Rapport annuel du Comité de vérification interne de la Commission de la fonction publique (Janvier 2012 – Mars 2013)

Date : 24 mai 2013

Table des matières

Introduction

Le présent Rapport annuel du Comité de vérification interne (CVI) de la Commission de la fonction publique (CFP) porte sur une période de 15 mois. En juin 2012, le CVI a décidé de modifier la période visée par son rapport annuel, passant d'une année civile à un exercice pour l'harmoniser avec la période visée par d'autres rapports annuels de la CFP. Le présent rapport est celui de la transition et porte sur la période du 1er janvier 2012 au 31 mars 2013.

Le rapport commence par un survol des principaux enjeux et des principales observations du CVI pendant cette période. Il propose ensuite un résumé des activités et des résultats dans chacun des domaines clés de responsabilité du CVI de même qu'un résumé des résultats de l'auto-évaluation annuelle qu'il a menée et d'une auto-évaluation validée à l'externe de la fonction de vérification effectuée par la Direction de la vérification interne (DVI). L'annexe contient des renseignements supplémentaires au sujet des membres et des activités du CVI. Le format est conforme aux directives fournies dans le Guide pratique : Rapport annuel du Comité de vérification ministériel, publié en avril 2012 par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

Contexte du remaniement

À la lecture du présent rapport, il est important de se rappeler que la période visée par le rapport en était une de remaniement pour le CVI. Peu après son arrivée au début de 2012, la nouvelle présidente a dû prendre des décisions importantes au sujet de la vérification interne à la CFP Footnote 1. Premièrement, en vertu des critères établis dans la nouvelle Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2012, la CFP a été classée parmi les organismes de petite taille alors qu'elle figurait parmi les organismes de grande taille avant cette date. Ce changement de statut a permis à la présidente de déterminer si elle voulait conserver un comité de vérification et une fonction de vérification indépendants. Deuxièmement, comme la Loi sur la gestion des finances publiques exige que les membres externes de tous les comités ministériels de vérification soient nommés par le Conseil du Trésor, la nouvelle présidente devait décider, si elle voulait conserver un comité de vérification, du moment et de la façon d'assurer la conformité de la CFP, car les membres externes du CVI avaient été nommés dans le cadre d'accords contractuels directs passés avec la CFP.

Dans ce contexte, suivant les conseils du CVI, la présidente a décidé de conserver une fonction de vérification interne et un comité de vérification indépendants et de procéder rapidement à la nomination des membres externes selon le processus établi par le Conseil du Trésor. Elle a aussi décidé de renforcer l'indépendance du CVI en nommant un membre externe à la présidence. Toutefois, ces décisions ont été prises à peu près au moment du départ prévu de deux membres fondateurs du CVI, en mai 2012. À ce moment-là, le troisième membre externe, qui avait remplacé l'autre membre fondateur en août 2011, a été proposé par la nouvelle présidente puis nommé par le Conseil du Trésor à titre de président externe du CVI remanié. Après la nomination, deux nouveaux membres externes ont aussi été nommés par le Conseil du Trésor.

Même si la mise en œuvre de ces étapes cruciales durant le processus de remaniement a pris beaucoup de temps, le CVI a pu poursuivre ses activités essentielles tout au long de la période visée par le présent rapport. Le processus est maintenant terminé, et le CVI a été entièrement remanié Footnote 2. Pour en savoir plus sur les changements apportés à la composition du CVI pendant la période visée par le rapport, consulter l'annexe A.

Enjeux et observations

D'après les résultats des vérifications internes et les discussions tenues pendant la période visée par le présent rapport, le CVI n'a pas de préoccupations essentielles à signaler ni de recommandations à formuler dans ce rapport. Même s'il y a, tel qu'il est mentionné dans les sections qui suivent, un besoin de continuer à se concentrer sur les améliorations à apporter dans des domaines précis, le CVI estime que la CFP se porte relativement bien en ce qui a trait à la gouvernance, au contrôle et à la gestion des risques. L'organisation a tiré profit de l'engagement complet de la présidente et d'autres cadres supérieurs, et les réponses de la direction aux recommandations des vérifications et aux autres commentaires ont satisfait toutes les attentes du CVI.

Le CVI est particulièrement satisfait des progrès réalisés par la haute direction dans la mise en place de son approche en matière de gestion des risques. Même s'il est évident que cette initiative importante doit se poursuivre, le CVI trouve encourageant le fait que les principaux éléments d'une approche efficace, qui étaient absents par le passé, ont été mis en place pendant la période visée par le présent rapport. Le CVI est également satisfait de la réponse de la direction à la Vérification de la planification des ressources humaines. Les mesures prises par la direction en réaction à cette vérification donneront lieu, une fois leur mise en œuvre achevée, à une approche beaucoup plus intégrée et efficace en matière de planification des activités dans l'ensemble de l'organisation. Ce sont deux domaines dans lesquels la CFP a effectivement mobilisé le CVI, a demandé et suivi ses conseils et est allée de l'avant pour renforcer considérablement ses approches.

Dans les années à venir, le principal défi du CVI remanié sera de travailler avec la présidente afin d'ajouter le plus de valeur possible. Tel qu'il a été mentionné dans le présent rapport, voici certains des domaines précis sur lesquels il doit concentrer son attention et axer son soutien à court terme : aider la DVI à trouver des façons de donner suite au plan de vérification interne, poursuivre le renforcement de l'approche globale en matière de gestion des risques, s'assurer que les contrôles internes demeurent solides dans le contexte actuel de réduction budgétaire et participer aux efforts visant à améliorer la mesure du rendement et l'établissement de rapports sur le rendement.

Principaux domaines de responsabilité

Évaluation de la fonction de vérification interne

Le CVI estime que la fonction de vérification interne de la CFP a eu un bon rendement pendant la période visée par le présent rapport. Même si la Direction n'a pas pu donner suite à l'ensemble du plan de vérification axé sur le risque pour 2012-2013 en raison de problèmes de dotation importants, la qualité des produits de vérification est demeurée élevée en tout temps.

Pendant cette période, la Direction a procédé à deux vérifications importantes, une concernant la planification des ressources humaines et l'autre, la déclaration du temps. Les deux vérifications ont nécessité des discussions importantes au CVI, pour veiller à ce que les recommandations soient formulées de façon à réorienter le plus efficacement possible l'approche de la direction dans ces domaines. Pour ce faire, le dirigeant principal de la vérification (DPV) a travaillé très efficacement avec la présidence afin de s'assurer que les bonnes discussions seraient tenues au CVI, et avec la haute direction pour veiller à ce que les plans d'action présentés au CVI permettent de donner suite aux principaux enjeux et aux principales recommandations. Le CVI est donc persuadé que les plans d'action mis en œuvre en ce moment amélioreront le processus global de planification des activités et favoriseront la discipline relativement à la déclaration du temps.

Au même moment, la DVI a également fourni un soutien important dans le cadre de la transition vers un comité remanié comprenant de nouveaux membres et un président externe. Cela comprend la coordination de la participation de la CFP au processus de nomination du Conseil du Trésor, l'offre d'une séance d'orientation et d'un soutien administratif aux nouveaux membres et la mise en place de nouveaux processus en vue de soutenir un président externe. Le nouveau cadre de référence du CVI a été approuvé. Il est harmonisé avec la politique révisée sur la vérification interne et reflète les changements qui ont dû être apportés au processus du fait que CVI compte un président externe.

Pendant la période de 15 mois visée par le rapport, la DVI a aussi produit deux plans de vérification axée sur les résultats; le premier a été approuvé en février 2012 pour 2012-2015, et le deuxième, en février 2013 pour 2013-2016. Les deux plans s'appuyaient sur une analyse approfondie du risque et sur des commentaires pertinents de la haute direction et du CVI.

Dans l'ensemble, le CVI est satisfait de la qualité du travail effectué par la Direction pendant cette période. Ce point de vue suppose que le programme d'amélioration de la qualité de la Direction est conforme aux exigences liées aux politiques et aux normes professionnelles pertinentes. L'élément central de ce programme est un examen périodique externe qui a été effectué pendant cette période sous la forme d'une auto-évaluation validée à l'externe de la fonction de vérification par la Direction (inspection professionnelle). Dans le cadre de cet exercice, les anciens membres et des membres actuels du CVI ont fourni des commentaires à l'examinateur externe. Le rapport définitif a été examiné par le CVI en mai 2012 et, sur les conseils des membres, il a été approuvé par la présidente. Il concluait que la fonction de vérification interne de la CFP est « généralement conforme » à l'ensemble des exigences professionnelles et des exigences du Conseil du Trésor. Il s'agit de la cote de rendement la plus élevée donnée durant ces exercices, et le CVI estime qu'elle reflète bien le professionnalisme et la compétence de la fonction de la DVI Footnote 3.

Dans ce contexte, le CVI n'a pas de recommandations précises à formuler au sujet de la fonction de vérification interne pour le moment. Cependant, il a une observation importante à faire au sujet de la capacité de la Direction à donner suite au plan de vérification annuel de la CFP. Même si la Direction dispose de suffisamment de ressources pour le faire en ce qui a trait aux postes et au budget non salarial, elle a récemment eu de la difficulté à pourvoir des postes vacants. Ces difficultés ont eu des répercussions négatives sur sa capacité de procéder aux vérifications prévues, une réalité qui constitue la principale raison pour laquelle elle a obtenu la cote « Possibilité d'amélioration » relativement à la vérification interne à la CFP lors de la dernière évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) effectuée par le SCT. Le CVI croit que cela met en lumière le besoin d'une planification plus efficace de la relève et des urgences relatives à la fonction de vérification.

Suivi des plans d'action de gestion

Tout au long de cette période, on a fait preuve d'une solide discipline pour donner suite aux plans d'action de gestion à l'égard des vérifications internes. La DVI surveille de près la mise en œuvre de tous les éléments de ces plans d'action et présente régulièrement ses conclusions aux réunions du CVI. Quand des problèmes surviennent, les raisons sont analysées et de nouveaux jalons sont établis d'un commun accord. Le suivi est assez rigoureux pour s'assurer que les gestionnaires sont responsables tout en permettant une certaine flexibilité pour s'adapter aux situations changeantes.

Pour ce qui est des progrès réalisés par la gestion relativement à la mise en œuvre de toutes les mesures qu'elle s'est engagée à prendre en réponse aux recommandations découlant des vérifications internes, le CVI est généralement satisfait. Cette évaluation globale s'appuie sur les résultats d'une étude récente menée par la DVI pour la période visée par le présent rapport, qui démontrent des progrès satisfaisants. La Direction procède aussi à des évaluations individuelles du « caractère raisonnable des progrès » aux fins de discussion dans le cadre d'une séance de mise à jour qui a lieu tous les six mois. Au moment de la dernière mise à jour en février 2013, ces évaluations, qui ont été acceptées par le CVI, indiquaient que, parmi les cinq vérifications associées à des mesures à prendre, quatre ont progressé de façon très raisonnable tandis que l'autre a progressé de façon moyenne Footnote 4. Le CVI croit que ces résultats illustrent un bon niveau de discipline et montrent les répercussions positives que la vérification interne a sur l'organisation.

L'évaluation de la Direction pour cette période a aussi démontré une excellente discipline quant à la mise en œuvre rapide des plans d'action en réponse à un examen des préavis d'adjudication de contrat (PAC) réalisé par le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement en 2011 (ces points sont maintenant clos). Cependant, on a conclu à une mise en œuvre plus lente du plan d'action interne de la CFP en réponse à une vérification pangouvernementale des nominations de cadres de direction effectuée en 2008 par la Direction générale de la vérification et des services de données de la CFP alors qu'une mesure mineure n'est toujours pas mise en œuvre. Dans ce contexte, le CVI prévoit surveiller de près la mise en œuvre des plans d'action futurs en réponse aux prestataires externes de services d'assurance.

Dans l'ensemble, le CVI estime que la haute direction de la CFP prend très au sérieux le besoin de mettre en œuvre efficacement les plans d'action en réponse aux vérifications internes et aux vérifications et examens effectués par des prestataires externes de services d'assurance. Il croit aussi que le rythme de la mise en œuvre est généralement raisonnable.

Valeurs et éthique

Pendant la période visée par le rapport, le CVI a examiné la mise en œuvre du Plan d'action sur les valeurs et l'éthique 2012-2015 de la Commission de la fonction publique, approuvé par le Comité exécutif de gestion (CEG) de la CFP en mai 2011, y compris la mise en œuvre du nouveau Code de conduite de la CFP. Il a reçu une mise à jour complète sur tous les aspects de la mise en œuvre en février 2013 et a fourni du soutien et fait des suggestions pratiques pour faciliter l'exécution du plan d'action dans les deux prochaines années.

Le CVI considère que le programme de valeurs et d'éthique de la CFP est complet et bien organisé. Il appuie la manière dont l'organisation, compte tenu de son mandat, a adopté l'impartialité comme valeur de base supplémentaire; il approuve la façon dont les rôles et les responsabilités ont été précisés, ainsi que les processus de surveillance et d'établissement de rapports; il appuie également le fait que l'accent est mis sur la formation, les processus informels et la communication interne efficace. Bref, le CVI estime que ce programme est solide et sur la bonne voie. L'attribution de la cote « Fort » à la CFP dans le domaine des valeurs et de l'éthique lors de la dernière évaluation du CRG effectuée par le SCT est conforme à cette évaluation.

Comme la mise en œuvre du Plan d'action sur les valeurs et l'éthique 2012-2015 de la Commission de la fonction publique sera réalisée pendant les deux prochaines années et constitue, compte tenu du rôle unique de la CFP, un élément d'une importance cruciale, le CVI continuera de surveiller les progrès réalisés. Par conséquent, les résultats du programme seront examinés au moins une fois par année par le CVI et par le CEG.

Gestion des risques

Des progrès importants ont aussi été réalisés relativement au peaufinage de l'approche en matière de gestion des risques de la CFP. Au début de la période visée par le rapport, il s'agissait d'un domaine où le CVI estimait que l'approche de la CFP devait être renforcée, et il était en accord avec l'évaluation du SCT dans l'exercice du de 2012, selon laquelle la gestion des risques à la CFP était un domaine offrant une « Possibilité d'amélioration. »

Pendant les 15 derniers mois, le CVI a fourni des commentaires et des conseils, et il est satisfait des progrès que la CFP a réalisés récemment dans ce domaine. Il considère que les efforts de la CFP pour intégrer son approche en matière de gestion des risques à son processus annuel de planification des activités et élaborer un profil de risque organisationnel amélioré seront des étapes importantes à l'avenir. L'approche de la CFP est maintenant mieux harmonisée avec les principes du Cadre stratégique de gestion du risque du Conseil du Trésor, et le CVI estime qu'il est particulièrement encourageant que les cadres supérieurs participent pleinement à ce processus.

De même, le CVI estime que d'importants efforts doivent encore être déployés pour peaufiner l'approche de la CFP en continuant d'améliorer son profil de risque organisationnel et en faisant la promotion de principes, de pratiques et d'une culture qui favorisent le dialogue au sujet de la tolérance au risque et de la prise de décision fondée sur le risque. Dans ce contexte, le CVI a l'intention, pendant la prochaine année, de continuer à surveiller activement les progrès réalisés et à fournir des conseils.

Cadre de contrôle de la gestion et établissement de rapports

Le CVI estime que les accords de contrôle interne sont raisonnables et adéquats pour une organisation de la taille de la CFP, où les contrôles structurés et non structurés doivent se compléter les uns les autres pour permettre à la direction d'atteindre ses objectifs. Ce point de vue s'appuie sur un dialogue continu approfondi avec la haute direction de la CFP et sur un examen régulier des rapports clés et d'autres renseignements pertinents, compte tenu du mandat essentiel du CVI en matière de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques.

À cet égard, la présidente fait le point sur toutes les questions et tous les faits nouveaux importants au début des réunions du CVI, et d'autres membres du CEG jouent un rôle actif dans ces réunions. Cela favorise une discussion franche au sujet de tous les aspects essentiels du contrôle interne, y compris la conformité, l'atteinte des objectifs, l'intégrité de l'information, l'efficacité et l'efficience, et la protection des biens. L'examen de documents clés, notamment d'un rapport mensuel au CEG sur les opérations et les autres activités, a aussi aidé le CVI à maîtriser un large éventail de questions afin de permettre la réalisation d'une évaluation adéquate des mécanismes de contrôle interne.

En ce qui concerne les questions de contrôle précises, pendant la période visée par le présent rapport, le CVI a principalement fourni des conseils à la présidente au sujet de la possibilité d'obtenir une assurance soutenue de la solidité de la gestion financière, y compris en ce qui a trait au contrôle interne en matière de rapports financiers. La présidente a demandé conseil au CVI après que le Bureau du vérificateur général (BVG) a décidé de ne plus procéder à la vérification externe des états financiers de la CFP à la suite de la publication de son avis sur les états financiers de la CFP pour 2011-2012.

Suivant les conseils du CVI, le CEG a pris la décision de demander des missions de certification ciblées chaque année sous la forme de vérifications internes cycliques des contrôles financiers. Compte tenu des opinions sans réserve émises par le BVG depuis plusieurs années, y compris pour 2011-2012, la CFP est en excellente position pour entreprendre cette nouvelle étape. Dans le contexte actuel de réduction budgétaire, il est très difficile de s'assurer que les contrôles financiers demeurent robustes, mais le CVI est persuadé que la nouvelle formule actuellement mise en œuvre offrira une assurance suffisante.

Compte tenu de ces éléments, le CVI considère que le cadre de gestion et le régime de rapports actuels sont adéquats aux fins des contrôles internes. Cependant, à l'avenir, le CVI continuera d'examiner d'autres aspects du contrôle interne dans un contexte de réduction budgétaire pour aider la direction à surveiller les répercussions possibles sur les contrôles internes. Il a aussi l'intention de mobiliser la direction pour déterminer si l'adoption d'une approche plus complète relativement à la documentation du cadre de contrôle de la gestion de la CFP pourrait fournir un soutien supplémentaire utile à la présidente dans son rôle d'administratrice des comptes.

Prestataires externes de services d'assurance

Aucune vérification touchant directement la CFP n'a été réalisée par des prestataires externes de services d'assurance pendant la période visée par le présent rapport. La seule question pour le CVI dans ce domaine était la mise en œuvre en cours de l'une des mesures en suspens en réponse à la vérification pangouvernementale des nominations de cadres de direction. Avant de pouvoir clore ce point, il faut parachever une petite composante. Toutes les vérifications antérieures réalisées par des prestataires externes de services d'assurance ont été closes.

Même si la CFP ne faisait pas partie des ministères directement inclus dans les vérifications, le CVI a aussi tenu compte de deux vérifications horizontales menées par le Bureau du contrôleur général (BCG). La première était la Vérification horizontale de la tenue des documents électroniques que le CVI a examinée avant de fournir des conseils sur l'auto-évaluation de la CFP par rapport aux recommandations du BCG. La deuxième était la Vérification interne horizontale de la planification intégrée des activités et des ressources humaines qui a fourni un point de référence utile au CVI pour la vérification de la planification des ressources humaines. Une autre vérification récente du BCG, la Vérification interne horizontale de la conformité à la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats, qui a été publiée vers la fin de la période visée par le présent rapport, fera l'objet d'un examen dans une prochaine réunion du CVI.

De plus, le CVI a examiné son rôle dans la vérification à venir de la dotation de la CFP, qui sera menée par la Direction générale de la vérification et des services de données, dans le cadre d'accords spéciaux visant, avec la participation des membres externes du CVI, à garantir l'indépendance et l'objectivité. En conséquence, le CVI est bien positionné et est prêt à fournir des conseils indépendants à la présidente en lien avec la réponse de la direction à l'égard de cette vérification. Le CVI surveillera de près la mise en œuvre de tout plan d'action qui pourrait être nécessaire pour donner suite aux recommandations.

États financiers et établissement de rapports sur les comptes publics

Pendant plusieurs années, à la demande de l'ancien président, le BVG a procédé à une vérification annuelle des états financiers de la CFP. En raison de considérations budgétaires, le BVG a décidé qu'il aiderait la CFP à réaliser cette vérification externe pour la dernière fois en 2011-2012. Pendant sa dernière vérification, le BVG a fait régulièrement des mises à jour à l'intention du CVI et lui a présenté une séance d'information exhaustive lorsqu'elle a été terminée, en août 2012. Comme par les années passées, le BVG a publié une opinion sans réserve pour 2011-2012 sans produire de lettre de redressement après audit ni de lettre de recommandation, accordant ainsi à la CFP et au CVI un niveau d'assurance élevé quant aux états financiers de la CFP.

Le CVI a aussi examiné la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de la CFP pour l'année et est convaincu que la déclaration reflète bien la réalité et que l'organisation a mis en place de saines pratiques de gestion financière. Cette impression est conforme aux résultats des dernières vérifications annuelles des états financiers de la CFP réalisées par le BVG et aux évaluations du effectuées par le SCT durant les dernières années relativement à la gestion et aux contrôles financiers de la CFP, qui ont toujours confirmé que les pratiques dépassaient les attentes du SCT dans la plupart des domaines.

Compte tenu de la décision du BVG de ne plus vérifier les états financiers de la CFP, le CVI a entrepris des discussions avec la direction au sujet de la façon dont la CFP peut s'assurer, grâce à d'autres mécanismes, que la gestion financière, y compris le contrôle interne de l'établissement de rapports financiers, demeure solide. Le CVI appuie entièrement la décision de la direction de le faire à l'aide de vérifications internes cycliques des contrôles financiers.

Le CVI a donc commencé à jouer un rôle plus actif en examinant les états financiers (y compris les rapports financiers trimestriels) et en fournissant de la rétroaction à leur sujet. Pour lui venir en aide, la CFP a récemment mis en place une nouvelle procédure permettant au CVI d'examiner ces états financiers et de formuler des commentaires après l'examen par le dirigeant principal des finances (DPF) mais avant l'approbation par la présidente. Cette nouvelle procédure comprendra une déclaration dans ces rapports indiquant qu'ils ont été examinés par le CVI.

Compte tenu des résultats des vérifications réalisées par le BVG et de son engagement continu à l'égard des questions pertinentes pendant la dernière année, le CVI est persuadé que les contrôles de la CFP sont solides dans ce domaine. Maintenant, la difficulté sera de s'assurer que ces contrôles demeurent solides au moment où l'organisation adopte une nouvelle formule d'assurance. Le CVI prévoit donc surveiller de près les changements dans ce domaine, en particulier pendant cette période de transition.

Obligation de rendre compte

Pendant la période visée par le présent rapport, le CVI a examiné le Rapport sur les plans et les priorités (RPP), le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) et d'autres comptes rendus des activités de la CFP, comme le Rapport annuel de la CFP. Même si la nouvelle Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada exige seulement que les comités de vérification reçoivent ces rapports, la présidente a demandé au CVI de jouer un rôle plus actif et de fournir une rétroaction importante et des conseils au sujet du RPP et du RMR. Le CVI l'a fait et est heureux de constater que ses conseils ont été pris très au sérieux et ont été intégrés aux documents quand cela était possible et approprié. Le CVI est aussi heureux de voir que la présidente a participé elle-même à l'élaboration de ces documents de base dans le contexte du renforcement de la planification des activités et de l'établissement de rapports sur le rendement.

C'est un domaine dans lequel le CVI croit qu'il peut avoir une influence positive dans les prochaines années afin d'aider la CFP dans ses efforts visant à apporter des améliorations continues, principalement dans le domaine de la mesure du rendement et de l'établissement de rapports sur le rendement.

Évaluation du Comité ministériel de vérification

Conformément à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, le CVI a procédé à une auto-évaluation pour la période visée par le rapport. Les principales conclusions de cette évaluation sont les suivantes :

  • Maintenant que le processus de remaniement est terminé et que trois membres externes ont été nommés par le Conseil du Trésor, le CVI compte suffisamment de membres internes et externes ayant les compétences, l'expertise et l'expérience nécessaires en matière de finances, de comptabilité, de politiques et d'opérations pour s'acquitter de son mandat.
  • La nomination d'un président externe a beaucoup renforcé l'indépendance du CVI.
  • Par le passé, on encourageait ouvertement les membres à exprimer leurs opinions, et la nomination d'un président externe a renforcé cette situation. Les différends ont toujours été réglés à la satisfaction de tous les membres, et le président est résolu à s'assurer qu'il en sera de même au sein du CVI remanié.
  • Par le passé, le CVI disposait de suffisamment de temps pour examiner et analyser les dossiers qui lui étaient confiés. Les ordres du jour des réunions sont flexibles et celles-ci sont prolongées au besoin. Pour garantir que le temps de réunion est utilisé le plus efficacement possible par le CVI remanié, des dispositions ont été prises pour que les membres formulent des commentaires sur les points courants par courriel entre les réunions.
  • Les membres externes du CVI comprennent bien et respectent la limite entre leur rôle et celui de la direction. Même s'ils répondent positivement à l'invitation de la présidente à fournir aussi des conseils généraux sur des questions importantes, ils comprennent que le principal rôle est de la conseiller sur les questions de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques. Dans tous les domaines, ils sont résolus à respecter les prérogatives de la direction.
  • Des séances à huis clos ont lieu dans le cadre de chaque réunion du CVI. Cela comprend des séances où seuls les membres sont présents et des séances où seuls les membres et le dirigeant principal de la vérification sont présents. Ces discussions ont toujours été franches et productives, mais le président du CVI et la présidente veulent renforcer ce processus au sein du CVI remanié.
  • Le CVI joue un rôle important en appuyant l'indépendance et l'objectivité de la fonction de vérification interne. Il demeurera vigilant à ce sujet, mais n'a aucune préoccupation à cet égard pour le moment.

Pendant la dernière inspection professionnelle, aucune question n'a été soulevée en lien avec les activités et le fonctionnement du CVI. Toutefois, l'inspection a soulevé trois questions qui ont été portées à l'attention de la présidente et du CVI. La première était une recommandation selon laquelle le rapport d'inspection des pratiques professionnelles, l'énoncé du consultant indépendant en validation> et le plan d'action connexe devraient être approuvés par la présidente. Suivant les conseils du CVI, c'est ce que la présidente a fait.

Les deux autres questions qui ont été portées à l'attention de la présidente et du CVI à la suite de l'inspection professionnelle sont liées au renforcement des stratégies d'atténuation pour garantir le maintien de l'indépendance du dirigeant principal de la vérification dans le contexte du rapport hiérarchique administratif avec le vice-président, Gestion ministérielle, et pour accroître la participation du dirigeant principal de la vérification aux réunions de la haute direction. Le CVI est satisfait du plan d'action mis en œuvre pour résoudre ces questions, et il fera un suivi pour déterminer si d'autres étapes pourraient être appropriées au fil du temps.

Annexe A : Membres et activités du Comité de vérification

Membres du Comité de vérification

Tel qu'il est expliqué dans le présent rapport, le CVI a été remanié pendant la période visée par ce rapport. Il compte maintenant quatre membres. On trouve trois membres externes, soit Keith Coulter (président), Hélène Fortin et Jim Lahey, et un membre interne, Anne-Marie Robinson, présidente de la Commission de la fonction publique.

Le CVI respecte toutes les dispositions concernant la composition des comités de vérification de l'article 6.4 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada :

  • Trois des quatre membres sont des membres externes recrutés en dehors de l'administration publique fédérale. Le membre interne est l'administratrice générale.
  • Les trois membres externes ont été choisis conjointement par la présidente et le contrôleur général, et leurs nominations ont été approuvées par le Conseil du Trésor.
  • Les membres externes ont un éventail approprié de compétences, de connaissances et d'expérience. Un des membres est un ancien sous-ministre qui a aussi de l'expérience comme cadre supérieur dans les Forces armées canadiennes et le secteur privé. Un autre membre est un ancien sous-ministre délégué ayant une vaste expérience de l'administration publique, y compris une expérience récente de travail au Bureau du Conseil privé où il soutenait directement la mise en œuvre des priorités du greffier en matière de renouvellement de la fonction publique. Le troisième membre a une grande expérience de travail au sein du secteur privé dans les domaines de la comptabilité, des finances et de la gouvernance, et a été membre de conseils d'administration.
  • Il s'agit d'un premier mandat pour tous les membres externes. Le président a été nommé pour un mandat de trois ans (décembre 2012 à décembre 2015). Un autre membre a été nommé pour un mandat de trois ans (mars 2013 à mars 2016), et l'autre, pour un mandat de quatre ans (décembre 2012 à décembre 2016). Ce décalage, combiné à des décisions éclairées au sujet de la durée des mandats et des renouvellements, devrait permettre d'assurer une bonne continuité dans les années à venir.
  • L'approche du CVI suit maintenant le modèle de « préférence » défini dans la Directive du fait que la présidence est assurée par un membre externe.
  • Tous les membres externes connaissent bien l'établissement de rapports financiers dans le secteur public, en particulier parce qu'ils ont tous déjà été membres de comités de vérification d'autres ministères. Un des membres est un comptable agréé actif détenant les titres suivants : FCA, FCPA et IAS.A.
  • Conformément au cadre de référence du CVI, le dirigeant principal des finances (vice-président, Gestion ministérielle), le dirigeant principal de la vérification et le directeur général, Finances et Administration, assistent à toutes les réunions en tant que membres 'office.
  • Aussi, conformément à ce cadre de référence, le quorum pour les réunions est une majorité simple de membres, et aucun membre suppléant n'est permis.
  • En plus du vice-président, Gestion ministérielle, les quatre autres vice-présidents assistent aussi aux réunions du CVI en tant qu'observateurs. Les représentants du BVG, qui assistaient à toutes les réunions par le passé pour soutenir la vérification par le BVG des états financiers de la CFP, seront maintenant invités périodiquement.
  • Les membres externes du CVI ne sont pas en situation de conflit d'intérêts réel ou perçu, et comprennent bien que si un tel conflit, réel ou perçu, survient, ils doivent en discuter immédiatement avec le président du CVI et la présidente.

Activités du Comité de vérification

Tel qu'il est expliqué dans le présent rapport, le CVI a été remanié pendant la période visée par ce rapport. Il compte maintenant quatre membres. On trouve trois membres externes, soit Keith Coulter (président), Hélène Fortin et Jim Lahey, et un membre interne, Anne-Marie Robinson, présidente de la Commission de la fonction publique.

Le CVI respecte toutes les dispositions concernant la composition des comités de vérification de l'article 6.4 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada :

  • Trois des quatre membres sont des membres externes recrutés en dehors de l'administration publique fédérale. Le membre interne est l'administratrice générale.
  • Les trois membres externes ont été choisis conjointement par la présidente et le contrôleur général, et leurs nominations ont été approuvées par le Conseil du Trésor.
  • Les membres externes ont un éventail approprié de compétences, de connaissances et d'expérience. Un des membres est un ancien sous-ministre qui a aussi de l'expérience comme cadre supérieur dans les Forces armées canadiennes et le secteur privé. Un autre membre est un ancien sous-ministre délégué ayant une vaste expérience de l'administration publique, y compris une expérience récente de travail au Bureau du Conseil privé où il soutenait directement la mise en œuvre des priorités du greffier en matière de renouvellement de la fonction publique. Le troisième membre a une grande expérience de travail au sein du secteur privé dans les domaines de la comptabilité, des finances et de la gouvernance, et a été membre de conseils d'administration.
  • Il s'agit d'un premier mandat pour tous les membres externes. Le président a été nommé pour un mandat de trois ans (décembre 2012 à décembre 2015). Un autre membre a été nommé pour un mandat de trois ans (mars 2013 à mars 2016), et l'autre, pour un mandat de quatre ans (décembre 2012 à décembre 2016). Ce décalage, combiné à des décisions éclairées au sujet de la durée des mandats et des renouvellements, devrait permettre d'assurer une bonne continuité dans les années à venir.
  • L'approche du CVI suit maintenant le modèle de « préférence » défini dans la Directive du fait que la présidence est assurée par un membre externe.
  • Tous les membres externes connaissent bien l'établissement de rapports financiers dans le secteur public, en particulier parce qu'ils ont tous déjà été membres de comités de vérification d'autres ministères. Un des membres est un comptable agréé actif détenant les titres suivants : FCA, FCPA et IAS.A.
  • Conformément au cadre de référence du CVI, le dirigeant principal des finances (vice-président, Gestion ministérielle), le dirigeant principal de la vérification et le directeur général, Finances et Administration, assistent à toutes les réunions en tant que membres 'office.
  • Aussi, conformément à ce cadre de référence, le quorum pour les réunions est une majorité simple de membres, et aucun membre suppléant n'est permis.
  • En plus du vice-président, Gestion ministérielle, les quatre autres vice-présidents assistent aussi aux réunions du CVI en tant qu'observateurs. Les représentants du BVG, qui assistaient à toutes les réunions par le passé pour soutenir la vérification par le BVG des états financiers de la CFP, seront maintenant invités périodiquement.
  • Les membres externes du CVI ne sont pas en situation de conflit d'intérêts réel ou perçu, et comprennent bien que si un tel conflit, réel ou perçu, survient, ils doivent en discuter immédiatement avec le président du CVI et la présidente.

Annexe B : Activité du Comité de vérification interne pour 2012 et T1 2013

No Mesure prise par le
Comité de vérification
Description de l'article
Objectif/
Mesure
Fréquence Fév.
T1
2012
Mai
T2
2012
Août
T3
2012
Nov.
T4
2012
Réunion
spéciale/
secrétariat
Fév.
T1
2013
Infrastructure du Comité ministériel de vérification
1. Charte du Comité ministériel de vérification (4.4.1) Examen Chaque année          
2. Plan annuel du Comité de vérification (pour le prochain exercice) (4.4.2) Approbation ~ 1 an en avance Continu  
3. Profil de compétences des membres du Comité de vérification (4.3.3) Examen Chaque année            
4. Orientation/exigences de perfectionnement professionnel en cours Détermination Chaque année            
Responsabilités de surveillance de la vérification interne
5. Charte/politique ministérielle de vérification interne (4.2.2) Examen et recommandation aux fins d'approbation Chaque année          
6. Suffisance des ressources de vérification interne (4.2.2) Examen Chaque année        
7. Plan de vérification interne axé sur le risque (4.2.2) Examen et recommandation aux fins d'approbation Chaque année    
8. Rendement de la fonction de vérification interne/dirigeant principal de la vérification (4.2.2) Examen/Conseil Chaque année          
9. Rapports ministériels de vérification interne et plans d'action de la gestion pour répondre aux recommandations de la vérification interne (4.2.2) Examen et recommandation aux fins d'approbation Continu      
10. Engagements relatifs à la vérification ou tâches qui ne sont pas inscrits dans un rapport au comité de vérification (4.2.2) Réception aux fins d'information Continu            
11. Rapports de suivi sur les mesures prises par la direction (4.2.2) Examen Régulièrement    
Responsabilités annuelles
12. Valeurs et éthique (4.2.1) Examen Chaque année          
13. Profil de risque ministériel et dispositions de gestion des risques (4.2.1) Examen Chaque année
RPP
   
14. Cadre de contrôle de la gestion (4.2.1) Examen Chaque année
Rapp.
DVI

Rapp.
DVI

CIMRF
     
15. BVG et organismes centraux, y compris les questions de vérification et les rapports ayant des conséquences d'envergure sur le plan du ministère ou du gouvernement et les interventions et plans d'action connexes de la direction (4.2.3) Examen et recommandation aux fins d'approbation/de notification de l'AG Continu      
16. Dispositions pour surveiller et faire le suivi des plans d'action connexes de la direction (4.2.4) Examen Chaque année          
17. États financiers du ministère (4.2.5.1) Examen et recommandation pour acceptation Chaque année ou trimestre      
18. États financiers du ministère ou vérifications des comptes publics (y compris les constatations, les lettres de la direction et le rendement du vérificateur externe) (4.2.5.2) Examen Chaque année        
19. RPP; RMR; Profil de risque ministériel et autres redditions de comptes importantes (4.2.6) Examen Chaque année
RPP

CRG

CRG

RPP,
PRM

RMR,
secrétariat

RMO-
RCD
20. Rapport annuel de l'aperçu du DPV (4.2.2)   Chaque année      
Évaluation du comité
21. Auto-évaluation du comité (4.4.1, 4.4.2) Examen Chaque année            
22. Conseils et séances d'information concernant le BVG et les organismes centraux (4.2.3, 4.2.4) Discussion Continu
BCG
 
Reddition de compte
23. Rapport annuel du comité de vérification du ministère (4.4.5) Préparation Chaque année      
24. Rencontre avec les commissaires pour présenter le rapport annuel            
8 juin/12
 
Réunions à huis clos
25. Avec l'AG (s'il n'est pas membre), le DPV, l'AFS/le directeur financier (et le repr. du BVG, s'il est présent) (4.4.4) Discussion Continu  
Nombre total de points à l'ordre du jour du CMV 12 10 11 10 3 13

Légende :

  • X Planifié
  • — au besoin
  • traité

Annex C : Plan annuel du Comité de vérification interne pour 2013-2014 — Approuvé

No Mesure prise par le Comité de vérification
Description de l'article
Objectif/
Mesure
Fréquence Juin
2013
T1
Sept.
2013
T2
Automne
2013
T3
Hiver
2014
T4
Réunion
spéciale/
secrétariat
2013-2014
Infrastructure du Comité ministériel de vérification
1. Charte du Comité ministériel de vérification (D6.5) Examen du CVI, confirmation de l'AG Chaque année     X    
2. Plan annuel du Comité de vérification, pour le prochain exercice (D6.5.2) Rédaction, approbation de l'AG Chaque année       X  
3. L'AG offre de rencontrer (i) le ministre, en compagnie du CVI (P6.1.6) et (ii) les commissaires Offre Chaque année         X
Responsabilités de surveillance de la vérification interne
4. Charte/politique ministérielle de vérification interne (D6.2.2.2d) Examen et recommandation aux fins d'approbation Chaque année     X    
5. Suffisance des ressources de vérification interne (D6.2.2.2d) Conseil Chaque année       X  
6. Plan de vérification interne axé sur le risque (D6.2.2.2d) Examen et recommandation aux fins d'approbation Chaque année       X X
7. Rendement de la fonction de vérification interne/dirigeant principal de la vérification (D6.2.2.2d) Surveillance/conseil Chaque année X        
8. Rapports ministériels de vérification interne et plans d'action de la gestion pour répondre aux recommandations de la vérification interne (D6.2.2.2.d) Examen et recommandation aux fins d'approbation Continu  
9. Engagements relatifs à la vérification ou tâches qui ne sont pas inscrits dans un rapport au comité de vérification (D6.2.2.2.d) Réception aux fins d'information Continu  
10. Mise à jour du progrès du plan de vérification interne axé sur le risque (D6.2.2.2.d) Examen Continu  
11. Rapports de suivi sur les mesures prises par la direction sur les recommandations de V.I. (D6.2.2.2.f) Examen Régulièrement   X   X  
Autres responsabilités
12. Valeurs et éthique (D6.2.2.2a) Examen Chaque année       X  
13. Profil de risque ministériel et dispositions de gestion des risques (D6.2.2.2b) Examen Chaque année     X    
14. Cadre de contrôle de la gestion (D6.2.2.2c) Examen Chaque année X
Rapp.
DPV
X
PRM
     
15. Travail de vérification entrepris par les prestataires externes de services d'assurance, y compris la réponse de la gestion et les enjeux dont il est fait mention (D6.2.2.2e) Examen et conseil à l'AG Continu  
16. Dispositions pour surveiller et faire le suivi des plans d'action connexes de la direction (D6.2.2.2f) Examen Régulièrement   X   X  
17. Rapports de gestion financières clefs, y compris les rapports trimestriels, les états financiers et les comptes publics (D6.2.2.2g) Examen et conseil à l'AG Chaque année   X     X
Rapport
trimestriel,
CP
18. Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris les plans d'évaluation y afférents et les résultats sur l'efficacité des CIMRF (D6.2.2.2g) Examen et conseil à l'AG Chaque année   X      
19. RPP; RMR et autre reddition de comptes importante (D6.2.2.2h) Examen Chaque année X
CRG
X
RMORCD
RMR, CRG
X
RPP
  X
Rapport
mensuel
20. Rapport annuel de l'aperçu du dirigeant principal de la vérification (D6.6.1) Réception Chaque année X        
Reddition de compte
21. Rapport annuel du comité de vérification du ministère (D6.6.1.2) Préparation et soumission à l'AG Chaque année X       X
ébauche
Réunions à huis clos
22. Avec le DPV, l'AFS et tout autre prestataire externe de services d'assurance, s'ils sont présents (D6.5.4) Discussion Continu X X X X  
Nombre total d'articles de point à l'ordre du jour du CMV 6-10 7-11 5-9 7-11 4+

Légende :

  • X Planifié
  • — au besoin
  • traité
  • D Tel que le prévoit la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada
  • P Tel que le prévoit la Politique sur la vérification interne

Nota: L'ébauche de calendrier et le Plan annuel du CVI peuvent faire l'objet de modifications.

Footnotes

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