Loi sur l'accès à l'information – Rapport annuel – 1er avril 2017 au 31 mars 2018

Table des matières

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a été modifiée lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a reçu la sanction royale, le 12 décembre 2006. Certaines de ses dispositions sont entrées en vigueur le même jour, tandis que d’autres ont été mises en application les 1er avril et 1er septembre 2007.

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens canadiens et aux personnes qui se trouvent au Canada un droit général d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions précises et limitées.

L’article 72 de la Loi stipule que le responsable de chaque institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel traitant de l’application de la Loi au sein de son organisation. Dans les 3 mois suivant la fin de chaque exercice financier, ces rapports sont déposés devant chacune des chambres du Parlement ou, si ces dernières ne siègent pas, dans les 15 premiers jours de la session suivante. Le présent rapport annuel donne un aperçu de la gestion et de l’administration de la Loi à la Commission de la fonction publique du Canada pendant l’exercice 2017-2018.

Partie I – Aperçu de la Commission de la fonction publique

1. Raison d’être, rôle et mandat : composition et responsabilitésNote de bas de page 1

Raison d’être

Le mandat de la Commission de la fonction publique du Canada consiste à promouvoir et à protéger les nominations fondées sur le mérite et, de concert avec les autres intervenants, à préserver l’impartialité politique de la fonction publique. La Ministre de Services publics et Approvisionnement Canada, à titre de ministre désignée, dépose devant le Parlement notre rapport annuel et nos rapports spéciaux.

Conformément au système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établi par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), nous remplissons son mandat en fournissant des orientations et une expertise stratégiques, ainsi qu’en exerçant une surveillance efficace. De plus, nous offrons des services de dotation et d’évaluation novateurs.

Rôle et mandat

Nous sommes responsable de promouvoir et de protéger les nominations fondées sur le mérite qui sont exemptes de toute influence politique et, de concert avec les autres intervenants, de préserver la nature non partisane de la fonction publique.

Voici en quoi consiste notre mandat :

  • faire des nominations internes et externes à la fonction publique qui sont fondées sur le mérite et qui sont exemptes de toute influence politique. La LEFP confère à la Commission le droit de déléguer aux administrateurs généraux ses pouvoirs de nomination à des postes dans la fonction publique. Actuellement, la CFP délègue ces pouvoirs aux administrateurs généraux assujettis à la LEFP dans toute l’administration publique fédérale
  • administrer les dispositions de la LEFP qui portent sur les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux. La partie 7 de la LEFP reconnaît aux fonctionnaires le droit de se livrer à des activités politiques, tout en respectant le principe d’impartialité politique au sein de la fonction publique
  • surveiller l’intégrité du système de dotation et, de concert avec les autres intervenants, garantir l’impartialité politique de la fonction publique. Cette fonction de surveillance comprend :
    • le pouvoir de réglementation et la fonction d’établissement de politiques
    • l’apport continu de soutien et d’orientation et l’évaluation régulière du rendement en dotation des organisations délégataires
    • la tenue de vérifications permettant une évaluation indépendante du rendement et de la gestion des activités de dotation
    • la conduite d’enquêtes sur les processus de dotation et les activités politiques irrégulières des fonctionnaires

2. Résultat stratégique et l'Architecture d'alignement des programmes

Notre Architecture d’alignement des programmes consiste en 1 résultat stratégique et en 4 programmes.

Résultat stratégique de la Commission de la fonction publique

Offrir à la population canadienne une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative, capable de lui fournir des services dans les deux langues officielles, et au sein de laquelle les nominations sont fondées sur le mérite et sur les valeurs que sont la justice, l'accessibilité, la représentativité et la transparence.

Programme - Intégrité du système de dotation et impartialité politique

Le programme lié à l’intégrité du système de dotation et impartialité politique est axé sur la protection, par un tiers indépendant, des principes du mérite et de l’impartialité politique dans la fonction publique fédérale. Ce programme comprend l’établissement et la défense de positions de principe et d’orientations en matière de politiques stratégiques, la réalisation de travaux de recherche stratégique, l’établissement de nos politiques et de nos normes, la formulation de conseils, d’interprétations et de lignes directrices, ainsi que l’administration des pouvoirs délégués et non délégués, incluant les langues officielles, le régime des activités politiques et l’administration des priorités.

Programme - Services de dotation et d’évaluation

Le programme lié aux services de dotation et d’évaluation permet de mettre à jour les systèmes de ressourcement qui font le lien entre les Canadiens et les fonctionnaires à la recherche de possibilités d’emploi dans la fonction publique fédérale et les ministères et organismes responsables de l’embauche. Il fournit des services d’évaluation et des produits connexes, tels que recherche et développement, consultation, évaluation et counseling pouvant être utilisés pour le recrutement, la sélection et le perfectionnement dans toute la fonction publique fédérale. Ce programme inclut également l’offre de services, de programmes et de produits de ressourcement aux ministères et organismes, aux Canadiens et aux fonctionnaires grâce à des unités de service à la clientèle situées partout au Canada.

Programme – Surveillance de l’intégrité de la dotation et de l’impartialité politique

Le programme lié à la surveillance de l’intégrité en matière de dotation et d’impartialité politique assure la responsabilisation à l’égard de la mise en œuvre de la politique et du cadre réglementaire en matière de nomination dans le but de veiller à la protection de l’intégrité de la dotation au sein de la fonction publique et de s’assurer que la dotation est exempte d’influence politique. Ce programme comprend la surveillance du rendement des ministères et organismes et du respect par ces derniers des exigences législatives; l’exécution de vérifications et d’études; la réalisation d’enquêtes et la présentation au Parlement de rapports sur l’intégrité de la dotation à la fonction publique et de l’impartialité politique de la fonction publique.

Programme – Services internes

Les services internes sont des groupes d'activités connexes et de ressources administrés de manière à répondre aux besoins des programmes d'une organisation, et à lui permettre de remplir ses autres obligations organisationnelles. Les services internes comprennent les activités et les ressources dans 10 catégories de service distinct qui soutiennent la prestation des programmes d'une organisation, peu importe son modèle de prestation de services internes. Les 10 catégories de service sont les suivantes :

  • services de gestion et de surveillance
  • services de communications
  • services juridiques internes
  • services de gestion des ressources humaines
  • services de gestion des finances
  • services de gestion de l'information
  • services de technologies de l'information
  • services de gestion des biens
  • services de gestion du matériel
  • les services de gestion des acquisitions

Partie II — Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information

1. Organisation de la délégation et des activités

1.1 Arrêté de délégation

Le président de la Commission de la fonction publique du Canada  est désigné comme responsable de l’institution gouvernementale aux fins de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi).

Conformément à l’article 73 de la Loi, les administrateurs généraux peuvent, par arrêté, déléguer certaines de leurs attributions à des cadres ou employés de l’institution qui occupent un poste au niveau approprié afin que ceux-ci exercent les pouvoirs ou assument les tâches et fonctions du responsable qui sont précisés dans l’arrêté.

Une vaste proportion des pouvoirs, des responsabilités et des fonctions du président, aux termes de la Loi, sont délégués au chef de cabinet, qui est la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) désigné pour la Commission de la fonction publique du Canada. La responsabilité opérationnelle de l’application de la Loi incombe au gestionnaire de l’AIPRP, qui dispose d’une délégation partielle. Voir l’Annexe A – Instrument de délégation.

1.2 Coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La coordonnatrice de l’AIPRP est chargée de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en vue d’assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (les Lois).

La coordonnatrice est aussi responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, systèmes et procédures exigés par les deux lois ainsi que par les directives et politiques du Conseil du Trésor du Canada. La coordonnatrice exerce, entre autres, les activités suivantes :

  • traiter les demandes présentées en vertu des deux lois
  • servir de porte-parole de la Commission de la fonction publique du Canada  auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du Commissariat à l’information du Canada, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et des autres ministères et organismes fédéraux pour les questions liées aux Lois
  • répondre aux demandes de consultation des documents de la Commission de la fonction publique du Canada présentées par d’autres institutions fédérales
  • examiner les renseignements recueillis, conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada et à la Procédure de gestion de la recherche sur l’opinion publique
  • produire le rapport annuel au Parlement et les autres rapports exigés par la Loi, de même que tout autre document requis par les organismes centraux
  • sensibiliser le personnel et fournir des conseils à nos employés pour s’assurer qu’ils respectent les obligations découlant des deux lois et des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et qu’ils en connaissent l’incidence sur les diverses initiatives liées aux programmes
  • veiller à ce que nous respections les deux lois, les règlements et les autres procédures et politiques pertinentes

1.3 Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (le Bureau de l’AIPRP) seconde la coordonnatrice de l’AIPRP dans l’application à la Commission de la fonction publique du Canada des dispositions des deux lois et des politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor. Il compte présentement 1 gestionnaire, 2 analystes et 1 adjointe administrative et il relève du Secrétariat aux affaires générales.

La tâche des analystes consiste à traiter les demandes et les consultations liées à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à préparer les réponses aux plaintes, à revoir le chapitre d’Info Source qui concerne la Commission de la fonction publique du Canada et à appuyer les autres responsabilités en matière d’AIPRP. Les analystes offrent des conseils en matière de protection des renseignements personnels et du soutien dans l’évaluation des activités de programme ainsi que de l’aide dans la création de documents relatifs à la conformité à la protection des renseignements personnels, tels que les énoncés de confidentialité et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. De plus, les analystes soutiennent les fonctionnaires des ministères dans la gestion des problèmes d’atteinte à la vie privée et de divulgation de renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP offre des séances de formation générale et personnalisée à nos employés.

Le Bureau de l’AIPRP réexamine également ses politiques et ses procédures afin d’améliorer le soutien offert à ses agents de liaison avec les secteurs et de favoriser une meilleure compréhension de leur rôle, de leurs responsabilités et de leurs obligations quant au traitement des demandes présentées en vertu des deux lois.

1.4 Agents de liaison de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’AIPRP traite les demandes avec le soutien de ses agents de liaison, des employés qui connaissent bien les activités de leur secteur. On trouve un agent de liaison dans chaque secteur ainsi qu’au Secrétariat aux affaires générales. En plus d’agir comme intermédiaires entre leur secteur et le Bureau, les agents de liaison de l’AIPRP sont chargés de :

  • demander aux spécialistes des programmes au sein de leur secteur de chercher les documents pertinents
  • indiquer s’il existe d’autres bureaux de première responsabilité
  • tenir le Bureau de l’AIPRP au courant des problèmes liés à certaines demandes en particulier (par exemple retards, entraves aux opérations, consultations requises)
  • fournir au Bureau de l’AIPRP, comme il se doit, les documents pertinents assortis des recommandations du secteur
    • Les agents de liaison jouent un rôle important pour veiller à ce que la Commission effectue une recherche approfondie et exhaustive dans ses banques de données afin de répondre aux demandes

Le Bureau de l’AIPRP tient régulièrement des réunions avec les agents de liaison afin de discuter des pratiques exemplaires et d’étudier des améliorations possibles aux procédures internes. Le groupe de travail composé d’agents de liaison de l’AIPRP s’est réuni 3 fois au cours de la période visée par le présent rapport pour discuter des pratiques exemplaires, remédier aux lacunes et offrir des possibilités de formation. Le Bureau de l’AIPRP communique aussi avec les agents de liaison afin d’obtenir des renseignements généraux pour permettre aux demandeurs de clarifier leurs demandes.

2. Rapport statistique : Interprétation

Au cours de la dernière période de rapport, nous avons reçu un total de 151 demandes présentées en vertu des deux lois et répondu à 158 demandes. Ce nombre représente une baisse de 95 % du nombre de demandes reçues par comparaison avec l’exercice précédent. Par rapport à notre moyenne historique, qui exclut la hausse temporaire de 2015 à 2017, ces 151 demandes représentent une augmentation de 49 %.

Graphique du nombre total des demandes présentées en vertu de l'AIPRP
Description du Graphique du nombre total des demandes présentées en vertu de l'AIPRP
Nombre total des demandes présentées en vertu de l'AIPRP
Année fiscale 2008–09 2009–10 2010–11 2011–12 2012–13 2013–14 2014–15 2015–16 2016–17 2017–18
Reçues 99 69 66 74 101 73 56 1 216 3 188 151
Traitées 87 81 66 69 96 82 53 1 097 3 303 158

2.1 Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Du 1er avril 2017 au 31 mars 2018, la CFP a reçu 100 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi), en plus des 10 demandes reportées de la période précédente. Cela représente une diminution de 20 % du nombre de demandes reçues par rapport à l’exercice antérieur.

Nous avons répondu à 104 demandes au cours de la période visée par le présent rapport, ce qui a exigé l’examen de 21 963 pages d’information. Six (6) demandes étaient encore actives à la fin de la période visée par le présent rapport et ont été reportées à la période suivante.

Graphique des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Description du Graphique des demandes d'accès à l'information
Demandes d'accès à l'information
Année fiscale 2008–09 2009–10 2010–11 2011–12 2012–13 2013–14 2014–15 2015–16 2016–17 2017–18
Reçues 60 38 38 46 69 55 40 180 126 100
Traitées 46 51 40 40 65 63 36 178 128 104

2.2 Nature des demandes

La nature des 104 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport était comparable à celle des demandes reçues au cours des exercices précédents :

  • 20 demandes (19,2 %) concernaient des contrats, des commandes subséquentes et le recrutement de personnel temporaire
  • 16 demandes (15,4 %) concernaient des activités de dotation; la plupart des demandeurs cherchaient de l’information relative à des documents de dotation, à l’administration des priorités et aux évaluations
  • 12 demandes (11,5 %) visaient à obtenir des renseignements statistiques ou des données brutes concernant nos activités de programme
  • 10 demandes (9,6 %) visaient des enquêtes et des vérifications menées en vertu de la LEFP
  • les 46 autres demandes (44,3 %) portaient sur divers  sujets

2.3 Consultations entre les organisations

Nous avons reçu 48 demandes de consultation de la part d’autres ministères et organismes. Le traitement de ces demandes a exigé l’examen de 923 pages d’information. Nous avons répondu aux 48 demandes au cours de la période visée par le présent rapport et aucune demande n’a été reportée à l’exercice 2018-2019.

En réponse à ces 48 demandes de consultation, la Commission de la fonction publique du Canada n’a formulé aucune objection à la divulgation des documents dans 40 cas, a recommandé des exceptions partielles dans 7 cas et recommandé l’exemption complète de 1 demande.

Nous avons consulté d’autres ministères et organismes à 16 reprises afin de traiter 8 demandes réglées pendant la période visée par le présent rapport.

2.4 Demandes informelles

Afin d’améliorer et de simplifier l’accès à l’information, nous avons fourni des copies des demandes de nature non personnelle qui ont déjà été communiquées. Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a reçu et traité 29 demandes de cette nature.

Il est possible de consulter le sommaire des demandes d’accès à l’information traitées sur le Portail des données ouvertes.

2.5 Réponses données aux demandes traitées

En réponse aux 104 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport, l’information demandée a été communiquée en totalité ou en partie dans 53 cas, soit 51 % des demandes. Les 51 autres demandes ont été abandonnées (26 %) ou transférées (14,4 %), ou encore n’avaient aucuns documents existant (8,7 %).

Réponses données aux demandes traitées
Description du Graphique des Réponses données aux demandes traitées
Réponses données aux demandes traitées
Réponse donné Pourcentage
Communication totale 18,3 %
Communication partielle 32,7 %
Aucun document existant 8,7 %
Demande transférée 14,4 %
Demande abandonnée 26,0 %

Nous avons constaté que le pourcentage des demandes transférées a diminué par rapport à celui de la précédente période de rapport. Cette baisse est accompagnée d’une chute du nombre de demandes qui n’avaient aucuns documents existant.

2.6 Exceptions invoquées

Les articles 13 à 24 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger l’information concernant certains intérêts publics ou privés. Chaque fois que nous avons invoqué une exception, nous avons appliqué le principe de prélèvement, comme il est expliqué à l’article 25 de la Loi, de manière à communiquer le plus d’informations possible. Au cours de la période visée par le présent rapport, les exceptions les plus souvent invoquées étaient celles énoncées au paragraphe 19(1) [renseignements personnels], à l’alinéa 20(1)b) [renseignements de tiers] et à l’alinéa 16(1)c) [enquêtes].

2.7 Exclusions invoquées

Les articles 68 et 69 de la Loi précisent les types de renseignements soustraits à l’application de la Loi. Ces exclusions concernent les documents publiés, les documents de bibliothèque ou de musée, les documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada par des tiers ou pour des tiers, certains documents relatifs à Énergie atomique du Canada limitée (EACL), à Radio-Canada ainsi que les documents confidentiels du Cabinet.

Nous n’avons pas exclu d’information au cours de la période visée.

2.8 Prorogation du délai

Conformément au paragraphe 9(1) de la Loi, il est possible de proroger le délai de 30 jours prescrit par la Loi pour répondre à une demande. Ce paragraphe précise les différents motifs justifiant la prorogation. Au cours de la période visée, la Commission de la fonction publique du Canada a invoqué 15 prorogations de réponse pour 8 demandes traitées (7,6 %).

2.9 Délai de traitement

Sur les 104 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport, 93 ont été réglées dans un délai de 30 jours ou moins, ce qui représente 89,5 % de l’ensemble des demandes. Cinq demandes (4,8 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et 2 demandes (1,9 %) dans un délai de 61 à 120 jours. Dans 4 cas (3,8 %), il a fallu plus de 120 jours pour traiter la demande.

Au total, 103 demandes (99 %) ont été traitées dans le délai prescrit.

2.10 Traduction

Nous n’avons reçu aucune demande pour la traduction de documents en application du paragraphe 12(2) de la Loi.

2.11 Support des documents communiqués

Sur les 53 demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués, en partie ou complètement, une copie papier a été fournie pour 18 demandes (34 %) et une version électronique a été fournie pour 35 demandes (66 %).

2.12 Frais

La Loi autorise la facturation de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes d’accès présentées officiellement. En plus des 5 dollars exigés pour le traitement d’une demande, on peut aussi facturer la recherche de documents, leur préparation et leur reproduction, conformément au Règlement sur l’accès à l’information.

Nous avons perçu 485 $ et renoncé à 30 $ en frais de demande pour les demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport.

Le 5 mai 2016, le président du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a promulgué la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, aux termes de laquelle tous les frais autres que les frais initiaux de demande ne sont plus facturés. Aucuns frais n’ont donc été imposés pour la recherche, la préparation et la reproduction de documents au cours de la période visée par le présent rapport.

2.13 Coûts

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a dépensé 146 798 $ en salaires et 8 644 $ pour les fournitures et services, dont 5 286 $ étaient consacrés à des contrats de services professionnels aux fins de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les coûts des salaires et des services professionnels représentent 1,82 équivalent temps plein.

3. Résumé des activités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a engagé un consultant pour produire une architecture relative aux Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Ce document, à l’aide du répertoire des programmes de l’organisation, examine les risques d’atteinte à la vie privée des programmes de la Commission de la fonction publique du Canada et indique quelles EFVP devraient être réalisées. À l’aide de cette architecture, le Bureau de l’AIPRP créera un plan d’action et un échéancier durant lequel ces évaluations devraient être effectuées.

En outre, le Bureau de l’AIPRP a effectué un examen des procédures de demande à l’aide de la méthode LEAN. Il a déterminé plusieurs domaines d’amélioration possibles et il a établi une ébauche de plan d’action pour consultation durant l’exercice financier 2018-2019.

3.2 Conseils et formation

Conseils

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau fournit des conseils aux gestionnaires et aux employés de la Commission de la fonction publique du Canada, ainsi qu’à d’autres organisations et au grand public concernant divers enjeux et questions relatifs à ces deux lois.

Ces demandes d’orientation et de conseils concernaient entre autres :

  • la révision des protocoles d’entente et des ententes sur le partage de renseignements pour vérifier leur conformité aux dispositions des deux lois et des politiques connexes
  • la révision des rapports de vérification, des réponses aux questions émanant du Parlement et d’autres documents avant leur publication pour s’assurer que les renseignements sont communiqués conformément aux deux lois
  • la révision des rapports d’enquêtes administratives (par exemple, les rapports sur la violence en milieu de travail ou sur le harcèlement) avant la communication aux parties concernées afin de garantir que l’information est divulguée conformément aux principes des exceptions définies dans les lois
  • les réponses aux demandes de renseignements généraux présentées par le public, par écrit et par téléphone

Participation au processus de gouvernance

La coordonnatrice de l’AIPRP fait partie du Comité d’intégration, du Comité de gestion des ressources ainsi que du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert. Le gestionnaire de l’AIPRP est membre du Comité de gestion de l’information et de la technologie de l’information, du Comité de sécurité et de l’équipe du projet de base sur les données ouvertes. De plus, le Bureau de l’AIPRP est membre sans droit de vote du Comité de révision des projets. Il joue également le rôle de conseiller au sein du Groupe de travail sur l’interface de la Nouvelle orientation en dotation.

La participation active à ces comités et à différents autres groupes de travail permet au Bureau :

  • de se tenir au fait des questions, des initiatives et des projets à venir qui pourraient avoir une incidence sur l’AIPRP
  • d’intégrer des considérations concernant l’AIPRP à la planification et à la mise en œuvre d’initiatives et de projets

Gouvernement ouvert

Notre Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert (PMOGO) prévoit un ensemble d’activités et de résultats livrables qui permettront de nous acquitter de nos obligations aux termes de la Directive sur le gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Ce plan a été conçu afin de permettre à la Commission de la fonction publique du Canada d’élaborer les mécanismes internes requis pour maximiser la communication des renseignements et données du gouvernement ayant une valeur opérationnelle. À titre de membre du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert et de l’équipe de base de l’Initiative sur les données ouvertes, le Bureau de l’AIPRP fournit des conseils stratégiques relatifs aux enjeux en matière de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sûreté.

Rapports internes

Nous avons un programme d’AIPRP stable et efficace. Par conséquent, le Bureau de l’AIPRP produit des rapports sur les questions importantes seulement, de manière ponctuelle, au besoin. Il rencontre certains cadres supérieurs pour répondre à des questions précises.

Il présente également des mises à jour annuelles au Comité exécutif de gestion sur l’administration du programme d’AIPRP et le statut des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Formation

Le Bureau de l’AIPRP offre une formation de base continue aux superviseurs et gestionnaires de la Commission de la fonction publique du Canada. L’objectif principal de ce programme est de s’assurer que les gestionnaires connaissent à fond les responsabilités qui leur incombent en vertu des deux lois ainsi que des politiques connexes. Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau a offert 3 séances de formation auxquelles ont participé 11 personnes.

3.3 Système de suivi et imagiciel

Le Bureau de l’AIPRP continue d’utiliser les logiciels AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. En prévision de notre migration éventuelle à Windows 10, nous procédons aux essais de la dernière version disponible de la suite logicielle AccessPro en vue de son déploiement au Bureau de l’AIPRP.

4. Plaintes

4.1 Nombre de plaintes

Le Commissariat à l’information a avisé la Commission de la fonction publique du Canada de 2 plaintes concernant des demandes qui lui ont été présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pendant la période visée par le présent rapport.

De plus, 4 enquêtes sur des plaintes ont été reportées de la période 2016-2017.

4.2 Nature des plaintes

Les 2 plaintes reçues pendant la période visée par le présent rapport portaient sur des allégations de documents manquants et l’application d’exceptions.

4.3 Plaintes réglées

Pendant la période visée par le présent rapport, le Commissariat à l’information a confirmé que 2 enquêtes ont été abandonnées avec le consentement des plaignants.

Le Commissariat à l’information a mené à bien 3 enquêtes. Les 3 plaintes portaient sur la prorogation du délai de traitement, l’utilisation d’exceptions et des documents manquants; elles ont été jugées bien fondées.

5. Affaires judiciaires

Au cours de la période visée par le présent rapport, le demandeur a déposé 1 requête devant la Cour fédérale en vertu de l’article 41 de la Loi. Le demandeur s’est vu refuser l’accès à un document à la suite d’une demande présentée en vertu de la Loi. La requête devant la Cour fédérale a été abandonnée par le demandeur.

Annexe A — Instrument de délégation

Loi sur l’accès à l’information – Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Présidente de la Commission de la fonction publique du Canada, à titre de responsable d'une institution fédérale, délègue par les présentes, en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, certaines de ses attributions, précisées ci-après et décrites plus en détail dans l'annexe, aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :

Articles de la Loi sur l’accès à l’information
Poste Articles de laLoi sur l’accès à l’information
Chef de Cabinet/Coordonnateur de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels Loi : 4(2.1), 7(a), 7(b), 8(1), 9, 11(2) - 11(6), 12(2)(b), 12(3)(b), 13-16, 16.5-20, 21-24, 25, 26, 27(1), 27(4), 28(1), 28(2), 28(4), 29(1), 33, 35(2), 37(4), 43(1), 44(2), 52(2), 52(3), 71(1), 72

Règlements : 6(1), 7(2), 7(3), 8, 8.1
Gestionnaire, Accès à l'information et protection des renseignements personnels Loi : 4(2.1), 8(1), 9, 12(2)(b), 12(3)(b), 27(1), 27(4)

Règlements : 6(1), 8

Cette délégation est effective à partir du 29e jour du mois de décembre, 2016.

Annexe A

Loi sur l'accès à l'information

4(2.1)
Responsable de l'institution fédérale
7a)
Aviser l'auteur de la demande d'accès
7b)
Autoriser l'accès à un document
8(1)
Transmettre la demande à une autre institution
9
Prorogation du délai
11 (2), 11 (3), 11(4), 11(5), 11(6)
Frais de communications etc.
12(2)(b)
Langue de communication des renseignements
12(3)(b)
Accès aux renseignements sur un support de substitution
13
Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel
14
Exception - Affaires fédéro-provinciales
15
Exception - Affaires internationales et défense
16
Exception - Application de la loi et enquêtes
16.5
Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
17
Exception - Sécurité des individus
18
Exception - Intérêts économiques du Canada
18.1
Exceptions - Intérêts économiques de la Société canadienne des postes, d'Exportation et développement Canada, de l'Office d'investissement des régimes de pensions du secteur public et de VIA Rail Canada Inc.
19
Exception - Renseignements personnels
20
Exception - Renseignements de tiers
21
Exception - Activités du gouvernement
22
Exception - Procédures de vérification
22.1
Exception - Documents de travail relatifs à la vérification et ébauche des rapports de vérification
23
Exception - Secret professionnel des avocats
24
Exception - Interdictions réglementaires
25
Prélèvements
26
Exception - Renseignements devant être publiés
27(1), 27(4), 28(1)(b), 28(2), 28(4)
Avis aux tiers
29(1)
Recommandation du Commissaire à l'information
33
Avis au Commissaire à l'information de la participation d'un tiers
35(2)(b)
Droit de présenter des observations
37(4)
Accès accordé au plaignant
43(1)
Avis au tiers (demande de révision par la Cour fédérale)
44(2)
Avis à l'auteur de la demande (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers)
52(2)(b),52(3)
Règles spéciales concernant les audiences
71(1)
Consultation des manuels; exclusions des renseignements protégés
72
Élaborer un rapport annuel à l'intention du Parlement

Règlement sur l'accès à l'information

6(1)
Appliquer les procédures relatives à la transmission d'une demande d'accès à une autre institution fédérale conformément au paragraphe 8(1) de la Loi
7(2)
Frais liés à la recherche et à la préparation
7(3)
Frais liés à la production et aux programmes
8
Donner accès aux documents
8.1
Restrictions applicables au support

Annexe B — Rapport statistique 2017-2018 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Commission de la fonction publique

Période d'établissement de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 100
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 10
Total 110
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 104
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 6
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 6
Secteur universitaire 3
Secteur commercial (secteur privé) 22
Organisation 5
Public 51
Refus de s'identifier 13
Total 100
1.3 Demandes informelles
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
22
6
1
0 0 0 0 29

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1à 15jours 16à 30jours 31à 60jours 61à 120jours 121à 180jours 181à 365jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 3 13 2
1
0 0 0 19
Communication partielle 1
26 2
1
1 1
2
34
Exception totale 0
0 0
0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 5
4
0 0 0 0 0 9
Demande transmise 15
0 0 0 0 0 0 15
Demande abandonnée 25
1
1
0
0
0 0 27
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
0 0 0 0 0
Total 49
44 5
2
1
1
2
104
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1) a) 0
13(1) b) 0
13(1) c) 0
13(1) d) 0
13(1) e) 0
14 0
14 a) 0
14 b) 0
15(1) 0
15(1) - A.I. 0
15(1) - Déf. 0
15(1) - A.S. 0
16(1) a)(i) 0
16(1) a)(ii) 0
16(1) a)(iii) 0
16(1) b) 1
16(1) c) 5
16(1) d) 0
16(2) 2
16(2) a) 0
16(2) b) 0
16(2) c) 0
16(3) 0
16.1(1) a) 0
16.1(1) b) 0
16.1(1) c) 0
16.1(1) d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1) a) 0
16.4(1) b) 0
16.5 0
17 0
18 a) 0
18 b) 0
18 c) 0
18 d) 0
18.1(1) a) 0
18.1(1) b) 0
18.1(1) c) 0
18.1(1) d) 0
19(1) 32
20(1) a) 0
20(1) b) 5
20(1) b.1) 0
20(1) c) 4
20(1) d) 0
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1) a) 4
21(1) b) 14
21(1) c) 0
21(1) d) 0
22 3
22.1(1) 0
23 6
24(1) 0
26 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68 a) 0
68 b) 0
68 c) 0
68.1 0
68.2 a) 0
68.2 b) 0
69(1) 0
69(1) a) 0
69(1) b) 0
69(1) c) 0
69(1) d) 0
69(1) e) 0
69(1) f) 0
69(1) g) re a) 0
69(1) g) re b) 0
69(1) g) re c) 0
69(1) g) re d) 0
69(1) g) re e) 0
69(1) g) re f) 0
69.1(1) 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 10 9
0
Communication partielle 8
26
0
Total 18
35 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 4 485
3 582
19
Communication partielle 17 188
8 190
34
Exception totale 0
0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 290
232 27
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de deman-des Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages commu-niquées
Communication totale 16 385
1
58
1 359 1
2 800
0 0
Communication partielle 20 480
9
1 105
2
1 021
2
2 684
1 2 900
Exception totale 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 26 0
1 232
0 0 0
0
0
0
Ni confirmée ni infirmée 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 62
845 11
1 395
3
1 380
3
5 484
1
2 900
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 1
0 0 10
11
Communication partielle 7
0
1 14 22
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0
0 0 18 18
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 8
0
1 42 51

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
1 0
0 0 1
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard
où le délai n’a pas été prorogé
Nombre de demandes en retard
où le délai a été prorogé
Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0
0
0
61 à 120 jours 0
0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0
0
Plus de 365 jours 0 1 1
Total 0
1
1
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 1
0 1
0
Communication partielle 3
0 6
3
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 1
0 0 0
Total 5
0 7
3
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 0
0 3
0
31 à 60 jours 4
0 1
3
61 à 120 jours 0
0 2
0
121 à 180 jours 0 0 1
0
181 à 365 jours 1
0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 5
0 7
3

Partie 4 – Frais

Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 97
485 $ 6
30 $
Recherche 0
0 $ 0
0 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 97
485 $ 6
30 $

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 45 874
0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 3
49
0 0
Total 48 923
0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 48 923
0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0
0
0 0
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 34
5
1
0 0 0 0 40
Communiquer en partie 4
3
0 0 0 0 0 7
Exempter en entier 1
0 0 0 0 0 0 1
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0
0 0 0 0 0 0 1
Total 39 8
1
0 0 0 0 48
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie  6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Plaintes et enquêtes
Article 32 Article 35 Article 37 Total
2
3
3 8

Partie 8 - Recours judiciaire

Recours judiciaire
Article 41 Article 42 Article 44 Total
2
0 0 2

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 146 798 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 8 644 $
      - Contrats de services professionnels 5 286 $  
      - Autres 3 358 $
Total 155 442 $
9.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein 1,82
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 1,82
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