Rapport annuel du Comité de vérification interne - 2014-2015

Table des matières

Introduction

Le Rapport annuel du Comité de vérification interne (CVI) de la Commission de la fonction publique (CFP) porte sur la période allant d’avril 2014 à mars 2015. Il suit les directives données par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans le Guide de pratique : Rapport annuel du comité ministériel de vérification, et il répond aux exigences en matière de production de rapports applicables aux comités ministériels de vérification, notamment le CVI, énoncées dans la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada.

Le rapport fait d’abord état de certains facteurs contextuels importants concernant la collaboration entre le CVI et la CFP pendant la période visée par le rapport. Viennent ensuite un résumé des principaux enjeux et des observations, de même que les points saillants correspondant à chacun des grands secteurs de responsabilité du CVI. Le rapport comprend également un résumé des résultats de l’autoévaluation annuelle du CVI ainsi qu’une annexe fournissant des renseignements supplémentaires relatifs aux membres du Comité et au fonctionnement de celui-ci.

Contexte

L’exercice 2014-2015 constitue la deuxième année entière d’activité du CVI depuis le renouvellement complet de ses membres externes. Il s’agit également de la première année entière du nouveau dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation (DPVE) dans l’exercice de ses fonctions.

En 2014-2015, la CFP a poursuivi ses efforts exhaustifs visant à transformer son mode de fonctionnement grâce à une meilleure harmonisation des fonctions liées à ses lignes directrices et à sa surveillance. Elle souhaite ainsi établir une approche qui permettra d’aider les ministères à gérer, de façon plus efficace, les risques en matière de dotation sans le besoin d’imposer des mesures de contrôle inutilement strictes. Le Projet d’amélioration de l’intégration, qui nécessitera des efforts intenses et soutenus au cours des prochaines années, a constitué une grande préoccupation pour l’organisation en 2014-2015.

La CFP a en outre poursuivi les préparatifs en vue de la mise en œuvre du projet de loi C-27. La Loi sur l’embauche des anciens combattants (LEAC), qui entrera en vigueur sous peu, viendra accroître les possibilités d’embauche à la fonction publique du Canada pour certains membres actifs et retraités des Forces armées canadiennes (FAC). En raison de l’adoption de la LEAC, des modifications ont dû être apportées à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, et la CFP a dû se préparer à mettre en œuvre les nouvelles dispositions pour diverses catégories de militaires et d’anciens combattants des FAC. Ces efforts ont eux aussi constitué une préoccupation importante pour l’organisation.

Parallèlement, la CFP devait continuer d’apporter des modifications à sa structure de façon à atteindre les objectifs continus de réduction des dépenses établis dans le Plan d’action pour la réduction du déficit tout en s’adaptant aux exigences changeantes des ministères en matière de services. La gestion des questions et des enjeux connexes a nécessité une attention soutenue de la part de la haute direction, tout particulièrement au début de la période faisant l’objet du rapport.

Au cours de l’année qui a suivi le virage important signalé dans le dernier rapport annuel du CVI, il y a un retour à une certaine stabilité dans l’équipe de la haute direction de la CFP. Toutefois, pendant les derniers mois visés par le présent rapport, de même qu’au cours de l’été, les cadres supérieurs ont été appelés à assumer de nouveau les rôles intérimaires qu’ils avaient exercés à la suite du départ de l’ancienne vice-présidente principale, de façon à ce que la nouvelle vice-présidente principale puisse agir à titre de présidente par intérim. Dans ce contexte, les membres de l’organisation ont uni leurs forces afin de soutenir les activités de l’organisation et de poursuivre son programme de transformation. Le CVI continuera bien sûr de surveiller la situation et se fera un point d’honneur d’appuyer la présidente par intérim et les autres membres de l’équipe de la haute direction jusqu’au retour de la présidente.

Au cours de cette période, les membres du CVI ont été encouragés par la façon dont la CFP a fait preuve de transparence et a favorisé la collaboration dans ses rapports avec le Comité. Les cadres supérieurs ont continué de se montrer disponibles pour des discussions et des séances d’information spéciales avec les membres externes, ce qui s’est avéré extrêmement précieux pour les aider à comprendre le contexte opérationnel dans les principaux secteurs. En outre, la présidente et, en son absence, la présidente par intérim ont continué de demander conseil aux membres externes sur plusieurs questions et enjeux qui ne sont pas directement liés au mandat officiel du CVI.

Les membres ont également été encouragés par la façon dont le DPVE a mis en place une discipline plus stricte pour les processus et l’administration du CVI. Pendant sa première année entière en poste, le DPVE a pris des mesures efficaces pour comprendre le point de vue des membres du Comité à cet égard et pour donner suite à leurs préoccupations. Les processus entourant les réunions et le soutien administratif offert au Comité fonctionnent désormais très bien.

Pendant cette même période, la présidente a également demandé au CVI de formuler des conseils sur la fonction d’évaluation à la CFP, ce qui représente un autre changement important. Le Comité a accepté avec grand plaisir ce nouveau rôle et, tel qu’il est indiqué ci-dessous, a déjà commencé à prendre des mesures à ce chapitre.

Enjeux et observations

À la lumière des résultats des audits internes et de sa collaboration avec les cadres supérieurs pendant la période faisant l’objet du rapport, le CVI voit d’un bon œil la façon dont l’organisation est gérée et n’a pas de préoccupation majeure ni de recommandation à formuler à cet égard. Bien que, comme l’indique le présent rapport, certains aspects nécessitent un travail continu, les membres externes estiment que l’organisation est, en général, sur la bonne voie quant à la gestion du risque, au contrôle et à la gouvernance.

Dans son dernier rapport annuel, le CVI a cerné trois aspects qui nécessitaient une attention particulière pendant l’exercice 2014-2015 : la surveillance des progrès de la CFP dans la mise en œuvre du Plan d’action de la direction (PAD) établi en réponse à l’audit de la gestion de l’information; le soutien des efforts déployés par la CFP afin d’élaborer une approche pleinement éprouvée en matière de gestion du risque; et le soutien des efforts fournis par la CFP afin de s’assurer que les mesures de contrôle qu’elle applique sont adaptées à l’environnement changeant. Comme il est indiqué ci-dessous, le CVI a travaillé très fort sur ces trois aspects pendant la période visée par le rapport, et il estime que des progrès considérables ont été accomplis relativement à chacun d’eux.

Pour la suite des choses, le CVI a défini trois autres aspects sur lesquels se concentrer pendant l’exercice 2015-2016 : soutenir les efforts déployés par la CFP pour améliorer son Cadre de gestion du rendement (CGR); renforcer son approche en matière de gestion du risque; et perfectionner son Cadre de gestion financière. Les raisons pour lesquelles ces trois aspects particuliers ont été choisis sont données dans les sections ci-dessous.

Principaux secteurs de responsabilité

1. Évaluation de la fonction de vérification interne

La fonction de vérification interne a été grandement renforcée au cours de la période visée, sous la direction du DPVE, qui a maintenant terminé sa première année entière en poste étant arrivé à la CFP au dernier trimestre de l’exercice 2013-2014.

Même si l’une des trois missions d’audit prévues pour l’exercice 2014-2015 ne prendra fin qu’au début de l’exercice 2015-2016, les deux autres ont été menées à bien et ont contribué à l’amélioration des pratiques de gestion. L’ambitieux audit des contrôles de base et l’audit des renseignements personnels, qui ont été réalisées comme prévu, contribueront à renforcer les approches de l’organisation dans ces deux secteurs d’importance cruciale.

L’audit des contrôles de base, dont le DPVE a recommandé la réalisation peu après son arrivée, est particulièrement digne de mention. Le CVI a appuyé cette recommandation puisque celle-ci concorde avec la priorité que le Comité s’est fixée, soit de veiller à l’efficacité continue des mesures de contrôle à la lumière des changements importants qu’a apportés l’organisation pour atteindre les objectifs énoncés dans le Plan d’action pour la réduction du déficit et s’adapter aux exigences changeantes en matière de services. Cet audit a permis aux membres de bien comprendre l’efficacité des mesures de contrôle dans plusieurs secteurs importants.

En outre, le Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) pour la période allant de 2015-2016 à 2017-2018 a été examiné par le CVI, recommandé par celui-ci et approuvé par la présidente avant le début de la période de trois ans visée, ce qui constitue une autre réalisation importante. Le Comité est d’avis qu’une telle discipline dans le processus de planification est importante, et il félicite le nouveau DPVE d’avoir mis en place cette façon de faire – ce qui n’avait jamais été fait auparavant – pendant sa première année en poste.

Dans l’ensemble, le CVI se réjouit de la place qui a été faite à la fonction de vérification au cours de la dernière année, ce qui permet d’offrir en temps opportun des produits utiles à la direction et au CVI. Le Comité estime par ailleurs que la fonction de vérification est exercée de façon suffisamment indépendante de la direction, et dispose de la capacité nécessaire en matière d’audit pour accomplir son travail. Quoique cette capacité ne permette la tenue que de deux ou de trois audits complets par année, il s’agit là d’un nombre approprié pour une organisation de la taille de la CFP, dans le contexte où les missions d’audit choisis sont les plus adaptées. Le CVI est convaincu que le processus de planification permettra de choisir les bonnes missions.

En résumé, le CVI est tout à fait à l’aise avec la façon dont la fonction de vérification évolue, et n’a aucune préoccupation majeure.

2. Suivi des plans d’action de la direction (PAD)

Dans son dernier rapport annuel, le CVI a cerné le besoin d’effectuer un suivi plus serré sur la mise en œuvre des Plans d’action de la direction(PAD) de façon à pouvoir fournir des commentaires et des conseils en temps opportun. Par conséquent, le CVI a demandé au DPVE de mettre en place un instrument plus efficace pour le suivi des progrès et de faire rapport sur ceux-ci à chaque réunion du CVI plutôt qu’à une réunion sur deux.

Les progrès accomplis dans la mise en œuvre de l’ensemble des mesures énoncées dans les PAD figurent maintenant à l’ordre du jour de chaque réunion du CVI. Pour faciliter les discussions, le DPVE a amélioré l’instrument de suivi, lequel a par la suite été perfectionné à la lumière des commentaires fournis par les membres du Comité. Cet instrument comprend l’évaluation par le DPVE des risques associés aux points en suspens des PAD. Il en résulte que le CVI a maintenant une idée beaucoup plus claire de l’état d’avancement de la mise en œuvre, par la direction, des PAD et est en mesure de fournir des conseils éclairés à cet égard.

À la lumière de la surveillance qu’il a exercée au cours de la dernière année, le CVI juge raisonnable la discipline avec laquelle sont mises en œuvre les mesures que la direction s’est engagée à prendre dans les PAD. Il y a parfois des retards attribuables à des circonstances imprévues à l’externe ou à l’interne, mais ceux-ci sont maintenant expliqués au CVI, lequel, en retour, a l’occasion d’offrir son point de vue et de formuler des conseils.

L’un des aspects qui nécessitaient une attention particulière en 2014-2015 était la surveillance des progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD établi en réponse à l’audit de la gestion de l’information. Le CVI a fourni de nombreux conseils concernant ce PAD, et il pense que sa mise en œuvre, qui nécessitera un changement de culture, est essentielle. Des retards importants ont déjà été observés, mais ces derniers découlent directement de retards dans la mise en œuvre d’initiatives pangouvernementales et sont, par conséquent, indépendants de la volonté de la CFP. Le CVI continuera de surveiller de près les progrès accomplis au cours de l’année à venir.

3. Valeurs et éthique

Au cours de la période visée par le rapport, le CVI a une fois de plus examiné le programme de valeurs et d’éthique de la CFP. L’organisation a mis en place un programme exhaustif dont la mise en œuvre se déroule bien.

Pendant sa dernière réunion de l’exercice 2014-2015, le CVI a passé en revue un rapport d’étape détaillé concernant la mise en œuvre du Plan d’action sur les valeurs et l’éthique de la CFP, qui portait sur la période de 2012-2013 à 2014-2015. La CFP élabore actuellement un plan d’action à jour pour les trois prochaines années et a indiqué clairement qu’elle prendra en considération les conseils du CVI. Le Comité examinera la version à jour du plan au début de la période couverte par le prochain rapport.

Le CVI a également examiné les résultats du dernier Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux. Bien que les résultats soient encourageants dans la plupart des secteurs, notamment pour l’établissement d’un milieu de travail respectueux, les résultats correspondant à la discussion dans le lieu de travail des valeurs et de l’éthique sont, quant à eux, moins réjouissants, compte tenu particulièrement du rôle unique de la CFP. Dans ce contexte, le CVI a encouragé l’organisation à renforcer son approche dans ce secteur, notamment en mettant davantage l’accent sur la communication bilatérale dans la version à jour de son plan d’action.

4. Gestion du risque

Le CVI avait également jugé que le soutien des efforts déployés par la CFP pour renforcer son approche en matière de gestion du risque nécessitait une attention particulière en 2014-2015. Dans ce contexte, le CVI a examiné les résultats de la CFP pour la gestion du risque au regard du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) au début de l’exercice, de même que le profil de risque évolutif de l’organisation à deux réunions subséquentes.

Le CVI est encouragé par les progrès accomplis dans ce secteur. La haute direction met tout en œuvre pour renforcer son approche en cernant les risques et les répercussions, tant à l’échelle de la direction générale que de l’organisation, et en élaborant des stratégies d’atténuation appropriées. Par conséquent, le profil de risque de l’organisation s’améliore continuellement et est maintenant utilisé de façon plus efficace dans les processus de planification et d’établissement de rapports de la CFP. Le Comité salue les efforts qui ont été déployés à cet égard.

Parallèlement, comme il a été souligné dans le dernier rapport annuel du CVI, il faudra déployer des efforts continus à long terme pour mettre en œuvre une approche et une culture pleinement éprouvées en matière de gestion du risque. Le CVI aura de nouveau comme priorité d’appuyer les efforts de la CFP à cet égard en 2015-2016. Le Comité souhaitera particulièrement poursuivre ses discussions avec la direction en ce qui concerne la possibilité de renforcer le profil de risque actuel en définissant clairement certains des principaux risques externes et en voyant à leur intégration.

5. Cadre de contrôle de la gestion

Le dernier aspect auquel il a été jugé nécessaire d’accorder une attention particulière en 2014-2015 est le soutien apporté aux efforts déployés par la CFP pour s’assurer que les mesures de contrôle qu’elle utilise demeurent efficaces dans le contexte de la transformation évolutive et des ajustements structurels. Au cours de la période visée, le CVI s’est engagé à appuyer la CFP tout en remettant en question ses façons de faire dans ce secteur.

L’Audit des contrôles de base a permis de procéder à une évaluation de la conception et de l’efficacité des mesures de contrôle appliquées dans les domaines de la gestion financière, de la passation de marchés, de l’approvisionnement, des voyages, de l’accueil et de la rémunération. Étant donné la vaste portée de cet audit, il a fallu investir plus de temps que prévu, et le CVI n’a pu jeter un coup d’œil aux résultats qu’à la fin de la période visée par le rapport, avant que la direction termine le PAD. Néanmoins, bien que l’audit ait permis de cerner quelques aspects à améliorer, il en ressort clairement que la CFP, en général, a en place des mesures de contrôle efficaces dans les secteurs évalués.

L’un des points importants relevés l’an dernier était la nécessité d’établir un Cadre de gestion financière (CGF) officiel pour l’organisation. Sous la recommandation à la fois du CVI et du SCT, la CFP a produit ce cadre au début de la période visée par le rapport. Lorsqu’il a examiné le cadre, le CVI a remarqué que celui-ci résume bien les exigences stratégiques, mais qu’il n’explique pas comment la CFP s’assure concrètement que le bon niveau de contrôle est maintenu. Le CVI a donc encouragé la CFP à mettre le CGF à jour en tenant compte de cet aspect. Le Comité est d’avis que le CGF, ainsi modifié, sera plus pertinent et viendra renforcer l’approche globale de la CFP. Le CVI aura donc comme priorité d’offrir à la CFP le soutien nécessaire à cet égard au cours de la prochaine année.

6. Prestataires externes de services d’assurance

Pendant la période faisant l’objet du présent rapport, un audit assorti de recommandations visant la CFP, plus particulièrement son rôle d’organisme central, a été réalisé par le Bureau du vérificateur général (BVG). Le CVI a été informé des résultats découlant de l’audit portant sur les rapports exigés des organisations fédérales tout juste avant le dépôt du rapport d’audit devant la Chambre des communes en avril 2015.

Il s’agissait là du premier audit de la sorte menée par le BVG depuis le renouvellement des membres externes et l’arrivée en poste de l’actuel DPVE. En rétrospective, le CVI se rend compte qu’il ne s’est pas investi aussitôt qu’il aurait dû pour offrir un point de vue et des conseils externes pendant que la CFP élaborait sa réponse. Toutefois, vu la responsabilité qui lui incombe de fournir des conseils sur les audits effectués par des prestataires externes de services d’assurance conformément à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, le CVI examinera le PAD plus détaillé préparé par la CFP à l’égard de cet audit au début de l’exercice 2015-2016.

Le CVI s’est vu transmettre les résultats de deux audits horizontaux menés par le Bureau du contrôleur général (BCG) pendant la période visée, et ce, même si la CFP n’était pas visée par ces derniers. Pour l’un deux, à savoir l’audit horizontal des prévisions financières, la CFP a procédé à une autoévaluation au regard des résultats et l’a présentée au CVI. Pour l’autre, soit l’audit horizontal sur la protection des renseignements personnels, aucune autoévaluation n’a été réalisée puisque la CFP a procédé à sa propre vérification interne à cet égard.

7. États financiers et rapports sur les comptes publics

Pendant la période visée par le présent rapport, le CVI a examiné les états financiers trimestriels de la CFP et les observations de fin d’exercice de l’organisation pour les Comptes publics, et a fourni des commentaires à ces égards. À la lumière de ces examens, le Comité estime que la qualité des états financiers de la CFP demeure très bonne.

Pendant l’exercice, des efforts ont été déployés suite à une demande du CVI pour appliquer une plus grande discipline quand il s’agit de fournir des commentaires aux membres concernant des observations formulées dans les rapports financiers. Maintenant que cette discipline est en place, les membres du Comité sont désormais en mesure de mieux comprendre les engagements en matière de production de rapports et la valeur de leurs commentaires au fil du temps.

Le seul enjeu d’importance dans ce secteur pour le CVI est le fait que, pour la deuxième année consécutive, le Comité n’a pas eu l’occasion de passer en revue l’État des résultats prospectifs de la CFP, notamment les contrôles internes en matière de rapports financiers, avant que ceux-ci ne soient terminés. Comme il s’agit là d’une obligation du CVI conformément à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, la haute direction a donné au Comité l’assurance qu’il disposera du temps nécessaire pour s’y consacrer au cours des prochains cycles.

8. Rapports sur l’obligation de rendre des comptes

Au cours de la période faisant l’objet du présent rapport, le CVI a examiné le Rapport annuel, le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de la CFP. À la demande de la présidente, le Comité a fourni des commentaires et des conseils de fond sur le RPP et le RMR. Le Comité a également passé en revue le Cadre de gestion du rendement (CGR) de la CFP de même que les rapports mensuels préparés à l’intention de la haute direction. En outre, les membres externes ont rencontré les principaux gestionnaires pour discuter du CGR, et le président du CVI a participé à une discussion de suivi avec le Comité exécutif de gestion de la CFP.

Compte tenu de ce qu’il a observé au sein de la CFP au cours des deux dernières années, le CVI estime que l’approche de la CFP en matière de gestion axée sur les résultats devrait être renforcée. Le Comité souligne que cette approche n’a essentiellement pas évolué depuis quelques années, et il encourage donc l’organisation à s’y consacrer de nouveau.

Selon le CVI, il faudrait avant tout perfectionner le CGR. Il faut bien sûr continuer de faire progresser les résultats attendus, les indicateurs de rendement et les objectifs liés au rendement de la CFP en tant qu’organisation, mais il faudrait également établir des résultats attendus, des indicateurs de rendement et des objectifs qui s’appliquent à l’ensemble du système et qui correspondent au mandat de la CFP.

Le CVI voit d’un bon œil le fait que la haute direction soit motivée à se pencher sérieusement sur ce qui peut être fait pour aller de l’avant dans le cycle de planification actuel. Dans ce contexte, le Comité surveillera les progrès réalisés et offrira tout le soutien nécessaire. Le CVI aura comme autre priorité, en 2015-2016, d’appuyer la CFP dans ce secteur.

Fonction d’évaluation

Pendant la période visée par le présent rapport, le CVI a également commencé à répondre à la demande de la présidente qui souhaite obtenir des conseils sur des questions liées à la fonction d’évaluation à la CFP. Il a donc fourni des conseils sur les composantes d’évaluation liées au premier plan intégré d’évaluation et de vérification interne de la CFP, sur l’évaluation des programmes d’embauche des étudiants et sur le PAD connexe, ainsi que sur le futur cadre d’évaluation des tests de langue seconde.

Bien que le CVI commence tout juste à exercer ce nouveau rôle, il estime qu’il sera à même de s’en acquitter sans trop de difficultés, surtout que le DPVE agit également à titre de chef de l’évaluation à la CFP. S’il se fie aux débuts de cette collaboration, le Comité estime qu’il pourra formuler des conseils précieux à l’intention de la présidente concernant les questions d’évaluation.

À l’aube de sa troisième année d’activité depuis le renouvellement de ses membres externes, le CVI a notamment pour objectif de continuer à améliorer sa compréhension de la CFP et de son environnement opérationnel. En continuant d’exercer son nouveau rôle de conseiller en matière d’évaluation, le Comité pourra se familiariser davantage avec les activités de la CFP, ce qui lui permettra d’en acquérir une meilleure compréhension. Par ailleurs, les membres voient déjà émerger des synergies entre leur rôle de conseiller en matière d’audit et celui de conseiller en évaluation. Ils s’attendent ainsi à ce que ces synergies soient de plus en plus présentes au fil du temps et leur permettent d’optimiser la qualité de leurs conseils dans les deux secteurs.

Autoévaluation du Comité ministériel de vérification

Conformément à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, le CVI a effectué une autoévaluation pour l’exercice 2014-2015 fondée sur une version adaptée de l’outil élaboré par le BCG. C’était la deuxième fois que le Comité procédait à cette autoévaluation depuis le renouvellement de ses membres externes.

Les résultats de l’évaluation ont été très positifs. Les membres estiment posséder les compétences et l’expertise nécessaires pour remplir leur mandat, et pensent avoir été en mesure de travailler de façon indépendante et objective. Ils disent aussi avoir l’impression de pouvoir s’exprimer librement pendant les réunions, et sont d’avis que les divergences d’opinions, qui sont rares, sont résolues avec satisfaction. Ils pensent également que la distinction entre les rôles du CVI et ceux de la direction est bien comprise, et que la relation entre les deux parties est empreinte de respect mutuel.

Les résultats de cette autoévaluation démontrent que l’approche actuelle fonctionne bien. Le CVI est bien appuyé par la CFP. Le Comité est maintenant bien établi, l’équipe est solide, et les membres travaillent bien ensemble. De plus, les membres pensent que la présidente et les autres cadres supérieurs apprécient leur contribution, ce qui rend leur collaboration avec l’organisation satisfaisante sur le plan professionnel.

Annexe A : Composition et fonctionnement du Comité de vérification interne

Composition

Le Comité de vérification interne (CVI) est actuellement composé de trois membres externes, y compris le président du Comité, et d’un membre interne, soit la présidente de la Commission de la fonction publique (CFP).

Membres

  • Keith Coulter, membre externe et président
  • James Lahey, membre externe
  • Hélène Fortin, membre externe
  • Anne-Marie Robinson, présidente de la CFP

Membres d’office

  • Omer Boudreau, vice-président, Gestion ministérielle, et dirigeant principal des finances (DPF)
  • Greg Nesbitt, dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation (DPVE)
  • Phillip Morton, directeur général, Finances et administration (DGFA)

Aperçu des qualifications des membres

Les membres externes possèdent diverses compétences, connaissances et expériences appropriées. Un des membres est un ancien sous-ministre qui a aussi de l’expérience comme cadre supérieur dans les Forces armées canadiennes et le secteur privé. Un autre membre est un ancien sous-ministre délégué ayant une vaste expérience de l’administration publique, y compris au Bureau du Conseil privé où il soutenait directement la mise en œuvre des priorités du greffier en matière de renouvellement de la fonction publique. Le troisième membre, un comptable agréé en fonction détenant divers titres (FCA, FCPA et IAS.A), possède une vaste expérience de travail au sein du secteur privé dans les domaines de la comptabilité, des finances et de la gouvernance, et a été membre de plusieurs conseils d’administration.

Aucun des membres n’est en situation de conflit d’intérêts relativement aux responsabilités qu’il exerce au sein du CVI.

Participation aux réunions du CVI

Les trois membres externes ont assisté à l’ensemble des quatre réunions du CVI qui ont eu lieu pendant la période visée par le présent rapport. La présidente de la CFP a pris part aux deux premières rencontres. C’est la vice-présidente principale de la Direction générale des politiques, agissant à titre de présidente par intérim, qui a siégé comme membre interne pendant les deux autres réunions.

Les membres d’office, à savoir le DPF, le DPVE et le DGFA, ont également participé aux quatre réunions. De plus, d’autres VP ont pris part aux réunions du CVI de façon régulière afin d’offrir du soutien et de répondre aux questions.

Fonctionnement

Le mandat du CVI est établi dans la Charte du CVI, laquelle a été examinée et mise à jour par le Comité pendant la période faisant l’objet du présent rapport.

En 2014-2015, le Comité s’est réuni quatre fois, dans les nouveaux locaux de la CFP, à Gatineau. Ces rencontres ont eu lieu en juin, en septembre et en décembre 2014 ainsi qu’en mars 2015.

Toutes les rencontres du CVI ont été précédées d’un dîner à huis clos auquel n’étaient invités que les membres du Comité. Après ces rencontres, d’autres réunions à huis clos, auxquelles ont participé le DPF et le DPVE, ainsi qu’une autre rencontre à huis clos à laquelle n’étaient conviés que les membres, ont eu lieu.

Pendant la période visée par le rapport, les coûts liés directement aux activités du CVI se sont chiffrés à 66 800 $, ce qui représente une légère diminution comparativement à la période de rapport précédente. La majeure partie de cette somme (64 900 $) a été affectée à la rémunération directe des membres externes, sous la forme de charges salariales. Le reste (1 900 $) a été alloué aux dépenses de voyage d’un des membres (1 600 $), qui devait faire la navette entre Montréal et Gatineau, et à des frais d’hébergement (300 $).

Pour veiller à ce que le CVI assume ses responsabilités de façon équilibrée, le président, avec le soutien du DPVE, a établi un plan de travail et un ordre du jour perpétuel pour la période visée par le rapport, lesquels ont été approuvés par les membres. Ces documents sont révisés à chacune des réunions. Les ordres du jour des réunions ont été dressés deux ou trois semaines à l’avance par le président, en consultation avec la présidente et le DPVE.

À la suite d’une séance de consultation par téléconférence auprès des membres externes, le président, avec l’appui du DPVE, a rédigé le présent rapport. L’ébauche du rapport a ensuite été transmise aux autres membres externes aux fins de commentaires, et une deuxième ébauche a été préparée. Cette deuxième ébauche a été examinée par les membres externes, de même  que par la présidente par intérim, le DPF et le DPVE.

Conformément aux exigences énoncées dans la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, les opinions exprimées dans le présent rapport annuel sont entièrement et exclusivement celles des membres externes indépendants.

Annexe B : Activités du Comité de vérification interne pour 2014-2015

Nο Mesure prise par le Comité de vérification
Description de l’article
Objectif/mesure Fréquence Juin
2014
T1
Septembre
2014
T2
Décembre
2014
T3
Mars
2015
T4
Consultation par échange de correspondance
2014-15
Infrastructure du Comité ministériel de vérification
1 Charte du Comité ministériel de vérification interne (D6.5.1) Examen par le CVI, confirmation par l’administrateurs généraux Chaque exercice         élément traité
Août 2014
2 Offre formulée par l’administrateurs généraux pour rencontrer (i) le ministre et les membres du comité de vérification (P6.1.6) et (ii) les commissaires Offre Chaque exercice élément traité
Tenue de la rencon-tre avec les commissaires
      élément traité
Septembre 2014
Invitation envoyée au ministre
Responsabilités de surveillance de la vérification interne
3 Charte/politique ministérielle de vérification interne (D6.2.2.2d) Examen et recomman-dation aux fins d’appro-bation Chaque exercice     élément traité    
4 Caractère adéquat des ressources de vérification interne (D6.2.2.2d) Conseil Chaque exercice         élément traité
Février 2015
5 Plan de vérification interne axé sur le risque (D6.2.2.2d) Examen et recomman-dation aux fins d’appro-bation Chaque exercice   élément traité
Méthodologie
élément traité
Vérifications prévues
  élément traité
Février 2015
Approbation finale
6 Rendement de la fonction de vérification interne/du dirigeant principal de la vérification (D6.2.2.2d) Surveillance/ évaluation Chaque exercice élément traité        
7 Rapports ministériels de vérification interne et plans d’action de la direction pour répondre aux recommandations des vérifications internes (D6.2.2.2d) Examen et recomman-dation aux fins d’appro-bation En continu     élément traité élément traité élément traité
Juillet 2014
8 Missions de vérification ou tâches qui ne donnent pas lieu à la rédaction d’un rapport à l’intention du comité de vérification (D6.2.2.2d) Réception aux fins d’infor-mation En continu         élément traité
Août 2014
9 Mise à jour sur les progrès réalisés au regard du plan de vérification interne axé sur le risque (D6.2.2.2d) Examen En continu élément traité élément traité élément traité élément traité  
10 Rapports de suivi sur les mesures prises par la direction à la suite des recommandations découlant des vérifications internes (D6.2.2.2f) Examen Régulièrement élément traité
élément traité élément traité élément traité  
Autres responsabilités
11 Valeurs et éthique (D6.2.2.2a) Examen
Chaque exercice       élément traité  
12 Profil de risque de l’organisation et dispositions liées à la gestion des risques (D6.2.2.2.b) Examen
Chaque exercice élément traité
CRG
élément traité
Profil de risque de l’organisation
  élément traité
Profil de risque de l’organisation
 
13 Cadre de gestion financière (D6.2.2.2c) Examen
Chaque exercice élément traité     élément traité
Vérification des contrôles de base
élément traité
Juillet 2014
14 Vérifications entreprises par des prestataires externes de services d’assurance, y compris les réponses de la direction et les questions soulevées (D6.2.2.2e) Examen et conseils
administrateurs généraux
En continu élément traité élément traité
Vérifications du BCG
élément traité
Vérifications du BVG
élément traité
Vérifications du BVG
15 Dispositions pour surveiller les plans d’action connexes de la direction répondant aux prestataires externes de services d’assurance et en assurer le suivi (D6.2.2.2f) Examen Régulièrement élément traité élément traité   élément traité élément traité    
16 Principaux rapports sur la gestion financière, y compris les rapports trimestriels, les états financiers et les Comptes publics (D6.2.2.2.g) Examen et conseils
administrateurs généraux
En continu   élément traité     élément traité
T1
Juillet 2014,
T2
Octobre 2014,
T3
Janvier 2015
17 Déclaration de responsabilité de la direction, ce qui comprend les contrôles internes en matière de rapports financiers, et plans d’évaluation et résultats connexes portant sur l’efficacité des contrôles internes en matière de rapports financiers (D6.2.2.2.g) Examen et conseils
administrateurs généraux
Chaque exercice   élément traité      
18 Rapport sur les plans et les priorités (RPP), Rapport ministériel sur le rendement (RMR) et autres rapports redditionnels importants (D6.2.2.2.h) Examen Chaque exercice élément traité
CRG
  T/P
RPP
  élément traité
RMR
Juillet 2014
19 Copies des plans et des rapports préparés par la fonction d’évaluation de l’organisation (D6.2.2.2.h) Examen et recomman-dation En continu   élément traité
Évaluation des programmes d’embauche des étudiants
élément traité
Cadre d’évaluation des tests de langue seconde
élément traité
Plan d’évaluation annuel
Février 2015
 
20 Rapport annuel global du dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation (D6.6.1) Réception Chaque exercice élément traité        
Rapports sur l’obligation de rendre des comptes
21 Rapport annuel du Comité ministériel de vérification (D6.6.1.2) Préparation et présentation à l’administrateurs généraux Chaque exercice élément traité        
Réunions à huis clos
22 Réunions à huis clos avec le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation (DPVE), le dirigeant principal des finances (DPF) et les représentants des prestataires externes de services d’assurance, le cas échéant (D6.5.4) Discussion En continu élément traité
DPVE
DPF
élément traité
DPVE
DPF
élément traité
DPVE
DPF
élément traité
DPVE
DPF
Contrôleur général
 

Légende

T/P :  élément traité partiellement

  ✓  :  élément traité

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