donne une idée des situations susceptibles de survenir. Bien qu'une discussion informelle doive porter sur la décision de ne pas retenir la candidature de la personne, il arrive parfois que des renseignements transmis dans le cadre de la discussion aient une incidence directe ou indirecte sur d'autres personnes visées par le processus de nomination, que la candidature de ces personnes ait été retenue ou non.

Lorsque les gestionnaires doivent composer avec de nouveaux renseignements ou de l'information qui clarifie les renseignements déjà transmis, ils doivent être conscients de l'incidence de la décision qu'ils prendront. Les gestionnaires doivent tenir compte des éléments suivants :

  • Pourquoi l'information n'a-t-elle pas été soumise au moment de la demande?
  • Existe-t-il des circonstances atténuantes expliquant l'omission?
  • Est-il possible que d'autres personnes soient dans la même situation?
  • L'erreur commise justifie-t-elle le renversement de la décision? Par exemple, si on rectifie le tir, le résultat sera-t-il différent?
  • À quel point est-on convaincu de la pertinence de la décision prise?
  • On dispose maintenant de nouveaux renseignements : est-ce que cela mènera à une décision différente?

Ces situations ne sont pas faciles, et il n'existe pas de réponse toute faite. Néanmoins, les situations évoquées ici illustrent l'importance de la planification et de la mise en œuvre de mesures qui permettent de s'assurer que l'on a pris la bonne décision au moment du processus de nomination.

Quels renseignements peut-on communiquer?

Il est important que toutes les personnes qui participent à une discussion informelle soient aussi ouvertes que possible. Il s'agit pour elles d'expliquer clairement leurs préoccupations relatives au processus de nomination et, dans le cas du gestionnaire, d'expliquer clairement la décision qu'il a prise. Toutefois, il faut aussi tenir compte des aspects relatifs à la protection des renseignements personnels afin de maintenir le lien de confiance dans le cadre des discussions informelles et du processus de nomination.

Il faut également garantir la protection des renseignements de nature exclusive, notamment les tests standardisés. Lorsqu'on divulgue des renseignements, il faut le faire en respectant la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur l'accès à l'information et le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique promulgués par la CFP pour régir la communication de renseignements obtenus au cours d'une enquête. Une discussion informelle permet de fournir des renseignements relatifs à la décision de ne pas retenir la candidature d'une personne. Par conséquent, on ne doit pas divulguer des renseignements personnels concernant d'autres personnes.

La personne qui demande une discussion informelle aurait normalement accès à tous les renseignements personnels recueillis à son sujet dans le cadre du processus de nomination.

Voici quelques conseils de base :

  • Conformément aux Lignes directrices de la CFP en matière de discussions informelles, les personnes qui participent à une discussion informelle devraient disposer de renseignements suffisants pour comprendre la décision prise et en discuter;
  • Parmi les renseignements qui peuvent être communiqués, mentionnons tous les documents fournis par la personne;
  • Les sections du guide de cotation qui sont pertinentes au regard de l'évaluation de la personne, les notes et l'information rédigées par le comité d'évaluation au sujet de la personne visée par le processus de nomination peuvent être fournies. On pourra refuser à qui que ce soit d'accéder à des tests standardisés ou à leur barème de notation ou d'en obtenir des exemplaires, puisque cela pourrait compromettre l'intégrité du test ou accorder un avantage injuste à quelqu'un. Avant de tenir la discussion informelle, il est important que vous discutiez de ce type de requête avec un expert en matière d'accès à l'information, avec un spécialiste du Centre de psychologie du personnel (CPP) ou un conseiller en ressources humaines;
  • Les renseignements personnels concernant une tierce partie sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La personne qui prend part à une discussion informelle ne doit avoir accès à aucun renseignement sur l'évaluation des autres personnes touchées par le processus de nomination, puisque cela contreviendrait à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutefois, on peut divulguer certains renseignements personnels dans les cas où la divulgation est compatible avec l'objet de la collecte des renseignements. Par exemple, si l'on a sélectionné une personne en fonction d'un besoin de l'organisation en vue d'accroître la représentativité des groupes visés par l'équité en matière d'emploi, et que la personne retenue à déclaré être membre d'un groupe visé, on peut, dans le cadre d'une discussion informelle, parler du fait que l'on a appliqué ce critère de mérite, mais on ne pourra pas divulguer l'information au sujet de la personne qui s'est déclarée comme telle. En cas de doute, sollicitez de l'aide avant de transmettre de l'information concernant une personne autre que celle avec laquelle vous tenez la discussion informelle.

Comment en tirer le meilleur parti

De façon générale, une discussion informelle ne constituera peut-être pas toujours une bonne expérience, puisqu'elle porte essentiellement sur la décision de ne pas retenir la candidature d'une personne. Toutefois, il est possible de suivre certaines étapes pour atteindre l'objectif de la discussion informelle et faciliter la communication. Par exemple :

  • Répondre à la requête en temps opportun ce qui témoignera de votre engagement à organiser une discussion informelle et permettra la rectification de toute erreur ou omission qui se serait glissée tôt dans le processus, le cas échéant;
  • Fixer un délai normal en ce qui concerne la demande d'une discussion informelle dans le cas des personnes qui ont été informées du rejet de leur candidature;
  • Fournir l'occasion d'écouter et de discuter, facilitant ainsi l'établissement d'un lien de confiance, non seulement dans le cadre du processus, mais à l'échelle de l'organisation;
  • Être disponible pour tenir une discussion informelle avec les personnes dont la candidature n'a pas été retenue;
  • Offrir la possibilité de participer à des discussions informelles en groupe lorsqu'un grand nombre de personnes ne sont pas retenues (en l'occurrence, dans le cadre d'une dotation collective) pour répondre à des préoccupations communes;
  • Réagir d'une manière positive lorsque des personnes qui ont été invitées à prendre part à une discussion informelle en groupe demandent la tenue d'une discussion informelle individuelle;
  • Créer des précédents d'expérience positive en matière de discussions informelles, précédents qui constitueront les meilleurs mécanismes de mise en valeur de l'utilisation des discussions informelles dans l'avenir;
  • Être sensible aux différences culturelles et à certains de ses partis pris, ce qui pourrait réduire les malentendus et améliorer les discussions; par exemple, si vous n'êtes pas certain de comprendre les propos formulés, cherchez à obtenir des éclaircissements;
  • Être facile d'approche et ouvert à la discussion afin de donner l'occasion de traiter des préoccupations;
  • Se rappeler qu'une discussion informelle n'est pas un recours et qu'elle ne doit pas être de nature accusatoire; elle vise à expliquer la raison pour laquelle une candidature n'a pas été retenue;
  • Adopter une attitude ouverte et exempte de confrontation;
  • Manifester la volonté de revoir la décision prise si une erreur ou une omission a été commise;
  • Envisager de reporter une discussion enflammée ou portant sur un sujet litigieux afin d'être en mesure d'y réfléchir et d'aborder la question un peu plus tard, avec l'aide d'une autre personne au besoin;
  • Si possible, conseiller ou orienter la personne pour l'aider dans le cadre d'autres processus de nomination dans l'avenir ou à réfléchir à son cheminement professionnel;
  • Résoudre les questions soulevées, ou du moins s'assurer que les personnes concernées comprennent la décision, ce qui pourrait réduire le nombre de plaintes adressées au Tribunal de la dotation de la fonction publique;
  • Tirer des leçons de chaque discussion informelle et profiter de l'occasion pour discuter avec le conseiller en ressources humaines des moyens d'améliorer les processus de nomination dans l'avenir.

4.5 Employés

Préparation à une discussion informelle

  • Si vous désirez la tenue d'une discussion informelle, communiquez avec la personne responsable dès que possible pour fixer le moment de la discussion;
  • Tentez de vous concentrer sur ce qui vous préoccupe exactement et sur ce qui devrait faire l'objet des discussions selon vous;
  • Envisagez de participer à une discussion informelle en groupe si la possibilité est offerte;
  • Examinez les Lignes directrices de la CFP sur la discussion informelle;
  • Examinez le Guide de la CFP sur la mise en œuvre des lignes directrices sur la discussion informelle;
  • Vérifiez si l'organisation possède des lignes directrices ou la procédure en matière de discussions informelles;
  • Informez le gestionnaire de la ou les langues officielles que vous désirez utiliser au cours de la discussion informelle et des mesures d'adaptation à prévoir, s'il y a lieu;
  • Discutez de la méthode qui convient le mieux en vue de la discussion informelle: par exemple,tenir celle-ci en personne, par téléphone, par courriel, par vidéoconférence;
  • Cherchez à obtenir des renseignements supplémentaires auprès du conseiller en ressources humaines ou d'un représentant d'un agent négociateur pour vous préparer à la discussion;
  • Si vous désirez être accompagné par le représentant d'un agent négociateur ou par une autre personne, vérifiez sa disponibilité et informez le gestionnaire concerné.

Pendant la discussion

  • Écoutez la personne et donnez-lui l'occasion d'expliquer sa décision et de présenter les documents à l'appui;
  • Confirmez toujours que vous avez compris la situation avant de réagir;
  • N'oubliez pas que la discussion constitue une occasion d'échanger des points de vue et des renseignements; soyez disposé à la conversation;
  • Concentrez-vous sur les éléments pertinents à la discussion : entre autres, les motifs pour lesquels votre candidature n'a pas été retenue et les exigences du poste, les critères de mérite;
  • Rappel : une discussion informelle n'est pas un recours et elle ne doit pas être de nature accusatoire. Elle vise à expliquer la raison pour laquelle une candidature n'a pas été retenue;
  • Tenez-vous-en aux faits et assurez-vous de pouvoir étayer vos affirmations;
  • Si cela est possible, profitez de l'occasion pour discuter de certains éléments généraux d'information qui pourraient être utiles dans le cadre de processus de nomination futurs : par exemple, l'amélioration des aptitudes à la communication, l'approfondissement des techniques d'entrevue;
  • Cherchez à obtenir de l'aide si vous vous retrouvez dans une situation où vous n'êtes pas à l'aise avec l'objet de la discussion ou si cette dernière porte sur des enjeux qui dépassent la décision de ne pas avoir retenu votre candidature;
  • Les questions posées lors d'une discussion informelle en groupe doivent être de nature générale. Les questions particulières liées à votre candidature doivent être abordées dans le cadre d'une discussion informelle individuelle.

Comment en tirer le meilleur parti

Voici quelques éléments qui faciliteront la concrétisation de l'objectif de la discussion informelle :

  • être ouvert à la discussion — ce qui vous donnera l'occasion de formuler vos préoccupations et de comprendre la décision prise à votre égard;
  • contribuer à rendre l'expérience positive — il s'agit d'une occasion de créer une bonne impression, aujourd'hui et dans l'avenir;
  • être sensible aux différences culturelles et reconnaître certains de vos préjugés. Cela peut réduire les malentendus et améliorer les discussions; par exemple, si vous n'êtes pas certain de comprendre les propos tenus, cherchez à obtenir des éclaircissements;
  • être satisfait des réponses aux préoccupations soulevées, ou du moins vous assurer que vous comprenez bien la décision avant de partir.

4.6 Conseillers en ressources humaines

Les conseillers en ressources humaines participeront toujours au processus de nomination dès le départ; toutefois, ils ne participeront pas nécessairement aux discussions informelles. Dans la plupart des cas, la discussion informelle se tiendra entre le gestionnaire ou un membre du comité d'évaluation et la personne dont la candidature n'a pas été retenue. Néanmoins, dans certains cas, le gestionnaire ou la personne visée par le processus de nomination pourra désirer que le conseiller en ressources humaines soit présent à la discussion pour intervenir au besoin. Dans ce type de situation, les conseils à l'intention des gestionnaires concernant la préparation et les discussions seront aussi pertinents pour les conseillers en ressources humaines.

Pour se préparer à une discussion informelle, le conseiller en ressources humaines peut accomplir certaines choses avant même le commencement du processus interne de nomination.

Étapes à suivre

  • Rencontrer le gestionnaire pour discuter du processus de nomination et de la gestion de ce dernier;
  • S'assurer que la possibilité de tenir une discussion informelle est évoquée dans l'outil de communication utilisé relativement au processus de nomination;
  • Décider de la personne-ressource à laquelle devra s'adresser la personne dont la candidature n'a pas été retenue;
  • Déterminer quels points du processus de nomination serviront à l'élimination des candidatures, et comment les demandes de discussions informelles seront gérées;
  • Prévoir de quelle façon et à quel moment on informera les personnes dont la candidature n'est pas retenue;
  • Inciter les personnes concernées à documenter les décisions prises ce qui aidera les gestionnaires à expliquer les décisions dans les cas où un long laps de temps s'est écoulé entre la décision de ne pas retenir la candidature de la personne et la discussion informelle.

5. Aide

La discussion informelle est censée permettre un dialogue fructueux entre la personne responsable de la décision — dans la plupart des cas, le gestionnaire — et la personne qui a demandé la tenue d'une discussion informelle pour obtenir des explications au sujet de la décision de ne pas retenir sa candidature. Toutefois, la personne qui a demandé la tenue de la discussion, le gestionnaire, ou les deux parties peuvent désirer l'aide d'une tierce personne. Il existe une gamme de possibilités :

  • un représentant d'un agent négociateur ou une autre personne peut aider dans le cadre de la discussion et fournir un soutien;
  • un conseiller en ressources humaines peut expliquer les aspects techniques de la dotation;
  • un expert des techniques d'évaluation, par exemple un psychologue ou un membre du personnel du CPP, peut être présent à une discussion si un outil ou une simulation de la CFP a été utilisé dans le cadre du processus de nomination; cet expert peut fournir une rétroaction approfondie et discuter des critères de notation ou du contenu du test tout en respectant les dispositions relatives à la protection de ces instruments;
  • on peut également avoir recours à des mécanismes et à des ressources déjà accessibles au sein de l'organisation lorsqu'on opte pour le mode alternatif de règlement des conflits (MARC).

6. Formation

La tenue d'une discussion informelle suppose l'utilisation de diverses compétences et connaissances, notamment la formulation d'une rétroaction efficace, le recadrage, le respect des obligations stipulées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et peut-être même l'utilisation du MARC et des compétences en matière de résolution de conflit. L'ensemble du personnel et des gestionnaires devrait se prévaloir d'une formation à cet égard.

L'École de la fonction publique du Canada a élaboré un cours à l'intention des gestionnaires sur la Discussion informelle dans le cadre du processus de nomination (P107).

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