Audit des contrôles de base

Table des matières

Sommaire

Objectif

S’assurer que les contrôles de base de la Commission de la fonction publique (CFP) exercés sur l’administration de la gestion des finances, de la passation de marchés, des frais de voyages, d’accueil, et des ressources humaines sont efficaces et conformes avec les lois, les politiques et les directives connexes.

Importance

En tant qu’administratrice générale, la présidente de la CFP est l’administratrice des comptes de l’organisation en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). La présidente doit veiller à ce que l’organisation des ressources permette la réalisation des objectifs ministériels conformément aux politiques et aux directives gouvernementales; s’assurer que des systèmes efficaces de contrôle interne sont en place; signer les comptes de l’organisation; s’acquitter d’autres responsabilités particulières prévues par la loi ou la réglementation aux fins de l’administration de l’organisation.

L’équipe de direction de la CFP a élaboré un système de contrôles internes sur les rapports financiers, comme l’exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, afin de donner à la présidente l’assurance que les opérations sont autorisées, que les documents financiers sont bien tenus, que les ressources sont protégées contre les risques et que les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

L’Audit des contrôles de base de la CFP vise à fournir à la haute direction une évaluation indépendante de la conception et de l’efficacité opérationnelle du système de contrôles internes de la CFP. Les résultats de l’audit seront utilisés afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience de la conception, de l’évaluation et de la surveillance continue des contrôles.

Conclusion générale

 

L’audit visait à examiner les contrôles internes utilisés à l’appui de la production de rapports financiers et à fournir une assurance à cet égard. Dans l’ensemble, les résultats de l’audit ont démontré que la CFP dispose d’un cadre de contrôle efficace qui appuie la production de rapports financiers dans les secteurs évalués. Il a toutefois été établi que certains secteurs pourraient être améliorés afin de contribuer à l’atténuation des risques potentiels.

Principales constatations

Toutes les dépenses examinées se rapportaient à des activités légitimes du gouvernement. Aucune irrégularité n’a été relevée dans le cadre de l’audit.

Les cartes d’achat de la CFP sont bien surveillées. Les détenteurs des cartes ont été autorisés, ont reconnu leurs responsabilités et utilisent les cartes de manière appropriée pour des transactions liées aux activités du gouvernement.

Les contrôles clés en matière de gestion financière sont en place, notamment les pratiques relatives aux paiements et aux règlements, la formation obligatoire sur la délégation des pouvoirs et la répartition des tâches entre les différents rôles.

Des processus de passation de marchés sont en place et sont efficaces. Les marchés à fournisseur unique ont été justifiés de manière appropriée, et l’établissement de marchés ainsi que les demandes de soumissions étaient bien documentés. Les exigences relatives à la sécurité et les droits de propriété intellectuelle ont été dûment pris en considération, et les marchés visés ont fait l’objet d’une divulgation proactive.

La plupart des frais d’accueil ont été documentés, justifiés et divulgués conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor.

La documentation et la justification des frais de voyages locaux pourraient être améliorées. La CFP pourrait tirer profit d’orientation et de formation complémentaires ainsi que d’attentes clairement définies dans ce domaine.

Certaines améliorations doivent être apportées dans la gestion des pratiques de rémunération. Les exigences relatives à l’approbation préalable des dépenses en heures supplémentaires ne sont pas définies, les procédures de départ ne sont pas toujours suivies, et la justification du salaire n’est pas toujours fournie pour les contrats liés aux employés occasionnels.

Taux de conformité selon la politiqueNote de bas de page 1

Politiques et directives vérifiées Nombre d’opérations vérifiées Conformité Poucentage
1.  Directive sur les cartes d’achat 52 Respectée 99 %
2.  Directive sur les voyages du Conseil national mixte et Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage 70 Respectée en partie 83 %
3.  Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements 41 Respectée en partie 92 %
4.  Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales 56 Respectée en partie 96 %
5.  Employés occasionnels 25 Respectée en partie 82 %
6.  Rémunération au rendement 31 Respectée 100 %
7.  Directive sur la gestion financière de l’administration de la paye 123 Non respectéeNote de bas de page 2 72 %
8.  Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses 28 Respectée en partie 86 %
9.  Politique sur les marchés 41 Respectée en partie 97 %
10. Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements 279 Respectée en partie 80 %
11. Directive sur la vérification des comptes 289 Respectée en partie 93 %
Total 1 035 Respectée en partie 87 %Note de bas de page 3

LégendeNote de bas de page 4

Respectée
Conformité dans une proportion d’au moins 98 %
Respectée en partie
Conformité dans une proportion supérieure ou égale à 80 % et inférieure à 98 %
Non respectée
Conformité dans une proportion inférieure à 80 %

Recommandations

  1. La Direction des finances et de l’administration (DFA) devrait s’assurer que les voyages locaux sont définis, que les gestionnaires de la CFP comprennent leurs obligations pour ce qui est de justifier et de documenter les exceptions au moment d’approuver les voyages, et que ceux-ci suivent les lignes directrices du gouvernement du Canada en matière de voyages. 
  2. La DFA devrait définir et communiquer les attentes relatives aux documents d’autorisation préalable des dépenses en heures supplémentaires.
  3. La Direction de la gestion des ressources humaines (DGRH) devrait s’assurer que les justifications des exceptions relatives au salaire sont appuyées par des documents pour chaque nouveau contrat lié à un employé occasionnel.
  4. La DGRH devrait s’assurer que les nominations intérimaires sont approuvées au préalable.
  5. La DFA devrait s’assurer que les procédures de départ sont suivies efficacement.
  6. La DFA devrait s’assurer que les personnes dotées des pouvoirs délégués prévus à l’article 33 examinent la vérification après paiement des opérations d’administration de la paye.

Énoncé d’assurance

 

Cette mission d’audit est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Greg Nesbitt, CPA, CMA, CIA
Dirigeant principal de la vérification
Commission de la fonction publique

Contexte

La Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor décrit les rôles et les responsabilités reliés à la mise en place, au maintien, à la surveillance et à l’examen du système de contrôle interne de l’organisation. Ce système permet d’atténuer les risques relatifs à l’efficacité et à l’efficience des programmes, des opérations et de la gestion des ressources, y compris la protection des actifs, la fiabilité des rapports financiers, ainsi que la conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux pouvoirs délégués. La conformité à la Politique sur le contrôle interne et aux directives connexes doit être surveillée par l’intermédiaire de vérifications périodiques et d’autres examens afin d’assurer l’efficacité de leur mise en application.

Chaque année, la présidente, en tant qu’administratrice générale, doit signer une Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes exercés en matière de rapports financiers (DRD) pour l’organisation. La DRD énonce la responsabilité de la direction à l’égard des états financiers et d’autres renseignements financiers ainsi que du processus de production de rapports financiers duquel découlent ces états financiers. La DRD peut être modifiée ou adaptée, le cas échéant, selon le mode de fonctionnement de l’organisation de même que selon son contexte et ses réalités.

Le mandat de la Commission de la fonction publique (CFP) consiste à protéger le mérite, l’impartialité politique, la représentativité et l’utilisation des deux langues officielles au sein de la fonction publique. Conformément au système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établi par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP remplit son mandat en fournissant des orientations et une expertise stratégiques, ainsi qu’en exerçant une surveillance efficace, ce qui inclut des vérifications, des enquêtes et une surveillance continue. La CFP fournit également des services de dotation et d’évaluation aux autres ministères fédéraux. Certains de ces services sont offerts selon le principe du recouvrement des coûts.

Compte tenu de la nature des travaux de la CFP, les dépenses de celle-ci visent principalement les salaires (85,3 M$), les services acquis (12,9 M$) et les locaux (10,3 M$) représentant la majeure partie des dépenses non salariales. Les recettes provenant des services offerts en recouvrement des coûts s’élevaient à 9,2 M$.

L’audit était axé sur les contrôles de base relatifs à l’autorisation des dépenses salariales (ressources humaines [RH]), à la passation de marchés et à la gestion financière générale. De plus, en raison de la nature sensible des opérations liées aux voyages et à l’accueil, ces secteurs ont également été évalués. Les recettes n’ont pas été évaluées, car elles ont récemment fait l’objet d’un audit et ne sont pas considérées comme présentant un risque élevé pour le moment. Ce secteur sera évalué dans les années à venir.

Objectif de l'audit

Veiller à ce que les contrôles de base de la CFP en matière d’administration de la gestion des finances, de la passation de marchés, des frais de voyages et d’accueil, ainsi que des RH sont efficaces et conformes aux lois, aux politiques et aux directives connexes.

Portée de l'audit

Un examen détaillé a été effectué au regard des lois, des politiques et des directives figurant à l’annexe A. Des opérations individuelles sélectionnées parmi celles effectuées au cours de l’exercice financier 2013-2014 ont été examinées par rapport à l’exhaustivité, au caractère raisonnable, à l’exactitude et à la validité des données, ainsi qu’à leur conformité avec les lois, les politiques et les directives applicables. Les opérations évaluées ont été choisies de manière aléatoire, avec des procédures complémentaires pour les éléments à valeur monétaire élevée et les opérations pouvant présenter un risque élevé.

L’audit, étant axé principalement sur les opérations en tant que telles, portait sur les processus de gestion financière de toutes les directions générales. À des fins d’évaluation, des échantillons d’opérations provenant du système financier, soit du 1er avril 2013 au 31 mars 2014, ont été utilisés.

À propos de l'audit

L’audit a été mené conformément aux politiques, aux directives et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada établies par le Conseil du TrésorNote de bas de page 5.

Pour évaluer le caractère adéquat des contrôles en place, l’équipe a employé les méthodes de collecte de données suivantes :

  • des entrevues avec des membres de la direction et du personnel;
  • l’examen de dossiers et l’analyse de documents, y compris de rapports générés par les systèmes;
  • l’examen sommaire des principaux processus.

L’équipe a analysé les données afin d’évaluer si elles étaient suffisantes, fiables, pertinentes et utiles. Elle a aussi évalué les systèmes et les pratiques de la CFP selon des critères préétablis et acceptés, suite à leur élaboration en fonction des lois, des politiques et des directives qui se trouvent à l’annexe A.

Acceptation des risques résiduels par la haute direction

Conformément aux normes de vérification interne, les constatations sont présentées par rapport à des critères préétablis. Les vérificateurs formulent des recommandations à la direction afin qu’elle puisse gérer les risques cernés. Là où la direction estime que les coûts de mise en œuvre d’une recommandation surpassent les avantages éventuels, celle-ci peut et devrait indiquer qu’elle accepte de courir le risque de ne prendre aucune mesure. Cette décision devrait être confirmée par le Comité exécutif de gestion et faire l’objet de discussions avec le Comité de vérification interne. 

Constatations détaillées et recommandations

Constatation 1 : Cartes d’achat

 

Les cartes d’achat sont bien contrôlées.

Nous avons vérifié si le contrôle des cartes d’achat à la Commission de la fonction publique (CFP) était adéquat et si les utilisateurs avaient reconnu leurs responsabilités à leur égard. Nous avons également vérifié si les cartes avaient servi à des achats de biens et de services autorisés dans le cadre des activités gouvernementales et au paiement de frais d’accueil.

Les cartes d’achat constituent une méthode de paiement économique, sûre et pratique pour l’approvisionnement et le paiement de biens et de services, et assurent un contrôle efficace des finances. Étant donné que les cartes sont attribuées individuellement aux employés, il faut mettre en place une entente entre le superviseur et l’employé de sorte que les rôles et responsabilités de l’employé par rapport à la carte soient reconnus. Par ailleurs, les cartes d’achat doivent servir uniquement aux dépenses autorisées du gouvernement.

L’attribution des cartes d’achat est contrôlée et les détenteurs de cartes ont reconnu par écrit leurs obligations et responsabilités

Dans tous les dossiers que nous avons examinés, un gestionnaire de centre de responsabilité avait recommandé que l’employé reçoive une carte d’achat assortie d’une limite de crédit définie. Les gestionnaires de centres de responsabilité sont chargés de recommander les employés qui devraient être détenteurs de carte ainsi que des limites de crédit raisonnables selon l’usage prévu. Ils doivent également réévaluer le besoin de ces limites de façon périodique ou en cas de modification des responsabilités, de même que de s’assurer que les soldes inutilisés sont suffisants avant que des transactions ne soient effectuées. Tous les dossiers examinés contenaient également des ententes avec le détenteur de la carte d’achat, ce qui démontrait que les demandes d’émission de cartes d’achat et les restrictions connexes à celles-ci avaient été précisées et communiquées au détenteur et que ce dernier avait reconnu ses responsabilités et ses obligations avant de recevoir la carte d’achat.

Les cartes d’achat de la CFP sont utilisées pour des dépenses légitimes liées aux activités du gouvernement

Dans tous les dossiers examinés, les cartes d’achat ont été utilisées uniquement pour des achats de biens et de services autorisés et liés aux activités du gouvernement, ainsi que pour des dépenses d’accueil approuvées au préalable.

Les dépenses pour lesquelles les cartes d’achat ont été utilisées ont été approuvées au préalable et vérifiées

L’attestation au titre de l’article 32 (approbation préalable des dépenses) et de l’article 34 (vérification des dépenses) a été effectuée en temps opportun par une personne possédant les pouvoirs délégués appropriés pour les cartes d’achat.

Constatation 2 : Frais de voyage

 

Les frais de voyage sont bien gérés, mais la planification des voyages, notamment la justification et l’autorisation préalable des frais de voyage, doit être améliorée.

Nous avons vérifié si les frais de voyage d’affaires de la CFP ont été gérés de façon efficace. Nous avons également vérifié si les frais de voyage des hauts fonctionnaires avaient été adéquatement divulgués conformément aux règles de divulgation proactive. 

Les fonctionnaires effectuent des voyages dans le contexte d’activités gouvernementales. Conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte ainsi qu’à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences du Conseil du Trésor, les fonctionnaires doivent gérer les ressources avec prudence et utiliser celles-ci de manière efficace, efficiente et économique tout en adoptant des pratiques de voyage modernes, justes et raisonnables. Les frais de voyage des hauts fonctionnaires doivent être divulgués afin d’accroître davantage la transparence et la surveillance de l’utilisation des fonds publics.

Les repas, les frais accessoires et les voyages en avion et en train respectaient les limites prescrites, et les cartes de voyage ont été utilisées adéquatement

Dans la plupart des dossiers examinés, les indemnités pour les repas et les frais accessoires ont été versés conformément aux taux établis, les voyages en avion et en train respectaient les limites appropriées, le cas échéant, et les cartes de voyage ont été utilisées, dans la mesure du possible, pour payer les préparatifs de voyage à l’avance.

Dans certains cas examinés, les frais d’hébergement et autres frais étaient supérieurs au taux maximum par villeNote de bas de page 6 sans documentation à l’appui

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada tient une liste d’hôtels et d’entreprises de location de véhicules pour diverses villes ainsi que des taux maximums recommandés par ville. Dans de nombreux cas, le dépassement de ces taux est justifié, notamment pour des raisons liées à la sûreté, à la sécurité et à l’emplacement de l’hébergement. Ces justifications devraient être documentées.

Les voyages locaux n’ont pas été définis

De nombreuses demandes de remboursement de frais de voyage locaux ont été autorisées sans justification documentée.

L’article 4.2.3 de la Ligne directrice sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements indique ce qui suit : « Les instructions en matière de politique financière du ministère doivent inclure une définition de ce qui constitue un “voyage local” à l’appui de son contexte opérationnel. La définition doit délimiter les régions dans lesquelles un déplacement serait considéré comme un voyage local et serait ainsi exempté des approbations de voyager figurant dans la directive. Comme cette définition renvoie à l’autorisation d’engager des dépenses de voyages, elle est indépendante des définitions des modalités d’utilisation des indemnités de déplacement figurant dans les modules de la Directive sur les voyages du CNM. »

La CFP dispose d’une Norme sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, qui est datée de novembre 2013. Cette norme ne définit pas les voyages locaux ni les limites ou les secteurs selon lesquels les voyages locaux pourraient être exclus. Si les voyages locaux étaient définis, il ne serait plus nécessaire d’approuver les dépenses qui lui sont liées.

Les frais de voyage des hauts fonctionnaires font l’objet d’une divulgation proactive

Toutes les demandes de remboursement des frais de voyage des hauts fonctionnaires fédéraux désignés que nous avons examinées ont fait l’objet d’une divulgation proactive. Le montant total des frais de voyage annuels de l’organisation, ainsi qu’une description des principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent, a été divulgué sur son site Web.

La plupart des frais de voyage ont été vérifiés adéquatement

L’attestation en vertu de l’article 34 (vérification des dépenses) a été effectuée en temps opportun par une personne dotée des pouvoirs délégués appropriés pour la plupart des frais de déplacement.

Recommandation

  • 1. La Direction des finances et de l’administration (DFA) devrait s’assurer que les voyages locaux soient définis, que les gestionnaires de la CFP comprennent leurs obligations pour ce qui est de justifier et de documenter les exceptions au moment d’approuver les voyages, et que ceux ci suivent les lignes directrices du gouvernement du Canada en matière de voyages.

Constatation 3 : Frais d’accueil

 

Les frais d’accueil sont bien gérés.

L’audit portait sur la question de savoir si les frais d’accueil de la CFP sont gérés avec prudence et probité, et représentent la façon la plus économique et la plus efficace d’utiliser les fonds publics, compte tenu de la nature de l’activité par rapport à la réalisation du mandat de l’organisation. Nous avons également vérifié si les frais d’accueil des hauts fonctionnaires ont été adéquatement divulgués selon les règles de la divulgation proactive.

Les employés du gouvernement engagent parfois des frais d’accueil dans le cadre des activités du gouvernement. Conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor, les fonctionnaires doivent gérer les ressources avec prudence et les utiliser de manière efficace, efficiente et économique. Les frais d’accueil des hauts fonctionnaires devraient être divulgués afin d’accroître davantage la transparence et la surveillance de l’utilisation des fonds publics.

Les frais d’accueil ont été planifiés et engagés dans un souci d’économie et d’efficacité dans le but de faciliter les activités du gouvernement en tenant compte des circonstances propres à chaque événement

La plupart des frais d’accueil ont été planifiés et engagés de manière économique et appropriée. Tous les dossiers étaient conformes au coût admissible par personne prévu dans la directive et aucune boisson alcoolisée n’a été réclamée.

La plupart des frais d’accueil ont fait l’objet d’une divulgation proactive

La plupart des frais d’accueil ont fait l’objet d’une divulgation proactive conformément à la directive. Des exceptions mineures ont été relevées dans le cas où les membres de la haute direction ont assisté à des événements organisés à partir de leur centre de coûts et ne l’ont pas divulgué sur le site Web externe. Le total annuel des frais d’accueil pour la CFP a été divulgué.

Les frais d’accueil ont été approuvés au préalable et vérifiés adéquatement

L’attestation au titre de l’article 32 (approbation préalable des dépenses) et de l’article 34 (vérification des dépenses) a été effectuée en temps opportun par une personne à laquelle les pouvoirs appropriés pour les frais d’accueil avaient été délégués.

Constatation 4 : Rémunération

 

La plupart des contrôles en matière de gestion financière sont en place.

Nous avons vérifié si les congés des employés de la CFP ont été autorisés en temps opportun par une personne à laquelle les pouvoirs appropriés avaient été délégués. Nous avons également vérifié si la rémunération au rendement a été administrée de manière appropriée. Par ailleurs, les vérificateurs ont examiné si les principales conditions d’emploi des employés occasionnels ont été administrées correctement.

La plus grande partie des dépenses de la CFP sont liées à la paye et à la rémunération. Ainsi, des contrôles financiers adéquats sont essentiels en vue d’assurer l’exactitude, l’intégrité et la rapidité du processus d’administration de la paye. Les congés, la rémunération au rendement et les arrivées et départs d’employés devraient être approuvés, vérifiés et adéquatement documentés.

Transactions de congés

La demande de congé est approuvée en temps opportun par une personne autorisée

Mis à part deux exceptions, les transactions liées aux congés payés ont été autorisées au niveau approprié et en temps opportun. Dans le cadre de notre examen des contrôles dans le système PeopleSoft, nous avons observé qu’il n’existe aucun contrôle permettant de s’assurer que les congés sont approuvés par les personnes autorisées. Les congés peuvent être soumis à toute personne ayant un compte dans le système. Il n’y a pas non plus de contrôles atténuants qui permettraient de détecter l’approbation de congés par des personnes auxquelles les pouvoirs appropriés n’ont pas été délégués.

Employés occasionnels

La plupart des conditions relatives aux employés occasionnels ont été administrées adéquatement

Dans tous les cas examinés, les personnes ont obtenu l’autorisation de sécurité appropriée avant de commencer à travailler à la CFP. À une exception mineure près, les conditions d’emploi des employés occasionnels respectaient la limite de 90 jours prescrite dans la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

Nous avons constaté que les pratiques opérationnelles actuelles de la CFP dans les cas où les employés effectuent plusieurs périodes d’emploi occasionnel consistent à utiliser la justification préparée pour la première période d’emploi occasionnel pour toutes les autres périodes d’emploi occasionnel subséquentes pour lesquelles un salaire supérieur au salaire minimum est versé. La CFP n’exige pas que ses gestionnaires établissent une nouvelle justification pour un salaire supérieur au salaire minimum prévu pour les employés occasionnels réembauchés. Chaque période d’emploi occasionnel constitue un nouveau contrat de travail; le dossier doit donc contenir une nouvelle justification, ou une indication selon laquelle la justification précédente s’applique toujours.

Les nominations d’employés occasionnels ont été vérifiées adéquatement

Pour la plupart des nominations d’employés occasionnels examinées, l’attestation au titre de l’article 34 a été effectuée en temps opportun par une personne dotée des pouvoirs délégués appropriés.

Nominations intérimaires

Certaines nominations intérimaires n’ont pas été approuvées au préalable

Pour les nominations intérimaires examinées, l’attestation au titre de l’article 32 n’a pas toujours été effectuée au préalable. Dans plusieurs des dossiers de nominations intérimaires examinés, la dépense a été engagée après le début de la période d’intérim.

Les nominations intérimaires ont été vérifiées adéquatement

Pour la plupart des nominations intérimaires examinées, l’attestation au titre de l’article 34 a été effectuée en temps opportun par une personne dotée des pouvoirs délégués appropriés.

Rémunération au rendement

La rémunération au rendement est administrée adéquatement

Dans tous les dossiers examinés, seuls les employés admissibles ont bénéficié de la rémunération au rendement. Les examens annuels du rendement sont fondés sur des objectifs préétablis et sont documentés. Dans deux cas, les dossiers des employés ayant reçu une rémunération au rendement ne contenaient pas d’évaluation au regard des objectifs annuels. Dans les deux situations, l’employé a quitté l’organisation peu avant la fin de l’exercice financier et avant l’exercice d’évaluation du rendement. L’évaluation du rendement au regard des objectifs annuels n’a donc pas été documentée. Lors d’une discussion à huis clos tenue à l’occasion d’une réunion du Comité exécutif de gestion à laquelle tous les cadres supérieurs ont assisté, il a été question de la rémunération au rendement de ces deux personnes, et celle-ci a été approuvée par la présidente dans le Système de gestion des talents des cadres supérieurs (SGTCS).

Heures supplémentaires

Les processus d’approbation préalable (article 32) des dépenses liées aux heures supplémentaires ne sont pas définis

Les vérificateurs ont examiné des opérations de paiement et ont demandé aux gestionnaires si les heures supplémentaires avaient été approuvées au préalable. La plupart des gestionnaires ont indiqué que l’approbation préalable des heures supplémentaires se faisait verbalement et n’était pas documentée.

Une somme d’environ 400 000 $ a été payée au titre des heures supplémentaires au cours de l’exercice financier 2013-2014. L’approbation préalable des heures supplémentaires, documents à l’appui, permet de veiller à ce que tout soit clair entre les gestionnaires et les employés en ce qui concerne les heures supplémentaires. À défaut de cela, il pourrait y avoir des conflits quant à savoir si les heures supplémentaires ont été autorisées conformément aux conventions collectives, et les employés pourraient présenter des griefs. De plus, la documentation de l’approbation préalable permet de s’assurer qu’il existe une piste d’audit suffisante, conformément à la Directive sur la vérification des comptes, et que le gestionnaire a confirmé que le budget était suffisant pour effectuer l’opération. L’approbation préalable peut prendre de nombreuses formes, et n’a pas à être fournie une opération à la fois. En effectuant une planification adéquate, les gestionnaires peuvent établir un système mensuel ou trimestriel d’examen et d’approbation préalable.

La plupart des opérations liées aux heures supplémentaires ont été vérifiées adéquatement

Pour la plupart des opérations liées aux heures supplémentaires examinées, l’attestation au titre de l’article 34 (vérification des dépenses) a été effectuée en temps opportun par une personne dotée des pouvoirs délégués appropriés.

Procédures de départ

Les procédures de départ appropriées n’ont pas toujours été suivies

Dans plusieurs dossiers examinés, il n’y avait aucun formulaire de départ. L’absence de procédures de départ efficaces comporte des risques en matière de sécurité, notamment la perte de données et de renseignements, l’accès continu aux réseaux et aux installations, le versement de paiements en trop, ainsi que des risques liés à la gestion des biens.

Recommandations

  • 2. La DFA devrait définir et communiquer les attentes relatives aux documents d’autorisation préalable des dépenses en heures supplémentaires.
  • 3. La Direction de la gestion des ressources humaines (DGRH) devrait s’assurer que les justifications des exceptions relatives au salaire sont appuyées par des documents pour chaque nouveau contrat lié à un employé occasionnel.
  • 4. La DGRH devrait s’assurer que les nominations intérimaires sont approuvées au préalable.
  • 5. La DFA devrait s’assurer que les procédures de départ sont suivies efficacement.

Constatation 5 : Gestion financière

 

Les principaux contrôles en matière de gestion financière sont en place.

L’attestation au titre de l’article 33 de la LGFP constitue une confirmation définitive; il s’agit aussi d’un examen de la qualité effectué par des agents financiers afin de s’assurer que les gestionnaires ont exercé correctement leurs pouvoirs avant le paiement et le règlement d’une opération.

Des preuves vérifiables doivent démontrer que les comptes ont été vérifiés et attestés par une personne à laquelle le pouvoir de signer des documents financiers a été délégué, que toutes les opérations présentant un risque élevé ont été examinées de manière exhaustive, et qu’un échantillon d’opérations présentant un risque faible ou moyen a été sélectionné, au moyen d’une méthodologie de sélection d’échantillons, et fait l’objet d’un examen quant aux principaux aspects de chacune des opérations sélectionnées. 

Les gestionnaires doivent suivre une formation sur la délégation des pouvoirs avant que leur soit délégué le pouvoir d’effectuer l’approbation préalable (article 32) et la vérification (article 34) des dépenses. Enfin, de manière à assurer une séparation adéquate des tâches, les gestionnaires ne doivent pas effectuer l’attestation en vertu des articles 33 et 34 pour une même opération.

Article 33 – Examen de la qualité – Paiements et règlements

Le processus d’examen de la qualité a été effectué de manière appropriée pour les opérations liées aux cartes d’achat, aux voyages et à l’accueil examinées

Toutes les dépenses liées aux cartes d’achat, aux voyages, à l’accueil et à la passation de marchés ont fait l’objet, avant le paiement, d’un processus d’examen de la qualité effectué par un agent des finances dotés des pouvoirs délégués appropriés.

Le processus d’examen de la qualité de l’administration de la paye est en place jusqu’à l’étape de la vérification après le paiement; ce processus n’est pas examiné par des personnes possédant les pouvoirs délégués prévus à l’article 33

Les paiements liés aux opérations d’administration de la paye sont émis avant que le paiement ne soit fait par un agent des finances dotés des pouvoirs délégués appropriés.

Un échantillon d’opérations salariales est sélectionné chaque mois au moyen d’une méthodologie fondée sur le risque, et l’exactitude de ces opérations est vérifiée à l’aide des documents fournis à l’appui de chacune.

La vérification après le paiement constitue une méthode d’attestation acceptable, dans la mesure où elle est effectuée selon une approche fondée sur les risques et examinée par une personne dotées des pouvoirs délégués appropriés.

Rien n’indique que les agents des finances possédant les pouvoirs délégués prévus à l’article 33 ont examiné les vérifications effectuées après le paiement.

Contrôles de gestion financière

Des pratiques ont été mises en place afin de s’assurer que les personnes exerçant des pouvoirs de signature de documents financiers ont suivi la formation requise

La Charte de délégation des pouvoirs de signature en matière financière a été signée par la présidente de la CFP.

La plupart des employés qui ont exercé, au cours de l’exercice financier 2013-2014, les pouvoirs qui leur avaient été délégués et qui ont fait l’objet de notre audit ont reçu la formation appropriée conformément aux exigences relatives à la gestion financière, à la passation de marchés et aux RH. Il convient de noter que le dossier de certains employés qui avaient quitté la CFP mais qui avaient exercé, au cours de l’exercice financier 2013-2014, les pouvoirs qui leur avaient été délégués, ne contenait aucun relevé de formation sur la délégation des pouvoirs.

Une répartition adéquate des tâches est en place

Les rôles en matière d’administration de la paye, comme la garde et la distribution des chèques et des relevés de paiement par dépôt direct, sont adéquatement répartis, car le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux effectue tous les paiements.

Recommandation

  • 6. La DFA devrait s’assurer que les personnes dotées des pouvoirs délégués prévus à l’article 33 examinent la vérification après paiement des opérations d’administration de la paye.

Constatation 6 : Approvisionnement et passation de marchés

 

Les pratiques et les contrôles en matière de passation de marchés sont en place et sont efficaces.

Nous avons vérifié si les pratiques de la CFP en matière de passation de marchés étaient conformes à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Pour tous les marchés, nous avons vérifié si des mécanismes de passation de marchés appropriés ont été employés et si les marchés ont été établis par des personnes possédant les pouvoirs délégués appropriés. Pour les marchés non concurrentiels, nous avons vérifié s’ils ont été correctement justifiés. Pour les marchés concurrentiels, nous avons vérifié si l’évaluation des propositions a été effectuée de manière ouverte, juste et transparente. Enfin, nous avons vérifié si les paiements effectués dans le cadre des marchés ont été correctement vérifiés, si les créditeurs à la fin de l’exercice ont été établis adéquatement et si les marchés applicables ont fait l’objet d’une divulgation proactive.

La CFP attribue des marchés aux fournisseurs pour ses besoins et doit adopter une stratégie d’acquisition concurrentielle pour les marchés de plus de 25 000 $. Les marchés doivent être établis à l’avance, et les paiements, vérifiés, par une personne dotée des pouvoirs délégués appropriés. Les factures doivent être dûment comptabilisées à la fin de l’année de manière à assurer l’exactitude des dossiers financiers. La divulgation proactive permet de s’assurer que les pratiques de l’organisation en matière de passation de marchés sont transparentes.

Les mécanismes de passation de marchés appropriés ont été utilisés, et les marchés non concurrentiels ont été justifiés

Des stratégies de passation de marchés appropriés ont été utilisées, les marchés à fournisseur unique ont été justifiés, et les propositions ont été évaluées de manière juste, ouverte et transparente.

Les marchés ont été établis et vérifiés adéquatement par une personne possédant les pouvoirs délégués appropriés

L’attestation au titre de l’article 32 (approbation préalable des dépenses) et de l’article 34 (vérification des dépenses) a été effectuée adéquatement pour tous les marchés examinés.

La plupart des marchés et des modifications ont été approuvés avant la réception des biens et des services

À quelques exceptions près, la modification était apportée ou le marché était établi avant la réception des biens et des services ainsi que l’approbation par une personne autorisée. Il a été observé que les agents d’approvisionnement se voyaient déléguer le pouvoir de signer des marchés et des modifications en raison de leur poste; or, la plupart d’entre eux ne disposaient pas d’une carte de signature. Les cartes de signature fournissent une piste d’audit solide et renforcent les contrôles en matière d’activités d’approvisionnement. Ce problème a récemment été soulevé par la DFA et a depuis été réglé.

Tous les marchés ont fait l’objet d’une divulgation proactive

Tous les contrats d’une valeur supérieure à 10 000 $ ont fait l’objet d’une divulgation proactive sur le site Web de la CFP, conformément à la politique en vigueur.

Annexe A - Documents consultés

Lois du Parlement

  1. Loi fédérale sur la responsabilité
  2. Loi sur la gestion des finances publiques
  3. Loi sur l’emploi dans la fonction publique

Politiques, directives et lignes directrices du Conseil du Trésor

  1. Directive sur la vérification des comptes
  2. Directive sur les cartes d’achat
  3. Politique sur les marchés
  4. Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
  5. Directive sur la rémunération des cadres supérieurs
  6. Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements
  7. Directive sur la gestion financière de l’administration de la paye
  8. Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales
  9. Politique de gestion des cadres supérieurs
  10. Directive sur les conditions d’emploi
  11. Directive sur les conditions d’emploi de certains employés exclus ou non représentés
  12. Directive sur les voyages du Conseil national mixte
  13. Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements
  14. Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage
  15. Ligne directrice sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

Annexe B – Plan d’action de la direction

La haute direction souscrit aux recommandations et a prévu les mesures suivantes.

Recommandations Réponse de la direction et mesures proposées Responsabilité de gestion Échéance
1. La Direction des finances et de l’administration (DFA) devrait s’assurer que les voyages locaux sont définis, que les gestionnaires de la CFP comprennent leurs obligations pour ce qui est de justifier et de documenter les exceptions au moment d’approuver les voyages, et que ceux-ci suivent les lignes directrices du gouvernement du Canada en matière de voyages. Une définition des voyages locaux a été ajoutée à la Délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses 2015-2016. DG, DFA Terminée
Cette définition a également été ajoutée à la Norme sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements de la CFP. Terminée
2. La DFA devrait définir et communiquer les attentes relatives aux documents d’autorisation préalable des dépenses en heures supplémentaires.

Nous reconnaissons la nécessité de clarifier la question de l’approbation préalable des heures supplémentaires. Cependant, étant donné que le risque est faible à cet égard, nous l’aborderons en envoyant les rappels suivants :

  • nous rappellerons aux gestionnaires que les heures supplémentaires doivent être approuvées au préalable par une personne dotée des pouvoirs délégués prévus à l’article 32;
  • nous rappellerons aux gestionnaires qu’ils ne doivent signer que les demandes d’heures supplémentaires qui ont été approuvées au préalable;
  • nous rappellerons aux employés que seules les heures supplémentaires approuvées au préalable seront acceptées;
  • ces rappels seront transmis par le vice-président de la Direction générale de la gestion ministérielle (DGGM) à tous les gestionnaires et employés.
DG, DFA 30 juin 2015
3. La Direction de la gestion des ressources humaines (DGRH) devrait s’assurer que les justifications des exceptions relatives au salaire sont appuyées par des documents pour chaque nouveau contrat lié à un employé occasionnel. La DGRH insérera, dans le formulaire existant, un champ intitulé « Offre d’emploi occasionnel » qui exigera qu’une justification pour des exceptions relatives au salaire soit ajoutée directement dans le formulaire. DG, RH Mise à jour du formulaire – 31 décembre 2015
Jusqu’à ce que cette solution soit mise en place, les justifications seront documentées au moyen d’un formulaire distinct et placées dans les dossiers de dotation individuels. Documentation des justifications – un processus temporaire a été mis en place.
4. La DGRH devrait s’assurer que les nominations intérimaires sont approuvées au préalable.

La direction reconnaît que les nominations intérimaires devraient être autorisées au préalable dans la mesure du possible.

La DGRH établira et proposera des paramètres permettant de déterminer les circonstances dans lesquelles les nominations intérimaires peuvent être approuvées de manière rétroactive et communiquera ces paramètres aux gestionnaires une fois qu’ils auront été approuvés.

L’autorisation rétroactive des nominations intérimaires en dehors des paramètres convenus nécessitera l’approbation d’un vice-président.

DG, RH 30 septembre 2015
5. La DFA devrait s’assurer que les procédures de départ sont suivies efficacement. Les contrôles relatifs aux procédures de départ seront examinés et évalués dans le cadre de l’examen annuel des contrôles internes. DG, DFA 31 mars 2016
La nécessité de remplir les formulaires de départ fera l’objet d’un courriel récapitulatif que le vice-président de la DGGM enverra. 30 juin 2015
6. La DFA devrait s’assurer que les personnes dotées des pouvoirs délégués prévus à l’article 33 examinent la vérification après paiement des opérations d’administration de la paye. Un processus normalisé sera mis en place afin de s’assurer qu’un agent des finances dotés des pouvoirs délégués prévus à l’article 33 a examiné et approuvé la vérification après paiement des opérations d’administration de la paye. DG, DFA 30 juin 2015

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