Résultats concernant les rapports organisationnels de 2020-2021 (IDRN − annexe D)

Présentation à la réunion de la Commission

14 décembre 2021

Objectifs

• Fournir un aperçu des résultats concernant les rapports organisationnels découlant de l’annexe D de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) pour l’année 5, soit le cycle de rapport 2020-2021.
• Recueillir des avis et des conseils à propos des conclusions et des observations générales pour le rapport de ce cycle.

Contexte

L’annexe D de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) oblige les administrateurs généraux à produire un rapport annuel pour les éléments suivants :

• les exceptions à l’exigence relative à la zone nationale de sélection (ZNS);
• les résultats des évaluations cycliques organisationnelles;
• les résultats de toute enquête interne entreprises durant l’année s’il y a lieu;
• L’utilisation du Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP) et du Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique (RLONFP).

Pour le cycle 2020-2021, les éléments suivants ont été ajoutés à ceux pour lesquels les organisations doivent produire des rapports :

• L’utilisation de l’exemption de l’exigence d’utiliser les tests d’évaluation de langue seconde de la CFP lors de l’évaluation de la compétence en langue seconde durant la situation de la COVID-19 (mesure 1);
• L’utilisation de la prolongation de la période de validité pour l’évaluation de la langue seconde (ELS) dans le cadre de la COVID-19 (mesure 2);
• les données sur les nominations non impératives pour surveiller l’incidence de ces nominations sur le mérite par rapport aux langues officielles.

Exceptions à la zone nationale de sélection

Contexte :

• En 2008, la CFP a mis en place une zone nationale de sélection (ZNS) pour les emplois ouverts au public assortie d’une disposition permettant aux administrateurs généraux (AG) de demander une exception pour cette exigence à la CFP, au cas par cas.
• En avril 2016, la Politique de nomination révisée a maintenu la ZNS et a donné aux AG le pouvoir d’approuver les exceptions.
• La CFP a donc commencé à demander aux AG de produire un rapport annuel sur l’utilisation de ce nouveau pouvoir.
• En 2020-2021, les exceptions approuvées par les AG relativement à la ZNS ont représenté 6,9 % de tous les processus de nomination externes annoncés (190/2 754).

Tableau 1 – Exceptions à la zone nationale de sélection

Exceptions approuvées par année fiscale	Nombre d’organisations	Nombre d’exceptions (processus)	Nombre de nominations pour l’année fiscale  2016-2017	Nombre de nominations pour l’année fiscale 2017-2018	Nombre de nominations pour l’année fiscale 2018-2019	Nombre de nominations pour l’année fiscale 2019-2020	Nombre de nominations pour l’année fiscale 2020-2021
2016-2017	8	17	18	31	5	0	0
2017-2018	6	43		17	13	2	0
2018-2019	10	67			89	60	4
2019-2020	11	105				151	85
2020-2021	12	190					1292

L’utilisation des exceptions approuvées par les AG a doublé en 2020-2021 (6,9 % de tous les processus de nomination externes annoncés en 2020-2021 comparativement à 3,1 % de tous les processus de nomination externes annoncés en 2019-2020).

• 33,6 % des exceptions ont eu lieu dans les Prairies, principalement en raison des postes d’employé de bureau de la GRC (65 %) dans les régions rurales, où l’on retrouve peu de logements ainsi que des services de télécommunication de base.
• EDSC, StatCan et la GRC ont représenté 88,4 % des exceptions.

Voici les raisons principales pour les exceptions :

• Régions rurales (35,2 %)
• Événements spéciaux (32,6 %)
• COVID-19 (26,8 %)

Voici d’autres raisons :

Le bassin de candidats suffisant ; les difficultés à l’embauche et à la rétention ; les coûts de réinstallation ; autres mécanismes infructueux.

Analyse :

• Bien qu’il y ait une augmentation significative d’une année à l’autre des exceptions, elles sont principalement attribuables à la COVID-19 et à des événements isolés (recensement et élections fédérales).
• La GRC continue de représenter une part importante des exceptions totales. Elle a élaboré un cadre en 2018 afin de s’assurer que les exceptions sont utilisées adéquatement.

Suivi :

Une diminution a été observée à la suite des discussions tenues en février 2020 auprès de trois organisations qui avaient recours aux exceptions relatives à la ZNS dans une large proportion de leurs processus de nomination externes annoncés :

• Le Bureau du secrétaire du gouverneur général (aucune exception pour 3 offres d’emploi externes)
• Le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada (aucune offre d’emploi externe)
• Le Service des poursuites pénales du Canada (4 exceptions pour 22 offres d’emploi externes)

Résultats des enquêtes internes

Conformément à l’IDRN, les AG doivent rendre compte, auprès de la CFP, des résultats de toute enquête interne entreprise au cours de l’année fiscale concernant une erreur, une omission ou une conduite irrégulière ayant touché la sélection de la personne nommée ou proposée pour une nomination.

Pour chaque enquête complétée, la CFP demande aux AG de rendre compte des éléments suivants :

• Le groupe et le niveau du poste à doter;
• Le fait que la question était fondée ou non;
• Une brève description de la conclusion de l’enquête;
• La mesure corrective mise en place afin de remédier aux lacunes du processus de nomination.

Bien que les organisations puissent mener des enquêtes internes en vertu du paragraphe 15(3) de la LEFP, elles peuvent également demander à la CFP, en vertu du paragraphe 67(2) de la LEFP, de mener des enquêtes en leur nom. Il incombe aux AG d’approuver le rapport d’enquête et d’ordonner la mise en œuvre des mesures correctives.

En 2020-2021, Services partagés Canada est la seule organisation à avoir déclaré la réalisation d’une enquête interne en vertu du paragraphe 15(3) de la LEFP. Cette enquête était fondée.

La CFP a réalisé sept enquêtes en vertu du paragraphe 67(2) de la LEFP, à la demande de trois AG :

• Le ministère de la Défense nationale (3), Services aux Autochtones Canada (2) (anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada) et la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (2).
• Deux de ces enquêtes étaient fondées et reposaient sur des erreurs et des omissions.

Ces résultats sont détaillés dans le tableau suivant.

Tableau 2 – Résultats des enquêtes internes

Année	Nombre d’organisations ayant réalisé des enquêtes en vertu du paragraphe 15(3)	Enquêtes internes terminées Paragraphe 15(3)	Nombre d’organisations ayant réalisé des enquêtes en vertu du paragraphe 67(2)	Enquêtes de la CFP réalisées au nom des AG Paragraphe 67(2)
2017-2018	2	2	3	5
2018-2019	1	4	2	2
2019-2020	1	3	5	6
2020-2021	1	1	3	7

Prochaines étapes

La Direction des enquêtes devra :

• Continuer de collaborer avec les organisations par l’entremise d’activités de sensibilisation afin de les aider à déterminer si les questions liées à la dotation relèvent de leur compétence ;
• Continuer de soutenir nos liaisons ministérielles par l’entremise de formations ciblées, de rencontres annuelles et d’activités de collaboration permanentes.

Les résultats du Sondage sur la dotation et l’impartialité politique mené en mai 2021 fourniront plus de renseignements sur la mesure dans laquelle les fonctionnaires connaissent les mécanismes de recours et les motifs qui sous-tendent leur utilisation ou leur absence.

Langues officielles

Utilisation du DELOFP et du RLONFP

Le Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP) prévoit trois situations pour lesquelles les employés peuvent être exemptés de l’obligation d’atteindre le niveau de compétence requis pour leur deuxième langue officielle à la suite de nominations non impératives. Lorsque la personne :

1. S’engage à devenir bilingue;
2. Est admissible à une pension immédiate;
3. Est exclus pour des raisons d’ordre médical.

Les AG doivent rendre compte des deux exclusions. Comme la CFP est responsable d’approuver les exclusions pour des raisons d’ordre médical, les organisations ne sont pas tenues de rendre compte du troisième point.

• Les exclusions qui ne respectent pas le DELOFP ni le RLONFP ne respectent pas non plus le mérite en matière de compétences linguistiques pour les langues officielles.

En 2020-2021, 48 des 76 organisations ont déclaré avoir eu recours au DELOFP et au RLONFP.

On a recensé au total 18 cas de non-conformité au sein de 10 organisations :

• Quatorze cas concernent des prolongations n’ayant pas été approuvées (ou une mutation à un autre poste n’ayant pas eu lieu) avant la fin de la période d’exemption initiale de deux ans (onze cas sont maintenant résolus).
• Trois cas concernent la période maximale de quatre ans de l’engagement de devenir bilingue (trois cas sont maintenant résolus).

Un cas concerne une démission irrévocable pour un départ à la retraite alors que l’employé était admissible à une pension immédiate et qui n’a pas eu lieu à la fin de la période de deux ans (en suspens).

Tableau 3 – Langues officielles

AF	Nombre d’organisations	Nombre de cas non conformes
2016-2017	6	6
2017-2018	3	4
2018-2019	6	6
2019-2020	12	17
2020-2021	10	18

Prochaines étapes

La Division des politiques et la Division du soutien en matière de dotation devront :

• Continuer à collaborer avec les organisations afin de résoudre les cas non conformes;
• Rappeler aux organisations qu’une prolongation doit être approuvée avant la fin de la période initiale d’exemption de deux ans.

Résultats des deux mesures politiques temporaires relatives à l’ELS

En réponse à la pandémie, la CFP a mis en œuvre deux mesures temporaires relatives à l’évaluation de la langue seconde (ELS) en mars 2020 :

• Mesure 1 : exemption de l’obligation d’utiliser les tests d’ELS de la CFP, et utilisation d’autres tests par les ministères et les organismes
• Mesure 2 : prolongation de la période de validité des résultats d’ELS expirés. Pour toutes les nominations de plus de 12 mois, les résultats doivent être confirmés au moyen des tests de la CFP dans les 24 mois suivant la nomination.

La CFP a demandé aux organisations de fournir des données sur les employés nommés ou mutés au moyen des deux mesures. Elles doivent également indiquer, dans le cadre de la mesure 2, combien d’employés ont besoin que leurs résultats d’ELS soient confirmés au moyen des tests de la CFP dans les 24 mois suivant leur nomination.

Analyse

En date du 31 mars 2021 :

4 611 employés ont été nommés ou mutés à l’aide de la mesure 1.

3 209 employés ont été nommés ou mutés à l’aide de la mesure 2.

• 2 040 employés devront confirmer leurs résultats d’ELS en ce qui concerne leurs capacités de lecture, d’écriture et d’interaction orale ou pour une combinaison de ces tests.

Prochaines étapes

• La Division des politiques continuera de surveiller l’utilisation des mesures temporaires qui ont été prolongées jusqu’au 31 mars 2022.
• Le Centre de psychologie du personnel continuera de renforcer la capacité afin de répondre aux besoins des organisations qui demanderont aux employés de confirmer leurs résultats d’ELS.

Mesure transitoire de la CFP (plan d’action pour la réduction du déficit [PARD])

Entre 2012 et 2015, la CFP a mis en œuvre une mesure transitoire pour les employés remplaçants et les employés excédentaires ou pour ceux ayant un droit de priorité excédentaire ou de personne mise en disponibilité :

• Les résultats de l’ELS expirés ont été considérés comme étant valides, sous réserve de confirmation au cours des 12 mois suivant la nomination de remplacement ou la nomination prioritaire.
• Cette mesure a été utilisée 501 fois.

En date du 31 mars 2021, quatre cas étaient toujours en suspens :

• Un cas était non conforme (maintenant résolu);
• Les trois autres cas concernent des congés de longue durée et pour lesquels la période de 12 mois a été interrompue.

Prochaines étapes

• La Division des politiques et la Division du soutien en matière de dotation continueront de surveiller les cas en suspens jusqu’à leur résolution.

Résultats pour les nominations non impératives

Il y a maintenant cinq ans que la CFP a demandé, pour la dernière fois, aux organisations de rendre compte des nominations non impératives. Pour 2020-2021, la CFP a demandé aux organisations de signaler toutes les nominations non impératives selon le groupe, le niveau et le type de processus de nomination.

Ces renseignements permettent à la CFP de surveiller l’incidence des diverses initiatives sur l’utilisation des nominations non impératives (p. ex. embauche de 5 000 personnes en situation de handicap, augmentation du nombre de bureaux gouvernementaux bilingues).

Au total, 445 nominations non impératives ont été faites (18 EX, 427 non-EX), ce qui représente une hausse considérable par rapport aux données recueillies au cours des 10 dernières années.

313 (70 %) des nominations non impératives ont été faites par l’entremise d’un processus de nomination non annoncé.

• 236 (75 %) de ces nominations ont été faites par l’entremise d’un processus de nomination interne non annoncé, et 77 (25 %) l’ont été par l’entremise d’un processus de nomination externe non annoncé.

De toutes ces nominations non impératives, 208 (47 %) sont survenues au sein de cinq organisations.

Le groupe EC-07 est le groupe et le niveau ayant connu le plus grand nombre de nominations non impératives.

Tableau 4 – Nombre de nominations non impératives

AF	Nombre de nominations non impératives
2011-2012	243
2012-2013	145
2013-2014	126
2014-2015	100
2015-2020	5 ans sans donnée
2020-2021	445

Prochaines étapes

La CFP continuera de surveiller les tendances en matière de nominations non impératives et de communiquer les données au centre d’expertise en matière de langues officielles du BDPRH.

Détails dans l’annexe 1

Rapport d’évaluation cyclique

Exigences

• Dans le cadre des exigences d’établissement de rapports de l’IDRN, les organisations doivent soumettre les résultats de leur évaluation cyclique tous les cinq ans, au minimum.
• L’échéance correspondant à la période de cinq ans pour la présentation d’au moins une évaluation cyclique pour la plupart des organisations était le 1er mai 2021 ; cette échéance a été prolongée au 1er octobre 2021.

Statistiques (en date du 25 novembre 2021)

• Depuis 2016, la CFP a reçu 70 rapports de 66 organisations différentes.
• Soixante organisations dont l’échéance quinquennale était le 1er octobre 2021 devaient présenter leur rapport avant l’échéance. De ces organisations, 48 ont réalisé leur propre rapport d’évaluation cyclique et 12 se sont adressées à la CFP pour obtenir de l’aide par l’entremise d’un projet pilote avec l’équipe de vérification.
• Sept rapports n’ont toujours pas été reçus, dont cinq rapports d’évaluation cyclique standard et deux rapports réalisés dans le cadre du projet pilote d’évaluation cyclique de la CFP. Ces rapports sont attendus à la fin décembre 2021.

Prochaines étapes

• La Division du soutien en dotation continuera d’analyser les rapports d’évaluation cyclique et de formuler des commentaires à l’intention des organisations à mesure qu’elle reçoit les rapports.
• Un résumé de cette analyse sera présenté au cours d’une réunion de la Commission, en mars 2022.

Prochaines étapes

• Préparation pour le prochain cycle d’établissement de rapports 2021‐2022 :
• Un examen des modèles est en cours.
• Des communications à l’intention des clients et des Chefs des RH sont prévues au début de 2022, incluant les gabarits révisés à l’appui du cycle 2021-2022.
• Le prochain appel officiel aux AG est prévu pour mars 2022.

Annexe 1 – Nominations non impératives