Loi sur l'accès à l'information — Rapport annuel — 1^er avril 2015 au 31 mars 2016

Table des matières

Introduction
Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique du Canada
- 1. Raison d'être et mandat
- 2. Résultat stratégique et architecture d'alignement des programmes (AAP)
Partie II — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information
Annexe A — Instrument de délégation
Annexe B — Rapport statistique 2015–2016 sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information
Appendice I — Comparaison avec les années précédentes

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisées du Canada [1985], chapitre A-1) est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983. Elle a été modifiée au moment où la Loi fédérale sur la responsabilité a reçu la sanction royale, le 12 décembre 2006. Certaines de ses dispositions sont entrées en vigueur le même jour, tandis que d'autres ont été mises en application les 1^er avril et 1^er septembre 2007.

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) confère aux citoyens canadiens et aux personnes qui se trouvent au Canada un droit général d'accès à l'information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions précises et limitées.

Selon l'article 72 de la Loi, le responsable de chaque institution fédérale établit, pour présentation au Parlement, un rapport annuel traitant de l'application de la Loi au sein de son organisation. Dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice financier, ces rapports sont déposés devant chacune des chambres du Parlement ou, si ces dernières ne siègent pas, dans les 15 premiers jours de la session suivante.

Le présent rapport annuel donne un aperçu de la gestion et de l'administration de la Loi à la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) pendant l'exercice 2015–2016.

Le rapport annuel de la CFP concernant la Loi sur l'accès à l'information se trouve aussi à l'adresse suivante : http://www.psc-cfp.gc.ca/abt-aps/atip-aiprp/index-fra.htm.

Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique du Canada

1. Raison d'être et mandat^{Footnote 1}

Raison d'être

La Commission de la fonction publique (CFP) du Canada a pour mandat de promouvoir et de préserver les nominations fondées sur le mérite et, en collaboration avec d'autres intervenants, de protéger la nature impartiale de la fonction publique. La CFP rend directement compte de son mandat au Parlement.

Conformément au système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établi par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP remplit son mandat en fournissant des orientations et une expertise stratégiques, ainsi qu'en exerçant une surveillance efficace. De plus, la CFP offre des services de dotation et d'évaluation novateurs.

Responsabilités

La CFP est chargée de promouvoir et de protéger les nominations fondées sur le mérite qui sont exemptes de toute influence politique et, en collaboration avec les autres intervenants, de préserver l'impartialité politique de la fonction publique.

Voici en quoi consiste le mandat de la CFP :

Nommer ou faire nommer à la fonction publique des personnes appartenant ou non à celle-ci au moyen de nominations fondées sur le mérite et exemptes de toute influence politique. La LEFP confère à la Commission le droit de déléguer aux administrateurs généraux ses pouvoirs de nomination à des postes au sein de la fonction publique. Actuellement, la CFP délègue ces pouvoirs aux administrateurs généraux assujettis à la LEFP dans toute l'administration fédérale.
Administrer les dispositions de LEFP qui portent sur les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux. La partie 7 de la LEFP reconnaît aux fonctionnaires le droit de se livrer à des activités politiques tout en respectant le principe d'impartialité politique au sein de la fonction publique. Elle précise en outre les rôles et responsabilités des fonctionnaires et de la CFP au chapitre des activités politiques.
Surveiller l'intégrité du système de dotation et, de concert avec les autres intervenants, garantir l'impartialité politique de la fonction publique. Ce rôle de surveillance comprend ce qui suit : le pouvoir de réglementation et la fonction d'établissement de politiques; le contrôle continu du rendement en matière de dotation auprès des organisations délégataires de même que l'appui et l'orientation à cet égard; et la tenue de vérifications permettant une évaluation indépendante du rendement et de la gestion des activités de dotation et la conduite d'enquêtes sur les processus de dotation et les activités politiques irrégulières des fonctionnaires.

2. Résultat stratégique et architecture d'alignement des programmes (AAP)

L'architecture d'alignement des programmes de la CFP consiste en un résultat stratégique et quatre programmes.

Résultat stratégique de la CFP

Offrir à la population canadienne une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative, capable de lui fournir des services dans les deux langues officielles, et au sein de laquelle les nominations sont fondées sur le mérite et sur les valeurs que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité.

Activité de programme — Intégrité du système de dotation et impartialité politique

Le programme d'intégrité du système de dotation et d'impartialité politique vise la protection indépendante du principe du mérite et de l'impartialité politique à la fonction publique fédérale. Ce programme englobe l'élaboration et la promotion de politiques et d'orientations stratégiques, la réalisation de travaux de recherche liés aux politiques, l'établissement de lignes directrices et de normes de la CFP, la formulation de conseils, l'interprétation et l'orientation, ainsi que l'administration des pouvoirs délégués et non délégués, notamment en matière de langues officielles, de gestion du régime d'activités politiques et d'administration des priorités.

Activité de programme — Services de dotation et évaluation

Le programme de services de dotation et d'évaluation tient à jour les systèmes qui permettent aux Canadiens et aux fonctionnaires à la recherche de possibilités d'emploi dans la fonction publique fédérale de communiquer avec les ministères et organismes d'embauche, et vice versa. Il offre des produits et services d'évaluation, tels que la recherche et le développement, la consultation, l'évaluation et le counselling aux fins du recrutement et de la sélection de candidats ainsi que du perfectionnement des employés dans l'ensemble de la fonction publique fédérale. Ce programme comprend également l'offre de services, programmes et produits de dotation aux ministères et organismes, à la population canadienne et aux fonctionnaires par l'entremise d'unités de service à la clientèle situées partout au Canada.

Activité de programme — Surveillance de l'intégrité de la dotation et de l'impartialité politique

Le programme de surveillance de l'intégrité de la dotation et de l'impartialité politique consiste à fournir un régime de responsabilisation pour la mise en œuvre de la Politique de nomination et du cadre réglementaire en matière de nomination, dans le but de protéger l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et de veiller à ce que les activités de dotation soient exemptes de toute influence politique. Ce programme comprend la surveillance du rendement en dotation des ministères et organismes et de leur conformité avec les exigences législatives, la réalisation de vérifications et d'études, la tenue d'enquêtes et la présentation au Parlement de rapports sur l'intégrité du processus de dotation dans la fonction publique et de l'impartialité politique de celle-ci.

Activité de programme — Services internes

Les Services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes administrées de façon à répondre aux besoins des programmes et aux autres obligations générales d'une organisation. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation, et non celles fournies à un programme particulier. Ces services sont les suivants :

Gestion et surveillance
Communications
Services juridiques
Gestion des ressources humaines
Gestion des finances
Gestion de l'information
Technologies de l'information
Gestion des biens immobiliers
Gestion du matériel
Acquisitions

Partie II — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information

1. Organisation du pouvoir de délégation et des activités

1.1 Arrêté de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi), la présidente de la Commission de la fonction publique (CFP) est la personne désignée à titre de ministre responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi.

Conformément à l'article 73 de la Loi, les administrateurs généraux peuvent, par arrêté, déléguer certaines de leurs attributions à des cadres ou employés de l'institution qui occupent un poste au niveau approprié afin que ceux-ci exercent les pouvoirs ou assument les tâches et les fonctions du responsable qui sont précisés dans l'arrêté.

En vertu de la Loi, les attributions de la présidente de la CFP sont déléguées au directeur, Accès à l'information, protection des renseignements personnels et projets de transition, qui est le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) (voir l'annexe A — Instrument de délégation).

1.2 Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l'AIPRP est chargé de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en vue d'assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et il doit rendre des comptes à cet égard.

Le coordonnateur est aussi responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, systèmes et procédures exigés par les deux lois ainsi que par les politiques et directives du Conseil du Trésor du Canada (CT). Le coordonnateur exerce entre autres les activités suivantes :

Traiter les demandes présentées en vertu des deux lois.
Servir de porte-parole de la CFP auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), du Commissariat à l'information et d'autres ministères ou organismes fédéraux pour les questions relatives à la Loi.
Répondre aux demandes de consultation de documents de la CFP présentées par d'autres institutions fédérales.
Examiner la collecte de renseignements conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada et la Procédure de gestion de la recherche sur l'opinion publique.
Produire le rapport annuel au Parlement ainsi que d'autres rapports législatifs, de même que tout autre document requis par les organismes centraux.
Sensibiliser le personnel et fournir des conseils aux employés de la CFP pour s'assurer qu'ils respectent les obligations découlant des deux lois et des politiques du SCT et qu'ils en connaissent l'incidence sur les diverses initiatives de programme.
Veiller à ce que la CFP respecte les deux lois, les règlements ainsi que les autres procédures et politiques pertinentes.

1.3 Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (la Direction) appuie le coordonnateur de l'AIPRP relativement à l'administration des dispositions législatives et des politiques connexes du SCT. La Direction est composée d'un gestionnaire et de deux analystes. En raison d'une augmentation marquée du nombre de demandes au cours de la période visée par le présent rapport, la Direction a embauché trois consultants et un employé occasionnel pour l'aider à traiter les demandes officielles. De plus, la Direction a bénéficié du soutien spécial de la Direction des finances et de l'administration pour la mise à jour d'Info Source.

Les analystes sont chargés de traiter les consultations et les demandes liées à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, de préparer les réponses aux plaintes, de revoir le chapitre d'Info Source qui concerne la CFP et d'appuyer les autres responsabilités en matière d'AIPRP.

La Direction actualise régulièrement son site intranet, son principal outil de communication avec les employés de la CFP. La direction offre également des séances de formation aux employés de la CFP.

En outre, la Direction examine les politiques et les procédures administratives pour améliorer le soutien offert à ses agents de liaison et favoriser une meilleure compréhension de leur rôle, de leurs responsabilités et de leurs obligations à l'égard du traitement des demandes présentées en vertu des deux lois.

1.4 Agents de liaison d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels

La Direction traite les demandes avec le soutien de ses agents de liaison, des employés qui connaissent bien les activités de leur direction générale. On trouve un agent de liaison et un remplaçant dans chaque direction générale ainsi qu'au Secrétariat aux affaires générales. En plus d'agir comme intermédiaires entre leur direction générale et la Direction, les agents de liaison de l'AIPRP sont chargés de :

Demander aux spécialistes des programmes au sein de leur direction générale de chercher les dossiers pertinents.
Préciser s'il existe d'autres bureaux de première responsabilité.
Tenir la Direction au courant des problèmes liés à certaines demandes en particulier (délai de recherche excessif, interférences possibles avec les opérations, consultations requises, etc.).
Fournir à la Direction, en temps voulu, les documents pertinents assortis des recommandations de la direction générale. Les agents de liaison jouent un rôle important en vérifiant si la Commission a effectué une recherche approfondie et exhaustive dans ses fonds de renseignements pour répondre aux demandes d'accès à l'information.

2. Rapport statistique : Interprétation

Dans la période d'établissement de rapport visée, la CFP a connu une augmentation sans précédent de 1 200 % du nombre de demandes reçues en vertu des deux lois. Le nombre total de plaintes déposées aux commissariats à l'information et à la protection de la vie privée a augmenté de façon encore plus considérable

Graphique de Demande totale présentées en vertu de l'AIPRP

Demandes totales présentées en vertu de l' AIPRP
	2005–06	2006–07	2007–08	2008–09	2009–10	2010–11	2011–12	2012–13	2013–14	2014–15	2015–16
Reçues	139	115	80	99	69	66	74	101	73	56	1 216
Traitées	133	116	86	87	81	66	69	96	82	53	17 097

Cette augmentation du nombre de demandes est due en grande partie à un petit nombre de demandeurs qui ont présenté plusieurs demandes. La CFP a pris des mesures importantes et a alloué temporairement des fonds afin de gérer l'augmentation majeure du nombre de demandes d'AIPRP et de respecter les droits de l'ensemble des demandeurs. La CFP sera heureuse de participer à la consultation qui sera menée par le SCT dans le cadre de l'examen de la Loi sur l'accès à l'information, particulièrement sur les sujets qui concernent la gestion des demandes multiples provenant des mêmes demandeurs.

Si on exclut les demandes multiples soumises par les mêmes demandeurs, le nombre total de demandes a quand même augmenté d'un peu moins de 200 % par rapport au nombre de demandes reçues en vertu des deux lois pendant la période visée par le rapport antérieur.

2.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Du 1^er avril 2015 au 31 mars 2016, la CFP a reçu 180 nouvelles demandes en vertu de la Loi, en plus des dix demandes reportées de la période précédente. Il s'agit d'une augmentation de 350 % des demandes reçues, par rapport à l'exercice antérieur, et d'une augmentation de 214 % par rapport au nombre moyen de demandes reçues au cours des dix exercices antérieurs.

Si on exclut les demandes multiples soumises par les mêmes demandeurs, la CFP a reçu 100 demandes en vertu de la Loi, ce qui représente une augmentation de 150 % par rapport à l'exercice antérieur

Demande d'accès à l'information
	2005–06	2006–07	2007–08	2008–09	2009–10	2010–11	2011–12	2012–13	2013–14	2014–15	2015–16
Reçues	98	79	50	60	38	38	46	69	55	40	180
Traitées	94	81	53	46	51	40	40	65	63	36	178

La CFP a répondu à 178 demandes pendant la période visée, dont le traitement a exigé l'examen de 47 331 pages de renseignements. Douze demandes étaient encore actives à la fin de la période visée par le présent rapport, et ont été reportées à la prochaine période.

2.2 Nature des demandes

Comme les années précédentes, les 178 demandes traitées touchaient une grande partie des activités de la CFP, à savoir :

Trente-neuf demandes (21,9 %) visaient des enquêtes et des vérifications menées en vertu de la LEFP.
Vingt-six demandes (14,6 %) concernaient des activités de dotation. La plupart des demandeurs étaient en quête d'information concernant les documents de dotation, l'administration des priorités et les évaluations.
Vingt-six demandes (14,6 %) concernaient des contrats, des offres subséquentes à des offres à commande et l'embauche de personnel temporaire.
Vingt et une demandes (11,8 %) visaient à obtenir des renseignements statistiques ou des données brutes concernant les activités de programme de la CFP.
Seize demandes (9 %) visaient des dossiers liés au traitement d'autres demandes d'AIPRP.
Les 50 autres demandes (28,1 %) portaient sur divers sujets.

Il s'agit d'un changement de la nature des demandes par rapport à la période visée par le rapport précédent. Une diminution de la proportion des demandes concernant les activités de dotation et les contrats a été signalée pendant cette période. On a également relevé une augmentation de la proportion des demandes visant les enquêtes de la CFP, les statistiques, et d'autres demandes d'AIPRP.

Si on ne tient pas compte des demandes multiples soumises par un même demandeur, la nature des 95 autres demandes traitées pendant la période visée par le rapport ressemble davantage à la répartition des demandes qui a caractérisé les exercices antérieurs :

Vingt-cinq demandes (26,3 %) concernaient des contrats, des offres subséquentes à des offres à commande et l'embauche de personnel temporaire;
Dix-neuf demandes (20 %) visaient à obtenir des renseignements statistiques ou des données brutes concernant les activités de programme de la CFP;
Dix-sept demandes (17,9 %) concernaient des activités de dotation. La plupart d'entre elles provenaient de personnes en quête d'information concernant les documents de dotation, l'administration des droits de priorité et les évaluations;
Quatre demandes (4,2 %) visaient des enquêtes et des vérifications menées en vertu de la LEFP;
Une demande (1,1 %) visait des dossiers liés au traitement d'autres demandes d'AIPRP;
Les 29 autres demandes (30,5 %) portaient sur divers sujets.

2.3 Consultations entre les organisations

La CFP a reçu 44 demandes de consultation de la part d'autres ministères et organismes. Le traitement de ces demandes a exigé l'examen de 1 693 pages d'information de différents documents. La CFP a répondu à toutes les demandes de consultation et n'en a reporté aucune à la période de déclaration 2016–2017.

En réponse à ces 44 demandes, la CFP a jugé que l'information :

pouvait être entièrement communiquée dans 31 cas;
pouvait être partiellement communiquée dans 12 cas;
devait faire l'objet d'une exception complète dans un seul cas.

La CFP a consulté d'autres ministères et organismes à 110 reprises afin de traiter 17 des demandes réglées pendant la période visée par le rapport.

2.4 Demandes informelles

Pour accroître et simplifier l'accès à l'information, la CFP fournit des copies des demandes de nature non personnelle qui ont déjà été communiquées. Au cours de la période visée, la CFP a reçu dix-sept demandes de ce type, et y a donné suite.

Pour consulter le sommaire des demandes d'accès à l'information complétées, voir le Portail des données ouvertes.

En raison de l'augmentation de nouvelles demandes et en vue d'accélérer et de faciliter la gestion de certaines de ces demandes, la CFP a mis en œuvre un processus pour fournir un accès informel aux dossiers concernant le traitement des demandes au titre de l'AIPRP. Pendant la période visée par le rapport, un accès informel a été fourni à 78 de ces dossiers.

2.5 Réponses données aux demandes traitées

En réponse aux 178 demandes traitées, l'information demandée a été communiquée en totalité ou en partie dans 98 cas (55,1 %).

Réponses données aux demandes traitées
Réponse	Nombre de demandes	Pourcentage
Communication totale	30	16,9 %
Communication partielle	68	38,2 %
Exception totale	4	2,2 %
Exclusion totale	1	0,6 %
Aucun document existant	28	15,7 %
Demande transférée	17	9,6 %
Demande abandonnée	29	16,3 %
Ni confirmée ni rejetée	1	0,6 %

Par rapport à la période visée par le rapport précédent, il y a une augmentation apparente de la proportion des demandes qui ont été abandonnées ou transférées. On relève une diminution correspondante du nombre de demandes pour lesquelles il y a eu une communication complète des renseignements.

Réponses données aux demandes traitées
Réponse	2015–16		2014–15
Réponse	Nombre de demandes	Pourcentage	Nombre de demandes	Pourcentage
Communication totale	30	16,9 %	12	33,3 %
Communication partielle	68	38,2 %	13	36,1 %
Exception totale	4	2,2 %	3	8,3 %
Exclusion totale	1	0,6 %	0	0,0 %
Aucun document existant	28	15,7 %	5	13,9 %
Demande transférée	17	9,6 %	1	2,8 %
Demande abandonnée	29	16,3 %	2	5,6 %
Ni confirmée ni rejetée	1	0,6 %	0	0,0 %

2.6 Exceptions invoquées

Les articles 13 à 24 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger l'information concernant certains intérêts publics ou privés. Chaque fois que la CFP a invoqué une exception, elle a appliqué le principe de prélèvement prévu à l'article 25 de la Loi, afin de communiquer le plus d'informations possible. Au cours de la période visée par le présent rapport, les exceptions les plus souvent invoquées étaient celles énoncées au paragraphe 19(1) [renseignements personnels], à l'alinéa 16(1)c) [application de la loi et enquêtes], et à l'article 23 [secret professionnel des avocats].

Il y a eu une augmentation considérable de l'utilisation de l'alinéa 16(1)c) en raison du nombre de demandes concernant des enquêtes actives de la CFP. Pour une comparaison avec les exceptions des années précédentes, voir l'appendice I.

2.7 Exclusions invoquées

Les articles 68 et 69 de la Loi précisent les types de renseignements auxquels celle-ci ne s'applique pas. Ces exclusions concernent les documents publiés, les documents de bibliothèque ou de musée, les documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada par ou pour des tiers, certains documents liés à Énergie atomique du Canada limitée et à Radio-Canada ainsi que les documents confidentiels du Cabinet.

Durant la période visée, la CFP a invoqué une exclusion à trois reprises en vertu de l'alinéa 68a) [documents publiés ou mis en vente dans le public] et à une reprise en vertu de l'alinéa 68b) [documents de bibliothèque ou de musée].

2.8 Prorogation du délai

Conformément au paragraphe 9(1) de la Loi, il est possible de proroger le délai législatif de 30 jours pour répondre à une demande. Ce paragraphe précise les différents motifs justifiant une prorogation. Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a eu recours à une prorogation à 58 occasions dans le cas de 45 (25 %) demandes traitées pendant la période de déclaration. Il s'agit d'une diminution de la proportion de demandes pour lesquelles une prorogation du délai a été accordée par rapport à l'exercice précédent (31 %).

2.9 Délai de traitement

La CFP a répondu en 30 jours ou moins à 133 (75 %) des 178 demandes traitées. Dixhuit demandes (10 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et 15 demandes (8 %) ont été traitées dans un délai de 61 à 120 jours. Dans douze cas (7 %), il a fallu plus de 120 jours pour traiter la demande.

De ce nombre, 168 demandes (94,4 %) ont été réglées dans les délais permis.

2.10 Traduction

La CFP n'a reçu aucune demande valide de traduction d'informations en vertu du paragraphe 12(2) de la Loi.

2.11 Support des documents communiqués

Sur les 98 demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués, en partie ou complètement, une copie papier a été fournie pour 30 demandes (31 %) et une version électronique a été fournie pour 68 demandes (69 %).

2.12 Frais

La Loi autorise la facturation de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes d'accès présentées officiellement. En plus des cinq dollars exigés pour le traitement d'une demande, on peut aussi facturer la recherche de documents, leur préparation et leur reproduction, conformément au Règlement sur l'accès à l'information. Aucuns frais ne sont exigés pour l'examen de documents ou pour couvrir les frais généraux ou les frais d'expédition.

De plus, conformément à l'article 11 de la Loi, aucuns frais ne sont facturés pour les cinq premières heures consacrées à la recherche d'un document ou à la préparation d'une partie d'un document pour communication. Toutefois, dans un cas, une recherche dans un grand nombre de documents papier aurait été nécessaire pour traiter la demande. Comme les documents électroniques ne permettaient pas de fournir la réponse demandée, la demande a été abandonnée après qu'une estimation des frais de recherche ait été présentée.

Au cours de la période visée, les frais exigés s'élevaient à 770 $ et ceux auxquels la CFP a renoncé en vertu du paragraphe 11(6) de la Loi, à 125 $. Selon les estimations, les frais recueillis pendant la période visée représentent environ 1 % des coûts directs associés à l'administration de la Loi.

2.13 Coûts

Au cours de la période visée par le présent rapport, aux fins de l'administration de la Loi, la Direction de l'AIPRP a dépensé 54 059 $ en frais salariaux et 19 583 $ pour les fournitures et services, dont 8 543 $ étaient consacrés à des contrats de services professionnels.

Les coûts salariaux et les coûts de services professionnels représentaient 0,73 équivalent temps plein.

3. Résumé des activités de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés

Afin de répondre à l'augmentation importante de demandes reçues pendant la période visée par le rapport, la Direction a consulté d'autres ministères et organismes gouvernementaux, le Commissariat à l'information et le Commissariat à la protection de la vie privée afin de recenser les meilleures pratiques pour gérer la situation. À partir des résultats de ces consultations, la Direction a élaboré des catégories normalisées afin de mieux répondre aux demandes reçues.

La Direction a également modifié ses pratiques pour les demandes concernant de l'information portant sur des enquêtes courantes de la CFP et son application de l'exception portant sur les enquêtes administratives (alinéa 16(1)c). Cette nouvelle approche conférera une plus grande latitude dans l'application de cette exception et se traduira, dans de nombreux cas, par la communication de plus de renseignements aux demandeurs.

3.2 Conseils et formation

Conseils

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Direction fournit des conseils aux gestionnaires et aux employés de la CFP, ainsi qu'à d'autres organisations et au grand public concernant divers enjeux et questions relatifs à ces deux lois.

Les demandes d'orientation et de conseils étaient de l'ordre suivant :

Révision des protocoles d'entente et des ententes sur le partage de renseignements pour vérifier leur conformité aux dispositions des deux lois et des politiques connexes;
Révision des rapports de vérification, des réponses aux questions émanant du Parlement et d'autres documents avant leur publication pour s'assurer que les renseignements sont communiqués conformément aux deux lois;
Révision des rapports d'enquêtes administratives (par exemple, les rapports sur la violence en milieu de travail ou les rapports sur les cas de harcèlement) avant la communication aux parties concernées afin de garantir que l'information est divulguée conformément aux principes des exemptions définies dans les lois;
Réponses aux demandes de renseignements généraux présentées par le public, par écrit et par téléphone.

Participation au processus de gouvernance

Le coordonnateur de l'AIPRP fait partie du Comité de gestion de l'information et de la technologie de l'information ainsi que du Comité de gestion des ressources. Le gestionnaire de l'AIPRP siège au Comité d'examen des projets et au Comité de sécurité. Il fait également partie de l'équipe du projet de base sur les données ouvertes. La participation active à ces comités et à différents autres groupes de travail permet à la Direction :

de se tenir au fait des questions, des initiatives et des projets à venir qui pourraient avoir une incidence sur l'AIPRP;
d'intégrer des considérations concernant l'AIPRP à la planification et à la mise en œuvre des initiatives et projets.

Formation

La Direction a mis sur pied un programme de formation obligatoire continu à l'intention des superviseurs et des gestionnaires de la CFP. L'objectif principal de ce programme est de s'assurer que les gestionnaires connaissent à fond les responsabilités qui leur incombent en vertu des deux lois ainsi que des politiques connexes. La Direction a offert 14 séances de formation. Un total de 72 % des gestionnaires et superviseurs de la CFP ont pris part à ces séances.

En plus de ce programme de formation officiel, la Direction a présenté deux séances de formation spéciales à 25 employés concernant les dispositions des deux lois et leur incidence sur les programmes et initiatives.

Le groupe de travail composé d'agents de liaison a tenu six réunions pendant la période visée par le rapport pour discuter des pratiques exemplaires, remédier aux lacunes et offrir de la formation.

3.3 Système de suivi et logiciel d'imagerie

La Direction a continué d'utiliser les logiciels AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. Ces systèmes sont mis à niveau une fois par année pour passer à la version la plus récente.

4. Plaintes

4.1 Nombre de plaintes

Le Commissariat à l'information a reçu 107 plaintes concernant des demandes présentées à la CFP en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pendant la période visée par le rapport. Cette nette augmentation du nombre de plaintes soumises à la commissaire à l'information est liée à l'augmentation du nombre de demandes.

Toutes les plaintes reçues pendant la période visée par le rapport, sauf une, provenaient d'un petit groupe de personnes qui ont soumis de multiples demandes. Comme il est expliqué ci-après, la plupart de ces enquêtes sont encore en cours.

Trois plaintes avaient également été reportées de la période 2014–2015.

4.2 Nature des plaintes

Les plaintes reçues pendant la période visée par le rapport concernaient les enjeux suivants :

Dix-neuf plaintes sur l'utilisation de prorogations;
Quarante-cinq plaintes alléguant que la CFP n'a pas respecté les délais prescrits par la loi;
Une plainte concernant les frais imposés;
Trente-cinq plaintes liées à l'utilisation d'exceptions;
Sept plaintes alléguant que des documents manquaient dans la réponse.

4.3 Plaintes réglées

Pendant la période visée par le rapport, le Commissariat à l'information a confirmé que trois enquêtes ont été abandonnées avec le consentement du plaignant. Une de ces enquêtes était en suspens depuis 2011 et concernait des documents manquants. Les deux autres enquêtes abandonnées portaient sur l'utilisation d'exceptions.

Le Commissariat à l'information a jugé que cinq plaintes concernant les demandes de prorogation n'étaient pas fondées.

Le Commissariat a aussi jugé que quatorze plaintes concernant les demandes de prorogation étaient fondées. Ces quatorze plaintes ont été jugées réglées par le Commissariat à l'information et aucune mesure supplémentaire n'a été nécessaire.

Pour donner suite à ces enquêtes, la Direction a modifié ses procédures concernant la documentation et la justification des demandes de prorogation en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi. La CFP a aussi modifié la procédure de traitement des demandes liées à des enquêtes courantes de la CFP, tel que mentionné dans la section 3.1 du présent rapport.

Les 88 autres plaintes ont été reportées à la prochaine période de déclaration.

Annexe A — Instrument de délégation

Loi sur l'accès à l'information
Ordonnance de délégation de pouvoirs

La présidente de la Commission de la fonction publique du Canada, à titre de responsable d'une institution fédérale, délègue par les présentes, en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, certaines de ses attributions précisées ci-après et décrites plus en détail à l'annexe aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :

Poste	Articles de la Loi sur l'accès à l'information
Directeur, AIPRP et projets de transition, Gestion ministérielle	*Loi:* 4(2.1), 7a), 7b), 8(1), 9, 11(2) à 11(6), 12(2), 12(3), 13 à 24, 25, 26, 27(1), 27(4), 28(1), 28(2), 28(4), 29(1), 33, 35(2), 37(4), 43(1), 44(2), 52(2), 52(3), 69, 71, 72(1), 77 Règlement: 6(1), 7(2), 7(3), 8, 8.1.

Cette délégation est entrée en vigueur le 7 avril, 2014.

Anne-Marie Robinson
President/Présidente

Mai/May 05, 2014
Date

Appendice A