Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de la Commission de la fonction publique du Canada, pour l’exercice financier 2024 à 2025 (non audité)
1. Introduction
Le présent document communique une information sommaire sur les mesures prises par la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) pour maintenir un système efficace de contrôle internes en matière de gestion financière (CIGF), incluant un système de contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF), ainsi que sur les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles de la CFP se trouvent dans le Plan ministériel 2024 à 2025 et le Rapport sur les résultats ministériels 2023 à 2024.
2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers
La Politique sur la gestion financière exige qu’un système ministériel de CIGF axé sur le risque soit établi, surveillé et maintenu.
Dans ce contexte, la CFP doit assurer le suivi continu de la conception et de l’efficacité de ses contrôles internes et corriger les faiblesses observées. Ceci fournit également une assurance raisonnable que les ressources publiques sont utilisées prudemment et de façon économique et que les lois, règlements et instruments de politique de gestion financière sont respectés.
2.1 Gestion du contrôle interne
La CFP est dotée d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne dans l’ensemble. Un cadre organisationnel de gestion du contrôle interne est en place, et il comprend les éléments suivants :
- structures de responsabilisation organisationnelle liées à la gestion du contrôle interne permettant d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leur secteur de responsabilité respectif aux fins de gestion du contrôle;
- valeurs et éthique;
- communication et formation continues sur les exigences des lois et des politiques visant à assurer un contrôle et une saine gestion financière;
- surveillance de la gestion du contrôle interne, mises à jour régulières de la gestion du contrôle interne, et présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action à la présidente, à la haute direction et au Comité d’audit interne de la CFP.
Le Comité d’audit interne est un comité consultatif indépendant. Il est responsable de fournir des conseils à la présidente quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de la CFP.
2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers
La CFP compte sur d’autres ministères et organismes pour le traitement de certaines transactions consignées dans ses états financiers, comme suit :
2.2.1 Dispositions relatives aux services communs
- Services publics et Approvisionnement Canada gère le paiement des salaires, l’acquisition de biens et de services qui vont au-delà des pouvoirs contractuels délégués à la CFP, et fournit des services de gestion des locaux.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des renseignements sur l’assurance de la fonction publique et gère centralement le paiement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi.
- Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques.
- Services partagés Canada offre des services d’infrastructure de technologies de l’information.
Les personnes qui consultent la présente annexe peuvent aussi consulter les annexes des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.
La CFP compte sur un autre ministère pour le traitement de certains renseignements ou opérations qui sont consignés dans ses états financiers comme le présente le paragraphe suivant.
2.2.2 Ententes particulières
Services publics et Approvisionnement Canada fournit à la CFP le soutien et la maintenance pour l’application MesRHGC.
3. Résultats de l’évaluation de la Commission de la fonction publique du Canada pour l’exercice financier 2024 à 2025
La surveillance continue vise à ce que le système de CIGF, y compris le système de CIRF, continue de fonctionner efficacement et tel que prévu, conformément aux directives données par le Bureau du contrôleur général.
Le tableau suivant résume l’état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice financier précédent. Il est à noter qu’à l’exercice financier 2024 à 2025, la CFP était en train de mettre à niveau son système ministériel des finances et du matériel. Cette mise à niveau aura des répercussions sur les contrôles clés des immobilisations. C’est pourquoi il a été décidé de reporter les tests de contrôle des immobilisations à l’exercice financier suivant.
Tableau 1 - Progrès réalisés au cours de l’exercice financier 2024 à 2025
| Domaines de contrôles | État d’avancement |
|---|---|
| Paye (tests ciblés) | Terminé comme prévu; actions correctives sur le point d’être effectuées. |
| Dépenses et comptes créditeurs | Terminé comme prévu; actions correctives sur le point d’être effectuées. |
| Immobilisations | Reporté à un exercice financier ultérieur en raison de la mise à niveau des systèmes financiers. |
Les principales conclusions découlant des activités de l’exercice en cours sont résumées aux sous-sections suivantes.
3.1 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés
Au cours de l’exercice 2024 à 2025, il n’y a eu aucune modification significative des contrôles clés dans les processus existants ayant nécessité un examen ou une réévaluation.
3.2 Points à améliorer
Dans le cadre de son plan de surveillance continue, la CFP a complété l’examen des domaines de contrôle présentés au tableau 1.
La majorité des contrôles clés qui ont été testés ont fonctionnés tel qu’attendu. Aucune observation jugée à haut risque n’a été faite. Il est cependant possible d’apporter des améliorations, comme indiqué dans le tableau 2. Les opportunités d’amélioration liés à l’évaluation de ces domaines de contrôle jugés à bas risque sont les suivants:
Tableau 2 – Résultats d’évaluation des contrôles clés
| Principaux domaines de contrôles | Domaines d’amélioration |
|---|---|
| Paye (tests ciblés) | Possibilité de normaliser les rôles et responsabilités liés aux prévisions salariales. |
| Dépenses et comptes créditeurs | Possibilité de normaliser les rôles et responsabilités liés aux dépenses et comptes créditeurs. |
Des plans d’action ont été développés par les responsables de ces processus afin d’adresser les recommandations ci-haute.
4. Plan d’action ministériel de la Commission de la fonction publique du Canada pour le prochain exercice et les années subséquentes
Le plan cyclique de surveillance continue de la CFP des 5 prochaines années est présenté dans le tableau ci-dessous. Ce plan est fondé sur les éléments suivants :
- Une validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé;
- Des ajustements ponctuels intégrés au plan de surveillance, au besoin.
Tableau 3 : Plan cyclique de surveillance continue
| Secteurs de contrôles clés | Exercice financier 2025 à 2026 | Exercice financier 2026 à 2027 | Exercice financier 2027 à 2028 | Exercice financier 2028 à 2029 | Exercice financier 2029 à 2030 |
|---|---|---|---|---|---|
| Paye (Note 1) | Tests ciblés | Tests ciblés | Tests ciblés | Oui | Non |
| Immobilisations | Oui | Non | Non | Non | Non |
| Revenus et comptes débiteurs | Oui | Non | Non | Non | Non |
| Contrôles au niveau de l’entité | Non | Oui | Non | Non | Non |
| Contrôles généraux des technologies de l’information gérés par la CFP | Non | Oui | Non | Non | Non |
| Planification, budgétisation et prévision | Non | Non | Oui | Non | Non |
| Rapports financiers | Non | Non | Non | Oui | Non |
| Dépenses et comptes créditeurs | Non | Non | Non | Non | Oui |
Note 1 : La CFP fera au besoin des tests ciblés pour le processus de paye de l’exercice financier 2024 à 2025 à l’exercice financier 2027 à 2028, afin d’évaluer les améliorations liées aux recommandations formulées dans les plans d’action précédents portant sur les contrôles internes. La CFP fera aussi des tests ciblés pour toute modification apportée à ce processus opérationnel et qui découle des recommandations formulées par l’Équipe intégrée des RH à la paye du gouvernement du Canada et le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines pour améliorer les RH et la paye.