Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes exercés en matière de rapports financiers de la Commission de la fonction publique (CFP) pour l’exercice 2014-2015 (non vérifiés)

Pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2015

Note au lecteur

Selon la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, toutes les organisations publiques doivent expliquer les mesures prises pour faire en sorte que le système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) soit efficace.

Conformément à cette politique, les ministères doivent évaluer chaque année leur système de CIRF, établir un plan d’action pour apporter les correctifs qui s’imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un résumé des résultats de l’évaluation et du plan d’action.

Les systèmes efficaces de CIRF visent à obtenir des états financiers fiables et à fournir l’assurance raisonnable que :

  • les transactions sont autorisées convenablement;
  • les documents financiers sont tenus à jour de façon adéquate;
  • les ressources sont à l’abri du gaspillage, de l’abus, de la perte, de la fraude et de la mauvaise gestion;
  • les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

Il importe de mentionner que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer totalement les risques, mais plutôt pour les atténuer raisonnablement au moyen de contrôles équilibrés et proportionnels aux risques.

Le maintien d’un système efficace de CIRF constitue un processus continu dont le but est de repérer les risques importants et les contrôles connexes, de les évaluer et d’apporter les correctifs nécessaires, de même que de surveiller le fonctionnement du système lui-même afin de l’améliorer continuellement. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations ministérielles relatives à l’efficacité du système de CIRF peuvent varier d’une organisation à l’autre, selon les risques et les situations qui sont propres à chacune.

Le système de CIRF est donc conçu pour ramener les risques à un niveau raisonnable, selon un processus continu visant à repérer les risques importants, à évaluer l’efficacité des contrôles connexes et à apporter les correctifs nécessaires.

1. Introduction

Le présent document contient des renseignements sommaires sur les mesures adoptées par la CFP pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Pour obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de la CFP, veuillez consulter le Rapport ministériel sur le rendement 2014-2015 et le Rapport sur les plans et les priorités 2015-2016.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

La CFP dispose d’une structure de gouvernance et de reddition des comptes bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par la présidente, a été mis en place et comprend les éléments suivants :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • un code de valeurs et d’éthique;
  • la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • la surveillance de la gestion interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action à la présidente, à la haute direction et au Comité de vérification interne.

Le Comité de vérification interne fournit à la présidente des conseils quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère.

2.2 Ententes de services liées aux états financiers

La CFP compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers.

Ententes communes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada assure l'administration centrale de la rémunération et de l’approvisionnement de biens et services, conformément à la délégation de pouvoirs de la CFP, et fournit des services de gestion des locaux;
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à la CFP renseignements qui servent à calculer diverses charges à payer et provisions, telles que les indemnités de départ;
  • Le ministère de la Justice du Canada fournit des services juridiques à la CFP;
  • Services partagés Canada fournit à la CFP des services d’infrastructure de la technologie de l’information dans les domaines des centres de données et des services de réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l’accord interministériel entre Services partagés Canada et la CFP.

Ententes particulières

  • Anciens Combattants Canada, en 2014-2015, a continué de fournir à la CFP la plateforme de Gestion du capital humain PeopleSoft d’Oracle pour la consignation de toutes les données sur les ressources humaines et la production de rapport à cet effet.

3. Résultats de l’évaluation de la CFP pour l’exercice 2014-2015

3.1 Contrôles clés nouveaux ou ayant fait l’objet de modifications importantes

Dans le cadre de l’amélioration continue à son système de CIRF, en novembre 2014, la CFP a officiellement approuvé et mis en œuvre un cadre de gestion du contrôle interne. Le Bureau du contrôleur général a précisé qu’il s’agissait d’une pratique notable lorsqu’il a examiné le Cadre de responsabilisation de gestion 2014-2015 de la CFP.

Pendant l’exercice en cours, le transfert de responsabilité en matière de rémunération au Centre des services de paye de la fonction publique de Miramichi, au Nouveau-Brunswick, a commencé. Le transfert devrait être terminé en août 2015. Le cadre de contrôle a été mis à jour de manière à tenir compte de ce changement dans la responsabilité et le processus. Aucune lacune importante pouvant causer une inexactitude importante aux renseignements financiers sommaires pour 2014-2015 n’a été décelée.

3.2 Audit des contrôles de base

Une vérification des contrôles de base fut menée par la Division de la vérification interne de la CFP pendant l’année financière 2014-2015. Cette vérification a été réalisée afin d’assurer que les contrôles de base de la CFP dans les domaines de la gestion financière, des marchés, des voyages, de l’accueil et des ressources humaines, sont efficaces et conformes aux lois, politiques et directives correspondantes. La vérification avait pour but de fournir à la haute direction, une évaluation indépendante de la conception et de l’efficacité pratique du système de contrôle interne.

Aucune faiblesse de contrôle significative n’a été identifiée et un plan d’action de la gestion a été développé afin de résoudre les faiblesses mineures qui ont été identifiées.

3.3 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan de mise à l’essai par rotation, la CFP réévalue le rendement des contrôles internes au moyen d’une mise à l’essai axée sur les risques pour tous les secteurs de contrôle. La paye et tous les secteurs à risque élevé sont évalués chaque année. Par ailleurs, en 2014-2015, les secteurs à risque modéré de l’Immobilisations et Dépenses et comptes créditeurs ont été évalués. La plupart des contrôles clés qui ont été évalués fonctionnent comme prévu. L’évaluation a été effectuée au milieu et à la fin de l’exercice.

4. Plan d’action de la CFP

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2014-2015

La CFP a continué de mener ses activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent comme l’illustre le tableau suivant.

Progrès réalisés au cours de l’exercice 2014-2015

Plan de surveillance continue en rotation de l’exercice précédent pour l’exercice en cours État d’avancement
Paye Fait comme prévu, aucune mesure corrective nécessaire.
Immobilisations : risques élevés et modérés Fait comme prévu, aucune mesure corrective nécessaire.
Dépenses et comptes créditeurs : risques élevés et modérés Fait comme prévu, aucune mesure corrective nécessaire.
Revenus et comptes débiteurs : risques élevés Fait comme prévu, aucune mesure corrective nécessaire.
Rapports financiers : risques élevés Fait comme prévu, aucune mesure corrective nécessaire.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Le plan de surveillance continue par rotation de la CFP au cours des trois prochains exercices, qui se fonde sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les modifications connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.

Surveillance continue par rotationNote de bas de page 1

Calendrier des activités d’évaluation réalisées
Éléments du processus d’évaluation Risque élevé
Chaque année
Risque modéré
Tous les deux ans
Faible risque
Tous les trois ans
Immobilisations 2015-2016 (milieu/fin d’exercice) 2016-2017 (milieu/fin d’exercice) 2016-2017 (milieu d’exercice)
Dépenses et comptes créditeurs 2015-2016 (milieu/fin d’exercice) 2016-2017 (milieu/fin d’exercice) 2016-2017 (milieu d’exercice)
Revenus et comptes débiteurs 2015-2016 (milieu/fin d’exercice) 2015-2016 (milieu/fin d’exercice) 2015-2016 (milieu d’exercice)
PayeNote de bas de page 2 2015-2016 (fin d’exercice) 2015-2016 (fin d’exercice) 2015-2016 (fin d’exercice)
Rapports financiers 2015-2016 (fin d’exercice) 2015-2016 (fin d’exercice) 2015-2016 (fin d’exercice)
Contrôles à l’échelle de l’entité 2016-2017, 2019-2020
Contrôles informatiques généraux (gérés par la CFP) 2016-2017, 2019-2020

En 2015-2016, la CFP vérifiera l’efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles liés à la paye et à la rémunération, nouveaux ou modifiés, qui restent après le transfert de la responsabilité en matière de rémunération au Centre des services de pays de la fonction publique de Miramichi, au Nouveau-Brunswick.

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

La surveillance sera axée sur les secteurs à risque élevé.

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Note de bas de page 2

Le secteur de contrôle clé qui est examiné chaque année, peu importe le niveau de risque.

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