Loi sur l'accès à l'information – Rapport annuel – 1er avril 2016 au 31 mars 2017

Table des matières

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (Lois révisées du Canada [1985], chapitre A-1) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a été modifiée au moment où la Loi fédérale sur la responsabilité a reçu la sanction royale, le 12 décembre 2006. Certaines de ses dispositions sont entrées en vigueur le même jour, tandis que d’autres ont été mises en application les 1er avril et 1er septembre 2007.

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) confère aux citoyens canadiens et aux personnes qui se trouvent au Canada un droit général d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions précises et limitées.

L’article 72 de la Loi stipule que le responsable de chaque institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel traitant de l’application de la Loi au sein de son organisation. Dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice financier, ces rapports sont déposés devant chacune des chambres du Parlement ou, si ces dernières ne siègent pas, dans les 15 premiers jours de la session suivante.

Le présent rapport annuel donne un aperçu de la gestion et de l’administration de la Loi à la Commission de la fonction publique (CFP) du Canada pendant l’exercice 2016­-2017.

Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique du Canada

1. Raison d’être et mandat Note de bas de page 1  

Raison d’être

Le mandat de la Commission de la fonction publique (CFP) consiste à promouvoir et à protéger les nominations fondées sur le mérite et, de concert avec les autres intervenants, à préserver l'impartialité politique de la fonction publique. La CFP rend directement compte de l'exercice de son mandat au Parlement.

Conformément au système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établi par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP remplit son mandat en fournissant des orientations et une expertise stratégiques, ainsi qu'en exerçant une surveillance efficace. De plus, la CFP offre des services de dotation et d'évaluation novateurs.

Responsabilités

La CFP est responsable de promouvoir et de protéger les nominations fondées sur le mérite qui sont exemptes de toute influence politique et, de concert avec les autres intervenants, de préserver l'impartialité politique de la fonction publique

Voici en quoi consiste le mandat de la CFP :

  • Faire des nominations internes et externes à la fonction publique qui sont fondées sur le mérite et qui sont exemptes de toute influence politique. La LEFP confère à la Commission le droit de déléguer aux administrateurs généraux ses pouvoirs de nomination à des postes dans la fonction publique. Actuellement, la CFP délègue ces pouvoirs aux administrateurs généraux assujettis à la LEFP dans toute l'administration publique fédérale.
  • Administrer les dispositions de la LEFP qui portent sur les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux. La partie 7 de la LEFP reconnaît aux fonctionnaires le droit de se livrer à des activités politiques, tout en respectant le principe d'impartialité politique au sein de la fonction publique. Elle précise également les rôles et responsabilités des fonctionnaires et de la CFP au chapitre des activités politiques.
  • Surveiller l'intégrité du système de dotation et, de concert avec les autres intervenants, garantir l'impartialité politique de la fonction publique. Cette fonction de surveillance comprend le pouvoir de réglementation et la fonction d'établissement de politiques, l'apport continu de soutien et d'orientation et l'évaluation régulière du rendement en dotation des organisations délégataires, la tenue de vérifications permettant une évaluation indépendante du rendement et de la gestion des activités de dotation et la conduite d'enquêtes sur les processus de dotation et les activités politiques irrégulières des fonctionnaires.

2. Résultat stratégique et architecture d’alignement des programmes (AAP)

L’architecture d’alignement des programmes de la CFP consiste en un résultat stratégique et quatre programmes.

Résultat stratégique de la CFP

Offrir à la population canadienne une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative, capable de lui fournir des services dans les deux langues officielles, et au sein de laquelle les nominations sont fondées sur le mérite et les valeurs que sont la justice, l'accessibilité, la représentativité et la transparence.

Activité de programme — Intégrité du système de dotation et impartialité politique

Le programme lié à l'intégrité du système de dotation et d’impartialité politique est axé sur la protection, par un tiers indépendant, des principes du mérite et de l'impartialité politique dans la fonction publique fédérale. Ce programme comprend l'établissement et la défense de positions de principe et d'orientations en matière de politiques stratégiques, la réalisation de travaux de recherche stratégique, l'établissement de politiques et de normes pour la CFP, la formulation de conseils, d'interprétations et de lignes directrices, ainsi que l'administration des pouvoirs délégués et non délégués, incluant les langues officielles, le régime des activités politiques et l'administration des priorités.

Activité de programme — Services de dotation et d’évaluation

Le programme lié aux services de dotation et d'évaluation permet de mettre à jour les systèmes de ressourcement qui font le lien entre les Canadiens et les fonctionnaires à la recherche de possibilités d'emploi dans la fonction publique fédérale et les ministères et organismes responsables de l'embauche. Il fournit des services d'évaluation et des produits connexes, tels que recherche et développement, consultation, évaluation et counseling pouvant être utilisés pour le recrutement, la sélection et le perfectionnement dans toute la fonction publique fédérale. Ce programme inclut également l'offre de services, de programmes et de produits de ressourcement aux ministères et organismes, aux Canadiens et aux fonctionnaires grâce à des unités de service à la clientèle situées partout au Canada.

Activité de programme — Surveillance de l’intégrité de la dotation et de l’impartialité politique

Le programme lié à la surveillance de l'intégrité en matière de dotation et de l'impartialité politique assure la responsabilisation à l'égard de la mise en œuvre de la politique et du cadre réglementaire en matière de nomination dans le but de veiller à la protection de l'intégrité de la dotation au sein de la fonction publique et de s'assurer que la dotation est exempte d'influence politique. Ce programme comprend la surveillance du rendement des ministères et organismes et du respect par ces derniers des exigences législatives; l'exécution de vérifications et d'études; la réalisation d'enquêtes et la présentation au Parlement de rapports sur l'intégrité de la dotation à la fonction publique et de l'impartialité politique de la fonction publique.

Activité de programme – Services internes

Les services internes sont des groupes d'activités connexes et de ressources administrés de manière à répondre aux besoins des programmes d'une organisation, et à lui permettre de remplir ses autres obligations organisationnelles. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources qui visent l'ensemble d'une organisation et non les activités et les ressources qui s'appliquent à un programme particulier. Les groupes d'activités et de ressources sont les suivants :

  • Gestion et surveillance
  • Communications
  • Services juridiques
  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion des finances
  • Gestion de l’information
  • Technologies de l’information
  • Gestion des biens 
  • Gestion du matériel
  • Gestion des acquisitions

Partie II — Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information

1. Organisation de la délégation et des activités

1.1 Arrêté de délégation

Le président de la Commission de la fonction publique (CFP) est désigné comme responsable de l’institution gouvernementale aux fins de l’administration de la Loi.

Conformément à l’article 73 de la Loi, les administrateurs généraux peuvent, par arrêté, déléguer certaines de leurs attributions à des cadres ou employés de l’institution qui occupent un poste au niveau approprié afin que ceux-ci exercent les pouvoirs ou assument les tâches et fonctions du responsable qui sont précisés dans l’arrêté.

Les pouvoirs, responsabilités et fonctions du président de la CFP, aux termes de la Loi, sont délégués au chef de cabinet, qui est le coordonnateur de l’AIPRP désigné pour la CFP. La responsabilité opérationnelle de l’application de la Loi incombe au gestionnaire de l’AIPRP, qui dispose d’une délégation partielle. Voir l’Annexe A – Instrument de délégation.

1.2 Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l’AIPRP est chargé de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en vue d’assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le coordonnateur est aussi responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, systèmes et procédures exigés par les deux lois ainsi que par les directives et politiques du Conseil du Trésor du Canada. Le coordonnateur exerce, entre autres, les activités suivantes :

  • Traiter les demandes présentées en vertu des deux lois;
  • Servir de porte-parole de la CFP auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada, du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et des autres ministères et organismes fédéraux pour les questions liées à la Loi;
  • Répondre aux demandes de consultation des documents de la CFP présentées par d’autres institutions fédérales;
  • Examiner la collecte de renseignements, conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada et à la Procédure de gestion de la recherche sur l’opinion publique;
  • Produire le rapport annuel au Parlement et autres rapports exigés par la Loi, de même que tout autre document requis par les organismes centraux;
  • Sensibiliser le personnel et fournir des conseils aux employés de la CFP pour s’assurer qu’ils respectent les obligations découlant des deux lois et des politiques du SCT et qu’ils en connaissent l’incidence sur les diverses initiatives liées aux programmes;
  • Veiller à ce que la CFP respecte les deux lois, les règlements et les autres procédures et politiques pertinentes.

1.3 Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (le Bureau de l’AIPRP) seconde le coordonnateur de l’AIPRP dans l’application à la CFP des dispositions des deux lois et des politiques connexes du SCT. Le Bureau de l’AIPRP compte présentement un gestionnaire, deux analystes et une adjointe administrative.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la fonction d’AIPRP a été transférée de la Direction générale des affaires ministérielles au Secrétariat aux affaires générales.

En raison d’une forte hausse temporaire du nombre de demandes, le Bureau de l’AIPRP a embauché quatre experts-conseils au cours de la période de rapport afin d’aider au traitement des demandes officielles.

La tâche des analystes consiste à traiter les consultations et les demandes liées à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à préparer les réponses aux plaintes, à revoir le chapitre d’Info Source qui concerne la CFP et à appuyer les autres responsabilités en matière d’AIPRP.

Le Bureau de l’AIPRP actualise régulièrement son site intranet, son outil de prédilection pour communiquer avec les employés de la CFP. Le Bureau offre également des séances de formation aux employés de la CFP.

De plus, le Bureau de l’AIPRP examine les politiques et procédures afin d’améliorer le soutien qu’elle offre à ses agents de liaison dans les directions générales, et de favoriser une meilleure compréhension de leur rôle, de leurs responsabilités et de leurs obligations quant au traitement des demandes présentées en vertu des deux lois.

1.4 Agents de liaison de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’AIPRP traite les demandes avec le soutien de ses agents de liaison, des employés qui connaissent bien les activités de leur direction générale. On trouve un agent de liaison dans chaque direction générale ainsi qu’au Secrétariat aux affaires générales. En plus d’agir comme intermédiaires entre leur direction générale et le Bureau, les agents de liaison de l’AIPRP sont chargés de :

  • Demander aux spécialistes des programmes au sein de leur direction générale de chercher les documents pertinents;
  • Indiquer s’il existe d’autres bureaux de première responsabilité;
  • Tenir le Bureau de l’AIPRP au courant des problèmes liés à certaines demandes en particulier (par exemple, retards, entraves aux opérations, consultations requises);
  • Fournir au Bureau de l’AIPRP, comme il se doit, les documents pertinents assortis des recommandations de la direction générale. Les agents de liaison jouent un rôle important pour veiller à ce que la Commission effectue une recherche approfondie et exhaustive dans ses banques de données afin de répondre aux demandes d’accès à l’information.

Le Bureau de l’AIPRP tient régulièrement des réunions et des entretiens avec les agents de liaison afin de discuter des pratiques exemplaires et d’étudier des améliorations possibles aux procédures internes. Le Bureau de l’AIPRP communique aussi avec les agents de liaison afin d’obtenir des renseignements généraux permettant aux demandeurs de préciser leurs demandes.

2. Rapport statistique : Interprétation

Au cours des deux dernières périodes de rapport, la CFP a temporairement connu une forte hausse de la charge de travail. À partir de mai 2015, un demandeur unique a commencé à présenter régulièrement plusieurs demandes en vertu des deux lois, pour un total de 1 048 demandes durant l’exercice 2015-2016 et de 3 009 demandes durant l’exercice 2016-2017.

Graphique du nombre total des demandes présentées en vertu de l'AIPRP
Description du Graphique du nombre total des demandes présentées en vertu de l'AIPRP
Nombre total des demandes présentées en vertu de l'AIPRP
Année fiscale 2005–06 2006–07 2007–08 2008–09 2009–10 2010–11 2011–12 2012–13 2013–14 2014–15 2015–16 2016–17
Reçues 139 115 80 99 69 66 74 101 73 56 1 216 3 188
Traitées 133 116 86 87 81 66 69 96 82 53 1 097 3 303

 

En excluant cette hausse temporaire, 179 demandes ont été présentées en vertu des deux lois au cours de la période visée par le présent rapport. Cela représente une hausse de 6 % du nombre de demandes par comparaison avec l’exercice précédent. La CFP a reçu environ deux fois plus de demandes au cours des deux dernières périodes de rapport, par rapport à la moyenne générale pour les exercices précédents. La nature et le traitement de ces autres demandes étaient comparables aux données des exercices précédents.

 

Graphique des demandes présentées en vertu de l'AIPRP avec l’exclusion d’un demandeur
Description du Graphique des demandes présentées en vertu de l'AIPRP avec l’exclusion d’un demandeur
Demandes présentées en vertu de l'AIPRP avec l’exclusion d’un demandeur
Année fiscale 2005–06 2006–07 2007–08 2008–09 2009–10 2010–11 2011–12 2012–13 2013–14 2014–15 2015–16 2016–17
Reçues 139 115 80 99 69 66 74 101 73 56 168 179
Traitées 133 116 86 87 81 66 69 96 82 53 136 188

 

L’analyse détaillée qui suit repose sur le rapport statistique présenté à l’annexe B, incluant la forte hausse de la charge de travail.

2.1 Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Du 1er avril 2016 au 31 mars 2017, la CFP a reçu 126 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi), en plus des 12 demandes reportées de l’exercice précédent. Cela représente une diminution de 30 % des demandes reçues par rapport à l’exercice précédent. Par contre, ce total représente une augmentation de 220 % par comparaison avec la moyenne historique.

La CFP a répondu à 128 demandes au cours de la période de rapport, ce qui a exigé l’examen de 31 934 pages d’information. Dix demandes étaient encore actives à la fin de la période visée par le présent rapport et ont été reportées à la période suivante.

Graphique des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Description du Graphique des demandes d'accès à l'information
Demandes d'accès à l'information
Année fiscale 2005–06 2006–07 2007–08 2008–09 2009–10 2010–11 2011–12 2012–13 2013–14 2014–15 2015–16 2016–17
Reçues 98 79 50 60 38 38 46 69 55 40 180 126
Traitées 94 81 53 46 51 40 40 65 63 36 178 138

2.2 Nature des demandes

Comme les années précédentes, la nature des 128 demandes traitées au cours de la période visée par le présent était comparable à celle des demandes reçues au cours des exercices précédents et portait sur les mêmes sujets :

  • Trente-trois demandes (25,8 %) concernaient des activités de dotation. La plupart des demandeurs étaient en quête d’information concernant les documents de dotation, l’administration des droits de priorité et les évaluations;
  • Vingt-deux demandes (17,2 %) concernaient des contrats, des offres subséquentes à des offres à commande et l’embauche de personnel temporaire;
  • Douze demandes (15,7 %) visaient à obtenir des renseignements statistiques ou des données brutes concernant les activités de programme de la CFP;
  • Douze demandes (9,3 %) visaient des enquêtes et vérifications menées en vertu de la LEFP;
  • Les 41 autres demandes (32 %) portaient sur divers sujets.

2.3 Consultations entre les organisations

La CFP a reçu 46 demandes de consultation de la part d’autres ministères et organismes. Le traitement de ces demandes a exigé l’examen de 1 700 pages d’information. La CFP a répondu à 43 demandes au cours de la période de rapport et a reporté le traitement de trois demandes à l’exercice 2017-2018.

En réponse aux 43 demandes de consultation, la CFP a jugé que :

  • l’information pouvait être entièrement communiquée dans 31 cas;
  • l’information pouvait être communiquée en partie dans 11 cas;
  • une demande ne pouvait pas être traitée.

La CFP a consulté d’autres ministères et organismes à 110 reprises afin de traiter 20 des demandes réglées pendant la période visée par le présent rapport.

2.4 Demandes informelles

Afin d’accroître et de simplifier l’accès à l’information, la CFP fournit des copies des demandes de nature non personnelle qui ont déjà été communiquées. Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a reçu et traité 48 demandes de cette nature.

Pour consulter le sommaire des demandes d’accès à l’information traitées, voir le Portail des données ouvertes : http://ouvert.canada.ca/fr/recherche/ai.

2.5  Réponses données aux demandes traitées

En réponse aux 128 demandes traitées, l’information demandée a été communiquée en totalité ou en partie dans 66 cas, soit 51,6 % des demandes.

Réponses données aux demandes traitées
Description du Graphique des Réponses données aux demandes traitées
Réponses données aux demandes traitées
Réponse donné Pourcentage
Communication totale 15,6 %
Communication partielle 35,9 %
Exception totale 1,6 %
Aucun document existant 10,2 %
Demande transférée 18,0 %
Demande abandonnée 18,0 %
Ni confirmée, ni rejetée 0,8 %

 

On a constaté que le pourcentage des demandes transférées a augmenté par rapport à la précédente période de rapport. Cela s’accompagne d’une baisse du nombre de demandes pour lesquelles aucun document n’existait.

2.6 Exceptions invoquées

Les articles 13 à 24 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger l’information concernant certains intérêts publics ou privés. Chaque fois que la CFP a invoqué une exception, elle a appliqué le principe de prélèvement, expliqué à l’article 25 de la Loi, de manière à communiquer le plus d’informations possible. Au cours de la période visée par le présent rapport, les exceptions les plus souvent invoquées étaient celles énoncées au paragraphe 19(1) [renseignements personnels], à l’alinéa 20(1)b) [renseignements de tiers] et à l’alinéa 21(1)b) [consultations ou délibérations].

2.7 Exclusions invoquées

Les articles 68 et 69 précisent les types de renseignements soustraits à l’application de la Loi. Ces exclusions concernent les documents publiés, les documents de bibliothèque ou de musée, les documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada par des tiers ou pour des tiers, certains documents relatifs à Radio-Canada ainsi que les documents confidentiels du Cabinet.

La CFP n’a pas exclu d’information au cours de la période visée par le présent rapport.

2.8 Prorogation du délai

Conformément au paragraphe 9(1), il est possible de proroger le délai de 30 jours prescrit par la Loi pour répondre à une demande. Ce paragraphe précise les différents motifs justifiant la prorogation. Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a invoqué 26 prorogations du de réponse pour 20 des demandes (14,8 %) traitées au cours de la période de rapport.

2.9 Délai de traitement

Sur les 128 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport, 96 ont été réglées dans un délai de 30 jours ou moins, ce qui représente 75 % de l’ensemble des demandes. Douze demandes (9,4 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et 15 (11,7 %) dans un délai de 61 à 120 jours. Dans cinq cas (3,9 %), il a fallu plus de 120 jours pour traiter la demande.

Au total, 118 demandes (92,2 %) ont été traitées dans le délai prescrit.

2.10 Traduction

La CFP n’a reçu aucune demande valable pour la traduction de documents au titre du paragraphe 12(2) de la Loi.

2.11 Support des documents communiqués

Sur les 66 demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués, en partie ou complètement, une copie papier a été fournie pour 29 demandes (44 %) et une version électronique a été fournie pour 37 demandes (56 %).

2.12 Frais

La Loi autorise la facturation de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes d’accès présentées officiellement. En plus des cinq dollars exigés pour le traitement d’une demande, on peut aussi facturer la recherche de documents, leur préparation et leur reproduction, conformément au Règlement sur l’accès à l’information.

La CFP a perçu 590 $ et a renoncé à 40 $ en frais de demande pour les demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport.

Le 5 mai 2016, le président du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a promulgué la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, aux termes de laquelle tous les frais autres que les frais initiaux de demande ne sont plus facturés. Aucun frais n’a donc été imposé pour la recherche, la préparation et la reproduction de documents au cours de la période visée par le présent rapport.

Des frais de recherche de 70 $ avaient cependant été facturés avant l’entrée en vigueur de la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. Puisque cette demande a été traitée au cours de la présente période de rapport, ces frais sont pris en compte dans le rapport statistique connexe.

2.13 Coûts

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a dépensé 82,791 $ pour les salaires et 51,770 $ pour les fournitures et services, dont 47,775 $ étaient consacrés à des contrats de services professionnels aux fins de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Les coûts salariaux représentent 1,22 équivalent temps plein.

3. Résumé des activités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés

Des procédures spéciales ont été adoptées pour donner suite à la réception de lots de plusieurs centaines de demandes. Avec l’assistance des agents de liaison, nous avons élaboré des procédures afin de traiter avec efficience et efficacité les pics de demandes visant les renseignements détenus par des employés de la CFP. Ces procédures ont été mises en place avec succès et ont obtenu des résultats positifs.

3.2 Conseils et formation

Conseils

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau fournit des conseils aux gestionnaires et aux employés de la CFP, ainsi qu’à d’autres organisations et au grand public concernant divers enjeux et questions relatifs à ces deux lois.

Ces demandes d’orientation et de conseils concernaient entre autres :

  • La révision des protocoles d’entente et des ententes sur le partage de renseignements pour vérifier leur conformité aux dispositions des deux lois et des politiques connexes;
  • La révision des rapports de vérification, des réponses aux questions émanant du Parlement et d’autres documents avant leur publication pour s’assurer que les renseignements sont communiqués conformément aux deux lois;
  • La révision des rapports d’enquêtes administratives (par exemple, les rapports sur la violence en milieu de travail ou les rapports de harcèlement) avant la communication aux parties concernées afin de garantir que l’information est divulguée conformément aux principes des exemptions définies dans les lois;
  • Les réponses aux demandes de renseignements généraux présentées par le public, par écrit et par téléphone.
Participation au processus de gouvernance

Le coordonnateur de l’AIPRP fait partie du Comité de gestion de l’information et de la technologie de l’information, du Comité d’intégration, du Comité de gestion des ressources ainsi que du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert. Le gestionnaire de l’AIPRP siège au Comité d’examen des projets et au Comité de sécurité. Il fait également partie de l’équipe du projet de base sur les données ouvertes. La participation active à ces comités et à différents autres groupes de travail permet au Bureau :

  • de se tenir au fait des questions, des initiatives et des projets à venir qui pourraient avoir une incidence sur l’AIPRP;
  • d’intégrer des considérations concernant l’AIPRP à la planification et à la mise en œuvre d’initiatives et de projets.
Directive sur le gouvernement ouvert

Le Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert (PMOGO) de la CFP prévoit un ensemble d’activités et de résultats livrables qui permettront à la CFP de s’acquitter de ses obligations aux termes de la Directive sur le gouvernement ouvert du SCT. Ce plan a été conçu afin de permettre à la CFP d’élaborer les mécanismes internes requis pour maximiser la communication des renseignements et données du gouvernement ayant une valeur opérationnelle. À titre de membre du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert et de l’équipe de base de l’Initiative sur les données ouvertes, le Bureau de l’AIPRP fournit des conseils stratégiques relatifs aux enjeux en matière de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sûreté.

Rapports internes

Le Bureau de l’AIPRP présente des séances d’information spéciales, selon les besoins, afin de tenir la direction au courant des tendances relatives aux demandes d’accès à l’information.

Formation

Le Bureau offre un programme de formation continue à l’intention des superviseurs et des gestionnaires de la CFP. L’objectif principal de ce programme est de s’assurer que les gestionnaires connaissent à fond les responsabilités qui leur incombent en vertu des deux lois ainsi que des politiques connexes. Le Bureau a offert 14 séances de formation.

Le groupe de travail composé d’agents de liaison s’est réuni à cinq reprises au cours de la période visée par le présent rapport pour discuter des pratiques exemplaires, remédier aux lacunes et offrir de la formation.

3.3 Système de suivi et imagiciel

Le Bureau de l’AIPRP continue d’utiliser les logiciels AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. En prévision de la migration éventuelle de la CFP à Windows 10, nous procédons aux essais de la dernière version disponible de la suite logicielle AccessPro en vue de son déploiement au Bureau.

4. Plaintes

4.1 Nombre de plaintes

Le Commissariat à l’information a avisé la CFP de 19 plaintes concernant des demandes présentées à la CFP en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pendant la période visée par le présent rapport. La plupart de ces plaintes sont liées à la hausse du nombre de demandes, incluant 13 plaintes provenantes de la même personne qui avait présenté un grand nombre de demandes.

Au total, 88 plaintes ont été reportées de la période de rapport 2015-2016.

4.2 Nature des plaintes

Les plaintes reçues pendant la période visée par le rapport concernaient les enjeux suivants :

  • Une plainte liée au non-respect par la CFP du délai prescrit par la Loi;
  • Une plainte à l’effet que la CFP n’a pas fourni les renseignements dans la langue officielle demandée;
  • Deux plaintes concernant la prorogation du délai de traitement;
  • Cinq plaintes liées à l’utilisation d’exceptions;
  • Sept plaintes alléguant qu’il manquait certains documents dans la réponse fournie;
  • Trois plaintes alléguant une obstruction au droit d’accès.

4.3 Plaintes réglées

Pendant la période visée par le présent rapport, le Commissariat à l’information a confirmé que 100 enquêtes ont été abandonnées avec le consentement du plaignant.

Le Commissariat à l’information a terminé trois enquêtes. Les trois plaintes portaient sur la prorogation du délai de traitement, l’utilisation d’exceptions et l’omission de certains documents; elles ont été jugées bien fondées.

Six enquêtes étaient encore actives à la fin de la période visée par le rapport et seront reportées à la prochaine période de rapport.

Annexe A — Instrument de délégation

Loi sur l’accès à l’information – Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Présidente de la Commission de la fonction publique du Canada, à titre de responsable d'une institution fédérale, délègue par les présentes, en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, certaines de ses attributions, précisées ci-après et décrites plus en détail dans l'annexe, aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :

Articles de la Loi sur l’accès à l’information
Poste Articles de laLoi sur l’accès à l’information
Chef de Cabinet/Coordonnateur de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels Loi: 4(2.1), 7(a), 7(b), 8(1), 9, 11(2) - 11(6), 12(2)(b), 12(3)(b), 13-16, 16.5-20, 21-24, 25, 26, 27(1), 27(4), 28(1), 28(2), 28(4), 29(1), 33, 35(2), 37(4), 43(1), 44(2), 52(2), 52(3), 71(1), 72

Règlements: 6(1), 7(2), 7(3), 8, 8.1.
Gestionnaire, Accès à l'information et protection des renseignements personnels Loi: 4(2.1), 8(1), 9, 12(2)(b), 12(3)(b),27(1), 27(4)

Règlements:6(1), 8

Cette délégation est effective à partir du 29e jour du mois de décembre, 2016.

Annexe A

Loi sur l'accès à l'information

4(2.1)                       Responsable de l'institution fédérale

7a)                           Aviser l'auteur de la demande d'accès

7b)                           Autoriser l'accès à un document

8(1)                          Transmettre la demande à une autre institution

9                               Prorogation du délai

11 (2), 11 (3),          Frais de communications etc.
11(4), 11(5), 11(6)

12(2)(b)                   Langue de communication des renseignements

12(3)(b)                   Accès aux renseignements sur un support de substitution

13                             Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel

14                             Exception - Affaires fédéro-provinciales

15                             Exception - Affaires internationales et défense

16                             Exception - Application de la loi et enquêtes

16.5                         Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles

17                             Exception - Sécurité des individus

18                             Exception - Intérêts économiques du Canada

18.1                            Exceptions - Intérêts économiques de la Société canadienne des postes, d'Exportation et développement Canada, de l'Office d'investissement des régimes de pensions du secteur public et de VIA Rail Canada Inc.

19                             Exception - Renseignements personnels

20                             Exception - Renseignements de tiers

21                             Exception - Activités du gouvernement

22                             Exception - Procédures de vérification

22.1                         Exception - Documents de travail relatifs à la vérification et ébauche des rapports de vérification

23                             Exception - Secret professionnel des avocats

24                             Exception - Interdictions réglementaires

25                             Prélèvements

26                             Exception - Renseignements devant être publiés

27(1),27(4)              Avis aux tiers
28(1)(b), 28(2),
28(4)

29(1)                        Recommandation du Commissaire à l'information

33                             Avis au Commissaire à l'information de la participation d'un tiers

35(2)(b)                   Droit de présenter des observations

37(4)                        Accès accordé au plaignant

43(1)                        Avis au tiers (demande de révision par la Cour fédérale)

44(2)                        Avis à l'auteur de la demande (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers)

52(2)(b),52(3)         Règles spéciales concernant les audiences

71(1)                        Consultation des manuels; exclusions des renseignements protégés

72                             Élaborer un rapport annuel à l'intention du Parlement

Règlement sur l'accès à l'information

6(1)                          Appliquer les procédures relatives à la transmission d'une demande d'accès à une autre institution fédérale conformément au paragraphe 8(1) de la Loi

7(2)                          Frais liés à la recherche et à la préparation

7(3)                          Frais liés à la production et aux programmes

8                               Donner accès aux documents

8.1                            Restrictions applicables au support

Annexe B — Rapport statistique 2016-2017 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Commission de la fonction publique

Période d'établissement de rapport : 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 126
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 12
Total 138
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 128
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 10
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 14
Secteur universitaire 1
Secteur commercial (secteur privé) 25
Organisation 6
Public 71
Refus de s'identifier 9
Total 126
1.3 Demandes informelles
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
39 5 4 0 0 0 0 48

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1à 15jours 16à 30jours 31à 60jours 61à 120jours 121à 180jours 181à 365jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 3 14 1 2 0 0 0 20
Communication partielle 3 22 9 8 1 0 3 46
Exception totale 1 0 1 0 0 0 0 2
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 8 5 0 0 0 0 0 13
Demande transmise 23 0 0 0 0 0 0 23
Demande abandonnée 12 5 0 5 1 0 0 23
Ni confirmée ni infirmée 0 0 1 0 0 0 0 1
Total 50 46 12 15 2 0 3 128
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1) a) 0
13(1) b) 0
13(1) c) 0
13(1) d) 0
13(1) e) 0
14 0
14 a) 0
14 b) 0
15(1) 0
15(1) - A.I. 0
15(1) - Déf. 0
15(1) - A.S. 0
16(1) a)(i) 0
16(1) a)(ii) 0
16(1) a)(iii) 0
16(1) b) 0
16(1) c) 5
16(1) d) 0
16(2) 0
16(2) a) 0
16(2) b) 0
16(2) c) 3
16(3) 0
16.1(1) a) 0
16.1(1) b) 0
16.1(1) c) 0
16.1(1) d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1) a) 0
16.4(1) b) 0
16.5 0
17 0
18 a) 0
18 b) 0
18 c) 0
18 d) 1
18.1(1) a) 0
18.1(1) b) 0
18.1(1) c) 0
18.1(1) d) 0
19(1) 36
20(1) a) 0
20(1) b) 17
20(1) b.1) 0
20(1) c) 11
20(1) d) 0
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1) a) 13
21(1) b) 15
21(1) c) 0
21(1) d) 1
22 7
22.1(1) 0
23 9
24(1) 0
26 2
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68 a) 0
68 b) 0
68 c) 0
68.1 0
68.2 a) 0
68.2 b) 0
69(1) 0
69(1) a) 0
69(1) b) 0
69(1) c) 0
69(1) d) 0
69(1) e) 0
69(1) f) 0
69(1) g) re a) 0
69(1) g) re b) 0
69(1) g) re c) 0
69(1) g) re d) 0
69(1) g) re e) 0
69(1) g) re f) 0
69.1(1) 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 15 5 0
Communication partielle 13 33 0
Total 28 38 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 1 315 535 20
Communication partielle 23 165 7 360 46
Exception totale 17 0 2
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 7 437 2 397 23
Ni confirmée ni infirmée 0 0 1
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de deman-des Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages commu-niquées
Communication totale 16 183 3 320 1 32 0 0 0 0
Communication partielle 20 674 16 2 950 5 2 099 4 1 466 1 171
Exception totale 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 20 32 1 83 0 0 1 775 1 1 507
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 59 889 20 3 353 6 2 131 5 2 241 2 1 678
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 3 0 0 9 12
Communication partielle 14 1 1 17 33
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 0 15 18
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 20 1 1 41 63

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
10 6 0 0 4
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard
où le délai n’a pas été prorogé
Nombre de demandes en retard
où le délai a été prorogé
Total
1 à 15 jours 1 0 1
16 à 30 jours 1 0 1
31 à 60 jours 1 2 3
61 à 120 jours 2 0 2
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 2 2
Plus de 365 jours 0 1 1
Total 5 5 10
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 0 0 2 0
Communication partielle 7 0 12 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 5 0 0 0
Total 12 0 14 0
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 4 0 6 0
31 à 60 jours 1 0 7 0
61 à 120 jours 3 0 1 0
121 à 180 jours 0 0 0 0
181 à 365 jours 4 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 12 0 14 0

Partie 4 – Frais

Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 118 590 $ 8 40 $
Recherche 1 70 $ 1 105 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 119 660 $ 9 145 $

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 46 1 700 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 46 1 700 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 43 1 651 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 3 49 0 0
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 27 4 0 0 0 0 0 31
Communiquer en partie 5 6 0 0 0 0 0 11
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 33 10 0 0 0 0 0 43
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie  6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Plaintes et enquêtes
Article 32 Article 35 Article 37 Total
19 25 3 47

Partie 8 - Recours judiciaire

Recours judiciaire
Article 41 Article 42 Article 44 Total
0 0 0 0

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 82,791 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 51,770 $
      - Contrats de services professionnels 47,775 $  
      - Autres 3,995 $
Total 134,561 $
9.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein 0,81
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,41
Étudiants 0,00
Total 1.22
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