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1. Introduction
2. Principes de gouvernance et engagement du CCG
3. Rôles et responsabilités des membres
4. Rôles et responsabilités du président
5. Rôles et responsabilités du vice-président
6. Réunions
7. Comités et groupes de travail
8. Rôles et responsabilités du secrétaire du CCG
9. Rôles et responsabilités du ministre, du sous-ministre et du commissaire

1. Introduction

1.1. Le présent document complète la Charte du Conseil consultatif de gestion (ci-après dénommé le "CCG" ou le "Conseil") de la Gendarmerie royale du Canada (ci-après dénommée la "GRC") en décrivant les rôles et les responsabilités du président, du vice-président, des membres et du secrétaire du CCG. Les rôles liés au CCG du ministre de la Sécurité publique Canada, du sous-ministre de Sécurité publique Canada et du commissaire de la GRC, tels qu’ils sont décrits dans la Loi sur la GRC, sont également inclus dans ce document. En cas de conflit, la partie V de la Loi sur la GRC supplante ces rôles et responsabilités.

2. Principes de gouvernance et engagement du CCG

En tant qu’organisme consultatif prévu par la loi, le Conseil consultatif de gestion fonctionne selon ces principes de gouvernance. Les membres du conseil doivent:

2.1. Faire preuve d’un niveau élevé d’éthique à tout moment.

2.2. Agir de bonne foi et dans l’intérêt du Conseil consultatif de gestion dans son ensemble.

2.3. Maintenir la confiance du public et être conscients du rôle fondamental du service public qui consiste à servir les Canadiens, leurs communautés et l’intérêt public, en tenant compte du gouvernement élu et dans le respect de la loi.

2.4. Fournir des avis indépendants et des fonctions consultatives dans le cadre politique et législatif du gouvernement.

2.5. Contribuer à l’élaboration de conseils au commissaire de la GRC, assister aux réunions du Conseil, diriger ou siéger sur les comités du Conseil, et participer aux activités d’engagement dans la mesure de leurs capacités.

2.6. Ne pas agir en tant que représentant d’une organisation à laquelle ils sont affiliés et se comporter indépendamment de toute affiliation politique ou professionnelle ou de tout groupe d’intérêt, dans le cadre de toutes les activités du CCG. En d’autres termes, si les membres font partie d’autres organisations ou groupes pendant leur temps professionnel ou privé, ils ne peuvent pas refléter leurs opinions, ni promouvoir leurs intérêts ou représenter d’autres entités lorsqu’ils contribuent aux travaux du CCG (par exemple, en fournissant des conseils au commissaire).

2.7. S’engager avec leurs collègues et participer à des discussions respectueuses, même s’ils ne sont pas entièrement d’accord avec eux.

2.8. Élaborer, examiner et approuver les rapports et les produits consultatifs du CCG destinés au public, dans le cadre d’une approche consensuelle de l’apport des conseils et des recommandations collectifs du CCG.

2.9. Informer le secrétariat du CCG et le président de toute demande de réunion ou de discussion avec des parties extérieures et, lorsque de telles réunions ont lieu, s’assurer qu’il est clair qu’un membre ne représente pas le CCG dans son ensemble.  Fournir au président du Conseil un compte rendu formel de toute réunion ou échange d’informations qui en résulte.

2.10. Donner la priorité à la sécurité des informations, à la confidentialité et au respect des protocoles de sécurité. Il est interdit aux membres de divulguer toute information confidentielle ou non publique reçue dans le cadre de leur participation au CCG. Cette interdiction s’applique, sans s’y limiter, aux informations reçues par écrit ou oralement, y compris par courrier électronique, appels téléphoniques, documents imprimés, ainsi que lors de présentations et de discussions. 

2.11. Reconnaître qu’en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les citoyens canadiens, les résidents permanents et toutes les autres personnes ou organisations présentes au Canada ont le droit d’accéder à toute information détenue par une institution gouvernementale, quelle qu’en soit la source, sous réserve des exclusions et des exemptions décrites dans la Loi sur l’accès à l'information. Cela inclut toutes les communications non transitoires en rapport avec le travail au sein du Conseil.

2.12. Se conduire en permanence conformément aux valeurs et à l’éthique du secteur public, notamment en respectant les comportements attendus et en évitant les conflits d’intérêts; reconnaître que les membres sont soumis à toutes les exigences, conditions et modalités applicables aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à temps partiel (c’est-à-dire les titulaires d’une charge publique), y compris, mais sans s’y limiter, les Modalités applicables aux personnes nommées par le gouverneur en conseil, les Lignes directrices relatives à l'éthique et à l'activité politique des titulaires de charges publiques, à la Loi sur les conflits d'intérêts, le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et la Loi sur le lobbying. 

2.13. Respecter la partie V de la Loi sur la GRC et la charte du CCG, en notant que la partie V de la Loi sur la GRC prévaut sur la charte.

3. Rôles et responsabilités des membres

3.1. Les membres s’appuient sur leurs connaissances et leur expertise, en étroite collaboration et en discutant entre eux, pour fournir des conseils et une orientation stratégique à l’appui des efforts déployés par la GRC pour devenir une organisation moderne, efficace, saine et ouverte à tous.

3.2. Les suppléants n’étant pas autorisés, les membres sont tenus d’assister aux réunions du CCG et de participer activement aux discussions.

3.3. Les membres examinent les recherches et effectuent des analyses approfondies en tenant compte de facteurs complexes, afin de résoudre les problèmes de manière holistique, d’élaborer et de communiquer des conseils et des recommandations collectives du CCG. 

3.4. Tous les membres sont encouragés à participer aux travaux d’un ou de plusieurs comités permanents ou groupes de travail du CCG, en fonction de leur expertise, de leur intérêt et de leur disponibilité. 

3.5. L’accès à quelconques informations soumises par le commissaire au Conseil est assujetti au privilège en vertu du droit de la preuve, du secret professionnel de l’avocat, du privilège relatif aux litiges ou du secret professionnel des avocats et des notaires, et ne constitue pas une renonciation à l’un de ces privilèges ou à ce secret. À ce titre, les membres ont l’obligation de préserver la confidentialité des informations qui leur sont fournies, verbalement ou par écrit, et de respecter les procédures visant à garantir la sécurité des documents qui leur sont confiés, y compris, mais sans s’y limiter, la correspondance électronique, les appels téléphoniques, les documents imprimés, les présentations et les discussions. 

3.6. Ayant reçu le cote de sécurité nécessaire du gouvernement du Canada, les membres du Conseil ne s’engagent pas dans des activités qui mettent en péril leur cote de sécurité. 

3.7. Les membres s’engagent à faire preuve de transparence dans leur travail, tout en respectant les mesures de sécurité pertinentes et en suivant les instructions ministérielles disponibles. Dans la mesure du possible, les membres partageront publiquement, par le biais du site web externe du CCG et avec l’approbation du président du CCG, les sujets discutés lors de leurs réunions officielles avec les fonctionnaires de la GRC, leurs conseils officiels (par exemple, les rapports et les lettres consultatives), leurs priorités ou leurs champs de recherche, et toute autre information clé pertinente au public. 

4. Rôles et responsabilités du président

4.1. Le président du CCG est soumis aux rôles et responsabilités des membres du CCG, décrits dans la section 3, et fonctionne dans le cadre des principes de gouvernance et d’engagement du CCG décrits dans la section 2 de ce document. Dans ce cadre, le président est chargé d’assurer un leadership fort pour faciliter l’efficacité des résultats du Conseil. Il veille également à ce que le Conseil s’acquitte du mandat qui lui a été confié par la loi en faisant preuve de transparence et de responsabilité et en appliquant des pratiques de gouvernance saines.

4.2. Le président aide le Conseil à structurer stratégiquement son travail en fonction de priorités ou de champs de recherche spécifiques. Les priorités ou les champs de recherche du CCG sont définis en consultation avec les membres du CCG, le commissaire et le sous-ministre de Sécurité publique Canada. Les priorités ou les champs de recherche du CCG sont définis et réexaminés à intervalles réguliers. Les priorités ou les champs de recherche sont des sujets ou des opportunités thématiques qui sont compatibles avec le mandat de la Conseil.

4.3. Le président favorise les bonnes relations et la communication avec les membres du CCG, en les engageant à la fois collectivement et individuellement. Le président prend l’initiative d’un engagement régulier avec les membres du CCG, qui peut avoir lieu en dehors des réunions régulières du CCG.

4.4. Le président est responsable de la conduite des réunions du CCG de manière à ce que tous les membres soient entendus et respectés, et que les discussions restent dans le cadre du mandat législatif du CCG. Le président aide tous les membres à partager leurs points de vue avec leurs collègues, même s’ils ne sont pas en accord. Le président s’efforce de parvenir à un consensus au sein du Conseil, afin d’élaborer des avis et des recommandations collectives du CCG, dans la mesure du possible.

4.5. Si le président n’est pas en mesure d’être physiquement présent lors d’une réunion en personne, le vice-président dirige la réunion au nom du président. 

4.6. Le président dirige les objectifs et les activités du Comité en fonction du mandat qui lui est conféré par la loi, recherche les occasions de faire progresser les travaux du Comité en mettant l’accent sur les questions d’importance stratégique et assure la direction des priorités et des efforts du CCG en tenant compte des mandats et des objectifs du commissaire et du ministre de la Sécurité publique. Le président collabore avec le commissaire de la GRC et le sous-ministre de la Sécurité publique, au besoin, dans le cadre du mandat du CCG. 

4.7. Le président travaille avec le secrétaire du CCG pour s’assurer que toutes les parties prenantes sont identifiées et que leurs points de vue sont pris en compte dans les discussions et les processus du Conseil.

4.8. Le président est le représentant du CCG et veille à la clarté des communications, écrites et orales, entre le Conseil et ses partenaires et parties prenantes. À ce titre, il est chargé de veiller à ce que la position, les objectifs, les avis et les recommandations du Conseil soient clairement communiqués, principalement au commissaire de la GRC, mais aussi au ministre de la Sécurité publique, aux médias et à d’autres partenaires et parties prenantes des secteurs public et privé, le cas échéant. Le président sera étroitement soutenu par le secrétariat du CCG dans cette entreprise.

4.9. Le président est responsable des décisions du Conseil, telles que le calendrier ou le lieu des réunions trimestrielles du Conseil. Ces décisions doivent, dans la mesure du possible, être prises par consensus.

5. Rôles et responsabilités du vice-président

5.1. Le vice-président est soumis aux rôles et responsabilités des membres du CCG, décrits dans la section 3, et agit dans le cadre des principes de gouvernance et d’engagement du CCG décrits dans la section 2 du présent document.

5.2. Le vice-président est chargé à soutenir le président dans la gestion et l’administration du CCG, afin de faciliter les résultats du Conseil dans un esprit de transparence et de responsabilité. Le vice-président peut également fournir des conseils indépendants au président - de sa propre initiative ou à la demande du président - sur la gouvernance du CCG.  Le vice-président aide le président à s’assurer que les membres s’acquittent de leurs responsabilités et de leurs contributions au Conseil, y compris leur présence aux réunions. Le vice-président soutient le président dans l’engagement des membres, afin de s’assurer que les avis du CCG soient fondés sur le consensus, dans la mesure du possible. Le vice-président collabore avec le directeur et/ou le secrétaire du CCG pour impliquer toutes les parties prenantes dans les processus.

5.3. Conformément à l’article 45.19(5) de la Loi sur la GRC, en cas d’absence du président (absent, incapacité ou vacant), le vice-président assure la présidence pour une période maximale de 90 jours sans l’approbation du gouverneur en conseil.

5.4. Le président peut déléguer des tâches au vice-président, qui en rend compte au président.

6. Réunions

6.1. Conformément aux dispositions de la Loi sur la GRC, le CCG se réunit en personne quatre fois par an, et le commissaire de la GRC et le sous-ministre de la sécurité publique ou leurs délégués sont invités à participer à ces réunions trimestrielles.

6.2. Des réunions supplémentaires sont prévues, si nécessaire. Les réunions supplémentaires peuvent être en personne ou virtuelles et peuvent être limitées aux seuls membres du CCG (à huis clos) sur instruction du président ou à la demande des membres.

6.3. Les membres et les autres participants sont encouragés à utiliser l’anglais et le français lors de toutes les réunions.

6.4.  Le président détermine les heures et les lieux où le Conseil peut se réunir en tenant compte des membres du CCG, du commissaire et du sous-ministre de Sécurité publique Canada.

6.5. Dans la mesure du possible, les membres du CCG sont tenus d’assister à toutes les réunions du CCG. Si un membre n’est pas en mesure de se rendre sur le lieu d’une réunion en personne, il peut y assister virtuellement.

6.6. Le président, en consultation avec le secrétariat et les membres du CCG, établit l’ordre du jour de toutes les réunions. Un membre qui souhaite qu’un point soit ajouté à l’ordre du jour peut en faire la demande au président ou au secrétariat au moins un mois avant la date prévue de la réunion.

6.7.  La documentation pour les réunions est distribuée à tous les participants, au moins une semaine avant la réunion. Les membres peuvent demander la documentation dans la langue officielle de leur choix. 

6.8. Le CCG fonctionne sur la base du consensus. Par conséquent, les motions et les votes formels ne sont normalement pas nécessaires. Pour toute question, le président sollicite l’avis des membres et détermine si un consensus est atteint. Si ce n’est pas le cas, le président peut décider de rechercher d'autres occasions de poursuivre la discussion jusqu'à ce qu'un consensus soit atteint. Dans des circonstances exceptionnelles où aucun consensus ne peut être atteint, le président peut soumettre la question à un vote formel, le résultat étant décidé à la majorité simple (définie comme plus de la moitié du nombre de membres nommés au moment du vote). Le vote de chaque membre peut être consigné et conservé, à la demande d'un membre, au moment du vote. L'abstention n'est pas autorisée, sauf en cas de conflit d'intérêts déclaré. En outre, tout membre du CCG peut demander que les décisions antérieures du CCG soient réexaminées, si de nouvelles informations sont portées à sa connaissance. Le membre doit alors soumettre une proposition au président, qui sollicite l'avis du CCG sur l'opportunité de rouvrir le vote. Si les membres sont d'accord, cela déclenche le processus de recherche d'un consensus, suivi d'un vote formel si aucun consensus ne peut être atteint.

6.9. Le secrétariat rédige un compte-rendu de chaque réunion, comprenant les mesures à prendre et les décisions rendues, et le soumet à la réunion suivante du CCG pour approbation.

7. Comités et groupes de travail

7.1. Le CCG peut créer et dissoudre des Comités permanents ou des groupes de travail pour lui permettre de mieux s’acquitter de ses tâches.

7.2. La composition des Comités et des groupes de travail est déterminée par le Conseil. 

7.3. Les Comités permanents sont créés pour assurer un suivi continu et une sensibilisation à des aspects spécifiques des activités de la GRC qui sont conformes au mandat du CCG. L’organisation d’un Comité reflète généralement les entités organisationnelles de la GRC. Il s’agit des ressources humaines, des finances et de l’administration, ainsi que de la réforme, la reddition de comptes et la culture.

7.4. Les Comités et les groupes de travail présentent régulièrement au CCG des comptes rendus de leurs travaux, conformément à la décision du responsable du comité permanent, du responsable du groupe de travail et de l’ensemble du CCG.

7.5. Les groupes de travail sont créés pour traiter des questions spécifiques et limitées dans le temps et cessent d’exister une fois qu’elles se sont acquittées de la tâche qui leur a été confiée.

7.6. Le Conseil adoptera un document spécifique décrivant le mandat de chaque Comité permanent et groupe de travail. Sauf indication contraire, en cas d’incohérence entre un mandat spécifique et le présent document, ce dernier prévaudra.

8. Rôles et responsabilités du secrétaire du CCG 

8.1. Le secrétaire du CCG, nommé par la GRC en tant que chef du secrétariat du CCG, ou son délégué, est chargé de soutenir le CCG et tous ses comités en sa qualité de chef du secrétariat du CCG. 

8.2. Le secrétaire du CCG et le personnel du secrétariat sont des employés de la GRC. En tant que tels, ils travailleront de manière transparente avec la GRC et le CCG, et seront guidés par l’indépendance du Conseil pour soutenir et conseiller le CCG. 

8.3. Le secrétaire du CCG interprète les règlements, les politiques et les plans pour faire face à des situations complexes et délicates, et fournit des conseils au président, au vice-président, et aux membres du CCG, ainsi qu’aux cadres de la GRC en ce qui concerne le CCG. Il identifie et évalue l’évolution des besoins des clients, afin de d’évaluer la performance de la prestation de services, de fournir des conseils stratégiques et de résoudre les problèmes. Il supervise également l’élaboration, la mise en œuvre et l’amélioration continue des processus, systèmes et procédures liés au CCG, en consultation avec le président. 

8.4. Le secrétaire du CCG est chargé de développer et d’entretenir les relations solides, et d’assurer la liaison entre le Conseil et la GRC. Il est chargé de communiquer clairement à la GRC la position, le contexte, les défis, les objectifs et les efforts actuels du CCG, et vice versa, afin de soutenir le rôle consultatif du CCG auprès de la GRC, et de faire progresser le mandat et les priorités du CCG. En outre, le secrétaire du CCG assure la liaison avec les fonctionnaires et le personnel du cabinet du ministre, de Sécurité publique Canada, du Bureau du Conseil privé et du bureau du commissaire en ce qui concerne les processus, les priorités et les politiques du CCG.  

8.5. Le secrétaire du CCG gère le budget du Conseil et du secrétariat, l’affectation des ressources humaines au sein du secrétariat et l’administration centrale de l’information du Conseil. Le secrétaire du CCG assure la liaison avec la haute direction de la GRC en ce qui concerne les besoins d’information du Conseil, et les processus permettant à celui-ci de s’acquitter de ses responsabilités législatives.  

8.6. Le secrétaire du CCG planifie et dirige le secrétariat du CCG dans la prestation des services de secrétariat, d’administration, de recherche/analyse, de rémunération et de formation au CCG. Sous la direction du secrétaire du CCG, le secrétariat du CCG fournit un soutien administratif et politique essentiel au Conseil et à ses comités, comme suit :

I. Soutien stratégique et politique : Le secrétariat du CCG est chargé de fournir des services analytiques et stratégiques professionnels au CCG dans le cadre de son mandat et de ses priorités. Cela comprend, entre autres, l’élaboration des produits écrits pour le Conseil (par exemple, des résumés, des rapports, des documents de réunion, des comptes rendus de réunion et des présentations), des rapports sur les résultats, la définition préliminaire du champ d’action des groupes de travail et le soutien aux produits consultatifs du Conseil par la recherche, l’analyse et la contribution à la rédaction, ainsi que la liaison avec les secteurs d’activité et les domaines de programme de la GRC et l’élaboration de correspondance et de documents d’information au nom du CCG.

II. Soutien logistique/administratif : Le secrétariat du CCG est également responsable du soutien logistique et administratif essentiel du Conseil. Il s’agit notamment de la gestion d’information, des achats et des contrats, des pratiques administratives telles que l’élaboration des ordres du jour et la programmation des réunions, la liaison avec les secteurs d’activité de la GRC et l’attribution des tâches nécessaires à l’établissement de l’ordre du jour, la provision d’un soutien technologique, le soutien des processus de rémunération et de sécurité pour les membres et la prise en charge des frais de représentation et des réservations de voyage.

9. Rôles et responsabilités du ministre, du sous-ministre et du commissaire 

9.1. Conformément aux dispositions de la Loi sur la GRC, en cas d’absence ou d’empêchement du président ou du vice-président, ou si ces postes sont vacants, le ministre peut désigner un membre du CCG pour assurer la présidence, mais aucun membre ainsi désigné n’est habilité à assurer l’intérim pour une période de plus de 90 jours sans l’approbation du gouverneur en conseil.

9.2. Le sous-ministre et le commissaire, ou un délégué de chacun d’eux, reçoivent un avis d’invitation à toutes les réunions trimestrielles du CCG auxquelles ils assistent et prennent part sans toutefois voter.

9.3. Le commissaire peut demander, ou le Conseil peut fournir de sa propre initiative, des conseils, des informations et des rapports sur l’administration et la gestion de la GRC en tant qu’organisme consultatif. Il peut être demandé au commissaire de fournir au CCG une réponse officielle de la GRC aux avis reçus du CCG dans un délai de trois mois, ainsi que des mises à jour ultérieures sur les progrès réalisés. Le Conseil peut également fournir au ministre une copie ou un résumé de tout avis, information ou rapport qu’il fournit au commissaire.

9.4. Sous réserve du paragraphe (2) de la Loi sur la GRC et des exceptions prévues à l’article 45.22 (2) de la Loi sur la GRC, le commissaire est chargé de préparer et de donner au CCG toute information, y compris les rapports statistiques et analytiques, sous le contrôle ou en possession de la GRC, que le Conseil juge nécessaire à l’accomplissement de son mandat dans un délai de 60 jours civils. Le commissaire est également chargé d’informer le président du CCG en cas de retard prévu dans la provision d’un accès opportun à l’information. 

9.5. À la discrétion d’un comité du CCG, le commissaire peut choisir un cadre supérieur de la GRC comme agent de liaison principal de la haute direction de la GRC pour soutenir le travail des comités du CCG. Le cadre supérieur de la GRC ne devient pas pour autant membre du comité du CCG.