Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes exercés en matière de rapports financiers de la Commission de la fonction publique (CFP) pour l'exercice 2015-2016

Pour l'exercice ayant pris fin le

Table des matières

Note au lecteur

Selon la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, toutes les organisations publiques doivent expliquer les mesures prises pour faire en sorte que le système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) soit efficace.

Conformément à cette politique, les ministères doivent évaluer chaque année leur système de CIRF, établir un plan d'action pour apporter les correctifs qui s'imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un résumé des résultats de l'évaluation et du plan d'action.

Les systèmes efficaces de CIRF visent à obtenir des états financiers fiables et à fournir l'assurance raisonnable que :

  • les transactions sont autorisées convenablement;
  • les documents financiers sont tenus à jour de façon adéquate;
  • les ressources sont à l'abri du gaspillage, de l'abus, de la perte, de la fraude et de la mauvaise gestion;
  • les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

Il importe de mentionner que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer totalement les risques, mais plutôt pour les atténuer raisonnablement au moyen de contrôles équilibrés et proportionnels aux risques.

Le maintien d'un système efficace de CIRF constitue un processus continu dont le but est de repérer les risques importants et les contrôles connexes, de les évaluer et d'apporter les correctifs nécessaires, de même que de surveiller le fonctionnement du système lui-même afin de l'améliorer continuellement. Par conséquent, la portée, la fréquence et l'état d'avancement des évaluations ministérielles relatives à l'efficacité du système de CIRF peuvent varier d'une organisation à l'autre, selon les risques et les situations qui sont propres à chacune.

Le système de CIRF est donc conçu pour ramener les risques à un niveau raisonnable, selon un processus continu visant à repérer les risques importants, à évaluer l'efficacité des contrôles connexes et à apporter les correctifs nécessaires.

1. Introduction

Le présent document contient des renseignements sommaires sur les mesures adoptées par la CFP pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Pour obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de la CFP, veuillez consulter le Rapport ministériel sur le rendement 2015-2016 et le Rapport sur les plans et les priorités 2016-2017.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

La CFP dispose d'une structure de gouvernance et de reddition des comptes bien établie pour appuyer les mesures d'évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par la présidente, a été mis en place et comprend les éléments suivants :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • un code de valeurs et d'éthique;
  • la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • la surveillance de la gestion interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action à la présidente, à la haute direction et au Comité de vérification interne.

Le Comité de vérification interne fournit à la présidente des conseils quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère.

2.2 Ententes de services liées aux états financiers

La CFP compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers.

Ententes communes

  • Services publics et Approvisionnement Canada assure l'administration centrale de la rémunération et de l'approvisionnement de biens et services, conformément à la délégation de pouvoirs de la CFP, et fournit des services de gestion des locaux;
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à la CFP renseignements qui servent à calculer diverses charges à payer et provisions, telles que les indemnités de départ;
  • Le ministère de la Justice du Canada fournit des services juridiques à la CFP;
  • Services partagés Canada fournit à la CFP des services d'infrastructure de la technologie de l'information dans les domaines des centres de données et des services de réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre Services partagés Canada et la CFP.

Ententes particulières

  • Anciens Combattants Canada, en 2015-2016, a continué de fournir à la CFP la plateforme de Gestion du capital humain PeopleSoft d'Oracle pour la consignation de toutes les données sur les ressources humaines et la production de rapport à cet effet.

3. Résultats de l'évaluation de la CFP pour l'exercice 2015-2016

3.1 Contrôles clés nouveaux ou ayant fait l'objet de modifications importantes

En 2009, le gouvernement du Canada a approuvé l'Initiative de transformation de l'administration de la paye. Cette initiative a pour but de transformer le système d'administration de la paye du gouvernement du Canada, renouveler les processus opérationnels et regrouper les services de la paye. Dans la dernière année et demi, la CFP a vu des changements significatifs dans l'administration de la paye, résultant de la mise en œuvre de cette initiative.

Les services de paye de la CFP ont été transférés au Centre des services de paye de la fonction publique. Ce transfert a débuté en 2014-2015 et fut complété en 2015-2016. Puisque le Centre de Paye s'occupe maintenant des services de paye de la CFP, une quantité considérable d'activités de contrôles qui étaient effectuées par la CFP sont maintenant effectuées par le Centre de paye.

De plus, Services publics et Approvisionnement Canada ont déployé Phénix, un nouveau système de paye. La CFP utilise Phénix depuis . Le déploiement de Phénix affecte les processus, procédures, contrôles ainsi que les rôles et responsabilités associé à l'administration de la paye.

En réponse aux changements résultants de l'Initiative de transformation de l'administration de la paye, la CFP a débuté la révision de l'efficacité de la conception des contrôles clés relatif à l'administration de la paye. Cet exercice sera complété en 2016-2017.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan de mise à l'essai par rotation, la CFP réévalue le rendement des contrôles internes au moyen d'une mise à l'essai axée sur les risques pour tous les secteurs de contrôle. La paye et tous les secteurs à risque élevé sont évalués chaque année. Par ailleurs, en 2015-2016, les Dépenses et comptes créditeurs ainsi que Rapports financiers ont été évalués. De façon générale, les contrôles clés qui ont été évalués fonctionnent comme prévu. L'évaluation a été effectuée au milieu et à la fin de l'exercice.

4. Plan d'action de la CFP

4.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice 2015-2016

La CFP a continué de mener ses activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l'exercice précédent comme l'illustre le tableau suivant.

Progrès réalisés au cours de l'exercice 2015-2016

Plan de surveillance continue en rotation de l'exercice précédent pour l'exercice en cours État d'avancement
Paye Complété tel que prévu; L'échantillonnage des salaires a été effectué tel qu'attendu. Quelques documents de support étaient absents du dossier. L'analyste financier a confirmé qu'une inspection visuelle avait été faite et que dans le futur des copies de tous les documents seront inséré au dossier. Aucune mesure additionnelle nécessaire.
Immobilisations (éléments à risques élevés) Complété tel que prévu; aucune mesure corrective nécessaire.
Dépenses et comptes créditeurs (éléments à risques élevés) Complété tel que prévu; Dans quelques cas isolés, des frais de déplacement locaux ont été payé avec une carte d'achat. Les individus ont été rappelés que la carte d'achat ne devrait pas être utilisée pour des frais de déplacement. Aucune mesure additionnelle nécessaire.
Revenus et comptes débiteurs Complété tel que prévu; Une tâche mensuelle avec comme objectif de faire un suivi sur les comptes à recevoir, n'a pas été effectué à chaque mois. Ceci n'est pas considéré significatif puisque la tâche fut effectuée à plusieurs reprises durant l'année et la grande majorité de nos comptes à recevoir sont avec d'autres ministères du gouvernement (AMG). Aucune mesure additionnelle nécessaire.
Accès aux systèmes Complété tel que prévu; aucune mesure corrective nécessaire.
Rapports financiers Complété tel que prévu; aucune mesure corrective nécessaire.

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Le plan de surveillance continue par rotation de la CFP au cours des trois prochains exercices, qui se fonde sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les modifications connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.

Plan de rotation de surveillance continue

Éléments du processus d'évaluation Risque global Fréquence 2015-2016 Rotation de surveillance continue
2016-2017 2017-2018 2018-2019
Rapports financiers Faible Tous les 3 ans Oui Non Non Oui
Revenus et comptes débiteurs Moyen Tous les 2 ans Oui Non Oui Non
Dépenses et comptes créditeurs Moyen Tous les 2 ans Oui Non Oui Non
Immobilisations Faible Tous les 3 ans Oui Non Non Oui
Paye Élevé Tous les ans Oui Oui Oui Oui
Accès aux systèmes Moyen Tous les 2 ans Oui Non Oui Non
Contrôles à l'échelle de l'entité Faible Tous les 3 ans Non Oui Non Non
Contrôles informatiques généraux (gérés par la CFP) Faible Tous les 3 ans Non Oui Non Non
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