Loi sur la protection des renseignements personnels — Rapport annuel — 1er avril 2017 au 31 mars 2018

• Introduction
• Partie I — Aperçu de la Commission de la fonction publique
  
  • 1. Raison d'être, rôle et mandat : composition et responsabilités
    • Raison d'être
    • Rôle et mandat
  • 2. Résultat stratégique et architecture d'alignement des programmes
• Partie II — Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
  
  • 1. Organisation de la délégation et des activités
    • 1.1 Arrêté de délégation
    • 1.2 Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • 1.3 Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • 1.4 Agents de liaison de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  • 2. Rapport statistique : Interprétation
    • 2.1 Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
    • 2.2 Nature des demandes
    • 2.3 Consultations entre les organisations
    • 2.4 Demandes informelles
    • 2.5 Réponses données aux demandes traitées
    • 2.6 Exceptions invoquées
    • 2.7 Exclusions invoquées
    • 2.8 Prorogation du délai
    • 2.9 Délai de traitement
    • 2.10 Traduction
    • 2.11 Support des documents communiqués
    • 2.12 Corrections et notations
    • 2.13 Coûts
  • 3. Résumé des activités du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • 3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés
    • 3.2 Conseils et formation
    • 3.3 Système de suivi et logiciel imagiciel
    • 3.4 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels
    • 3.5 Atteintes à la vie privée
    • 3.6 Rapport annuel sur le statut des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
  • 4. Plaintes
    • 4.1 Nombre de plaintes
    • 4.2 Nature des plaintes
    • 4.3 Plaintes réglées
  • 5. Affaires judiciaires
  • 6. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Annexe A — Instrument de délégation
• Annexe B — Rapport statistique 2017–2018 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

La Loi donne aux particuliers accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

La Loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers d’avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et en leur accordant le droit d’accéder à leurs renseignements personnels et de demander que des corrections y soient apportées.

L’article 72 de la Loi stipule que le responsable de chaque institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel traitant de l’application de la Loi au sein de son organisation. Dans les 3 mois suivant la fin de chaque exercice financier, ces rapports sont déposés devant chacune des chambres du Parlement ou, si ces dernières ne siègent pas, dans les 15 premiers jours de la session suivante.

Le présent rapport annuel donne un aperçu de la gestion et de l’administration de la Loi à la Commission de la fonction publique du Canada pendant l’exercice 2017­2018.

Partie I – Aperçu de la Commission de la fonction publique

1. Raison d’être, rôle et mandat : composition et responsabilités^{Note de bas de page 1} 

Raison d’être

Le mandat de la Commission de la fonction publique du Canada consiste à promouvoir et à protéger les nominations fondées sur le mérite et, de concert avec les autres intervenants, à préserver l’impartialité politique de la fonction publique. La Ministre de Services publics et Approvisionnement Canada, à titre de ministre désignée, dépose devant le Parlement notre rapport annuel et nos rapports spéciaux.

Conformément au système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établi par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), nous remplissons son mandat en fournissant des orientations et une expertise stratégiques, ainsi qu’en exerçant une surveillance efficace. De plus, nous offrons des services de dotation et d’évaluation novateurs.

Rôle et mandat

Nous sommes responsable de promouvoir et de protéger les nominations fondées sur le mérite qui sont exemptes de toute influence politique et, de concert avec les autres intervenants, de préserver la nature non partisane de la fonction publique.

Voici en quoi consiste notre mandat :

• faire des nominations internes et externes à la fonction publique qui sont fondées sur le mérite et qui sont exemptes de toute influence politique. La LEFP confère à la Commission le droit de déléguer aux administrateurs généraux ses pouvoirs de nomination à des postes dans la fonction publique. Actuellement, la CFP délègue ces pouvoirs aux administrateurs généraux assujettis à la LEFP dans toute l’administration publique fédérale
• administrer les dispositions de la LEFP qui portent sur les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux. La partie 7 de la LEFP reconnaît aux fonctionnaires le droit de se livrer à des activités politiques, tout en respectant le principe d’impartialité politique au sein de la fonction publique
• surveiller l’intégrité du système de dotation et, de concert avec les autres intervenants, garantir l’impartialité politique de la fonction publique. Cette fonction de surveillance comprend :
  • le pouvoir de réglementation et la fonction d’établissement de politiques
  • l’apport continu de soutien et d’orientation et l’évaluation régulière du rendement en dotation des organisations délégataires
  • la tenue de vérifications permettant une évaluation indépendante du rendement et de la gestion des activités de dotation
  • la conduite d’enquêtes sur les processus de dotation et les activités politiques irrégulières des fonctionnaires

2. Résultat stratégique et l'Architecture d'alignement des programmes

Notre Architecture d’alignement des programmes consiste en 1 résultat stratégique et en 4 programmes.

Résultat stratégique de la Commission de la fonction publique

Offrir à la population canadienne une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative, capable de lui fournir des services dans les deux langues officielles, et au sein de laquelle les nominations sont fondées sur le mérite et sur les valeurs que sont la justice, l'accessibilité, la représentativité et la transparence.

Programme - Intégrité du système de dotation et impartialité politique

Le programme lié à l’intégrité du système de dotation et impartialité politique est axé sur la protection, par un tiers indépendant, des principes du mérite et de l’impartialité politique dans la fonction publique fédérale. Ce programme comprend l’établissement et la défense de positions de principe et d’orientations en matière de politiques stratégiques, la réalisation de travaux de recherche stratégique, l’établissement de nos politiques et de nos normes, la formulation de conseils, d’interprétations et de lignes directrices, ainsi que l’administration des pouvoirs délégués et non délégués, incluant les langues officielles, le régime des activités politiques et l’administration des priorités.

Programme - Services de dotation et d’évaluation

Le programme lié aux services de dotation et d’évaluation permet de mettre à jour les systèmes de ressourcement qui font le lien entre les Canadiens et les fonctionnaires à la recherche de possibilités d’emploi dans la fonction publique fédérale et les ministères et organismes responsables de l’embauche. Il fournit des services d’évaluation et des produits connexes, tels que recherche et développement, consultation, évaluation et counseling pouvant être utilisés pour le recrutement, la sélection et le perfectionnement dans toute la fonction publique fédérale. Ce programme inclut également l’offre de services, de programmes et de produits de ressourcement aux ministères et organismes, aux Canadiens et aux fonctionnaires grâce à des unités de service à la clientèle situées partout au Canada.

Programme – Surveillance de l’intégrité de la dotation et de l’impartialité politique

Le programme lié à la surveillance de l’intégrité en matière de dotation et d’impartialité politique assure la responsabilisation à l’égard de la mise en œuvre de la politique et du cadre réglementaire en matière de nomination dans le but de veiller à la protection de l’intégrité de la dotation au sein de la fonction publique et de s’assurer que la dotation est exempte d’influence politique. Ce programme comprend la surveillance du rendement des ministères et organismes et du respect par ces derniers des exigences législatives; l’exécution de vérifications et d’études; la réalisation d’enquêtes et la présentation au Parlement de rapports sur l’intégrité de la dotation à la fonction publique et de l’impartialité politique de la fonction publique.

Programme – Services internes

Les services internes sont des groupes d'activités connexes et de ressources administrés de manière à répondre aux besoins des programmes d'une organisation, et à lui permettre de remplir ses autres obligations organisationnelles. Les services internes comprennent les activités et les ressources dans 10 catégories de service distinct qui soutiennent la prestation des programmes d'une organisation, peu importe son modèle de prestation de services internes. Les 10 catégories de service sont les suivantes :

• services de gestion et de surveillance
• services de communications
• services juridiques internes
• services de gestion des ressources humaines
• services de gestion des finances
• services de gestion de l'information
• services de technologies de l'information
• services de gestion des biens
• services de gestion du matériel
• les services de gestion des acquisitions

Partie II — Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Organisation de la délégation et des activités

1.1 Arrêté de délégation

Le président de la Commission de la fonction publique du Canada est désigné comme responsable de l’institution gouvernementale aux fins de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi).

Conformément à l’article 73 de la Loi, les administrateurs généraux peuvent, par arrêté, déléguer certaines de leurs attributions à des cadres ou employés de l’institution qui occupent un poste au niveau approprié afin que ceux-ci exercent les pouvoirs ou assument les tâches et fonctions du responsable qui sont précisés dans l’arrêté.

Une vaste proportion des pouvoirs, des responsabilités et des fonctions du président, aux termes de la Loi, est déléguée au chef de cabinet, qui est la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) désigné pour la Commission de la fonction publique du Canada. La responsabilité opérationnelle de l’application de la Loi incombe au gestionnaire de l’AIPRP, qui dispose d’une délégation partielle. Voir l’Annexe A – Instrument de délégation.

1.2 Coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La coordonnatrice de l’AIPRP est chargée de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et procédures efficaces en vue d’assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (les Lois).

La coordonnatrice est aussi responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, systèmes et procédures exigés par les deux lois ainsi que par les directives et politiques du Conseil du Trésor du Canada. La coordonnatrice exerce, entre autres, les activités suivantes :

• traiter les demandes présentées en vertu des deux lois
• servir de porte-parole de la Commission de la fonction publique du Canada auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du Commissariat à l’information du Canada, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et des autres ministères et organismes fédéraux pour les questions liées aux Lois
• répondre aux demandes de consultation des documents de la Commission de la fonction publique du Canada présentées par d’autres institutions fédérales
• examiner les renseignements recueillis, conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada et à la Procédure de gestion de la recherche sur l’opinion publique
• produire le rapport annuel au Parlement et les autres rapports exigés par la Loi, de même que tout autre document requis par les organismes centraux
• sensibiliser le personnel et fournir des conseils à nos employés pour s’assurer qu’ils respectent les obligations découlant des deux lois et des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et qu’ils en connaissent l’incidence sur les diverses initiatives liées aux programmes
• veiller à ce que nous respections les deux lois, les règlements et les autres procédures et politiques pertinentes

1.3 Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (le Bureau de l’AIPRP) seconde la coordonnatrice de l’AIPRP dans l’application à la Commission de la fonction publique du Canada des dispositions des deux lois et des politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor. Il compte présentement 1 gestionnaire, 2 analystes et 1 adjointe administrative et il relève du Secrétariat aux affaires générales.

La tâche des analystes consiste à traiter les demandes et les consultations liées à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à préparer les réponses aux plaintes, à revoir le chapitre d’Info Source qui concerne la Commission de la fonction publique du Canada et à appuyer les autres responsabilités en matière d’AIPRP. Les analystes offrent des conseils en matière de protection des renseignements personnels et du soutien dans l’évaluation des activités de programme ainsi que de l’aide dans la création de documents relatifs à la conformité à la protection des renseignements personnels, tels que les énoncés de confidentialité et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. De plus, les analystes soutiennent les fonctionnaires des ministères dans la gestion des problèmes d’atteinte à la vie privée et de divulgation de renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP offre des séances de formation générale et personnalisée à nos employés.

Le Bureau de l’AIPRP réexamine également ses politiques et ses procédures afin d’améliorer le soutien offert à ses agents de liaison avec les secteurs et de favoriser une meilleure compréhension de leur rôle, de leurs responsabilités et de leurs obligations quant au traitement des demandes présentées en vertu des deux lois.

1.4 Agents de liaison de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’AIPRP traite les demandes avec le soutien de ses agents de liaison, des employés qui connaissent bien les activités de leur secteur. On trouve un agent de liaison dans chaque secteur ainsi qu’au Secrétariat aux affaires générales. En plus d’agir comme intermédiaires entre leur secteur et le Bureau, les agents de liaison de l’AIPRP sont chargés de :

• demander aux spécialistes des programmes au sein de leur secteur de chercher les documents pertinents
• indiquer s’il existe d’autres bureaux de première responsabilité
• tenir le Bureau de l’AIPRP au courant des problèmes liés à certaines demandes en particulier (p. ex., retards, entraves aux opérations, consultations requises)
• fournir au Bureau de l’AIPRP, comme il se doit, les documents pertinents assortis des recommandations du secteur
  • Les agents de liaison jouent un rôle important pour veiller à ce que la Commission effectue une recherche approfondie et exhaustive dans ses banques de données afin de répondre aux demandes

Le Bureau de l’AIPRP tient régulièrement des réunions avec les agents de liaison afin de discuter des pratiques exemplaires et d’étudier des améliorations possibles aux procédures internes. Le groupe de travail composé d’agents de liaison de l’AIPRP s’est réuni 3 fois au cours de la période visée par le présent rapport pour discuter des pratiques exemplaires, remédier aux lacunes et offrir des possibilités de formation. Le Bureau de l’AIPRP communique aussi avec les agents de liaison afin d’obtenir des renseignements généraux pour permettre aux demandeurs de clarifier leurs demandes.

2. Rapport statistique : Interprétation

Au cours de la dernière période de rapport, nous avons reçu un total de 151 demandes présentées en vertu des deux lois et répondu à 158 demandes. Ce nombre représente une baisse de 95 % du nombre de demandes reçues par comparaison avec l’exercice précédent. Par rapport à notre moyenne historique, qui exclut une hausse temporaire de 2015 à 2017, ces 151 demandes représentent une augmentation de 49 %.

2.1 Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Du 1er avril 2017 au 31 mars 2018, nous avons reçu 51 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus des 4 demandes reportées de la période précédente. Cela représente une diminution de 98,3 % du nombre de demandes reçues par rapport à l’exercice antérieur.

Nous avons répondu à 54 demandes pendant la période visée par le présent rapport, ce qui a exigé l’examen de 8 139 pages de documents. Une demande était encore active à la fin de la période visée par le présent rapport et a été reportée à la période suivante.

2.2 Nature des demandes

Conformément à la tendance observée au cours de la période de rapport précédente, la majorité des 54 demandes traitées concernaient des renseignements personnels détenus par certains employés de la Commission de la fonction publique du Canada :

• 17 demandes (31,5 %) concernaient des activités de dotation. La plupart d’entre elles provenaient de personnes en quête d’information concernant les documents de dotation, les droits de priorité et les évaluations
• 10 demandes (18,5 %) concernaient des renseignements personnels détenus par des employés en particulier de la Commission de la fonction publique du Canada
• 2 demandes (3,7 %) visaient des enquêtes et vérifications menées en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique
• les 25 autres demandes (46,3 %) portaient sur divers sujets

2.3 Consultations entre les organisations

Nous avons reçu 4 demandes de consultation de la part d’autres ministères et organismes et aucune demande n’a été reportée de la période de rapport précédente. Le traitement de ces demandes a exigé l’examen de 174 pages de documents. Aucune demande de consultation n’a été reportée à l’exercice 2018-2019, car il ne restait aucun dossier actif à la fin de la période de rapport.

En réponse aux 4 demandes de consultation traitées pendant la période visée par le présent rapport, la Commission de la fonction publique du Canada n’a formulé aucune objection à la divulgation des rapports pour 2 demandes et a recommandé des exceptions pour les 2 autres demandes.

Nous avons consulté d’autres ministères et organismes à 4 reprises afin de traiter 3 des demandes réglées pendant la période visée par le présent rapport.

2.4 Demandes informelles

Afin d’améliorer et de simplifier l’accès à l’information, nous avons traité de manière informelle le plus grand nombre possible de demandes d’information. Un demandeur peut obtenir l’accès aux renseignements personnels qui le concernent en communiquant officieusement avec le gestionnaire du programme qui contrôle ces documents. Dans ce cas, le Bureau de l’AIPRP offre de l’aide et des conseils, selon les besoins.

2.5 Réponses données aux demandes traitées

Pour les 54 demandes traitées pendant la période visée, l’information demandée a été communiquée en totalité ou en partie dans 30 cas, soit 55,6 % des demandes. Les autres demandes ont été abandonnées (38,9 %) ou n’avaient aucuns documents existant (5,6 %). Sur les 21 demandes abandonnées au cours de la période visée, 17 ont été redirigées vers une autre institution gouvernementale.

Par rapport à la période de rapport précédente, la proportion de demandes n’ayant aucuns documents existant a diminué de manière significative. Cela s’explique par un retour à la normale après une hausse temporaire de demande survenue au cours des périodes de rapport précédentes.

2.6 Exceptions invoquées

Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger l’information concernant certains intérêts publics ou privés. Au cours de la période visée par le présent rapport, les exceptions les plus souvent invoquées se rapportaient à l’article 26 [renseignements concernant un autre individu], à l’alinéa 22(1)b) [enquêtes], et à l’article 27 [secret professionnel des avocats].

2.7 Exclusions invoquées

Les articles 69 et 70 de la Loi précisent les types de renseignements soustraits à l’application de la Loi. Ces exclusions concernent les documents publiés, les documents de bibliothèque ou de musée, les documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada par des tiers ou pour des tiers, certains documents liés à Radio-Canada ainsi que les documents confidentiels du Cabinet.

Nous n’avons pas invoqué d’exclusion au cours de la période visée.

2.8 Prorogation du délai

Conformément à l’article 15, il est possible de proroger le délai de 30 jours prescrit par la Loi pour répondre à une demande. Plusieurs dispositions du même article permettent de proroger le délai de traitement d’une demande. Au cours de la période visée, la Commission de la fonction publique du Canada a invoqué 5 prorogations du délai de traitement pour 4 des demandes (7,4 %) traitées au cours de cette période.

2.9 Délai de traitement

Sur les 54 demandes traitées au cours de la période visée, 47 ont été réglées dans un délai de 30 jours ou moins, ce qui représente 87 % de l’ensemble des demandes. De plus, 4 demandes (7,4 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, et 2 autres (3,7 %) dans un délai de 61 à 120 jours. Dans 1 cas (1,8 %), il a fallu plus de 120 jours pour traiter la demande.

Au total, 52 demandes (96,2 %) ont été traitées dans le délai prescrit.

2.10 Traduction

Nous n’avons reçu aucune demande de traduction de renseignements personnels en application de l’alinéa 17(2)b) de la Loi.

2.11 Support des documents communiqués

Sur les 30 demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués, en partie ou complètement, une copie papier a été fournie pour 9 demandes (30 %) et une version électronique a été fournie pour 21 demandes (70 %).

2.12 Corrections et notations

Nous n’avons reçu aucune demande de correction des renseignements personnels au titre du paragraphe 12(2) de la Loi.

2.13 Coûts

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a dépensé 146 798 $ pour les salaires et 20 281 $ pour les fournitures et services, dont 28 561 $ étaient consacrés à des contrats de services professionnels aux fins de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les coûts des salaires et des services professionnels représentent 1,82 équivalent temps plein.

3. Résumé des activités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés

de l’AIPRP a engagé un consultant pour produire une architecture relative aux Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Ce document, à l’aide du répertoire des programmes de l’organisation, examine les risques d’atteinte à la vie privée des programmes de la Commission de la fonction publique du Canada et indique quelles EFVP devraient être réalisées. À l’aide de cette architecture, le Bureau de l’AIPRP créera un plan d’action et un échéancier durant lequel ces évaluations devraient être effectuées.

En outre, le Bureau de l’AIPRP a effectué un examen des procédures de demande d’AIPRP à l’aide de la méthode LEAN. Il a déterminé plusieurs domaines d’amélioration possibles et il a établi une ébauche de plan d’action pour consultation durant l’exercice financier 2018-2019.

3.2 Conseils et formation

Conseils

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de l’AIPRP fournit des conseils aux gestionnaires et aux employés de la Commission de la fonction publique du Canada, ainsi qu’à d’autres organisations et au grand public concernant divers enjeux et questions relatifs à ces deux lois.

Ces demandes d’orientation et de conseils concernaient entre autres :

• la révision des protocoles d’entente et des ententes sur le partage de renseignements pour vérifier leur conformité aux dispositions des deux lois et des politiques connexes
• la révision des rapports de vérification, des réponses aux questions émanant du Parlement et d’autres documents avant leur publication pour s’assurer que les renseignements sont communiqués conformément aux deux lois
• la révision des rapports d’enquêtes administratives (par exemple, les rapports sur la violence en milieu de travail ou les rapports de harcèlement) avant la communication aux parties concernées afin de garantir que l’information est divulguée conformément aux principes des exceptions définies dans les lois
• la formulation de recommandations concernant la divulgation de renseignements personnels
• les réponses aux demandes de renseignements généraux présentées par le public, par écrit et par téléphone

Participation au processus de gouvernance

La coordonnatrice de l’AIPRP fait partie du Comité d’intégration, du Comité de gestion des ressources et du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert. Le gestionnaire de l’AIPRP est membre du Comité d’intégration, du Comité de sécurité, de l’équipe du projet de base sur les données ouvertes et du Comité consultatif sur le gouvernement ouvert. Il joue également le rôle de conseiller au sein du Groupe de travail sur l’interface de la Nouvelle orientation en dotation.

La participation active à ces comités et à différents autres groupes de travail permet au Bureau :

• de se tenir au fait des questions, des initiatives et des projets à venir qui pourraient avoir une incidence sur l’AIPRP
• d’intégrer des considérations concernant l’AIPRP à la planification et à la mise en œuvre d’initiatives et de projets

Gouvernement ouvert

Notre Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert (PMOGO) prévoit un ensemble d’activités et de résultats livrables afin de nous acquitter de nos obligations selon la Directive sur le gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Ce plan a été conçu afin de nous permettre d’élaborer les mécanismes internes requis pour maximiser la communication des renseignements et données du gouvernement ayant une valeur opérationnelle. À titre de membre du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert et de l’équipe de base de l’Initiative sur les données ouvertes, le Bureau de l’AIPRP fournit des conseils stratégiques relatifs aux enjeux en matière de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sûreté.

Rapports internes

Nous avons un programme d’AIPRP stable et efficace. Par conséquent, le Bureau de l’AIPRP produit des rapports sur les questions importantes seulement, de manière ponctuelle, au besoin. Il rencontre certains cadres supérieurs pour régler des questions précises.

Il présente également des mises à jour annuelles au Comité exécutif de gestion sur l’administration du programme d’AIPRP et le statut des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Formation

Le Bureau de l’AIPRP offre une formation de base continue aux superviseurs et gestionnaires de la Commission de la fonction publique du Canada. L’objectif principal de ce programme est de s’assurer que les gestionnaires connaissent à fond les responsabilités qui leur incombent en vertu des deux lois ainsi que des politiques internes connexes. Le Bureau a offert 3 séances de formation auxquelles ont participé 11 personnes.

Le groupe de travail composé d’agents de liaison s’est réuni à 3 reprises au cours de la période visée par le présent rapport pour discuter des pratiques exemplaires et pour savoir comment remédier aux lacunes et offrir des possibilités de formation.

3.3 Système de suivi et imagiciel

Le Bureau de l’AIPRP continue d’utiliser les logiciels AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. En prévision de notre migration éventuelle à Windows 10, nous procédons aux essais de la dernière version disponible de la suite logicielle AccessPro en vue de son déploiement au Bureau de l’AIPRP.

3.4 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

3.4.1 Fichiers de renseignements personnels

Au cours de la période visée, nous avons examiné 77 fichiers de renseignements personnels pour en assurer la conformité avec notre architecture d’alignement des programmes.

3.4.2 Fichiers inconsultables

Nous ne détenons aucun fichier inconsultable. Aucun accès n’a été refusé en vertu du paragraphe 18(2) de la Loi.

3.4.3 Communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi

Les renseignements personnels détenus par une institution fédérale ne peuvent pas être communiqués sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les cas prévus au paragraphe 8(2) de la Loi.

Aux termes de l’alinéa 8(2)e), il est possible de communiquer des renseignements personnels à un organisme d’enquête déterminé par règlement en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites. Cette disposition n’a pas été invoquée au cours de la période visée par le présent rapport.

L’alinéa 8(2)m) de la Loi s’applique dans les cas où, de l’avis du responsable de l’institution, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une violation éventuelle de la vie privée, ou dans les cas où la personne concernée en tirerait un avantage certain. Nous avons invoqué cette disposition 2 fois au cours de la période visée par le présent rapport.

Une divulgation était justifiée par l’intérêt public supérieur, et les renseignements personnels ont été communiqués à la Gendarmerie royale du Canada. La deuxième divulgation a été effectuée auprès de l’administrateur général du ministère dans lequel la personne travaillait. Dans les deux cas, le commissaire à la protection de la vie privée a été avisé après la divulgation.

3.4.4 Examen des documents

Le Bureau de l’AIPRP examine régulièrement certains documents avant leur communication ou avant la mise en œuvre d’un projet afin de relever les renseignements personnels qu’ils pourraient contenir. Cet examen permet l’application des procédures appropriées avant leur communication et appuie les dispositions de la Loi.

Afin de protéger les renseignements personnels des participants aux enquêtes internes, le Bureau de l’AIPRP offre un service d’examen des rapports d’enquête avant qu’ils soient communiqués aux personnes concernées. Il a examiné 5 de ces rapports pour la Direction de la gestion des ressources humaines pendant la période du présent rapport.

Le Bureau de l’AIPRP a examiné les mises à jour de 2 énoncés de confidentialité et fourni des conseils à leur propos. Aucune clause de contrat en matière de confidentialité ou de sécurité n’a fait l’objet d’un examen au cours de la période visée par le présent rapport.

3.5 Atteintes à la vie privée

Six cas d’atteinte à la vie privée ont été confirmés au cours de la période visée par le présent rapport. Bien que 2 de ces cas aient été le résultat d’erreurs humaines, 4 cas ont été causés par un manque de connaissance des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. De ces 4 cas, 2 ont eu lieu durant l’exercice financier de 2015-2016, 1 durant l’exercice financier 2016-2017 et le dernier durant la période visée par le présent rapport. Cinq de ces cas d’atteinte à la vie privée concernent le même secteur de programme. Par conséquent, la direction, en consultation avec le Bureau de l’AIPRP, a élaboré un nouveau cadre de divulgation des renseignements personnels, que la Commission de la fonction publique du Canada a approuvé. De plus, une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera effectuée durant l’exercice financier 2018-2019. Le Bureau de l’AIPRP s’engage à soutenir et à guider la direction pendant ce processus.

Notre politique interne sur les atteintes à la vie privée ne fait pas de distinction entre les atteintes substantielles et les atteintes mineures à la vie privée. Par conséquent, toutes les atteintes à la vie privée sont signalées au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Au moment de la rédaction du présent rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée avait fourni une réponse aux 6 cas d’atteinte à la vie privée. Deux de ces cas ont donné lieu à des plaintes auprès du commissaire à la protection de la vie privée et seront décrits plus en détail dans la section Plaintes ci-dessous.

3.6 Rapport annuel sur le statut des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

En juin 2018, le Bureau de l’AIPRP a présenté au Comité exécutif de gestion le troisième rapport annuel amélioré sur le statut des EFVP. Le rapport de cette année vise à :

• dresser la liste de toutes les collectes de renseignements personnels menées par chaque secteur de programme
• fournir de l’information sur le statut des EFVP à la Commission de la fonction publique du Canada
• déceler les lacunes en matière de gestion des risques dans la collecte de renseignements personnels

Le rapport de l’an dernier renfermait une recommandation importante pour que le Bureau de l’AIPRP élabore une architecture relative aux EFVP pendant l’exercice financier 2017-2018. L’analyse aux fins de l’élaboration d’une architecture relative aux EFVP est terminée. Ce modèle final permettra de cerner de manière exhaustive et de gérer les risques d’atteinte à la vie privée dans toutes nos activités de programme.

4. Plaintes

4.1 Nombre de plaintes

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée a reçu 2 plaintes concernant le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que 2 plaintes concernant la gestion des renseignements personnels par la Commission de la fonction publique du Canada.

4.2 Nature des plaintes

Les plaintes suivantes ont été reçues pendant la période visée :

• 1 plainte relative à l’application des exceptions
• 1 plainte relative à des documents manquants dans une réponse à une demande
• 2 plaintes concernant la divulgation non autorisée de renseignements personnels

4.3 Plaintes réglées

Au cours de la période visée, le Commissariat à la protection de la vie privée a confirmé qu’une enquête a été annulée avec le consentement du plaignant.

Trois plaintes portant sur l’application des exceptions et des allégations de documents manquants ont été résolues suite à une entente avec le demandeur.

Une plaine relative à l’utilisation de prorogations a été jugée non fondée par le Commissariat à la protection de la vie privée.

Le Commissariat à la protection de la vie privée a jugé que 3 plaintes étaient fondées sans mesure supplémentaire nécessaire. Ces 3 plaintes portent sur des documents manquants, un retard dans la réponse à une demande et la divulgation non autorisée de renseignements personnels.

Cinq enquêtes ont été reportées à la prochaine période de rapport.

5. Affaires judiciaires

Au cours de la période visée, le demandeur a déposé une requête devant la Cour fédérale en vertu de l’article 41 de la Loi. Le demandeur s’est vu refuser l’accès à un document à la suite d’une demande présentée en vertu de la Loi, le Bureau de l’AIPRP n’ayant pas été en mesure de communiquer avec le demandeur. La requête devant la Cour fédérale a été abandonnée.

6. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est entrée en vigueur en mai 2002 et a été remplacée par la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en avril 2010. La Directive a pour but de permettre aux institutions gouvernementales de déterminer si un programme ou une initiative de prestation des services comprenant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels tels que définis dans la Loi, se conforme aux principes de protection de la vie privée. Les Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) visent également à éviter ou à atténuer les risques identifiables d’atteinte à la vie privée. Le Bureau de l’AIPRP donne des conseils et de l’aide aux gestionnaires de la Commission de la fonction publique du Canada tout au long du processus de production des EFVP, notamment pour les rapports d’EFVP, et il assure la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée.

Les sommaires des EFVP terminées peuvent être consultés sur notre site Internet.

Le Centre de psychologie du personnel de la Commission de la fonction publique du Canada a engagé un consultant pour réaliser une EFVP de ses activités. Au moment où le présent rapport était rédigé, l’EFVP était en cours. Le Bureau de l’AIPRP continuera de soutenir le centre pour mener à bien cette EFVP.

Annexe A – Instrument de délégation

Loi sur la protection des renseignements personnels – Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Présidente de la Commission de la fonction publique du Canada, à titre de responsable d'une institution fédérale, délègue par les présentes, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, certaines de ses attributions précisées ci-après et décrites plus en détail à l'annexe A aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :

Cette délégation est effective à partir du 29^e jour du mois de décembre 2016.

Christine Donoghue
Présidente par intérim


Date : 16 décembre 2016

Appendice A :

Loi sur la protection des renseignements personnels

8(2)j)

Communication à des fins de recherche

8(4)

Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)e)

8(5)

Avis de communication en vertu de l’alinéa 8(2)m)

9(1)

Conservation d'un relevé des cas d'usage

9(4)

Usages compatibles

10

Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels

14

Notification lors de demande de communication

15

Prorogation du délai

17(2)b)

Version de la communication

17(3)b)

Communication sur support de substitution

18(2)

Exception (fichiers inconsultables)- autorisation de refuser

19(1)

Exception - renseignements obtenus à titre confidentiel

19(2)

Exception - cas où la divulgation est autorisée

20

Exception - affaires fédéro-provinciales

21

Exception - affaires internationales et défense

22

Exception - application de la loi et enquêtes

22.3

Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles

23

Exception - enquêtes de sécurité

24

Exception - individus condamnés pour une infraction

25

Exception - sécurité des individus

26

Exception - renseignements concernant un autre individu

27

Exception - secret professionnel des avocats

28

Exception - dossiers médicaux

31

Avis d'enquête

33(2)

Droit de présenter ses observations

35(1)

Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée

35(4)

Communication accordée

36(3)

Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable)

37(3)

Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (Contrôle d'application)

51(2(b)

Règles spéciales (auditions)

51(3)

Présentation d'arguments en l'absence d'une partie

72(1)

Rapports au Parlement

Règlement sur la protection des renseignements personnels

Annexe B – Rapport statistique 2017-2018 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commission de la fonction publique du Canada

Période de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels