Résultats du projet pilote du Comité d'intégration et d'inclusion et la proposition de l’étendre à d’autres comités

Secrétariat du gouvernement ouvert (SGO)

Présentation au Comité exécutif de gestion (CEG)

Le 20 juillet 2022

Contacter le SGO à : cfp.cfpgouvernementouvert-pscopengovernment.psc@canada.ca

Diffusion possible - Gouvernement ouvert / Candidate for Open Government

Accessibilité

À la date de publication, l’accessibilité de ce document a été vérifiée.

Si vous rencontrez des problèmes avec ce document, veuillez contacter l’auteur.

Objectif de la présentation

• Compte-rendu sur le projet pilote de facilitation du CII « Publier dans un but précis »
• Demander l’approbation de la recommandation d’étendre le projet pilote

Contexte : Projet pilote du CII

La proposition de projet pilote a été approuvée par le CII le 22 juillet 2021 et a officiellement débuté en septembre 2021.

La directive sur le Gouvernement Ouvert (GO) exige les points suivants :

• Maximiser la diffusion de données et d’informations ouvertes
• Veiller à ce que les données et informations ouvertes soient publiées dans des formats accessibles et réutilisables

En quoi consiste « Publier dans un but précis »?

L’objectif de la publication dans un but précis n’est pas de publier toutes les ressources, mais d’identifier, de développer et de publier sur le portail du GO les ressources qui présentent une valeur pour le public.

Outils du GO fournis aux présentateurs pour identifier et développer des actifs pour le GO :

• Réunion avec le SGO
• Thèmes/Outils d’évaluation
• Guide PowerPoint sur l’accessibilité
• Trousse d’outils d’accessibilité
• Organigramme du pilote CII
• Guide de l’utilisateur

Résultats 1/2

12 - Le nombre d’équipes de présentation qui ont participé au projet pilote

8 - Le nombre d’équipes de présentation qui ont décidé que leurs documents étaient non admissibles au GO

4 - Le nombre d’équipes de présentation qui ont décidé que leurs documents étaient admissibles au GO

3 - Le nombre de nouveaux documents en cours de publication sur le Portail

Résultats 2/2

Premier objectif : Accroître la sensibilisation et la compréhension

• Le SGO a rencontré plusieurs employés pour discuter du GO à la CFP et documenter l’admissibilité. Les informations fournies comprenaient :
• Qu’est-ce que la publication dans un but précis
• Le processus du GO
• Les outils du GO
• Certaines équipes qui se sont présentées au CII plus d’une fois pendant le pilote étaient à l’aise pour faire leur propre évaluation du GO sur la base de leur réunion initiale avec le SGO.

Deuxième objectif : Identification des informations de valeur

• Sur les 12 documents qui ont été présentés, quatre ont été identifiés comme admissibles, dont trois sont actuellement dans le processus du GO.
• Le but du projet pilote était d’identifier les documents d’intérêt pour les Canadiens, et non de publier tous les documents qui sont passés par la gouvernance.
• Le projet pilote de six mois a fourni, aux membres du CII et aux employés, des exemples concrets de documents considérés comme étant de valeur et pouvant être admissibles au GO.

Défis de la mise en œuvre

• S’assurer que les groupes contactent le SGO : Il y a eu un changement dans l’administration du comité, ce qui a obligé le SGO à s’assurer que la nouvelle administration du comité était au courant du projet pilote. Il y a eu une période où il n’y avait pas d’assurance que les groupes contactent le SGO.
• Ressources et outils du GO : Les ressources et outils du GO n’ont pas été utilisés par tous les employés.
• Fonction d’assurance de la qualité/de remise en question : Le SGO fournit des outils et des ressources pour rendre le contenu accessible, cependant, dans le cadre du projet pilote, il n’y avait aucune assurance que les documents étaient accessibles au CII. L’admissibilité ou l’inadmissibilité des documents au GO a été peu contestée.
• Les décisions du GO ne sont pas systématiquement reflétées dans les procès-verbaux : Les participants n’ont pas tous parlé de l’admissibilité de leurs documents/présentations au GO. Par conséquent, les déclarations du GO n’ont pas été systématiquement incluses dans les procès-verbaux du CII.

Proposition

Le projet pilote a nécessité peu de ressources supplémentaires. Par conséquent, nous recommandons d’étendre le projet pilote pour qu’il devienne une considération permanente au sein des comités suivants :

• Comité d’intégration et d’inclusion (CII)
• Comité de la gestion de l'information/technologie de l'information (CGITI)
• Comité de gestion des ressources (CGR)

Mise en œuvre

Mesure et rapport : Le SGO est responsable de la mesure et du rapport du succès de l’expansion du projet pilote au CII, au CGR et au CGITI après 1 an.

Les aspects qui ont été ajoutés ou modifiés depuis la mise en œuvre initiale pour répondre aux défis identifiés sont indiqués par un astérisque (*).

Le SGO travaillera avec les comités (CII, CGR, CGITI) pour :

• Mettre à jour l’exigence du GO dans le formulaire de demande du comité pour s’assurer que le pilote est bien visible et obligatoire pour les présentateurs. *
• Continuer à fournir des liens vers les thèmes/outils d’évaluation, le guide de l’utilisateur et les conseils en matière d’accessibilité.
• Incorporer le GO dans les réunions du comité :
• Les secteurs faisant les présentations seraient chargés de s’assurer que les exigences du GO dans le formulaire de candidature sont respectées et que les documents soumis sont accessibles. *
• Déclaration d’admissibilité des présentateurs à consigner dans le procès-verbal de la réunion. *

Qu’est-ce que cela signifie pour les présentateurs?

• Demande au comité :
• Marquer d’une balise les éléments présentés comme candidats au Gouvernement Ouvert.
• Incorporer les outils créés par le SGO et la Direction des communications et des affaires parlementaires (DCAP) tout au long de la création du contenu : outils d’évaluation, guide de l’utilisateur, boîte à outils d’accessibilité.
• Le SGO fournira un soutien direct aux présentateurs : *
• Suppression des balises du GO
• Admissibilité
• Accessibilité
• Les présentateurs doivent formuler des commentaires sur l’admissibilité des documents pertinents pour le GO lors de leur présentation : *
• Si on le lui demande, le présentateur peut expliquer la suppression des balises du Gouvernement Ouvert.
  (sans valeur, non conforme aux thèmes, interne, etc.)
• Si l’admissibilité au GO n’est pas évidente, le président peut confirmer l’admissibilité pour s’assurer qu’elle peut être enregistrée dans le procès-verbal de la réunion.*

Questions

Le CEG est-il d’accord avec la recommandation d’étendre le projet pilote pour qu’il devienne une considération permanente au CII, au comité CGITI et au CGR?

Le CEG accepte-t-il d’étendre le projet pilote au comité CGITI et au CGR?

ANNEXE A - Discussion au CII

Le président a conclu la réunion en reconnaissant l’importance du GO et de l’accessibilité pour la CFP. Toutefois, les commentaires du comité concernant la logistique, tels que l’obligation de toujours se réunir avec le SGO et la nécessité de consigner l’admissibilité des documents dans le procès-verbal de la réunion, devraient être tempérés avant de soumettre la discussion au CEG.

Les commentaires du CII ont porté sur la mise en œuvre actualisée du projet pilote. Un résumé des commentaires et des réponses est présenté ci-dessous.

Commentaires du CII sur la logistique des projets pilotes :

• Parmi les questions posées : La décision peut-elle être prise en dehors de la présentation officielle au CII et ne pas devoir être incluse dans le procès-verbal (balise du GO, courriel, etc.)? La prise en compte du GO peut-elle être faite dans le formulaire de candidature ou par courriel au lieu d’une réunion avec le SGO, car les réunions peuvent prendre du temps? Les commentaires ont également indiqué que les équipes de la CFP peuvent utiliser leur jugement pour prendre la décision de retirer ou de garder la balise du GO.

Réponse/recommandation du GO :

• L’inclusion de la déclaration du GO dans les présentations permet à tous les secteurs d’être conscients de la publication potentielle et d’exprimer toute préoccupation qu’ils pourraient avoir concernant la publication. Le président peut également poser des questions s’il n’est pas sûr de l’admissibilité. Pour répondre aux préoccupations concernant le temps consacré à ces réunions, le SGO recommande aux présentateurs qui sont nouveaux dans le projet pilote de rencontrer le SGO pour discuter du projet pilote et le gouvernement ouvert avant leur présentation au comité, afin d’accroître l’efficacité.  Cependant, les réunions pour les présentateurs récurrents peuvent être organisées selon les besoins s’ils estiment que la conversation apportera une réflexion et une considération supplémentaires.  Les réunions peuvent durer aussi peu que 5 minutes.

Commentaires du CII sur l’accessibilité :

• Les questions comprenaient la suivante : La déclaration de responsabilité sera-t-elle suffisante pour l’accessibilité sans fonction d’assurance de la qualité?

Réponse/recommandation du GO :

• Le fait d’inclure l’accessibilité comme une exigence claire dans la mise en œuvre du projet pilote montre clairement que c’est l’exigence du secteur d’être accessible pour passer par la gouvernance et non seulement une exigence du GO. L’inclusion de la déclaration d’accessibilité fournie par les modèles de la CFP dans les présentations et les rapports contribuera à garantir que l’accessibilité des documents a été prise en compte.

ANNEXE B - Discussion au CGITI et au CGR

Commentaires du CGITI et du CGR sur la mise en œuvre actualisée du projet pilote et de l’expansion. Un résumé des commentaires et des réponses est présenté ci-dessous.

Question du CGITI sur la mise en œuvre :

• Les questions posées comprenaient la suivante : La diapositive sur la mise en œuvre peut-elle inclure la nécessité d’une coordination avec la DCAP (responsable du codage HTML pour le portail) afin de s’assurer que ce qui est envisagé pour la publication est clair?

Réponse/recommandation du GO :

• La coordination avec la DCAP est intégrée dans le processus du GO, mais elle sera incorporée dans les notes d’allocution pour les présentations aux futurs comités.

Commentaire du comité CGITI sur l’expansion :

• Le commentaire comprenait l’élément suivant : Option permettant d’étendre le pilote progressivement à un deuxième comité puis, après une période déterminée, au comité restant.

Réponse/recommandation du GO :

• Étant donné qu’il y a trois sous-comités et que la charge de travail supplémentaire prévue est minime, il y a peu, voire aucun intérêt supplémentaire à passer à un seul comité à la fois.

Question du CGR sur les ressources pour le pilote :

• Les questions posées comprenaient la suivante : Quelles sont les implications sur les ressources et peut-on fournir davantage d’explications sur l’affirmation selon laquelle « le projet pilote a entraîné une faible pression supplémentaire sur les ressources »?

Réponse/recommandation du GO :

• La charge supplémentaire en termes de ressources est limitée. Sur les 12 documents qui sont passés par le pilote au cours des six premiers mois, quatre étaient admissibles au GO. Bien que cela augmente le nombre de ressources d’information passant par le processus du GO, le pilote est conçu pour traiter les domaines qui ont causé un travail supplémentaire et des retards dans le passé. Lorsqu’un document est identifié après avoir été approuvé, il peut y avoir un travail important à faire sur l’accessibilité du document et les langues officielles. Identifier l’actif plus tôt dans son processus de développement, par exemple avant qu’il ne soit soumis au CII, au CGITI et au CGR, permet d’intégrer ces considérations dans le processus de développement et d’approbation.