Loi sur la protection des renseignements personnels — Rapport annuel — 1^er avril 2015 au 31 mars 2016

Table des matières

• Introduction
• Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique
  • 1. Raison d'être et mandat
  • 2. Résultat stratégique et architecture d'alignement des programmes (AAP)
• Partie II — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information
  • 1. Organisation du pouvoir de délégation et des activités
    • 1.1 Arrêté de délégation de pouvoirs
    • 1.2 Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • 1.3 Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • 1.4 Agents de liaison de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • 2. Rapport statistique : Interprétation
    • 2.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
    • 2.2 Nature des demandes
    • 2.3 Consultations entre les organisations
    • 2.4 Demandes informelles
    • 2.5 Réponses données aux demandes traitées
    • 2.6 Exceptions invoquées
    • 2.7 Exclusions invoquées
    • 2.8 Prorogation du délai
    • 2.9 Délai de traitement
    • 2.10 Traduction
    • 2.11 Support des documents communiqués
    • 2.12 Corrections et mentions
    • 2.13 Coûts
  • 3. Résumé des activités de la direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • 3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés
    • 3.2 Conseils et formation
    • 3.3 Système de suivi et logiciel d'imagerie
    • 3.4 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels
    • 3.5 Atteintes à la vie privée
    • 3.6 Vérification interne de la gestion des renseignements personnels
    • 3.7 Rapport annuel sur le statut des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
  • 4. Plaintes
    • 4.1 Nombre de plaintes
    • 4.2 Nature des plaintes
    • 4.3 Plaintes réglées
  • 5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Annexe A — Instrument de délégation
• Annexe B — Rapport statistique 2015–2016 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Appendice I — Comparaisons avec les années précédentes

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R., 1985, ch. P-21) est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) donne aux particuliers accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

La Loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers d'avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et en leur permettant d'exercer un contrôle appréciable sur la collecte, l'utilisation et la communication de ces renseignements.

Selon l'article 72 de la Loi, le responsable de chaque institution fédérale établit, pour présentation au Parlement, un rapport annuel traitant de l'application de la Loi au sein de son organisation. Dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice financier, ces rapports sont déposés devant chacune des chambres du Parlement ou, si ces dernières ne siègent pas, dans les 15 premiers jours de la session suivante.

Le présent rapport annuel donne un aperçu de la gestion et de l'administration de la Loi à la Commission de la fonction publique (CFP) du Canada pendant l'exercice 2015–2016.

Le rapport annuel de la CFP concernant la Loi sur l'accès à l'information se trouve aussi à l’adresse suivante : http://www.psc-cfp.gc.ca/abt-aps/atip-aiprp/index-fra.htm.

Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique du Canada

1. Raison d'être et mandat ^{Note de bas de page 1}

Raison d'être

La Commission de la fonction publique (CFP) du Canada a pour mandat de promouvoir et de préserver les nominations fondées sur le mérite et, en collaboration avec d'autres intervenants, de protéger le caractère impartial de la fonction publique. La CFP rend directement compte de son mandat au Parlement.

Conformément au système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établi par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP remplit son mandat en fournissant des orientations et une expertise stratégiques, ainsi qu'en exerçant une surveillance efficace. De plus, la CFP offre des services de dotation et d'évaluation novateurs.

Responsabilités

La CFP est chargée de promouvoir et de protéger les nominations fondées sur le mérite qui sont exemptes de toute influence politique et, en collaboration avec les autres intervenants, de préserver l'impartialité politique de la fonction publique.

Voici en quoi consiste le mandat de la CFP :

• Nommer ou faire nommer à la fonction publique des personnes appartenant ou non à celle-ci au moyen de nominations fondées sur le mérite et exemptes de toute influence politique. La LEFP confère à la Commission le droit de déléguer aux administrateurs généraux ses pouvoirs de nomination à des postes au sein de la fonction publique. Actuellement, la CFP délègue ces pouvoirs aux administrateurs généraux assujettis à la LEFP dans toute l'administration fédérale.
• Administrer les dispositions de LEFP qui portent sur les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux. La partie 7 de la LEFP reconnaît aux fonctionnaires le droit de se livrer à des activités politiques tout en respectant le principe d'impartialité politique au sein de la fonction publique. Elle précise en outre les rôles et responsabilités des fonctionnaires et de la CFP au chapitre des activités politiques.
• Surveiller l'intégrité du système de dotation et, de concert avec les autres intervenants, garantir l'impartialité politique de la fonction publique. Ce rôle de surveillance comprend ce qui suit : le pouvoir de réglementation et la fonction d'établissement de politiques; le contrôle continu du rendement en matière de dotation auprès des organisations délégataires de même que l'appui et l'orientation à cet égard; et la tenue de vérifications permettant une évaluation indépendante du rendement et de la gestion des activités de dotation et la conduite d'enquêtes sur les processus de dotation et les activités politiques irrégulières des fonctionnaires.

2. Résultat stratégique et architecture d'alignement des programmes (AAP)

L'architecture d'alignement des programmes de la CFP consiste en un résultat stratégique et quatre programmes.

Résultat stratégique de la CFP

Offrir à la population canadienne une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative, capable de lui fournir des services dans les deux langues officielles, et au sein de laquelle les nominations sont fondées sur le mérite et sur les valeurs que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité.

Activité de programme — Intégrité du système de dotation et impartialité politique

Le programme d'intégrité du système de dotation et d'impartialité politique vise la protection indépendante du principe du mérite et de l'impartialité politique à la fonction publique fédérale. Ce programme englobe l'élaboration et la promotion de politiques et d'orientations stratégiques, la réalisation de travaux de recherche liés aux politiques, l'établissement de lignes directrices et de normes de la CFP, la formulation de conseils, l'interprétation et l'orientation, ainsi que l'administration des pouvoirs délégués et non délégués, notamment en matière de langues officielles, de gestion du régime d'activités politiques et d'administration des priorités.

Activité de programme — Services de dotation et évaluation

Le programme de services de dotation et d'évaluation tient à jour les systèmes qui permettent aux Canadiens et aux fonctionnaires à la recherche de possibilités d'emploi dans la fonction publique fédérale de communiquer avec les ministères et organismes d'embauche, et vice versa. Il offre des produits et services d'évaluation, tels que la recherche et le développement, la consultation, l'évaluation et le counselling aux fins du recrutement et de la sélection de candidats ainsi que du perfectionnement des employés dans l'ensemble de la fonction publique fédérale. Ce programme comprend également l'offre de services, programmes et produits de dotation aux ministères et organismes, à la population canadienne et aux fonctionnaires par l'entremise d'unités de service à la clientèle situées partout au Canada.

Activité de programme — Surveillance de l'intégrité de la dotation et de l'impartialité politique

Le programme de surveillance de l'intégrité de la dotation et de l'impartialité politique consiste à fournir un régime de responsabilisation pour la mise en œuvre de la Politique de nomination et du cadre réglementaire en matière de nomination, dans le but de protéger l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et de veiller à ce que les activités de dotation soient exemptes de toute influence politique. Ce programme comprend la surveillance du rendement en dotation des ministères et organismes et de leur conformité avec les exigences législatives, la réalisation de vérifications et d'études, la tenue d'enquêtes et la présentation au Parlement de rapports sur l'intégrité du processus de dotation dans la fonction publique et de l'impartialité politique de celle-ci.

Activité de programme — Services internes

Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont administrées de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation, et non celles fournies à un programme particulier. Ces services sont les suivants :

• Gestion et surveillance
• Communications
• Services juridiques
• Gestion des ressources humaines
• Gestion des finances
• Gestion de l’information
• Technologies de l’information
• Gestion des biens immobiliers
• Gestion du matériel
• Acquisitions

Partie II — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information

1. Organisation du pouvoir de délégation et des activités

1.1 Arrêté de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), la présidente de la Commission de la fonction publique (CFP) est la personne désignée à titre de ministre responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi.

Conformément à l'article 73 de la Loi, les administrateurs généraux peuvent, par arrêté, déléguer certaines de leurs attributions à des cadres ou employés de l'institution qui occupent un poste au niveau approprié afin que ceux-ci exercent les pouvoirs ou assument les tâches et les fonctions du responsable qui sont précisés dans l'arrêté.

En vertu de la Loi, les attributions de la présidente de la CFP sont déléguées au directeur, Accès à l'information, protection des renseignements personnels et projets de transition, qui est le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels AIPRP (voir l'annexe A – Instrument de délégation).

1.2 Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l’AIPRP est chargé de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en vue d’assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et il doit rendre des comptes à cet égard.

Le coordonnateur est aussi responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, systèmes et procédures exigés par les deux lois ainsi que par les politiques et directives du Conseil du Trésor du Canada (CT). Le coordonnateur exerce, entre autres, les activités suivantes :

• Traiter les demandes présentées en vertu des deux lois.
• Servir de porte-parole de la CFP auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), du Commissariat à la protection de la vie privée et d’autres ministères ou organismes fédéraux pour les questions relatives à la Loi.
• Répondre aux demandes de consultation présentées par d'autres institutions fédérales.
• Examiner la collecte de renseignements conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada et la Procédure de gestion de la recherche sur l'opinion publique.
• Produire le rapport annuel au Parlement ainsi que d'autres rapports législatifs, de même que tout autre document requis par les organismes centraux.
• Sensibiliser le personnel et fournir des conseils aux employés de la CFP pour s'assurer qu'ils respectent les obligations découlant des deux lois et des politiques du SCT et qu'ils en connaissent l'incidence sur les diverses initiatives de programme.
• Veiller à ce que la CFP respecte les deux lois, les règlements ainsi que les procédures et politiques pertinentes.

1.3 Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (la Direction) appuie le coordonnateur de l'AIPRP relativement à l'administration des dispositions législatives et des politiques connexes du SCT. La Direction est composée d'un gestionnaire et de deux analystes. En raison d'une augmentation marquée du nombre de demandes au cours de la période visée par le présent rapport, la Direction a embauché trois consultants et un employé occasionnel pour l'aider à traiter les demandes officielles. De plus, la Direction a bénéficié du soutien spécial de la Direction des finances et de l'administration pour la mise à jour d'Info Source.

Les analystes sont chargés de traiter les consultations et les demandes liées à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, de préparer les réponses aux plaintes, de revoir le chapitre d'Info Source qui concerne la CFP et d'appuyer les autres responsabilités en matière d'AIPRP.

La Direction actualise régulièrement son site intranet, son principal outil de communication avec les employés de la CFP. La Direction offre également des séances de formation aux employés de la CFP.

En outre, la Direction examine les politiques et les procédures administratives pour améliorer le soutien offert à ses agents de liaison et favoriser une meilleure compréhension de leur rôle, de leurs responsabilités et de leurs obligations à l'égard du traitement des demandes présentées en vertu des deux lois.

1.4 Agents de liaison liaison de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Direction traite les demandes avec le soutien de ses agents de liaison, des employés qui connaissent bien les activités de leur direction générale. On trouve un agent de liaison et un remplaçant dans chaque direction générale ainsi qu'au Secrétariat aux affaires générales. En plus d'agir comme intermédiaires entre leur direction générale et la Direction, les agents de liaison de l'AIPRP sont chargés de :

• Demander aux spécialistes des programmes au sein de leur direction générale de chercher les dossiers pertinents.
• Préciser s'il existe d'autres bureaux de première responsabilité.
• Tenir la Direction au courant des problèmes liés à certaines demandes en particulier (délai de recherche excessif, interférences possibles avec les opérations, consultations requises, etc.).
• Fournir à la Direction, en temps voulu, les documents pertinents assortis des recommandations de la direction générale. Les agents de liaison jouent un rôle important en vérifiant si la Commission a effectué une recherche approfondie et exhaustive dans ses fonds de renseignements pour répondre aux demandes d'accès à l'information.

2. Rapport statistique : Interprétation

Dans la période d'établissement de rapport visée, la CFP a connu une augmentation sans précédent de 1 200 % du nombre de demandes reçues en vertu des deux lois. Le nombre total de plaintes déposées aux commissariats à l'information et à la protection de la vie privée a augmenté de façon encore plus considérable.

Cette augmentation du nombre de demandes est due en grande partie à un petit nombre de demandeurs qui ont présenté plusieurs demandes. La CFP a pris des mesures importantes et a alloué temporairement des fonds afin de gérer l'augmentation majeure du nombre de demandes d'AIPRP et de respecter les droits de l'ensemble des demandeurs. La CFP sera heureuse de participer à l'examen qui est prévu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, particulièrement sur les sujets qui concernent la gestion des demandes multiples provenant des mêmes demandeurs.

Si on exclut les demandes multiples soumises par les mêmes demandeurs, le nombre total de demandes a quand même augmenté d'un peu moins de 200 % par rapport au nombre de demandes reçues en vertu des deux lois pendant la période visée par le rapport antérieur.

2.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Du 1^er avril 2015 au 31 mars 2016 , la CFP a reçu 1 036 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus d'une demande reportée de la période précédente. Il s'agit d'une augmentation de 6 375 % des demandes reçues, par rapport à l'exercice antérieur, et d'une augmentation de 3 365 % par rapport au nombre moyen de demandes reçues au cours des dix exercices antérieurs.

Si on exclut les demandes multiples soumises par les mêmes demandeurs, la CFP a reçu 59 demandes en vertu de la Loi, ce qui représente une augmentation de 269 % par rapport à l'exercice antérieur.

La CFP a répondu à 919 demandes pendant la période visée, dont le traitement a exigé l'examen de 30 709 pages de renseignements. Cent dix-huit demandes étaient encore actives à la fin de la période visée par le présent rapport, et ont été reportées à la période suivante.

2.2 Nature des demandes

Comme les années précédentes, les 919 demandes traitées touchaient une grande partie des activités de la CFP, à savoir :

• Sept cent quatre-vingt-six demandes (85,5 %) concernaient des renseignements personnels détenus par des employés précis de la CFP.
• Quarante-quatre demandes (4,8 %) visaient des enquêtes et vérifications menées en vertu de la LEFP.
• Vingt-sept demandes (2,9 %) concernaient des activités de dotation. La plupart d'entre elles provenaient de personnes en quête d'information concernant les documents de dotation, l'administration des droits de priorité et les évaluations.
• Vingt-trois demandes (2,5 %) concernaient des renseignements personnels dans les dossiers de traitement de la Direction de l'AIPRP.
• Les 39 autres demandes (4,3 %) portaient sur divers sujets.

Toutefois, si on ignore les demandes multiples soumises par les mêmes demandeurs, la nature des 47 autres demandes est semblable à celle de la période visée par le rapport antérieur : 53,2 % des demandes concernaient des renseignements sur la dotation et les évaluations, 6,4 % des demandes de renseignements concernaient les enquêtes de la CFP et 40,4 % des demandes visaient d'autres types de renseignements personnels.

2.3 Consultations entre les organisations

La CFP a reçu 14 demandes de consultation de la part d'autres ministères et organismes. Le traitement de ces demandes a exigé l'examen de 333 pages d'information de différents documents. Une seule demande était encore active à la fin de la période visée par le présent rapport, et la CFP l'a reportée à la période de déclaration 2016–2017.

En réponse à ces 13 demandes de consultation traitées pendant la période visée par le rapport, la CFP a jugé que l'information pouvait être entièrement communiquée dans 10 des cas, et partiellement communiquée dans trois cas.

La CFP a consulté d'autres ministères et organismes à 49 reprises afin de traiter 40 des demandes réglées pendant la période visée par le rapport.

2.4 Demandes informelles

Pour accroître et simplifier l'accès à l'information, la CFP traite le plus grand nombre possible de demandes d'information de manière informelle. Un demandeur peut obtenir l'accès aux renseignements personnels qui le concernent en communiquant officieusement avec le gestionnaire du programme qui contrôle ces documents. Dans ce cas, la Direction de l'AIPRP offre de l'aide et des conseils, selon les besoins.

En raison de l'augmentation de nouvelles demandes et en vue d'accélérer et de faciliter la gestion de certaines de ces demandes, la CFP a mis en œuvre un processus pour fournir un accès informel aux dossiers concernant le traitement des demandes au titre de l'AIPRP. Pendant la période visée par le rapport, un accès informel a été fourni à 78 de ces dossiers.

2.5 Réponses données aux demandes traitées

En réponse aux 919 demandes traitées, l'information demandée a été communiquée en totalité ou en partie dans 141 cas (15,3 %).

Par rapport à la période visée par le rapport antérieur, il y a eu une augmentation importante de la proportion de demandes pour lesquelles aucune information pertinente ne pouvait être trouvée ou de demandes abandonnées. Il y a donc eu une diminution correspondante du nombre de demandes pour lesquelles les renseignements ont été communiqués, partiellement ou complètement.

2.6 Exceptions invoquées

Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger l'information concernant certains intérêts publics ou privés. Au cours de la période visée par le présent rapport, les exceptions les plus souvent invoquées étaient celles de l'alinéa 22(1)b) [Enquêtes], de l'article 26 [Renseignements concernant un autre individu] et de l'article 27 [Secret professionnel des avocats].

Il y a eu une augmentation considérable de l'utilisation de l'alinéa 22(1)b) en raison du nombre de demandes concernant des enquêtes actives de la CFP. Pour une comparaison avec les exceptions des années précédentes, voir l'appendice I.

2.7 Exclusions invoquées

L'article 69 de la Loi précise les types de renseignements auxquels celle-ci ne s'applique pas. Ces exclusions concernent les documents publiés, les documents de bibliothèque ou de musée, les documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada par ou pour des tiers, certains documents relatifs à Radio-Canada ainsi que les documents confidentiels du Cabinet.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP n'a invoqué aucune exclusion.

2.8 Prorogation du délai

Conformément à l'article 15 de la Loi, il est possible de proroger le délai législatif de 30 jours pour répondre à une demande. Cet article précise les différents motifs justifiant une prorogation. Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a eu recours à une prorogation à 57 occasions dans le cas de 48 (5,2 %) demandes traitées pendant la période de déclaration. Il s'agit d'une diminution de la proportion de demandes pour lesquelles une prorogation du délai a été accordée par rapport à l'exercice précédent (12 %).

2.9 Délai de traitement

La CFP a répondu en 30 jours ou moins à 866 (94,2 %) des 919 demandes traitées. Quarante-deux demandes (4,6 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et cinq demandes (0,5 %) ont été traitées dans un délai de 61 à 120 jours. Dans six cas (0,7 %), il a fallu plus de 120 jours pour traiter la demande.

De ce nombre, 908 demandes (98,8 %) ont été réglées dans les délais permis.

2.10 Traduction

La CFP n'a reçu aucune demande de traduction des renseignements.

2.11 Support des documents communiqués

Sur les 141 demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués, en partie ou complètement, une copie papier a été fournie pour 80 demandes (56,7 %) et une version électronique a été fournie pour 61 demandes (43,3 %).

2.12 Corrections et mentions

La CFP n'a reçu aucune demande officielle de correction de renseignements personnels en vertu du paragraphe 12(2) de la Loi.

2.13 Coûts

Au cours de la période visée par le présent rapport, aux fins de l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Direction de l'AIPRP a dépensé 311 141 $ en frais salariaux et 112 716 $ pour les fournitures et services, dont 49 173 $ étaient consacrés à des contrats de services professionnels.

Les coûts salariaux et les coûts de services professionnels représentent 4,18 équivalents temps plein.

3. Résumé des activités de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés

Afin de répondre à l'augmentation importante de demandes reçues pendant la période visée par le rapport, la Direction a consulté d'autres organismes gouvernementaux, le Commissariat à l'information et le Commissariat à la protection de la vie privée afin de recenser les meilleures pratiques. À partir des résultats de ces consultations, la Direction a élaboré des catégories normalisées afin de mieux répondre aux demandes reçues.

La Direction a également modifié ses pratiques pour les demandes concernant de l'information portant sur des enquêtes courantes de la CFP et son application de l'exemption portant sur les enquêtes administratives (alinéa 22[1]b]). Cette nouvelle approche conférera une plus grande latitude dans l'application de cette exception et se traduira, dans de nombreux cas, par la communication de plus de renseignements aux demandeurs.

3.2 Conseils et formation

Conseils

En plus de traiter les demandes d'AIPRP, la Direction fournit des conseils aux gestionnaires et aux employés de la CFP, ainsi qu'à d'autres organisations et au grand public concernant divers enjeux et questions relatifs à ces deux lois.

Les demandes d'orientation et de conseils étaient de l'ordre suivant :

• Prestation de conseils concernant l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et les autres éléments du cadre de gestion de la CFP pour la protection des renseignements personnels, compte tenu des répercussions possibles du renouvellement et des changements législatifs sur les programmes et les services.
• Réponses aux questions portant sur la communication autorisée de renseignements personnels et la protection des renseignements personnels dans les rapports, les protocoles d'entente, les ententes sur le partage des renseignements et les contrats.
• Aide aux secteurs de programme concernant la rédaction et la mise à jour des énoncés de confidentialité.
• Révision des rapports de vérification, des réponses aux questions émanant du Parlement et d'autres documents avant leur publication pour s'assurer que les renseignements sont communiqués conformément aux deux lois.
• Réponses aux demandes de renseignements généraux présentées par le public.

Participation au processus de gouvernance

Le coordonnateur de l'AIPRP fait partie du Comité de gestion de l'information et de la technologie de l'information ainsi que du Comité de gestion des ressources. Le gestionnaire de l'AIPRP siège au Comité d'examen des projets et au Comité de sécurité. Il fait également partie de l'équipe du projet de base sur les données ouvertes. La participation active à ces comités et à différents autres groupes de travail permet à la Direction :

• de se tenir au fait des questions, des initiatives et des projets à venir qui pourraient avoir une incidence sur l'AIPRP;
• d'intégrer des considérations concernant l'AIPRP à la planification et à la mise en œuvre des initiatives et projets.

Formation

La Direction a mis sur pied un programme de formation obligatoire continu à l'intention des superviseurs et des gestionnaires de la CFP. L'objectif principal de ce programme est de s'assurer que les gestionnaires connaissent à fond les responsabilités qui leur incombent en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que des politiques connexes. La Direction a offert 14 séances de formation. Un total de 72 % des gestionnaires et superviseurs de la CFP ont pris part à ces séances.

En plus de ce programme de formation officiel, la Direction a présenté deux séances de formation spéciales à 25 employés concernant les dispositions des deux lois et leur incidence sur les programmes et initiatives.

Le groupe de travail composé d'agents de liaison a tenu six réunions pendant la période visée par le rapport pour discuter des pratiques exemplaires, remédier aux lacunes et offrir de la formation.

3.3 Système de suivi et logiciel d'imagerie

La Direction a continué d'utiliser les logiciels AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. Ces systèmes sont mis à niveau une fois par année pour passer à la version la plus récente.

3.4 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

3.4.1 Fichiers de renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a examiné 69 fichiers de renseignements personnels (FRP) pour vérifier leur conformité à l'architecture d'alignement des programmes.

Dans le cadre de cet examen, la CFP a mis à jour les FRP pour tenir compte de la fusion du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) et de Publiservice. D'autres modifications ont aussi été apportées en prévision de l'adoption du projet de loi C-27 (Loi sur l'embauche des anciens combattants).

3.4.2 Fichiers inconsultables

La CFP ne détient aucun fichier inconsultable. Aucun accès n'a été refusé aux termes du paragraphe 18(2) de la Loi.

3.4.3 Communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi

À défaut du consentement de la personne concernée, les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale peuvent seulement être communiqués conformément au paragraphe 8(2) de la Loi.

L'alinéa 8(2)i) de la Loi permet à une institution fédérale de communiquer des renseignements personnels à une autre institution gouvernementale en vue de recouvrer une créance de Sa Majesté. La CFP a reçu deux demandes de ce type pendant la période visée, et dans les deux cas, l'information demandée a été communiquée.

L'alinéa 8(2)m) de la Loi couvre les cas où, de l'avis du responsable de l'institution, des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une violation éventuelle de la vie privée ou lorsque la personne concernée en tirerait un avantage certain. On n'a pas eu recours à cette disposition pendant la période visée par le rapport.

3.4.4 Examen des documents

La Direction examine régulièrement certains documents avant leur communication ou avant la mise en œuvre d'un projet pour vérifier les renseignements personnels qu'ils pourraient contenir. Cet examen permet l'application des procédures appropriées avant leur communication conformément aux dispositions de la Loi.

La Direction de l'AIPRP a examiné 15 rapports de vérification au cours de la période visée par le présent rapport.

La Direction de l'AIPRP a examiné les mises à jour de cinq énoncés de confidentialité et fourni des conseils à leur propos. Aucune clause de contrat en matière de confidentialité ou de sécurité n'a fait l'objet d'un examen.

La Direction de l'AIPRP a contribué à l'examen d'un protocole d'entente. Ce protocole n'avait pas encore été signé au moment de la rédaction du présent rapport.

3.5 Atteintes à la vie privée

La CFP a signalé neuf cas d'atteinte à la vie privée.

La plupart des incidents concernaient la communication accidentelle de renseignements personnels aux mauvaises personnes en raison d'une erreur humaine.

Une atteinte a touché 211 anciens membres des Forces canadiennes qui pourraient bénéficier de nouvelles dispositions relatives aux droits de priorité créées pour donner suite à l'adoption de la Loi sur l'embauche des anciens combattants. Ces personnes ont reçu un avis d'information par courrier électronique avec une liste de distribution visible. Par conséquent, chacune des 211 personnes concernées a reçu les adresses électroniques des 210 autres personnes ayant un statut prioritaire semblable. Afin de corriger la situation, un courriel a été envoyé aux 211 personnes concernées pour les informer de cette atteinte à la vie privée, et leur demandant de supprimer le courriel d'origine. De plus, les employés concernés ont reçu un rappel sur l'importance de protéger les renseignements personnels.

La politique interne de la CFP sur les atteintes à la vie privée ne fait aucune distinction entre les atteintes substantielles et les atteintes mineures à la vie privée. Par conséquent, toutes les atteintes à la vie privée ont été signalées au Commissariat à la protection de la vie privée et au SCT. Au moment de rédiger ces lignes, le Commissariat à la protection de la vie privée avait fait rapport sur six de ces neufs atteintes à la vie privée, incluant l'atteinte plus importante mentionnée dans le paragraphe précédent. Les six atteintes ont été jugées mineures.

3.6 Vérification interne de la gestion des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le rapport antérieur, la CFP a mené une vérification interne de la gestion des renseignements personnels. Pendant la période visée par le présent rapport, la CFP a entamé la mise en œuvre du plan d'action connexe, qui comprenait les éléments suivants :

1. Élaborer et fournir un cours de formation obligatoire à l'intention des superviseurs et des gestionnaires sur le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels de la CFP. Le programme de formation a été élaboré et mis en œuvre; il continuera d'être offert aux nouveaux superviseurs et gestionnaires.
2. Rédiger et présenter, à l'intention du Comité exécutif de gestion (CEG), un rapport annuel sur les EFVP terminées, en cours ou requises au sein de l'organisation. Le premier de ces rapports a été rédigé et présenté. (De plus amples renseignements se trouvent ci-après.)
3. Examiner les ententes sur le partage de renseignements afin de limiter la collecte de renseignements à ceux qui sont requis. Il s'agit d'une mesure continue qui a d'abord été mise en place dans le cadre de l'examen d'un protocole d'entente avec le SCT et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (maintenant Services publics et Approvisionnement Canada).
4. Examiner la configuration du Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) afin de limiter l'accès selon le besoin de savoir. Des droits d'accès basés sur les fonctions ont donc été mis en œuvre dans le SGIP.
5. Fournir des clés USB et des télécopieurs sécurisés aux secteurs qui en ont besoin. La CFP a fait un rappel des clés USB non sécurisées émises par l'organisation, et a fourni des clés sécurisées. La CFP a également modifié ses politiques pour interdire l'utilisation de clés USB personnelles pour le stockage de renseignements gouvernementaux.
6. Revoir le calendrier de conservation et d'élimination de tous les fonds de renseignements personnels. Certains secteurs de programme de la CFP ont commencé l'examen des calendriers de conservation pour les plus grands répertoires de renseignements personnels, y compris le Système de ressourcement de la fonction publique (également appelé emplois.gc.ca) et l'environnement analytique. Une priorité organisationnelle a été fixée pour l'exercice 2016–2017 afin d'effectuer un examen systématique de tous les calendriers de conservation.
7. Renforcer les pratiques de surveillance et de production de rapports concernant les plans d'action sur la protection des renseignements personnels et veiller à intégrer les mesures qui découlent de ces plans aux processus de planification de la CFP. La Direction fait un suivi régulier auprès des secteurs de programme par rapport à leur plan d'action en matière de protection des renseignements personnels. Les résultats de ces suivis sont inscrits dans le rapport annuel sur le statut des EFVP. (De plus amples renseignements se trouvent ci-après.)

3.7 Rapport annuel sur le statut des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Le 15 février 2016, la Direction a présenté au CEG le premier rapport annuel amélioré sur le statut des EFVP. Ce rapport amélioré vise à :

• dresser la liste de toutes les collectes de renseignements personnels menées, par secteur de programme;
• fournir de l'information sur le statut des EFVP à la CFP;
• relever les lacunes concernant la gestion des risques associés à la collecte de renseignements personnels;
• formuler des recommandations quant à l'élimination de ces lacunes.

Une des principales recommandations de ce rapport est l'élaboration par la Direction d'une architecture liée aux EFVP pendant l'exercice 2016–2017. Cette architecture liée aux EFVP produira un modèle final qui appuiera l'identification complète des risques associés à toutes les collectes de renseignements personnels menées par la CFP, et la gestion appropriée de ces risques. Cette recommandation a été approuvée par le CEG et a été inscrite dans le plan d'activités intégré du Ministère à titre de priorité.

4. Plaintes

4.1 Nombre de plaintes

Le Commissariat à l'information a reçu 231 plaintes concernant les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels présentées à la CFP pendant la période visée par le rapport, ainsi que huit plaintes concernant la gestion des renseignements personnels par la CFP. Toutes les plaintes reçues pendant la période visée par le rapport provenaient d'un petit groupe de particuliers qui ont soumis de nombreuses demandes. Comme il est expliqué ci-après, la plupart de ces enquêtes sont encore en cours.

Sept plaintes avaient également été reportées de la période 2014–2015.

4.2 Nature des plaintes

Les plaintes reçues pendant la période visée par le rapport étaient réparties comme suit :

• Trente-quatre plaintes concernent l'utilisation de prorogations;
• Vingt-quatre plaintes alléguant que la CFP n'a pas respecté les délais prescrits par la Loi;
• Cent soixante-cinq plaintes concernant le déni d'accès après une demande de renseignements personnels;
• Quatre plaintes concernant la collecte de renseignements personnels;
• Quatre plaintes concernant la communication de renseignements personnels.

4.3 Plaintes réglées

Pendant la période visée par le rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée a confirmé que 14 enquêtes ont été abandonnées avec le consentement du plaignant :

• Deux plaintes concernant le délai de traitement de la demande;
• Dix plaintes concernant les demandes de prorogation par la CFP;
• Une plainte concernant la collecte de renseignements personnels par la CFP;
• Une plainte alléguant une communication non autorisée de renseignements personnels.

Pendant la période visée par le rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée a jugé que 37 plaintes n’étaient pas fondées.

• Dix-sept plaintes concernant le délai de traitement de la demande;
• Dix-sept plaintes concernant les demandes de prorogation par la CFP;
• Trois plaintes liées à des documents manquants.

Pendant la période visée par le rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée a jugé que huit plaintes étaient fondées :

• Deux plaintes concernant le délai de traitement de la demande;
• Trois plaintes liées à des documents manquants;
• Une plainte liée à l’utilisation d’exceptions;
• Deux plaintes concernant la communication non autorisée de renseignements personnels.

Ces huit plaintes ont été jugées réglées par le Commissariat à la protection de la vie privée et aucune mesure supplémentaire n’a été nécessaire.

Pour donner suite à ces enquêtes, la Direction a changé ses procédures portant sur la documentation et la justification des demandes de prorogation en vertu de l’article 15 de la Loi. La CFP a aussi modifié la procédure de traitement des demandes liées aux enquêtes courantes de la CFP, tel que mentionné à la section 3.1 du présent rapport.

Les 179 autres plaintes ont été reportées à la prochaine période de déclaration.

5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), en vigueur depuis mai 2002, a été remplacée en avril 2010 par la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cette directive a pour but de permettre aux institutions gouvernementales de déterminer si un programme ou une initiative de prestation de services nécessitant la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels, au sens de la Loi, est conforme aux principes de protection des renseignements personnels. Les EFVP visent également à éviter ou à atténuer tout risque identifiable d'atteinte à la vie privée. La Direction donne des conseils et de l'aide aux gestionnaires de la CFP tout au long du processus de production d'EFVP; elle examine notamment les rapports d'EFVP et assure la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée.

La CFP a préparé un addenda à l'EFVP portant sur le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) [également appelé emplois.gc.ca] et l'a acheminé au Commissariat à la protection de la vie privée et au SCT pendant la période visée par le rapport.

On peut consulter les sommaires des (SRFP) sur le site Internet de la CFP.

La Direction continuera d'appuyer l'élaboration de la mise à jour en matière d'EFVP pour le Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) concernant les améliorations au Portail des priorités et les autres améliorations apportées au système.

Annexe A — Instrument de délégation

Loi sur la protection des renseignements personnels
Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Présidente de la Commission de la fonction publique du Canada, à titre de responsable d'une institution fédérale, délègue par les présentes, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, certaines de ses attributions précisées ci-après et décrites plus en détail à l'annexe A aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :

Cette délégation est effective à partir du 7 avril, 2014.

Anne-Marie Robinson
President/Présidente

Mai 05, 2014
Date

Appendice A

Loi sur la protection des renseignements personnels

8(2)j)

Communication à des fins de recherche

8(4)

Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)e)

8(5)

Avis le de communication en vertu de 8(2)m)

9(1)

Conservation d'un relevé des cas d'usage

9(4)

Usages compatibles

10

Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels

14

Notification à la suite d'une demande d'accès

15

Prorogation du délai

17(2)b)

Version de la communication

17(3)b)

Communication sur support de substitution

18(2)

Exception (fichiers inconsultables)- autorisation de refuser

19(1)

Exception – renseignements obtenus à titre confidentiel

19(2)

Exception – cas où la divulgation est autorisée

20

Exception – affaires fédérales-provinciales

21

Exception – affaires internationales et défense

22

Exception – application de la loi et enquêtes

22.3

Exception – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles

23

Exception – enquêtes de sécurité

24

Exception – individus condamnés pour une infraction

25

Exception – sécurité des personnes

26

Exception – renseignements concernant un autre personne

27

Exception – secret professionnel des avocats

28

Exception – dossiers médicaux

31

Avis d'enquête

33(2)

Droit de présenter ses observations

35(1)

Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée

35(4)

Communication accordée

36(3)

Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable)

37(3)

Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (Contrôle d'application)

51(2)

Règles spéciales (auditions)

51(3)

Présentation d'arguments en l'absence d'une partie

72(1)

Rapports au Parlement

77

S'acquitter de responsabilités dévolues au chef de l'institution en application des règlements pris en vertu de l'article 77 dont il n'est pas question ci-dessus.

Règlement sur la protection des renseignements personnels

9

Institutions et délais convenables pour examiner les renseignements personnels

11(2)

Avis de correction apportée aux renseignements personnels

11(4)

Avis de correction refusée aux renseignements personnels

13(1)

Communication de renseignements personnels concernant l'état physique ou mental d'une personne à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice pour savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par cette personne pourrait lui porter préjudice

14

Communication de renseignements personnels concernant l'état physique ou mental d'une personne au demandeur en la présence d'un médecin ou d'un psychologue en situation légale d'exercice

Annexe B — Rapport statistique 2015–2016 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l'institution : Commission de la fonction publique du Canada
Période d'établissement de rapport : Du 1^er avril 2015 au 31 mars 2016

Partie 1 — Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

Partie 2 — Demandes traitées durant la période d'établissement de rapport

2.1 Résolution et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 — Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

Partie 4 — Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 — Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Partie 6 — Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Partie 7 — Délais de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes acheminées aux Services juridiques

7.2 Demandes acheminées au Bureau du Conseil privé

Partie 8 — Plaintes et avis d'enquêtes

Partie 9 — Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Partie 10 — Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Appendice I — Comparaison avec les années précédentes

Demandes reçues

Exceptions

Notes de bas de page