Vérification interne des valeurs et de l’éthique de la Commission de la fonction publique

Table des matières

• Introduction
  • Contexte
  • Objectif de la vérification interne
  • Portée
  • Critères et méthode de la vérification
  • Énoncé de conformité
• Constatations et recommandations de la vérification
  • Gouvernance et leadership
  • Activités de contrôle interne
  • Surveillance et rapports
  • Conclusion
• Annexe A : Réponse et plan d’action de la direction

Introduction

Contexte

1. La Commission de la fonction publique (CFP) est chargée de promouvoir et de maintenir, en collaboration avec ses partenaires, une fonction publique impartiale et fondée sur le mérite, représentative de tous les Canadiens. Il est important que tous les employés respectent les valeurs et l’éthique dans la réalisation du mandat de la CFP. On s’attend à ce que les cadres supérieurs, les gestionnaires et les employés intègrent les valeurs et l’éthique dans leurs décisions et leurs interactions avec les membres du public, les intervenants externes, leurs collègues et les représentants d’autres ministères et organismes de la fonction publique fédérale.

2. En 2012, conformément à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, le Conseil du Trésor du Canada a établi le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, qui énonce les valeurs et les comportements dont les fonctionnaires doivent faire preuve dans toute activité liée à l’exercice de leurs fonctions professionnelles. Plus précisément, « sous l’autorité du gouvernement élu et en vertu de la loi, les fonctionnaires fédéraux ont un rôle fondamental à jouer lorsqu’ils servent la population canadienne, les collectivités et l’intérêt public. À titre de professionnels dont le travail est essentiel au bien-être des Canadiens et à la viabilité de la démocratie canadienne, ils sont garants de la confiance publique. Un secteur public fédéral professionnel et impartial est un élément clé de notre démocratie ». En se conformant à ces principes, les fonctionnaires renforcent la culture éthique du secteur public et permettent de maintenir la confiance du public quant à l’intégrité des institutions publiques.

3. En 2012, la CFP a également établi son propre code de conduite, lequel énonce les valeurs et les comportements attendus des employés dans le cadre de leur travail à l’appui du mandat et des priorités de l’organisation. Puisque la façon dont les objectifs sont atteints est tout aussi importante que les résultats obtenus, le Code de conduite établit les principes directeurs qui soutiennent l’intégrité des processus décisionnels ministériels. En avril 2019, le Code de conduite de la CFP a été actualisé afin de tenir compte des nouveaux facteurs environnementaux.

4. En 2015, la CFP a mis en œuvre le Programme sur les valeurs et l’éthique 2015-2018 afin d’appuyer la mise en œuvre du Code de conduite et du Code de valeurs et d’éthique du secteur public. Pour combler l’écart entre la fin de ce programme et l’élaboration d’un nouveau, la Direction de la gestion des ressources humaines de la CFP a élaboré un plan d’action pour 2018 et au-delà. Le but visé est d’examiner le contexte organisationnel à partir de sources telles que les résultats des Sondages auprès des fonctionnaires fédéraux et des sondages « À vous la parole » qui pourront soutenir une nouvelle approche de mise en œuvre des valeurs et de l’éthique au sein de l’organisation.

Contexte organisationnel

5. La CFP met l’accent sur la promotion d’une culture fondée sur les valeurs dans l’ensemble de l’organisation et de la fonction publique fédérale. Au cours des dernières années, un certain nombre de changements importants sont survenus au chapitre de l’organisation et de son mode de fonctionnement. La Nouvelle orientation en dotation a été lancée en avril 2016 afin de simplifier la dotation en réduisant le fardeau administratif des ministères et organismes, et en leur offrant plus de souplesse pour personnaliser leur approche de dotation. Elle invite les gestionnaires d’embauche à exercer leur jugement en matière de dotation, et à travailler avec les professionnels des ressources humaines comme partenaires stratégiques du processus d’embauche. S’appuyant sur ce fondement stratégique, la CFP a entrepris, en 2017-2018, de transformer le système de recrutement de la fonction publique (Emplois GC), et de se restructurer pour mieux aligner les ressources sur les priorités.

6. Les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2017 indiquent que la CFP était globalement un milieu de travail sain, respectueux et diversifié. Les données du sondage ont également fait ressortir des points à améliorer au chapitre du harcèlement et de la discrimination. Les employés ont déclaré craindre des représailles s’ils devaient amorcer un processus de recours officiel lié à des griefs, plaintes ou droits d’appel. Parmi les autres points nécessitant une attention particulière, mentionnons le roulement du personnel relativement élevé dans certains secteurs, sans compter les problèmes continus liés au système de rémunération de la fonction publique fédérale.

7. Le greffier du Conseil privé, dans un rapport de 2018 intitulé Milieux de travail sains : Entamer un dialogue et prendre des mesures pour lutter contre le harcèlement dans la fonction publique, a établi des mesures visant à mieux soutenir les fonctionnaires. Ledit rapport recommande aux ministères de « mettre en place une fonction de protection des employés afin de leur fournir un espace sécuritaire et fiable pour discuter de harcèlement, sans crainte de représailles, et les aider à s’y retrouver parmi les systèmes existants ».

8. Le 29 octobre 2018, la CFP a mis sur pied le Bureau de l’ombudsman en réponse aux résultats de son sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, lesquels montraient que des améliorations s’imposaient en matière de santé mentale et de bien-être en milieu de travail. Ce poste, créé bien avant la publication du rapport du greffier, est conforme à la recommandation connexe. Le mandat de l’ombudsman est de fournir à tous les employés de la CFP un espace informel, confidentiel et impartial, afin d’évaluer les différentes possibilités de régler les problèmes qui peuvent survenir en milieu de travail.

9. Le Bureau de l’ombudsman offre également aux employés un espace sécuritaire ^{Endnote 1} pour discuter de santé mentale et de mieux-être, et obtenir des recommandations de ressources appropriées. L’ombudsman vise à favoriser un milieu de travail sain et respectueux qui incarne les valeurs de la fonction publique. Ainsi, les responsabilités attribuées à l’ombudsman sont les suivantes :

• services d’ombudsman;
• valeurs et éthique (conflits d’intérêts, après-mandat et activités politiques au sein de la CFP);
• Système de gestion informelle des conflits;
• Programme d’aide aux employés;
• sondages auprès des employés;
• rétablissement du milieu de travail suivant un conflit, une enquête ou la formation d’une équipe;
• programme d’entrevues de fin de service;
• services d’encadrement.

10. Le Bureau de l’ombudsman dispose d’un budget d’environ 500 000 $ et de 4 employés, dont un directeur (l’ombudsman), un coach de travail et de mieux-être, un conseiller principal et un adjoint administratif. Le Bureau de l’ombudsman travaille en étroite collaboration avec la Direction de la gestion des ressources humaines pour réaliser son mandat; avant sa création, la Division de la gestion de l’effectif du Secteur des affaires ministérielles était chargée de superviser les activités liées aux valeurs et à l’éthique. La CFP dispose également d’un agent principal en matière de divulgations d’actes répréhensibles, poste occupé par la dirigeante principale de la vérification et de l’évaluation. Le responsable des ressources humaines joue un rôle de coordonnateur en matière de prévention du harcèlement et de la violence.

Contexte de la fonction publique fédérale

11. Au cours des dernières années, les cadres supérieurs, les gestionnaires et les superviseurs de la CFP ont dû administrer des programmes, et gérer le personnel dans un environnement issu d’un système échappant au contrôle de l’organisation et causant problème. Il s’agit notamment de problèmes courants liés au système de paye de la fonction publique fédérale, et au transfert de dossiers d’employés qui commencent un emploi dans un nouveau ministère.

12. Le Secteur des affaires ministérielles a attribué un budget d’environ 700 000 $ par année au soutien d’employés touchés par les problèmes du système de paye. Cela comprend la surveillance proactive de la paye des employés aux 2 semaines, avant même qu’elle ne soit émise, afin de s’assurer d’une rémunération exacte. Ainsi, lorsque des problèmes sont relevés, le personnel du secteur travaille avec le personnel du système de paye central et l’employé visé, afin de trouver des solutions à court et long termes.

13. Il y a également un arriéré croissant de transferts de dossiers d’employés en provenance ou à destination d’un nouveau ministère fédéral. En novembre 2019, les dossiers d’employés entrés au service de la CFP depuis plus de 18 mois n’avaient pas encore été transférés. Cette situation présente des risques qu’il faut gérer, par exemple en s’assurant que les employés disposent de soldes de congés conformes, que leurs congés sont suivis et que toute rémunération d’intérim est versée correctement; dans certains cas, l’employé subit un retard de rémunération intérimaire de plus d’un an.

14. Il s’agit de facteurs externes ayant une incidence sur l’environnement opérationnel actuel de l’ensemble de la fonction publique fédérale, y compris la CFP, qui sont gérés conformément aux principes directeurs établis par le Code de conduite de la CFP. Dans ce contexte, les gestionnaires et employés doivent connaître leurs responsabilités en matière de valeurs et d’éthique du secteur public fédéral, et les faire respecter.

Objectif de la vérification interne

15. L’objectif de la vérification interne est de s’assurer que :

• les structures de gouvernance sont en place pour favoriser une culture et un leadership en matière d’éthique;
• les politiques, lignes directrices, outils et processus sont documentés et communiqués;
• le cadre de valeurs et d’éthique, et la mise en œuvre de la politique font l’objet d’une surveillance.

Portée

16. La vérification interne vise la période du 1er avril 2017 au 31 mars 2019. La période de vérification a été prolongée jusqu’en novembre 2019 afin de tenir compte de nouveaux renseignements, notamment la publication du rapport annuel du Bureau de l’ombudsman 2018-2019. La vérification a porté sur les activités de la CFP qui appuient un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique, en mettant l’accent sur les activités de son programme de valeurs et d’éthique, y compris le Code de conduite, ainsi que sur les pratiques, lignes directrices et processus en place pour gérer, communiquer et promouvoir la sensibilisation à la culture organisationnelle de la CFP en ce sens.

Critères et méthode de la vérification

17. Les critères de vérification ont été élaborés en fonction de la législation, des instruments de politiques et des directives du cadre du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Afin de tirer des conclusions sur les objectifs et critères de la vérification, les activités suivantes ont été entreprises :

• entrevues avec des employés de tous les niveaux de l’organisation;
• examen et analyse de la documentation;
• revue générale des processus de contrôles internes clés liés aux valeurs et à l’éthique.

Énoncé de conformité

18. La vérification a été planifiée et menée conformément au Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes, comme en font foi les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Constatations et recommandations de la vérification

19. La présente section donne suite aux constatations et  recommandations de la vérification suivant 3 thèmes généraux :

• gouvernance et leadership;
• activités de contrôle interne;
• surveillance et rapports.

Gouvernance et leadership

20. Critère : L’équipe de vérification s’attendait à trouver des structures de gouvernance qui favorisent le leadership ainsi qu’une culture fondée sur le Code de conduite, notamment :

• des rôles et responsabilités clairement documentés qui appuient les exigences de la CFP en matière de valeurs et d’éthique;
• un cadre de valeurs et d’éthique de la CFP appuyé par la haute direction.

21. Conclusion : La structure de gouvernance en matière de valeurs et d’éthique a changé de façon significative en 2018 et 2019. Le Bureau de l’ombudsman a assumé les responsabilités de champion du mieux-être et d’agent principal en matière de valeurs et d’éthique. Le Code de conduite a été actualisé en avril 2019 pour tenir compte de nouveaux facteurs liés au milieu de travail. Les mesures prises par la haute direction ont montré qu’elle soutenait un milieu de travail sain, diversifié et inclusif, conforme aux attentes de la fonction publique fédérale en matière de valeurs et d’éthique.

22. Deux possibilités d’amélioration ont été relevées à la lumière des récents changements. La première concerne l’examen des ressources pertinentes de la CFP pour appuyer la mise en œuvre du Code de conduite, et obtenir l’approbation des documents de politiques et d’orientation actualisés. De plus, un nouveau programme pluriannuel sur les valeurs et l’éthique de la CFP devrait être élaboré et mis en œuvre, en intégrant les mesures connexes et en documentant la nouvelle structure de gouvernance sur les activités liées aux valeurs et à l’éthique, y compris des rôles et responsabilités bien définis pour tous les intervenants.

Valeurs et éthique de la Commission de la fonction publique

23. La haute direction reconnaît l’importance des valeurs et de l’éthique à la façon dont les employés s’acquittent de leurs rôles et responsabilités. En avril 2012, le Code de conduite de la CFP est entré en vigueur. Il a été élaboré en consultation avec les employés et établi conformément aux exigences de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles. En avril 2019, 7 ans après sa mise en œuvre, le Code de conduite a été actualisé afin qu’il tienne compte de nouveaux renseignements et du contexte opérationnel actuel. Le code renouvelé renvoie aux rôles et responsabilités du Bureau de l’ombudsman. Parallèlement, le président a communiqué cette mise à jour, par courriel, à tout le personnel.

24. Le code comprend un certain nombre de politiques et lignes directrices, à savoir :

• la divulgation en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles à la CFP;
• l’utilisation acceptable des outils Web 2.0 de la CFP;
• la sécurité de la TI;
• les activités politiques;
• les relations avec les médias.

25. La vérification a révélé que la plupart des documents de référence n’avaient pas été actualisés simultanément au Code de conduite. Il s’agit notamment des lignes directrices et procédures sur les relations avec les médias de la CFP (juillet 2012), du document sur la politique de sécurité de la TI de la CFP (30 janvier 2012), et des lignes directrices relatives à l’utilisation acceptable des outils du Web 2.0 de la CFP (septembre 2009).

26. Il n’existe pas de processus systématique d’examen périodique des politiques et documents d’orientation de la CFP liés à la mise en œuvre du Code de conduite pour s’assurer qu’ils sont actualisés, uniformes et conformes au Code de valeurs et d’éthique du secteur public. À la lumière des modifications apportées en 2019, il serait utile d’examiner les sources d’information connexes afin de prévenir l’application de directives et de mesures désuètes ou imprécises, qui pourraient exposer l’organisation à un risque de non-conformité quant à certaines lois et politiques clés liées aux valeurs et à l’éthique.

27. Afin de bien renseigner les employés, les politiques, documents d’orientation et outils de la CFP à l’appui du Programme sur les valeurs et l’éthique 2015-2018 sont publiés sur l’intranet, sous les onglets Ressources humaines et Outils de travail. Il s’agit notamment de politiques clés, de principes directeurs, de formulaires de déclaration et d’autres ressources pour les situations qui peuvent nécessiter des divulgations (demandes d’activités politiques). La vérification n’a pas trouvé de lien sur l’approche des valeurs et de l’éthique de 2018 et au-delà. De plus, la fonction de recherche intranet ne permet pas aux employés de trouver des documents liés aux valeurs et à l’éthique. Il s’agit d’un problème de système plus vaste lié à l’intranet. Un projet a d’ailleurs été élaboré dans le cadre du plan d’action de la GI TI 2020-2021 afin de résoudre le problème de fonctionnalité de l’outil de recherche.

28. Recommandation 1. Il est recommandé que le vice-président, Secteur des affaires ministérielles, en collaboration avec le Bureau de l’ombudsman, dirige un examen des ressources de la CFP afin d’appuyer la mise en œuvre du Code de conduite, et d’obtenir l’approbation des documents de politiques et d’orientation actualisés.

Harmonisation du Code de conduite avec le Code de valeurs et d’éthique du secteur public

29. Le Code de conduite définit les comportements attendus et les obligations de tout le personnel, et reflète ceux-là même qui sont énoncés dans le Code de valeurs et d’éthique du secteur public. Ce code comporte également des attentes directement liées au mandat de l’organisation. Par exemple, en ce qui a trait à la valeur de l’intégrité, le code comprend des attentes complémentaires de la part des employés quant à la divulgation des conflits d’intérêts au fil du temps, l’acceptation de cadeaux, la dotation fondée sur le mérite et l’impartialité, et la prestation de conseils.

Programme sur les valeurs et l’éthique de la Commission de la fonction publique

30. Le Plan d’action sur les valeurs et l’éthique 2012-2015 de la CFP a permis de déterminer la gouvernance et les principales mesures à prendre dans l’ensemble de l’organisation. En 2015‑2016, la CFP a actualisé ce plan et élaboré un programme pluriannuel sur les valeurs et l’éthique de la CFP pour 2015-2018. Ce programme a permis de cerner les mesures qui permettraient de promouvoir la prise de décisions et les comportements éthiques visant tous les employés. Le programme a également permis de définir les principaux rôles et responsabilités liés au cadre de valeurs et d’éthique, et de répartir les activités selon le secteur de responsabilité et les critères de mesure de rendement connexes.

31. En 2018-2019, la mise à jour du Programme sur les valeurs et l’éthique a été reportée afin que l’agent principal (l’ombudsman) des valeurs et de l’éthique puisse recueillir des données et des renseignements provenant des Sondages auprès des fonctionnaires fédéraux et des sondages « À vous la parole » afin d’avoir une meilleure idée des domaines qui nécessitaient une attention particulière. Lors d’une séance du Comité exécutif de gestion, l’agent principal des valeurs et de l’éthique a informé les membres qu’un nouveau programme sur les valeurs et l’éthique de la CFP serait présenté pour approbation en 2020-2021.

32. Il incombe à l’ombudsman, à titre d’agent principal des valeurs et de l’éthique, d’appuyer le président quant à la prestation du programme sur les valeurs et l’éthique à la CFP. De même, à titre d’agent principal en matière de conflits d’intérêts, l’ombudsman doit également appuyer le président afin qu’il veille à ce que les employés prennent les mesures appropriées pour éviter, réduire ou gérer les conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels de façon éthique, conformément au Code de conduite de la CFP et à la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat du Conseil du Trésor.

33. Compte tenu de la transition des responsabilités en matière de valeurs et d’éthique à la CFP et de la diversité des activités dont l’ombudsman est responsable, il demeure important que l’agent principal des valeurs et de l’éthique définisse clairement les rôles et responsabilités de cette fonction, ainsi que ceux des autres intervenants concernés, afin qu’ils puissent s’acquitter de leurs responsabilités respectives.

34. Recommandation 2. Il est recommandé que le Bureau de l’ombudsman, en collaboration avec les principaux intervenants internes, élabore un nouveau programme pluriannuel sur les valeurs et l’éthique intégrant toutes les mesures connexes, et documentant la nouvelle structure de gouvernance des activités liées aux valeurs et à l’éthique.

35. Le programme sur les valeurs et l’éthique doit tenir compte des éléments suivants :

• un modèle de gouvernance des valeurs et de l’éthique actualisé, comprenant tous les comités pertinents liés aux décisions en matière de valeurs et d’éthique;
• les mesures prévues pour renforcer la mise en œuvre de la vision de la CFP en matière de valeurs et d’éthique;
• un modèle logique comprenant les intrants, les résultats escomptés et les mesures de rendement connexes pour suivre le rendement;
• une stratégie de communication et de promotion ainsi que les mesures prévues;
• des exigences en matière de surveillance et de production de rapports qui répondent aux besoins des divers comités de gouvernance;
• une exigence d’examen périodique du programme sur les valeurs et l’éthique ainsi que des éléments connexes de politiques et d’orientation, afin de s’assurer qu’ils sont cohérents et qu’ils répondent aux besoins de la CFP à la lumière des changements de l’organisation.

Rôles, responsabilités et obligations

36. Les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles des postes clés de la structure de gouvernance des valeurs et de l’éthique ont été définis officiellement pour la dernière fois dans le cadre du Programme sur les valeurs et l’éthique 2015-2018 de la CFP (figure 1), et n’ont pas été actualisés depuis que l’ombudsman est devenu l’agent principal des valeurs et de l’éthique, et que le nouveau Code de conduite a été mis en œuvre en avril 2019.

Figure 1 – Gouvernance des valeurs et de l’éthique (Plan d’action sur les valeurs et l’éthique 2015)

Leadership de la haute direction

37. Comme nous l’avons déjà mentionné, l’ombudsman assume le rôle d’agent principal des valeurs et de l’éthique depuis octobre 2018. Auparavant, ce rôle était endossé par le directeur général de la Direction de la gestion des ressources humaines.

38. Jusqu’en décembre 2017, la CFP avait également un champion des valeurs et de l’éthique qui appuyait l’agent principal dans la mise en œuvre du programme sur les valeurs et l’éthique. Le champion était le vice-président, Enquêtes (ce poste n’existe plus dans la structure organisationnelle de la CFP). Le champion était chargé de promouvoir les valeurs et l’éthique, d’accroître la sensibilisation à leur égard et d’amener les employés à dialoguer sur ces questions. Le champion a joué un rôle actif dans l’élaboration et la mise en œuvre du Programme sur les valeurs et l’éthique 2015-2018 de la CFP en collaboration avec la Direction de la gestion des ressources humaines. À ce titre, il tenait 2 rôles liés aux valeurs et à l’éthique de la CFP – champion et agent principal.

39. C’est le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation qui occupe le rôle d’agent principal en matière de divulgation d’actes répréhensibles. Ses responsabilités, bien qu’elles soient clairement énoncées dans le Code de conduite, n’ont pas été définies dans le Programme sur les valeurs et l’éthique 2015-2018 de la CFP. Il a été difficile d’obtenir des renseignements sur l’agent principal en matière de divulgation d’actes répréhensibles au moyen de l’outil de recherche intranet de la CFP.

40. Le rôle de coordonnateur en matière de prévention du harcèlement et de la violence est assumé par le directeur général de la Direction de la gestion des ressources humaines.

Comités de gouvernance connexes

41. Le Comité exécutif de gestion de la CFP appuie le président dans l’exercice des responsabilités des administrateurs généraux en matière de valeurs et d’éthique. Les membres du comité examinent les questions de valeurs et d’éthique et en discutent périodiquement, de même que dans le cadre des réunions bilatérales régulières avec le président. La vérification a révélé que les questions de valeurs et d’éthique sont traitées en temps opportun, afin de s’assurer que les décisions respectent toutes les parties concernées. On a indiqué à l’équipe de vérification que, lorsque les questions n’étaient pas réglées rapidement, c’était pour s’assurer que tous les faits étaient recueillis et vérifiés avant de rendre une décision.

42. Le Comité de consultation patronale-syndicale et le Comité d’orientation en matière de santé et sécurité au travail sont des organismes de gouvernance consultatifs prescrits par la loi. Le premier représente une tribune permettant d’échanger de l’information et d’obtenir points de vue et conseils sur les problèmes en milieu de travail, tandis que le second formule des recommandations permettant de résoudre des questions de santé et sécurité préoccupantes. Ces comités, qui se tiennent régulièrement, sont composés de représentants de l’employeur et des employés, ainsi que d’agents négociateurs.

43. Le Comité de vérification interne s’acquitte de ses rôles et responsabilités conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux directives connexes. L’un des 8 domaines de responsabilité des comités de vérification interne a trait aux valeurs et à l’éthique. Conformément à la Directive sur la vérification interne, le Comité de vérification interne de la CFP examine et commente le Programme sur les valeurs et l’éthique de la CFP, et ce travail fait partie intégrante de la Charte du Comité de vérification interne de la CFP.

Responsabilités des employés

44. Les employés de la CFP contribuent à la réalisation du mandat de l’organisation et doivent respecter le Code de valeurs et d’éthique du secteur public. Les responsabilités des employés, des superviseurs, des gestionnaires et des cadres supérieurs sont également définies dans le Code de conduite. Par exemple, les gestionnaires et superviseurs doivent informer les employés de leurs responsabilités, et veiller à ce qu’ils aient accès aux possibilités d’apprentissage liées aux valeurs et à l’éthique. Les gestionnaires interrogés ont précisé qu’ils étaient tous au courant de leurs exigences en vertu du Code de conduite.

Activités connexes

45. Le vice-président, Politiques et Communications, est le champion de la CFP en matière de diversité et d’inclusion. Le Comité chargé de la diversité et de l’inclusion a donné le ton à des discussions positives et à la sensibilisation au chapitre de la diversité et de l’inclusion à l’échelle de l’organisation, contribuant ainsi à la culture fondée sur les valeurs de la CFP.

46. Le sous‑comité Espace positif du Comité chargé de la diversité et de l’inclusion est composé d’employés de l’administration centrale et des 5 bureaux régionaux de la CFP. Ce sous‑comité focalise sur la création et le maintien d’un milieu de travail sécuritaire et inclusif en sensibilisant les gens à la communauté LGBTQ2+.

47. La CFP a également élaboré un atelier de 3 heures sur les milieux de travail positifs. Les participants discutent des réalités de la communauté LGBTQ2+ et en apprennent davantage sur leurs obligations en matière de droits de la personne. Ils reçoivent également des conseils pratiques sur la façon de soutenir leurs collègues LGBTQ2+ et de contribuer à un milieu de travail positif. L’atelier est offert depuis octobre 2018. En 2018-2019, 8 séances ont été offertes; 87 employés ont suivi la formation à Gatineau et Vancouver. Au 7 novembre 2019, plus de 87 employés ont participé à l’un des 7 ateliers offerts à Montréal, Halifax et Gatineau.

48. Outre les ateliers sur l’espace positif, l’ombudsman et la Direction de la gestion des ressources humaines s’emploient à instaurer une série de conférences de la CFP sur la santé mentale à l’intention des employés, par les employés. Cette initiative a été lancée en 2019-2020 pour réduire la stigmatisation et promouvoir un dialogue ouvert sur la santé mentale en milieu de travail. Enfin, la Direction de la gestion des ressources humaines travaillera en étroite collaboration avec l’ombudsman (à titre de champion du mieux-être) pour consulter les employés sur l’élaboration d’une nouvelle stratégie de mieux-être qui traitera d’un large éventail de sujets liés à la santé physique et mentale.

Activités de contrôle interne

49. Critère : L’équipe de vérification s’attendait à ce que les activités de contrôle soient documentées dans les politiques et procédures des directives de la direction, en vue d’atténuer les risques et d’atteindre les objectifs liés aux valeurs et à l’éthique. Notamment, que :

• des processus ou procédures stratégiques et tactiques soient mis en place pour déterminer, évaluer et atténuer les risques potentiels liés aux valeurs et à l’éthique;
• des processus soient instaurés pour examiner et actualiser le Code de conduite et d’autres sources de conseils afin de s’assurer que les valeurs et l’éthique sont intégrées dans les processus de prise de décisions, de mesures, de politiques et de systèmes;
• des activités de formation et de sensibilisation soient tenues pour promouvoir la vision de la CFP en matière de valeurs et d’éthique.

50. Conclusion. La CFP a établi et documenté des politiques et lignes directrices sur les valeurs et l’éthique, en communiquant aux employés de l’information pour appuyer l’atteinte des objectifs en matière de valeurs et d’éthique. Des formations obligatoires ont été établies et une certaine promotion des responsabilités en matière de valeurs et d’éthique a été entreprise. Deux possibilités d’amélioration ont été relevées à cet égard. La première concerne l’examen des processus en place pour documenter la participation des employés à la formation, les rapports confidentiels signés et les réaffirmations annuelles que les employés ont bel et bien lu leurs obligations liées au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et qu’ils les comprennent. La seconde tient à l’élaboration d’une approche de sensibilisation visant à améliorer la compréhension des employés de la CFP quant à leurs rôles et responsabilités en matière de valeurs et d’éthique.

Environnement de contrôle des valeurs et de l’éthique

51. Il incombe à tous les cadres supérieurs, gestionnaires, superviseurs et employés de la CFP d’appliquer le Code de conduite. Pour s’acquitter de ces obligations et en rendre compte, ils doivent s’appuyer sur des conseils appropriés et des procédures efficaces en matière d’éthique, notamment au chapitre des divulgations obligatoires.

Conflit d’intérêts

52. Le Code de conduite détermine les fonctionnaires désignés qui doivent offrir soutien et conseils à l’ensemble du personnel de la CFP, et soutenir une culture positive en matière de valeurs et d’éthique. La prévention, la gestion ou la résolution de conflits d’intérêts ne représentent que certains moyens de maintenir la confiance des employés et du public à l’égard de l’impartialité et de l’intégrité de la fonction publique.

53. La Politique du Conseil du Trésor sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat offre une orientation et des mesures pour aider les organisations et les fonctionnaires à composer efficacement avec tout conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, susceptible de survenir pendant ou après une période d’emploi à la fonction publique. Conformément à la politique, la direction avait établi des procédures permettant aux employés de déclarer et de signaler les situations de conflit d’intérêts. Ces procédures sont décrites dans la seconde partie du Code de conduite 2019. Le site intranet affiche des renseignements limités sur les conflits d’intérêts via certains liens menant vers la politique du Conseil du Trésor et le formulaire de rapport confidentiel.

54. Un examen des registres du formulaire de déclaration de conflit d’intérêts a confirmé que les cas de conflit d’intérêts étaient signalés et gérés par le fonctionnaire désigné en matière de conflits d’intérêts, comme l’exige la politique. L’équipe de vérification a constaté que des contrôles appropriés étaient en place et fonctionnaient comme prévu pour traiter les situations de conflit d’intérêts. De plus, le conflit d’intérêts a été abordé dans le cadre d’une formation spéciale et de discussions fréquentes dans de nombreuses unités de travail de la CFP; cela comprend l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, l’évaluation linguistique et les activités politiques. La Direction de la gestion des ressources humaines a également établi un processus pour s’assurer que tous les employés qui changent de poste remplissent un rapport confidentiel, conformément au Code de conduite et à la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat du Conseil du Trésor.

55. Des procédures ont été mises en place pour l’examen des activités de la CFP et de la structure organisationnelle, afin de désigner les postes qui pourraient présenter des risques de conflits d’intérêts liés à l’après-mandat.

Divulgation d’actes répréhensibles

56. La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles définit l’orientation relative à l’administration des divulgations d’actes répréhensibles dans le secteur public. Les principaux aspects de cette loi ont trait à la mise en place de procédures qui permettent aux employés du secteur public d’informer, en toute confiance et sans crainte de représailles, leur superviseur immédiat, l’agent principal en matière de divulgation d’actes répréhensibles ou le commissaire à l’intégrité du secteur public, de toute infraction grave au Code de conduite ou au Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

57. Le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2017 comprenait des questions précises sur les valeurs et l’éthique en milieu de travail. Selon les résultats du sondage, 48 % des fonctionnaires croyaient qu’ils pouvaient amorcer un processus de recours officiel (grief, plainte ou appel) sans crainte de représailles. Parallèlement, 45 % des employés de la CFP ont répondu qu’ils pouvaient amorcer un processus de recours officiel sans crainte de représailles. Les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2018, de la CFP, ont montré une amélioration à cet égard. Ainsi, 50 % des employés ont répondu positivement, comparativement à 48 % pour l’ensemble de la fonction publique fédérale.

58. Le Code de conduite stipule que lorsque les employés de la CFP font face à une violation grave du présent code ou à un acte répréhensible en milieu de travail, ils sont tenus d’en discuter et d’en faire rapport, en toute confidentialité et sans crainte de représailles, soit à leur gestionnaire, à l’agent principal en matière de divulgation d’actes répréhensibles, ou encore, au commissaire à l’intégrité du secteur public. L’équipe de vérification a été informée par les personnes interrogées que certains pourraient hésiter à soulever une infraction ou un acte répréhensible grave par crainte de représailles. Ce sentiment est récurrent dans l’ensemble de la fonction publique fédérale, comme le révèlent les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux. Le rapport annuel 2018-2019 de l’ombudsman a également fait état d’une peur de s’exprimer. Plus précisément, « les employés qui choisissent de ne pas signaler des comportements inappropriés le font généralement parce qu’ils croient que rien ne changera, ou alors, qu’on leur attribuera une étiquette d’employé difficile, ce qui pourrait nuire à leur carrière et porter atteinte à leur réputation ».

59. À la CFP, le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation assume le rôle d’agent principal en matière de divulgation d’actes répréhensibles. Des procédures fondées sur les pratiques exemplaires d’autres ministères et organismes fédéraux ont été mises en place. En 2017-2018, une discussion a eu lieu avec un employé sur la divulgation possible d’un acte répréhensible. En 2018-2019, aucune allégation d’acte répréhensible n’a été portée à l’attention de l’agent principal en matière de divulgation d’actes répréhensibles. Chaque année, ce dernier envoie un message à l’ensemble de la CFP par l’intermédiaire des communications internes, et présente un rapport annuel sur la fonction au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines. Au cours des 2 derniers exercices, des activités de sensibilisation ont également été menées aux bureaux régionaux de la CFP, soit à Halifax et Montréal.

Promotion des valeurs et de l’éthique

60. La promotion des politiques, de l’orientation et des processus connexes en matière de valeurs et d’éthique permet aux employés de mieux comprendre l’importance d’accomplir leur travail de façon éthique, conformément aux attentes de la fonction publique fédérale. Le fait que les cadres supérieurs, gestionnaires et superviseurs discutent de l’importance de cette question avec leurs employés afin que chacun comprenne son rôle et ses responsabilités uniques permet de favoriser une culture de travail transparente, ouverte, inclusive et respectueuse.

61. Le Programme sur les valeurs et l’éthique 2015-2018 de la CFP focalisait sur la promotion des valeurs et de l’éthique. On a trouvé un bon exemple de promotion permettant de communiquer une meilleure sensibilisation sur la prévention de la violence en milieu de travail qui liait ce sujet à l’énoncé « Respect envers les personnes » du Code de valeurs et d’éthique du secteur public. De plus, la haute direction aborde souvent les valeurs et l’éthique et les sujets connexes dans le cadre de réunions sectorielles ou de forums réunissant tout le personnel.

62. La vérification a révélé que certains efforts ont été déployés en vue d’établir des liens avec les employés et de rendre les concepts de valeurs et d’éthique plus pertinents et compréhensibles. L’équipe a appris que 2 secteurs avaient élaboré, en consultation avec les employés, des principes directeurs ou des outils documentant la culture et les valeurs de leur secteur. Voici quelques exemples de ce type de documents : « Cultures et valeurs – Secteur des services et du développement des affaires » et « Stratégie de GI-TI – Principes directeurs qui sous-tendent notre vision », élaboré par la Direction des services de technologie de l’information. En élaborant ce type de documents, les secteurs doivent s’assurer qu’ils sont conformes au Code de conduite et au Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

63. Bien que l’information ait été communiquée dans certains secteurs de la CFP, il n’y a pas eu de séance de promotion et de sensibilisation systématique et ciblée à l’intention du personnel, appuyée par des exemples concrets. Au cours des années précédentes, des séances adressées à l’ensemble du personnel ou à certains employés de secteurs ont été organisées pour les sensibiliser aux responsabilités en matière de valeurs et d’éthique au moyen d’exemples concrets. Il s’agit d’une bonne pratique employée par d’autres organisations de la fonction publique fédérale. Les activités de formation et de sensibilisation favorisent une culture fondée sur les valeurs ainsi qu’une compréhension commune de l’éthique à l’échelle de l’organisation.

Formation

64. Le Code de conduite de la CFP stipule que les employés doivent suivre une formation obligatoire pour mieux comprendre leurs rôles et responsabilités en matière de valeurs et d’éthique en milieu de travail. Les personnes interrogées à tous les niveaux de l’organisation ont soutenu qu’elles étaient très conscientes de ces exigences.

65. La CFP a établi une liste de formation obligatoire pour l’ensemble du personnel, suivant leurs rôles et responsabilités. Cette liste comprend des cours de base, tels que Valeurs et éthique et Création d’un milieu de travail respectueux. Il existe d’autres cours obligatoires à l’intention des employés dotés de pouvoirs de surveillance ou de pouvoirs délégués particuliers. Cette vérification interne a permis d’examiner les taux de réussite des cours sur les valeurs et l’éthique et sur la violence en milieu de travail.

66. La CFP s’est fixé comme objectif de faire en sorte que tous les employés suivent le cours de 90 minutes sur les valeurs et l’éthique, offert par l’École de la fonction publique du Canada. La vérification de la documentation relative à la formation a permis d’apprendre qu’au 1er octobre 2019, 51 % des employés de la CFP avaient suivi cette formation obligatoire. L’équipe de vérification a été informée de la difficulté de préparer les rapports de surveillance qui permettent d’assurer le suivi de la formation obligatoire, notamment en raison du taux de roulement du personnel de la CFP qui se situe entre 15 % et 20 %.

67. Les rapports de surveillance sur la formation sont fondés sur les renseignements fournis par les employés, l’École de la fonction publique du Canada et les dossiers de ressources humaines. Les employés doivent informer le coordonnateur de la formation de la CFP lorsqu’ils suivent un cours obligatoire afin de le documenter aux fins de rapport. On a informé l’équipe de vérification que les rapports présentent des problèmes de qualité de données et qu’ils sont très longs à remplir. Les 16 employés interrogés ont tous indiqué qu’ils avaient suivi la formation obligatoire sur les valeurs et l’éthique. Les facteurs suivants pourraient justifier l’écart entre les présences documentées et les résultats de notre échantillon :

• le rapport de surveillance n’a probablement pas tenu compte des employés d’autres ministères qui ont été mutés à la CFP, ni des employés de longue date de la CFP qui ont suivi le cours sur les valeurs et l’éthique;
• les employés qui ont suivi la formation il y a plus de 5 ans ne savent vraisemblablement pas que leurs résultats sont désuets, en raison de la faible promotion de la décision de la CFP de mars 2019, selon laquelle toute formation obligatoire et recommandée doit être reprise aux 5 ans;
• de nouveaux employés de la CFP peuvent avoir suivi la formation obligatoire depuis que le rapport a été produit.

68. Au cours de cette vérification interne, des processus ont été mis en place pour mieux saisir les données et les faire attester par les vice-présidents. La CFP doit documenter la participation du personnel aux cours obligatoires afin de s’assurer que les cadres supérieurs, gestionnaires, superviseurs et employés possèdent les connaissances de base requises pour bien accomplir leurs tâches.

69. À titre d’exemple, la partie II du Code canadien du travail et la politique de la CFP prévoient que le cours sur la violence en milieu de travail doit être suivi par l’ensemble du personnel à tous les 3 ans. La vérification a révélé que, malgré l’objectif d’achèvement de 100 %, les rapports de surveillance montrent que seulement 35 % des employés ont suivi cette formation. Il reste du travail à faire pour s’assurer que tous les membres du personnel comprennent que cette formation est obligatoire, et que leur réussite au cours est dûment documentée.

70. Recommandation 3. Il est recommandé que le Bureau de l’ombudsman examine les processus en place pour documenter et confirmer que les employés de la CFP ont signé leurs rapports confidentiels et leurs affirmations annuelles attestant qu’ils ont lu et compris leurs obligations liées au Code de valeurs et d’éthique du secteur public. Il est également recommandé que la Direction de la gestion des ressources humaines examine les processus pour documenter la participation à la formation sur les valeurs et l’éthique.

71. Ces examens permettront de s’assurer que la procédure suivie par les employés pour documenter l’achèvement de la formation obligatoire est efficace, et que les employés comprennent leurs rôles et responsabilités en matière de valeurs et d’éthique au sein de l’organisation.

Sensibilisation

72. La vérification a révélé que la plupart des gestionnaires interrogés n’avaient pas compris l’obligation de s’assurer que les employés prennent connaissance du Code de conduite et du Code de valeurs et d’éthique du secteur public. De plus, ceux-ci croyaient que le Code de conduite était présenté aux employés lors du processus d’intégration, mais ne savaient pas dans quel autre contexte ce sujet pouvait être abordé.

73. On a informé l’équipe de vérification des bonnes pratiques de la CFP. Compte tenu de l’importance du travail effectué dans le cadre de l’évaluation linguistique, tous les employés chargés de l’évaluation linguistique doivent faire preuve d’intégrité, d’équité et de professionnalisme dans le cadre de leurs interactions avec la clientèle. À titre d’exemple de bonnes pratiques, un gestionnaire a relaté que le Code de conduite était lu et discuté avec ses employés réunions mensuelles.

74. La plupart des personnes interrogées ont répondu qu’elles n’avaient ni lu, ni examiné le Code de conduite récemment. Les employés qui avaient récemment été intégrées à la CFP ont toutefois indiqué qu’ils en avaient pris connaissance. La plupart des répondants n’étaient pas au courant que la CFP avait actualisé son Code de conduite en avril 2019.

75. Pour ce qui est des exigences en matière de valeurs et d’éthique auprès des consultants travaillant à la CFP, la plupart des gestionnaires interrogés se fiaient aux renseignements fournis lors de l’établissement du contrat et des offres à commandes. Les répondants ne savaient pas si les consultants embauchés dans leur unité avaient pu prendre connaissance des exigences liées aux valeurs et à l’éthique de la CFP. Une bonne pratique consisterait à fournir un exemplaire du Code de conduite aux consultants et personnes de l’extérieur qui viennent travailler à la CFP, afin de s’assurer qu’ils savent ce que l’on attend d’eux quant à leurs rôles et responsabilités en la matière.

Surveillance et rapports

76. Critère : L’équipe de vérification s’attendait à trouver des processus de surveillance et d’établissement de rapports liés au cadre de valeurs et d’éthique de la CFP pour appuyer la prise de décisions, la surveillance et la responsabilisation, ainsi que pour en assurer la mise en œuvre dans l’ensemble de la CFP. Notamment, que :

• des processus soient mis en œuvre pour relever et signaler les questions liées aux valeurs et à l’éthique, établir des mesures d’atténuation et confirmer la prise de mesures;
• des indicateurs de rendement soient en place pour mesurer la culture générale des valeurs et de l’éthique à la CFP, et que les résultats soient officiellement communiqués à la haute direction régulièrement.

77. Conclusion : Depuis 2012, la CFP établit des plans d’action et programmes sur les valeurs et l’éthique afin de déterminer des mesures ciblées et des attentes en matière de mesure du rendement. Des processus sont en place et fonctionnent comme prévu pour traiter les questions d’éthique. Des processus de surveillance et d’établissement de rapports sont appliqués, et des rapports présentés minimalement une fois l’an dans le cadre de l’Aperçu des valeurs et de l’éthique. Il est possible de présenter des rapports plus souvent au cours de l’exercice financier.

Processus de surveillance

78. Au cours de la période vérifiée, la responsabilité de surveiller les valeurs et l’éthique et d’en rendre compte à la haute direction a d’abord été assumée par la Division de la gestion de l’effectif, mais relève dorénavant de l’ombudsman en sa qualité de directeur du Bureau de l’ombudsman. La vérification a révélé que des processus sont en place pour signaler les questions liées aux valeurs et à l’éthique, établir des mesures d’atténuation et confirmer la prise de mesures.

79. Pour appuyer les activités de surveillance, les renseignements sont recueillis à partir d’un certain nombre de sources, notamment des statistiques sur la formation des employés, les congés de maladie, les rapports confidentiels, les plaintes liées à la violence en milieu de travail ou au harcèlement, les demandes de service de gestion informelle des conflits, les divulgations d’actes répréhensibles, ainsi que les résultats de sondages.

80. De plus, le Programme d’entrevues de fin de service donne aux employés qui quittent la fonction publique l’occasion d’exprimer leurs préoccupations, et de déterminer certaines possibilités d’amélioration à la CFP. Dans le cadre de ce programme facultatif, les employés peuvent participer à une entrevue informelle ou remplir un court questionnaire de rétroaction sur leur expérience de travail à la CFP. Les renseignements sur le programme, ainsi que le questionnaire d’entrevue de départ, sont disponibles sur le site intranet, et ont été consultés moins de 6 fois en 2018-2019.

81. La vérification a révélé que le programme d’entrevues de fin de service, bien qu’il constitue une source importante de renseignements sur la culture de la CFP, n’a pas été utilisé efficacement. Les employés reçoivent généralement le questionnaire lors de leur dernier jour de travail. D’après le faible taux de réponse, il semble que le programme ait été sous-utilisé par les gestionnaires et superviseurs. Le questionnaire est un outil utile pour cerner les enjeux, les tendances et les réussites, et améliorer l’état des valeurs et de l’éthique à la CFP. Le rapport annuel 2018-2019 de l’ombudsman souligne l’importance des entrevues de départ afin de pouvoir générer de meilleures données sur certains risques éthiques auxquels la CFP est confrontée, et y trouver des solutions.

Mesure du rendement

82. Le Code de conduite comprend une exigence de surveillance et d’évaluation périodiques des dispositions du code et procédures de divulgation interne. En 2017-2018, la Direction de la gestion des ressources humaines a adopté un autre type d’instrument pour rendre compte à la haute direction, passant d’un rapport annuel exhaustif à un rapport plus succinct à la manière d’un « tableau de bord ». Ce document d’une page, intitulé Aperçu des valeurs et de l’éthique, présente des renseignements quantitatifs touchant les activités du Programme sur les valeurs et l’éthique.

83. L’Aperçu des valeurs et de l’éthique de 2018-2019 présentait des précisions sur le nouveau Bureau de l’ombudsman. À l’exception de l’aperçu, l’équipe de vérification n’a pas trouvé de document ou de processus permettant de suivre les résultats des mesures prises dans le cadre du Programme sur les valeurs et l’éthique de la CFP depuis 2018. De plus, outre la comparaison des résultats d’une année à l’autre à partir de l’aperçu et des sondages, les vérificateurs n’ont pas pu trouver de mécanismes permettant de déterminer, d’évaluer et de documenter les stratégies d’atténuation ainsi que les risques liés aux valeurs et à l’éthique .

84. Bien que limité en matière d’information narrative ou contextuelle, l’Aperçu des valeurs et de l’éthique fournit à la haute direction les renseignements nécessaires pour prendre des mesures préventives ou correctives afin de régler les problèmes de valeurs et d’éthique, et améliorer le bien-être des employés. Par exemple, à la lumière des résultats affichant un faible taux d’achèvement du rapport confidentiel sur les conflits d’intérêts, un nouveau mécanisme a été mis en place. Il appelle les nouveaux employés à remplir un rapport confidentiel soulevant leurs domaines potentiels de conflit d’intérêts, ou indiquant n’avoir « rien à signaler ». Des rappels seront transmis aux employés n’ayant pas soumis leur rapport.

Rapports

85. L’équipe de vérification a constaté que les sujets liés aux valeurs et à l’éthique faisaient l’objet de discussions ponctuelles ou, au besoin, lors des comités de gouvernance de la CFP. Cela comprend les discussions des réunions à huis clos qui sont tenues au Comité exécutif de gestion. Outre la présentation annuelle de l’aperçu, il n’y a pas eu de présentations régulières sur les indicateurs de rendement clés liés aux valeurs et à l’éthique. Des présentations périodiques permettraient de s’assurer que des considérations relatives aux valeurs et à l’éthique éclairent les décisions de la haute direction liées à l’établissement des priorités, aux programmes, aux ressources et aux politiques.

86. En plus de l’aperçu, la haute direction et le Comité national de consultation patronale-syndicale reçoivent les résultats et une analyse comparative des résultats, d’une année à l’autre, découlant du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et du sondage « À vous la parole ».

87. Un examen des procès-verbaux du Comité de vérification interne pour la période concernée a révélé que les membres recevaient une mise à jour annuelle quant à l’application du Programme sur les valeurs et l’éthique de la CFP. Comme l’indique la Charte du Comité de vérification interne, il s’agit d’un élément important du travail de ce comité. La vérification a révélé que la dernière présentation exhaustive du Programme sur les valeurs et l’éthique a eu lieu en décembre 2017, et que l’aperçu a été présenté en 2018-2019. L’agent principal en matière de valeurs et d’éthique aura l’occasion de présenter des mises à jour plus régulières au Comité de vérification interne alors que débute le travail de mise à jour du Programme sur les valeurs et l’éthique de la CFP.

Conclusion

88. En 2018 et 2019, la structure de gouvernance en matière de valeurs et d’éthique a été modifiée de façon significative. Le Bureau de l’ombudsman a assumé les responsabilités de champion du mieux-être et d’agent principal des valeurs et de l’éthique. En outre, on a actualisé le Code de conduite en avril 2019 afin de tenir compte de nouveaux facteurs en milieu de travail. Les mesures prises par la haute direction ont démontré qu’elle soutenait un milieu de travail sain, diversifié et inclusif, conformément aux attentes de la fonction publique fédérale en matière de valeurs et d’éthique.

89. La CFP a établi et documenté une politique et des lignes directrices sur les valeurs et l’éthique qui informe les employés en vue d’appuyer l’atteinte des objectifs en matière de valeurs et d’éthique. Des exigences de formation obligatoire ont été établies et une certaine promotion des responsabilités en matière de valeurs et d’éthique a été entreprise. De même, depuis 2012, des plans d’action et des programmes sur les valeurs et l’éthique ont été instaurés à la CFP afin de déterminer les mesures ciblées et les attentes entourant la mesure du rendement. Les processus de traitement liés aux problèmes d’éthique sont en place et fonctionnent comme prévu. Des processus de surveillance et d’établissement de rapports ont été élaborés, et sont présentés minimalement une fois l’an dans le cadre de l’Aperçu des valeurs et de l’éthique. Il est possible de présenter des rapports plus souvent au cours de l’exercice financier.

90. Les possibilités d’amélioration suivantes ont été relevées à la lumière des récents changements apportés à la gouvernance des valeurs et de l’éthique. La première concerne l’examen des ressources pertinentes élaborées à la CFP pour appuyer la mise en œuvre du Code de conduite et obtenir l’approbation des documents de politiques et d’orientation actualisés. De même, un nouveau programme pluriannuel sur les valeurs et l’éthique de la CFP doit être élaboré et mis en œuvre afin d’intégrer toutes les mesures connexes, et de documenter la nouvelle structure de gouvernance des activités liées aux valeurs et à l’éthique, y compris des rôles et responsabilités bien définis pour tous les intervenants. En outre, il faudrait procéder à un examen des processus actuels afin d’obtenir des données et des renseignements permettant de documenter la participation des employés à la formation, des rapports confidentiels signés et réaffirmations annuelles attestant que les employés ont lu et compris leurs obligations liées au Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

91. Le rapport comprend 3 recommandations permettant de donner suite aux possibilités d’amélioration relevées. La haute direction les a approuvées, et certains éléments de plan d’action ont déjà été élaborés.

Annexe A : Réponse et plan d’action de la direction

Recommandation 1

Il est recommandé que le vice-président, Secteur des affaires ministérielles, en collaboration avec le Bureau de l’ombudsman, dirige un examen des ressources de la CFP afin d’appuyer la mise en œuvre du Code de conduite, et d’obtenir l’approbation des documents de politiques et d’orientation actualisés.

Réponse et plan d’action de la direction

Recommandation approuvée par la direction.

1. Le Bureau de l’ombudsman et la Direction de la gestion des ressources humaines travailleront en étroite collaboration avec les représentants de l’équipe de vérification interne pour déterminer si une politique ou une orientation doit faire partie du Cadre de valeurs et d’éthique de la CFP, et pour établir l’ordre de priorité des lignes directrices à examiner.
2. La Direction de la gestion des ressources humaines désignera les bureaux de première responsabilité pour chaque document de politiques et d’orientation à examiner et, en consultation avec les bureaux de première responsabilité, établira un calendrier d’examen permanent pour actualiser les documents de politiques et d’orientation au besoin. Les bureaux de première responsabilité hors de la Direction devront respecter l’échéancier établi au calendrier.

Bureau de première responsabilité

Vice-président, Secteur des affaires ministérielles

Date d’achèvement

1. 31 mars 2020
2. 30 juin 2020

Recommandation 2

Il est recommandé que le Bureau de l’ombudsman, en collaboration avec les principaux intervenants internes, élabore un nouveau programme pluriannuel sur les valeurs et l’éthique intégrant toutes les mesures connexes, et documentant la nouvelle structure de gouvernance des activités liées aux valeurs et à l’éthique.

Réponse et plan d’action de la direction

La direction entérine cette recommandation et devra :

1. Examiner les renseignements existants sur les rôles et responsabilités ainsi que le modèle de gouvernance des valeurs et de l’éthique du Code de conduite de la CFP, l’intranet, les instruments de délégation et d’autres documents pertinents, puis proposer tout changement nécessaire pouvant apporter clarté et cohérence;
2. Établir un comité consultatif sur les valeurs et l’éthique représentant les secteurs et régions afin de déterminer les risques en matière d’éthique, ainsi que les stratégies d’atténuation en fonction du mandat de la CFP, des expériences vécues, de l’orientation future et de l’environnement externe;
3. Mener des recherches et des consultations externes sur les facteurs contribuant à une culture éthique;
   Proposer au Comité exécutif de gestion un programme sur les valeurs et l’éthique actualisé et fondé sur des données probantes, ainsi qu’un plan d’action pluriannuel assorti de stratégies de surveillance, de production de rapports et de mesures;
4. Publier de manière centralisée, sur l’intranet, le Programme sur les valeurs et l’éthique actualisé, ainsi que des ressources vers lesquelles les employés peuvent se tourner lorsqu’ils sont confrontés à un problème de valeurs et d’éthique, de l’information sur les personnes-ressources clés et leurs rôles dans l’organisation, de même que des liens vers des ressources supplémentaires permettant de sensibiliser les employés aux questions de valeurs et d’éthique;
5. Élaborer du matériel didactique sur les valeurs et l’éthique basé sur des scénarios suivant le contexte de la CFP, assorti d’un formulaire de rétroaction pour en évaluer l’efficacité.

Bureau de première responsabilité

Bureau de l’Ombudsman

Date d’achèvement

1. 31 mai 2020
2. 30 juin 2020
3. 31 octobre 2020
4. 31 mars 2021
5. 30 septembre 2021
6. 30 novembre 2021

Recommandation 3

Il est recommandé que le Bureau de l’ombudsman examine les processus en place pour documenter et confirmer que les employés de la CFP ont signé leurs rapports confidentiels et leurs affirmations annuelles attestant qu’ils ont lu et compris leurs obligations liées au Code de valeurs et d’éthique du secteur public. Il est également recommandé que la Direction de la gestion des ressources humaines examine les processus pour documenter la participation à la formation sur les valeurs et l’éthique.

Réponse et plan d’action de la direction

La direction entérine cette recommandation.

La direction devra :

1. Travailler avec la Direction de la gestion des ressources humaines pour améliorer et documenter le processus permettant d’assurer le suivi et de présenter des rapports confidentiels sur toute mesure de dotation pertinente;
2. Examiner et actualiser les processus administratifs qui permettent d’effectuer un suivi auprès des employés qui n’ont pas soumis le rapport confidentiel;
3. Examiner et actualiser les communications, comme les modèles de lettres d’offre, les renseignements sur l’intégration, les présentations du Bureau de l’ombudsman, l’intranet et les modèles d’analyse des conflits d’intérêts, afin de s’assurer que les responsabilités des employés et des gestionnaires sur les conflits d’intérêts sont bien définies;
4. Publier un message contextuel annuel demandant aux employés de confirmer a) qu’ils ont lu le Code de valeurs et d’éthique de la CFP, la politique sur les conflits d’intérêts et le Code de conduite de la CFP et b) qu’ils comprennent qu’ils sont tenus de les respecter comme conditions d’emploi;
5. Faire en sorte que la Direction de la gestion des ressources humaines examine les processus de production de rapports semestriels sur l’achèvement de la formation obligatoire afin d’aider les employés à élaborer leur plan d’apprentissage personnel, et à produire des rapports qui permettront de s’assurer qu’ils ont suivi la formation sur les valeurs et l’éthique; et enfin, que la Direction établisse un processus permettant aux employés qui suivent une formation connexe, non offerte par l’École de la fonction publique du Canada, de l’en informer.

Bureau de première responsabilité

Bureau de l’ombudsman
Directeur général, Direction de la gestion des ressources humaines

Date d’achèvement

1. 31 mai 2020
2. 31 mai 2020
3. 30 novembre 2020
4. 31 mars 2020
5. 30 juin 2020