Vérification du Programme d'administration des priorités

Septembre 2016

Table of contents

Sommaire

Objectif

La présente vérification avait comme objectif de déterminer si la Commission de la fonction publique (CFP) s'était efficacement acquittée de ses responsabilités conformément aux politiques sur les nominations prioritaires et à la Directive sur l'administration des priorités en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP).

Portée de la vérification

La vérification a permis d'évaluer les opérations et les pratiques du Programme d'administration des priorités de la CFP quant aux activités menées par la Direction générale des politiques et la Direction générale des services de dotation et d'évaluation au cours des exercices 2012-2013 et 2013-2014.

La vérification n'a pas porté sur les pratiques d'embauche des organisations assujetties à la LEFP et au REFP concernant les bénéficiaires de priorité. La portée de la vérification excluait également les responsabilités des bénéficiaires de priorité et les nouveaux droits de priorité n'ayant pas encore été inscrits dans la Loi au 31 mars 2014. Enfin, la vérification ne portait pas sur la logique opérationnelle du Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) de la CFP.

Importance

La vérification vise à fournir à la haute direction une évaluation indépendante du Programme d'administration des priorités de la CFP (le Programme).

Les droits de priorité permettent aux bénéficiaires de faire face à des situations de transition professionnelle créées par divers événements qui surviennent dans leur vie personnelle et professionnelle, comme le réaménagement des effectifs, le fait de devenir handicapé, le retour d'un congé prolongé, ou encore la réinstallation de l'époux ou du conjoint de fait. Ces droits permettent également à l'employeur de maintenir en poste des employés compétents dans des périodes de réaménagement des effectifs.

Les résultats de la vérification pourraient servir à améliorer la gouvernance, la gestion des risques et les mesures de contrôles internes visant la gestion des bénéficiaires de priorité, de même que le suivi de la performance du Programme.

Conclusion de la vérification

 

La Commission de la fonction publique s'est en grande partie acquittée de ses responsabilités conformément aux politiques sur les nominations prioritaires et à la Directive sur l'administration des priorités en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique. Certains domaines pourraient toutefois être améliorés afin d'accroître l'efficacité du Programme d'administration des priorités. La vérification a également révélé l'inefficience du processus de jumelage des qualifications essentielles.

Principales observations

Nous avons constaté ce qui suit :

  • Les rôles et responsabilités des intervenants du Programme d'administration des priorités étaient définis et communiqués, et des mécanismes de prise de décision étaient en place.
  • Un processus de gestion des risques était en place, mais sa portée était limitée.
  • Des mesures de contrôle étaient en place dans le cadre du processus d'inscription des bénéficiaires de priorité dans le Système de gestion de l'information sur les priorités. Toutefois, la vérification n'a pas permis de trouver de processus de surveillance du formulaire d'attestation du gestionnaire.
  • La CFP a mis au point des outils pour soutenir les organisations d'attache, les gestionnaires d'embauche, les spécialistes en ressources humaines et les bénéficiaires de priorité dans l'administration des priorités.
  • Les bénéficiaires de priorité ont été présentés en temps opportun, mais le processus de jumelage n'était pas efficient.
  • Des numéros d'autorisation en matière de priorité ont été délivrés conformément à la Directive sur l'administration des priorités. Nous avons toutefois constaté que les mesures de contrôle relatives à l'utilisation des numéros d'autorisation par les organisations d'embauche et l'application de l'article 43 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique étaient insuffisantes.
  • La CFP avait en place des mesures de contrôle pour valider les droits de priorité et s'assurer que les organisations respectent ces droits lors de la nomination de bénéficiaires de priorité.
  • En collaboration avec les organisations et les bénéficiaires de priorité, la CFP avait en place un processus pour régler les problèmes et trouver des solutions. Toutefois, ni les plaintes déposées par des bénéficiaires de priorité, ni le règlement de ces plaintes n'ont fait l'objet d'un suivi.
  • Des indicateurs de performance du Programme et une norme de service étaient en place et ont fait l'objet d'une surveillance.

Recommandations

  1. La CFP devrait régulièrement déterminer, évaluer, atténuer, communiquer et surveiller les risques opérationnels liés au Programme.
  2. La CFP devrait mettre en place un mécanisme de contrôle lui permettant de surveiller que le formulaire d'attestation du gestionnaire a été rempli.
  3. La CFP devrait revoir les processus de présélection et de présentation, et étudier les causes de non-réponse aux présentations pour améliorer le jumelage des bénéficiaires de priorité et des possibilités d'emploi.
  4. La CFP devrait mettre en œuvre un mécanisme de contrôle pour s'assurer que les numéros d'autorisation ne sont utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été fournis et qu'au moment où ils peuvent être appliqués.
  5. La CFP devrait revoir son approche liée à la surveillance de l'utilisation, par les organisations d'embauche, des demandes d'autorisation effectuées en vertu de l'article 43 de la LEFP.
  6. La CFP devrait conserver un registre de suivi des problèmes liés aux droits de priorité, des mesures prises et des délais associés au règlement.

Énoncé d'assurance

 

La présente vérification est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

John Corbeil, CIA
Dirigeant principal de la vérification interne et de l'évaluation
Commission de la fonction publique

Introduction

Contexte

1. Les bénéficiaires de priorité sont des personnes qui ont le droit, en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP), d'être nommées en priorité absolue à tout poste pour lequel elles possèdent les qualifications essentielles. Consultez la liste des types de droits de priorité à l'annexe A.

2. La Commission de la fonction publique (CFP) est chargée d'administrer et de surveiller les dispositions de la LEFP et du REFP sur les droits de priorité, et d'examiner les pratiques de dotation au regard du cadre législatif régissant les bénéficiaires de priorité à l'aide du Programme d'administration des priorités (le Programme). Le Programme est administré par des conseillers en administration des priorités (CAP).

3. Le Programme peut donc à la fois répondre aux besoins en dotation de la fonction publique et contribuer au maintien en poste des fonctionnaires possédant des connaissances, des compétences et une expérience précieuses, et dans lesquels la fonction publique a déjà investi. Les bénéficiaires de priorité constituent une solution de ressourcement, et les organisations doivent prendre en considération leur candidature dans tout processus de dotation avant de procéder à une nomination. Même si de nombreux pouvoirs de dotation ont été délégués aux organisations, c'est à la CFP qu'incombe la responsabilité de l'administration des priorités dans le cadre du processus de dotation.

4. Différents droits de priorité, présentés à l'annexe A, sont prescrits par la LEFP et le REFP. Les droits de priorité énoncés dans la LEFP sont des « priorités statutaires ». Au 31 mars 2014, on comptait 843 bénéficiaires d'une priorité statutaire. Les bénéficiaires d'une priorité statutaire sont nommés, en priorité absolue, à des postes pour lesquels ils possèdent les qualifications essentielles. Les droits de priorité énoncés dans le REFP sont des « priorités réglementaires ». Au 31 mars 2014, on comptait 1 397 bénéficiaires de priorité réglementaire. Les bénéficiaires de ce type de priorité sont nommés après les bénéficiaires de priorité statutaire.

5. En 2011, la CFP a effectué une évaluation du Programme et formulé sept recommandations (annexe B). Nous avons constaté que la réponse et le plan d'action de la direction ont été conclus en septembre 2013 après la mise en œuvre des recommandations.

6. Le Programme a été choisi en vue d'une vérification dans le cadre du Plan de vérification et d'évaluation fondé sur les risques pour l'exercice 2014-2015, à la suite d'une évaluation des risques de l'univers de vérification de la CFP.

Objectif de la vérification

7. La présente vérification avait pour objectif de déterminer si la CFP s'était efficacement acquittée de ses responsabilités conformément aux politiques sur les nominations prioritaires et à la Directive sur l'administration des priorités en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP).

Portée de la vérification

8. La vérification a permis d'évaluer les opérations et les pratiques du Programme de la CFP sur les activités menées par la Direction générale des politiques et la Direction générale des services de dotation et d'évaluation au cours des exercices 2012-2013 et 2013-2014. Cette période visait un nombre plus élevé de bénéficiaires de priorité en raison du Plan d'action pour la réduction du déficit.

9. La vérification n'a pas porté sur les pratiques d'embauche des organisations assujetties à la LEFP et au REFP concernant les bénéficiaires de priorité. La portée de la vérification excluait également les responsabilités des bénéficiaires de priorité et les nouveaux droits de priorité n'ayant pas encore été inscrits dans la Loi au 31 mars 2014. Enfin, la vérification ne portait pas sur le Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) de la CFP.

À propos de la vérification

10. L'équipe de vérification a établi des critères de vérification, énoncés à l'annexe C, pour tirer une conclusion relative à l'objectif de vérification. L'équipe a employé les méthodes de collecte de données suivantes :

  • Entrevues avec des membres de la direction et du personnel;
  • Revue des principaux processus;
  • Examen de dossiers et analyse de documents, y compris les rapports générés par les systèmes
  • Mise à l'essai des mesures de contrôle.

11. L'équipe de vérification a analysé les données afin d'évaluer si elles étaient suffisantes, fiables, pertinentes et utiles. Elle a évalué les systèmes et les pratiques de la CFP selon des critères de vérification préétablis et acceptés, qui ont été élaborés en fonction des lois, des politiques et des directives mentionnées à l'annexe D.

12. La vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, et fait l'objet d'examens de la qualité internes et indépendants.

Méthodologie d'échantillonnage

13. L'échantillonnage des dossiers a permis de tester les mesures de contrôle des aspects suivants du Programme :

  • L'inscription des bénéficiaires de priorité;
  • Les présentations et la rétroaction;
  • Les demandes d'autorisation en matière de priorité;
  • Les nominations de bénéficiaires de priorité;
  • Les autorisations automatiques;
  • L'article 43 de la LEFP.

14. Lors des essais, nous avons choisi un échantillon aléatoire de dossiers afin d'obtenir un niveau de confiance de 90 %, un taux d'erreur prévu de 20 % et un intervalle de confiance de +/- 10 %.

Observations et recommandations

Gouvernance

 

Les rôles et responsabilités des intervenants du Programme d'administration des priorités étaient définis et communiqués, et des mécanismes de prise de décision étaient en place.

15. Nous nous attendions à ce que les rôles, les responsabilités et les procédures liés au Programme soient définis et communiqués, et à ce que des politiques, des directives et de la formation soient en place pour l'administration des priorités.

Les rôles et responsabilités étaient définis et communiqués.

16. Nous avons constaté que les rôles et responsabilités du Programme d'administration des priorités (le Programme) étaient définis dans la Directive sur l'administration des priorités (la Directive) et dans le Guide sur l'administration des priorités de la Commission de la fonction publique (le Guide). Ces documents avaient pour but de préciser les rôles et responsabilités de la Commission de la fonction publique (CFP), des organisations d'embauche assujetties à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et des bénéficiaires de priorité dans l'administration des droits de priorité. Ces documents étaient disponibles sur le site Web de la CFP, et les politiques ont été communiquées au moyen de tutoriels, de guides de référence, de vidéos de démonstration et de bulletins du Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP).

17. La CFP est chargée d'administrer les dispositions de la LEFP et du REFP quant aux droits de priorité et d'en surveiller l'application à l'aide du programme.

18. Pendant la période visée par la vérification, c'est la Direction générale des services de dotation et d'évaluation (DGSDE) qui gérait le Programme. La Direction générale des politiques était chargée de l'élaboration de politiques, de l'interprétation, de la gestion de cas et de l'encadrement fonctionnel des opérations de la DGSDE. Cette dernière était responsable des activités de programme, comme le traitement des demandes d'autorisation, la liaison avec les ministères et organismes, et les examens. En mars 2015, le Programme a été transféré à la Direction générale des politiques.

19. La Direction des services de technologie de l'information (DSTI) a fourni un soutien pour le SGIP, en réglant les problèmes techniques liés aux logiciels, en mettant en œuvre des modifications et en fournissant un soutien général pour le système.

20. La CFP demeure responsable de surveiller le respect des rôles et responsabilités, et de soutenir les organisations et les bénéficiaires de priorité afin de régler tout problème dès le début.

Un mécanisme de prise décision et un processus d'acheminement par palier étaient en place pour le Système de gestion de l'information sur les priorités.

21. Des réunions hebdomadaires se sont tenues entre la Direction de la délégation et de la responsabilisation (DDR) de la Direction générale des politiques, la Direction des services à la clientèle de la DGSDE et la DSTI de la Direction générale de la gestion ministérielle. Ces réunions ont servi dans le cadre d'un processus d'acheminement par palier et d'un mécanisme de prise de décision pour le SGIP depuis novembre 2013. Des comptes rendus de ces réunions ont été documentés, y compris les présences et les mesures de suivi. Ces réunions visaient à discuter des modifications et des problèmes liés au SGIP ainsi que des versions à venir, comme de nouveaux codes de droits de priorité, des mises à l'essai du système et les démonstrations requises, ainsi que des points concernant la maintenance du système. Les problèmes liés au SGIP ont été consignés dans un système de suivi des défectuosités utilisé par la DDR et la DSTI, ce qui a permis aux deux parties de faire le suivi des problèmes réglés et non réglés.

Des politiques et de la formation étaient en place pour l'administration des priorités.

22. Nous avons constaté que la CFP a élaboré des politiques et des directives destinées aux organisations pour gérer les bénéficiaires de priorité. La CFP est également chargée de mettre en place et de tenir à jour le SGIP, lequel doit être utilisé par toutes les organisations, ainsi que le Portail sur les priorités, qui a été mis en œuvre par la CFP en 2012. Il s'agit d'une application Web liée au SGIP dont les bénéficiaires de priorité se servent pour consulter, ajouter ou actualiser des renseignements personnels dans leur profil de bénéficiaire de priorité.

23. La vérification a révélé que la DDR a élaboré une Bibliothèque sur l'interprétation des politiques pour assurer l'uniformité du travail effectué par les conseillers en administration des priorités (CAP), ainsi que des procédures normalisées de fonctionnement sur les divers processus réalisés ou examinés par les CAP. Tous les nouveaux CAP ont reçu une formation qui reposait sur le Guide.

Gestion des risques

 

Un processus de gestion des risques était en place, mais sa portée était limitée.

24. Nous nous attendions à ce que la CFP dispose d'un processus officiel d'évaluation des risques pour déterminer, évaluer, atténuer et faire le suivi des risques organisationnels et opérationnels liés au Programme. Le Cadre de gestion des risques mis au point par le Secrétariat du Conseil du Trésor établit les attentes en matière de gestion des risques au gouvernement. La gestion des risques nécessite une approche systématique pour la détermination, l'évaluation, l'atténuation et la surveillance des risques afin d'éclairer le processus décisionnel et d'améliorer la performance organisationnelle. De plus, une activité de vérification interne doit évaluer l'efficacité des processus de gestion des risques et contribuer à leur amélioration.

25. Le processus annuel de planification intégrée des activités pour l'exercice 2013-2014 à la CFP comprenait un processus de gestion des risques, qui a permis de déterminer et d'évaluer les risques organisationnels. Ces risques ont été résumés et présentés dans le Registre des risques pour l'exercice 2013-2014 de la CFP, ce qui a permis de cerner un risque concernant le Programme. Le Registre a été approuvé par le Comité exécutif de gestion et communiqué dans le Rapport sur les plans et priorités. Le risque déterminait que la CFP ne serait vraisemblablement pas en mesure de traiter le nombre accru de bénéficiaires de priorité participant au Programme. Le Registre indiquait que ce risque pouvait nuire à la capacité de la CFP de soutenir les organisations dans le cadre d'un réaménagement des effectifs et de s'assurer que les droits des employés touchés sont respectés. La probabilité de ce risque a été évaluée comme faible, mais comportant un niveau d'impact élevé; en outre, il a été jugé comme un risque interne et externe.

26. Voici les stratégies d'atténuation qui ont été proposées à cet égard :

  • Réaffecter les ressources pour appuyer d'autres changements liés au volume;
  • Préparer et tenir de vastes consultations supplémentaires sur les modifications aux politiques et aux systèmes;
  • Poursuivre la gestion de la version améliorée du cadre de politiques en matière de nomination de bénéficiaires de priorité et des améliorations connexes au système;
  • Améliorer la communication en vue d'assurer la nomination des bénéficiaires de priorité;
  • Renforcer l'infrastructure interne pour les personnes et les systèmes;
  • Revoir les processus de travail pour déterminer les gains d'efficacité possibles et établir les délais de traitement dans le cas d'une charge de travail accrue;;
  • Réorienter les ressources de TI selon les besoins afin d'assurer le soutien continu au SGIP;
  • Veiller à ce que la Stratégie de la continuité des activités soit en place.

27. Nous avons constaté que plusieurs stratégies d'atténuation ont été mises en œuvre au cours de l'exercice 2012-2013, notamment l'élaboration de la Directive et la révision du Guide, la création du Comité directeur du personnel cadre, le Portail sur les priorités du SGIP et la Communauté de pratique en administration des priorités, la réorientation des ressources humaines, la prestation d'une formation, la réalisation d'examens de l'assurance de la qualité et à la mise à l'essai du SGIP pendant la transformation. Nous n'avons pas trouvé de processus de surveillance continue de ce risque organisationnel.

28. Même si un processus était en place pour déterminer, évaluer et atténuer le risque organisationnel, nous avons constaté que ce processus ne s'étendait pas à des risques plus opérationnels, comme ceux liés aux processus opérationnels du Programme.

29. La vérification a révélé qu'un processus d'acheminement par palier était en place pour régler les problèmes opérationnels émergents. Des réunions hebdomadaires se sont tenues entre la DGSDE et la DDR de la Direction générale des politiques, et des problèmes stratégiques ont été portés à l'attention du directeur général de la DDR, au besoin. Nous avons également constaté que les problèmes opérationnels liés au SGIP ont fait l'objet de discussions lors de réunions hebdomadaires, puis que les problèmes de maintenance du SGIP ont fait l'objet d'un suivi et se sont vu accorder un ordre de priorité pour les futures versions du SGIP.

30. Ces efforts, lorsqu'ils sont conjugués, peuvent améliorer la capacité d'une organisation d'intervenir de manière appropriée. Ils ne constituent toutefois pas une approche prospective quant à la gestion des risques fondée sur l'atténuation. Ces efforts sont plutôt fondés sur une approche réactive concernant les problèmes. En établissant un processus d'évaluation des risques proactif et systématique sur le plan opérationnel, le Programme pourrait non seulement mieux régler les problèmes à mesure qu'ils se dessinent, mais aussi déterminer, évaluer, atténuer et surveiller les risques nouveaux ou changeants liés à ses opérations. Un tel processus favorise également une prise de décisions plus efficace fondée sur les risques, et une meilleure performance du Programme.

31. Nous remarquons que, depuis 2013, le processus de gestion des risques dans le cadre du processus annuel de la planification intégrée des activités de la CFP a évolué pour cerner les risques depuis le niveau organisationnel jusqu'au niveau du Programme.

Recommandation 1

  • La CFP devrait régulièrement déterminer, évaluer, atténuer, communiquer et surveiller les risques opérationnels liés au Programme.

Inscription des bénéficiaires de priorité

 

Des mesures de contrôle étaient en place dans le cadre du processus d'inscription des bénéficiaires de priorité dans le Système de gestion de l'information sur les priorités. Toutefois, la vérification n'a pas permis de trouver de processus de surveillance du formulaire d'attestation du gestionnaire.

32. Nous nous attendions à ce que des mesures de contrôle soient en place pour confirmer et surveiller l'inscription des bénéficiaires de priorité dans le SGIP.

Des mesures de contrôle étaient en place pour confirmer la validité des droits de priorité.

33. La vérification a permis d'examiner le processus et les mesures de contrôle en place pour confirmer et surveiller l'inscription des bénéficiaires de priorité dans le SGIP.

34. La Directive stipule que la CFP doit confirmer la validité des droits de priorité et l'inscription dans le SGIP. La vérification a révélé que des mesures de contrôle appropriées étaient en place dans le cadre du processus d'inscription des bénéficiaires de priorité dans le SGIP, du fait que l'organisation d'attache et le bénéficiaire de priorité doivent obligatoirement remplir certaines sections, soit celles sur les renseignements personnels du bénéficiaire, le type de droit de priorité, l'organisation d'attache, le profil linguistique, le groupe et niveau, les qualifications professionnelles, les études, la mobilité et le curriculum vitæ du bénéficiaire d'un droit de priorité.

35. Pour un échantillon de 43 inscriptions évaluées, nous avons constaté que tous les bénéficiaires de priorité inscrits dans le SGIP au cours de l'exercice 2013-2014 étaient admissibles à un droit de priorité et travaillaient pour une organisation admissible et assujettie à la LEFP.

Un processus d'inscription était en place, et respecté par les conseillers en administration des priorités.

36. La Directive stipule que la CFP doit veiller à ce que les organisations se conforment à la Politique sur l'administration des priorités, à la Directive, aux guides et aux procédures connexes, sur le plan opérationnel. La CFP doit, entre autres, évaluer dans quelle mesure les organisations respectent les droits de priorité et, plus particulièrement, confirmer la validité des droits de priorité et l'inscription dans le SGIP, ainsi que surveiller les codes et les autres renseignements saisis dans le SGIP afin de veiller à l'exactitude des présentations.

37. La vérification a révélé qu'un processus de vérification de l'inscription des bénéficiaires de priorité avait été mis en œuvre par le Programme, et qu'une procédure avait été élaborée particulièrement pour les CAP. Cette procédure comprend des directives pour vérifier neuf éléments différents d'une nouvelle inscription : les renseignements personnels du bénéficiaire; son organisation d'attache; le type du droit de priorité et la classification; son profil linguistique; les groupes et niveaux recommandés; les groupes professionnels et les codes d'expérience; les qualifications professionnelles et les études du bénéficiaire; sa mobilité; son curriculum vitæ; ainsi que des renseignements supplémentaires et la disponibilité du bénéficiaire de priorité.

38. Nous avons également constaté que le Programme avait mis en œuvre un programme d'assurance de la qualité en décembre 2013, qui comprenait un processus d'examen des inscriptions. Le programme d'assurance de la qualité visait à assurer l'exactitude, l'uniformité et le caractère opportun des normes et des pratiques d'administration des priorités, de même que le respect de ces normes et pratiques, afin d'obtenir les résultats suivants : droits de priorité protégés, erreurs limitées ou décelées rapidement, améliorations apportées en temps opportun, et amélioration de la crédibilité et de la fiabilité du Programme.

Aucune surveillance active n'a été effectuée pour s'assurer que le formulaire d'attestation du gestionnaire a été rempli.

39. L'organisation d'attache doit remplir un formulaire d'attestation du gestionnaire (le Formulaire) avant d'inscrire un bénéficiaire de priorité dans le SGIP, sauf pour les membres des Forces armées canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada libérés pour des raisons médicales, et les époux et conjoints de fait survivants. Le formulaire est une attestation selon laquelle l'organisation d'attache serait disposée à nommer le bénéficiaire d'un droit de priorité à un poste approprié pour lequel l'employé possède les qualifications essentielles dans cette organisation, si un tel poste était disponible. Le formulaire est obligatoire, mais il n'est pas nécessaire de le faire parvenir à la CFP. Il incombe à l'organisation d'attache de conserver ce formulaire au dossier et de ne pas le communiquer aux organisations d'embauche. La CFP se réserve le droit de demander le Formulaire pour en vérifier le contenu et l'intégralité. Le Programme recourt intentionnellement à une approche fondée sur la confiance en vue de réduire le fardeau administratif des organisations d'attache.

40. Le personnel du Programme nous a informés que lorsque le gestionnaire refuse de remplir le Formulaire, c'est souvent en raison de problèmes liés aux relations de travail. Lorsqu'un bénéficiaire de priorité n'est pas inscrit dans le SGIP, il ne peut que présenter lui-même sa candidature et demeure la responsabilité de l'organisation d'attache. La CFP ne présente qu'à l'organisation d'attache les bénéficiaires de priorité ayant des problèmes de rendement, de capacité ou de discipline importants.

41. La vérification a toutefois révélé qu'il est possible d'effectuer et d'activer une inscription sans remplir le Formulaire, malgré le fait qu'on exige de le faire. De plus, la vérification n'a pas permis de prouver qu'il existe un processus de surveillance active pour s'assurer que le formulaire a été rempli. Le Programme prescrirait l'attestation du gestionnaire uniquement si la situation l'exige, par exemple, lorsqu'un bénéficiaire de priorité reçoit continuellement des références négatives de son organisation d'attache. Cette démarche empêche le personnel du Programme de vérifier rapidement que le formulaire d'attestation du gestionnaire a été rempli et d'en assurer la surveillance et, par le fait même, de vérifier la validité de l'inscription dans le SGIP.

Recommandation 2

  • La CFP devrait mettre en place un mécanisme de contrôle lui permettant de surveiller que le formulaire d'attestation du gestionnaire a été rempli.

Soutien à la clientèle

 

La CFP a mis au point des outils pour soutenir les organisations d'attache, les gestionnaires d'embauche, les spécialistes en ressources humaines et les bénéficiaires de priorité dans l'administration des priorités.

42. Nous nous attendions à ce que la CFP dispose de mesures de contrôle pour assurer un soutien efficace à tous les intervenants de l'administration des priorités.

43. La vérification a permis d'examiner les renseignements fournis aux bénéficiaires de priorité, aux organisations d'attache et aux gestionnaires d'embauche. Elle a également permis d'examiner les outils élaborés par le Programme et de réaliser des entrevues.

Des outils et des renseignements sur le Programme étaient disponibles.

44. Nous avons constaté que la CFP fournissait des outils et des renseignements sur l'administration des priorités facilement accessibles par les bénéficiaires de priorité, les organisations d'attache, les spécialistes en ressources humaines et les gestionnaires d'embauche par le truchement du Centre de soutien du SGIP, notamment des renseignements sur la Directive et le Guide sur l'administration des priorités.

45. Nous avons communiqué avec le personnel du Programme pour obtenir d'autres renseignements ou précisions sur les questions liées à l'administration des bénéficiaires de priorité par divers moyens, notamment en utilisant les coordonnées fournies par le Centre de soutien du SGIP, un numéro de téléphone sans frais pour joindre un CAP, une adresse électronique, et un lien vers la liste des CAP affectés aux organisations. Les organisations et les bénéficiaires de priorité pouvaient également joindre le personnel du Programme au moyen de son site Web principal, où s'affichaient les coordonnées destinées aux organisations et aux bénéficiaires de priorité.

46. Il était également possible de trouver d'autres renseignements sur le site, notamment une foire aux questions sur le Guide et le SGIP, le formulaire de rétroaction du SGIP, puis de la rétroaction supplémentaire, des questions techniques sur le SGIP, des questions relatives au Portail sur les priorités et l'authentification électronique, ainsi qu'une foire aux questions sur la Directive.

La Commission de la fonction publique soutenait les organisations dans l'administration des priorités.

47. Nous avons constaté que la CFP avait fait parvenir une série de lettres aux chefs des ressources humaines au cours des exercices 2012-2013 et 2013-2014, au moment où elle présentait de nouvelles initiatives et une nouvelle orientation stratégique. Ces lettres ont permis de communiquer rapidement les modifications apportées au SGIP, avant que la plupart d'entre elles ne soient apportées, et de s'assurer que les organisations recevaient un soutien efficace au chapitre de l'administration des priorités.

48. De plus, la CFP a mis sur pied une communauté de pratique en administration des priorités (la communauté) en 2012 en vue d'accroître la collaboration du Programme avec les organisations et d'appuyer l'administration des priorités. Pendant l'exercice 2013-2014, la CFP a tenu cinq réunions avec la communauté pour fournir aux organisations participantes des renseignements sur la Directive, les politiques et les divers outils d'aide, les améliorations au SGIP, les droits, les problèmes émergents et les personnes-ressources en administration des priorités, puis répondre aux questions de ces organisations. La mise sur pied de la communauté par la CFP a permis de s'assurer que la clientèle recevait un soutien sur l'administration des priorités, notamment grâce à des présentations cycliques et à des séances d'échange de renseignements. La documentation des réunions de la communauté était disponible dans les deux langues officielles.

Présélection et présentation des bénéficiaires de priorité

 

Les bénéficiaires de priorité ont été présentés en temps opportun, mais le processus de jumelage n'était pas efficient.

49. Nous nous attendions à ce que la CFP dispose de mesures de contrôle pour veiller à la présélection et à la présentation efficaces des bénéficiaires de priorité en temps opportun, selon l'ordre de préséance.

50. Au cours de la période visée par la vérification, avant d'entreprendre un processus de nomination, les organisations devaient obtenir une autorisation en matière de priorité auprès de la CFP, sous réserve de certaines exceptions. Les organisations devaient d'abord étudier les demandes des bénéficiaires de priorité, notamment ceux qui étaient inscrits dans le SGIP de la CFP. Une fois que l'organisation avait pris cette mesure, un numéro d'autorisation en matière de priorité lui était délivré, ce qui lui permettait de procéder à la nomination d'un bénéficiaire de priorité ou d'entreprendre un autre processus de nomination.

51. La Directive stipule que la CFP effectue une présélection préliminaire des bénéficiaires de priorité en se servant des critères concernant les études et l'expérience, et qu'elle présente ensuite la candidature de bénéficiaires de priorité pour des postes vacants pour lesquels ils peuvent être qualifiés.

52. Nous avons constaté que la présélection repose sur un jumelage entre la scolarité requise et l'expérience du bénéficiaire de priorité, et les qualifications requises pour la présentation d'une candidature à un poste. En ce qui a trait aux qualifications associées à l'expérience, les organisations d'embauche saisissent les codes correspondant au mieux à l'énoncé des critères de mérite (ECM) original de l'emploi. Le SGIP effectue une présélection automatique parmi un maximum de deux codes d'expérience. Pour les qualifications scolaires, le personnel du Programme a constaté qu'il n'était pas possible de déterminer des codes de scolarité dans les critères de présélection. De nombreuses présentations de candidature tentent de s'apparier à une combinaison acceptable d'études et d'expérience. Toutefois, il y a trop de variables pour faire de la scolarité un critère de présélection définitif et fiable.

53. Les CAP doivent examiner manuellement toutes les présentations présélectionnées par le SGIP pour en surveiller l'exactitude à l'égard de l'ECM et des exigences scolaires. La vérification a révélé que ce processus manuel a donné lieu à des erreurs d'origine humaine dans certaines opérations évaluées; par exemple, le curriculum vitæ d'un candidat présenté ne correspondait pas à l'expérience exigée dans l'ECM pour six des présentations évaluées. Toutefois, pour toutes les présentations évaluées, le candidat présenté satisfaisait aux exigences scolaires prescrites dans l'ECM.

Les bénéficiaires de priorité ont été présentés en temps opportun.

54. La vérification a permis d'examiner 43 bénéficiaires de priorité présentés pour un processus de nomination afin de déterminer le nombre de jours consacrés par le Programme au traitement d'un formulaire de demande d'autorisation, et à la présentation de candidats éventuels. Parmi ces 43 présentations, 16 d'entre elles concernaient des bénéficiaires de priorité ayant eux-mêmes présenté leur candidature. Pour les 27 autres présentations, cinq jours ouvrables en moyenne s'étaient écoulés entre la date de réception par le Programme de la demande d'autorisation et la date à laquelle un bénéficiaire a été présenté. Cette moyenne respecte les normes en vigueur pour la période visée par la vérification, lesquelles stipulaient que l'examen de la demande d'autorisation en matière de priorité — présélection et présentation du bénéficiaire de priorité — devait s'effectuer dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la demande.

Le processus de jumelage des qualifications essentielles n'était pas efficient.

55. Nous avons constaté que 34,5 % des présentations de bénéficiaires de priorité n'ont pas donné lieu à un jumelage. Comme l'illustre le tableau 1, 5 581 des 52 695 bénéficiaires de priorité présentés au cours de l'exercice 2013-2014 ont reçu un résultat affichant « Échec des qualifications essentielles » de l'organisation d'embauche, ce qui signifie que la présentation ne répondait pas aux qualifications essentielles prescrites dans l'ECM, tandis que 263 présentations ont reçu un résultat affichant « Échec de la scolarité ». Au total, 12 326 autres bénéficiaires de priorité se sont retirés du processus après avoir été présentés, car ils ont indiqué ne pas posséder les qualifications essentielles prescrites dans l'ECM.

56. Les présentations ont donné lieu à un taux de jumelage encore moindre lorsque l'on prenait en compte les non-réponses. En plus des cas susmentionnés, la vérification a révélé que 15 489 bénéficiaires de priorité (29 %) n'ont pas répondu aux présentations dans le délai prescrit. Les causes précises de ces non-réponses nous sont inconnues et ne font pas l'objet de la présente vérification. La détermination de la cause pourrait mener à un taux plus élevé de jumelage après les présentations.

Tableau 1 : Résultats de rétroaction sur les présentations
Résultats de rétroaction sur les présentations Nombre pour l'exercice 2013-2014 % de présentations (sur 52 695 demandes)
Échec des qualifications essentielles 5 581 11 %
Échec de la scolarité 263 0.5 %
Qualification essentielle – décision du bénéficiaire de priorité 12 326 23 %
Non-réponse du bénéficiaire de priorité dans le délai prescrit 15 489 29 %

57. Le recours à un processus manuel pour vérifier l'exactitude des qualifications essentielles des personnes présentées peut occasionner des erreurs. En outre, en utilisant le processus de jumelage actuel, les organisations d'embauche ne disposent peut-être pas de tous les paramètres requis pour définir clairement leurs besoins en dotation dans le SGIP, ce qui peut donc mener à un processus de jumelage inefficient.

Recommandation 3

  • La CFP devrait revoir les processus de présélection et de présentation, et étudier les causes de non-réponse aux présentations pour améliorer le jumelage des bénéficiaires de priorité et des possibilités d'emploi.

Numéros d'autorisation en matière de priorité

 

Des numéros d'autorisation en matière de priorité ont été délivrés conformément à la Directive sur l'administration des priorités. Nous avons toutefois constaté que les mesures de contrôle relatives à l'utilisation des numéros d'autorisation par les organisations d'embauche et l'application de l'article 43 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique étaient insuffisantes.

58. Nous nous attendions à ce que la CFP délivre des numéros d'autorisation en matière de priorité conformément à la Directive, à ce qu'elle présente d'autres bénéficiaires de priorité au besoin, examine l'exactitude et l'intégralité de toutes les demandes d'autorisation en matière de priorité, et surveille le respect des droits de priorité par les organisations.

Les numéros d'autorisation en matière de priorité ont été délivrés conformément à la Directive.

59. La Directive prévoit que la CFP délivre un numéro d'autorisation en matière de priorité à une organisation, ce qui permettra à celle ci de procéder à une nomination dans les conditions suivantes : lorsqu'un bénéficiaire de priorité doit être nommé à un poste; qu'un bénéficiaire de priorité possède les qualifications essentielles exigées pour le poste, mais refuse la nomination; que la nomination d'un bénéficiaire de priorité aurait pour effet d'accorder à une autre personne le droit à une priorité de nomination; qu'aucun bénéficiaire de priorité susceptible de posséder les qualifications essentielles exigées pour le poste n'a été repéré par le SGIP; et enfin, lorsque les bénéficiaires de priorité dont la candidature a été présentée ou qui ont eux-mêmes postulé ne possèdent les qualifications essentielles exigées pour le poste.

60. Le SGIP a été conçu pour permettre l'attribution automatique d'un numéro d'autorisation lorsqu'une telle demande soumise par une organisation d'embauche ne donne pas lieu à un jumelage avec un bénéficiaire de priorité inscrit dans le SGIP, ou lorsqu'une organisation invoque l'article 43 de la LEFP. Le Programme a fixé une période d'attente de 48 heures pour ces autorisations automatiques, période pendant laquelle les organisations d'embauche ne peuvent utiliser ces numéros d'autorisation aux fins de nomination. Le Programme utilise cette période pour surveiller les demandes de bénéficiaires de priorité soumises par des organisations d'embauche assujetties aux autorisations automatiques.

61. Pour un échantillon de 40 demandes d'autorisation évaluées, nous avons constaté qu'un numéro d'autorisation en matière de priorité a été fourni conformément à la Directive et a été documenté pour toutes les demandes évaluées.

Le Programme avait en place des mécanismes pour examiner l'exactitude et l'intégralité des demandes d'autorisation, et présenter d'autres bénéficiaires de priorité.

62. La Directive soutient que la CFP doit examiner l'exactitude et l'intégralité de toutes les demandes d'autorisation en matière de priorité, notamment les demandes d'autorisation automatique et les demandes pour une période déterminée.

63. Un processus d'examen des demandes d'autorisation était en place et a été mené par le Programme avant de fournir un numéro d'autorisation aux organisations d'embauche. En ce qui concerne les autorisations automatiques, dont il est question dans la section ci-après, on s'attend à ce qu'un CAP mène le processus d'examen dans les 48 heures suivant l'attribution automatique d'un numéro d'autorisation.

64. Nous avons constaté que le Programme disposait également d'un processus manuel pour présenter d'autres bénéficiaires de priorité après l'attribution d'un numéro d'autorisation en matière de priorité, mais avant de procéder à une nomination au poste. Les CAP communiquent avec l'organisation d'embauche par courriel et suspendent la demande d'autorisation jusqu'à ce que le bénéficiaire de priorité présenté soit évalué, et que l'organisation d'embauche fournisse la rétroaction. Ce processus n'est pas automatique et se produit généralement lorsqu'un bénéficiaire de priorité a manifesté un intérêt pour un poste, et communiqué avec le Programme à cet effet.

Aucune mesure de contrôle n'était en place pour assurer l'application admissible des numéros d'autorisation.

65. Nous avons constaté que, une fois que le Programme avait délivré un numéro d'autorisation en matière de priorité à une organisation d'embauche, aucun mécanisme de contrôle n'était en place pour veiller à ce que ce numéro soit bel et bien utilisé au regard de la durée, du groupe et niveau du poste visé par la demande initiale de l'organisation d'embauche. En l'absence d'un tel mécanisme, les organisations d'embauche risquent de ne pas utiliser les autorisations en matière de priorité comme prévu, ce qui pourrait avoir une incidence sur la prise en compte des bénéficiaires de priorité. Des vérifications externes de dotation réalisées par la CFP auprès d'organisations ont permis de constater que ce risque, lié à une utilisation inadéquate, s'est concrétisé.

La surveillance des numéros d'autorisation délivrés à la suite d'une autorisation automatique n'était pas suffisante.

66. Lorsqu'une autorisation automatique est accordée à une organisation d'embauche, les CAP surveillent les différents critères de recherche d'une demande (classification du poste, codes d'expérience, exigences linguistiques, lieu du poste, etc.) et en vérifient l'exactitude pour veiller à ce que les droits de priorité soient protégés. Une sélection incorrecte des critères de recherche par l'organisation peut nuire à la prise en compte des bénéficiaires de priorité.

67. La vérification a permis de constater qu'une surveillance a été effectuée pour 21 des 43 demandes d'autorisation automatique évaluées. On n'a pas fait le suivi de la correspondance pour les demandes d'autorisation automatique jugées admissibles. Parmi celles-ci, la surveillance a été effectuée dans le délai prescrit de 48 heures, pour 13 des 21 cas.

68. En outre, la vérification a révélé que pour 3 des 43 demandes d'autorisation automatique évaluées, on a procédé à une nomination avant la date de l'autorisation automatique. L'organisation d'embauche n'a donc pas respecté le délai de deux jours ouvrables après la réception d'une autorisation automatique avant de procéder à la nomination, comme le prescrit la Directive. En outre, la CFP a annulé l'une des 43 demandes d'autorisation automatique évaluées, mais l'organisation d'embauche a procédé à une nomination avant que la demande ne soit annulée; la CFP a également annulé une autre de ces demandes, mais l'organisation d'embauche a procédé à une nomination après que la demande a été annulée.

69. En fournissant automatiquement des numéros d'autorisation, on risque de procéder à des nominations avant que la CFP n'ait vérifié l'autorisation automatique; la candidature des bénéficiaires de priorité ne serait donc pas prise en considération avant de procéder à une nomination.

Recommandation 4

  • La CFP devrait mettre en œuvre un mécanisme de contrôle pour s'assurer que les numéros d'autorisation ne sont utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été fournis et qu'au moment où ils peuvent être appliqués.

Il y avait un risque d'utilisation inadéquate des demandes d'autorisation effectuées en vertu de l'article 43 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

70. L'article 43 de la LEFP énonce que la CFP peut décider de ne pas nommer un bénéficiaire de priorité si cette nomination a pour effet d'accorder à une autre personne le droit de priorité. Selon le Guide, lorsqu'une organisation envisage d'appliquer l'article 43, elle doit en expliquer clairement les raisons au moment de présenter sa demande d'autorisation en matière de priorité, et s'assurer que le dossier de nomination contient tous les documents requis. La CFP peut demander à l'organisation de lui fournir les pièces justificatives, à titre d'éléments de preuve.

71. La vérification a révélé que la DDR avait élaboré une procédure pour orienter les CAP vers l'examen de ces demandes d'autorisation afin de garantir l'utilisation de pratiques uniformes. Au cours de l'exercice 2013-2014, 438 demandes de service ont été effectuées en vertu de l'article 43 de la LEFP. La vérification a révélé que le SGIP a automatiquement délivré un numéro d'autorisation à la suite d'une demande soumise par une organisation d'embauche, en vertu de l'article 43 de la LEFP.

72. La vérification a également révélé que pour l'ensemble des 39 demandes d'autorisation en vertu de l'article 43 de la LEFP évaluées, l'organisation d'embauche a fourni une explication dans le SGIP, mais sans fournir de documentation à l'appui. Si le CAP ne demande pas de documents à l'appui entourant l'application de l'article 43 de la LEFP, il risque de ne pas disposer de renseignements suffisants pour déterminer si la nomination d'une personne ayant le droit d'être nommée avant toute autre en vertu de toute disposition en vigueur, aura pour effet d'accorder à une autre personne le droit de priorité. De plus, en ne documentant pas la communication avec les organisations d'embauche qui invoquent l'article 43 de la LEFP, il n'existe aucune preuve de l'examen effectué par le CAP relativement à cet article, les demandes étant automatiquement autorisées par le SGIP.

73. En l'absence de vérification des pièces justificatives entourant les demandes d'autorisation effectuées en vertu de l'article 43, il existe un risque que ledit article soit appliqué incorrectement, ce qui permettrait d'éviter délibérément la prise en compte des bénéficiaires de priorité.

Recommandation 5

  • La CFP devrait revoir son approche liée à la surveillance de l'utilisation, par les organisations d'embauche, des demandes d'autorisation effectuées en vertu de l'article 43 de la LEFP.

Nominations de bénéficiaires de priorité

 

La CFP avait en place des mesures de contrôle pour valider les droits de priorité et s'assurer que les organisations respectent ces droits lors de la nomination de bénéficiaires de priorité.

74. Nous nous attendions à ce que la CFP surveille efficacement la validité des droits de priorité et le respect par les organisations de ces droits lors de la nomination de bénéficiaires de priorité, notamment l'ordre de préséance.

Les nominations de bénéficiaires de priorité ont été effectuées conformément à la Directive.

75. La Directive soutient que la CFP doit fournir un numéro d'autorisation en matière de priorité, permettant ainsi à une organisation de procéder à une nomination, lorsqu'un bénéficiaire de priorité doit être nommé à un poste, et que la CFP doit surveiller la validité des droits des bénéficiaires de priorité et le respect de ces droits par les organisations lors de la nomination de bénéficiaires de priorité.

76. En tout, 41 nominations de bénéficiaires de priorité ont été évaluées. Parmi celles-ci, 18 découlaient d'une présentation de bénéficiaire de priorité, et 23 découlaient de la présentation par le bénéficiaire de priorité de sa propre candidature. Pour l'ensemble des 18 nominations découlant d'une présentation, la personne bénéficiant du droit de priorité le plus élevé et présentée à l'organisation d'embauche a été nommée. Pour l'ensemble des 41 nominations de bénéficiaires de priorité évaluées, le droit de priorité de la personne était valide au moment de la nomination.

77. La vérification a révélé que la surveillance des nominations de bénéficiaires de priorité a d'abord été réalisée par un CAP après la qualification d'un candidat, afin de veiller à ce que l'ordre de préséance des droits de priorité ait été respecté. De même, une surveillance de deuxième niveau a été réalisée après l'attribution d'un numéro d'autorisation pour s'assurer que la date de début indiquée dans la lettre d'offre était postérieure à la date d'attribution du numéro d'autorisation.

Résolution des problèmes liés aux droits de priorité

 

En collaboration avec les organisations et les bénéficiaires de priorité, la CFP avait en place un processus pour régler les problèmes et trouver des solutions. Toutefois, ni les plaintes déposées par des bénéficiaires de priorité, ni le règlement de ces plaintes n'ont fait l'objet d'un suivi.

78. Nous nous attendions à ce que la CFP ait mis en place, en collaboration avec les organisations et les bénéficiaires de priorité, un processus pour régler les problèmes et trouver des solutions.

Un processus était en place pour régler les problèmes avec les organisations et les bénéficiaires de priorité.

79. Le Guide définit les rôles et responsabilités qui incombent à l'organisation d'embauche, à la CFP et au Secrétariat du Conseil du Trésor pour aborder les préoccupations et régler les problèmes relevant des droits de priorité. La CFP demeure responsable d'examiner les préoccupations et les problèmes concernant une nomination en particulier et, si les discussions avec l'organisation d'embauche ne permettent pas de régler le problème, les bénéficiaires de priorité concernés peuvent se tourner vers la CFP pour obtenir de l'aide sur les questions qui relèvent de sa compétence. Le Guide précise également que la CFP est chargée d'examiner toute préoccupation ou problème visant une nomination donnée. Nous avons constaté que la DDR disposait d'un processus pour régler les problèmes et trouver des solutions, en travaillant de concert avec les organisations et les bénéficiaires de priorité.

Les plaintes déposées par des bénéficiaires de priorité n'ont fait l'objet d'aucun suivi.

80. Nous avons constaté que le Programme a documenté la correspondance liée aux cas les plus problématiques et aux plaintes exigeant des mesures de suivi. Il n'y avait toutefois aucun mécanisme de suivi des plaintes déposées par des bénéficiaires de priorité se rapportant à la période de la vérification. Cette situation pourrait engendrer une absence de preuve dans l'éventualité où un cas devenait litigieux. Cette situation pourrait également occasionner le règlement incohérent ou inopportun de problèmes similaires liés aux droits de priorité.

Recommandation 6

  • La CFP devrait conserver un registre de suivi des problèmes liés aux droits de priorité, des mesures prises et des délais associés au règlement.

Surveillance du rendement du Programme

 

Des indicateurs de performance du Programme et une norme de service étaient en place et ont fait l'objet d'une surveillance.

81. Nous nous attendions à ce que le rendement du Programme et la mise en œuvre des politiques, de la Directive et des normes de service soient régulièrement surveillés afin d'en assurer l'amélioration continue.

Des indicateurs de performance étaient en place.

82. En plus de la surveillance de la mise en œuvre des politiques et de la Directive dont nous avons déjà traité dans le présent rapport, la vérification a permis d'examiner la surveillance de la performance générale du Programme. La vérification a révélé que le Rapport sur les plans et les priorités de la CFP des exercices 2012-2013 et 2013-2014 avait établi des indicateurs de performance pour le Programme, les cibles étant les suivantes :

  • Nombre de bénéficiaires de priorité nommés à des postes pour lesquels ils possèdent les qualifications essentielles;
  • Nombre d'organisations dont les pratiques de dotation sont jugées incompatibles avec la LEFP et les politiques et règlements de la CFP;
  • Les activités relatives à l'administration des priorités, à la formulation d'orientations, à la mise en œuvre d'outils, aux activités de sensibilisation et à la présentation de candidatures sont de grande qualité et appuient le placement des bénéficiaires de priorité.

La vérification a révélé que la CFP avait fait état des progrès relatifs à ces indicateurs dans le Rapport ministériel sur le rendement.

83. En plus des indicateurs de performance générale liés au Programme, la vérification a révélé qu'une norme de service était en place au cours de l'exercice 2014-2015, après la période de la vérification. Le Programme a établi une norme de service équivalant à cinq jours ouvrables pour la présentation de bénéficiaires de priorité; une échéance calculée selon la durée requise pour examiner une demande d'autorisation de bénéficiaires de priorité, les présélectionner et les présenter dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d'une demande.

Conclusion de la vérification

La Commission de la fonction publique s'est en grande partie acquittée de ses responsabilités conformément aux Politiques sur les nominations prioritaires et à la Directive sur l'administration des priorités en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique. Certains domaines pourraient toutefois être améliorés afin d'accroître l'efficacité du Programme d'administration des priorités. La vérification a également révélé l'inefficience du processus de jumelage des qualifications essentielles.

Annexe A — Types de bénéficiaires de priorité

Les droits de priorité relevant de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) sont des « priorités statutaires ». On nomme les bénéficiaires d'une priorité statutaire avant toute autre personne, selon l'ordre qui suit :

  1. Depuis juillet 2015, les membres des Forces armées canadiennes (FAC) libérés pour des raisons médicales attribuables au service, tel qu'il a été déterminé par Anciens Combattants Canada [paragraphe 39.1(1) de la LEFP]. Tous les membres des FAC, soit les membres de la force régulière, de la force de réserve et de la force spéciale, sont admissibles.
  2. Fonctionnaire excédentaire au sein de sa propre organisation qui a été avisé par l'administrateur général que ses services ne sont plus requis, avant que toute mise en disponibilité n'entre en vigueur.
  3. Fonctionnaire en congé : employé en congé, dont le poste a été doté pour une période indéterminée, ou employé qui l'a remplacé pour une période indéterminée s'il est déplacé au retour de la personne en congé.
  4. Personne mise en disponibilité : personne qui a été mise en disponibilité faute de travail, par suite de la suppression d'une fonction ou en raison de la cession du travail ou de la fonction à l'extérieur de la fonction publique.

Les droits de priorité relevant du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP) sont des « priorités réglementaires ». On nomme les bénéficiaires d'une priorité réglementaire après les bénéficiaires d'une priorité statutaire, sans ordre particulier.

  • Fonctionnaire excédentaire : fonctionnaire provenant d'une autre organisation qui a été avisé par son administrateur général que ses services n'étaient plus requis, avant que la mise en disponibilité n'entre en vigueur;
  • Fonctionnaire qui devient handicapé : fonctionnaire qui devient handicapé et qui, en raison de son handicap, n'est plus en mesure d'exercer les fonctions de son poste;
  • Membres de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) : certains membres renvoyés pour des raisons médicales;
  • Membre des Forces armées canadiennes (FAC) : certains membres libérés pour des raisons médicales (article 8 du REFP). Seuls les membres de la force régulière, de la force spéciale et de la force de réserve en service de classe B de 180 jours ou plus, ou en service de réserve de classe C sont admissibles;
  • Réinstallation de l'époux ou du conjoint de fait : fonctionnaire en congé en raison de la réinstallation de son époux ou conjoint de fait et dont le poste n'a pas été pourvu pour une période indéterminée;
  • Réintégration : certains bénéficiaires de priorité qui ont été nommés ou mutés à un poste de niveau inférieur dans la fonction publique;
  • Époux ou conjoint de fait survivant : époux ou conjoint de fait survivant d'un fonctionnaire ou d'un membre des FAC ou de la GRC dont le décès est attribuable à l'exercice de ses fonctions.

Annexe B — Recommandations tirées de l'Évaluation du Programme d'administration des priorités (2011)

  • Rôles et responsabilités – Meilleures définition et communication des rôles et responsabilités de chacun, rédaction de documents d'information destinés aux organisations pour les aider dans leur rôle d'information et d'orientation des gestionnaires d'embauche et des bénéficiaires de priorité, désignation d'une personne-ressource principale dans chaque organisation qui fournira une expertise centralisée en matière d'administration des priorités.
  • Gouvernance et gestion du processus – Création et renforcement de l'esprit d'équipe dans tous les bureaux (charge de travail, pratiques exemplaires, uniformité des jugements, mentorat, surveillance); examen des processus pour trouver des occasions d'économies et de normalisation dans les régions; affectation des conseillers en administration des priorités de façon stratégique selon leur expertise. Recours aux personnes les plus chevronnées pour renforcer la capacité, élaborer des documents de soutien et de formation, donner des conseils spécialisés et accroître la surveillance et le contrôle de la qualité. Accès facile à l'administration des priorités. Examen des mécanismes de recours.
  • Formation des conseillers en administration des priorités et des gestionnaires opérationnels – Trousses de formation officielle portant sur la LEFP et le REFP, la classification, les relations de travail, la dotation et l'évaluation; mentorat en ligne et en cours d'emploi; module de formation et guide de référence destinés aux gestionnaires dans l'exercice de leurs fonctions de supervision.
  • Amélioration de la qualité des présentations – Augmentation du niveau de participation des bénéficiaires de priorité et de la transparence du processus afin qu'ils manifestent leur intérêt; révision et mise à jour des codes et offre de formation pour veiller à ce que les organisations les utilisent correctement. Révision du codage des priorités en fonction de l'évaluation après les présentations, et mise à jour ou modification de ce codage, au besoin; augmentation de la responsabilisation de toutes les personnes concernées, y compris des bénéficiaires de priorité, notamment pour le choix des postes, la disponibilité et la rapidité des réponses.
  • Améliorations au système – Adaptation du SGIP pour qu'il comprenne des fonctions supplémentaires de communication (p. ex. des réponses automatiques aux bénéficiaires de priorité concernant leur inscription, les résultats après la présentation à la CFP et aux organisations d'attache, etc.); adaptation du SGIP pour qu'il fournisse des renseignements plus détaillés et contextuels que le personnel de l'administration des priorités peut échanger de façon à accroître l'uniformité; adaptation du SGIP pour qu'il fournisse des renseignements aux bénéficiaires de priorité (p. ex. énoncé des critères de mérite) afin qu'ils participent au processus de présentation et aux décisions.
  • Surveillance et responsabilisation – Mise en place d'une fonction d'assurance de la qualité (exactitude du codage et des conseils); établissement d'un cadre de responsabilisation pour clarifier les éléments, les parties responsables et les rôles et responsabilités, et établir des cibles et des conséquences claires. Des indicateurs de rendement sont nécessaires pour déterminer si les personnes remplissent bien leurs obligations.
  • « Refonte de l'image de marque » – Après ces modifications, activités de refonte de l'image de marque du Programme d'administration des priorités et communication de cette nouvelle version du Programme aux organisations.

Annexe C — Secteurs d'intérêt et critères de vérification

La vérification avait pour objectif de déterminer si la Commission de la fonction publique (CFP) s'acquitte efficacement de ses responsabilités conformément aux politiques sur les nominations prioritaires et à la Directive sur l'administration des priorités en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP).

Secteur d'intérêt Critères
Gouvernance et gestion des risques
1. L'organisation dispose d'un cadre de contrôle de gestion efficace pour régir le Programme d'administration des priorités.
1.1 Les rôles, les responsabilités, les plans et les procédures du Programme d'administration des priorités sont clairs et communiqués.
1.2 Des politiques, des directives et une formation sont en place pour l'administration des priorités.
1.3 La CFP a mis en place un processus efficace de gestion des risques liés à l'administration des priorités, notamment la planification de la continuité des activités pour le Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP).
Mesures de contrôle internes pour la gestion des priorités
2. Des mesures de contrôle efficaces sont en place pour gérer le Programme d'administration des priorités.
2.1 Des mesures de contrôle sont en place pour confirmer et surveiller l'inscription des bénéficiaires de priorité dans le SGIP.
2.2 La CFP a mis en place des mesures de contrôle pour s'assurer qu'un soutien efficace est offert à la clientèle dans l'administration des priorités.
2.3 La CFP dispose de mesures de contrôle et réalise des activités de surveillance pour voir à la présélection et à la présentation efficaces des bénéficiaires de priorité en temps opportun, selon l'ordre de préséance.
2.4 La CFP délivre des numéros d'autorisation en matière de priorité de manière efficace, présente d'autres bénéficiaires de priorité au besoin, et examine l'exactitude et l'intégralité de toutes les demandes d'autorisation en matière de priorité.
2.5 La CFP surveille efficacement la validité des droits de priorité et le respect par les organisations de ces droits au moment de la nomination de bénéficiaires de priorité, notamment l'ordre de préséance.
2.6 La CFP dispose d'un processus efficace pour régler les problèmes et trouver des solutions en travaillant de concert avec les organisations et les bénéficiaires de priorité.
Surveillance du rendement du Programme
3. Des mesures de surveillance efficaces du rendement du Programme d'administration des priorités sont en place. 3.1 La mise en œuvre des politiques, des directives et des normes de service est régulièrement surveillée pour assurer une amélioration continue.

Annexe D — Documents de référence

Lois du Parlement

  1. Projet de loi C-27 : Loi modifiant la Loi sur l'emploi dans la fonction publique
  2. Loi sur l'emploi dans la fonction publique
  3. Règlement sur l'emploi dans la fonction publique
  4. Loi sur la protection des renseignements personnels

Politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor

  1. Directive sur le réaménagement des effectifs

Politiques et directives de la Commission de la fonction publique

  1. Politiques sur les nominations prioritaires
  2. Directive sur l'administration des priorités
  3. Guide sur l'administration des priorités de la Commission de la fonction publique

Autres documents

  1. Rapport annuel 2013-2014 de la Commission de la fonction publique, 2014
  2. Rapport annuel 2012-2013 de la Commission de la fonction publique, 2013
  3. Évaluation du Programme d'administration des priorités de la Commission de la fonction publique, 2011

Annexe E — Réponse de la direction et plan d'action

La haute direction souscrit aux recommandations et a prévu les mesures suivantes :
Recommandations Réponse de la gestion et mesures proposées Responsabilisation de gestion(BPR) Date d'achèvement
1. La CFP devrait régulièrement déterminer, évaluer, atténuer, communiquer et surveiller les risques opérationnels liés au Programme. Recommandation adoptée – La division opérationnelle de la CFP chargée de l'administration du Programme des droits de priorité (Direction du soutien de la dotation et des priorités, ou DSDP) déterminera les risques du Programme à l'aide du processus annuel de planification intégrée de la CFP, et mettra en place les stratégies d'atténuation appropriées. La DSDP précisera ses stratégies d'atténuation dans la prochaine version du présent rapport, lequel sera présenté au Comité exécutif de gestion (CEG) au premier trimestre (T1) de 2017-2018. Le cadre de suivi à l'appui du Programme des droits de priorité (SGDDI 1390643), qui est actuellement en cours d'élaboration, jouera un rôle important dans la détermination des risques opérationnels émergents. Le contrôle des résultats établira le processus de planification des activités. Directeur général, DSDP 1er avril 2017
2. La CFP devrait mettre en place un mécanisme de contrôle lui permettant de surveiller que le formulaire d'attestation du gestionnaire a été rempli. Recommandation adoptée – Les améliorations au système et au processus opérationnel visant à faciliter la surveillance sont en voie d'élaboration. Les améliorations au système que la CFP mettra en œuvre exigeront que le gestionnaire responsable remplisse le Formulaire d'attestation par voie électronique. DSDP – Politiques des droits de priorité 1er avril 2017
3. La CFP devrait revoir les processus de présélection et de présentation, et étudier les causes de non-réponse aux présentations pour améliorer le jumelage des bénéficiaires de priorité et des possibilités d'emploi. Recommandation adoptée – Les améliorations au processus opérationnel qui sont en cours d'élaboration obligeront les bénéficiaires de priorité à présenter eux-mêmes leur candidature à l'égard d'une occasion d'emploi, ce qui éliminerait le problème de non-réponses. DSDP   Politiques des droits de priorité 1er avril 2017
4. La CFP devrait mettre en œuvre un mécanisme de contrôle pour s'assurer que les numéros d'autorisation ne sont utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été fournis et qu'au moment où ils peuvent être appliqués. Recommandation adoptée – Aux T3-T4 de 2016-2017, la CFP examinera les options de transformation du processus opérationnel. Celles-ci comprendraient la liaison de la délivrance d'une autorisation de priorité à l'égard d'une nomination ou d'une nomination proposée, en offrant ainsi un meilleur contrôle de l'utilisation des numéros d'autorisation, et en abordant directement l'essentiel de la recommandation.

À titre de mesure provisoire, la CFP imposera un mécanisme de contrôle interne sur l'utilisation des numéros d'autorisation, comme la recommandation le précise. Cette mesure prendra la forme d'un examen d'échantillon aléatoire de dossiers pour lesquels les numéros d'autorisation ont été délivrés. Les résultats de l'examen des dossiers seront inclus dans la prochaine version de ce rapport qui sera présenté au CEG (T1 2017-2018).

À ce moment-là, le CEG aura à prendre une décision sur une recommandation comportant deux options : a) conserver le processus actuel ou b) adopter un processus différent.

À titre de mesure provisoire supplémentaire, la CFP examinera notamment l'utilisation appropriée des numéros d'autorisation dans le cadre des exercices horizontaux de surveillance de la CFP à court terme.

Les gestionnaires de programme de la CFP examineront également les nominations non conformes évoquées dans cette section de la vérification.
DSDP – Politiques des droits de priorité T3
2017 2018
5. La CFP devrait revoir son approche liée à la surveillance de l'utilisation, par les organisations d'embauche, des demandes d'autorisation effectuées en vertu de l'article 43 de la LEFP. Recommandation adoptée – À titre de mesure provisoire, les gestionnaires de programme de la CFP effectueront l'examen des dossiers de dotation quant à l'utilisation de l'article 43 et rendront compte des résultats au CEG (T1 2017-2018). Une recommandation sera également émise à ce moment-là pour savoir si une surveillance plus poussée est nécessaire.

La CFP examine les options pour une transformation du processus opérationnel qui se traduirait par un meilleur contrôle de l'utilisation des numéros d'autorisation, et éliminerait l'examen obligatoire des dossiers. Les résultats de l'analyse seront présentés au CEG (T1 2017-2018).

À titre de mesure provisoire additionnelle, les gestionnaires de programme proposeront que l'utilisation appropriée de l'article 43 de la LEFP fasse partie du cadre de la surveillance horizontale de la CFP à court terme.
DSDP – Activités liées aux droits de priorité T3
2017 2018
6. La CFP devrait conserver un registre de suivi des problèmes liés aux droits de priorité, des mesures prises et des délais associés au règlement. Recommandation adoptée – La CFP recueillera et conservera les informations sur les problèmes liés aux droits de priorité, les mesures prises et la rapidité de résolution. DSDP – Activités liées aux droits de priorité T3
2016 2017
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