Loi sur la protection des renseignements personnels — Rapport annuel — 1er avril 2016 au 31 mars 2017

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R., 1985, ch. P-21) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) donne aux particuliers accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

La Loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers d’avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et en leur accordant le droit d’accéder à leurs renseignements personnels et de demander que des corrections y soient apportées.

L’article 72 de la Loi stipule que le responsable de chaque institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel traitant de l’application de la Loi au sein de son organisation. Dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice financier, ces rapports sont déposés devant chacune des chambres du Parlement ou, si ces dernières ne siègent pas, dans les 15 premiers jours de la session suivante.

Le présent rapport annuel donne un aperçu de la gestion et de l’administration de la Loi à la Commission de la fonction publique (CFP) du Canada pendant l’exercice 2016-­2017.

Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique du Canada

1. Raison d’être et mandat

Raison d’être

Le mandat de la Commission de la fonction publique (CFP) consiste à promouvoir et à protéger les nominations fondées sur le mérite et, de concert avec les autres intervenants, à préserver l'impartialité politique de la fonction publique. La CFP rend directement compte de l'exercice de son mandat au Parlement.

Conformément au système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établi par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP remplit son mandat en fournissant des orientations et une expertise stratégiques, ainsi qu'en exerçant une surveillance efficace. De plus, la CFP offre des services de dotation et d'évaluation novateurs.

Responsabilités

La CFP est responsable de promouvoir et de protéger les nominations fondées sur le mérite qui sont exemptes de toute influence politique et, de concert avec les autres intervenants, de préserver l'impartialité politique de la fonction publique

Voici en quoi consiste le mandat de la CFP :

  • Faire des nominations internes et externes à la fonction publique qui sont fondées sur le mérite et qui sont exemptes de toute influence politique. La LEFP confère à la Commission le droit de déléguer aux administrateurs généraux ses pouvoirs de nomination à des postes dans la fonction publique. Actuellement, la CFP délègue ces pouvoirs aux administrateurs généraux assujettis à la LEFP dans toute l'administration publique fédérale.
  • Administrer les dispositions de la LEFP qui portent sur les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux. La partie 7 de la LEFP reconnaît aux fonctionnaires le droit de se livrer à des activités politiques, tout en respectant le principe d'impartialité politique au sein de la fonction publique. Elle précise également les rôles et responsabilités des fonctionnaires et de la CFP au chapitre des activités politiques.
  • Surveiller l'intégrité du système de dotation et, de concert avec les autres intervenants, garantir l'impartialité politique de la fonction publique. Cette fonction de surveillance comprend le pouvoir de réglementation et la fonction d'établissement de politiques, l'apport continu de soutien et d'orientation et l'évaluation régulière du rendement en dotation des organisations délégataires, la tenue de vérifications permettant une évaluation indépendante du rendement et de la gestion des activités de dotation et la conduite d'enquêtes sur les processus de dotation et les activités politiques irrégulières des fonctionnaires.

2. Résultat stratégique et architecture d’alignement des programmes (AAP)

L’architecture d’alignement des programmes de la CFP consiste en un résultat stratégique et quatre programmes.

Résultat stratégique de la CFP

Offrir à la population canadienne une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative, capable de lui fournir des services dans les deux langues officielles, et au sein de laquelle les nominations sont fondées sur le mérite et les valeurs que sont la justice, l'accessibilité, la représentativité et la transparence.

Activité de programme — Intégrité du système de dotation et impartialité politique

Le programme lié à l'intégrité du système de dotation et d’impartialité politique est axé sur la protection, par un tiers indépendant, des principes du mérite et de l'impartialité politique dans la fonction publique fédérale. Ce programme comprend l'établissement et la défense de positions de principe et d'orientations en matière de politiques stratégiques, la réalisation de travaux de recherche stratégique, l'établissement de politiques et de normes pour la CFP, la formulation de conseils, d'interprétations et de lignes directrices, ainsi que l'administration des pouvoirs délégués et non délégués, incluant les langues officielles, le régime des activités politiques et l'administration des priorités.

Activité de programme — Services de dotation et d’évaluation

Le programme lié aux services de dotation et d'évaluation permet de mettre à jour les systèmes de ressourcement qui font le lien entre les Canadiens et les fonctionnaires à la recherche de possibilités d'emploi dans la fonction publique fédérale et les ministères et organismes responsables de l'embauche. Il fournit des services d'évaluation et des produits connexes, tels que recherche et développement, consultation, évaluation et counseling pouvant être utilisés pour le recrutement, la sélection et le perfectionnement dans toute la fonction publique fédérale. Ce programme inclut également l'offre de services, de programmes et de produits de ressourcement aux ministères et organismes, aux Canadiens et aux fonctionnaires grâce à des unités de service à la clientèle situées partout au Canada.

Activité de programme — Surveillance de l’intégrité de la dotation et de l’impartialité politique

Le programme lié à la surveillance de l'intégrité en matière de dotation et de l'impartialité politique assure la responsabilisation à l'égard de la mise en œuvre de la politique et du cadre réglementaire en matière de nomination dans le but de veiller à la protection de l'intégrité de la dotation au sein de la fonction publique et de s'assurer que la dotation est exempte d'influence politique. Ce programme comprend la surveillance du rendement des ministères et organismes et du respect par ces derniers des exigences législatives; l'exécution de vérifications et d'études; la réalisation d'enquêtes et la présentation au Parlement de rapports sur l'intégrité de la dotation à la fonction publique et de l'impartialité politique de la fonction publique.

Activité de programme – Services internes

Les services internes sont des groupes d'activités connexes et de ressources administrés de manière à répondre aux besoins des programmes d'une organisation, et à lui permettre de remplir ses autres obligations organisationnelles. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources qui visent l'ensemble d'une organisation et non les activités et les ressources qui s'appliquent à un programme particulier. Les groupes d'activités et de ressources sont les suivants :

  • Gestion et surveillance
  • Communications
  • Services juridiques
  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion des finances
  • Gestion de l’information
  • Technologies de l’information
  • Gestion des biens
  • Gestion du matériel
  • Gestion des acquisitions

Partie II — Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information

1. Organisation de la délégation et des activités

1.1 Arrêté de délégation

Le président de la Commission de la fonction publique (CFP) est désigné comme responsable de l’institution gouvernementale aux fins de l’administration de la Loi.

Conformément à l’article 73 de la Loi, les administrateurs généraux peuvent, par arrêté, déléguer certaines de leurs attributions à des cadres ou employés de l’institution qui occupent un poste au niveau approprié afin que ceux-ci exercent les pouvoirs ou assument les tâches et fonctions du responsable qui sont précisés dans l’arrêté.

Les pouvoirs, responsabilités et fonctions du président de la CFP, aux termes de la Loi, sont délégués au chef de cabinet, qui est le coordonnateur de l’AIPRP désigné pour la CFP. La responsabilité opérationnelle de l’application de la Loi incombe au gestionnaire de l’AIPRP, qui dispose d’une délégation partielle. Voir l’Annexe A – Instrument de délégation.

1.2 Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l’AIPRP est chargé de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en vue d’assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le coordonnateur est aussi responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, systèmes et procédures exigés par les deux lois ainsi que par les directives et politiques du Conseil du Trésor du Canada. Le coordonnateur exerce, entre autres, les activités suivantes :

  • Traiter les demandes présentées en vertu des deux lois;
  • Servir de porte-parole de la CFP auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada, du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et des autres ministères et organismes fédéraux pour les questions liées à la Loi;
  • Répondre aux demandes de consultation des documents de la CFP présentées par d’autres institutions fédérales;
  • Examiner la collecte de renseignements, conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada et à la Procédure de gestion de la recherche sur l’opinion publique;
  • Produire le rapport annuel au Parlement et autres rapports exigés par la Loi, de même que tout autre document requis par les organismes centraux;
  • Sensibiliser le personnel et fournir des conseils aux employés de la CFP pour s’assurer qu’ils respectent les obligations découlant des deux lois et des politiques du SCT et qu’ils en connaissent l’incidence sur les diverses initiatives liées aux programmes;
  • Veiller à ce que la CFP respecte les deux lois, les règlements et les autres procédures et politiques pertinentes.

1.3 Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (le Bureau de l’AIPRP) seconde le coordonnateur de l’AIPRP dans l’application à la CFP des dispositions des deux lois et des politiques connexes du SCT. Le Bureau de l’ATIP compte présentement un gestionnaire, deux analystes et une adjointe administrative.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la fonction d’AIPRP a été transférée de la Direction générale des affaires ministérielles au Secrétariat aux affaires générales.

En raison d’une forte hausse temporaire du nombre de demandes, le Bureau de l’AIPRP a embauché quatre experts-conseils au cours de la période de rapport afin d’aider au traitement des demandes officielles.

La tâche des analystes consiste à traiter les consultations et les demandes liées à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à préparer les réponses aux plaintes, à revoir le chapitre d’Info Source qui concerne la CFP et à appuyer les autres responsabilités en matière d’AIPRP.

Le Bureau de l’AIPRP actualise régulièrement son site intranet, son outil de prédilection pour communiquer avec les employés de la CFP. Le Bureau offre également des séances de formation aux employés de la CFP.

De plus, le Bureau de l’AIPRP examine les politiques et procédures afin d’améliorer le soutien qu’elle offre à ses agents de liaison dans les directions générales, et de favoriser une meilleure compréhension de leur rôle, de leurs responsabilités et de leurs obligations quant au traitement des demandes présentées en vertu des deux lois.

1.4 Agents de liaison de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’AIPRP traite les demandes avec le soutien de ses agents de liaison, des employés qui connaissent bien les activités de leur direction générale. On trouve un agent de liaison dans chaque direction générale ainsi qu’au Secrétariat aux affaires générales. En plus d’agir comme intermédiaires entre leur direction générale et le Bureau, les agents de liaison de l’AIPRP sont chargés de :

  • Demander aux spécialistes des programmes au sein de leur direction générale de chercher les documents pertinents;
  • Indiquer s’il existe d’autres bureaux de première responsabilité;
  • Tenir le Bureau de l’AIPRP au courant des problèmes liés à certaines demandes en particulier (p. ex., retards, entraves aux opérations, consultations requises);
  • Fournir au Bureau de l’AIPRP, comme il se doit, les documents pertinents assortis des recommandations de la direction générale. Les agents de liaison jouent un rôle important pour veiller à ce que la Commission effectue une recherche approfondie et exhaustive dans ses banques de données afin de répondre aux demandes d’accès à l’information.

Le Bureau de l’AIPRP tient régulièrement des réunions et des entretiens avec les agents de liaison afin de discuter des pratiques exemplaires et d’étudier des améliorations possibles aux procédures internes. Le Bureau de l’AIPRP communique aussi avec les agents de liaison afin d’obtenir des renseignements généraux permettant aux demandeurs de préciser leurs demandes.

2. Rapport statistique : Interprétation

Au cours des deux dernières périodes de rapport, la CFP a temporairement connu une forte hausse de la charge de travail. À partir de mai 2015, un demandeur unique a commencé à présenter régulièrement plusieurs demandes en vertu des deux lois, pour un total de 1 048 demandes durant l’exercice 2015-2016 et de 3 009 demandes durant l’exercice 2016-2017.

Graphique du nombre total des demandes présentées en vertu de l'AIPRP
Description du Graphique du nombre total des demandes présentées en vertu de l'AIPRP
Nombre total des demandes présentées en vertu de l'AIPRP
  2005–06 2006–07 2007–08 2008–09 2009–10 2010–11 2011–12 2012–13 2013–14 2014–15 2015–16 2016–17
Reçues 139 115 80 99 69 66 74 101 73 56 1 216 3 188
Traitées 133 116 86 87 81 66 69 96 82 53 1 097 3 303

En excluant cette hausse temporaire, 179 demandes ont été présentées en vertu des deux lois au cours de la période visée par le présent rapport. Cela représente une hausse de 6 % du nombre de demandes par comparaison avec l’exercice précédent. La CFP a reçu environ deux fois plus de demandes au cours des deux dernières périodes de rapport, par rapport à la moyenne générale pour les exercices précédents. La nature et le traitement de ces autres demandes étaient comparables aux données des exercices précédents.

Graphique des demandes présentées en vertu de l'AIPRP avec l’exclusion d’un demandeur
Description du Graphique des demandes présentées en vertu de l'AIPRP avec l’exclusion d’un demandeur
Demandes présentées en vertu de l'AIPRP avec l’exclusion d’un demandeur
  2005–06 2006–07 2007–08 2008–09 2009–10 2010–11 2011–12 2012–13 2013–14 2014–15 2015–16 2016–17
Reçues 139 115 80 99 69 66 74 101 73 56 168 179
Traitées 133 116 86 87 81 66 69 96 82 53 136 188

L’analyse détaillée qui suit repose sur le rapport statistique présenté à l’annexe B, incluant la forte hausse de la charge de travail.

2.1 Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Du 1er avril 2016 au 31 mars 2017, la CFP a reçu 3 062 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus des 117 demandes reportées de la période précédente. Cela représente une augmentation de 295,6 % du nombre de demandes reçues par rapport à l’exercice antérieur.

La CFP a répondu à 3 175 demandes pendant la période visée, ce qui a exigé l’examen de 45 253 pages de documents. Quatre demandes étaient encore actives à la fin de la période visée par le présent rapport et ont été reportées à la période suivante.

Graphique des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Description du Graphique des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  2005–06 2006–07 2007–08 2008–09 2009–10 2010–11 2011–12 2012–13 2013–14 2014–15 2015–16 2016–17
Reçues 41 36 30 39 31 28 28 32 18 16 1 036 3 062
Traitées 39 35 33 41 30 26 29 31 19 17 919 3 175

2.2 Nature des demandes

Contrairement à la tendance observée au cours des exercices précédents, la majorité des 3 175 demandes traitées concernaient des renseignements personnels détenus par certains employés en particulier de la CFP. La nature des autres demandes était comparable à celles des demandes traitées au cours de la période de rapport précédente :

  • 3 052 demandes (96,15 %) concernaient des renseignements personnels détenus par des employés en particulier de la CFP.
  • Trente-neuf demandes (1,2 %) concernaient des activités de dotation. La plupart d’entre elles provenaient de personnes en quête d’information concernant les documents de dotation, les droits de priorité et les évaluations
  • Vingt-six demandes (0,8 %) visaient des enquêtes et vérifications menées en vertu de la LEFP;
  • Les 58 autres demandes (1,9 %) portaient sur divers sujets.

2.3 Consultations entre les organisations

La CFP a reçu huit (8) demandes de consultation de la part d’autres ministères et organismes et une demande a été reportée à partir de la période de rapport précédente. Le traitement de ces demandes a exigé l’examen de 566 pages de documents. Aucune demande de consultation n’a été reportée à l’exercice 2017-2018 car il ne restait aucun dossier actif à la fin de la période de rapport.

En réponse aux neuf (9) demandes de consultation traitées pendant la période visée par le présent rapport, la CFP a jugé que l’information pouvait être entièrement communiquée dans quatre cas et que l’information pouvait être communiquée en partie dans cinq cas.

La CFP a consulté d’autres ministères et organismes à 61 reprises afin de traiter 30 des demandes réglées pendant la période visée par le présent rapport.

2.4 Demandes informelles

Afin d’accroître et de simplifier l’accès à l’information, la CFP traite de manière informelle le plus grand nombre possible de demandes d’information. Un demandeur peut obtenir l’accès aux renseignements personnels qui le concernent en communiquant officieusement avec le gestionnaire du programme qui contrôle ces documents. Dans ce cas, le Bureau de l’AIPRP offre de l’aide et des conseils, selon les besoins.

2.5 Réponses données aux demandes traitées

En réponse aux 3 175 demandes traitées, l’information demandée a été communiquée en totalité ou en partie dans 317 cas, soit 10 % des demandes.

Réponses données aux demandes traitées
Description du Graphique des Réponses données aux demandes traitées
Réponses données aux demandes traitées
Réponse donné Pourcentage
Communication totale 5,8 %
Communication partielle 4,2 %
Exception totale 0,2 %
Aucun document existant 88,4 %
Demande abandonnée 1,4 %

2.6 Exceptions invoquées

Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger l’information concernant certains intérêts publics ou privés. Au cours de la période visée par le présent rapport, les exceptions les plus souvent invoquées étaient liées à l’alinéa 22(1)b) [enquêtes], à l’article 26 [renseignements concernant un autre individu] et à l’article 27 [secret professionnel des avocats].

2.7 Exclusions invoquées

L’article 69 de la Loi précise les types de renseignements soustrait à l’application de la Loi. Ces exclusions concernent les documents publiés, les documents de bibliothèque ou de musée, les documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada par des tiers ou pour des tiers, certains documents liés à Énergie atomique du Canada limitée et à Radio-Canada ainsi que les documents confidentiels du Cabinet.

La CFP n’a pas invoqué d’exclusion au cours de la période visée par le présent rapport.

2.8 Prorogation du délai

Conformément à l’article 15, il est possible de proroger le délai de 30 jours prescrit par la Loi pour répondre à une demande. Plusieurs dispositions du même article permettent de proroger le délai de traitement d’une demande. Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a invoqué 43 prorogations du délai de réponse pour 40 des demandes (1,3 %) traitées au cours de cette période.

2.9 Délai de traitement

Sur les 3 175 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport, 2 930 ont été réglées dans un délai de trente jours ou moins, ce qui représente 92,5 % de l’ensemble des demandes. De plus, 202 demandes (6,4 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, et 26 autres (0,1 %) dans un délai de 61 à 120 jours. Dans neuf cas (0,1 %), il a fallu plus de 120 jours pour traiter la demande.

Au total, 2 985 demandes (94 %) ont été traitées dans le délai prescrit. Sur les 190 demandes en retard, le délai prescrit n’a pas été respecté dans 151 cas en raison de la présentation simultanée de près de 800 demandes le même jour. Le nombre de demandes en retard a baissé considérablement après que de nouvelles procédures ont été mises en place pour répondre à ces demandes répétées.

2.10 Traduction

La CFP n’a reçu aucune demande de traduction de renseignements personnels au titre de l’alinéa 17(2)b) de la Loi.

2.11 Support des documents communiqués

Sur les 317 demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués, en partie ou complètement, une copie papier a été fournie pour 185 demandes (58,47 %) et une version électronique a été fournie pour 132 demandes (41,6 %).

2.12 Corrections et notations

La CFP n’a reçu aucune demande de correction des renseignements personnels au titre du paragraphe 12(2) de la Loi.

2.13 Coûts

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a dépensé 283 159 $ pour les salaires et 177 060 $ pour les fournitures et services, dont 163 397 $ étaient consacrés à des contrats de services professionnels aux fins de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels,.

Les coûts des salaires et des services professionnels représentent 4,18 équivalents temps plein.

3. Résumé des activités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés

Des procédures spéciales ont été adoptées pour donner suite à la réception de lots de plusieurs centaines de demandes. Avec l’assistance des agents de liaison, nous avons élaboré des procédures afin de traiter avec efficience et efficacité les pics de demandes visant les renseignements détenus par des employés de la CFP. Ces procédures ont été mises en place avec succès et ont donné des résultats positifs.

3.2 Conseils et formation

Conseils

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau fournit des conseils aux gestionnaires et aux employés de la CFP, ainsi qu’à d’autres organisations et au grand public concernant divers enjeux et questions relatifs à ces deux lois.

Ces demandes d’orientation et de conseils concernaient entre autres :

  • La révision des protocoles d’entente et des ententes sur le partage de renseignements pour vérifier leur conformité aux dispositions des deux lois et des politiques connexes;
  • La révision des rapports de vérification, des réponses aux questions émanant du Parlement et d’autres documents avant leur publication pour s’assurer que les renseignements sont communiqués conformément aux deux lois;
  • La révision des rapports d’enquêtes administratives (par exemple, les rapports sur la violence en milieu de travail ou les rapports de harcèlement) avant la communication aux parties concernées afin de garantir que l’information est divulguée conformément aux principes des exemptions définies dans les lois;
  • Les réponses aux demandes de renseignements généraux présentées par le public, par écrit et par téléphone.

Participation au processus de gouvernance

Le coordonnateur de l’AIPRP fait partie du Comité de gestion de l’information et de la technologie de l’information, du Comité d’intégration, du Comité de gestion des ressources ainsi que du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert. Le gestionnaire de l’AIPRP siège au Comité d’examen des projets et au Comité de sécurité. Il fait également partie de l’équipe du projet de base sur les données ouvertes. La participation active à ces comités et à différents autres groupes de travail permet au Bureau :

  • de se tenir au fait des questions, des initiatives et des projets à venir qui pourraient avoir une incidence sur l’AIPRP;
  • d’intégrer des considérations concernant l’AIPRP à la planification et à la mise en œuvre d’initiatives et de projets.

Directive sur le gouvernement ouvert

Le Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert (PMOGO) de la CFP prévoit un ensemble d’activités et de résultats livrables qui permettront à la CFP de s’acquitter de ses obligations aux termes de la Directive sur le gouvernement ouvert du SCT. Ce plan a été conçu afin de permettre à la CFP d’élaborer les mécanismes internes requis pour maximiser la communication des renseignements et données du gouvernement ayant une valeur opérationnelle. À titre de membre du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert et de l’équipe de base de l’Initiative sur les données ouvertes, le Bureau de l’AIPRP fournit des conseils stratégiques relatifs aux enjeux en matière de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sûreté.

Rapports internes

Le Bureau de l’AIPRP présente des séances d’information spéciales, selon les besoins, afin de tenir la direction au courant des tendances relatives aux demandes d’accès à l’information.

Formation

Le Bureau de l’AIPRP offre un programme de formation continue à l’intention des superviseurs et des gestionnaires de la CFP. L’objectif principal de ce programme est de s’assurer que les gestionnaires connaissent à fond les responsabilités qui leur incombent en vertu des deux lois ainsi que des politiques connexes. Le Bureau a offert 14 séances de formation.

Le groupe de travail composé d’agents de liaison s’est réuni à cinq reprises au cours de la période visée par le présent rapport pour discuter des pratiques exemplaires, remédier aux lacunes et offrir de la formation.

3.3 Système de suivi et imagiciel

Le Bureau de l’AIPRP continue d’utiliser les logiciels AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. En prévision de la migration éventuelle de la CFP à Windows 10, nous procédons aux essais de la dernière version disponible de la suite logicielle AccessPro en vue de son déploiement au Bureau.

3.4 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

3.4.1 Fichiers de renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a examiné 69 fichiers de renseignements personnels (FRP) pour en assurer la conformité à l’architecture d’alignement des programmes.

3.4.2 Fichiers inconsultables

La CFP ne détient aucun fichier inconsultable. Aucun accès n’a été refusé aux termes du paragraphe 18(2) de la Loi.

3.4.3. Communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi

Les renseignements personnels détenus par une institution fédérale ne peuvent pas être communiqués sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les cas prévus au paragraphe 8(2) de la Loi.

Aux termes de l’alinéa 8(2)e) il est possible de communiquer des renseignements personnels à un organisme d’enquête déterminé par règlement en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a reçu une demande de ce type de la GRC et a fourni les renseignements demandés.

L’alinéa 8(2)m) de la Loi s’applique dans les cas où, de l’avis du responsable de l’institution, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une violation éventuelle de la vie privée, ou dans les cas où la personne concernée en tirerait un avantage certain. Cette disposition n’a pas été utilisée au cours de la période visée par le présent rapport.

3.4.4 Examen des documents

Le Bureau de l’AIPRP examine régulièrement certains documents avant leur communication ou avant la mise en œuvre d’un projet afin de relever les renseignements personnels qu’ils pourraient contenir. Cet examen permet l’application des procédures appropriées avant leur communication et appuie les dispositions de la Loi.

Afin de protéger les renseignements personnels des participants aux enquêtes internes, le Bureau de l’AIPRP offre un service d’examen des rapports d’enquête avant qu’ils soient communiqués aux personnes concernées. Le Bureau de l’AIPRP a examiné cinq de ces rapports pour la Direction de la gestion des ressources humaines.

Le Bureau de l’AIPRP a examiné les mises à jour de deux énoncés de confidentialité et fourni des conseils à leur propos. Aucune clause de contrat en matière de confidentialité ou de sécurité n’a fait l’objet d’un examen au cours de la période visée par le présent rapport.

Le Bureau de l’AIPRP a contribué à l’examen d’une entente sur le partage de renseignements.

3.5 Atteintes à la vie privée

Cinq cas d’atteinte à la vie privée ont été confirmés au cours de la période visée par le présent rapport. Bien que deux de ces cas aient été le résultat d’erreurs humaines involontaires, trois cas ont été causés par un manque de connaissance des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La politique interne de la CFP sur les atteintes à la vie privée ne fait pas de distinction entre les atteintes substantielles et les atteintes mineures à la vie privée. Par conséquent, toutes les atteintes à la vie privée ont été signalées au Commissariat à la protection de la vie privée et au SCT.

Au moment de la rédaction du présent rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée avait fourni une réponse relativement à deux des cinq cas d’atteinte à la vie privée. Ces deux cas sont considérés comme des atteintes mineures à la vie privée.

3.6 Rapport annuel sur le statut des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Le 24 mars 2017, le Bureau de l’AIPRP a présenté au Comité exécutif de gestion (CEG) de la CFP le second rapport annuel amélioré sur le statut des EFVP. Ce rapport amélioré vise à :

  • dresser la liste de toutes les collectes de renseignements personnels menées par chaque secteur de programme;
  • fournir de l’information sur le statut des EFVP à la CFP;
  • relever les lacunes concernant la gestion des risques associés à la collecte de renseignements personnels;
  • formuler des recommandations quant à l’élimination de ces lacunes.

Une des principales recommandations de ce rapport suggère au Bureau de l’AIPRP d’élaborer une architecture liée aux EFVP pendant l’exercice financier 2017-2018, car il a été impossible de le faire au cours de l’exercice financier précédent. Cette architecture liée aux EFVP produira un modèle final qui permettra de cerner et de gérer de façon appropriée les risques associés à toutes les collectes de renseignements personnels menées par la CFP. Cette recommandation a été approuvée par le CEG et a été inscrite dans le plan d’activités intégré de la CFP à titre de priorité.

4. Plaintes

4.1 Nombre de plaintes

Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a avisé la CFP de 2 183 plaintes concernant le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que de quatre plaintes concernant la gestion des renseignements personnels par la CFP au cours de la période visée par le présent rapport. La plupart des plaintes reçues au cours de la période de rapport provenaient de la même personne qui avait présenté de multiples demandes. Huit plaintes ont été présentées par d’autres personnes.

4.2 Nature des plaintes

Les plaintes reçues pendant la période visée par le rapport concernaient les enjeux suivants :

  • Une plainte liée à la prorogation du délai de traitement;
  • Treize plaintes relatives au non-respect par la CFP du délai prescrit par la Loi;
  • Un total de 2 165 plaintes concernant le refus d’une demande d’accès à des renseignements personnels;
  • Quatre plaintes visant la communication de renseignements personnels.

4.3 Plaintes réglées

Au cours de la période visée par le rapport, le CPVP a confirmé que 2 343 demandes d’enquête avaient été annulées avec le consentement du plaignant.

Le CPVP a jugé que 11 plaintes étaient bien fondées; ces plaintes concernaient toutes le non-respect par la CFP du délai prescrit. Ces 11 plaintes ont été jugées réglées par le CPVP et aucune mesure supplémentaire n’a été nécessaire.

Les enquêtes relatives à huit (8) plaintes ont été reportées à la prochaine période de rapport.

5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est entrée en vigueur en mai 2002 et a été remplacée par la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en avril 2010. La Directive a pour but de permettre aux institutions gouvernementales de déterminer si un programme ou une initiative de prestation des services comprenant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels tels que définis dans la Loi, se conforme aux principes de protection de la vie privée. Les EFVP visent également à éviter ou à atténuer les risques identifiables d’atteinte à la vie privée. Le Bureau de l’AIPRP donne des conseils et de l’aide aux gestionnaires de la CFP tout au long du processus de production des EFVP; elle examine notamment les rapports d’EFVP et assure la liaison avec le CPVP.

La CFP a effectué une nouvelle EFVP à propos du Programme des droits de priorité et du Système de gestion de l’information sur les priorités (SGIP) et l’a transmise au CPVP et au SCT au cours de la période visée par le présent rapport.

On peut consulter les sommaires des EFVP sur le site Internet de la CFP.

Le Centre de psychologie du personnel de la CFP a lancé une EFVP à propos de ses activités d’évaluation. Le Bureau de l’AIPRP continuera de soutenir l’élaboration de cette EFVP au cours de l’exercice financier 2017-2018.

Annexe A – Instrument de délégation

Loi sur la protection des renseignements personnels – Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Présidente de la Commission de la fonction publique du Canada, à titre de responsable d'une institution fédérale, délègue par les présentes, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, certaines de ses attributions précisées ci-après et décrites plus en détail à l'annexe A aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :

Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Poste Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Chef de Cabinet/Coordonnateur d'accès à l'information et protection des renseignements personnels Loi: (8)(2)(j), 8(4), 8(5), 9(1), 9(4), 10, 14, 15, 17(2)(b), 17(3)(b), 18(2), 19-22, 22.3-28, 31, 33(2), 35(1), 35(4), 36(3), 37(3), 51(2)(b), 51(3), 72(1)

Règlements: 9, 11(2), 11(4), 13(1), 14
Gestionnaire, Accès à l'information et protection des renseignements personnels Loi: 15, 17(2)(b), 17(3)(b)

Règlements: 9, 11(2)

Cette délégation est effective à partir du 29e jour du mois de décembre 2016.


Christine Donoghue
Présidente par intérim


Date : 16 décembre 2016

Appendice A :

Loi sur la protection des renseignements personnels

8(2)j)
Communication à des fins de recherche
8(4)
Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)e)
8(5)
Avis de communication en vertu de l’alinéa 8(2)m)
9(1)
Conservation d'un relevé des cas d'usage
9(4)
Usages compatibles
10
Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels
14
Notification lors de demande de communication
15
Prorogation du délai
17(2)b)
Version de la communication
17(3)b)
Communication sur support de substitution
18(2)
Exception (fichiers inconsultables)- autorisation de refuser
19(1)
Exception - renseignements obtenus à titre confidentiel
19(2)
Exception - cas où la divulgation est autorisée
20
Exception - affaires fédéro-provinciales
21
Exception - affaires internationales et défense
22
Exception - application de la loi et enquêtes
22.3
Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
23
Exception - enquêtes de sécurité
24
Exception - individus condamnés pour une infraction
25
Exception - sécurité des individus
26
Exception - renseignements concernant un autre individu
27
Exception - secret professionnel des avocats
28
Exception - dossiers médicaux
31
Avis d'enquête
33(2)
Droit de présenter ses observations
35(1)
Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée
35(4)
Communication accordée
36(3)
Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable)
37(3)
Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (Contrôle d'application)
51(2(b)
Règles spéciales (auditions)
51(3)
Présentation d'arguments en l'absence d'une partie
72(1)
Rapports au Parlement

Règlement sur la protection des renseignements personnels

9
Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels
11(2)
Avis que les corrections demandées ont été effectuées
11(4)
Avis que les corrections demandées ont été refusées
13(1)
Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique au mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice.
14
Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice.

Annexe B – Rapport statistique 2016-2017 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commission de la fonction publique du Canada

Période de rapport : 2016-04-01 au 2017-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 3 062
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 117
Total 3 179
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 3 175
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 4

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Résolution et délai de traitement

Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15
jours
16 à 30
jours
31 à 60
jours
61 à 120
jours
121 à 180
jours
181 à 365
jours
Plus de 365
jours
Total
Communication totale 4 180 1 0 0 0 0 185
Communication partielle 1 86 24 15 0 4 2 132
Exception totale 0 3 4 0 0 0 0 7
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 36 2 589 172 9 0 1 0 2 807
Demande abandonnée 27 11 1 2 0 1 1 43
Ni confirmée ni infirmée 0 1 0 0 0 0 0 1
Total 68 2 870 202 26 0 6 3 3 175

2.2 Exceptions

Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 1
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 27
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 79
27 85
28 0

2.3 Exclusions

Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 109 76 0
Communication partielle 76 56 0
Total 185 132 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 3 177 1 772 185
Communication partielle 37 502 15 162 132
Exception totale 496 0 7
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 4 078 1 376 43
Ni confirmée ni infirmée 0 0 1
Total 45 253 18 310 368
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 183 1 441 1 324 1 7 0 0 0 0
Communication partielle 76 757 35 3 124 9 2 016 12 9 265 0 0
Exception totale 5 0 2 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 39 105 2 275 0 0 2 996 0 0
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 304 2 303 40 3 723 10 2 023 14 10 261 0 0
2.5.3 Autres complexités
Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 30 0 0 0 30
Exception totale 1 0 0 0 1
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 32 0 0 0 32

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
190 181 3 5 1
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 26 3 29
16 à 30 jours 143 0 143
31 à 60 jours 1 6 7
61 à 120 jours 2 0 2
121 à 180 jours 0 2 2
181 à 365 jours 2 3 5
Plus de 365 jours 0 2 2
Total 174 16 190

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 — Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
1 0 0 1

Partie 4 — Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 — Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes avec prorogation 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 12 0 26 0
Exception totale 0 0 1 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 1 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 0 0
Total 16 0 27 0

5.2 Durée de la prorogation

Durée de la prorogation
Durée de la prorogation 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction
Article 70 Autres
1 à 15 jours 4 0 2 0
16 à 30 jours 12 0 25 0
Total 16 0 27 0

Partie 6 — Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada ou d’autres organisations

Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada ou d’autres organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 8 502 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 1 64 0 0
Total 9 566 0 0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 9 566 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15
jours
16 à 30
jours
31 à 60
jours
61 à 120
jours
121 à 180
jours
181 à
365 jours
Plus de
365 jours
Total
Communication totale 1 3 0 0 0 0 0 4
Communication partielle 3 2 0 0 0 0 0 5
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 5 0 0 0 0 0 9

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15
jours
16 à 30
jours
31 à 60
jours
61 à 120
jours
121 à
180 jours
181 à
365 jours
Plus de
365 jours
Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 — Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 — Plaintes et enquêtes

Plaintes et enquêtes
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
2 180 19 11 0 2 210

Partie 9 — Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Nombre d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée terminées 1

Partie 10 — Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Coûts
Dépenses Montant
Salaires 283 159 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 177 060 $
  Contrats de services professionnels 163 397 $  
  Autres 13 663 $  
Total 460 219 $

10.2 Ressources humaines

Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 2,77
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 1,41
Étudiants 0,00
Total 4,18
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