Rapport annuel du Comité de vérification interne 2020-2021

Table des matières

• Introduction
• Contexte
• Aperçu annuel
• Annexe A – Résumé des principales activités et discussions tenues en 2019 2020

Introduction

Le présent rapport annuel rédigé par les membres externes du Comité de vérification interne (le Comité) de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) porte sur l’exercice financier 2020‑2021.

Bien que la Politique sur l’audit interne et la Directive sur l’audit interne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada n’obligent plus les comités ministériels d’audit à produire un rapport annuel, les membres ont conclu qu’un tel rapport leur permettrait d’évaluer le rendement du Comité au cours de la dernière année, et d’établir les priorités pour l’an prochain.

Contexte

La composition du Comité a changé au cours de la dernière année, car l'un des membres externes est parti à la fin de son mandat et un nouveau membre externe a été nommé. Une orientation a été entreprise pour soutenir l'intégration du nouveau membre.

Au cours de l’exercice 2020‑2021, la CFP a mené des activités virtuelles en raison de la réponse du gouvernement du Canada à la pandémie de COVID‑19. Le travail s’est poursuivi pour faire progresser les domaines prioritaires suivants :

• la Nouvelle orientation en dotation;
• la transformation d’Emplois GC;
• le soutien au recrutement d’Autochtones et de personnes en situation de handicap;
• les initiatives d’avancement en matière de diversité et d’inclusion, à titre d’organisation et d’organisme central.

En plus de faire progresser les priorités clés, la CFP a également dû se pencher sur certains domaines afin d’appuyer le fonctionnement continu et efficace de l’organisme. Il s’agissait, entre autres, de soutenir la prestation de services aux ministères et organismes afin qu'ils puissent continuer à recruter à l’appui de la pandémie, et poursuivre efficacement les activités du gouvernement. Les services clés comprenaient les évaluations de langue seconde dans l’ensemble de la fonction publique fédérale, et les autorisations en matière de priorité.

Dès le départ, la CFP a mis en œuvre son plan de continuité des activités et soutenu les employés qui ont travaillé à distance toute l’année durant. Le président de la CFP a organisé, tous les jours, des réunions spéciales avec le Comité exécutif de gestion, puis, dès juillet, des réunions spéciales bihebdomadaires, par téléconférence ou via Microsoft Teams. Ces réunions portaient sur la COVID‑19 et visaient à soutenir l’efficacité de l’analyse de risques, du processus décisionnel et de la surveillance. Les membres du Comité ont d’ailleurs été régulièrement informés, grâce aux réunions du Comité par téléconférence et aux mises à jour régulières du dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation.

La Nouvelle orientation en dotation a fourni une certaine souplesse en matière de recrutement, et la CFP a constaté que sa mise en œuvre avait progressé durant la pandémie dans plusieurs ministères et organismes. En outre, au cours de la pandémie, la CFP a assoupli davantage les mesures pour les organisations. Des pouvoirs ont été délégués aux administrateurs généraux au chapitre de l’évaluation de la langue seconde, et les résultats des tests de langue expirés ont été prolongés pour les employés qui composaient avec la pandémie de COVID‑19, ou qui étaient essentiels au maintien des activités du gouvernement. Aussi, une plus grande marge de manœuvre a été accordée pour la dotation de postes liés à la situation de COVID‑19, ou pour garantir le fonctionnement efficace du gouvernement du Canada. Ces mesures temporaires spéciales faisaient l’objet d’un examen périodique, et étaient transmises aux administrateurs généraux et aux chefs des ressources humaines.

Il importe de souligner le soutien fourni par la CFP à Santé Canada quant à l’établissement et à la gestion de la campagne de recrutement de bénévoles à l’appui de la COVID‑19. Grâce à la plateforme de recrutement Emplois GC, la CFP a aidé Santé Canada à dresser une liste d’environ 54 000 personnes pouvant être recommandées aux provinces et territoires, afin de les appuyer dans leur réponse à la pandémie.

L’accent mis par la CFP sur la diversité et l’inclusion est devenu encore plus important, et le greffier du Conseil privé a accordé la priorité à la réalisation de progrès significatifs dans ce domaine. En plus des travaux actuels et émergents sur les politiques et programmes en la matière, la CFP a publié en janvier 2021 un rapport sur la vérification du taux de réussite des groupes visés par l’équité en matière d’emploi au moment du recrutement. Ce rapport a permis de déterminer un certain nombre de mesures à prendre pour améliorer les résultats d’embauche des membres de ces groupes.

Le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation a participé activement aux mesures d’intervention de la CFP à l’égard de la COVID‑19 et aidé la haute direction à composer avec les nouveaux risques. Il a également produit 5 rapports globaux, sur les mesures préliminaires et les leçons tirées en cours d’année, qui ont permis d’étayer les décisions, les processus décisionnels et les mesures prises par la CFP au cours de l’exercice. La Direction de la vérification interne et de l’évaluation a soutenu activement la haute direction dans l’établissement des nouveaux risques ainsi que dans l’élaboration et la mise en œuvre des mesures prises pour y faire face.

L’avenir et le nouveau contexte de travail sont encore incertains. La CFP et le Comité devront continuer de prendre en considération les effets de la réponse à la pandémie sur les processus de gestion de risques, et il pourrait en résulter de nouveaux risques à court et à moyen terme. De nombreuses possibilités permettent de tirer parti des leçons retenues sur la transformation numérique accélérée de l’année dernière. Elles auront certes une incidence sur les changements que devra apporter la CFP en matière de prestation de services, mais aussi sur la manière dont le Comité envisagera le profil de risque de certaines initiatives.

Afin de soutenir la prise de décision, la CFP a organisé, toute l’année durant, plusieurs journées de réflexion pour l’équipe de direction. Cela revêtait une importance particulière compte tenu de l’incidence du nombre moins élevé d’évaluations de langue seconde sur les recettes liées au recouvrement des coûts, et du fait que la situation financière devait être surveillée en permanence pour le second semestre de l’exercice. On ne sait pas encore combien de temps durera la COVID‑19, ni dans quelle mesure les activités seront touchées; par conséquent, le Comité devra s’adapter et rester souple.

La pandémie de COVID‑19 a perturbé la vie de nombreuses personnes. En cette période sans précédent, le Comité souhaite remercier sincèrement le personnel de la CFP qui poursuit son important travail.

Aperçu annuel

Résumé des travaux du Comité

Au cours de l’exercice 2020‑2021, le Comité a tenu 7 réunions virtuelles. Les membres externes et des représentants de la CFP ont tenu des séances d’information sur divers sujets, et des réunions officielles avec l’ensemble des membres. En février, les membres externes ont rencontré des représentants de la CFP pour recevoir une mise à jour sur la diversité et l’inclusion. Les réunions officielles ont permis de discuter des principaux défis, y compris le risque financier, et des possibilités qui se présentaient à l’organisme. En cours d’année, le directeur général des ressources humaines a livré plusieurs séances d’information sur les mesures de santé et sécurité des employés, et sur la planification de la reprise du travail en présentiel. Des discussions distinctes à huis clos ont également eu lieu avec le président, le dirigeant principal des finances et le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation, à la suite des réunions du Comité.

En ce qui a trait aux domaines obligatoires et fondamentaux de responsabilité, le Comité a livré un solide examen critique, et fourni des avis indépendants au président sur les domaines suivants :

• les valeurs et l’éthique;
• la gestion du risque;
• le cadre de contrôle de gestion;
• la fonction d’audit interne;
• les certificateurs externes;
• le suivi des plans d’action de la direction;
• les états financiers et les comptes publics;
• les rapports sur la reddition de comptes.

L’annexe A présente un résumé des principales activités et discussions tenues au cours de l’exercice 2020‑2021.

Au chapitre des rapports officiels produits par la Direction de la vérification interne et de l’évaluation durant cette période, le Comité a formulé des conseils sur les points suivants :

• l’examen de la gouvernance de la CFP;
• l’audit de la transformation d’Emplois GC;
• l’audit de l’administration du programme des activités politiques;
• l’examen des leçons tirées de la campagne nationale de recrutement de bénévoles pour répondre à la COVID‑19;
• l’examen de la mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation;
• l’évaluation de l’état de préparation pour l’application de la Loi canadienne sur l’accessibilité.

Le Comité avait établi 3 domaines d’intervention prioritaires pour l’exercice 2020‑2021 :

• la mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation à la CFP et à l’échelle de la fonction publique, en focalisant sur la conception et la mise en œuvre de mesures et d’indicateurs de rendement appropriés;
• la gestion efficace du projet de transformation d’Emplois GC;
• l’intégration de connaissances, de données et de renseignements à l’échelle de la CFP.

Le Comité a reçu des mises à jour régulières sur tous ces domaines. Il a offert aux fonctionnaires et au président une consultation et un examen critique sur ces questions.

En outre, le Comité a appuyé le président et la haute direction de la CFP lors de la gestion de la première année de pandémie de COVID‑19.

L’annexe B fournit des détails sur les progrès réalisés à l’appui des priorités du Comité pour l’exercice 2020‑2021.

Évaluation de la Commission de la fonction publique

Les membres du Comité continuent de percevoir la gestion de la CFP positivement. Il y a eu des progrès sur l’ensemble des priorités, lesquelles ont particulièrement mobilisé le président, et il accueille favorablement les conseils du Comité. On constate en outre que le soutien du président est bienvenu et reconnu.

Au chapitre des fonctions de l’audit interne et de l’évaluation, les membres du Comité notent que le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation continue de jouer un rôle de premier plan. Ces fonctions ont toutes deux respecté les attentes quant aux normes de rendement, de qualité, de quantité et de rapidité de livraison des produits. Le service d’audit interne est indépendant du cadre hiérarchique; il est d’ailleurs perçu comme tel, et apporte une valeur ajoutée.

À l’instar de l’ensemble du gouvernement, la pandémie de COVID‑19 a mis la CFP à rude épreuve, et présenté un risque accru quant à la réalisation de ses priorités. Le Comité a été tenu informé, tant par le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation que par le président, sur la manière dont la CFP composait avec ces défis. La réunion en présentiel du Comité prévue en mars 2020 a été remplacée par 2 téléconférences afin que les membres puissent demeurer actifs et informés.

L’incidence de la pandémie de COVID‑19 sur les priorités de la CFP est en constante évolution. Les membres de la haute direction recueillent des données et des renseignements qui leur permettent de prendre des décisions clés pour garantir le fonctionnement efficace et continu de l’organisme. Le Comité note également l’intégration de nouveaux cadres à la CFP, lesquels présenteront certainement des changements et de nouvelles perspectives. Il convient de mentionner que le service informatique, en plus de composer avec un nouveau leadership, continue d’être aux prises avec de nombreux départs.

Résultats de l’autoévaluation annuelle

Les membres du Comité sont très satisfaits du fonctionnement et du soutien fournis par le Comité. Ils trouvent également utiles les séances d’information et mises à jour présentées lors des réunions des membres externes. Les membres d’office étaient également très satisfaits du fonctionnement du Comité.

Les résultats de l’autoévaluation témoignent également d’une appréciation très positive du travail de la part du dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation, ainsi que de ses relations avec les membres du Comité. Ces derniers ont noté que le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation adoptait une perspective pangouvernementale dans l’exercice de ses fonctions. À preuve, ses travaux sur l’examen des leçons retenues de la campagne de recrutement de bénévoles pour répondre à la COVID‑19 – mené en collaboration avec Santé Canada – et son travail avec le réseau des activités d’audit interne ont démontré un haut degré de collaboration et d’attention interministérielle. Dans les deux cas, le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation a collaboré avec des collègues d’autres organisations pour assurer la prise en compte d’une perspective interministérielle.

Priorités de l’exercice 2021 2022

Le Comité convient qu’il est difficile d’établir des priorités pour l’exercice 2021‑2022 en raison de la nature évolutive de la pandémie de COVID‑19. Les priorités qui suivent seront établies au début de l’exercice financier et revues au besoin, afin de respecter de nouvelles priorités, le cas échéant :

• poursuivre la mise en place de nouveaux services numériques de recrutement et d’évaluation pour répondre aux besoins émergents et aux attentes des utilisateurs;
• assurer le suivi des mesures prises pour appuyer la réalisation d’un milieu de travail diversifié et inclusif, tant à la CFP qu’ à la fonction publique fédérale;
• suivre la mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation à la CFP et dans l’ensemble de la fonction publique, en focalisant sur la compréhension de ce qui continue de fonctionner et de ce qui doit faire l’objet d’une convergence des efforts et d’une attention renouvelées, en partie grâce à la conception et à la mise en œuvre de mesures et d’indicateurs de rendement appropriés.

Une autre priorité de l’exercice 2021‑2022 consistera à surveiller de près les nouveaux risques et les nouvelles possibilités pour la CFP, tant à titre d’organisation que d’organisme central, alors que le gouvernement fédéral continue de fonctionner à distance et que ses employés retourneront, éventuellement, sur leur lieu de travail.

Annexe A : Points à l’ordre du jour du Comité de la CFP en 2020 2021, selon l’ordre chronologique des réunions

Annexe B : Progrès réalisés à l’appui des priorités du Comité pour l’exercice 2020 2021

1. Poursuivre la mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation à la CFP et à l’échelle de la fonction publique, en focalisant sur la conception et la mise en œuvre de mesures et d’indicateurs de rendement appropriés
• Les membres externes du Comité ont été informés de la mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation du point de vue des organismes centraux par des fonctionnaires du Secteur des politiques et des communications à chaque trimestre, dans le cadre de réunions en présentiel.
• Le Comité a été informé du recours croissant aux processus de nomination non annoncés dans l’ensemble de la fonction publique fédérale, et des mesures prévues pour mieux comprendre les raisons de cette augmentation.
• Un examen de la mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation, réalisé par l’équipe de la vérification interne et de l’évaluation, a été présenté au Comité.

 

2. Gestion de projet efficace dans le cadre du projet de transformation d’Emplois GC
• Le promoteur et le directeur du projet ont fourni au Comité des mises à jour trimestrielles sur l’avancement du projet.
• Le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation a présenté un audit de la transformation d’Emplois GC lors de la réunion de juin.
• Le Comité a continué de jouer son rôle dans le cadre de cet important projet de transformation.

 

3. Mise en œuvre des données et des renseignements intégrés à l’échelle de la CFP
• Le directeur général de la Direction des politiques et des orientations stratégiques a informé les membres du Comité de la mise en œuvre du cadre sur les renseignements intégrés, en réponse au rapport d’évaluation de 2018.
• Des produits de renseignement intégrés ont été présentés au Comité en mai et en décembre.

 

4. Nouveaux enjeux
• Intervention en cas de pandémie : Toute l’année durant, le Comité a été informé des efforts d’intervention qui étaient déployés par la CFP au cours de la pandémie. Cela s’est fait par la présentation de rapports globaux sur 10 semaines, de séances d’information et de discussions avec la haute direction.
• Gestion de la reprise des activités en milieu de travail : Le directeur général de la Direction de la gestion des ressources humaines a fourni des mises à jour régulières sur l’environnement opérationnel ainsi que sur l’élaboration et la mise en œuvre du plan d’action lié à l’intégration physique des bureaux de la CFP, tant à l’administration centrale que dans les 5 bureaux régionaux.
• Diversité et inclusion : En février et mars 2021, le Comité a été informé des mesures prises par la CFP à titre d’organisation et d’organisme central pour ce qui est des priorités en matière de diversité et d’inclusion. Il s’agit là d’un nouvel aspect qui sera pris en compte pour les réunions du Comité de 2021‑2022.