Série d'orientation - Gérer le processus de notification
Table des matières
- Qu'entend-on par notification?
- Pourquoi la notification est-elle nécessaire?
- À quoi sert la notification de candidature retenue?
- À quoi sert la notification de nomination ou de nomination proposée?
- Méthodes de notification
- Qui doit recevoir une notification?
- Gérer la période d'attente
- Options de notification
- Exemples de notification
La notification est un processus en deux étapes qui s'applique à chaque nomination interne. On fournit une première notification, ou notification de candidature retenue, lorsqu'un ou une gestionnaire envisage de nommer une personne à un poste. On communique une seconde notification, ou notification de décision de nomination ou d'une proposition de nomination, lorsqu'un ou une gestionnaire nomme une personne ou propose la nomination d'une personne.
La notification ne s'applique pas aux processus de nomination menant à une nomination intérimaire. Cependant, l'article 13 du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP) stipule que les personnes situées dans la zone de recours doivent être informées du nom de la personne nommée ou proposée aux fins de nomination par intérim.
Selon la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), deux notifications distinctes doivent être fournies. L'exigence selon laquelle la notification doit être communiquée par écrit est un élément des Lignes directrices en matière de notification de la Commission de la fonction publique (CFP), qui appuie les valeurs directrices de justice et de transparence.
Cette notification vise à informer les personnes ayant droit à la notification du nom de la personne dont le ou la gestionnaire a retenu la candidature. Il ne s'agit pas d'une décision finale, et la notification fournit aux personnes une dernière possibilité de discuter de la décision.
La notification des personnes nommées ou proposées vise à informer les personnes ayant droit à la notification d'une décision finale prise par le ou la gestionnaire, et aux termes des Lignes directrices en matière de notification de la CFP, elle vise à informer ces personnes de leur droit de déposer une plainte au Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP).
Bien qu'il existe de nombreuses façons de donner une notification, certains éléments doivent être respectés :
- La notification doit être faite par écrit;
- Toutes les personnes ayant droit à la notification doivent être informées de la méthode de notification qui sera utilisée;
- Les exigences en matière de langues officielles liées aux communications doivent être respectées;
- L'obligation de prendre des mesures d'adaptation doit être respectée.
Éléments à prendre en compte :
- Publiservice est un portail bien connu dans la fonction publique fédérale;
- Il donne des notifications immédiates;
- Il reviendrait à chaque personne de consulter le site Publiservice pour prendre connaissance des notifications;
- Si une personne s'est retirée du processus de nomination, sa candidature n'a pas été retenue ou ne manifeste plus d'intérêt envers celui-ci, elle pourrait choisir de ne plus consulter le site de Publiservice;
- Les personnes qui ont participé au processus de nomination annoncé mais qui ont quitté la fonction publique depuis lors (par ex. les fonctionnaires nommés pour une période déterminée) peuvent ne plus avoir accès au site de Publiservice;
- La notification doit être communiquée dans les deux langues officielles.
Nota :
Le site de Publiservice fournit un modèle de notification de candidature retenue et un modèle de notification de nomination ou de proposition de nomination.
Éléments à prendre en compte :
- Les organisations possèdent une liste de distribution par courrier électronique de tous les employés et employées. Cette liste pourrait servir dans le cadre d'un processus de nomination non annoncé lorsque la zone de sélection s'applique à une région, à une direction générale ou à l'ensemble de l'organisation;
- La distribution est quasi instantanée, ce qui peut favoriser l'établissement d'une courte période d'attente. Cependant, la période d'attente doit être d'au moins cinq jours civils;
- Il n'est pas nécessaire de traduire la notification si toutes les personnes ayant droit à la notification ont choisi la même langue officielle pour les communications;
- S'assurer de tenir à jour les adresses de courrier électronique aux fins de notification;
- L'envoi d'un courriel est relativement facile et peu coûteux;
- S'assurer que toutes les personnes ont accès au courrier électronique sur une base régulière.
Les organisations pourraient établir un site Web sur lequel les notifications pourraient être affichées. Voici les éléments à prendre en compte :
- Le site Web fournit des notifications immédiates;
- Chaque personne aurait la responsabilité de consulter le site Web pour prendre connaissance des notifications;
- Si une personne s'est retirée du processus de nomination, ne manifeste plus d'intérêt envers celui-ci ou que sa candidature n'a pas été retenue, elle peut choisir de ne plus consulter le site Web;
- Un mot de passe peut être fourni aux personnes qui ont participé au processus dans la zone de sélection visée pour leur permettre d'avoir accès à la notification en rapport avec un processus de nomination annoncé. Cela pourrait dissiper toute préoccupation au sujet de la protection des renseignements personnels;
- Sauf si un mot de passe a été utilisé, la notification doit être donnée dans les deux langues officielles.
Éléments à prendre en compte :
- On a besoin de connaître les adresses de courrier de toutes les personnes ayant droit à une notification. Cette information peut ne pas être disponible aux fins de notification dans le cas des processus non annoncés;
- Les périodes devraient tenir compte du temps de distribution;
- En fonction du nombre de notifications à envoyer, l'envoi de lettres personnalisées impose un fardeau administratif;
- Il peut ne pas être nécessaire de traduire la notification si toutes les personnes ayant droit à la notification ont choisi la même langue officielle pour les communications;
- Le coût d'envoi de lettres par la poste ou par messagerie peut être élevé en raison du nombre important de personnes à notifier et des multiples notifications;
- Il peut être démoralisant pour une personne qui a pris part à un processus de nomination annoncé visant à doter de nombreux postes et dont la candidature n'a pas été retenue de recevoir plusieurs lettres de notification l'avisant que la candidature d'autres personnes a été retenue ou qu'on nomme ou propose la nomination de ces personnes.
- Informer les fonctionnaires qu'ils doivent trouver des solutions de rechange pour recevoir une notification lorsqu'ils ou elles sont à l'extérieur de leur lieu de travail;
- Les administrateurs généraux et les administratrices générales peuvent donner comme consigne à leurs gestionnaires de choisir une méthode de notification appropriée avant qu'un employé ou une employée s'absente temporairement pendant une période prolongée.
Dans le cas d'un processus de nomination interne annoncé, toutes les personnes qui sont dans la zone de sélection et qui ont pris part au processus reçoivent une notification, notamment :
- les personnes dont la candidature a été éliminée à n'importe quelle étape du processus de sélection;
- les personnes qualifiées, mais dont la candidature n'a pas été retenue aux fins de nomination;
- les personnes qui ont pris part au processus, mais qui ne satisfont plus au critère organisationnel de la zone de sélection ou encore ont quitté la fonction publique.
A) Personnes qui ne sont pas situées dans la zone de sélection et qui ont participé à un processus de nomination interne annoncé :
- Ces personnes ne recevront aucune notification du nom de la personne dont la candidature a été retenue ou proposée aux fins de nomination ou de la personne nommée puisqu'elles sont à l'extérieur de la zone de sélection.
Bonne pratique :
- On informe les personnes que leur candidature n'a pas été retenue du fait qu'elles sont à l'extérieur de la zone de sélection. On les informe également du fait qu'elles ne recevront aucune notification des décisions relatives à la nomination.
B) Bénéficiaires d'un droit de priorité de nomination :
- Si ces personnes se sont présentées elles-mêmes ou qu'elles ont été présentées dans le cadre de ce processus de nomination, elles ne recevront pas de notification comme telle, car elles n'ont pas participé au processus de nomination;
- Si elles ont présenté une demande pour participer au processus, elles recevront une notification.
C) Personnes dans la zone de sélection qui ont pris part au processus, mais qui se sont désistées par la suite :
- La LEFP ne prévoit aucune exception quant à l'obligation d'informer les personnes qui se sont retirées d'un processus de nomination interne annoncé. La décision de ne pas informer les personnes qui se sont retirées d'un processus serait raisonnable dans la mesure où ces personnes ne participent plus au processus.
Bonne pratique :
- Il convient de confirmer par écrit le retrait de cette personne du processus et de l'informer qu'elle ne recevra désormais aucune communication en rapport avec ce processus de nomination en raison de son retrait.
D) Personnes dans la zone de sélection, qui ont participé au processus et qui ont été nommées à un poste par suite du processus :
- La LEFP ne prévoit aucune exception quant à l'obligation d'informer les personnes qui ont participé à un processus de nomination interne, y compris celles qui ont été nommées à un poste dans le cadre d'un tel processus, étant donné que la notification vise à communiquer les décisions de nomination à toutes les personnes ayant participé au processus;
Bonne pratique :
- Dans le cas des processus visant à doter de multiples postes, les organisations devraient déterminer la façon de gérer les attentes et les demandes des personnes nommées lorsque celles-ci sont informées des nominations d'autres personnes à divers endroits;
- Les organisations devraient déterminer la façon la plus efficace de gérer cette question. Peu importe les décisions prises, celles-ci devraient être communiquées clairement au début du processus de nomination de façon à ce que les personnes puissent comprendre toutes les conséquences qu'entraîne l'acception d'une nomination à l'issue de ce processus.
Nota :
Lorsqu'une personne a indiqué qu'elle a besoin d'une méthode alternative de communication, confirmez auprès d'elle celle qui sera utilisée.
La période d'attente comprise entre la notification de la candidature retenue et la notification de la nomination ou de la nomination proposée est la période de temps prévue avant la prise de la décision finale. C'est la période pendant laquelle le ou la gestionnaire peut prendre connaissance de tout renseignement avant de prendre une décision finale. La période d'attente peut permettre à certaines personnes de tenir des discussions informelles pour la première fois afin de comprendre les raisons pour lesquelles leur candidature n'a pas été retenue pour une nomination particulière. Aucune nomination ou proposition de nomination ne peut être faite pendant la période d'attente.
Selon les Lignes directrices en matière de notification dans le cadre du processus de nomination, la CFP fixe la durée minimale de la période d'attente à cinq jours civils. La période d'attente débute à la date à laquelle les personnes qui doivent être notifiées sont informées des noms des personnes dont la candidature a été retenue aux fins de nomination.
Les organisations peuvent établir leurs propres pratiques. Elles peuvent par exemple :
- Établir une période d'attente standard pour tous les processus de nomination internes;
- Établir une période d'attente standard pour tous les processus de nomination internes annoncés et une période d'attente standard distincte pour tous les processus de nomination internes non annoncés;
- Établir des périodes d'attente différentes en fonction du poste à doter par suite du processus de nomination;
- Établir un éventail de périodes d'attente à partir desquelles les gestionnaires pourraient choisir la période d'attente pour un processus de nomination interne particulier;
- Fournir des lignes directrices afin d'aider les gestionnaires à établir la période d'attente pour un processus de nomination interne, en leur laissant toute la latitude voulue à l'intérieur de celles-ci.
Voici quelques points dont il faut tenir compte lorsqu'on établit la durée d'une période d'attente :
- Le nombre de personnes qui reçoivent une notification. Le nombre de personnes qui peuvent demander une discussion informelle. Cela peut dépendre d'un certain nombre de facteurs, notamment :
- Le nombre de personnes qui ont participé au processus;
- Le fait que le processus de nomination est annoncé ou non annoncé;
- Le fait que les personnes ont eu la possibilité ou pas de tenir des discussions informelles tout au long du processus.
- La méthode de notification utilisée et l'accès à la notification par les personnes ayant droit à la notification. Cela peut dépendre d'un certain nombre de facteurs, notamment :
- La période de temps pour la distribution de la notification. Par exemple, une distribution par courrier électronique serait beaucoup plus rapide que par la poste;
- Le fait que la notification est envoyée pendant une période de congé ou de vacances;
- La rapidité d'accès à la notification en fonction de la méthode utilisée;
- Les circonstances de travail particulières de la personne ayant droit à la notification. Par exemple, membre d'équipage d'un navire, personne constamment en déplacement, etc.
Les Lignes directrices en matière de notification dans le cadre du processus de nomination de la CFP stipulent que les personnes doivent être informées de la durée de la période d'attente. On peut procéder de la façon suivante :
- Les personnes peuvent être informées de la durée de la période d'attente dans la notification de candidature retenue;
- Si une organisation a établi une période d'attente standard pour tous les processus de nomination, la durée de la période d'attente pourrait être communiquée dans les annonces portant sur des processus de nomination internes, dans les documents d'orientation de l'organisation ou dans tout autre produit de communication.
Dans le but d'améliorer l'efficacité du processus de nomination lorsque les mêmes critères de mérite sont appliqués à chaque poste, des gestionnaires pourraient décider d'inclure le nom de toutes les personnes qui satisfont aux critères sur une notification de candidature retenue, une fois le processus d'évaluation terminé. Cela permettrait d'appliquer une seule période d'attente. À la suite de la période d'attente, le ou la gestionnaire pourrait avoir certaines options :
- émettre une notification de nomination ou de nomination proposée chaque fois qu'une nomination est faite;
- selon le nombre prévu de postes à doter, envoyer une notification de nomination proposée à toutes les personnes, puis nommer ces personnes au fur et à mesure que des postes deviennent vacants;
- émettre une notification de nomination dans le but de doter des postes vacants immédiatement, et au même moment, émettre une notification de nomination proposée dans le but de doter des postes vacants dans l'avenir.
Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, les facteurs à prendre en considération en ce qui concerne la notification sont les suivants :
- Avant d'émettre une notification de nomination ou de nomination proposée, le ou la gestionnaire peut informer toutes les personnes visées par la notification de candidature retenue du nom des personnes qui seront nommées immédiatement. Cela permet à ces personnes (c'est-à-dire celles dont la candidature n'a pas été retenue pour un poste en particulier) de tenir des discussions informelles;
- La notification des personnes dont la candidature n'a pas été retenue à chaque point de décision du processus, et ainsi permettre de tenir des discussions informelles avant l'envoi de la notification de candidature retenue, pourrait simplifier la gestion de la période d'attente, car ces personnes auraient eu la possibilité de tenir des discussions informelles avant ce point.
La gestionnaire a identifié cinq personnes qui satisfont aux qualifications constituant un atout dans le but de doter trois postes vacants dans sa direction générale. Les cinq personnes ont été évaluées et trois d'entre elles satisfont à toutes les qualifications essentielles du poste. Il y a actuellement un poste à combler. Les deux autres postes devront être dotés dans environ six mois.
Méthode
Puisqu'il s'agit d'un processus de nomination non annoncé, toutes les personnes faisant partie de la zone de sélection doivent recevoir une notification. La gestionnaire ne veut pas envoyer une notification aux personnes concernées par courriel, par la poste ou par messagerie. Elle envisage plutôt d'avoir recours au site intranet de l'organisation. Cependant, étant donné que la zone de sélection englobe les personnes employées dans d'autres ministères et organismes distincts, cette méthode n'est pas idéale. Pour cette raison, la gestionnaire décide d'utiliser le site de Publiservice comme méthode de notification.
Gérer le processus de notification
Dans le but de faciliter les nominations ultérieures, la gestionnaire inscrit le nom des trois personnes dans la notification de candidature retenue. Puis, elle convoque ces trois personnes pour leur expliquer son plan de dotation. Elle informe deux d'entre elles qu'elles ne seront pas nommées immédiatement, mais qu'elle envisage de les nommer à des postes vacants dans environ six mois. Ces personnes peuvent ainsi connaître la décision de la gestionnaire et ont l'opportunité de tenir des discussions informelles, car leur candidature n'a pas été retenue aux fins de nomination au premier poste.
Après la période d'attente, la gestionnaire envoie la notification de nomination, comportant un seul nom, pour la nomination au premier poste.
Plus tard, lorsque les deux autres postes peuvent être dotés, la gestionnaire envoie une notification de nomination proposée comportant le nom des deux autres personnes.
Le poste fait l'objet d'un processus annoncé. Quarante-trois personnes présentent leur candidature. L'énoncé des critères de mérite comporte des qualifications essentielles, des qualifications constituant un atout et des besoins opérationnels. Dix personnes satisfont à l'ensemble des qualifications essentielles du poste.
Le gestionnaire a un poste à doter immédiatement. D'autres postes pourraient être dotés dans l'avenir, mais le nombre réel de postes et les caractéristiques particulières demeurent inconnus.
Tous les candidats et candidates ont fourni leur adresse de courrier électronique et ont choisi la même langue officielle. Un des candidats ne fait pas partie de la zone de sélection. Il a été informé que sa candidature avait été rejetée pour cette raison. Pendant le processus d'évaluation, sept personnes se sont retirées du processus. Le gestionnaire s'est assuré qu'elles avaient bel et bien abandonné le processus et il les a informé qu'elles ne recevraient aucune notification à l'égard du processus. Il reste donc trente-cinq personnes. En raison du nombre limité de personnes ayant droit à la notification, le gestionnaire a décidé d'envoyer une notification par courriel.
Puisque le gestionnaire n'a qu'un seul poste à doter dans l'immédiat, la notification qu'il envoie comporte un seul nom. Celle-ci est acheminée par courriel aux trente-cinq personnes.
Après la période d'attente, le gestionnaire envoie une notification de nomination par courriel à ces mêmes personnes.
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