Équité en matière d'emplois

The Guidance Series document also includes a model for EE programs, that is, guiding principles and elements in designing and implementing EE programs.

Q. Do the Public Service Employment Regulations (PSER) require a department to have an EE program?

A. An EE program is required if the department plans on using the PSER section 3 and section 4 to appoint a member of a designated group without considering statutory or regulatory priority persons, unless those persons are from the designated group to which an EE program applies.

The appointment must be made in accordance with an EE program developed by the Employer or a deputy head. As there is no requirement in the PSER for approval of the EE program by the PSC, an organization can determine the size, scope, and coverage, as well as the elements of the organization's EE program to which the PSER will apply.

Q. An advertised appointment process has been established with an area of selection of "Members of a visible minority within Canada." Can persons who apply be asked to self-declare, for the purposes of selection decisions, at the beginning of the process?

A. Yes. The decision has already been made that everyone selected for appointment from this process will have to meet this merit criterion, so it is appropriate to ask persons to self-declare when they apply.

Q. Is there a requirement for organizations to have an employment equity plan? Are deputy heads responsible for determining under-representation and conducting surveys?

A. This requirement, which comes from the EEA, has not changed. Deputy Heads are responsible for determining under-representation by conducting surveys and doing work force analysis. They are also responsible for developing an EE plan, either stand-alone or as part of the organizational human resources plan in order to overcome any gaps in representation that have been identified.

Q. Are parts of the EEA being affected by the PSEA?

A. No. There are no changes to the EEA. The section in the previous PSEA that gave the PSC the authority to implement EE programs on behalf of the employer or deputy heads was removed. Under the current legislative framework, deputy heads have the authority to do this on their own.

Q. What can we expect from the changes to the PSEA?

A. Besides the authority to expand the area of selection for members of designated groups, there are other opportunities. Deputy heads have the authority to:

• restrict the area of selection to members of designated groups only and
• establish employment equity objectives as a merit criterion for selection purpose (current or future organizational needs which may include the needs of the public service as a whole).

Under the previous legislation, the Commission approved the implementation of departmental EE programs; however departments were not required to provide special reports on EE provisions. With the increased delegation of appointment authorities under the current PSEA, Deputy Heads are responsible for developing their own employment equity programs. The PSC will monitor how departments use the employment equity opportunities to make progress in achieving a representative public service, as the Act encourages delegation of appointment authorities for external and executive resourcing.

With the emphasis on oversight and reporting, the values of access and representativeness will be closely monitored by the Commission if it is identified as a risk area.

Q. Managers want to hire visible minorities members but HR does not move fast enough. Where do the responsibility and accountability lie?

A. For managers to make effective use of the opportunities in the PSEA, they need to do effective HR planning. This is necessary to determine current and future needs of the organization as a whole as well as for their specific area of responsibility. Planning also identifies any gaps in representation that can be addressed through hiring activities. Deputy heads are responsible for identifying gaps in the organization and taking action to correct them.

Q. Does the PSC have questions and answers on the implementation of the PSEA and its implications for EE on their website?

A. Yes. Besides the questions and answers posted in this section, EE-related answers can also be found in other sections, such as Delegation, Area of Selection, Assessment, Accountability, etc.

Q. Has the PSC assessed the potential negative impact on employment equity group members of the removal of the requirement to select the best qualified candidate in a selection process?

A. While "best qualified" is no longer required as the standard for appointments, there is a requirement for managers to justify their decisions based on the right fit for the job, and all applicants must, at a minimum, meet the essential merit criteria. Because of additional opportunities in areas of selection and merit definitions, the process for hiring designated group members is simpler.

Q. What are the implications for deputy heads of non-compliance of the department in relation to EE representation and in relation to the requirements of the PSEA?

A. Departments have to comply with the PSC Policy on Employment Equity in the Appointment Process. Moreover, the PSC has established the following condition of delegation dealing with employment equity within the process to facilitate progress in achieving a representative public service:

• Deputy heads must consider and balance business needs, employment equity and HRM goals, the interests of the public service, and the career aspirations of employees when developing and applying appointment policies and practices.

Information on how well departments are ensuring that employment equity considerations are incorporated in appointment processes will also be captured through the SMAF and the corresponding accountability reports to the Commission.

The PSC has not identified specific sanctions for non-compliance with appointment or appointment related authorities. The PSC's Delegation Instrument states that when the PSC finds that there has been abuse of delegated or sub-delegated authorities, remedial measures will be taken. These can include the imposition of additional conditions, more detailed reporting to the PSC, conducting an audit or investigation or the withdrawal of certain delegated authorities.

Departments also have to comply with the government's overall EE policy, for which OCHRO is responsible. The Policy states that deputy heads will be held accountable by integrating implementation of employment equity objectives into the input provided for departmental management assessments. For more information on this policy, visit the OCHRO Web site.

Q. Is there a requirement for managers to be trained on and to familiarize themselves with the EE provisions in the PSEA prior to being sub-delegated?

Deputy Heads must sign the ADAI, which requires that managers respect among other things, the PSC Policy on Employment Equity in the Appointment Process.

In order for the deputy head to sub-delegate the Commission's authorities, certain conditions must be met:

1. Managers must have ready access to the departmental ADAI and a clear description of the roles and responsibilities of managers.
2. Managers must have access to a human resources advisor whose expertise on the PSEA has been validated by the Public Service Commission.
3. Managers must have access to training on the PSEA and the PSC Appointment Framework.

Training on the PSEA and appointment policies is offered by the Canada School of Public Service. Many departments are also developing or modifying existing training packages for managers on staffing.

Ce document propose également un modèle de programme d'équité en matière d'emploi. Il s'agit de principes et d'éléments directeurs à utiliser pour concevoir et mettre en oeuvre de tels programmes.

Q Le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP) oblige-t-il les ministères à disposer d'un programme d'équité en matière emploi?

R. Un programme d'équité en matière emploi est exigé lorsqu'un ministère prévoit utiliser les articles 3 et 4 du REFP pour nommer un membre d'un groupe désigné sans tenir compte des priorités prévues dans la loi et les règlements, à moins que les personnes visées ne fassent partie du groupe désigné auquel le programme d'équité en matière d'emploi s'applique.

La nomination doit être effectuée conformément à un programme d'équité en matière d'emploi élaboré par l'Employeur ou un administrateur général ou une administratrice générale. Étant donné que le REFP ne comporte aucune exigence que la CFP approuve les programmes d'équité en matière d'emploi, une organisation peut déterminer la taille, la portée, le champ d'application de même que les éléments de ses programmes d'équité en matière d'emploi auxquels le REFP s'appliquera.

Q. Un processus de nomination affiché a été établi avec la mention « Membres d'une minorité visible au Canada » comme zone de sélection. Est-ce que les personnes qui posent leur candidature pour ces postes doivent s'auto-déclarer, pour les fins des décisions en matière de sélection, dès le début du processus?

R. Oui. La décision a déjà été prise à l'effet que toute personne choisie pour une nomination en vertu de ce processus devra satisfaire à ce critère de mérite. Il est donc approprié de demander aux personnes de s'auto-déclarer comme membre d'une minorité visible au moment où elles posent leur candidature.

Q. Exige-t-on des organisations d'avoir un plan d'équité en matière d'emploi? Les administrateurs généraux et les administratrices générales sont-ils responsables de déterminer s'il y a sous-représentation et de mener des sondages?

R. Cette exigence, qui découle de la LÉE, est toujours la même. Les administrateurs généraux et les administratrices générales sont responsables de déterminer s'il y a sous-représentation en menant des sondages et en analysant la composition de l'effectif. Ils ont aussi la responsabilité d'élaborer un plan d'équité en matière d'emploi, que ce plan soit autonome ou qu'il fasse partie du plan des ressources humaines de l'organisation, afin de corriger tout écart de représentation dont on aurait pris conscience.

Q. Y a-t-il des parties de la LÉE qui sont touchées par la LEFP?

R. Non. Aucun changement n'est apporté à la LÉE. L'article de la LEFP précédente qui conférait à la CFP le pouvoir nécessaire pour mettre en oeuvre des programmes d'équité en matière d'emploi au nom de l'employeur ou des administrateurs généraux et administratrices générales a été supprimé. Selon le cadre législatif actuel, les administrateurs généraux et les administratrices générales ont eux-mêmes le pouvoir de le faire.

Q. Que peut-on attendre de la LEFP?

R. Autre que le pouvoir d'étendre la zone de sélection aux membres de groupes désignés, il existe d'autres possibilités. Les administrateurs généraux et les administratrices générales ont le pouvoir de :

• restreindre la zone de sélection aux seuls membres d'un groupe désigné; et de
• faire des objectifs relatifs à l'équité en matière d'emploi un critère de mérite aux fins de la sélection (besoins organisationnels actuels ou futurs, qui peuvent inclure les besoins de la fonction publique dans son ensemble).

Dans le cadre de la Loi précédente, la Commission autorisait la mise en place de programmes ministériels d'équité en matière d'emploi, mais les ministères n'avaient pas à fournir de rapports spéciaux concernant les dispositions relatives à l'équité en matière d'emploi. Dans le cadre de la LEFP actuelle, la délégation accrue de pouvoirs de nomination rend les administrateurs généraux et les administratrices générales responsables de la mise en place de leur propre programme d'équité en matière d'emploi. La CFP surveillera la manière dont les ministères utilisent les dispositions relatives à l'équité en matière d'emploi pour progresser vers une fonction publique représentative, étant donné que la Loi favorise la délégation des pouvoirs de nomination en ce qui a trait au ressourcement à l'externe et au niveau de la direction.

Comme l'accent est placé sur la surveillance et la production de rapports, l'accessibilité et la réprésentativité, en tant que valeurs, seront surveillées de près par la Commission si on détermine qu'elle représente une zone de risque.

Q. Les gestionnaires veulent embaucher des membres des groupes de minorités visibles, mais les ressources humaines ne réagissent pas assez rapidement. À qui appartient la responsabilité et l'obligation de rendre compte?

R. Les gestionnaires doivent faire une planification efficace des ressources humaines afin d'utiliser à bon escient les possibilités prévues par la LEFP. Cette planification est nécessaire pour déterminer les besoins actuels et les besoins à venir de l'organisation dans son ensemble, et du secteur de responsabilité du gestionnaire en particulier. La planification permet aussi aux gestionnaires de cerner les lacunes dans la représentation, lesquelles peuvent être corrigées au moyen d'activités d'embauche. Les administrateurs généraux et les administratrices générales sont responsables de cerner les lacunes dans l'organisation et de prendre les mesures nécessaires pour les corriger.

Q. Le site Web de la CFP présente-t-il des questions et des réponses sur la mise en application de la LEFP et ses répercussions sur l'équité en matière d'emploi?

A. Oui. En plus des questions et réponses postées dans cette section, des réponses reliées à l'équité en matière d'emploi peuvent aussi se retrouver dans d'autres sections telles que Délégation, Zone de sélection, Évaluation, Responsabilisation.

Q. La CFP a-t-elle évalué les répercussions négatives éventuelles, sur les membres de groupes visés par l'équité en matière d'emploi, de la révocation de l'obligation de sélectionner la candidate ou le candidat le plus qualifié au cours d'un processus de sélection?

Bien que la norme en matière de nomination ne se fonde plus sur la sélection de la candidate ou du candidat « le plus qualifié », les gestionnaires sont tenus de justifier leur décision en prouvant qu'ils ont choisi la bonne personne pour le poste. Tous les postulants et toutes les postulantes doivent également satisfaire au moins aux critères essentiels de mérite. En raison des possibilités additionnelles dans les définitions de la zone de sélection et du mérite, le processus d'embauche des membres des groupes désignés est plus simple.

Q. Quelles sont les conséquences, pour les administrateurs généraux et les administratrices générales, de la non-conformité du ministère en ce qui a trait à la LEFP et à ses dispositions relatives à la représentation des groupes visés par l'équité en matière d'emploi?

Les ministères doivent se conformer aux Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi de la CFP dans le processus de nomination. De plus, afin de faire avancer les choses dans l'obtention d'une fonction publique représentative, la CFP a mis en place la condition de délégation suivante en ce qui a trait à l'équité en matière d'emploi dans le cadre du processus de nomination :

• lorsqu'ils mettent au point et appliquent les politiques et les pratiques de nomination, les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent prendre en considération les besoins organisationnels, l'équité en matière d'emploi et les buts de la gestion des ressources humaines, les intérêts de la fonction publique et les aspirations professionnelles des employés et employées, et arriver à un juste équilibre entre tous ces facteurs.

Le CRGD et les comptes rendus des activités fourniront également à la Commission des renseignements sur la façon dont les ministères tiennent compte des facteurs liés à l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination.

La CFP n'a pas précisé de sanction particulière pour le non-respect des pouvoirs de nomination ou des pouvoirs liés à la nomination. L'instrument de délégation de la CFP indique que, si la CFP découvre qu'il y a eu abus de pouvoirs délégués ou subdélégués, elle prendra des mesures correctives. Les mesures en question peuvent comprendre l'imposition de conditions supplémentaires, l'obligation de remettre des rapports plus détaillés à la CFP, la mise en oeuvre d'une vérification ou d'une enquête, ou le retrait de certains pouvoirs délégués.

Les ministères doivent aussi se conformer à la politique générale d'équité en matière d'emploi du gouvernement, dont le BDPRH est responsable. La Politique énonce que les administrateurs généraux et les administratrices générales seront tenus responsables en intégrant la mise en application des objectifs liés à l'équité en matière d'emploi dans les commentaires qu'ils formuleront à l'égard des évaluations de la gestion ministérielles. Pour de plus amples renseignements, visitez le site Web de l'Agence de la fonction publique du Canada sur l'équité en matière d'emploi.

Q. Les gestionnaires sont-ils tenus de recevoir une formation et de se familiariser avec les dispositions de la LEFP portant sur l'équité en matière d'emploi avant de se voir conférer des pouvoirs?

R. Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent signer l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), qui oblige les gestionnaires à respecter, entre autres choses, les Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination de la CFP.

Pour que l'administrateur général ou l'administratrice générale puisse subdéléguer les pouvoirs de la Commission, certaines conditions doivent être remplies :

1. Les gestionnaires doivent facilement avoir accès à l'IDRN du ministère et à une description claire des rôles et des responsabilités des gestionnaires.
2. Les gestionnaires doivent avoir accès à un conseiller ou une conseillère en ressources humaines dont l'expertise relative à la LEFP a été certifiée par la Commission de la fonction publique.
3. Les gestionnaires doivent avoir accès à une formation sur la LEFP et sur le Cadre de nomination de la CFP.

L'École de la fonction publique du Canada offre une formation sur la LEFP et sur les Lignes directrices en matière de nomination. Bon nombre de ministères sont à mettre au point ou à modifier les trousses de formation existantes sur la dotation en personnel pour les gestionnaires.

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