Rapport du Comité de vérification interne présenté aux commissaires de la Commission de la fonction publique Année civile 2010

(Février 2011)

Introduction

Le Comité de vérification interne (CVI) de la Commission de la fonction publique (CFP), constitué de membres externes, est chargé de fournir à la présidente des avis impartiaux à propos des contrôles de gestion et des rapports sur les plans et les résultats. Conformément au mandat du Comité, le présent rapport décrit les activités menées au cours de l'année civile 2010.

Composition et réunions

Le Comité a été présidé par la présidente et compte parmi ses membres Mme D. Adam, Ph.D., ainsi que MM. P. Boomgaardt et R. Little. Après en avoir discuté, les membres ont reconnu unanimement l'efficacité de leurs réunions et ont demandé que la présidente poursuive la direction des réunions. Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) était invité à participer à toutes les réunions. Certains membres de la haute direction et les employés de la vérification interne de la CFP étaient présents à titre d'observateurs et pour répondre aux questions des membres.

Le Comité s'est réuni à cinq reprises durant l'année (en février, mai, août, novembre et décembre) et tous les membres ont participé à toutes les réunions en personne ou par téléconférence. Deux des membres externes ont rencontré tous les commissaires le 3 juin. Le Comité a aussi tenu régulièrement des séances à huis clos auxquelles seuls les membres externes, la présidente ainsi que d'autres membres du personnel ont participé, lorsqu'il y avait lieu.

Mandat du Comité

Le Comité a examiné son mandat en novembre et l'a approuvé, après avoir apporté quelques clarifications.

En déterminant les sujets à l'ordre du jour des réunions et en rédigeant ce rapport, le Comité fait référence à huit domaines clés de responsabilité de surveillance, lesquels sont indiqués comme consigne au CVI fournie par le Bureau du contrôleur général (BCG).

Huit domaines de responsabilité de supervision

Valeurs et éthique

En mai 2010, la CFP a informé le Comité de la façon dont elle communique à l'ensemble du personnel l'information en matière de valeurs et d'éthique et la façon dont elle encourage leur respect. On a souligné le fait que les valeurs de la CFP (intégrité, respect, équité et transparence) et de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) (équité, accès, transparence, mérite et représentativité) sont intégrées dans tous les aspects du travail de l'organisation.

De plus, le Comité a reçu de l'information sur la note « acceptable » de l'évaluation du Cadre de responsabilisation en gestion (CRG) actuel, menée par le Secrétariat du Conseil du Trésor. La haute direction a présenté un rapport sur ses activités visant :

• la mise en place d'un plan pluriannuel pour améliorer la mesure du rendement et la communication en matière de valeurs et d'éthique;
• l'application des recommandations issues des sondages annuels auprès des employés;
• les activités de soutien du Bureau de l'ombudsman, éthique et résolution de conflits et de la formation dans l'exercice des mécanismes de recours;
• l'application du cadre de gestion de la protection des renseignements personnels, qui porte sur la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels, ainsi que sur la progression vers l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée globale correspondante.

On a avisé le Comité qu'un nouveau Code de conduite pour le secteur public est en cours d'élaboration. Une fois terminé, il servira de fondement à la mise à jour du code de la CFP.

Gestion des risques

S'appuyant sur son examen du profil de risque de l'organisation de 2009, le dirigeant principal de la vérification (DPV) a présenté au Comité a reçu lors de sa réunion d'août 2010 une évaluation des risques, ainsi que des commentaires de toutes les directions générales. Le Comité a suggéré que les résultats et les stratégies d'atténuation connexes soient inclus dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP).

On a informé le Comité de l'examen de certains préavis d'adjudication de contrat (PAC). Il a également reçu des mises à jour régulières et a été consulté sur les résultats et le rapport final à ce sujet. Le Comité a reçu de l'information sur la planification des investissements et l'évaluation des capacités en matière de gestion de projet organisationnel de la CFP. On a en outre discuté des obstacles relatifs à la surveillance des projets. Au fil des réunions, le Comité a déterminé que plusieurs projets et secteurs à risque nécessitaient un suivi particulier, à savoir :

• le Programme de modernisation de la dotation de la fonction publique (PMDFP);
• le recouvrement des coûts;
• la sécurité des tests;
• la mise en oeuvre de la gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI);
• l'intelligence d'entreprise et l'entrepôt des données d'entreprise;
• les contraintes budgétaires.

Le Comité tient compte du contexte changeant en matière de risques tant à l'échelle de la CFP qu'à celle du gouvernement.

Cadre de contrôle de la gestion

Le Comité a été informé des principaux dossiers de gestion et des méthodes qui ont été adoptées pour atténuer les préoccupations et produire les résultats souhaités. En particulier, la Direction des finances et de l'administration a présenté la mise en œuvre de la politique sur le contrôle interne au sein de la CFP, en soulignant un nouveau processus, grâce à l'application « Resolver Risk », pour documenter et tester les contrôles internes relatifs au rapport financier. Les membres étaient satisfaits des progrès, mais ont recommandé de faire attention aux détails excessifs dans les évaluations.

Le Comité a reçu les principaux rapports utilisés par le Comité exécutif de gestion de la CFP pour surveiller les activités, et il a entamé des discussions approfondies et ouvertes sur des dossiers précis, avec des mesures de suivi inscrites dans les comptes rendus des réunions. Le Comité a observé que la CFP dispose de contrôles financiers solides, comme le montrent les résultats des vérifications financières cycliques et la vérification annuelle des états financiers du BVG.

Le BVG et les organismes centraux

Grâce à la présence régulière d'un représentant du BVG, le Comité était bien au fait des questions soulevées par le BVG et des plans de vérification du BVG.

Le DPV a régulièrement fourni au Comité des mises à jour sur les progrès du BCG, particulièrement en ce qui concerne le rôle en évolution de la vérification interne et des comités de vérification. On a informé le Comité des résultats et des recommandations issus de la Vérification interne horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé du BCG; la CFP indique que les recommandations ont été suivies.

Le contrôleur général a assisté à une partie de la réunion d'août du Comité afin de discuter des plans et d'échanger des idées. Le 4 novembre 2010, les membres ont assisté à un débat portant sur l'évolution des CVMO – de la vision à la réalité, commandité par le BCG.

On a donné au Comité une mise à jour sur l'examen horizontal de l'ombudsman de l'approvisionnement sur les vérifications des contrats par les ministères, ainsi que les plans de la CFP en vue de collaborer aux prochaines étapes avec l'ombudsman et TPSGC.

On a informé le Comité de la fiche de rendement de la CFP en matière de conformité à la Loi sur les langues officielles, et on a discuté de mesures possibles pour traiter des possibilités.

Suivi des plans d'action en matière de gestion

Le Comité utilise trois méthodes pour assurer le suivi des plans d'action en matière de gestion :

• Les mesures générales prises par le Comité sont incluses dans le rapport intitulé « SUIVI DES ACTIONS DU CVI », qui fait l'objet d'une mise à jour pour chaque réunion;
• Les plans en matière de gestion et les progrès réalisés sur les mesures issues des recommandations de vérifications internes font l'objet d'un rapport semestriel;
• Les progrès réalisés relativement aux engagements de la CFP et les plans d'action découlant des vérifications externes de la CFP font également l'objet d'un rapport semestriel.

Dans chaque cas, les mesures individuelles sont surveillées jusqu'à ce que le Comité estime que les changements recommandés ont été réalisés avec succès. En général, le Comité est satisfait des progrès de la direction en matière d'application des plans d'action.

États financiers et établissement de rapports sur les comptes publics

Le Comité a examiné les états financiers annuels préparés par la direction et n'a aucune préoccupation par rapport aux jugements et aux estimations qui y sont présentés. En ce qui concerne la vérification du BVG des états financiers de la CFP au 31 mars 2010, le Comité a eu le plaisir de constater que le BVG a émis une opinion favorable sur les états financiers et n'a signalé aucune préoccupation, ni formulé de recommandations relatives aux améliorations à la gestion. Le Comité a recommandé à la présidente d'accepter les états financiers.

Obligation de rendre compte

Au cours de la réunion d'août, le Comité a examiné une version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement pour 2009-2010, y compris les états financiers vérifiés pour l'exercice 2010. En décembre, le Comité a examiné une version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités pour 2011-2012. Le Comité a porté une attention particulière aux mesures de rendement et à la présentation constante des données financières; il a émis certaines suggestions mineures pour renforcer la clarté et l'exhaustivité, et il a conclu que la CFP présentait des rapports justes et raisonnables au Parlement.

On a informé le Comité sur les résultats de la ronde VII (et les préparations de la ronde VIII) de l'évaluation du Cadre de responsabilisation en gestion (CRG) et du plan d'action de la CFP qui en découle. Le Comité a supervisé la mise en place continue des recommandations issues du rapport Comité d'examen indépendant de l'« Examen des activités de surveillance de la Commission de la fonction publique » de janvier 2009. Le Comité a aussi reçu des mises à jour régulières sur les préparations en vue de l'examen quinquennal de la LEFP.

Le Comité a reçu des comptes rendus réguliers sur des questions stratégiques et sur des dossiers clés tels que l'élaboration du Projet de modernisation de la dotation dans la fonction publique et la mise en place de politiques, de procédures et d'outils liés au recouvrement des coûts des services. Le Comité a reçu, à titre d'information, un exemplaire du Rapport annuel de la CFP pour l'exercice 2009-2010 présenté au Parlement.

Fonction de vérification interne

Lors de sa réunion de février, le Comité a examiné une version préliminaire du plan de vérification interne 2010-2011 et de l'aperçu pour 2014-2015. On a observé que le BCG n'a pas encore défini ses attentes en matière de couverture et de rapport annuels sur la vérification. Le Comité a émis quelques suggestions pour l'avenir et a recommandé à la présidente d'approuver le plan.

Le Comité a également bénéficié d'une séance d'information sur les ressources de la vérification interne et sur toutes les mesures de dotation durant l'année. Lors de chaque réunion, le Comité a été informé de la situation relative aux vérifications et aux plans; selon le cas, en tenant compte des constatations de l'étape préliminaire de l'étude, on a apporté des modifications supplémentaires sur recommandation du Comité. On a présenté trois rapports de vérification interne au Comité :

• Mise en œuvre de la transformation des services
• PeopleSoft
• Gestion des coûts liés à la technologie de l'information.

Le Comité a porté une attention particulière aux résultats et aux recommandations, ainsi qu'aux plans de redressement de la direction. Tous les rapports de vérification interne ont été recommandés aux fins d'approbation. On a adopté une approche systématique approfondie pour informer le Comité de la mise en œuvre des recommandations découlant de chaque vérification interne.

Aux mois de novembre et décembre, les membres du Comité ont été interrogés par la Vérification interne afin de préparer le plan de vérification pour l'an prochain, et ils ont donné leur avis dans l'intention d'équilibrer les diverses exigences en vue du plan préliminaire présenté aux fins d'approbation.

Le Comité estime que la fonction de vérification interne : a) est composée de personnes professionnellement qualifiées; b) programme ses vérifications selon une méthodologie axée sur le risque; c) applique une démarche professionnelle en matière de planification, d'exécution, d'examen et d'établissement des rapports sur ses vérifications; d) suit de façon systématique les progrès réalisés pour la mise en œuvre des mesures de la direction en réponse aux rapports de vérification; e) respecte les lignes directrices établies dans la politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Par conséquent, les membres du Comité considèrent que la fonction de vérification interne continue d'évoluer en harmonie avec les lignes directrices du BCG, qu'elle dispose d'une capacité raisonnable pour aborder son mandat et qu'elle joue son rôle d'une manière satisfaisante.

Conclusion

En se fondant sur son expérience depuis 2006, le Comité considère que les activités de 2010 représentent un acquittement satisfaisant de ses responsabilités. Le Comité reconnaît que son rôle continuera d'évoluer au fur et à mesure que le BCG clarifiera ses attentes en ce qui concerne les comités de vérification interne dans le secteur de la fonction publique fédérale.

Les membres ont reçu de l'information pertinente et transparente, ce qui a permis au Comité de s'acquitter de son mandat. Les membres étaient régulièrement renseignés sur la façon dont la CFP relève les principaux défis qui se présentent à elle. Le Comité est satisfait du professionnalisme du personnel, de sa franchise concernant les difficultés qu'il rencontre et de sa volonté de donner suite aux suggestions.

Après cinq ans d'exercice, le Comité estime avoir une vision réaliste des dossiers complexes auxquels est confrontée la CFP et de ses processus de gestion. Compte tenu des observations faites au cours de la dernière année, le Comité conclut que la CFP suit une démarche rationnelle et un cadre de contrôle de la gestion systématique pour remplir son mandat, surveiller les résultats et rendre compte publiquement de ses activités.

Aperçu

En 2011, le Comité a prévu des examens des activités de gestion clés décrites dans le document joint.

De plus, le Comité compte aborder les questions précises suivantes :

• la planification de la relève;
• l'examen législatif quinquennal de la LEFP;
• la planification du déménagement à Gatineau en 2013;
• le plan stratégique en matière de technologie de l'information;
• le plan d'investissement de la CFP;
• le code de conduite de la CFP;
• la gestion de l'information et le cadre de contrôle de sécurité.

Pièce jointe : Plan annuel du Comité de vérification interne pour 2011