Chartre du projet d'iNOD

Approbation du président

Gerry Thom
Président p.i. – CFP

Promoteur du projet (BPR)

Tim Pettipas
Vice-président principal p.i. de la DGOSR – commanditaire du projet

Représentant du Comité exécutif de gestion (BPR)

Stéphanie Poliquin
Vice-présidente de la DGSI

Examiné par :

Blair Haddock
DG, Gouvernement ouvert

Dennis Skinner
DPI - DGSI

Geoff Zerr
Directeur général p.i., Politiques – DGOSR

Phil Morton
Dirigeant principal des finances

Janelle Wright
DG, Ressources humaines

Danielle Dubois
Directrice générale p.i., DDAS – DGSI

Jason Dorey
DG p.i., Chef de projet

1. Présentation du projet

Récemment, la Commission de la fonction publique (CFP) a élaboré un nouveau cadre de nomination et une nouvelle approche en matière de surveillance visant à établir une nouvelle orientation en dotation dans l'ensemble de la fonction publique fédérale. Cette nouvelle orientation vise en particulier à faire en sorte que les chercheurs d’emploi trouvent plus facilement et efficacement un emploi au sein du gouvernement du Canada, que les gestionnaires d’embauche choisissent d’une manière efficace des candidats qualifiés, et que les responsables des ressources humaines mettent en œuvre un processus de dotation efficace du début à la fin.

La Nouvelle orientation en dotation (NOD) fournit une nouvelle base et offre une occasion idéale de changer fondamentalement les pratiques, les procédures et les comportements existants. Toutefois, un changement de politique ne suffira pas à lui seul à concrétiser ces changements. C'est pourquoi une gamme d'approches novatrices ont été lancées dans le cadre des initiatives « De la politique à la pratique » (PàP) afin d'accroître l'élan qui mènera au maintien des changements significatifs requis pour améliorer la dotation dans la fonction publique fédérale.

Malgré ce cadre de nomination et de surveillance renouvelé, les besoins des intervenants continuent d'évoluer, et nos procédures et systèmes ne suivent pas la cadence. Les chercheurs d'emploi, les gestionnaires d'embauche et les spécialistes des ressources humaines croient que le processus de dotation du GC exige une attention immédiate. Les chercheurs d’emploi ont exprimé leur frustration à l’égard des procédures de demande d’emploi et d’évaluation, et les gestionnaires d’embauche se sont dits inquiets de ne pas pouvoir attirer des candidats de qualité en raison des limites actuelles du processus de dotation. Ils ont souligné la nécessité de :

  • trouver de nouvelles approches pour attirer des chercheurs d'emploi de grande qualité;
  • rationaliser le processus de dotation afin de réduire les étapes et le temps nécessaires à l'embauche de personnes de talent;
  • permettre des approches de dotation souples, adaptées aux divers besoins des gestionnaires d'embauche et des demandeurs d'emploi.

Le projet d'interface de la Nouvelle orientation en dotation (iNOD) tirera parti du nouveau cadre de nomination pour faciliter l’interaction entre les demandeurs d'emploi, les gestionnaires d’embauche et les spécialistes des ressources humaines.

L'objectif principal du projet iNOD est d’offrir aux chercheurs d’emploi une expérience de dotation efficace et significative reposant sur des données probantes et une analyse rigoureuse, conçue par les utilisateurs eux-mêmes : les chercheurs d’emploi, les gestionnaires d’embauche et les spécialistes des ressources humaines.

1.1 Objectifs, buts et résultats opérationnels du projet

In 2008, the PSC implemented an NAOS requirement for jobs open to the public, with a provision that deputy heads request an exception to this requirement from the PSC, on a case by case basis. Five requests were received from 2008 to March 2016, and all were approved.In April 2016, the revised Appointment Policy maintained NAOS and gave DHs the authority to approve exceptions. The PSC therefore asked DHs to report annually on the use of this new delegated authority.

Objectifs, buts et résultats opérationnels du projet
But Objectifs Résultats opérationnels
Moderniser le processus de dotation et de recrutement à la fonction publique fédérale pour répondre aux besoins et attentes des utilisateurs en améliorant l'efficacité des processus d’embauche ainsi que l’expérience utilisateur à cet égard. Accès simplifié aux programmes et aux services d’embauche pour éliminer le dédoublement d’efforts et les interventions inutiles tout au long du processus d’embauche. Expérience homogène et intuitive pour les chercheurs d’emploi et les gestionnaires délégataires.
Stratégies de dotation et de recrutement rattachées aux besoins en matière bah ouid’embauche.
Approches d’embauche modernisées répondant aux attentes et aux besoins particuliers des chercheurs d’emploi et des gestionnaires délégataires en matière d’embauche. Soutien efficace contribuant à l’efficacité du processus d’embauche.

Un cadre de mesure du rendement (annexe A) a été élaboré pour quantifier et mesurer les progrès par rapport aux moteurs stratégiques, aux objectifs du projet et aux résultats opérationnels. Tous les travaux entrepris seront harmonisés et évalués au moyen d’un cadre de mesure du rendement pour le projet iNOD.

1.2 Portée du projet

Le projet iNOD tiendra compte des exigences de la Nouvelle orientation en dotation énoncées dans la nouvelle politique de nomination comme point de départ pour explorer les améliorations à apporter à l’expérience des utilisateurs dans le cadre du processus de dotation. Le projet iNOD comprendra trois phases, chacune axée sur le processus de dotation tel qu’il est vécu par l’un des trois groupes d’utilisateurs identifiés : les chercheurs d’emploi externes, les gestionnaires d’embauche et les spécialistes des ressources humaines.

Bien que chaque phase soit axée sur un type d’utilisateur en particulier, il est reconnu que l’expérience d’un utilisateur dans le cadre du processus de dotation à la fonction publique fédérale ne se déroule pas de façon isolée. S’il y a lieu, tous les types d’utilisateurs seront consultés et mobilisés afin d’éclairer et d’améliorer le processus de dotation de bout en bout.

Les principaux aspects que le projet iNOD examinera seront abordés en trois phases.

Phase 1 : améliorer l’expérience des chercheurs d’emploi provenant de l’extérieur

La première phase du projet iNOD portera sur les demandeurs d’emploi externes et se concentrera sur trois éléments principaux :

  • déterminer et mettre à l’essai des changements visant à améliorer considérablement l’expérience utilisateur des chercheurs d’emploi venant de l’extérieur;
  • intégrer à la conception de la solution de de dotation de bout en bout les améliorations identifiées dans le cadre du protocole De la politique à la pratique (PàP), comme le renouvellement des annonces d’emploi, par exemple;
  • valider les améliorations au moyen d’un prototype itératif qui améliorera la performance des utilisateurs.

Les activités de prototypage de la phase 1 donneront lieu à la mise à l’essai et à la validation des exigences des chercheurs d’emploi externes.

Phase 2 : mettre les gestionnaires d’embauche en contact avec les chercheurs d’emploi

La deuxième phase du projet iNOD se concentrera sur la mise en relation des chercheurs d’emploi et des gestionnaires d’embauche. Elle comprendra trois éléments principaux :

  • établir une expérience utilisateur efficace pour les gestionnaires d’embauche, en tenant compte des exigences de la Nouvelle orientation ne dotation et des préférences des chercheurs d’emploi;
  • assurer une meilleure concordance entre les intérêts des gestionnaires d’embauche et ceux des chercheurs d’emploi pour appuyer une sélection plus efficace des candidats;
  • habiliter les gestionnaires d’embauche à recruter avec confiance, en comprenant bien leurs options et leurs responsabilités tout au long du processus.

Les activités de prototypage de la phase 2 s’appuieront sur les exigences des chercheurs d’emploi externes de la phase 1 et intégreront à la solution les exigences éprouvées et validées des gestionnaires d’embauche.

Phase 3 : maximiser le rendement en dotation grâce à la collaboration

La troisième phase du projet iNOD se concentrera sur trois éléments principaux :

  • collaborer avec les fonctions et les communautés de pratique habilitantes du gouvernement du Canada afin de repérer les gains d’efficacité opérationnelle pouvant être réalisés horizontalement;
  • faciliter l’amélioration du rendement en dotation dans l’ensemble de la fonction publique fédérale, grâce à des activités de sensibilisation, de surveillance et de collaboration efficaces avec les partenaires fédéraux;
  • officialiser et mettre en œuvre les solutions testées par les utilisateurs (validées) qui offrent le meilleur rendement du capital investi (résultat/rendement des utilisateurs).

Les activités de prototypage de la phase 3 s’appuieront sur l’ensemble des exigences des chercheurs d’emploi et des gestionnaires d’embauche et examineront comment les facilitateurs du gouvernement du Canada peuvent améliorer davantage le processus de dotation, ce qui donnera lieu à des exigences supplémentaires testées et validées.

Portée du projet (activités)

Activités non comprises dans la portée du projet

La phase 1 sera axée sur l’expérience des chercheurs d’emploi (candidats externes).

Candidats internes et solutions de mobilité internes*.

La phase 2 sera axée sur l’expérience des gestionnaires d’embauche.

Production de rapports sur la qualité de l’embauche*

La phase 3 sera axée sur la maximisation de la collaboration grâce à l’expérience du facilitateur du GC.

Planification des RH et gestion des talents*

*Remarque : Les résultats de la recherche, des tests de convivialité et de la conception du projet iNOD seront communiqués aux secteurs de programmes, aux ministères et aux organismes centraux partenaires tout au long du projet afin d’appuyer l’amélioration continue du continuum global des RH.

1.3 Approche du projet

La fonction d’évaluation de l’expérience utilisateur de la CFP a permis d’améliorer avec succès le système d’embauche actuel, en se fondant sur la recherche et les tests auprès des utilisateurs ainsi que sur les résultats mesurables du rendement.

En complément de l’investissement et de l’engagement de la CFP à bonifier l’expérience des utilisateurs, la CFP a retenu les services de Systemscope Inc. pour l’aider à tirer profit des pratiques exemplaires de l’industrie, à fournir une orientation et une expertise en la matière, et à travailler en collaboration avec la CFP pour examiner les améliorations possibles à court, à moyen et à long terme du processus de dotation en soutien de la Nouvelle orientation en dotation.
Chaque phase du projet se concentrera sur le développement des versions successives d’un prototype itératif qui servira à évaluer la satisfaction des utilisateurs et le rendement optimal des tâches. Le prototype sera développé selon une méthode éprouvée de « réflexion conceptuelle », qui couvrira un certain nombre d’éléments clés tels que l’expérience utilisateur, les processus organisationnels associés et les données requises pour mener à bien le processus d’embauche.

Les consultations avec les intervenants et les utilisateurs permettront de déterminer où se produiront les répercussions réelles des changements explorés sur les gens, et de cerner les possibilités d’amélioration qui seront ensuite analysées afin de déterminer le meilleur rendement du capital investi. Ces améliorations seront conçues en collaboration et testées rigoureusement avec les utilisateurs eux-mêmes au moyen du prototype. Les réactions et commentaires des utilisateurs et l’analyse du rendement qui en résultera permettront de cerner, de classer par ordre de priorité et de traiter les possibilités de grande valeur et les risques potentiels, ce qui mènera à des produits et des services qui répondront exactement aux exigences de la Nouvelle orientation en dotation.

Chaque phase donnera lieu à des maquettes interactives dûment mises à l’essai, à des résultats de tests d’expérience utilisateur, à une représentation en temps réel de la conception (prototype) et à la documentation de l’architecture d’information associée (p. ex. quelles informations doivent être incluses dans le prototype et comment elles devraient être structurées) ainsi que de l’architecture de la solution proposée (p. ex., déroulement des opérations, résultats attendus, etc.). L’approche de la pensée conceptuelle révélera également le besoin potentiel de changer les politiques ou les processus afin d’améliorer l’expérience utilisateur.

Le projet iNOD suivra une approche par étapes pour la gestion continue du projet. Une saine gouvernance, des activités de sensibilisation stratégique en amont et de mobilisation interne compléteront une approche rigoureuse de gestion de projet afin de s’assurer que les responsables du  projet puissent respecter ou modifier au besoin les échéanciers, la portée et le budget approuvés, à chaque phase des travaux.

1.4 Étapes clés du projet

Étapes clés du projet
Étapes clés Date cible
Ébauche de la charte du projet, d’un plan et d’une grille RASCI aux fins d’examen par le promoteur. 15 février 2017
Consultations de la CFP et du CGDG (confirmation de la portée et des ressources) février-mars 2017
Comité exécutif de gestion – calcul détaillé des coûts de l’iNOD  mars 2017
Mise sur pied d’un comité directeur du projet iNOD mars 2017
Affectation des ressources proposée au moyen de la grille RASCI et par l’entremise du comité directeur du projet iNOD mars 2017
Mise sur pied de l’équipe principale de l’iNOD mars 2017
Étape 1 - Améliorer l’expérience des chercheurs d’emploi : expérimentation des améliorations pour les chercheurs d’emploi externes
Mise en place des ateliers de collaboration préliminaires  15 février 2017
Cas/canevas (portée) de la phase 1 terminés 22 février 2017
Portée de la phase 1 confirmée par le comité directeur du projet iNOD  mars 2017
Conception préliminaire de la maquette terminée  10 mars 2017
Tests d’expérience utilisateur Lean et révisions de la conception achevés 16 mars 2017
Tests modérés d’expérience utilisateur, résultats et recommandations achevés 7 avril 2017
Prototype d’interface préliminaire  21 avril 2017
Architecture préliminaire de solution et d’information 21 avril 2017
Ateliers avec les gestionnaires d’embauche pour la phase 2 terminés 30 avril 2017
Prototype itératif de la phase 1 2 mai 2017
Projet de feuille de route pour les itérations ultérieures du prototype 2 mai 2017
Phase 2 – mise en relation des gestionnaires d’embauche et des chercheurs d’emploi À déterminer
Étape 3 – optimisation du rendement en dotation grâce à la collaboration À déterminer

1.5 Dépendances, contraintes, hypothèses et risques relatifs au projet

L’équipe de projet principale a tenu un atelier préliminaire d’évaluation des risques le 21 mars 2017. Le comité directeur du projet tiendra un atelier pour cerner, confirmer et valider les risques et les dépendances du projet (à confirmer).

1.6 Estimation des coûts du projet

Le tableau suivant souligne les besoins internes prévus en matière de ressources pour le projet iNOD de la CFP ainsi que les coûts connexes, pour l’exercice 2017-2018. Ces estimations en matière de ressources sont fondées sur le besoin maximal hebdomadaire de ressources prévu au cours de l’année.

Results of internal investigations
Organisation Nom du rôle Numéro Niveau d’effort Estimation
Bureau de réexamen PàP – experts en la matière (EM) 2 50% 100 600 $
Gouvernance et supervision du projet 1 90% 102 600 $
Mobilisation interne 1 25% 25 150 $
Conseiller stratégique (occasionnel à temps partiel) 1 25% 27 500 $
DIH Relations externes 1 25% 27 500 $
DDAS Gestionnaire du projet 1 100% 84 900 $
Coordonnateur de projet 1 100% 70 900 $
Équipe d’analystes des activités 2 50% 84 900 $
Analyste des activités - architecture des opérations 1 15% 12 735 $
Expert en la matière (EM) en mesure de rendement  1 40% 46 120 $
EM SRFP 1 25% 25 150 $
EM en expérience utilisateur  2 50% 84 900 $
CPP  EM CPP  1 10% 10 060 $
DPCBR EM DPCBR* 1* 15% 15 090 $
DCAP Soutien à la communication et planification d’événements 1 50% 47 300 $
AIPRP EM en protection des renseignements  1 10% 10 060 $
DSPD EM en dotation (CSD) 1 30% 30 180 $
EM PDP 1 40% 40 240 $
DEP EM – politique 2 40% 80 480 $
Finances Soutien financier et administration 1 10% 10 170 $
Approvisionnement Soutien de l’approvisionnement  1 10% 8 230 $
DSDA EM en services de données  1 25% 21 650 $
Services juridiques EM en services juridiques  1 20% 20 120 $
Total 926 175 $

*La Direction des programmes centraux et des bureaux régionaux (DPCBR) agissait comme point de contact central pour partager l’information sur le projet iNOD et pour assurer le suivi des demandes de rétroaction sur les produits livrables, la validation ou pour fournir des commentaires.

Le soutien externe de Systemscope pour la phase 1 (février à mai) du projet iNOD est ventilé ci-dessous. D’autres phases doivent être déterminées au moyen de consultations et d’approbations en matière de gouvernance.

Results of internal investigations
Catégorie de ressource Niveau Nombre Tarif (quot.) Nombre de jours Total
Directeur de projet 3 1 56 250 $
Analyste de la transformation opérationnelle (ATO) (architecture de conception des services) 3 1 66 000 $
ATO (conception de l’expérience) 2 1 57 000 $
ATO (architecture de l’information) 2 1 60 000 $
ATO (architecture du contenu) 3 1 69 000 $
Expert-conseil en restructuration des processus opérationnels 3 1 66 000 $
Total pour l’étape 1 374 250 $

2 Organisation du projet

2.1 Gouvernance du projet

Le projet iNOD est une initiative liée à la phase 2 de la Nouvelle orientation en dotation (De la politique à la pratique).

Les participants aux réunions de la Commission seront chargés d’établir et d’approuver l’orientation de la phase 2 de la Nouvelle orientation en dotation (PàP) ainsi que de superviser la mise en œuvre du projet dans son ensemble. 

Les membres du Comité exécutif de gestion (CEG) devront que l’orientation définie est effectivement suivie et appuyer la mise en œuvre du projet. 

Les options de gouvernance externe seront discutées et confirmées dans le cadre des consultations auprès du Comité exécutif de gestion.

Une grille de type RASCI (« Responsabilité, Approbation, Soutien, Consultation, Information ») est un outil qui décrit la participation requise des divers rôles dans l’exercice de leurs responsabilités de gouvernance ou dans l’exécution des tâches ou des produits livrables pour un projet. Cette grille est particulièrement utile pour préciser les rôles et responsabilités pour les projets interfonctionnels ou interministériels. Voici une illustration de la grille RASCI du projet iNOD :

R = Responsabilité A = Approbation S = Soutien C = Consultation I = Information Promoteur du projet Comité directeur du projet Équipe principale du projet Sous-groupes de travail Direction stratégique et renouvellement Communications et affaires parlementaires Services d’infotechnologie Développement des affaires et systèmes Analyse et services de données Centre de psychologie du personnel Services juridiques Politiques et affaires ministérielles Programmes centraux et bureaux régionaux
Alignement du projet (Plan d’activités intégré) Mandat, autorité et financement A R S S I I I I I I I I I
Intention du projet Résultats, facteurs déterminants, portée, arriérés de produits A R S S I I I I I I I I I
Vision du projet A R S S I I I I I I I I I
Besoins opérationnels A S R S I I I I I I I I I
Expertise en la matière Réalisation de présentations, de démonstrations, de groupes de travail, de réunions, de consultations, de décisions au jour le jour. A S S R I I I I I I I I I
Décisions et répercussions opérationnelles Travailler autour de solutions, d’analyses, de projets pilotes A R C C I I I I I I I I I
Gestion du changement / Transition Matériel de formation, messages-types du centre d’appels, guides de l’utilisateur, communication interne, transition vers les opérations A R C S I I I I I I I I I
Personne-ressource pour le soutien adéquat A R I I I I I I I I I I I
Décisions sur la portée des projets À confirmer avec le commanditaire C A R S I I I I I I I I I
Risques/enjeux/recommandations concernant le projet S A S S C C C R C C C C C
Recommandations pour les décisions par la gouvernance de la CFP et du GC I A R C I I I I I I I I I
Recommandations pour l’examen du commanditaire du projet et la décision (si le commanditaire est absent du comité directeur du projet C A R S I I I I I I I I I
Recommandations pour le comité directeur du projet, l’équipe principale ou les sous-groupes de travail I A R S I I I I I I I I I
Décisions fonctionnelles relatives aux projets Normes, méthodes et décisionsopérationnelles avec un secteur fonctionnel conformément au mandat. Les pouvoirs fonctionnels existants de la CFP s’appliquent.

Le tableau suivant reflète la structure de gouvernance du projet iNOD.

Fonction Capacité Nombre Nom
Comité directeur du projet Promoteur du projet 1 Pettipas, Tim
Représentant du CEG 1 Poliquin, Stéphanie
Politique 1 Zerr, Geoff
Politique 1 West, Michael
Services de données 1 Haddock, Blair
Administration financière 1 Morton, Phil
GI/TI 1 Skinner, Denis
Développement des affaires et des systèmes 1 Dubois, Danielle
Ressources humaines 1 Landriault, Josée
Communications 1 Lemaire, Cécile
Directeur de projet 1 Dorey, Jason
Comité des chefs des équipes du projet Gestion de projet 1 McGuire, Jason
Mesure du rendement 1 Taylor, Julian
Boucles de rétroaction et renseignements sur le programme 1 Warner, Shane
Coordination du projet 1 Penning, Derrick
Mobilisation et sensibilisation 1 Luu Kiefl, Linda
Politique et directives 2 Fox, Ruth Rony, Marie-Helene
Expérience utilisateur et exigences 1 Vargas, Alvaro
Sous-groupes de travail Boucles de rétroaction et programmes Warner, Shane
(À déterminer) Responsable : Shane Warner
Bureau de réexamen : Dominique Lavoie
SRFP : Céline Valin
DPCBR : Mélanie Giroux
DPCBR : Yasmine El Hanachi
CPP : À déterminer
Priorité : Karine Hince
Soutien en dotation : Simon Lachaine
Autres représentants des propriétaires fonctionnels : à déterminer
Gestion du projet et soutien habilitant McGuire, Jason
Responsable : McGuire Jason
Administration du projet : Hawooa Zongo
Coordination du projet : Anne-Marie Williams
Administration financière : Line Bourdages
Approvisionnement : Elizabeth Da Ponte-Middlemiss
Systemscope : Linda Sidoli
Mobilisation et communications Luu Kiefl, Linda
Responsable : Linda Luu Kiefl
Relations externes : Carole Fujimoto
Mobilisation interne : Michelle Devaney
Boucle de rétroaction : Shane Warner
Communications : Nathalie Bingley
Communications : Sonas Vallée
DPCBR : Kevin Chung
Ressources humaines : Alexandra Roy
Orientation de projet Fox, Ruth
Responsable : Ruth Fox
Priorité : Stephen Bickerstaffe
AIPRP : Jason Leroy
Équité en matière d’emploi : Lan Ton
Politique : Marie-Helene Rony
Soutien en dotation : Simon Lachaine
Analyse des activités : Andrew Dunn
Services juridiques : demandes présentées officiellement par l’entremise de Jason Dorey
Rendement, données et préparation des rapports connexes Taylor, Julian
Responsable : Julian Taylor
Analyse des activités : Kevin Taylor
DSDA : Julie Gravel
DSDA : Gillian Moore
Architecture opérationnelle : À déterminer
DSDA : Alexandre Chiasson
DPCBR : Serge Charlebois
Exigences Vargas, Alvaro
Responsable : Alvaro Vargas
Analyse des activités : Andrew Dunn
Analyse des activités : Kevin Taylor
Architecture opérationnelle : à déterminer
Expérience utilisateur : à déterminer

Annexe A : Mesure du rendement de l’iNOD

Dimensions suggérées pour la mesure du rendement de l'iNOD

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