Rapport annuel du Comité de vérification interne 2019-2020

Table des matières

Introduction

Le présent rapport annuel rédigé par les membres externes du Comité de vérification interne (le Comité) de la Commission de la fonction publique (l’organisation) porte sur l’exercice financier 2019‑2020.

Même si la Politique sur la vérification interne et la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor n’obligent plus les comités ministériels de vérification à produire un rapport annuel, les membres du Comité ont conclu qu’un rapport annuel les aiderait à évaluer leur rendement au cours de la dernière année et à établir les priorités pour l’an prochain.

Contexte

Durant l’exercice 2019‑2020, la Commission de la fonction publique (CFP) a continué de faire progresser ses domaines prioritaires, dont la Nouvelle orientation en dotation (NOD), la transformation d’Emplois GC et les renseignements intégrés. Aussi, l’organisation s’est vu attribuer un certain nombre de priorités précises, notamment en ce qui concerne l’accélération du temps de dotation et le soutien au recrutement d’Autochtones et de personnes handicapées.

Le 11 mars 2020, l’Organisation mondiale de la Santé a déclaré que l’éclosion mondiale de COVID‑19 était une pandémie. Les activités et l’administration du gouvernement ont été touchées étant donné que les employés devaient respecter des mesures d’éloignement physique. La CFP a mis en œuvre son plan de continuité des activités et, au moment de rédiger le présent document, les employés de l’organisation travaillent toujours à domicile, et les mesures d’éloignement physique continuent de s’appliquer en société. Le président de la CFP a organisé des réunions spéciales quotidiennes du Comité exécutif de gestion (CEG) par téléconférence sur la COVID‑19 pour soutenir l’efficacité de l’analyse des risques, du processus décisionnel et de la surveillance. Pour leur part, les membres du Comité sont régulièrement informés, notamment par le biais de réunions du Comité par téléconférence et de mises à jour régulières du dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation (DPVE).  

La NOD procure une certaine souplesse en matière de recrutement et d’embauche, et la CFP a remarqué que la mise en œuvre de l’initiative a progressé durant la pandémie dans un certain nombre de ministères et d’organismes. En outre, l’organisation a assoupli les mesures pour les ministères. Des pouvoirs ont été délégués aux administrateurs en ce qui concerne les évaluations de langue seconde, et les résultats des tests de langue qui arrivent à échéance ont été prolongés pour les employés qui composent avec la crise provoquée par la pandémie de COVID‑19 ou qui sont essentiels au maintien des opérations gouvernementales. Aussi, une plus grande marge de manœuvre a été accordée pour la dotation des postes en lien avec la situation entourant la COVID‑19 ou pour assurer le fonctionnement efficace du gouvernement du Canada. 

Il importe de souligner le soutien fourni par la CFP à Santé Canada concernant l’établissement de l’initiative de recrutement de bénévoles. Par le biais de la plateforme de recrutement Emplois GC, l’organisation a aidé Santé Canada à établir un répertoire de personnes pouvant contribuer à la recherche des contacts et à l’isolement des cas, à la capacité de pointe du système de santé, ainsi qu’à la collecte de données et à la production de rapports sur les cas. Le 9 juin, on comptait 23 demandes de présentation, et la candidature d’environ 25 000 bénévoles a été transmise à des fins de considération aux provinces et aux territoires en vue d’appuyer la lutte contre la pandémie.

Le DPVE participe activement aux mesures d’intervention de la CFP à l’égard de la COVID‑19, et il aide la haute direction à composer avec les risques nouveaux et émergents. Il a également produit une vue d’ensemble des mesures préliminaires et documenté les leçons apprises qui serviront à la planification à court et à long terme.  

La « nouvelle norme » est encore incertaine. La CFP et le Comité devront prendre en considération les effets sur les processus de gestion des risques, et il pourrait en résulter de nouveaux risques à court et à moyen terme. Afin de soutenir l’intégration des risques émergents dans les plans ministériels, la CFP a organisé une Journée de réflexion de l’équipe de direction au début de juin 2020. On ne sait pas combien de temps durera la COVID‑19, ni dans quelle mesure les opérations seront touchées, alors le Comité devra s’adapter et rester souple.

La pandémie de COVID‑19 a perturbé la vie de nombreuses personnes. En cette période sans précédent, le Comité souhaite remercier sincèrement les employés de la CFP qui poursuivent leur important travail.

Aperçu annuel

Résumé des travaux du Comité

Au cours de l’exercice 2019‑2020, le Comité a tenu trois réunions en personne, et deux téléconférences ont eu lieu en mars 2020 en raison de la COVID‑19. Le matin précédant chacune des réunions en personne, les membres externes et le DPVE se sont réunis avec les représentants de la CFP qui leur ont présenté divers exposés sur des sujets particuliers. Ces réunions matinales ont été suivies d’un dîner à huis clos avec le président avant le début des réunions officielles du Comité pour discuter des risques et des défis auxquels est confrontée la CFP. Des discussions à huis clos ont également eu lieu avec le président, le dirigeant principal des finances et le DPVE immédiatement après les réunions du Comité.

En ce qui concerne les domaines obligatoires et fondamentaux de responsabilité, le Comité a assuré une solide fonction d’examen critique et fourni des avis indépendants au président concernant chacun de ces domaines :

  • Valeurs et éthique;
  • Gestion de risques;
  • Cadre de contrôle de gestion;
  • Fonction de vérification interne;
  • Certificateurs externes;
  • Suivi des plans d’action de la direction;
  • États financiers et rapports sur les comptes publics;
  • Rapports sur la reddition de comptes.

L’annexe A présente un résumé des principales activités et discussions tenues en 2019‑2020.

En ce qui concerne les rapports officiels produits par la Division de la vérification interne et de l’évaluation (DVIE) durant cette période, le Comité a fourni des conseils sur les points suivants :

  • Évaluation de la viabilité d’Emplois GC;
  • Évaluation du rapport préliminaire sur la Loi sur l’embauche des anciens combattants;
  • Vérification des valeurs et de l’éthique à la CFP;
  • Évaluation de la Stratégie de gestion des données de la CFP;
  • RDPA concernant le rapport d’évaluation de la Loi sur l’embauche des anciens combattants;
  • Plan de vérification interne et d’évaluation 2020‑2023;
  • Ébauche du rapport final et RDPA pour le rapport sur l’Évaluation du Programme de recrutement de leaders en politiques (RLP);
  • Examen de la gouvernance de la CFP.

Le Comité avait établi trois domaines d’intervention prioritaires pour 2019‑2020 :

  1. Mise en œuvre de la NOD, au sein de l’organisation et à l’échelle de la fonction publique, en mettant l’accent sur la conception et la mise en œuvre de mesures et d’indicateurs de rendement appropriés;
  2. Gestion de projet efficace dans le cadre du projet de transformation d’Emplois GC;
  3. Intégration de connaissances, de données et de renseignements à l’échelle de l’organisation.

Le Comité a reçu des mises à jour régulières sur chacun de ces domaines, et il a exercé une fonction de consultation et d’examen critique auprès des fonctionnaires et du président sur ces questions.

L’annexe B fournit des détails sur les progrès réalisés par rapport aux priorités du Comité pour 2019‑2020.

Évaluation de la Commission de la fonction publique

Les membres du Comité continuent de percevoir positivement la façon dont l’organisation est gérée. Des progrès sont réalisés à l’égard de l’ensemble des priorités, et le président est particulièrement mobilisé quant à ces priorités. En outre, il accueille favorablement les conseils du Comité. Le soutien du président de la CFP est particulièrement remarqué et apprécié.

En ce qui concerne les fonctions de vérification interne et d’évaluation, les membres du Comité notent que le DPVE continue de jouer un rôle de premier plan. Ces fonctions ont toutes deux respecté les attentes en matière de normes de rendement, de qualité, de quantité et de rapidité d’exécution des produits. La vérification interne est indépendante des cadres hiérarchiques, est perçue comme telle et apporte une valeur ajoutée.

La pandémie de COVID‑19 a mis la CFP – et l’ensemble du gouvernement – à dure épreuve, et a présenté un risque quant à la réalisation des priorités de l’organisation. Le Comité a été tenu informé, à la fois par le DPVE et par le président, de la manière dont la CFP compose avec ces défis. La réunion en personne du Comité prévue en mars 2020 a été remplacée par deux téléconférences afin que les membres puissent demeurer actifs et informés.

À l’heure actuelle, l’incidence de la pandémie de COVID‑19 sur les priorités de la CFP est en constante évolution, et les membres de la haute direction recueillent des données et des renseignements et prennent des décisions clés pour assurer le fonctionnement efficace et continu du Ministère.

Résultats de l’autoévaluation annuelle

Les membres du Comité sont très satisfaits du fonctionnement de ce dernier et du soutien fourni. Ils trouvent également que les séances d’information et les mises à jour présentées lors des réunions des membres externes sont utiles. Les membres d’office étaient également extrêmement satisfaits du fonctionnement du Comité.

Les résultats de l’autoévaluation témoignent également d’une appréciation très positive du travail du DPVE et de ses liens avec les membres du Comité. Ces derniers ont noté que le DPVE adopte une perspective pangouvernementale dans l’exercice de ses fonctions. Prenons, par exemple, les évaluations du programme RLP ainsi que la mise en œuvre de la Loi sur l’embauche des anciens combattants. Dans les deux cas, le DPVE a collaboré avec des collègues d’autres ministères pour assurer la prise en compte d’une perspective interministérielle. Cette orientation s’est poursuivie en 2020‑2021, étant donné que la DVIE a commencé à planifier et à évaluer la Campagne nationale de recrutement de volontaires en réponse à la COVID‑19 avec des collègues de Santé Canada et de l’Agence de santé publique.

Priorités pour 2020 2021

Le Comité convient qu’il est difficile d’établir des priorités pour 2020‑2021 en raison de la nature évolutive de la pandémie de COVID‑19. Les domaines prioritaires de l’exercice précédent demeureront importants :

  • Poursuivre la mise en œuvre de la NOD, au sein de l’organisation et à l’échelle de la fonction publique, en mettant l’accent sur la conception et la mise en œuvre de mesures et d’indicateurs de rendement appropriés;
  • Gestion de projet efficace dans le cadre du projet de transformation d’Emplois GC;
  • Intégration de connaissances, de données et de renseignements à l’échelle de l’organisation.

La détermination et la surveillance étroite des nouveaux risques et des occasions de repenser notre approche en raison de la situation actuelle constitueront une autre priorité en 2020‑2021.

Annexe A – Résumé des principales activités et discussions tenues en 2019 2020

Domaine de responsabilité Information fournie au Comité Juin Sept. Déc. Mars
Valeurs et éthique  Vérification des valeurs et de l’éthique, mise à jour de l’ombudsman X X
Gestion de risques* Mises à jour régulières sur la gestion de risques X
Cadre de contrôle de gestion Mises à jour régulières sur les éléments de contrôle X X X X
Fonction de vérification interne Mises à jour trimestrielles du DPVE sur la fonction X X X X
Certificateurs externes  Inclus dans le cadre des mises à jour trimestrielles du DPVE X X X X
Suivi des plans d’action de la direction Examen de la mise en œuvre du plan d’action X X X X
États financiers et rapports sur les comptes publics Examen des rapports financiers trimestriels/annuels X X X X
Rapports sur la reddition de comptes* Examen des rapports sur la reddition de comptes de la CFP X X X X

* Les membres externes du Comité ont examiné la documentation en lien avec ces éléments tout au long de l’année par échange de correspondance.

Annexe B – Progrès réalisés par rapport aux priorités du Comité pour 2019 2020.

  1. Poursuivre la mise en œuvre de la NOD, au sein de l’organisation et à l’échelle de la fonction publique, en mettant l’accent sur la conception et la mise en œuvre de mesures et d’indicateurs de rendement appropriés
    • Les membres externes du Comité ont été informés de la mise en œuvre de la NOD du point de vue des organismes centraux par des fonctionnaires du Secteur des politiques et des communications lors de chaque trimestre, dans le cadre des réunions en personne.
    • Les membres du Comité ont été informés par le directeur général de la Direction de la gestion des ressources humaines de la mise en œuvre de la NOD du point de vue de la CFP.
    • Un sous‑ministre d’une organisation située à l’extérieur de la région de la capitale nationale a fait une présentation aux membres du Comité pour obtenir leur point de vue sur la mise en œuvre de la NOD.

     

  2. Gestion de projet efficace dans le cadre du projet de transformation d’Emplois GC
    • Le promoteur et le directeur du projet ont fourni au Comité des mises à jour trimestrielles sur l’avancement du projet.
    • Le DPVE a présenté une évaluation de la viabilité du Système de ressourcement de la fonction publique lors de la réunion de juin, et le dirigeant principal de l’information a présenté une étude interne sur la durée de vie restante prévue du système et les principaux risques qui doivent être gérés jusqu’à la mise en service d’un nouveau système.
    • Le Comité a reçu l’information d’un expert‑conseil tiers qui avait réalisé un bilan du projet.

     

  3. Intégration de connaissances, de données et de renseignements à l’échelle de l’organisation
    • Les membres du Comité ont été informés par le directeur général, Politiques et orientations stratégiques, de la mise en œuvre du cadre du renseignement intégré qui est en cours d’application au sein de la CFP en réponse à un rapport d’évaluation réalisé en 2018.
    • Les principaux produits de renseignement intégrés ont été présentés aux membres du Comité dans le cadre des activités de suivi du plan d’action trimestriel de la direction.
    • Les membres du Comité ont été informés du nouveau modèle de prestation de services de la Direction du recrutement national, qui vise également à mieux utiliser les connaissances et les renseignements recueillis dans l’ensemble de la CFP pour soutenir l’élaboration des politiques et l’exécution des programmes.
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