Rapport annuel du Comité de vérification interne 2018-2019

Introduction

Le présent rapport annuel, préparé par les membres externes du Comité de vérification interne (le Comité) de la Commission de la fonction publique (l’organisme), porte sur l’exercice financier 2018-2019.

Bien que la Politique sur la vérification interne et la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor n’obligent plus les comités ministériels de vérification à produire un rapport annuel, les membres du Comité ont conclu qu’un tel rapport leur donnait l’occasion d’évaluer le rendement de la dernière année, et d’établir les priorités de l’an prochain.

Contexte

Des changements ont été apportés à la composition du Comité au cours de la dernière année. En mai 2018, l’un des membres externes a été promu à la présidence, et un nouveau membre externe a été nommé. Un processus d’accueil a été mis en œuvre pour faciliter l’intégration du nouveau membre externe.

Le lien hiérarchique du dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation (DPVE) a également été modifié cette année. Les membres du Comité se sont empressés de soutenir le président dans sa demande de reclassement du poste de DPVE en vue de soutenir ce rôle de plus en plus important qui, dorénavant, relève du président.

La période visée par le rapport constitue la troisième année de pleine mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation (NOD). Cette initiative, conçue pour simplifier et renforcer le système de dotation à l’échelle de la fonction publique fédérale, demeure une composante essentielle des travaux de l’organisme. La réussite de la mise en œuvre de cette initiative repose sur un changement culturel au sein des ministères et de l’organisme.

Au cours de la période visée par le rapport, l’organisme a également commencé à informer le Comité sur un important projet de technologie de l’information (TI), soit la transformation du Système de ressourcement de la fonction publique, la plateforme de recrutement en ligne du gouvernement fédéral. Ce projet, intitulé Transformation Emplois GC, est entrepris en même temps que le projet Ressources humaines et paye de la prochaine génération, dirigé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Résumé des travaux du Comité

Au cours de l’exercice 2018-2019, le Comité s’est réuni 4 fois. Avant chacune des réunions, les membres externes du Comité et le DPVE ont rencontré les représentants de l’organisme afin d’en apprendre davantage sur nombre de sujets propres à l’organisme. Ces rencontres matinales étaient suivies d’un dîner à huis clos avec le président, avant le début des réunions officielles du Comité. Il y était question des principaux risques, défis et possibilités auxquels l’organisme est exposé. Des discussions à huis clos distinctes ont également eu lieu avec le président, le dirigeant principal des finances et le DPVE, à la suite des réunions du Comité.

En ce qui a trait aux rapports officiels produits par la Division de la vérification interne et de l’évaluation pendant cette période, les membres du Comité ont donné leur avis sur les sujets suivants : 4 vérifications (vérification des contrôles généraux liés à la TI ─ phase II, vérification de la gouvernance des projets et de l’attribution des ressources, vérification interne des activités de recrutement et de dotation de la CFP, et vérification de Transformation emplois GC ─ phase 0); 2 évaluations (Évaluation formative des renseignements intégrés et Évaluation du Programme de recrutement de leaders en politiques); une revue (Évaluation de la capacité d’innovation de la CFP) et une mission de consultation (Obligation de prendre des mesures d’adaptation). Les membres du Comité ont travaillé, tout au long de l’année, dans chacun des secteurs de responsabilités obligatoires définis dans la Directive sur la vérification interne : les valeurs et l’éthique; la gestion du risque; le cadre de contrôle de la gestion; la fonction de vérification interne; les prestataires externes des services d’assurance; le suivi des plans d’action de la direction; les états financiers et rapports des comptes publics; et les rapports sur la reddition de comptes.

En plus des secteurs de responsabilités obligatoires, les membres du Comité avaient établi 3 priorités pour l’exercice 2018-2019 :

• Continuer de renforcer le Comité à présent composé d’un nouveau membre externe et relevant d’un nouveau président :
  • Les membres du Comité ont collaboré avec le DPVE afin de mettre en place de nouveaux processus visant à améliorer les documents fournis aux membres externes en vue de favoriser les discussions lors des réunions, et de rédiger un nouveau document de planification annuelle qui respecte toutes les exigences du Comité.
  • Un plan d’orientation a été élaboré pour faciliter l’intégration du nouveau membre de l’équipe.
• Soutenir les efforts de l’organisme pour une gestion du rendement efficace, mettre en œuvre la NOD à l’interne, renouveler ses systèmes de TI essentiels à la mission et renforcer sa capacité d’intégration de connaissances en fournissant des conseils et avis indépendants :
  • Les membres du Comité ont reçu des mises à jour régulières sur la mise en œuvre de la NOD, tant à l’interne qu’à l’échelle du gouvernement, et ont examiné une vérification interne des activités de recrutement et de dotation de la CFP axée sur la gouvernance des ressources humaines, la planification et la dotation, 2 ans après l’application de la NOD.
  • Les membres du Comité ont participé à 2 discussions préparatoires sur la gestion du rendement à la CFP, et ont été informés des travaux visant à renforcer les pratiques de mesure du rendement à l’échelle de l’organisme.
  • Chaque réunion du Comité comprenait un élément lié aux systèmes de TI ainsi qu’aux systèmes de TI essentiels à la mission de la CFP.
• Soutenir les efforts déployés par le DPVE afin de procéder à la pleine mise en œuvre du Plan de vérification interne et d’évaluation pour les exercices financiers 2018 à 2021, améliorant ainsi l’échange de documents entre la haute direction et le Comité au moyen de conseils et d’avis opportuns :
  • Le DPVE a réalisé tous les projets prévus pour 2018-2019, de même qu’un projet imprévu ─ Mission de consultation relative à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Évaluation de la Commission de la fonction publique

Au cours de la période visée par le présent rapport, les membres du Comité ont porté un jugement favorable sur la gestion de l’organisme, bien qu’il continue d’être exposé à des risques, principalement en ce qui a trait à la mise en œuvre de la NOD et au projet Transformation Emplois GC. L’organisme a cependant mis en place des mesures d’atténuation.

Il existe toujours un risque que la NOD ne soit pas mise en œuvre dans les ministères et que cela interfère avec les objectifs systémiques que l’organisme souhaitait atteindre avec cette initiative. Il s’agit d’un risque tant pour la fonction publique que pour l’organisme. Pour ce qui est des mesures d’atténuation, l’organisme poursuit sa collaboration avec les ministères dans le cadre de la mise en œuvre de la NOD; ses représentants ont rencontré la communauté des conseillers ministériels en dotation lors d’« Échanges » qui permettent de mieux connaître les nouvelles approches en matière de dotation. Le projet de dotation agile vise à encourager les gestionnaires d’embauche à utiliser toutes les mesures d’assouplissement dont ils disposent pour rendre le système de dotation plus efficace et plus souple. L’organisme utilise aussi des méthodes novatrices pour les postes plus difficiles à pourvoir, comme un programme de présentation de candidats par les employés, et favorise la tenue de projets pilotes avec d’autres ministères pour inciter les gestionnaires d’embauche à évaluer les compétences linguistiques des candidats, jusqu’au niveau BBB.

Transformation Emplois GC, un projet de TI d’envergure, potentiellement lié au grand projet RH à la paye du SCT, présente lui aussi des risques. Afin de les atténuer, la Direction de la vérification interne et de l’évaluation fera part des certitudes qu’elle acquiert tout au long du projet, et une entreprise externe évaluera l’état de préparation du projet. En outre, l’équipe d’Emplois GC travaille étroitement avec l’équipe du projet RH à la paye du SCT.

Évaluation des fonctions de vérification interne et d’évaluation

Le DPVE continue d’exercer un fort leadership, et la Direction de la vérification interne et de l’évaluation produit davantage de documents de vérification.

La fonction de vérification interne et la fonction d’évaluation ont respecté nos attentes relatives aux normes de rendement et de qualité des documents. Les membres du Comité sont ravis de la priorité accordée aux fonctions de vérification et d’évaluation par le président, ainsi que son lien hiérarchique direct avec le DPVE.

Résultats de l’auto-évaluation annuelle du Comité de vérification interne

Dans l’ensemble, les membres du Comité de vérification interne sont satisfaits du fonctionnement du Comité. Ils estiment disposer des compétences et capacités nécessaires pour accomplir leur travail, perçoivent l’infrastructure et les travaux du Comité de façon positive, et sont satisfaits de la gestion des réunions du comité de vérification. Les membres d’office étaient également satisfaits du fonctionnement du Comité.

Priorités proposées

Outre l’appui du DPVE touchant la pleine mise en œuvre du Plan de vérification interne et d’évaluation de 2019-2022, les membres externes du Comité mettront principalement l’accent sur les questions suivantes en 2019-2020 :

• Poursuivre la mise en œuvre de la NOD, au sein de l’organisme et à l’échelle de la fonction publique, en focalisant sur la conception et l’application de mesures et d’indicateurs de rendement appropriés;
• Gestion de projet efficace dans le cadre du projet Transformation Emplois GC;
• Intégration de connaissances, de données et de renseignements au sein de l’organisme.