Rapport annuel du Comité de vérification interne – 2013-2014

2013-2014

Table des matières

Introduction

Le Rapport annuel du Comité de vérification interne (CVI) de la Commission de la fonction publique (CFP) porte sur la période allant d'avril 2013 à mars 2014. Il suit les directives données par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans le Guide de pratique : Rapport annuel du comité ministériel de vérification et il répond aux exigences en matière de rapports applicables aux comités ministériels de vérification énoncées dans la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada.

Le rapport commence par un aperçu de certains facteurs contextuels importants, suivi d'un résumé des principaux enjeux et des observations faites par le CVI au cours de la période visée par le rapport ainsi que d'un bref exposé des activités et des résultats dans chacun des principaux secteurs de responsabilité du CVI. Il se termine par un résumé des résultats de l'autoévaluation annuelle du CVI. Les annexes fournissent des renseignements supplémentaires concernant les membres du Comité, son fonctionnement ainsi que ses activités.

Contexte

Comme il a été expliqué dans le Rapport annuel 2012-2013 du CVI, son effectif a été renouvelé par l'entremise du processus de nomination du Conseil du Trésor en décembre 2012 (à cette occasion, deux membres externes, dont le président, ont été nommés) et en mars 2013 (un autre membre externe a alors été nommé). Les quatre réunions que le CVI a tenues au cours de l'exercice 2013-2014 constituaient donc les premières réunions de l'effectif entièrement renouvelé du CVI.

En outre, au cours de la période visée par le rapport, un nouveau dirigeant principal de la vérification (DPV) a été nommé, le DPV précédent étant parti à la retraite. Cette nomination a été effectuée peu après une réorganisation interne dans le cadre de laquelle les fonctions d'évaluation et de vérification interne, qui relevaient de deux personnes différentes, ont été regroupées sous la responsabilité d'un seul cadre. Le nouveau DPV gère maintenant les deux fonctions.

Dans le contexte général des interactions du CVI avec l'équipe de la haute direction de la CFP, quatre éléments sont ressortis au cours de cette période :

  • Premièrement, la haute direction dirige une vaste initiative visant à transformer le mode de fonctionnement de l'organisation. Cette transformation exigera une meilleure intégration des fonctions de surveillance et d'élaboration de politiques de la CFP, ainsi qu'un changement culturel à tous les niveaux de l'organisation. Le résultat final sera une approche visant à aider les ministères à gérer les risques en matière de dotation de façon plus efficace, sans mesures de contrôle lourdes et inutilement strictes. Cette transformation nécessitera également un leadership soutenu sur plusieurs années. Elle constitue donc une priorité de première importance pour la haute direction et elle le demeurera dans l'avenir.
  • Deuxièmement, la mise en œuvre continue du plan d'action pour la réduction du déficit a eu une incidence considérable. En plus d'aider les ministères à effectuer des réductions, la CFP a dû prendre des décisions difficiles à propos de ses priorités et apporter des modifications structurelles importantes afin d'atteindre ses propres cibles en matière de réduction dans le cadre du plan d'action pour la réduction du déficit et d'harmoniser ses activités de recouvrement des coûts avec la demande réduite des ministères. Ces réalités ont nécessité une attention particulière et une gestion pragmatique des risques de la part des gestionnaires supérieurs.
  • Troisièmement, des changements importants sont survenus au niveau de la haute direction, notamment le départ de deux vice présidents. Ainsi, plusieurs gestionnaires supérieurs clés ont été nommés par intérim durant de longues périodes, ce qui a entraîné une succession d'autres nominations intérimaires. La gestion des difficultés connexes au cours de ces transitions au sein de la haute direction a représenté une autre priorité importante pour les gestionnaires supérieurs pendant de cette période.
  • Quatrièmement, alors qu'elle avait tant d'autres problèmes à gérer, l'organisation a quitté les bureaux qu'elle occupait depuis longtemps à Ottawa pour s'installer à Gatineau. Le fait que le déménagement se soit bien déroulé, sans interruption majeure des activités, témoigne du leadership individuel et collectif exercé par la haute direction de la CFP.

Au début de la période visée par le rapport, comme il est indiqué dans son Rapport annuel 2012-2013, le CVI a convenu avec la présidente qu'il apporterait une attention et un soutien particuliers dans quatre aspects clés : 1) aider la CFP a réaliser les activités prévues dans son plan de vérification interne; 2) continuer de renforcer l'approche organisationnelle de la CFP en matière de gestion du risque; 3) veiller à ce que les mesures de contrôle internes restent solides dans le contexte de contraintes budgétaires continues; 4) contribuer aux efforts visant à améliorer la mesure du rendement et les rapports sur le rendement de la fonction publique. Comme il est décrit dans les sections suivantes, le CVI a discuté avec l'organisation de chacun de ces aspects au cours de cette période et a fourni de nombreux avis et conseils.

Même si les gestionnaires supérieurs se consacraient en priorité à la gestion d'enjeux d'importance capitale, ce qui est compréhensible, le dialogue entre l'organisation et le CVI a été excellent au cours de la première année complète d'activité de ce dernier. L'approche de la direction a été, sans exception, caractérisée par l'ouverture, la transparence et la collaboration. En plus d'assister aux réunions du CVI, les gestionnaires supérieurs, y compris la présidente, se sont rendus disponibles pour un certain nombre de séances d'information et de discussions spéciales avec les membres externes du CVI. En outre, la présidente a demandé l'opinion des membres externes sur certains enjeux et défis n'ayant pas de lien direct avec le mandat officiel du CVI, notamment son programme exhaustif visant à transformer le fonctionnement de la CFP. Après une année ensemble, les membres du CVI se sentent maintenant bien établis et pleinement engagés.

Enjeux et observations

À la lumière des résultats des vérifications internes menées au cours de la période visée par le rapport ainsi que de la participation du CVI à des réunions officielles de l'organisation et à d'autres discussions, le CVI s'est forgé une image positive de la direction de l'organisation; il n'entretient aucune préoccupation fondamentale et n'a pas de recommandations particulières à formuler dans le présent rapport. Bien qu'il y ait, comme il est souligné dans les sections qui suivent, certains aspects qui nécessitent des améliorations et une attention soutenue, la CVI estime que l'organisation est sur la bonne voie pour ce qui est de la gestion du risque, du contrôle et de la gouvernance.

Le CVI est encouragé par la façon dont la présidente et d'autres membres de la haute direction se sont mobilisés autour de toutes les questions abordées dans les réunions du CVI. Il est aussi encouragé par la réponse de la direction aux avis et aux conseils de fond formulés par les membres externes au sujet des vérifications et d'autres questions, notamment les plans d'action de la direction élaborés en réponse aux recommandations découlant des vérifications.

Le CVI se réjouit particulièrement de signaler que la CFP continue de réaliser des progrès considérables en matière de gestion du risque. Le profil de risque de l'organisation gagne en maturité et joue maintenant un rôle beaucoup plus important dans les processus de planification et de production de rapports. Malgré qu'il reste encore du travail à faire afin de renforcer l'approche de l'organisation en matière de gestion du risque, les efforts déployés au cours de l'année précédente ont manifestement permis de faire un bond prodigieux à cet égard.

Dans l'avenir, la direction devra accorder une attention particulière à la gestion de l'information (GI). Une vérification exhaustive sur le sujet, réalisée au cours de la période visée par le présent rapport, a permis de constater la nécessité de prendre des mesures énergiques afin que la CFP puisse remplir ses obligations découlant des politiques du gouvernement en ce qui a trait à la classification et à la conservation de renseignements électroniques. Lors d'une de ses réunions en décembre, le CVI a examiné cette vérification, ainsi qu'une ébauche du plan d'action de la direction connexe. Le CVI a fourni des conseils visant à garantir que le plan permettra d'atteindre les résultats attendus. Ces conseils, qui ont été retenus par la direction, reposaient principalement sur l'idée que le plan d'action de la direction doit tenir compte de la nécessité d'un changement culturel et que la haute direction doit participer au processus de manière tangible et fournir un leadership fort. Bien que le CVI soit bien plus satisfait de la nouvelle mouture du plan d'action de la direction élaborée subséquemment, il surveillera de près les progrès au cours de l'année à venir et formulera des avis et des conseils, le cas échéant.

De l'avis du CVI, l'organisation devra relever deux défis importants au cours de l'année à venir, c'est à dire poursuivre les progrès à l'égard de la gestion du risque et continuer à adapter les mesures de contrôle en fonction de l'environnement en évolution. Le CVI considère que ces défis sont cruciaux pour deux raisons. Premièrement, il faut s'assurer que les risques internes sont cernés et gérés comme il se doit et que les mesures de contrôle internes sont adaptées aux circonstances changeantes. Deuxièmement, il faut promouvoir le changement culturel nécessaire pour parvenir à transformer la façon dont la CFP traite avec les ministères. Bien que les gestionnaires supérieurs soient mobilisés et que de nets progrès aient été réalisés sur ces deux plans, un effort soutenu à long terme sera essentiel à la réussite. Dans ce contexte, le CVI continuera de s'efforcer, en priorité, de soutenir les efforts déployés par l'organisation pour renouveler son approche à l'égard du contrôle et de la gestion du risque au cours de l'année prochaine et des suivantes.

Principaux secteurs de responsabilité

1. Évaluation de la fonction de vérification interne

Des progrès considérables ont été accomplis au cours de l'année précédente pour ce qui est de l'exécution du Plan de vérification fondé sur le risque. Le CVI est encouragé par les mesures prises actuellement par le nouveau DPV afin de veiller à ce que la fonction de vérification fournisse des produits ayant une valeur ajoutée pour la direction.

Au cours de la période de référence précédente, la fonction de vérification de la CFP a peiné considérablement à maintenir la capacité nécessaire pour mener les vérifications planifiées, principalement parce qu'il a été difficile de doter les postes vacants. Par conséquent, seulement deux des quatre vérifications prévues ont été réalisées en 2012-2013. Ce problème a été désigné comme un sujet de préoccupation par le CVI dans son Rapport annuel 2012-2013 et constitue la principale raison pour laquelle le SCT a accordé la cote globale « Possibilité d'amélioration » à la fonction de vérification interne de la CFP dans son évaluation au regard du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG).

Trois des quatre missions de vérification ont été achevées en quasi totalité en 2013-2014, et la quatrième était passablement avancée à la fin de l'exercice. Ce résultat représente un progrès considérable et a entraîné une amélioration de la cote donnée par le SCT au regard du CRG (la cote globale est maintenant « Acceptable »). Cependant, cela est en partie attribuable au fait qu'une des vérifications prévues a été remplacée par une mission de consultation après que l'évaluation du risque initiale eut montré l'absence de lacunes importantes sur le plan des mesures de contrôle nécessitant la tenue d'une vérification approfondie. Bien que le CVI ait pleinement appuyé ce changement, il demeure que les retards dans la dotation des postes vacants ont de nouveau eu une incidence au cours de la période visée par le rapport, et qu'encore une fois, seulement la moitié des vérifications planifiées ont été effectuées.

Sur une note plus positive, les deux vérifications complètes effectuées au cours de la période visée par le rapport ont été menées de manière très professionnelle et ont permis de mettre au point des produits qui ont servi d'assise solide aux plans d'action visant à renforcer les pratiques organisationnelles. L'une de ces vérifications était la Vérification de la gestion de l'information, laquelle a fait ressortir la nécessité de mettre en place un plan d'action solide, ce qui est maintenant chose faite, afin de répondre aux exigences découlant des politiques du gouvernement en matière de classification et de conservation des renseignements électroniques. L'autre vérification était la Vérification des contrôles financiers cycliques, laquelle a montré qu'il fallait renforcer les pratiques de gestion dans certains secteurs en particulier.

Dans l'avenir, le CVI est encouragé par les mesures que le nouveau DPV a prises afin de veiller à ce que la fonction de vérification fournisse des produits à valeur ajoutée à la direction. Il a déjà établi une stratégie exhaustive, approuvée par le CVI, visant à renforcer cette fonction au cours des trois prochaines années. Cette stratégie prévoit des mesures permettant de gérer les risques que représentent les absences et les départs imprévus d'employés de manière à ce que la Direction de la vérification interne et de l'évaluation puisse effectuer la totalité des activités prévues dans le Plan de vérification fondé sur le risque 2014-2017. À la suite de discussions productives tenues dans le cadre de réunions du Comité exécutif de gestion (CEG) et du CVI, le Plan de vérification fondé sur le risque a été approuvé par la présidente. Celui ci est réaliste et est axé sur les secteurs où le risque est le plus élevé. Il prévoit la conduite, au courant de la première année, d'une vérification des mesures de contrôle de base, laquelle donnera au CVI et à la présidente une plus large assurance au sujet du cadre de contrôle interne de la CFP.

Dans l'ensemble, le CVI se réjouit de la revitalisation de la fonction de vérification sous le leadership du nouveau DPV. Il appuie pleinement les stratégies que le DPV a récemment mises de l'avant afin de renforcer cette fonction et fournira conseils et soutien de façon continue au fur et à mesure que ces stratégies seront mises en œuvre.

2. Suivi des plans d'action de la direction

Au cours de l'année, le CVI a examiné les progrès accomplis quant à la mise en œuvre des plans d'action de la direction élaborés en réponse aux vérifications internes et externes. À ce jour, le CVI a suivi la mise en œuvre de toutes les mesures figurant dans les plans d'action qui n'ont pas encore été entièrement exécutées et a communiqué les résultats de cette démarche à l'occasion d'une réunion sur deux. Les rapports les plus récents, lesquels ont été examinés aux réunions de septembre et de mars, ont mis en relief certains retards dans la mise en œuvre de certains plans d'action de la direction. Or, ces délais ont été expliqués au CVI et se situaient dans des secteurs où les risques étaient gérables. Le CVI était généralement satisfait des explications fournies et estime qu'il n'y a pas eu exposition à des risques importants.

Néanmoins, le CVI est d'avis qu'il doit suivre de plus près la mise en œuvre des plans d'action. Dans ce contexte, il a demandé au DPV de rendre compte des progrès réalisés à chaque réunion du CVI afin d'avoir l'occasion, le cas échéant, de réagir et de fournir des conseils à la présidente plus rapidement. Le CVI a également demandé au DPV d'élaborer un instrument permettant de faire ressortir plus clairement les sources de préoccupation, notamment l'évaluation des risques par le DPV. Le premier rapport à cet égard a été présenté à la réunion du CVI du mois de mars, et l'instrument de reddition de comptes sera perfectionné au fil du temps.

Le CVI est convaincu que ces mesures aideront à garantir que ses membres exercent une surveillance et fournissent des avis appropriés. Il est aussi convaincu qu'elles contribueront directement à régler les préoccupations soulevées par le SCT dans sa plus récente évaluation de la fonction de vérification interne de la CFP, où la sous catégorie liée à la surveillance et à la mise en œuvre de plans d'action est la seule pour laquelle la CFP a encore obtenu la cote « Possibilité d'amélioration ».

Un plan d'action de la direction a été mis en œuvre de façon particulièrement efficace : il s'agit du plan d'action découlant de la vérification menée par la Direction générale de la vérification et des services de données au sujet de la dotation à la CFP en tant qu'organisation. Le CVI a examiné cette vérification ainsi que le plan d'action élaboré en réponse aux recommandations qui en ont découlé. La plupart (plus de 80 %) des éléments du plan d'action, que le CVI appuie pleinement, ont déjà été mis en œuvre. Les autres éléments, notamment le recours à un tiers afin d'obtenir une confirmation indépendante que toutes les mesures ont été mises en œuvre, seront mis en place sous peu. Étant donné que l'un des principaux rôles de la CFP consiste à mener des vérifications de la dotation, une approche énergique allait de soi pour mettre en œuvre le plan d'action; néanmoins, la CFP a procédé avec une rapidité et une efficacité impressionnantes.

3. Valeurs et éthique

Au cours de la période visée par le rapport, le CVI a encore une fois examiné les progrès accomplis dans la mise en œuvre du Plan d'action sur les valeurs et l'éthique de la CFP, et il continue de croire que le programme de valeurs et d'éthique de la CFP est très solide. Ce programme a été largement adopté à l'échelle de l'organisation, et sa mise en œuvre se déroule bien. Le point de vue du CVI à ce sujet concorde avec l'évaluation que le SCT a faite des valeurs et de l'éthique à la CFP au regard du CRG, laquelle était entièrement positive, le SCT n'ayant cerné aucune lacune.

Tout en reconnaissant la solidité du programme, la CVI a formulé des recommandations afin de renforcer certains aspects liés à la communication. Il s'agissait notamment de préciser, dans la prochaine version du plan, que tous les vice présidents jouent un rôle de leadership essentiel dans la structure de gouvernance, et qu'en plus de communications de haut en bas efficaces des gestionnaires aux employés, des communications de bas en haut des employés aux gestionnaires sont essentielles à la réussite. La direction a entrepris de clarifier ces aspects dans la prochaine version du plan.

En somme, le CVI appuie entièrement le programme de valeurs et d'éthique de la CFP. Les membres sont convaincus que le programme est solide et bien organisé, et qu'il est mis en œuvre de façon efficace. Il s'agit d'un secteur pour lequel, compte tenu de son mandat, la CFP devrait disposer d'une approche très solide, et le CVI croit sincèrement que c'est le cas.

4. Gestion du risque

La CFP a accompli d'autres progrès considérables au cours de la période visée par le rapport pour ce qui est de renforcer son approche à l'égard de la gestion du risque. Il y a deux ans, le CVI et le SCT ont signalé que cet aspect nécessitait une attention accrue de la part de la CFP. Depuis ce temps, des progrès considérables ont été réalisés, et l'organisation a établi une approche solide à cet égard.

Dans son Rapport annuel 2012-2013, le CVI a indiqué qu'il apporterait une attention et un soutien accrus à la gestion du risque dans le but d'aider la CFP à renforcer son approche à cet égard. Afin de mieux comprendre le contexte en matière de risque, les membres externes du CVI ont rencontré individuellement chacun des vice présidents pour discuter des risques auxquels ceux ci font face et la façon dont ils sont gérés. Ces discussions se sont avérées très intéressantes et ont aidé les membres externes à acquérir une meilleure compréhension des défis et des risques au sein de l'organisation. Grâce à ces discussions, les membres externes ont également pu mieux se positionner afin de collaborer plus efficacement avec la direction et de fournir des conseils dans le cadre de discussions portant sur le profil de risque organisationnel qui ont eu lieu à l'occasion de trois réunions du CVI tenues au cours de cette période.

Le CVI est maintenant satisfait de la façon dont le profil de risque organisationnel évolue et est utilisé dans les processus de planification et de production de rapports. Les gestionnaires supérieurs participent désormais pleinement à la détermination des risques et des répercussions autant au niveau des directions générales que de celui de l'organisation, de même qu'à l'élaboration de stratégies d'atténuation appropriées. L'organisation a entrepris un effort délibéré afin de se constituer une assise solide à cet égard, et elle a réussi.

Néanmoins, la CFP doit continuer de développer et de renforcer son approche en matière de gestion du risque au cours de l'année à venir. L'évaluation au regard du CRG effectuée au cours de la période visée par le rapport a permis de cerner deux sous catégories de la gestion du risque (« Responsabilisation » et « Résultats et amélioration de la gestion des risques ») pour lesquelles l'approche de l'organisation pourrait être renforcée. Ces « possibilités d'amélioration » témoignent du fait que même si les principaux éléments d'une approche solide sont en place, certains aspects doivent encore être améliorés. Le CVI estime que cela devrait être fait au cours de l'année à venir.

Pour établir une approche et une culture pleinement développées en matière de gestion du risque, en tant qu'organisation et en tant qu'organisme central chargé d'une mission pangouvernementale, la CFP devra déployer des efforts continus pendant plusieurs années. Le CVI continuera de faire tout en son pouvoir pour appuyer l'organisation dans sa démarche.

5. Cadre de contrôle de gestion et production de rapports

Dans le contexte de réductions budgétaires et de changements dans la structure organisationnelle, un défi de taille que la CFP a dû relever en 2013 2014 était de s'assurer que les mesures de contrôle internes demeurent solides. Dans son dernier rapport annuel, le CVI a indiqué qu'il s'agissait d'un aspect auquel il accorderait une attention et un soutien particuliers, ce qu'il a fait au moyen de séances d'information et de discussions régulières avec les gestionnaires supérieurs ainsi que la présidente et le dirigeant principal des finances. Le CVI est maintenant convaincu que les mesures de contrôle internes sont toujours efficaces. Pour une organisation de la taille de la CFP, les mesures de contrôle officielles et officieuses doivent se compléter afin de permettre à la direction d'atteindre ses objectifs; cela dit, il semble y avoir un bon équilibre entre les deux, et le CVI n'a constaté aucune lacune interne importante sur ce plan.

Le CVI a également examiné la Vérification des contrôles financiers cycliques, laquelle portait principalement sur les revenus et les marchés prescrits. Cette vérification a mis en relief la nécessité de définir plus clairement les rôles et les responsabilités et de mettre à jour les politiques et les procédures, et a également fourni l'assurance que les contrôles financiers fonctionnent bien dans l'ensemble. Le CVI a formulé quelques suggestions pour renforcer le plan d'action, lesquelles ont été acceptées d'emblée par la direction, et les contrôles dans ces domaines sont maintenant en voie d'être peaufinés.

Un point qu'il reste encore à régler à ce chapitre est que la CFP ne dispose toujours pas d'un cadre de contrôle de la gestion financière approuvé par la présidente. Dans son dernier rapport annuel, le CVI a signalé son intention de se pencher sur la question de savoir si un tel cadre pourrait être utile à la présidente dans son rôle d'agent comptable. Le CVI est maintenant d'avis que l'organisation devrait en avoir un. Dans sa plus récente évaluation du contrôle de la gestion financière au regard du CRG, le SCT a encouragé la CFP à terminer l'élaboration d'un tel cadre. Le CVI souligne que la CFP a suivi cette recommandation et que les travaux sont déjà bien avancés. Le CVI doit discuter de la version provisoire du cadre de contrôle de la gestion financière à sa prochaine réunion en juin et est impatient de fournir des avis et des conseils.

Dans l'avenir, la Vérification des contrôles de base, laquelle portera un regard plus général sur les mesures de contrôle à la CFP, contribuera à garantir que le CVI dispose d'un portrait suffisamment clair de la façon dont l'organisation adapte ses mesures de contrôle à l'environnement en évolution et qu'il a l'occasion de fournir des avis et des conseils appropriés.

6. Prestataires externes de services d'assurance

La seule vérification touchant la CFP réalisée pendant cette période par un prestataire externe de services d'assurance a été la vérification effectuée par la Direction générale de la vérification et des services de données de la CFP sur la dotation à la CFP en tant qu'organisation. Conformément à son mandat, le CVI a fourni des conseils sur le Plan d'action de la direction élaboré par l'organisation en réponse aux recommandations contenues dans la vérification en question. Comme il est indiqué dans la sous section 2 de la présente section, le CVI était satisfait de la rapidité et de l'efficacité avec lesquelles l'organisation s'est occupée de cette question.

Même si la CFP n'était pas un des ministères visés par la Vérification interne horizontale de la conformité à la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats réalisée par le Bureau du contrôleur général (BCG), le CVI a également examiné une autoévaluation en tenant compte des constatations de la vérification effectuée par la Direction générale de la gestion ministérielle. L'autoévaluation a permis de déterminer que deux des cinq constatations représentaient un risque pour la CFP. Le CVI a été ravi de noter que la Direction générale de la gestion ministérielle avait élaboré et mis en œuvre des stratégies d'atténuation pour composer avec ces risques.

7. États financiers et rapports sur les comptes publics

Comme il est indiqué dans le Rapport annuel du CVI de l'année dernière, le Bureau du vérificateur général (BVG) avait, pendant plusieurs années avant 2011-2012, vérifié chaque année les états financiers de la CFP. Dans chaque cas, le BVG a publié une opinion sans réserve pour 2011-2012 sans produire de lettre de redressement après vérification ni de lettre de recommandation, accordant ainsi à la CFP et au CVI un niveau d'assurance élevé quant aux états financiers de la CFP. Par contre, en raison des coupures budgétaires au BVG, cette pratique a été abolie.

Compte tenu de la décision du BVG de ne plus effectuer ces vérifications, la CFP a décidé, à la suite d'une recommandation du CVI, de mener des vérifications internes afin de donner une assurance continue que la gestion financière, y compris les contrôles internes sur les rapports financiers, demeure valable. La première vérification de ce genre, la Vérification des contrôles financiers cycliques mentionnée précédemment dans le présent rapport, a été effectuée pendant le dernier exercice. Bien qu'elle souligne la nécessité de renforcer les pratiques dans certains domaines en particulier, elle fournissait à la CFP et au CVI un niveau d'assurance élevé sur le fait que les processus soutenant les états financiers dans ces domaines sont fondamentalement valables. La vérification interne des mécanismes de contrôle relatifs aux rapports financiers se poursuivra au cours du prochain exercice au moyen de la Vérification des contrôles de base.

Comme le BVG ne fait plus de vérification annuelle des états financiers de la CFP, le CVI joue un rôle plus actif dans l'examen des états financiers et la présentation de commentaires sur ceux-ci, y compris en ce qui concerne les déclarations de responsabilité de la direction qui y sont joints. La procédure actuelle prévoit que le CVI examine ces déclarations et fournisse des commentaires après l'examen réalisé par le dirigeant principal des finances (DPF) et avant l'approbation par la présidente. En 2013-2014, le CVI a examiné les états financiers trimestriels de la CFP et les observations de la CFP à l'intention des Comptes publics. Cependant, en raison des contraintes de temps, le CVI n'a pas eu l'occasion d'examiner l'État des résultats prospectif de la CFP pour 2014-2015. Depuis, nous avons reçu l'assurance que le CVI aura l'occasion de le faire au cours des cycles subséquents afin de s'acquitter de ses obligations conformément à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada. Le CVI a aussi demandé une rétroaction plus directe concernant les commentaires qu'il fournit sur les rapports financiers afin de l'aider à mieux comprendre les exigences en matière de rapports et à accentuer la valeur de ses commentaires au fil du temps.

Dans l'ensemble, le CVI est confiant que la qualité des états financiers de la CFP demeure élevée. À l'avenir, le défi principal sera de s'assurer que les contrôles demeurent vigoureux à la suite de la rigueur des vérifications du BVG. Pour appuyer cet effort, le CVI continuera de surveiller attentivement les nouveaux développements dans ce domaine.

8. Rapports sur l'obligation de rendre des comptes

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CVI a examiné les rapports publics sur le rendement de la CFP. Le CVI a aussi formulé des conseils et des commentaires dans son Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et son Rapport ministériel sur le rendement (RMR). Bien que la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada exige seulement que le CVI reçoive ces rapports, le Comité a, à la demande de la présidente, également formulé des commentaires et des conseils de fond concernant le RPP et le RMR. Le CVI a aussi examiné le Cadre de mesure du rendement (CMR) qui soutient l'élaboration des rapports sur l'obligation de rendre des comptes de la CFP.

En général, le CVI estime que les rapports publics sur le rendement de la CFP soutiennent favorablement la comparaison avec les rapports semblables des autres organisations du gouvernement fédéral. Le CVI est tout particulièrement satisfait de la façon dont la CFP a intégré son travail sur la gestion des risques et la planification des activités, et il a récemment inclus certains indicateurs d'efficience initiaux dans le CMR. Toutefois, pour soutenir l'élaboration continue des rapports sur l'obligation de rendre des comptes et pour contribuer à renforcer l'approche de l'organisation et la culture de gestion axée sur les résultats, le CVI a encouragé l'ajout d'améliorations au CMR actuel au cours du prochain exercice.

Évaluation du Comité ministériel de vérification

Conformément à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, le CVI a effectué une autoévaluation pour la période visée fondée sur une version adaptée de l'Outil d'autoévaluation du Comité ministériel de vérification élaboré par le Bureau du contrôleur général. Comme la période visée correspondait à la première année d'activité du CVI et que la présidence et deux postes de membres étaient occupés par des personnes de l'extérieur, cette autoévaluation arrivait à un moment particulièrement opportun. La rétroaction, qui provient des quatre membres du CVI de même que du DPF et du DPV, peut être résumé succinctement ainsi :

  • Premièrement, dans son ensemble, la formule fonctionne. Le CVI compte un nombre de membres approprié, et ces derniers disposent des compétences et de l'expertise nécessaires pour réaliser le mandat du Comité. Les membres travaillent de façon indépendante et objective. Les membres décident eux-mêmes de la nature de leur contribution pendant les réunions et se sentent libres de poser des questions au président du Comité au besoin. En général, les divergences d'opinions sont réglées à leur satisfaction. Les membres externes comprennent parfaitement et respectent leur rôle et celui de la direction.
  • Deuxièmement, la CFP donne un bon appui aux membres externes afin de leur permettre de s'acquitter de leur mandat. La présidente a bien accueilli leurs commentaires et leurs conseils, et les vice-présidents et autres gestionnaires supérieurs, y compris le DPF et le DPV, ont discuté avec eux de façon dynamique et franche. Les membres externes ont également été bien soutenus en terme d'organisation matérielle et de dispositions logistiques.
  • Troisièmement, après toute une année de collaboration, les membres externes croient que leur contribution dans certains domaines pourrait être renforcée. Parmi les ajustements à court terme qui pourraient être envisagés, notons la prolongation de la durée des réunions afin que les discussions touchant les points à l'ordre du jour ne soient pas précipitées (la présidente a déjà indiqué qu'elle appuyait fortement cette idée) et le peaufinage du processus de présentation des états financiers et d'autres documents clés en matière d'obligation de rendre des comptes afin de permettre aux membres externes de formuler des commentaires utiles et en temps opportun.
  • Finalement, les membres externes souhaiteraient avoir une meilleure idée des répercussions de leurs interactions avec la direction sur la gestion des risques, les mécanismes de contrôle et la gouvernance à la CFP. Bien qu'il soit évidemment difficile de mesurer l'incidence des conseils formulés, cette rétroaction souligne la nécessité d'avoir plus de discussions entre les membres du CVI et avec les gestionnaires supérieurs de la CFP sur la façon dont, dans l'avenir, le CVI pourrait être capable d'évaluer dans quelle mesure il constitue une valeur ajoutée.

Après toute une année de travail de collaboration, il est temps pour les membres du CVI renouvelé de faire le point et de procéder à des ajustements en vue de la prochaine étape. Dans cet esprit, les membres examineront les résultats de l'autoévaluation de l'exercice actuel au cours de la réunion du CVI de juin, dans le but d'obtenir un consensus au sujet des étapes à venir.

Annexe A : Composition et fonctionnement du CVI

Membres du Comité de vérification

Le CVI est formé de trois membres externes, à savoir Keith Coulter (président), Hélène Fortin et Jim Lahey, et d'un membre interne, Anne-Marie Robinson, présidente de la CFP.

Le CVI respecte toutes les dispositions concernant la composition des comités de vérification prévues à l'article 6.4 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada :

  • Trois des quatre membres sont des membres externes recrutés en dehors de l'administration publique fédérale. Le membre interne est l'administratrice générale.
  • Les trois membres externes ont été choisis conjointement par la présidente et le contrôleur général, et leurs nominations ont été approuvées par le Conseil du Trésor.
  • Les membres externes ont un éventail approprié de compétences, de connaissances et d'expérience. Un des membres est un ancien sous-ministre qui a aussi de l'expérience comme cadre supérieur dans les Forces armées canadiennes et le secteur privé. Un autre membre est un ancien sous-ministre délégué ayant une vaste expérience de l'administration publique, y compris une vaste expérience de travail au Bureau du Conseil privé où il soutenait directement la mise en œuvre des priorités du greffier en matière de renouvellement de la fonction publique. Le troisième membre a une grande expérience de travail au sein du secteur privé dans les domaines de la comptabilité, des finances et de la gouvernance, et a été membre de conseils d'administration.
  • Il s'agit d'un premier mandat pour tous les membres externes. Le président a été nommé pour un mandat de trois ans (décembre 2012 à décembre 2015). Un autre membre a été nommé pour un mandat de trois ans (mars 2013 à mars 2016), et l'autre, pour un mandat de quatre ans (décembre 2012 à décembre 2016). Ce décalage, combiné à des décisions éclairées au sujet de la durée des mandats et des renouvellements, devrait permettre d'assurer une bonne continuité dans les années à venir.
  • L'approche du CVI suit maintenant le modèle de « préférence » défini dans la Directive du fait que la présidence est assurée par un membre externe.
  • Tous les membres externes connaissent bien l'établissement de rapports financiers dans le secteur public, en particulier parce qu'ils ont tous déjà été membres de comités de vérification d'autres ministères. Un des membres est un comptable agréé actif détenant les titres suivants : FCA, FCPA et IAS.A; les deux autres membres comptent une vaste expérience en matière de reddition de compte à titre d'anciens hauts fonctionnaires.
  • Conformément au Cadre de référence du CVI, le dirigeant principal des finances (vice président, Gestion ministérielle), le dirigeant principal de la vérification et le directeur général, Finances et Administration, assistent à toutes les réunions en tant que membres d'office.
  • Aussi, conformément au Cadre de référence, le quorum pour les réunions est une majorité simple de membres, et aucun membre suppléant n'est permis.
  • En plus du vice-président, Gestion ministérielle, les quatre autres vice-présidents assistent aussi aux réunions du CVI en tant qu'observateurs.
  • Les membres externes du CVI ne sont pas en situation de conflit d'intérêts réel ou perçu, et comprennent bien que si un tel conflit, réel ou perçu, survient, ils doivent en discuter immédiatement avec le président du CVI et la présidente.

Fonctionnement du Comité de vérification

Le CVI a un Cadre de référence exhaustif qui est approuvé par la présidente. Ce Cadre de référence, qui a été examiné et modifié pendant la période visée par le présent rapport, expose de façon exhaustive et pratique les rôles, les responsabilités et les activités du CVI et est entièrement harmonisé avec la nouvelle Politique sur la vérification interne et la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada.

Conformément à son Cadre de référence qui fixe la fréquence des réunions du CVI, les membres se sont rencontrés à quatre reprises pendant la période visée. Toutes les réunions ont eu lieu en personne, et tous les membres ont assisté à l'ensemble des réunions. Par ailleurs, les membres du Comité ont rencontré les commissaires de la CFP pour discuter du rapport annuel précédent. Cette réunion, qui a lieu chaque année, constitue une occasion précieuse pour le CVI d'échanger des points de vue relatifs aux enjeux et aux défis importants auxquels doivent faire face l'organisation et la Commission.

Le coût différentiel de fonctionnement du CVI pendant la période visée était de 67 900 $. La majeure partie de cette somme (66 400 $) a été affectée à la rémunération directe des membres externes, sous la forme de charges salariales. Comme un seul membre devait faire la navette à partir d'une localité voisine (Montréal), les dépenses relatives aux déplacements de 1 000 $ ne représentaient qu'une faible proportion (1,5 %) des dépenses globales. Les autres coûts (500 $) ont été affectés à des dépenses diverses, y compris l'accueil.

Des séances à huis clos ont eu lieu dans le cadre de chaque réunion du CVI. Cela comprend des séances séparées avec le DPV et le DPF, ainsi que des séances avec les membres seulement, tant avant qu'après les réunions du CVI. Les séances à huis clos sont devenues un élément important des activités parallèles aux réunions du CVI, surtout les séances où seuls les membres sont présents qui facilitent les discussions franches avec la présidente.

Pour s'assurer que le CVI s'acquitte de ses responsabilités, le président prépare, avec l'aide du DPV, l'ordre du jour des prochaines réunions ainsi qu'un plan d'activités pour chaque année à venir. Ce plan est approuvé par la présidente. L'ordre du jour des prochaines réunions et le plan d'activités font l'objet d'une discussion à chaque réunion, ce qui permet aux membres de formuler régulièrement des commentaires.

À la suite de la rencontre préparatoire des membres externes, le président a rédigé le rapport en collaboration avec le DPV en fournissant de l'information contextuelle et une vérification des faits, tel que demandé. L'ébauche du rapport a ensuite été transmise aux autres membres externes aux fins de commentaires, et une deuxième ébauche du rapport a été préparée. Cette deuxième ébauche a été examinée par les membres externes, le DPF et le DPV. La présidente a ensuite examiné le rapport révisé et a fourni ses commentaires aux membres externes avant que le rapport soit terminé.

Conformément aux exigences énoncées dans la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada qui est entrée en vigueur récemment, les opinions exprimées dans le présent rapport annuel sont entièrement et exclusivement celles des membres externes indépendants.

Annexe B – Activités du Comité de vérification interne pour 2013-2014

No Mesure prise par le Comité de vérification Description de l'article Objectif/
Mesure
Fréquence Juin
2013
T1
Sept.
2013
T2
Déc.
2013
T3
Mars
2014
T4
Réunion
spéciale/
consultation
par échange de
correspondance
2013-2014
Infrastructure du Comité ministériel de vérification
1 Charte du Comité ministériel de vérification (D6.5) Le CVI fera
l'examen, l'AG
confirmera
Chaque
exercice
       
2 L'AG offrira de rencontrer (i) le ministre en même temps que les membres du comité de vérification (P6.1.6) et (ii) les commissaires Offre Chaque
exercice

Comm.
     
Ministre
Responsabilités de surveillance de la vérification interne
3 Charte/politique ministérielle de vérification interne (D6.2.2.2d) Examen et
recommandation
aux fins
d'approbation
Chaque
exercice
       
4 Suffisance des ressources de vérification interne (D6.2.2.2d) Conseil Chaque
exercice
     
Plan de
vérification
interne
axé sur le
risque
 
5 Plan de vérification interne axé sur le risque (D6.2.2.2d) Examen et
recommandation
aux fins
d'approbation
Chaque
exercice
       
6 Rendement de la fonction de vérification interne/dirigeant principal de la vérification (D6.2.2.2d) Surveillance/
évaluation
Chaque
exercice
       
7 Rapports ministériels de vérification interne et plans d'action de la gestion pour répondre aux recommandations de la vérification interne (D6.2.2.2d) Examen et
recommandation
aux fins
d'approbation
En continu      
8 Engagements relatifs à la vérification ou tâches qui ne sont pas inscrites dans un rapport au comité de vérification (D6.2.2.2d) Réception aux
fins d'information
En continu      
9 Le point sur les progrès réalisés en fonction du Plan de vérification interne axé sur le risque (D6.2.2.2d) Examen En continu  
10 Rapports de suivi sur les mesures prises par la direction se rapportant aux recommandations formulées dans le cadre de vérifications internes (D6.2.2.2f) Examen Régulièrement      
Autres responsabilités
11 Valeurs et éthique (D6.2.2.2a) Examen Chaque
exercice
       
12 Profil de risque ministériel et dispositions de gestion des risques (D6.2.2.2.b) Examen Chaque
exercice
 
PRM
   
13 Cadre de contrôle de la gestion (D6.2.2.2c) Examen Chaque
exercice
T/P
Rapp.
DVI
       
14 Vérification entreprise par des prestataires externes de services d'assurance, y compris l'intervention de la direction et les questions soulevées (D6.2.2.2e) Examen et
conseils – AG
En continu    
Vérification
de la
dotation
– août
15 Dispositions pour surveiller et faire le suivi des plans d'action connexes de la direction pour répondre aux prestataires externes de services d'assurance (D6.2.2.2f) Examen Régulièrement      
16 Rapports principaux sur la gestion financière, y compris les rapports trimestriels, les états financiers et les Comptes publics (D6.2.2.2.g) Examen et
conseils – AG
En continu      
Rapp. trim., Comptes
publics
– août
17 Déclaration de responsabilité de la direction, y compris le contrôle interne en matière de rapports financiers, ainsi que les plans et les résultats connexes en matière d'évaluation portant sur l'efficacité du contrôle interne en matière de rapports financiers (D6.2.2.2.g) Examen et
conseils – AG
Chaque
exercice
       
18 RPP; RMR; et autres rapports importants en matière de reddition de comptes (D6.2.2.2.h) Examen Chaque
exercice

CRG

RMR,
CRG
T/P
RPP

Rapport
mensuel
 
19 Rapport annuel de l'aperçu du DPV (D6.6.1) Réception Chaque
exercice
       
Reddition de comptes
20 Rapport annuel du comité de vérification du ministère (D6.6.1.2) Préparation et présentation
à l'AG
Chaque
exercice
       
21 Avec le DPV, le DPF et tout représentant des prestataires externes de services d'assurance, s'il est présent (D6.5.4) Discussion En continu  

Légende

T/P Élément traité partiellement

– Traité

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