Rapport annuel du Comité de vérification interne - 2015-2016

Présentation

Le présent rapport annuel du Comité de vérification interne (CVI) de la Commission de la fonction publique (CFP) porte sur la période allant d'avril 2015 à mars 2016. Il est conforme aux directives données par le Bureau du contrôleur général dans le Guide à l'intention des comités ministériels de vérification et il satisfait aux exigences de production de rapports applicables aux comités ministériels de vérification, notamment le CVI, énoncées dans la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada.

Ce rapport fournit d'abord des renseignements contextuels importants sur la façon dont les facteurs internes et externes ont influencé les activités du CVI en 2015-2016. Il fournit également un résumé du travail du CVI durant cette période. Suivent une évaluation des fonctions de vérification et d'évaluation internes, ainsi qu'une évaluation des changements survenus au cours de l'année dans les principaux secteurs de responsabilité du CVI. Finalement, le rapport présente les conclusions globales du CVI pour l'exercice 2015-2016 et ses priorités pour 2016-2017. Ce rapport comprend également une annexe sur la composition et les activités du CVI.

Contexte

Deux situations imprévues ont influencé grandement les activités du CVI en 2015-2016. La première a été le départ imprévu du dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation (DPVE) pour des raisons que le CVI comprenait et soutenait, en plus de quelques changements importants au sein du personnel de la Direction de la vérification interne et de l'évaluation (DVIE), et la deuxième a été un retard inattendu dans la reconduction du mandat de deux membres externes.

Le DPVE a été immédiatement remplacé par un dirigeant expérimenté possédant les compétences voulues pour diriger la DVIE. Cependant, ce changement de dirigeant s'est produit à un moment où la DVIE faisait face à des défis importants en matière de dotation, et la première priorité du nouveau DPVE a consisté à rebâtir son équipe. Tel qu'expliqué dans ce rapport, cette situation a eu une grande incidence sur l'exécution des projets approuvés dans le Plan triennal intégré de vérification et d'évaluation axé sur le risque de 2015 à 2018.

En outre, le mandat initial de deux membres externes, dont le président, a pris fin peu après la réunion du CVI tenue en décembre 2015. En raison de retards imprévus dans le processus de nomination suivant les dernières élections fédérales, la réunion suivante, qui devait avoir lieu en mars 2016 pour conclure les activités de 2015-2016, a dû être annulée. Tel qu'il est expliqué dans ce rapport, cette situation a eu une grande incidence sur la mise en œuvre du plan annuel du CVI pour 2015-2016.

Dans ce contexte, ce rapport a été rédigé plus tard que par les années précédentes, alors que la période de rapport suivante était avancée. Pour cette raison, il comprend des fenêtres de texte qui expliquent le changement ultérieur pour que le lecteur puisse comprendre que la situation unique décrite dans les paragraphes précédents et les incidences sur les activités du CVI décrites dans les sections subséquentes de ce rapport étaient temporaires.

De plus, il est important que le lecteur comprenne que 2015-2016 a été une période critique pour la CFP, qui a transformé ses activités en créant de nouveaux cadres de politiques et de surveillance visant à simplifier et à renforcer le processus de dotation dans l'ensemble de la fonction publique. L'élaboration de cette Nouvelle orientation en dotation a constitué une importante préoccupation pour l'organisation durant toute la période de rapport. La mise en œuvre complète des nouveaux cadres a eu lieu le 1er avril 2016. À chacune des réunions, une mise à jour a été présentée au CVI, et les membres ont été consultés à propos de ces travaux.

Un autre facteur contextuel important a été le fait que la présidente a poursuivi son congé prolongé durant toute la période de rapport et que l'organisation a mené ses activités courantes et a mis de l'avant la Nouvelle orientation en dotation sous le leadership de la présidente par intérim. En conséquence, plusieurs autres cadres supérieurs ont dû assumer eux-aussi des rôles intérimaires. Même si la situation n'était clairement pas idéale, le CVI a été impressionné par la façon dont l'organisation s'est mobilisée et est allée de l'avant durant cette période difficile.

Finalement, il est important que le lecteur comprenne que, malgré toutes ces situations inhabituelles, les membres du comité demeurent encouragés par la manière transparente et collaborative dont l'organisation les a mobilisés. Les vice-présidents ont continué de participer aux réunions du CVI, et les cadres supérieurs, y compris la présidente par intérim et les vice-présidents, ont continué de se rendre disponibles pour les séances d'information spéciales et les discussions avec les membres externes avant les réunions duCVI. Cela a permis aux membres de s'engager plus efficacement vis-à-vis des enjeux stratégiques comme la Nouvelle orientation en dotation, et de mieux se préparer aux discussions touchant les principaux secteurs de responsabilité du CVI.

Résumé des activités du CVI

Le CVI s'est réuni à trois reprises en 2015-2016. Ces réunions ont eu lieu en juin, en octobre et en décembre, et chacune d'elle comprenait un programme d'une demi-journée préalable à la réunion durant lequel les membres externes ont assisté à des mises à jour ou à des séances d'information présentées par le personnel de la CFP sur des enjeux précis, un dîner à huis clos avec la présidente (auquel les deux autres commissaires ont été conviés à la réunion d'octobre) ainsi qu'une réunion officielle du CVI d'une demi-journée.

Le Plan triennal intégré de vérification et d'évaluation axé sur le risque de 2015 à 2018 recommandé par le CVI à sa réunion de mars 2015 et approuvé par la présidente par intérim peu après, comprenait trois missions de certification pour 2015-2016 : terminer la vérification du Programme d'administration des priorités, un second audit des contrôles de base et une vérification du vieillissement des systèmes de technologie de l'information. Lors de la réunion de juin 2015, le CVI a examiné un plan de mission pour la vérification du vieillissement des systèmes de technologie de l'information et a recommandé que cette mission soit effectuée sous forme de consultation en mettant l'accent sur la viabilité à moyen terme du Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) et du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). Le Plan triennal intégré comprenait également trois produits d'évaluation pour 2015-2016 : une évaluation des tests de langue seconde, une évaluation des conseils stratégiques communiqués aux organisations et un cadre d'évaluation pour le Système de ressourcement de la fonction publique.

Lors de la réunion de décembre 2015, le nouveau DPVE a signalé des progrès continus par rapport à la vérification du Programme d'administration des priorités, à l'évaluation des tests de langue seconde, à la consultation sur la viabilité du SGIP et du SRFP et au cadre d'évaluation pour le SRFP, et il a proposé mars 2016 comme date cible pour l'achèvement de ces quatre projets. Étant donné les circonstances uniques décrites dans la section précédente, le CVI a appuyé ce calendrier révisé. Toutefois, la réunion de mars 2016 a été annulée et l'achèvement de tous ces projets a été reporté à 2016-2017.

Pour 2015-2016, le CVI avait établi un plan exhaustif afin de remplir ses obligations découlant de la Politique de vérification interne et de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada. Malgré l'annulation de la réunion de mars, le CVI a pu mener à bien la plupart des mesures indiquées dans ce plan. Par exemple, il a fourni des recommandations sur le Plan d'action de la direction (PAD) pour l'audit des contrôles de base original et a surveillé la mise en œuvre du PAD pour les audits et les vérifications effectués précédemment. Le CVI a également fourni des conseils se rapportant au programme sur les valeurs et l'éthique de la CFP, au profil de risque de l'organisation, au cadre de mesure du rendement, au cadre de gestion financière et aux principaux rapports financiers.

De plus, à la demande de la présidente par intérim, le CVI s'est engagé vis-à-vis de deux autres dossiers d'une importance cruciale pour la CFP. À chaque réunion, les membres ont été informés des progrès réalisés dans l'élaboration de la Nouvelle orientation en dotation et d'un nouveau cadre de gestion du rendement harmonisé à celle-ci. Dans ces deux dossiers, le CVI a fourni de nombreux avis et conseils.

Cependant, l'annulation de la réunion de mars 2016 a eu des répercussions importantes de deux manières. D'abord, le nouveau DPVE n'a pas pu présenter de produits au CVI par rapport au calendrier révisé, ce qui signifie que le CVI n'a examiné aucun nouveau rapport d'audit ou d'évaluation en 2015-2016. Deuxièmement, le CVI n'a pu participer en temps opportun à des discussions de suivi importantes dans certains secteurs de responsabilité. Par exemple, l'ordre du jour prévu pour la réunion de mars 2016 comprenait des discussions sur l'élaboration en cours du profil de risque de l'organisation, sur le cadre de gestion du rendement et sur le programme de valeurs et d'éthique. Il n'a également pas été possible pour le Comité de s'occuper de la prochaine version du Plan intégré de vérification et d'évaluation avant le début du prochain cycle ou de fournir, tel que l'exige la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, des contributions opportunes sur le rendement du DPVE.

Fonction de vérification interne

À la réunion d'octobre, le nouveau DPVE a présenté, à la demande du CVI, ses plans initiaux pour la fonction de vérification. L'élément capital de ce plan consistait à accorder la plus grande priorité à la capacité de reconstruction pour que la DVIE puisse mener à bien ses activités à long terme. Le CVI a soutenu activement cette priorité et a été satisfait lorsqu'il a indiqué, à la réunion de décembre, que la fonction de vérification était revenue à sa pleine capacité.

Parmi les éléments à souligner du plan du DPVE, il y a un accent mis sur le renforcement de la confiance et de la crédibilité à titre de conseiller indépendant de la direction, sur la délimitation plus étroite de l'étendue des vérifications afin de promouvoir le respect des délais et sur la production de produits plus utiles pour ce qui est des pratiques de renforcement de la gestion. Le CVI soutient également ces autres éléments et surveillera et encouragera la mise en œuvre pratique avec le temps de ces éléments accentués.

Dans l'ensemble, le CVI est heureuse que la fonction de vérification interne puisse à nouveau remplir son mandat et croit qu'elle est sur la bonne voie sous le leadership du nouveau DPVE. Toutefois, le véritable test résidera dans la qualité et la valeur des produits d'assurance créés au cours de la prochaine année.

En décembre, le CVI a également examiné l'approche proposée par le nouveau DPVE en ce qui concerne l'assurance de la qualité menée par un tiers. Le Comité approuve totalement l'approche proposée qui est exhaustive et qui propose notamment d'assujettir l'audit des contrôles de base récent à une évaluation de la qualité indépendante par PricewaterhouseCoopers.

Le CVI se réjouit également du fait que la fonction de vérification maintienne un niveau d'indépendance approprié par rapport à la direction. Le DPVE continue de relever directement de la présidente par intérim et d'avoir libre accès à la haute direction, y compris le dirigeant principal des finances (DPF), et aux membres du CVI.

Fonction d’évaluation

Pendant la période visée par le présent rapport, le CVI a continué de répondre à la demande de la CFP de fournir également des conseils sur des questions liées à la fonction d'évaluation. Dans ce contexte, à la réunion d'octobre du CVI, le nouveau DPVE a également présenté ses plans initiaux pour la fonction d'évaluation. Comme pour la vérification interne, la première priorité du plan, que le CVI approuve pleinement, consistait à rétablir la capacité afin de soutenir la mise en œuvre des activités à long terme. Le CVI a également soutenu le calendrier révisé qu'il a proposé pour les produits d'évaluation lors de la réunion de décembre 2015.

L'exercice 2014-2015 a été le premier exercice complet durant lequel le CVI a fourni des conseils sur les questions touchant l'évaluation et, tel que mentionné dans le dernier rapport annuel du Comité, les membres commençaient à avoir une vision positive de la fonction et de son potentiel de contribuer à l'efficience et à l'efficacité des programmes de la CFP. Cependant, comme le CVI n'a examiné aucune évaluation en 2015-2016, les membres estiment qu'ils n'ont pas encore traité un nombre suffisant de produits d'évaluation pour avoir une idée précise de la mesure dans laquelle cette fonction apporte une contribution positive. À cet égard, le CVI estime que la prochaine année sera particulièrement importante et s'attend à pouvoir fournir un point de vue plus éclairé d'ici la fin de 2016-2017.

Évaluation dans les principaux secteurs de responsabilité

En ce qui concerne chacun des huit secteurs de responsabilité du CVI tels que définis dans la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, l’évaluation duCVI est positive et aucune préoccupation ni recommandation fondamentale n’est formulée. Voici l’évaluation globale du Comité pour chacun de ces secteurs :

1. Valeurs et éthique : En se basant sur son examen du Plan des valeurs et de l'éthique et de la Stratégie de mobilisation du personnel que la CFP a mis à jour en réponse au plus récent sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, le CVI estime que l'organisation possède un programme complet pour les valeurs et l'éthique dont la mise en œuvre va bon train. Le Comité a formulé un certain nombre de suggestions et a demandé une mise à jour sur le progrès de la mise en œuvre du plan à sa réunion de juin 2016.
2. Gestion des risques : En se basant sur les mises à jour et sur les discussions se rapportant à l'évolution du profil de risque de l'organisation de la CFP à trois réunions en 2015-2016, le CVI estime que le travail effectué par la CFP en matière de gestion des risques continue d'avancer dans la bonne direction. Toutefois, une attention soutenue de la haute direction sera requise à long terme afin de mettre en œuvre une approche et une culture matures de la gestion des risques qui sont arrimées à laNouvelle orientation en dotation. Comme ce secteur exige une attention continue, le CVI avait demandé une présentation plus exhaustive sur le profil de risque de l'organisation et le registre des risques lors de la réunion de mars 2016.
3. Cadre de contrôle de gestion : En se basant sur son examen du Plan d'action de la direction (PAD) en réponse à l'Audit des contrôles de base et sur un Cadre de gestion financière mis à jour, ainsi que sur un dialogue continu avec le DPF et d'autres cadres supérieurs, le CVI continue de croire que la CFP exerce des contrôles de base efficaces à mesure qu'elle transforme sa façon de mener ses activités. Comme ce secteur mérite aussi une attention continue, le CVI avait demandé une séance d'information plus approfondie sur le contrôle interne des rapports financiers, y compris les résultats des tests annuels, à la réunion de mars 2016.
4. Fonction de vérification interne : Le point de vue du CVI sur la fonction de vérification interne est abordé à la section Fonction de vérification interne du présent rapport.
5. Prestataires externes de services d'assurance : Le CVI a continué de surveiller le travail se rapportant à la CFP entrepris par les prestataires externes de services d'assurance et a examiné le PAD de la CFP en réponse à l'Audit interne horizontal des responsabilités partagées dans le cadre des arrangements de services interministériels du Bureau du contrôleur général (BCG). Il s'agit d'un secteur où la discipline se rapportant au choix du moment d'engager le CVI pourrait être renforcée. D'ailleurs, à la réunion de décembre 2015, le Comité a demandé au nouveau DPVE de faire le point à chaque réunion sur tout le travail pertinent accompli ou prévu par des prestataires externes de services d'assurance.
6. Suivi des plans d'action de la direction : Le CVI a surveillé la mise en œuvre des PAD à chacune de ses réunions et est généralement satisfait de l'engagement et des progrès de la CFP. Le nouveau DPVE a proposé des étapes supplémentaires, que le CVI appuie, pour renforcer la clarté et la discipline de la présentation de rapports auCVI dans ce secteur.
7. États financiers et rapports sur les comptes publics : Le CVI a examiné et commenté les états financiers de la CFP, notamment les Comptes publics, la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers, les États financiers prospectifs et les Rapports financiers trimestriels. LeCVI est pleinement satisfait de la qualité de ces rapports et de la façon dont ses commentaires sont pris en compte dans l'achèvement de ces rapports.
8. Rapports sur la reddition de comptes : Le CVI a également examiné le Rapport annuel de la CFP et examiné et commenté son Rapport sur les plans et les priorités(RPP) et son Rapport ministériel sur le rendement (RMR). Le CVI continue de croire, tel qu'il est mentionné dans ses rapports annuels précédents, que l'approche de laCFP en matière de gestion axée sur les résultats doit être renforcée. À cet égard, le Comité est encouragé par les mesures positives que l'organisation a prises durant la période visée par le rapport pour mettre au point une approche de la gestion du rendement qui est basée sur les résultats pangouvernementaux attendus, sur les indicateurs de rendement et sur les cibles annuelles, et qui est pleinement arrimée à la Nouvelle orientation en dotation.

Un autre domaine d'intérêt important pour le CVI durant la période visée par le rapport est la sécurité des technologies de l'information (TI). À la réunion de décembre 2015, leCVI a encouragé la CFP à procéder à une auto-évaluation en fonction des dix mesures de sécurité des TI recommandées par le Centre de la sécurité des télécommunications pour protéger les réseaux du gouvernement, et à faire rapport des résultats de cette auto-évaluation à la réunion du CVI de mars 2016. Les membres du Comité ont aussi manifesté beaucoup d'intérêt pour voir les résultats de l'Audit interne horizontal de la sécurité des technologies de l'information dans les grands et les petits ministères du BCGet pour une auto-évaluation de la CFP en fonction des recommandations formulées dans cet audit.

Priorités pour 2016-2017

Par ailleurs, le CVI a établi les quatre grandes priorités suivantes pour 2016-2017 :

• Veiller à l'efficacité continue du CVI, et fournir des conseils pour contribuer à l'efficacité des fonctions de vérification et d'évaluation, à la suite de l'interruption des activités du CVI, la nomination d'un nouveau membre et les changements dans la haute direction à la CFP.
• Soutenir la CFP dans la mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation en suivant l'évolution de la situation et en fournissant des conseils sur la transformation interne requise pour assurer le succès de cette initiative importante.
• Continuer de soutenir la CFP dans l'élaboration d'un cadre ministériel lié aux résultats qui est arrimé à la Nouvelle orientation en dotation et qui respecte la nouvelle Politique sur les résultats du Conseil du Trésor, en contribuant à chacune des étapes et en fournissant des conseils.
• Continuer de soutenir la CFP dans le renforcement de son approche de la gestion du risque en fournissant des conseils sur l'évolution future du profil de risque de l'organisation et du registre des risques.

Une auto-évaluation périodique par les membres du CVI est recommandée dans le nouveau Guide à l'intention des comités ministériels de vérification, et le CVI en effectuera une à la fin de 2016-2017. Cet échéancier fera en sorte que le Comité examinera de près son rendement à la suite des changements dans sa composition, de la nomination d'un nouveau DPVE, de l'arrivée de plusieurs nouveaux membres au sein de l'équipe de la DVIE ainsi que de la restructuration de la haute direction de la CFP et de la nomination de nouveaux membres au sein de celle-ci. Au cours des prochains mois, les membres du CVI prévoiront du temps pour une discussion à huis clos au sujet de la méthodologie de cette auto-évaluation pour vérifier qu'elle est aussi valable que possible.

Conclusion

L'année 2015-2016 a été une année inhabituelle pour le CVI en raison d'un roulement important du personnel clé et d'une interruption des activités. Cependant, le processus duCVI a acquis de la maturité au cours des dernières années, et le Comité reste bien positionné pour continuer de mobiliser les parties prenantes et de fournir des conseils sur les principaux enjeux liés à la gestion du risque, au contrôle et à la gouvernance auxquels la CFP est confrontée. Même si les membres du CVI et l'organisation devront faire des efforts supplémentaires en 2016-2017, particulièrement tôt dans cette période, pour ramener le CVI à son rythme de croisière, les membres sont persuadés que l'engagement de la part de la direction est fort et que la reprise des activités du CVI sera extrêmement réussie.

Conformément aux exigences énoncées dans la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, les opinions exprimées dans le présent rapport annuel pour 2015-2016 sont entièrement et exclusivement celles des membres externes indépendants.

Annexe A : Composition et activités du CVI en 2015-2016

Composition

Membres

• Keith Coulter, membre externe et président
• James Lahey, membre externe     
• Hélène Fortin, membre externe
• Christine Donoghue, présidente par intérim de la CFP

Membres d’office

• Omer Boudreau, vice-président, Gestion ministérielle, et dirigeant principal des finances (DPF)
• Greg Nesbitt, dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation (DPVE) jusqu'en juillet 2015
• John Corbeil, DPVE à partir de juillet 2015
• Phillip Morton, directeur général, Finances et administration (DGFA)

Participation aux réunions du CVI

Les trois membres externes, la présidente par intérim et les membres d’office ont assisté aux trois réunions du CVI durant la période visée par le présent rapport.

Activités

Le mandat du CVI est établi dans la Charte du CVI, laquelle a été examinée et mise à jour par le Comité durant la période visée par le présent rapport.
Le Comité s'est réuni à trois reprises en 2015-2016 dans les locaux de la CFP à Gatineau. Ces réunions ont eu lieu en juin, en octobre et en décembre 2015.

Les réunions comprenaient un dîner à huis clos pour les membres seulement. À la suite des réunions du CVI, d'autres réunions à huis clos, auxquelles ont participé le DPF et leDPVE, ainsi qu'une autre rencontre à huis clos à laquelle n'étaient conviés que les membres, ont eu lieu.

À mettre à jour avec l'information de 2015-2016 : Durant la période visée par le rapport, les coûts liés aux activités du CVI se sont élevés à 54 630 $. Il s'agit d'une importante diminution (environ 20 %) par rapport aux périodes de rapport précédentes en raison de l'annulation de la réunion prévue en mars 2016. La majeure partie de ce montant (53 330 $) a été pour la rémunération directe des membres externes, sous la forme de charges salariales. Le reste (1 300 $) a été pour les dépenses de voyage d'un des membres (1 050 $), qui devait faire la navette entre Montréal et Gatineau, et pour les frais d'accueil (250 $).