Examen de l’Initiative pour un gouvernement ouvert

Direction de la vérification interne et de l’évaluation

Table des matières

• Sommaire
• Introduction
• Constatations et points à prendre en considération
• Conclusion
• Annexe A : Réponse du Secrétariat du gouvernement ouvert
• Annexe B : Résultats de l’auto-évaluation selon le modèle de maturité

Sommaire

Contexte

Depuis 2015, la Commission de la fonction publique (CFP) élabore des plans pour appuyer la contribution du Canada au programme du gouvernement ouvert. Le Comité exécutif de gestion de la CFP s’attend à ce que l’organisation veille à renforcer sa position de chef de file pour un gouvernement ouvert. La CFP compte améliorer l’efficacité en diffusant les données et l’information de manière proactive, évitant ainsi aux Canadiens de devoir présenter des demandes d’accès à l’information pour obtenir ces renseignements. Elle examine également certains outils pour mobiliser les Canadiens afin de mieux saisir leurs besoins et leurs intérêts, de manière à orienter les efforts du gouvernement ouvert en conséquence. Par ailleurs, elle souhaite munir les employés des outils, connaissances et soutien dont ils ont besoin pour répertorier, élaborer et publier les actifs de la CFP sur le Portail du gouvernement ouvert selon l’objectif, afin qu’ils soient utiles et qu’ils veillent à l’intérêt public.

Objectif de l’examen

L’objectif de l’examen était d’appuyer le Secrétariat du gouvernement ouvert de la CFP dans l’élaboration d’outils et l’établissement d’une base de référence pour mesurer les progrès de l’Initiative du gouvernement ouvert à la CFP. L’équipe de l’audit y est parvenu en vérifiant et en confirmant la validité du modèle de maturité conçu par le Secrétariat du gouvernement ouvert, ainsi qu’en réalisant un sondage sur la sensibilisation. Cet examen contribuera à l’élaboration du prochain Plan de mise en œuvre de la CFP, en cours d’élaboration par le secrétariat, qui comprendra les activités, les produits livrables, les engagements et les objectifs des 2 prochaines années, ainsi qu’un plan d’action.

Énoncé de conformité

La mobilisation est conforme aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Remerciements

L’équipe de l’audit souhaite remercier ceux et celles qui ont collaboré à cet effort pour mettre en lumière les forces et les possibilités d’amélioration de la CFP liées au gouvernement ouvert.

Principaux points à retenir

• L’architecture du modèle de maturité est adéquate et suit les pratiques exemplaires. Il s’agit d’un modèle simple, à l’échelle de la CFP.
• Le contenu du modèle de maturité précise les principaux objectifs énoncés dans le  Plan de mise en œuvre de la CFP pour un gouvernement ouvert, de même que les exigences de la Directive sur le gouvernement ouvert. Le modèle de maturité est un outil qui permet de déterminer le niveau d’optimisation souhaité à la CFP et les progrès réalisés.
• L’auto-évaluation de la maturité de la CFP effectuée par le Secrétariat du gouvernement ouvert est exacte et repose sur des preuves suffisantes. La CFP se trouve entre le niveau 2 (favoriser la transparence) et le niveau 3 (participation ouverte). Des résultats détaillés figurent dans l’annexe B.
• Le Secrétariat du gouvernement ouvert a réussi à mettre en place une base d’employés qui connaissent les rôles et responsabilités ainsi que les exigences du gouvernement ouvert, tout en arrivant à déterminer les actifs à publier. Cependant, l’instauration d’une culture d’ouverture par défaut nécessitera des efforts continus au cours des prochaines années dans le but de promouvoir les aspects des initiatives du gouvernement ouvert chez les autres employés. La plupart des employés ne connaissent pas encore les processus de publication, les rôles et responsabilités et les exigences techniques.
• La sensibilisation quant à l’importance de la publication de contenu sur le portail du gouvernement ouvert est élevée, mais bien peu d’employés de la CFP ont publié du contenu. Le sondage montre que la plupart des répondants éprouvent toujours de la difficulté à déterminer les données et les renseignements à valeur ajoutée. Le Secrétariat du gouvernement ouvert a déployé des efforts pour régler ce problème, entre autres, en cernant les thèmes intéressants pour un gouvernement ouvert et en lançant un projet-pilote « publier avec intention » avec le comité d’intégration.

Conseils

Modèle de maturité du gouvernement ouvert de la Commission de la fonction publique

• Communiquer les exigences minimales : Lorsqu’il communique les résultats du modèle de maturité, le Secrétariat du gouvernement ouvert doit faire la distinction entre les exigences minimales liées à la conformité selon les exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et les améliorations supplémentaires.
• Déterminer le niveau de maturité souhaité : Atteindre le niveau de maturité 5 pour tous les critères n’est pas toujours souhaitable ou rentable. Le Secrétariat du gouvernement ouvert devrait consulter la direction pour établir le niveau de maturité souhaité et discuter des exigences pour l’atteindre.
• Enrichir la terminologie : La formulation de certains indicateurs pourrait être améliorée, permettant ainsi aux intervenants de mieux comprendre ce qui doit être réalisé afin d’atteindre ce niveau en particulier. L’équipe de vérification avait déjà souligné au Secrétariat du gouvernement ouvert certaines améliorations à apporter, telles que clarifier l’utilisation du terme « public cible », pendant cette consultation.
• Inclure un niveau 0 : Le Secrétariat du gouvernement ouvert devrait envisager d’ajouter un niveau 0 au modèle pour préciser le fait qu’aucun travail n’a été effectué pour un critère donné.
• Effectuer des essais du modèle : Le Secrétariat du gouvernement ouvert devrait se servir de la consultation dans le cadre du Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert de 2022-2024 pour réaliser d’autres essais du modèle, recueillir les commentaires des intervenants et améliorer le modèle en fonction des besoins recensés.

Sensibilisation

• Fournir et communiquer des instructions claires sur l’Initiative du gouvernement ouvert : Certains répondants ont formulé des préoccupations concernant leur capacité à répertorier des documents ou données ayant de la valeur et pouvant être publiés sur le Portail du gouvernement ouvert. L’élaboration et la transmission de lignes directrices claires permettraient de répertorier les données ou documents pendant leur élaboration et faciliteraient le processus de publication. Les employés devraient avoir facilement accès à l’information concernant l’initiative, la manière de désigner des candidats potentiels, le matériel de formation, les rôles et responsabilités ainsi que les autres ressources. Actuellement, ils peuvent trouver cette information dans les anciennes publications du gouvernement ouvert provenant du bulletin L’Express de la CFP sur Intracom. D’autres organisations fédérales ont élaboré des pages spécifiques sur leur site intranet à l’appui des objectifs du gouvernement ouvert.
• Concentrer les efforts de sensibilisation vers les gestionnaires : Pour accroître la sensibilisation des employés de la CFP, il est particulièrement important de donner le ton aux échelons supérieurs. Élaborer une stratégie de sensibilisation dirigée vers les principaux gestionnaires, plutôt que vers l’ensemble des employés de la CFP, permettrait d’appuyer les efforts actuels en matière de sensibilisation. Grâce à la formation et aux outils, les gestionnaires seront mieux outillés pour désigner les candidats potentiels du gouvernement ouvert et faire part de leur point de vue à leur équipe quant au processus. Cela pourrait entraîner un effet d’entraînement vers le bas et ainsi contribuer à une plus grande sensibilisation.
• Mener régulièrement des sondages : Dans le cadre des exercices d’analyse comparative, il est nécessaire de surveiller les progrès. Le Secrétariat du gouvernement ouvert devrait réaliser un sondage à la suite du Plan de mise en œuvre du gouvernement ouvert pour mesurer les progrès et éclairer la formation et les activités de sensibilisation à venir.

Introduction

Partenariat pour un gouvernement ouvert

Le Partenariat pour un gouvernement ouvert est une initiative internationale dont l’objectif fondamental vise à obtenir des engagements fermes de la part des gouvernements pour promouvoir la transparence, habiliter les citoyens, lutter contre la corruption et tirer profit des nouvelles technologies pour renforcer la gouvernance. Le partenariat est formé de représentants de 78 pays, de 20 administrations locales et de nombreuses organisations de la société civile. Ces membres souscrivent à la Déclaration du gouvernement ouvert, qui promeut l’ouverture au gouvernement, notamment par la disponibilité croissante de l’information sur les activités gouvernementales. Les membres peuvent réaliser cet idéal en respectant les critères d’admissibilité de base, en passant le contrôle des valeurs du Partenariat pour un gouvernement ouvert et en élaborant des plans d’action en collaboration avec le public tous les 2 ans, y compris des mesures concrètes et des engagements visant à promouvoir les initiatives du gouvernement ouvert.

Gouvernement ouvert et gouvernement canadien

En 2012, le gouvernement du Canada s’est joint au Portail du gouvernement ouvert. Depuis, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a défini les engagements et exigences auxquelles devaient se soumettre les organisations fédérales pour exercer les activités liées au gouvernement ouvert. La Directive sur le gouvernement ouvert déclare qu’elle « a pour objet de maximiser la communication de l’information et des données gouvernementales à valeur opérationnelle afin d’appuyer la transparence, la reddition de comptes et la mobilisation des citoyens, et d’optimiser les avantages socio-économiques au moyen de la réutilisation, sous réserve des restrictions s’appliquant à la protection des renseignements personnels, à la vie privée et à la sécurité ». Le quatrième Plan d’action national pour un gouvernement ouvert vise la période de 2018 à 2020. Au moment de la rédaction du présent rapport (octobre 2021), le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada consultait les Canadiens pour rédiger le cinquième Plan d’action national, après avoir été retardé en raison de la COVID-19. 

Un gouvernement ouvert à la Commission de la fonction publique

Depuis 2015, la CFP élabore des plans pour appuyer la contribution du Canada au programme du gouvernement ouvert. Le Comité exécutif de gestion s’attend à ce que l’organisation veille à renforcer sa position de chef de file dans le domaine du gouvernement ouvert. En novembre 2016, le comité a nommé un champion du gouvernement ouvert afin d’assurer une direction appropriée, d’améliorer la visibilité de l’initiative et d’en assurer une mise en œuvre fructueuse. Le champion est appuyé par le Secrétariat du gouvernement ouvert, qui était composé de 3 analystes au moment de la consultation. La gouvernance est assurée au moyen du Comité mixte sur la gestion de l’information/technologie de l’information et du comité d’intégration, du Comité consultatif sur les données et le gouvernement ouvert, ainsi que de divers groupes de travail.

Au cours des dernières années, le Secrétariat du gouvernement ouvert a mené de nombreuses activités de sensibilisation, notamment des activités portes ouvertes, des séances de formation et la diffusion de documents de communication. Dernièrement, il a lancé le projet-pilote « publier avec intention » mené par le Comité d’intégration. Le secrétariat travaille actuellement à l’élaboration du prochain Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert pour les exercices 2022-2024, y compris un plan d’action pour l’atteinte des objectifs du gouvernement ouvert.

Objectifs d’une Commission de la fonction publique ouverte

• Instaurer une culture d’ouverture par défaut en sensibilisant les gens et en promouvant les activités qui appuient l’ouverture et la transparence.
• S’engager à diffuser des données et renseignements à valeur ajoutée en multipliant les voies de communication pour obtenir l’avis des utilisateurs quant aux données et renseignements qu’il serait utile de diffuser.
• Optimiser le libre-service par l’innovation en simplifiant la diffusion des données et l’accès à celles-ci.
• Appuyer les engagements et les attentes du gouvernement du Canada en favorisant la réalisation des objectifs énoncés dans la Directive sur le gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le Plan d’action national.

Portée et approche de la consultation

• Objectif : L’examen a été effectué à la demande du Secrétariat du gouvernement ouvert afin de l’appuyer dans l’élaboration d’outils et d’une base de référence pour mesurer les progrès de l’Initiative du gouvernement ouvert de la CFP. L’examen visait à revoir et à confirmer la validité du modèle de maturité conçu par le secrétariat, ainsi qu’à mener un sondage sur la sensibilisation.
• Travaux effectués :
• Validation du modèle de maturité conçu par le Secrétariat du gouvernement ouvert;
• Examen de l’auto-évaluation par rapport au modèle de maturité;
• Réalisation d’un sondage sur la sensibilisation à la CFP pour établir une base de référence afin de mesurer les progrès de l’Initiative du gouvernement ouvert au cours des prochaines années.
• Limites : La portée de cette consultation a été établie en collaboration avec le Secrétariat du gouvernement ouvert suivant les normes de la mobilisation consultative, et excluait l’évaluation globale sur le rendement de l’Initiative du gouvernement ouvert.
• Autorité : La mobilisation consultative a été menée conformément au Plan approuvé de vérification interne et d’évaluation de 2021-2023 de la CFP. Le risque a été classé moyen.

Méthode

• Examen de documents : Les principaux documents ont été examinés, notamment la politique, l’orientation, les présentations, les rapports et d’autres documents pertinents.
• Examen de la documentation : L’examen portait sur des documents qui offrent davantage d’opinions et de points de vue quant aux enjeux pertinents du gouvernement ouvert et à l’évaluation de la maturité.
• Entrevue : Une entrevue avec le Secrétariat du gouvernement ouvert a été menée pour obtenir des opinions et des clarifications supplémentaires sur l’Initiative du gouvernement ouvert.
• Sondage : Les employés de la CFP ont participé à un sondage qui portait sur l’Initiative du gouvernement ouvert dans le but d’établir une base de référence et de mesurer les progrès à venir.

Constatations et points à prendre en considération

Modèle de maturité du gouvernement ouvert de la Commission de la fonction publique

Modèle de maturité

Pertinence du modèle

Un modèle de maturité bien conçu permettra de déterminer les améliorations souhaitées pour les initiatives du gouvernement ouvert à la CFP, et d’offrir un outil utile pour mesurer les progrès au cours des prochaines années.

Ce que l’équipe de l’audit a effectué

L’équipe de l’audit a recensé les pratiques exemplaires qui permettraient d’assurer la fiabilité du modèle de maturité et les avons comparées au modèle de la CFP, plus particulièrement celles répertoriées et promues par l’Institut des auditeurs internes. Ainsi, nous pouvons garantir que le modèle :

• correspond bien aux thèmes mesurés et aux processus opérationnels;
• offre un cadre qui reflète l’état souhaité et appuie l’élaboration de plans d’amélioration;
• offre un mécanisme qui permet d’obtenir des opinions sur la démarche d’amélioration d’un processus immature jusqu’à sa maturité;
• offre des possibilités d’analyse comparative avec d’autres organisations;
• s’appuie sur une méthode rigoureuse qui est facile à comprendre et à mettre en œuvre.

L’équipe de l’audit s’est également assurée que le modèle reflète les objectifs du gouvernement fédéral sur les initiatives du gouvernement ouvert. La Directive sur le gouvernement ouvert était répartie en 16 critères et correspondait au modèle proposé. L’évaluation prenait aussi en compte la taille de la CFP, les ressources disponibles au Secrétariat du gouvernement ouvert ainsi que la valeur ajoutée du modèle de maturité pour la CFP.

Aperçu du modèle de maturité du gouvernement ouvert de la Commission de la fonction publique

Le Secrétariat du gouvernement ouvert a conçu un modèle de maturité pour mesurer les progrès de la CFP concernant les initiatives du gouvernement ouvert et en faire rapport.

Le modèle de maturité conçu par le Secrétariat du gouvernement ouvert comporte 24 indicateurs répertoriés en 4 catégories.

• Catégorie 1 – Données/renseignements, planification et responsabilisation : Elle mesure la maturité des formats de données et renseignements, des répertoires des données et renseignements, des plans de mise en œuvre du gouvernement ouvert, de la gouvernance et de la responsabilisation.
• Catégorie 2 – Transparence et ouverture par défaut : Elle mesure la maturité de la CFP liée à ses progrès réalisés vers l’ouverture par défaut, l’échange de données et renseignements en plus de la divulgation proactive.
• Catégorie 3 – Mobiliser les Canadiens et le monde : Elle mesure la maturité de la CFP dans les domaines liés à la sensibilisation, à la mobilisation, à la désignation des données ou renseignements et au dialogue ouvert.
• Catégorie 4 – Innovation, prospérité et développement durable : Elle mesure la maturité de la CFP dans les domaines liés à l’infrastructure ou culture des données, à l’accès aux données ou à leur échange, à la connaissance ou à la culture des données et à la détermination des données.

Comme les autres modèles, chaque critère possède 5 niveaux de maturité atteignables :

• Niveau 1 – Conditions initiales;
• Niveau 2 – Favoriser la transparence;
• Niveau 3 – Participation ouverte;
• Niveau 4 – Collaboration ouverte;
• Niveau 5 – Cocréation ouverte.

Observations du modèle de maturité

Architecture

L’architecture du modèle de maturité est adéquate et suit les pratiques exemplaires.

Ce que l’équipe de l’audit a constaté

• Le modèle de maturité de la CFP tire son inspiration de modèles populaires comme celui du gouvernement ouvert de Gartner et le modèle du gouvernement du Royaume-Uni. Le contenu est différent et s’appuie sur le modèle unique de la CFP, à savoir l’évaluation et la maturation de programmes.
• Le modèle proposé s’aligne sur les pratiques exemplaires, notamment :
• les multiples dimensions pour accéder au programme du gouvernement ouvert;
• un niveau de maturité déterminé pour chaque critère;
• une suite logique de progrès qui peut être mesurée.
• Dans l’ensemble, le modèle suffit pour générer de bonnes discussions d’intervenants sur le niveau de maturité et les améliorations souhaités. Ce n’est pas trop lourd. Les critères sont plutôt simples et faciles à comprendre pour la plupart des intervenants.
• Le modèle de maturité est simple et s’applique à l’échelle de la CFP. La mise à jour de l’évaluation ne devrait pas exiger beaucoup de travail.
• L’avantage de ce modèle se trouve dans sa simplicité par rapport aux modèles plus détaillés (Gartner ou maturité des capacités). Il ne serait pas rentable pour la CFP d’élaborer un modèle plus normatif et plus détaillé pour expliquer le passage d’un niveau à l’autre.
• Cela dit, le modèle de la CFP nécessitera une interprétation, car les explications disponibles pour le passage d’un niveau à l’autre sont limitées. Il s’appuie également sur un certain degré de subjectivité et d’explications de la part du Secrétariat du gouvernement ouvert concernant les progrès.

Ce qui peut être amélioré

• Terminologie : La formulation de certains indicateurs pourrait être améliorée, permettant ainsi aux intervenants de mieux comprendre ce qui doit être réalisé afin d’atteindre un niveau donné. L’équipe de vérification avait déjà souligné au Secrétariat du gouvernement ouvert certaines améliorations à apporter, telles que clarifier l’utilisation du terme « public cible », pendant cette consultation. Les modifications pourraient aussi être nécessaires de temps à autre pour s’adapter aux préférences des intervenants et au nouveau Plan d’action national pour un gouvernement ouvert.
• Niveau 0 : Les modèles de maturité possèdent généralement un niveau 0 pour indiquer une absence ou une insuffisance de travail dans un domaine précis. L’équipe de l’audit n’a pas trouvé ce niveau dans le modèle de la CFP.

Points à prendre en compte

• Possibilités limitées d’analyse comparative : En créant son propre modèle, la CFP agit à titre de chef de file. Au moment de la consultation, aucun autre modèle n’était disponible ou prêt à être utilisé par d’autres organisations gouvernementales au Canada. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada travaille aussi à l’élaboration de son propre modèle. Avoir différentes catégories compliquera les prochaines analyses comparatives avec les autres organisations. Le Secrétariat du gouvernement ouvert pourrait vouloir les comparer avec le modèle du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada lorsqu’il sera disponible, et y apporter des modifications au besoin.

Contenu

Le contenu du modèle de maturité énonce les principaux objectifs du Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert de même que les exigences de la Directive sur le gouvernement ouvert.

Ce que l’équipe de l’audit a constaté

• Le contenu du modèle de maturité indique les principaux objectifs énoncés dans le Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert de même que les exigences de la Directive sur le gouvernement ouvert. Il comprend les niveaux de maturité pour :
• la promotion et la publication d’information de valeur opérationnelle;
• le développement d’une culture « d’ouverture par défaut »;
• la gouvernance pour appuyer l’exécution du Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert;
• les rôles et responsabilités et la communication avec les intervenants;
• la collecte et l’utilisation des données sur le rendement pour appuyer la gestion et l’amélioration du Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert;
• la publication de données de valeur opérationnelle dans un format accessible et réutilisable en temps opportun sur le portail du gouvernement ouvert;
• l’optimisation du libre-service.
• L’équipe de l’audit a remarqué que les catégories et les indicateurs permettent d’offrir des occasions suffisantes pour noter les progrès du gouvernement ouvert de la CFP, en plus d’en mesurer précisément les progrès.

Ce qui peut être amélioré

Détermination de la conformité minimale : Le modèle de maturité ne distingue pas les exigences minimales liées à la conformité des autres améliorations. Pour faciliter la prise de décision quant au niveau de maturité souhaité et une bonne communication des résultats, le modèle bénéficierait de telles clarifications. 

Auto-évaluation

L’auto-évaluation effectuée par le Secrétariat du gouvernement ouvert est exacte et repose sur des preuves suffisantes. Les résultats de l’auto-évaluation sont présentés à l’annexe B.

Ce que l’équipe de l’audit a constaté

• Pour l’examen de l’auto-évaluation de la maturité, le Secrétariat du gouvernement ouvert a justifié son choix pour chaque indicateur afin de permettre à l’équipe de vérification d’évaluer s’il y avait suffisamment de preuves pour appuyer le pointage.
• Le Secrétariat du gouvernement ouvert a mis au point un système de pointage, attribuant une note de 1 à 5 pour chaque critère selon le niveau de maturité atteint. La moyenne est ensuite calculée par catégorie pour déterminer le niveau global. 
• Cette première auto-évaluation servira de base de référence avec laquelle nous pourrons comparer les prochaines auto-évaluations.

Ce qui peut être amélioré

• L’équipe de l’audit aremarqué que l’indicateur « répertoire de l’information » n’avait pas reçu de note. Le Secrétariat du gouvernement ouvert a indiqué que la CFP n’avait pas de répertoire de l’information à jour et qu’elle ne compte pas en créer un, car ce n’est plus une exigence du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Une note de « 0 » devrait être attribuée à cet indicateur ou être déclaré désuet, puis retiré du modèle.

Conseils liés au modèle de maturité

• Communiquer les exigences minimales : Lorsque le Secrétariat du gouvernement ouvert communique les résultats du modèle de maturité, il doit faire la distinction entre les exigences minimales relatives à celles du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et les améliorations supplémentaires.
• Déterminer le niveau de maturité souhaité : Atteindre le niveau de maturité 5 pour tous les critères n’est pas toujours souhaitable ou rentable. Le Secrétariat du gouvernement ouvert devrait consulter la direction pour établir le niveau de maturité souhaité et discuter des exigences pour l’atteindre.
• Enrichir la terminologie : La formulation de certains indicateurs pourrait être améliorée, permettant ainsi aux intervenants de mieux comprendre ce qui doit être réalisé pour atteindre un niveau donné. Au cours de la consultation, l’équipe de vérification avait déjà souligné au Secrétariat du gouvernement ouvert certaines améliorations à apporter, telles que clarifier l’utilisation du terme « public cible ».
• Inclure un niveau 0 : Le Secrétariat du gouvernement ouvert devrait envisager d’ajouter un niveau 0 au modèle afin de pouvoir préciser le fait qu’aucun travail n’a été réalisé pour un critère donné.
• Effectuer des essais du modèle : Le Secrétariat du gouvernement ouvert devrait se servir de la consultation tenue dans le cadre du Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert de 2022-2024 pour réaliser d’autres essais du modèle, recueillir les commentaires de la part des intervenants et améliorer le modèle en fonction des besoins qui ont été établis.

Sensibilisation d’un gouvernement ouvert à la Commission de la fonction publique

Sensibilisation

Pourquoi c’est important

Évaluer le niveau de sensibilisation des employés de la CFP permet au Secrétariat du gouvernement ouvert d’obtenir les renseignements qui l’aideront à mieux concevoir le prochain Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert, qui comprend un plan d’action pour en atteindre les objectifs. 

Ce que l’équipe de l’audit a effectué

• Objectif : Déterminer les connaissances des employés de la CFP sur l’Initiative du gouvernement ouvert et la base de référence pour les prochaines évaluations. L’équipe de l’audit a évalué la sensibilisation des employés de la CFP aux éléments suivants :
• les processus du gouvernement ouvert en matière de publication des données et informations ouvertes;
• les rôles et responsabilités des principaux partenaires;
• les exigences techniques de publication;
• l’état de la culture d’« ouverture par défaut » en évaluant leur niveau d’aisance à participer aux initiatives du gouvernement ouvert.
• Méthode de sondage :
• Le sondage a été effectué entre les 13 juillet et 4 août 2021;
• Le taux de participation s’est établi à 37 % (281 répondants);
• Les résultats ont été arrondis pour supprimer les décimales.
• Limites du sondage : Le sondage ne tient pas compte du groupe, du niveau ou de la direction de l’employé, car le Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert de 2018-2020 cible l’ensemble des employés dans le but de favoriser la sensibilisation aux initiatives du gouvernement ouvert.

Observations sur le sondage

Valeur de la publication

• La plupart des répondants reconnaissent la valeur de la publication de contenu sur le portail, mais bien peu en ont publié.
• Dans l’ensemble, 11 % des répondants ont publié un ensemble de données ou d’actifs informationnels sur le portail du gouvernement ouvert (voir la figure 1).
• Environ 76 % de répondants reconnaissent la valeur de la publication (voir la figure 2).
• Les répondants ne reconnaissant pas la valeur de la publication ont mentionné ce qui suit :
• Il y a un manque d’information sur l’utilité de la publication;
• Ils ne comprennent pas en quoi l’information qu’ils génèrent quotidiennement pourrait être utile à la population canadienne.
• Le Secrétariat du gouvernement ouvert pourrait tirer profit de cette sensibilisation à l’importance de la publication pour accroître la participation aux initiatives du gouvernement ouvert.

Figure 1

Figure 2

Processus et exigences

Processus de publication

• Dans l’ensemble, le niveau de sensibilisation quant au processus de publication est faible.
• Un faible pourcentage d’employés connaissent le processus de publication, d’un niveau allant de « modéré » à « dans une très large mesure » (voir la figure 3).
• La publication de données et informations ouvertes repose sur les connaissances de bien peu d’employés à la CFP.
• Un manque de familiarisation pourrait décourager les employés de publier des données ou des documents.

Figure 3

Exigences de publication

• Le niveau de sensibilisation aux exigences techniques n’est pas particulièrement élevé chez les employés de la CFP.
• Certaines exigences ont pu profiter des efforts de sensibilisation déployés par la CFP pour répondre aux exigences linguistiques et d’accessibilité en matière de publication (voir la figure 4).
• Les répondants qui ont publié des ensembles de données ou de l’information ouverte possèdent un niveau plus élevé de sensibilisation aux exigences en matière de publication que les autres.

Figure 4

Rôles et responsabilités

• En général, peu d’employés connaissent – d’un niveau allant « dans une large mesure » à une « très large mesure » – les responsabilités des principaux intervenants pour l’Initiative du gouvernement ouvert (voir les figures 5, 6, 7 et 8).
• La mise en œuvre de la culture d’« ouverture par défaut » repose sur une bonne compréhension des employés quant aux responsabilités. Le Secrétariat du gouvernement ouvert a déployé des efforts considérables dans les dernières années pour sensibiliser les employés de la CFP. Le sondage montre que ces efforts n’ont touché qu’un faible pourcentage d’employés.
• Compte tenu du faible niveau de sensibilisation concernant les processus, il est particulièrement important pour les employés de savoir où ils peuvent obtenir l’aide dont ils ont besoin pour publier les données et l’information. Les raisons potentielles de la faible sensibilisation pourraient tenir du taux élevé de roulement du personnel de même que des priorités concurrentes qui garderaient les employés mobilisés.

Figure 5

Figure 6

Figure 7

Figure 8

Détermination des actifs

• Très peu de répondants peuvent aisément déterminer les actifs et transmettre leur travail sur le portail du gouvernement ouvert, car ils connaissent moins bien les initiatives du gouvernement ouvert et sont incertains quant à la façon de procéder (voir la figure 9).
• Lorsque nous avons demandé aux répondants ce qui pourrait les rendre plus à l’aise, les réponses ont été les suivantes :
• des séances de formation;
• des outils, des lignes directrices et des renseignements sur Intracom concernant le processus de détermination;
• des processus de publication et d’approbation plus simples;
• publication de messages plus fréquents dans le bulletin L’Express de la CFP;
• des exemples de documents publiés ou un document montrant des exemples;
• un membre de l’équipe responsable du gouvernement ouvert qui offrirait de l’aide aux employés.
• Le Secrétariat du gouvernement ouvert a déjà conçu certains de ces outils, mais le soutien global disponible n’est pas connu de tous, comme l’indique le sondage.

Figure 9

Échange de contenu

• Peu de répondants se sentent à l’aise d’échanger du contenu sur le portail du gouvernement ouvert (voir la figure 10).
• Lorsque nous leur avons demandé ce qui pourrait les encourager à échanger plus de produits liés au travail, les réponses ont été les suivantes :
• plus de renseignements sur le contenu pouvant être diffusé, ce qui est permis et ce qui est protégé afin de permettre de planifier la production d’information en amont;
• plus de renseignements sur les objectifs du gouvernement ouvert, ce qui peut être publié ou non;
• de la formation, de l’orientation et du soutien;
• un processus simplifié.

Figure 10

Conseils sur la sensibilisation

• Fournir et communiquer des instructions claires sur l’Initiative du gouvernement ouvert : Certains répondants ont exprimé des préoccupations sur leur capacité à répertorier les documents ou les données ayant de la valeur qui pourraient être publiés sur le Portail du gouvernement ouvert. Élaborer des lignes directrices claires qui permettraient de répertorier les données ou documents en cours d’élaboration et de faciliter le processus de publication. Les employés devraient avoir facilement accès à l’information sur l’initiative, la manière de désigner des candidats potentiels, le matériel de formation, les rôles et responsabilités ainsi que les autres ressources. À l’heure actuelle, ils peuvent trouver l’information dans les anciennes publications du gouvernement ouvert insérées dans le bulletin L’Express de la CFP sur Intracom. D’autres organisations gouvernementales ont publié des pages spécifiques sur leur intranet à l’appui des objectifs du gouvernement ouvert.
• Canaliser les efforts de sensibilisation vers les gestionnaires : Pour accroître la sensibilisation des employés de la CFP, il est particulièrement important de donner le ton aux échelons supérieurs. Élaborer une stratégie de sensibilisation qui est axée sur les principaux gestionnaires, plutôt que sur l’ensemble des employés de la CFP, permettrait d’appuyer les efforts actuels en matière de sensibilisation. Grâce à la formation et aux outils, les gestionnaires seront mieux préparés pour désigner les candidats potentiels du gouvernement ouvert et transmettre leur point de vue à leur équipe quant au processus. Cela pourrait entraîner un effet de mouvement vers le bas et ainsi contribuer à la sensibilisation des employés.
• Mener des sondages bisannuels : Dans le cadre des exercices d’analyse comparative, il est nécessaire de surveiller les progrès. Le Secrétariat du gouvernement ouvert devrait réaliser un sondage à la fin de chaque Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert afin d’en mesurer les progrès et préciser les prochaines formations et activités de sensibilisation.

Conclusion

Selon les objectifs de la CFP ouverte, l’équipe de vérification a tiré les conclusions suivantes :

Élaborer une approche ciblée pour créer une culture d’« ouverture par défaut »

Malgré les efforts du Secrétariat du gouvernement ouvert, le niveau global de sensibilisation est toujours faible chez les employés de la CFP. Accroître la sensibilisation en ciblant les gestionnaires dans le prochain Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert donnera le ton aux échelons supérieurs, et permettra de concentrer les efforts sur ceux qui ont l’autorité et la responsabilité de promouvoir activement les priorités du gouvernement et de la CFP. Leur mobilisation aurait un effet de mouvement vers le bas et amènerait plus d’employés à acquérir des connaissances sur le gouvernement ouvert.

Améliorer la capacité de publication de données et renseignements à valeur ajoutée

Le sondage montre que la plupart des répondants éprouvent toujours de la difficulté à déterminer les données et renseignements à valeur ajoutée. Le Secrétariat du gouvernement ouvert a déployé des efforts pour régler ce problème, entre autres, en cernant les thèmes intéressants pour un gouvernement ouvert et en faisant la mise à l’essai de l’initiative « publier avec intention » au Comité d’intégration. Le secrétariat devrait appuyer la CFP dans la détermination de données et de renseignements à valeur ajoutée, et dans l’utilisation de la formation, d’outils, de publications ou d’autres mécanismes.

Déterminer le degré d’optimisation et d’innovation souhaité

L’élaboration du modèle de maturité fournira un outil qui permettra de déterminer le niveau d’optimisation souhaité à la CFP. Au moment de déterminer le degré de maturité souhaité, il sera particulièrement important de prendre en compte les ressources disponibles et le degré de mobilisation des intervenants pour atteindre les objectifs de la CFP ouverte.

Appuyer les engagements et les attentes du gouvernement du Canada

Le modèle de maturité offre à l’organisation suffisamment de critères pour évaluer les progrès par rapport aux principaux objectifs du Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert, ainsi qu’aux exigences de la Directive sur le gouvernement ouvert. Pour appuyer la prise de décision, on doit être en mesure de distinguer les exigences minimales liées à la conformité des politiques qui font l’objet d’améliorations supplémentaires. Bien que le modèle de maturité ait tendance à être fixe, il sera particulièrement important de le modifier au besoin pour s’assurer qu’il correspond aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Annexe A : Réponse du Secrétariat du gouvernement ouvert

Approche globale

Des conseils doivent être ajoutés aux activités énoncées dans le Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert de 2022-2024.

Exemples d’activités :

• Chaque direction de l’organisation devra s’efforcer de déterminer au moins un ensemble de données ou actif informationnel, qu’elle publiera ensuite sur le Portail du gouvernement ouvert.
• Nous prévoyons l’élaboration d’une stratégie de communication interne ciblant les gestionnaires afin d’accroître la sensibilisation des employés aux outils et aux  ressources du gouvernement ouvert.
• Pour accroître la sensibilisation, nous souhaitons ajouter la présentation Introduction au gouvernement ouvert 101 au moment de l’intégration des nouveaux employés.

Réponse : Conseils liés au modèle de maturité

• Communiquer les exigences minimales : Le Secrétariat du gouvernement ouvert actualisera le modèle de maturité pour y intégrer les exigences minimales conformément à la Directive sur le gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
• Déterminer le niveau de maturité souhaité : Le Secrétariat du gouvernement ouvert communiquera avec la direction pour déterminer ce qui est considéré comme progression réussie et une cible raisonnable dans le cadre du modèle de maturité.
• Enrichir la terminologie : Le Secrétariat du gouvernement ouvert améliorera la formulation des termes généraux comme « public cible » qui sont utilisés comme indicateurs dans le modèle de maturité, afin d’accroître la compréhension des intervenants.
• Inclure un niveau 0 : Le Secrétariat du gouvernement ouvert ajoutera un niveau 0 au modèle de maturité afin d’indiquer qu’aucun travail n’a été réalisé pour un critère donné.
• Effectuer des essais du modèle : Le Secrétariat du gouvernement ouvert communiquera avec les intervenants pour faire d’autres essais du modèle, recueillir leurs commentaires et améliorer le modèle selon les besoins qui ont été déterminés.

Réponse : Conseils sur la sensibilisation

• Fournir et communiquer des instructions claires sur l’Initiative du gouvernement ouvert : Le Secrétariat du gouvernement ouvert élabore actuellement une page Intracom qui portera sur l’Initiative du gouvernement ouvert à  la CFP. Cette page permettra aux employés d’avoir plus facilement accès à une orientation en matière de gouvernement ouvert, comme le guide de l’utilisateur du processus de gouvernement ouvert et un outil d’évaluation de l’admissibilité ou des thèmes.
• Canaliser les efforts de sensibilisation vers les gestionnaires : Le Secrétariat du gouvernement ouvert ciblera les gestionnaires quant aux activités de mobilisation énumérées dans un plan de communication interne
• Mener des sondages bisannuels : Le Secrétariat du gouvernement ouvert réalisera un sondage à la fin de chaque Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert afin d’en mesurer les progrès et préciser les prochaines formations et activités de sensibilisation.

Annexe B : Résultats de l’auto-évaluation selon le modèle de maturité

1. Données/informations, planification et responsabilité : Niveau 3

2. Transparence et ouverture par défaut : Niveau 2

3. Engagement envers les Canadiens et le monde : Niveau 3

4. Innovation, prospérité et développement durable