Modalités applicables aux personnes nommées par le gouverneur en conseil

Date d’entrée en vigueur : Le présent document entre en vigueur le 1er avril 2018.

Application :

Les modalités énoncées ci-dessous s’appliquent à l’ensemble des personnes nommées par le gouverneur en conseil.

Exceptions :

  • À l’exception des sections 1, 2, 3 et 4, les modalités énoncées ci-dessous ne s’appliquent pas aux premier dirigeants des sociétés d’État.
  • La section 3 ne s’applique pas aux personnes nommées occupant un poste de la catégorie GCQ (postes exigeant le maintien d’une indépendance par rapport au gouvernement dans la prise de décisions).
  • À l’exception des sections 1, 2 et 4, les modalités énoncées ci-dessous ne s’appliquent pas aux personnes nommées par le gouverneur en conseil titulaires d’un poste à temps partiel.

Contexte :

Le présent document a pour but de rassembler dans un même document la majorité des modalités, obligations et droits applicables aux personnes nommées par le gouverneur en conseil (modalités). Cependant, puisque certaines modalités s’appliquent de façons différentes ou ne s’appliquent pas à certains titulaires de postes dotés par le gouverneur en conseil, une attention particulière doit être portée à la disposition « Application ». De plus, le présent document n’énonce, ni mentionne, l’ensemble des modalités applicables à une nomination. Par exemple, les modalités propres à certaines catégories de personnes nommées ou à certains postes, tels que ceux indiqués dans l’annexe de la nomination par décret ou dans la loi établissant le poste, sont pour la plupart absentes du présent document.

Ces modalités comprennent trois types d’informations :

  1. Incorporées : Le premier type d’information renvoie aux modalités qui découlent d’une source externe – par exemple, d’une loi, d’une politique du Conseil du Trésor ou d’une autre source. Le terme « incorporées » est utilisé pour décrire ce type d’information, ce qui signifie que le document source est incorporé au présent document par renvoi. Pour ce type d’information, le présent document donne un résumé des modalités les plus importantes avec le nom du document source et, si possible, le lien du document source. Les personnes nommées devraient toujours consulter le document source afin de bien saisir la portée des modalités qui en découlent. Dans le cas d’une incohérence entre le présent document et le document source, c’est ce dernier qui a préséance.
  2. Internes : Le deuxième type d’information consiste en des modalités essentielles découlant du présent document plutôt que d’une source externe. On utilise le terme modalités « internes » pour les désigner.
  3. Contextuelles : Le troisième type d’information renvoie aux modalités dites « contextuelles ». Ces modalités ne font pas directement partie des modalités de la personne nommée, mais sont utiles pour comprendre le cadre applicable aux nominations du gouverneur en conseil.

1. Nomination, durée du mandat et questions connexes (contextuelles)

Les nominations effectuées par le gouverneur en conseil, c’est-à-dire par le gouverneur général sur recommandation du Conseil privé de la Reine, représenté par le Cabinet, sont mise en vigueur par l’entremise d’un décret. Un décret est un document juridique préparé par le gouverneur en conseil en application d’un pouvoir conféré par une loi ou une prérogative royale. Les décrets sont faits sur la recommandation du ministre de la Couronne responsable et ont une portée juridique uniquement lorsqu’ils sont signés par le gouverneur général.

En règle générale, le décret de nomination précise la date d’entrée en vigueur de la nomination, la durée du mandat (le cas échéant), la durée de la nomination ainsi que la classification et l’échelle de salaire applicables. Le montant précis de la rémunération et les autres modalités particulières de l’emploi sont énoncés dans une annexe jointe au décret de nomination, ou dans l’annexe d’un décret distinct, fait pour une catégorie de postes au sein d’une organisation donnée. Le salaire d’une personne est protégé à titre de renseignement personnels, conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les nominations sont pour une période déterminée ou indéterminée, et leur durée est à titre « inamovible » ou « amovible ». Les personnes nommées qui exercent leurs fonctions à titre amovible peuvent être relevées de leurs fonctions à la discrétion du gouverneur en conseil. Ceux qui exercent leurs fonctions à titre inamovible peuvent être relevées seulement pour des raisons valables, dont les critères peuvent varier selon les formulations précises contenues dans la loi ou autres instrument juridique établissant le poste et autorisant la nomination, et conformément aux modalités de la nomination.

Lorsque la durée du mandat est précisée dans un décret, la nomination prend fin à la fin de cette période, sauf s’il y a une disposition législative contraire. À moins d’une disposition contraire prévue par la loi, le gouverneur en conseil conservera habituellement le pouvoir de renouveler la nomination d’un titulaire à son poste pour une autre période. Cependant, puisque la nomination d’une personne à un poste relève du pouvoir discrétionnaire du gouverneur en conseil, une nomination subséquente ne saurait être garantie et n’est pas automatique. Dans certains cas, des dispositions législatives empêchent le renouvellement d’une nomination au même poste.

Lorsque la durée n’est pas précisée, les personnes nommées continuent à exercer leurs fonctions jusqu’à ce qu’elles démissionnent, soient nommées à une autre fonction ou soient remplacées ou relevées de leurs fonctions. Lorsqu’une personne nommée par le gouverneur en conseil démissionne, une lettre de démission doit être envoyée à l’administrateur général, au ministre responsable ou au greffier du Conseil privé, selon le cas. Les premiers dirigeants de société d’État doivent suivre les exigences relatives à une démission énoncée à l’article 107 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2. Responsabilités des titulaires de charge publique

2.1 Normes relatives au comportement (interne)

Les personnes nommées par décret respecteront les normes les plus strictes en matière de probité et devront en tout temps agir avec les gens qu’elles côtoient dans le cadre de leurs fonctions en démontrant un souci pour le respect, l’égalité et la dignité.

Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public décrit les valeurs et les comportements attendus des fonctionnaires, comme valoriser la diversité et favoriser l’établissement d’un milieu de travail exempt de harcèlement et de discrimination. Il est attendu que les personnes nommées par décret respectent et défendent ces valeurs et ces principes, et ce, de façon active et positive. Aucun comportement inacceptable à l’égard d’autrui (par ex. discrimination, harcèlement, intimidation ou création d’un climat de travail hostile ou menaçant) ne sera toléré. Un tel comportement pourrait constituer un manquement aux modalités de la nomination et justifier sa révocation.

Les personnes nommées par décret doivent également respecter les principes des codes de conduite des organismes au sein desquels elles travaillent.

2.2 Lignes directrices en matière d’éthique et d’activités politiques à l’intention des titulaires de charge publique (incorporées)

2.2 (1)

Conformément aux Lignes directrices en matière d’éthique et d’activités politiques à l’intention des titulaires de charge publique, les personnes nommées par décret devront être honnêtes et respecter les normes les plus strictes en matière de probité de façon à préserver et à accroître la confiance du public à l’égard de l’intégrité, de l’objectivité et de l’impartialité du gouvernement.

2.2 (2) Conflits d’intérêts et éthique

Les personnes nommées par décret sont tenues de s’acquitter de leurs tâches dans l’intérêt du public. Leur conduite personnelle et professionnelle doit être irréprochable. Par conséquent, le Parlement a établi des règles claires régissant les conflits d’intérêts et l’après-mandat des titulaires de charge publique, lesquelles figurent dans la Loi sur les conflits d'intérêts. Cette loi explique les mesures à prendre pour éviter les conflits d’intérêts réels ou apparents entre les intérêts privés et les responsabilités publiques des titulaires de charge publique.

Cette loi établit les normes pour préserver et accroître la confiance du public à l’égard des titulaires de charges publiques. Elle précise les mesures qu’ils doivent respecter dans l’exercice de leurs fonctions et dans l’après-mandat. De plus, elle stipule des exigences particulières, notamment le type de biens qu’ils peuvent avoir et les activités extérieures auxquelles ils peuvent participer.

Le Commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique est chargé de veiller au respect de cette loi. Les personnes nommées par décret peuvent discuter de leur situation particulière de façon confidentielle avec des responsables du Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique.

2.2 (3) Activités politiques

Les Lignes directrices en matière d’éthique et d’activités politiques à l’intention des titulaires de charge publique établissent les Lignes directrices régissant les activités politiques des titulaires de charge publique. Certaines personnes nommées par décret, y compris les sous-ministres, les premiers dirigeants d’établissements publics et les administrateurs généraux d’organismes sont également assujetties à la partie 7 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, laquelle porte sur les activités politiques. Le respect de ces textes législatifs est une condition d’emploi. Les personnes nommées par décret ne doivent participer à aucune activité politique qu’on pourrait raisonnablement considérer comme incompatible avec leurs fonctions ou comme compromettant leur capacité de les exercer de façon politiquement impartiale, ou qui mettrait en doute l’intégrité ou l’impartialité de leur charge. Pour toute question relative aux obligations énoncées dans ces lignes directrices, s’adresser au Secrétariat du personnel supérieur du Bureau du Conseil privé.

2.2 (4) Loi sur le lobbying

Les titulaires d’une charge publique ont également certaines responsabilités en vertu de la Loi sur le lobbying. Par conséquent, au moment d’entrer en fonction, les personnes nommées par décret doivent veiller à respecter toutes les obligations en vertu de cette loi et tous ses règlements. Elles devraient également noter que les titulaires d’une charge publique sont assujettis à des restrictions d’après mandat quant au lobbying, pendant une période de cinq ans qui suit la date de cessation de leurs fonctions (en vertu de l’article 10.11 de la Loi sur le lobbying). Les personnes nommées par décret peuvent discuter de leur situation particulière de façon confidentielle avec des représentants du Commissariat au lobbying.

2.3 Respect des lois du Parlement (contextuelles)

Toute violation d’une loi du Parlement qui impose des obligations aux personnes nommées par décret (comme la Loi sur les conflits d’intérêts) pourrait, outre les sanctions prévues par la loi violée, être prise en considération par le gouverneur en conseil et constituer une cause pour destituer de son poste une personne nommée.

3. Programme de gestion du rendement (interne et incorporées)

Le Programme de gestion du rendement des personnes nommées par décret à des postes à temps plein fait également partie des conditions d’emploi. Les lignes directrices établissant les paramètres du programme peuvent être consultées aux liens ci-dessous :

  1. Programme de gestion du rendement des sous-ministres, sous-ministres délégués et personnes rémunérées selon l’échelle salariale GX
  2. Programme de gestion du rendement des premiers dirigeants de sociétés d’État
  3. Programme de gestion du rendement des chefs d’organismes et des autres cadres nommés par le gouverneur en conseil

Recouvrement de la rémunération au rendement

Le Programme de gestion du rendement des personnes nommées par décret stimule le rendement en reliant une partie de la rémunération à l’atteinte d’objectifs. Un processus d’évaluation rigoureux et la capacité de verser des incitatifs correspondant aux résultats sont essentiels à l’intégrité du programme. Parfois, des informations touchant le rendement et la rémunération d’un employé sont communiquées après la période d’évaluation:

  • lorsqu’il a été déterminé, par la procédure établie, qu’une personne nommée a délibérément ou imprudemment tenté de cacher ou de présenter de manière inexacte ses réalisations de sorte qu’il aurait été difficile de cerner des lacunes au moment de l’évaluation;
  • lorsqu’il a été déterminé, par la procédure établie, qu’une personne nommée a commis de graves violations au code de conduite ou a fait preuve de mauvaise gestion durant une période d’évaluation donnée, ce qui aurait eu un effet si négatif sur les résultats de la personne nommée que son rendement aurait été jugé comme ne répondant pas aux exigences.

Dans ces situations, le gouverneur en conseil peut attribuer une nouvelle cote de rendement pour la période en question et recouvrir toute rémunération au rendement et avantage associé fournis à la personne durant cette période :

  • les sommes pouvant être recouvrées sont réputées comme un trop-payé au sens de l’article 155 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • les sommes pouvant être recouvrées comprennent des rémunérations à risque, des primes et des progressions à l’intérieur de l’échelle salariale reçues en raison de la cote de rendement obtenue initialement durant le cycle de gestion du rendement visé; cela inclut également le recalcul des prestations de retraite, le cas échéant, et le recouvrement de toute somme versée en trop.

4. Langues officielles (incorporées)

La Loi sur les langues officielles repose sur les principes touchant les langues officielles du Canada énoncées dans la Charte canadienne des droits et libertés. Elle s’applique à toutes les institutions fédérales, y compris les ministères, les organismes et les sociétés d’État.

L’objectif du programme gouvernemental des langues officielles est de fournir au public des services dans la langue officielle de leur choix, comme le prévoient la Loi sur les langues officielles et le règlement connexe, de permettre aux employés des institutions fédérales de travailler dans la langue officielle de leur choix, et de fournir aux deux groupes de langue officielle des chances égales de participer dans les institutions fédérales.

Le gouvernement s’attend à ce que les cadres supérieurs, les cadres et les personnes nommées par décret appuient ces objectifs et démontrent leur engagement à l’égard de la Loi en contribuant au développement des communautés linguistiques de langue officielle en situation minoritaire, en reconnaissant pleinement l’utilisation du français et de l’anglais dans la société canadienne, et en encourageant personnellement l’utilisation des deux langues officielles dans leur institution.

En outre, on précise dans la Loi que l’anglais et le français sont les langues officielles des cours fédérales et que l’une ou l’autre des langues peut être utilisée dans toute affaire portée devant un tribunal. Les cours fédérales, y compris les tribunaux administratifs, doivent s’assurer que les personnes chargées d’entendre les affaires comprennent le français ou l’anglais, ou les deux, sans l’aide d’un interprète.

5. Rémuneration (contextuelle)

Les sous-ministres sont nommés à un niveau déterminé, ce qui signifie que leur rémunération est fondée sur les échelles salariales DM 1, 2, 3 ou 4, selon l'étendue et la complexité de leurs responsabilités, leur niveau d'expérience et leur rendement.

Les autres titulaires nommés par le gouverneur en conseil (dans les agences, les conseils et les commissions), c'est-à-dire celles qui travaillent dans le domaine des politiques gouvernementales ou de la réglementation ou qui exercent des fonctions quasi judiciaires, reçoivent une rémunération fixée à l'intérieur de l'échelle salariale applicable à leur poste et à leur niveau. Le niveau d'un poste est déterminé au moyen du Plan d'évaluation des postes Hay, lequel assure uniformité et équité d'un organisme à l'autre dans l'établissement de la rémunération. Les postes sont classés dans le groupe GC, selon une échelle de 1 à 10, (ou dans le groupe GCQ, selon une échelle de 1 à 10, si les titulaires ne sont pas admissibles à la rémunération au rendement).

Les sous-ministres et certains titulaires nommés par le gouverneur en conseil reçoivent pour rémunération un salaire de base et un montant forfaitaire qu'ils doivent mériter à nouveau chaque année et que l'on désigne sous le nom de rémunération à risque. Le rendement du titulaire, évalué annuellement en fonction d'objectifs préétablis, détermine la progression de ce dernier dans l'échelle salariale, de même que le montant de rémunération à risque auquel il a droit, sous réserve de l'approbation du gouverneur en conseil.

Les titulaires de postes dotés par le gouverneur en conseil au sein d'agences de réglementation ou de tribunaux administratifs ne sont pas admissibles à la rémunération à risque. Toutefois, une partie de la rémunération à risque maximale à laquelle ont droit les titulaires de postes GC a été ajoutée au taux de rémunération normal des postes GCQ pour déterminer le traitement des employés de grade équivalent. On trouve des postes GCQ dans des entités telles que le Tribunal canadien des droits de la personne, la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada, la Commission nationale des libérations conditionnelles et l'Office des transports du Canada.

Le salaire de tout titulaire occupant un poste à temps plein doté par le gouverneur en conseil est versé par dépôt direct, toutes les deux semaines.

6. Congés payés et non payés (interne et incorporées)

La présente section porte sur les congés payés auxquels les titulaires nommés par le gouverneur en conseil ont droit. Elle se substitue aux articles 4 à 14 de l'annexe C à la Directive sur la rémunération des cadres supérieurs.

Différents congés peuvent être accordés aux titulaires nommés par le gouverneur en conseil pendant la durée de leur mandat. Qu'il soit rémunéré ou non, selon les motifs de la demande, le congé doit être autorisé par un supérieur immédiat. Dans le cas d'un administrateur général, une personne désignée doit être nommée responsable de la gestion de ses congés, conformément aux Lignes directrices sur l'administration des congés des sous-ministres et des dirigeants d'agences, de conseils et de commissions du BCP (voir l'article 6.8).

Une description des différents congés suit.

6.1 Congés annuels payés

La personne nommée a droit à quatre (4) semaines de congé par exercice au moment de sa nomination dans la fonction publique, accumulées à raison de 1 2/3 jour par mois au cours duquel elle a été rémunérée pendant au moins 10 jours.

Elle a droit à cinq (5) semaines de congé par exercice, accumulées à raison de 2 1/12 jours par mois au cours duquel elle a été rémunérée pendant au moins 10 jours lorsqu'elle répond à l'une des exigences suivantes :

  • compter dix (10) années de service à titre de personne nommée par le gouverneur en conseil ou de membre du groupe Direction dans la fonction publique;
  • compter quinze (15) années de service, dont au moins cinq (5) à titre de personne nommée par le gouverneur en conseil ou de membre du groupe Direction dans la fonction publique;
  • compter vingt (20) ans de service dans la fonction publique;
  • avoir déjà droit, au moment de sa nomination, à ce nombre de semaines de congé annuel dans un autre groupe de la fonction publique ou un autre organisme d'État fédéral. Pour pouvoir accumuler plus de 1 2/3 jour de congé par mois, elle pourrait être tenue de fournir une preuve de son taux d'accumulation actuel.

Depuis le 1er avril 2000, une personne nommée a droit à six (6) semaines de congé par exercice, accumulées à raison de 2½ jours par mois au cours duquel elle a été rémunérée pendant au moins 10 jours, lorsqu'elle compte un total de 28 années de service, à moins qu'elle eût déjà droit, au moment de sa nomination, à ce nombre de semaines de congé annuel dans un autre groupe de la fonction publique ou un autre organisme d'État fédéral. Cependant, pour ces fins, la définition de service n'inclut pas le service ouvrant droit à pension transféré d'un autre régime de pension en vertu d'un accord de transfert de pensions.

Dans certaines circonstances, les personnes qui proviennent d'un autre organisme d'État fédéral peuvent, au moment de leur nomination, transférer à l'organisme auquel elles sont nommées les crédits de congé annuel qu'elles ont accumulés.

Les congés annuels se prennent normalement au cours de l'année pendant laquelle ils sont acquis. Les congés non utilisés au cours de l'année peuvent être reportés, mais le nombre de jours ne doit généralement pas dépasser les crédits d'une année. Conformément à article 6.4.2 de l'annexe C à la Directive sur la rémunération des cadres supérieurs, les congés annuels accumulés ne pouvant être reportés sont normalement payés en espèces à la fin de l'exercice. Seuls les congés annuels accumulés mais inutilisés seront payés en espèces, que ce soit sur demande ou par obligation. Les congés accumulés sont remboursés en espèces au moment de la cessation d'emploi.

Avec l'approbation du supérieur immédiat ou, dans le cas d'un administrateur général, de la personne désignée en application de l'article 6.8 des Lignes directrices du BCP sur l'administration des congés des sous-ministres et des dirigeants d'agences, de conseils et de commissions, il est possible de dépasser le maximum autorisé dont fait état le paragraphe précédent d'un nombre correspondant à celui des crédits auxquels elle a droit au cours d'une année. Les congés ainsi reportés doivent être pris au cours de l'année financière en cours, sans quoi ils seront remboursés à la fin de l'exercice. Les personnes ayant le grade d'administrateur général sont priées de consulter l'article 6.8 pour de plus amples renseignements sur l'administration des congés.

6.2 Jours fériés payés

Chaque année compte onze (11) congés fériés payés :

  • le Jour de l'An;
  • le Vendredi saint;
  • le lundi de Pâques;
  • le jour fixé pour la célébration de l'anniversaire du souverain;
  • le jour de la Fête du Canada;
  • le jour de la fête du Travail;
  • le jour de l'Action de grâces;
  • le jour du Souvenir;
  • le jour de Noël;
  • le lendemain de Noël;
  • le jour férié provincial ou municipal.

6.3 Congé personnel

Les personnes nommées par le gouverneur en conseil sont admissibles à deux (2) jours de congé payé pour des raisons personnelles par exercice financière, avec l'approbation du gestionnaire désigné et sous réserve des exigences opérationnelles.

6.4 Congés de maladie rémunérés

Le titulaire a droit à quinze (15) jours de maladie rémunérés par exercice, accumulés à raison de 1¼ jour par mois au cours duquel il a été rémunéré pendant au moins dix (10) jours, sans limite quant au total qu'il peut accumuler.

L'administrateur général peut exiger la présentation d'un certificat médical lors de la demande d'un congé de maladie.

À la discrétion de l'administrateur général, un titulaire peut se voir avancer jusqu'à 130 jours de congé de maladie rémunérés s'il n'a pas accumulé un nombre suffisant de crédits pour ses besoins. Il n'a droit à cette avance (congé de maladie spécial) qu'une seule fois au cours de sa carrière, et les crédits octroyés ne doivent pas être déduits des crédits accumulés par la suite. Les conditions suivantes s'appliquent :

  • le titulaire ne doit pas posséder suffisamment de crédits de congé pour couvrir toute la période où elle est malade;
  • elle doit d'abord utiliser tous ses crédits de congé de maladie accumulés;
  • le congé peut être accordé en plusieurs périodes, tel que l'exige le rythme de rétablissement du titulaire;
  • un certificat médical doit être présenté.

Dans certains cas, les titulaires qui proviennent d'un autre organisme d'État fédéral peuvent, au moment de leur nomination, transférer à l'organisme auquel elles sont nommées les crédits de congé de maladie qu'elles ont accumulés.

Les crédits de congé de maladie inutilisés ne sont pas monnayables au moment de la cessation d'emploi.

6.5 Congés pour obligations familiales

Voir l'annexe C à la Directive sur la rémunération des cadres supérieurs, section 7.

6.5.1 Congé payé (discrétionnaire)

Une personne nommée peut se voir accorder jusqu'à cinq jours (37,5 heures) de congé payé par exercice pour des obligations familiales, par exemple :

  • s'occuper d'un membre de la famille malade;
  • s'acquitter d'obligations liées à la naissance ou à l'adoption d'un enfant;
  • conduire un membre de la famille à un rendez-vous médical ou à un rendez-vous lié à son éducation.

6.5.2 Congé non payé (obligatoire)

a. Congé de maternité - Une titulaire qui devient enceinte se verra accorder, à sa demande, un congé de maternité non rémunéré commençant avant la date, à la date ou après la date de naissance de l'enfant, à sa convenance, et prenant fin au plus tard 18 semaines après le jour de la naissance de l'enfant. Une indemnité de maternité lui permet de conserver 93 % de ses revenus pendant une période allant jusqu'à 18 semaines, y compris le délai de carence de deux semaines prévu par le Régime d'assurance-emploi ou le Régime québécois d'assurance parentale. La durée totale du congé de maternité sans traitement et du congé parental sans traitement dont peut se prévaloir une titulaire après la naissance d'un enfant ne peut dépasser 52 semaines.

Pour être admissible à une indemnité de maternité, la titulaire doit répondre aux deux conditions suivantes :

  • compter au moins six (6) mois d'emploi continu;
  • fournir à son superviseur immédiat la preuve qu'elle a présenté une demande de prestations de maternité, et qu'elle y est admissible au titre du Régime d'assurance-emploi ou du Régime québécois d'assurance parentale.

b. Congé parental - Un titulaire, homme ou femme, qui devient parent par la naissance ou l'adoption d'un enfant se verra accorder un congé parental non payé pour une seule période d'un maximum de 37 semaines consécutives à compter, au plus tôt, de la date de naissance de l'enfant ou, s'il s'agit d'une adoption, de la date de l'acceptation de la garde de l'enfant.

Une indemnité parentale permet de conserver 93 % de son traitement pendant une période d'au plus 37 semaines au cours des cinquante-deux (52) semaines suivant la naissance de l'enfant ou, s'il s'agit d'une adoption, de la date de l'acceptation de la garde de l'enfant conformément au Régime d'assurance-emploi ou au Régime québécois d'assurance parentale.

Pour être admissible à une indemnité parentale, le titulaire doit répondre aux deux conditions suivantes :

  • compter au moins six (6) mois d'emploi continu;
  • fournir à son superviseur immédiat la preuve qu'il a présenté une demande de prestations parentales ou de prestations d'adoption et qu'il y est admissible au titre du Régime d'assurance-emploi ou du Régime québécois d'assurance parentale.

c. Congé pour s'occuper d'un membre de la proche famille - Un titulaire nommée se verra accorder, à sa demande, un congé non payé d'au plus cinq (5) ans, qui doit être réparti en périodes d'au moins six (6) mois, pour prendre soin d'un membre de sa famille immédiate. Dans des cas exceptionnels, elle peut se prévaloir d'un tel congé pour une période inférieure à six (6) mois.

6.6 Congés spéciaux

6.6.1 Congé spécial payé (obligatoire)

Un congé spécial rémunéré doit être accordé au titulaire pour lui permettre :

  • de faire partie d'un jury;
  • de se présenter devant tout organisme habilité par la loi à sommer des témoins;
  • de participer à un processus de sélection de candidats ou à des procédures d'appel pour tout poste au gouvernement fédéral.

6.6.2 Congé spécial payé (discrétionnaire)

À la discrétion de l'administrateur général, un congé spécial rémunéré peut être accordé dans d'autres circonstances, par exemple un deuil, un mariage ou un nombre excessif d'heures supplémentaires.

Advenant que le titulaire ait fait un nombre excessif d'heures supplémentaires au cours d'une période prolongée, il est admissible à un congé spécial rémunéré d'au plus cinq (5) jours par exercice. Ce congé ne peut pas remplacer un congé annuel payé.

Dans des cas exceptionnels, l'administrateur général peut approuver un congé spécial rémunéré de plus de cinq (5) jours. Ce pouvoir ne peut pas être subdélégué. La personne qui demande un tel congé doit présenter ses motifs.

6.6.3 Congé spécial non payé (discrétionnaire)

Avec l'approbation de l'administrateur général, un congé spécial non payé peut être accordé dans d'autres circonstances, par exemple une affectation auprès d'un organisme international. Ce pouvoir ne peut pas être subdélégué. Puisque la plupart des nominations faites par le gouverneur en conseil sont pour une période déterminée et qu'il n'y a pas systématiquement reconduction, ce genre de congé n'est normalement accordé que dans des circonstances exceptionnelles.

6.7 Congés par suite d'une maladie professionnelle ou d'un accident de travail

Le titulaire peut toucher des prestations lors d'absences occasionnées par une maladie professionnelle ou des blessures survenues au travail. Cependant, ces prestations doivent être attestées et requièrent l'approbation de la Commission des accidents de travail de la province d'emploi du titulaire.

6.8 Lignes directrices sur l'administration des congés des sous-ministres et des dirigeants d'agences, de conseils et de commissions

Il est recommandé que les administrateurs généraux confient à une tierce partie la responsabilité de voir à l'approbation et à l'utilisation de leurs congés, ainsi qu'à la présentation de rapports à ce sujet. Le BCP leur recommande de charger un « agent désigné », choisi parmi les employés de son organisme, de veiller à ce que leurs congés soient gérés et comptabilisés conformément à ce document.

Il est recommandé que cette responsabilité soit confiée au dirigeant principal des finances (DPF) ou à son adjoint (ADPF), qui serait habilité à approuver les demandes (p. ex. vacances, maladie, obligations familiales, paiement de crédits accumulés, etc.) soumises par l'administrateur général, sous réserve des dispositions applicables et des crédits disponibles. Le DPF et l'ADPF doivent conseiller l'administrateur général et, au besoin, avertir le contrôleur général de toute irrégularité.

Afin d'assumer ses fonctions de manière convenable, l'agent désigné doit être au courant des vacances auxquelles l'administrateur général a droit et du nombre de crédits qu'il a accumulés.

Avant de les approuver, l'agent désigné doit soumettre les demandes suivantes de l'administrateur général au directeur, Rémunération et Développement du leadership, du Personnel supérieur (Bureau du Conseil privé) :

  1. report des crédits de congé annuel inutilisés et accumulés pendant un an au-delà de la limite permise;
  2. congé de maladie payé sans obligation de présenter le certificat médical habituellement exigé;
  3. jusqu'à 130 jours consécutifs de congé de maladie payé sans les crédits nécessaires;
  4. congé obligatoire sans solde pour obligations familiales (p. ex. congé de maternité, congé parental ou congé pour s'occuper de la proche famille);
  5. congé spécial payé (jusqu'à cinq jours par exercice), obligatoire ou non (p. ex. congé de mariage et congé pour nombre élevé d'heures supplémentaires, etc.).

Veuillez adresser questions et commentaires au directeur, Rémunération et Développement du leadership, du Personnel supérieur au Bureau du Conseil privé.

7. Régimes d'assurance (incorporées)

La plupart des titulaires nommés par le gouverneur en conseil sont admissibles à ces différents régimes d'assurance offerts dans la fonction publique. Veuillez cliquer sur les liens pour obtenir de plus amples renseignements.

7.1 Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique

Voici les protections disponibles :

  • assurance-vie de base;
  • assurance-vie supplémentaire;
  • assurance en cas de mort accidentelle ou de mutilation;
  • assurance des personnes à charge;
  • assurance-vie à la retraite;
  • assurance-invalidité de longue durée;

7.2 Régimes provinciaux d'assurance-maladie

Le lien précédent mène à un site Web contenant de l'information sur tous les régimes provinciaux d'assurance-maladie au Canada. Dans les provinces qui perçoivent des primes (Colombie-Britannique et Alberta), celles-ci sont partagées à parts égales entre l'employeur et l'employé.

Si, au moment de son départ à la retraite, le titulaire nommée est admissible au bénéfice des prestations prévues dans la Loi sur la pension de la fonction publique, l'employeur continue de partager les coûts à parts égales.

7.3 Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP)

Protection disponible

  • Assurance-maladie complémentaire - Cette protection est offerte aux personnes admissibles protégées par un régime d'assurance-maladie provincial ou territorial. En général, la protection du RSSFP s'ajoute à celle du régime offert dans la province ou le territoire de résidence du souscripteur.
  • Protection totale (à l'extérieur du Canada) - Cette protection est offerte au souscripteur et aux personnes à sa charge qui sont admissibles, qui habitent avec lui à l'extérieur du Canada et qui ne sont pas protégés par un régime d'assurance-maladie provincial ou territorial ou par un régime d'assurance-hospitalisation non gouvernemental. La personne bénéficiant de la protection totale continue d'en bénéficier après son retour au Canada jusqu'à ce qu'elle devienne admissible à un régime d'assurance-maladie provincial ou territorial.

Nota 1 : Un délai de carence pourrait s'appliquer après la nomination initiale de la personne.

Nota 2 : La protection offerte dans le cadre du RSSFP peut être conservée après la retraite, si la personne touche des prestations en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique. Les primes sont alors partagées entre la personne assurée et l'employeur.

7.4 Régime de soins dentaires de la fonction publique

Le Régime de soins dentaires de la fonction publique s'adresse aux fonctionnaires fédéraux ainsi qu'aux employés d'un certain nombre d'employeurs distincts. Il couvre des fournitures et des services particuliers qui sont exclus des régimes provinciaux de soins de santé ou de soins dentaires.

Nota : La protection offerte dans le cadre du Régime de soins dentaires de la fonction publique se termine lorsque l'emploi prend fin.

7.5 Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP)

Le Régime de services dentaires pour les pensionnés est un régime facultatif et cotisable qui protège les retraités admissibles, y compris leurs survivants, et fait partie du Régime de pension de retraite de la fonction publique et de certains autres régimes de pension fédéraux. Il y a trois niveaux de protection possibles :

  • le retraité seul;
  • le retraité et un membre admissible de sa famille;
  • le retraité et deux membres admissibles de sa famille ou plus.

8. Régime de pension et prestations supplémentaires de décès (incorporées et interne)

8.1 Loi sur la pension de la fonction publique / Loi sur les régimes de retraite particuliers

La plupart des titulaires nommés par le gouverneur en conseil sont admissibles au Régime de pension de retraite de la fonction publique. Dans certains cas, l'adhésion au Régime peut nécessiter l'approbation du gouverneur en conseil. Cependant, il arrive que la loi empêche le titulaire d'y souscrire.

Afin d'être admissible aux prestations, le titulaire doit compter un minimum de deux années complètes de service ouvrant droit à pension. Lorsque le titulaire ne répond pas à ce critère, ses cotisations ainsi que les intérêts versés aux trois mois lui sont automatiquement remboursés au moment de sa cessation d'emploi.

Advenant que le titulaire rachète des années de service antérieur en vertu des dispositions législatives sur le service accompagné d'option et quitte son emploi avant d'avoir cotisé au Régime pendant deux années complètes, il n'est pas admissible à une pension même si la somme des années de cotisation et des années de service accompagné d'option est supérieure à deux. Toutefois, si le nombre d'années de service rachetées au titre d'un accord de transfert de pensions et le nombre d'années au cours desquelles le titulaire a cotisé au Régime depuis son entrée en fonction totalisent au moins deux ans, le titulaire est réputé compter un minimum de deux années de service ouvrant droit à pension.

Le service ouvrant droit à pension comprend le service courant en qualité de cotisant au Régime ainsi que le service antérieur ayant fait l'objet d'un rachat au titre des dispositions du Régime sur le service accompagné d'option ou d'un accord de transfert de pensions entre employeurs. Aux termes des dispositions relatives au transfert, il est possible que le titulaire doive verser une somme additionnelle afin que tout son service antérieur soit reconnu comme ouvrant droit à pension au titre du Régime. Le livret intitulé « Votre régime de pensions » comprend des renseignements complets à ce sujet.

8.2 Participation aux régimes après le départ de la fonction publique

Loi sur les régimes de retraite particuliers (LRRP)

Les administrateurs généraux qui quittent la fonction publique avant 60 ans et comptent au moins10 années de service ouvrant droit à pension, mais qui n'ont pas atteint 55 ans d'âge et 30 ans de service, peuvent choisir de continuer à cotiser au Régime de pension jusqu'à l'âge de 60 ans. Ils doivent se prévaloir de cette option avant la date de leur cessation d'emploi, après laquelle ils paieront le double des cotisations exigées en fonction de leur traitement au moment leur départ, avec rajustements périodiques afin de tenir compte des futures augmentations aux échelles salariales.

Lorsqu'un ancien administrateur général se prévaut de cette possibilité offerte dans la Loi sur les régimes de retraite particuliers, il peut aussi choisir, avant la date de sa cessation d'emploi, de conserver sa protection au titre du Régime de prestations supplémentaires de décès, du Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique, du Régime de soins de santé de la fonction publique et du Régime de soins dentaires de la fonction publique. Si c'est ce qu'il désire, il doit lui-même assumer les coûts en découlant.

8.3 Prestations supplémentaires de décès

Le Régime de prestations supplémentaires de décès, qui forme la deuxième partie de la LPFP, a pour but de vous fournir, à vous et à votre bénéficiaire, une assurance-vie temporaire décroissante pendant les années où vous constituez votre pension. Il est offert à la plupart des titulaires nommés par le gouverneur en conseil qui cotisent à la Caisse de retraite de la fonction publique. Les exceptions sont énumérées dans le Guide sur l'administration des pensions de retraite (APR 6-2-2).

Le Régime prévoit une prestation égale au double de votre traitement annuel. Si votre traitement annuel n'est pas un multiple de 1 000 $, la prestation est rajustée au prochain multiple de 1 000 $. Le montant de votre prestation s'accroît en même temps que votre traitement.

9. Paiements de fin d'emploi (interne)

9.1 Indemnité de départ

Pour le service antérieur au 1er octobre 2011, l’indemnité de départ équivaut à une semaine de traitement par année complète d’emploi, jusqu’à concurrence de vingt-huit (28) semaines, moins les indemnités de départ déjà reçues. Advenant que le titulaire compte une année partielle de travail, le paiement correspond au prorata du nombre de jours travaillés au cours de la dernière année, auquel cas le plafond de vingt-huit (28) semaines continue de s’appliquer.

À partir du 1er octobre 2011, l’accumulation de crédits d’indemnité de départ cesse pour tous les départs volontaires (démission, retraite et fin de la période d’emploi).

9.2 Prestations supplémentaires de décès

La somme de ces prestations versées au conjoint survivant de certains titulaires nommés qui ne cotisaient pas au Régime de pension de retraite de la fonction publique ou, si nécessaire, à une personne que détermine le Conseil du Trésor, correspond à deux mois de traitement.

9.3 Rémunération pour le mois du décès

Si le titulaire compte au moins un an de service, la rémunération couvrant le mois complet pendant lequel le titulaire est décédé sera versée à un bénéficiaire désigné ou à sa succession. Le montant du paiement correspondra au taux de rémunération mensuel, moins tout montant de rémunération déjà versé pendant le mois du décès.

10. Voitures de fonction (interne et incorporées)

Les sous-ministres et les titulaires nommés à un poste à temps plein à tout le moins équivalent à celui de DM-2 (GC 9-10 ou GCQ 9-10) et au poste le plus élevé de leur organisme peuvent utiliser une voiture de fonction à des fins personnelles et d'affaires.

L'usage du véhicule à des fins personnelles est un avantage imposable et doit être déclaré en tant que revenu à l'Agence du revenu du Canada.

De plus amples renseignements à ce sujet se trouvent dans la Directive sur la gestion du parc automobile : voitures de fonction du Secrétariat du Conseil du Trésor.

11. Stationnement (interne)

L'employeur paie 50 % des frais de stationnement mensuels engagés par les titulaires nommés à temps plein par le gouverneur en conseil qui utilisent leur voiture chaque jour pour se rendre au bureau, selon les modalités énumérées ci-dessous. La partie payée par l'employeur est assujettie à l'impôt.

  • 50% des frais payés par le titulaire dans un stationnement commercial;
  • 50% des frais dans un stationnement loué par l'employeur;
  • 50% des frais dans un stationnement qui appartient à l'employeur, selon les frais exigés dans les stationnements commerciaux se trouvant dans les environs immédiats.

12. Cotisations (interne)

Le gouvernement rembourse aux titulaires les frais d'adhésion à un organisme lorsque cette adhésion appuie directement un programme du gouvernement ou lorsqu'elle est exigée par une loi fédérale pour l'exercice de leurs fonctions.

Les frais d'adhésion à des organismes communautaires, à caractère commercial ou autres ne sont remboursables qu'exceptionnellement, lorsque l'administrateur général estime que l'appartenance à un tel organisme peut contribuer à la réalisation des objectifs du ministère ou de l'organisme.

Le remboursement des frais d'adhésion à des organismes à caractère essentiellement social, récréatif ou fraternel est sujet à l'approbation du ministre compétent.

13. Accueil (contextuelles)

L'utilisation des deniers publics pour des activités d'accueil est strictement réservée à celles qui favorisent la conduite des affaires gouvernementales ou que la courtoisie ou le protocole exige. En règle générale, les frais engagés ne sont remboursables que si les bénéficiaires ne sont pas à l'emploi de l'État ou à l'occasion de visites, de conférences ou de cérémonies officielles. Les dépenses d'accueil sont assujetties à la Politique sur l'accueil du Secrétariat du Conseil du Trésor et devraient être divulguées conformément. Depuis 2003, dans un esprit de divulgation proactive, il est nécessaire d'afficher les dépenses d'accueil et de voyage de certains fonctionnaires fédéraux sur le site Web de leur ministère ou de leur organisme.

14. Voyages d'affaires (incorporées et interne)

La Directive sur les voyages du Conseil national mixte et les Autorisations spéciales de voyager du Secrétariat du Conseil du Trésor précisent les règles ayant trait aux voyages en service commandé. Ces règles s'appliquent à tous les titulaires nommés par le gouverneur en conseil à l'exception de ceux qui sont à l'emploi d'organismes habilités à définir leurs propres modalités. Conformément au décret C.P. 1997–1810, ces organismes doivent s'inspirer de la Directive et des Autorisations pour établir leurs politiques. Ils ont également pour responsabilité d'étayer leurs politiques, et leurs administrateurs généraux, de justifier leurs dépenses personnelles.

Les dispositions sur les voyages sont impératives et elles prévoient le remboursement des dépenses nécessaires et raisonnables engagées au cours de déplacements en service commandé. Les dépenses de voyage comprennent principalement ce qui suit.

14.1 Transport

Les sous-ministres (SM 1 à 4) et les titulaires nommés aux niveaux GC/GCQ 8 à 10, ou à un niveau supérieur, sont autorisés à voyager par avion en classe affaire, auquel cas les arrangements de voyage doivent être pris avec le Service des voyages du gouvernement. Dans le budget de 2009, le gouvernement a toutefois annoncé de nouvelles restrictions applicables aux voyages en classe affaire.

Les titulaires nommés par le gouverneur en conseil pour lesquelles aucune modalité de voyage n'est précisée à leur nomination sont assujetties à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et aux Autorisations spéciales de voyager applicables au groupe Direction de la fonction publique.

En février 1992, le Cabinet a interdit les voyages par avion en première classe.

14.2 Programmes de fidélisation de voyageurs

Les titulaires nommés par le gouverneur en conseil ont la possibilité de s'inscrire aux programmes de fidélisation des voyageurs de leur choix pourvu qu'ils en avisent le Service des voyages du gouvernement. Les titulaires peuvent échanger les points accumulés à des fins personnelles ou d'affaires. Pour présenter une demande, ils doivent communiquer directement avec un responsable de leur programme de fidélisation et non avec le Service des voyages du gouvernement.

Lorsque les points sont utilisés à des fins personnelles, ils deviennent un avantage imposable conformément au Bulletin d'interprétation IT-470R (consolidé) – avantages sociaux des employés publié par l'Agence du revenu du Canada. Le gouvernement ne produira pas de relevé T4 ou T4A pour cet avantage imposable. Il incombe à la personne de l'inscrire dans sa déclaration de revenus annuelle.

14.3 Hébergement et autres dépenses

Les administrateurs généraux peuvent décider d'engager des dépenses supérieures au maximum quotidien alloué pour l'hébergement, les appels téléphoniques, les repas et les frais accessoires, et présenter par la suite les reçus nécessaires.

Les administrateurs généraux devraient exercer leur pouvoir discrétionnaire avec prudence et probité, sans oublier que toutes les dépenses doivent contribuer à l'atteinte des objectifs de l'État. Bien que certaines circonstances puissent justifier le remboursement de dépenses exceptionnelles, le confort et la commodité sans excès devraient être la norme de base. La Directive du Conseil national mixte comprend des points de repère à ce sujet. Les administrateurs généraux doivent rendre des comptes et être prêts à justifier leurs dépenses, car en leur qualité de fonctionnaires, ils ont pour obligation de se comporter de manière à résister à l'examen public le plus minutieux. Conformément à la politique sur la divulgation proactive établie en 2003, les dépenses d'accueil et de voyage de certains fonctionnaires doivent être affichées sur le site Web de leur organisme ou de leur ministère.

14.3.1 Hébergement

Dans le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location, les établissements sont classés selon qu'ils s'inscrivent dans la limite de tarif établi pour la ville ou au-dessus de cette limite. Dans la demande de remboursement, il est nécessaire de justifier le choix d'un établissement dont les tarifs dépassent la limite fixée (pour des raisons de rentabilité ou dans des circonstances exceptionnelles seulement).

14.3.2 Repas

Lors de voyages en service commandé, il est possible de réclamer l'indemnité quotidienne allouée pour les repas ou bien le remboursement de leur coût réel, dans la mesure du raisonnable, sur présentation des reçus nécessaires. Le coût réel ne doit pas comprendre les boissons alcoolisées prises avec des invités ou des collègues, ou les frais supplémentaires de service à la chambre, qui doivent être déclarés par le réclamant.

14.3.3 Frais accessoires

Une indemnité est versée selon la destination et la durée du voyage pour couvrir les dépenses engagées pendant cette période pour lesquelles aucun remboursement ou aucune autre indemnité n'est prévu dans la présente directive. Elle aide également à compenser certaines autres dépenses engagées pendant un voyage en service commandé, notamment les frais divers (p. ex. les pourboires, la buanderie, le nettoyage à sec, l'eau embouteillée, les appels téléphoniques à son domicile).

14.3.4 Taxis et frais de stationnement

En cours de déplacement, les dépenses réelles de taxi et de stationnement peuvent être réclamées, sur parole (sans reçu). Cependant, il est pratique courante de présenter des reçus.

15. Réinstallation (incorporées)

Les titulaires nommés qui doivent déménager sont admissibles au programme de réinstallation intégré du Conseil national mixte et au Groupe de la direction (EX) et personnes nommées par le gouverneur en conseil (GIC) - dispositions sur les réinstallations. Il s'agit d'un guichet unique destiné à leur fournir de multiples services de réinstallation qui répondent à leurs besoins. L'organisme où une personne est nommée doit aviser le fournisseur des services de réinstallation avec lequel le gouvernement fait affaire de la nomination. Un conseiller présentera le programme à la personne concernée et l'aidera à choisir parmi les services offerts ceux qui lui conviennent le mieux et sont les plus avantageux. Le titulaire pourra se prévaloir de cette aide professionnelle au cours de chaque étape de son déménagement.

Bibliographie

Politiques et plans mentionnés dans la présente brochure

Les documents suivants peuvent être consultés sur le site Web du Bureau du Conseil privé :

La présente brochure doit être lue en parallèle avec ce qui suit  :

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