Utilisation des moyennes pondérées cumulatives pour la sélection des employés

Ce document fournit aux spécialistes des ressources humaines et aux gestionnaires d’embauche des considérations clés et des suggestions reposant sur des données probantes pour l’utilisation de la MPC lors de la sélection des employés, tout en respectant les principes du mérite et de l’inclusion.

Alors que les ministères et organismes fédéraux s’efforcent d’innover en matière de dotation et de réduire les délais de recrutement, le recours à des méthodes alternatives pour présélectionner les candidats et gérer un grand nombre de candidatures fait l’objet d’un débat grandissant. En vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), les gestionnaires d’embauche ont le pouvoir discrétionnaire d’établir les critères de mérite et les méthodes d’évaluation. À ce titre, les gestionnaires d’embauche peuvent envisager d’utiliser la MPC d’un collège ou d’une université comme méthode d’évaluation des exigences d’un poste (par exemple, la pensée analytique, la solution de problème).

Conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, et à la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP), un processus de nomination doit être exempt de toute discrimination fondée sur les motifs illicites énoncés dans la LCDP.

Il est par conséquent important de comprendre les risques potentiels liés à l’utilisation de la MPC pour la sélection des employés, car, si elle n’est pas utilisée de manière équitable et avec la diligence requise, son utilisation pourrait entraver le mérite et d’autres principes fondamentaux de dotation en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. Le présent document expose ces risques et propose des recommandations concernant l’usage de la MPC dans la sélection des employés.

La MPC d’une personne est habituellement considérée comme une mesure de ses résultats scolaires. En général, la MPC est calculée pour représenter une moyenne cumulative des résultats obtenus dans le cadre des programmes d’études offerts par les établissements d’enseignement postsecondaire.

Toutefois, il n’existe pas de critère universel pour le calcul de la MPC et par conséquent, la façon dont elle est calculée varie selon les universités et les programmes, tant au Canada qu’à l’étranger.

L’enseignement collégial ou universitaire devient de plus en plus une exigence minimale pour l’embauche à la fonction publique fédérale. En fait, les Normes de qualification pour l’emploi dans l'administration publique centrale du Conseil du Trésor établissent le seuil minimal d’éducation pour de nombreuses classifications de postes comme étant « l’obtention d’un grade d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu ». Il peut donc être tentant pour les responsables du recrutement d’utiliser des informations faciles à obtenir, telles que la MPC, pour présélectionner les candidats.

Nombreux sont ceux qui pensent que les résultats scolaires passés peuvent être un puissant indicateur du rendement au travail futur. De plus, des recherches ont démontré que les recruteurs et les gestionnaires d’embauche sont susceptibles d’utiliser les informations relatives à la MPC pour présélectionner les postulants lorsque les bassins de candidats sont volumineux.^{Note de bas de page 1}

Une revue de différentes méthodes de sélection a démontré que la MPC peut parfois aider à prédire le rendement au travail.^{Note de bas de page 2} Cependant, il existe des outils de sélection ayant une meilleure capacité de prédiction, notamment les tests de capacité intellectuelle, les exercices de mise en situation ou les simulations de travail, les tests de connaissances professionnelles et les entretiens structurés. De plus, les outils de sélection tels que les données biographiques et les années d’expérience ont un pouvoir prédictif plus élevé que la MPC et peuvent être considérés comme moins risqués. Par conséquent, il est important d’examiner l’importance accordée à la MPC dans la stratégie de sélection globale et de s’assurer que la MPC n’est pas utilisée au détriment d’indicateurs plus probants, comme le suggère la recherche sur la sélection du personnel.^{Note de bas de page 3}

L'utilisation de la MPC pour la sélection des employés est soumise à certaines réserves notables :

• Lorsque l’on examine si la MPC prédit le rendement pour des emplois spécifiques, les résultats de la recherche sont mitigés. La plupart des experts ont constaté que la valeur prédictive de la MPC varie selon les emplois, et beaucoup ne s’accordent pas sur les emplois pour lesquels elle prédit le mieux le rendement (par exemple, les emplois universitaires, la gestion, l’ingénierie ou d’autres domaines techniques).^{Note de bas de page 4}
• Bien que beaucoup pensent que la MPC est mieux adaptée aux emplois de type universitaire, une étude a révélé que les professeurs ayant une MPC plus élevée avaient en fait des évaluations de rendement plus faibles que les professeurs ayant une MPC plus faible, ce qui suggère qu’il y a d’autres facteurs plus importants qui conduisent à un rendement exemplaire.^{Note de bas de page 5}

Du point de vue juridique, la norme pour autoriser une mesure d’évaluation stipule qu’il doit s’agir d’une méthode raisonnable pour évaluer une compétence ou une qualification particulière et qu’elle doit être équitable pour tous les candidats. Une évaluation équitable signifie que tous les candidats ont une chance égale de démontrer leurs aptitudes pour les compétences requises et que des mesures d’adaptation sont prévues pour les personnes ou les groupes désignés en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne et de la Loi sur l’équité en matière d’emploi afin de supprimer les obstacles.

Il est important d’établir un lien entre la MPC et les exigences du poste, puis de déterminer la meilleure manière d’utiliser les résultats d’évaluation, pour prendre des décisions en matière de dotation. En décidant comment la MPC pourrait être utilisée, les gestionnaires doivent tenir compte des caractéristiques des candidats éventuels et se demander si la méthode utilisée pourrait injustement favoriser ou défavoriser les membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi ou d’autres groupes divers. Certaines façons d’utiliser la MPC peuvent atténuer des problèmes potentiels ou encore les exacerber. Voici quelques points à prendre en considération lors du choix d’une méthode d’évaluation équitable :

• Les MPC de différentes universités et de différents programmes peuvent être incomparables. Il est assez fréquent que les universités utilisent des systèmes de notation différents, tant au Canada qu’à l’étranger. En outre, différents programmes (par exemple, en ingénierie ou en droit) peuvent avoir des normes différentes pour la MPC. Par conséquent, il est important de s’assurer que les comparaisons des données de la MPC entre les universités et les programmes sont pertinentes pour le poste et équitables pour les candidats et pour les différents groupes (par exemple,  comparer uniquement les MPC d’un même programme universitaire, convertir les notes de différents systèmes en une mesure commune).
• L’usage de la MPC n’est pas sans risque d’effet préjudiciable pour les membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi. Des différences entre ces groupes sur le plan de la MPC ont été signalées dans la littérature scientifique.^{Note de bas de page 6} Les chercheurs ont constaté que plus les seuils de passage à la MPC sont élevés, plus le risque d’effet préjudiciable pour les membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi est élevé.^{Note de bas de page 7} Par conséquent, il est important d’éviter d’avoir recours à une sélection descendante lorsque l’on utilise les données de la MPC et d’utiliser seulement les notes de passage qui correspondent aux qualifications minimales requises pour le poste.
• Soyez prêt à justifier le recours à la MPC en tant qu’exigence professionnelle dans un processus de sélection. De plus, vous devez être en mesure de démontrer un lien clair entre les résultats scolaires et le rendement dans les tâches concrètes effectuées au travail.

Dans la fonction publique fédérale, les gestionnaires d’embauche ont l’obligation légale de tenir compte des besoins particuliers des candidats, dans la mesure où cela ne représente pas une contrainte excessive. Si la MPC est utilisée pour évaluer les candidats, il doit y avoir un lien clair entre le rendement scolaire et les exigences du poste. Les ministères et organismes doivent aussi envisager des façons d’adapter l’outil d’évaluation ou d’adopter des méthodes d’évaluation alternatives si des mesures d’adaptation doivent être fournies à un candidat ayant un handicap ou d’autres besoins pertinents. Nous encourageons les gestionnaires d’embauche à consulter leurs conseillers en dotation et les autres experts en la matière dans leur ministère. Les experts en évaluation de la Commission de la fonction publique sont également disponibles aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Les gestionnaires d’embauche doivent examiner attentivement les avantages et les risques liés à l’usage de la MPC en ce qui a trait à leurs propres processus de dotation et aux exigences professionnelles, et déterminer s’il existe des solutions de rechange. Si, après mûre réflexion, un gestionnaire décide d’utiliser la MPC, nous proposons les recommandations suivantes, fondées sur la littérature scientifique, afin d’illustrer les façons dont la MPC pourrait être utilisée pour compléter un processus de dotation.

Ces recommandations ne sont pas exhaustives et ne doivent pas être considérées isolément, mais plutôt comme un aspect dans la mise en place d’une stratégie globale de dotation et d’évaluation. 

Nous espérons que les renseignements fournis dans le présent document aideront les gestionnaires d’embauche à prendre des décisions judicieuses lorsqu’ils envisageront des méthodes d’évaluation alternatives, comme l’utilisation de la MPC.

La Commission de la fonction publique vous offre :

• une consultation gratuite pour vous aider à élaborer une stratégie de sélection efficace;
• des tests validés présentant un faible risque d’effet préjudiciable;
• des outils d’évaluation sur mesure selon le principe du recouvrement des coûts;
• des experts en évaluation adaptée;
• une orientation sur les critères de mérite efficaces, la flexibilité des méthodes d’évaluation et l’obligation de fournir des mesures d’adaptation (voir les Guides et outils).

Pour de plus amples renseignements, communiquez avec nous au 819-420-8671 ou par courriel : cfp.cpp-ppc.psc@cfp-psc.gc.ca.