Rapport d’étape sur l’accessibilité 2023 pour le Bureau du Conseil privé

Généralités

Le Bureau du Conseil privé (le BCP ou le Ministère) a dressé un plan triennal approfondi pour encadrer ses mesures d’accessibilité au cours de la période de 2023 à 2025. Ce plan s’inscrit dans l’engagement permanent du BCP à l’égard de l’équité, de la diversité et de l’inclusion (EDI) et de la conformité avec la Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA).

Ce rapport résume les progrès accomplis dans l’application du Plan sur l’accessibilité du ministère entre son lancement en décembre 2022 et décembre 2023. Il contient des exemples prometteurs de la détermination du BCP à créer un milieu sans obstacle pour les personnes en situation de handicap dans les domaines d’accessibilité visés. Nous sommes fiers des progrès accomplis, mais conscients du fait qu’il reste du travail à faire pour atteindre nos objectifs.

Processus de rétroaction et contacts

Le BCP a mis sur pied un processus de rétroaction pour recevoir les observations concernant les obstacles à l’accessibilité et la mise en œuvre du Plan sur l’accessibilité du BCP. Vous pouvez communiquer vos observations au directeur adjoint, Accessibilité, Ressources humaines, Direction générale des services ministériels. Vous pouvez aussi :

• remplir le formulaire de rétroaction sur l’accessibilité et l’envoyer au BCP;
• écrire un courriel à l’adresse suivante : accessible@pco-bcp.gc.ca;
• composer le 343-553-5382;
• envoyer une lettre au 60, rue Queen, Ottawa (Ontario) K1P 5A8.

Vous pouvez accompagner vos remarques de vos coordonnées ou vous exprimer de façon anonyme. Le BCP accusera réception de la rétroaction par le même canal et vous répondra directement si vous avez fourni vos coordonnées et que vous ne lui avez pas écrit de façon anonyme.

Formats substituts

Vous pouvez demander un exemplaire de notre plan sur l’accessibilité, du rapport d’étape et du processus de rétroaction dans un format substitut. Pour ce faire, envoyez-nous un courriel à l’adresse accessible@pco-bcp.gc.ca, une lettre au 60, rue Queen, Ottawa (Ontario) K1P 5A8, ou composez le 343-553-5382.

Formats offerts :

• Document imprimé
• Document en gros caractères (police plus grande et plus claire)
• Document en braille (points surélevés que les personnes aveugles ou à faible capacité visuelle peuvent lire avec les doigts)
• Enregistrement audio (enregistrement d’une personne lisant le texte)
• Formats électroniques compatibles avec les technologies d’adaptation

Domaines décrits à l’article 5 de Loi canadienne sur l’accessibilité

Le Plan sur l’accessibilité du BCP traite de cinq piliers essentiels à la concrétisation de notre vision en matière d’accessibilité et à l’instauration d’un milieu sans obstacle pour les employés et les parties prenantes du BCP :

• l’emploi;
• l’environnement bâti;
• les technologies de l’information et des communications;
• les communications, autres que les technologies de l’information et des communications;
• l’acquisition de biens, de services et d’installations.

Comme le mentionne le Plan, la nature du mandat et des activités du BCP est telle que les domaines prioritaires de la LCA que sont le réseau de transport fédéral et la conception et la prestation de programmes et de services destinés au public ne sont pas applicables.

Ce dernier domaine concerne l’élimination et la prévention des obstacles de façon à ce que toutes et tous puissent bénéficier des services.

Le BCP aide le premier ministre et le Cabinet à agir pour que le gouvernement puisse concrétiser sa vision, ses buts et ses décisions en temps voulu. Le BCP n’est pas un ministère de première ligne qui fournit des services à la population canadienne.

Le Plan sur l’accessibilité du BCP est en cours de réalisation. En 2023, nous avons concrétisé les engagements suivants.

Emploi

La section « Ce que nous avons entendu » du pilier Emploi du Plan sur l’accessibilité du BCP nous apprend que les employés ont dit que des mesures d’adaptation efficaces et rapides étaient essentielles pour aider certaines personnes handicapées à assumer leurs fonctions. Les membres du personnel ont aussi souligné l’importance d’avoir un processus défini, centralisé, transparent et efficace étayé par des communications et des consultations transparentes.

Les obstacles ou difficultés relevés concernaient l’importance de l’éducation et de la sensibilisation au sujet de l’accessibilité pour créer une culture de l’inclusion des personnes handicapées. Les employés et les dirigeants ont exprimé une volonté commune d’améliorer le dialogue et l’apprentissage concernant l’accessibilité et l’inclusion des personnes handicapées. Le BCP reconnaît que l’engagement à l’égard de l’apprentissage est essentiel pour réussir à éliminer les obstacles existants.

Au cours de l’année 2023, le Ministère :

• a continué de consulter le Groupe de réflexion sur les personnes handicapées au sujet de la mise en place de diverses initiatives destinées à créer un milieu de travail plus inclusif, en plus de faire le point sur la réalisation du Plan sur l’accessibilité;
• a amélioré le processus d’adaptation en place par la création et la mise en œuvre d’un processus centralisé et rationalisé ainsi que d’un fonds central permettant d’assumer les coûts des demandes d’adaptation des employés. La gestion de toutes les demandes d’adaptation est désormais centralisée de façon à ce qu’il soit possible de répondre rapidement et efficacement aux besoins d’adaptation;
• a mis en place des mécanismes servant à communiquer l’engagement du BCP à l’égard de l’accessibilité et des mesures d’adaptation tout le long du processus de recrutement de candidats, soit :
  • dégenrer les communications avec les candidats, dont les lettres d’offre;
  • indiquer le point de contact en matière de mesures d’adaptation dans tous les formulaires d’évaluation;
  • élaborer un guide sur l’équité en matière d’emploi (EE), la diversité et l’inclusion à l’intention des conseillers en dotation, et y inclure des informations sur les mesures d’adaptation du processus de dotation;
• a continué de recueillir et de mesurer régulièrement les données d’auto-identification des employés afin d’évaluer l’efficacité des stratégies et des initiatives, c’est-à-dire :
  • produire des rapports trimestriels sur les données d’EE à l’intention des directions générales et publier le rapport dans l’intranet du BCP;
  • transmettre régulièrement des courriels de rappel à tous les employés qui n’ont pas rempli le formulaire d’auto-identification;
  • présenter les données sur l’EE et les écarts de représentation à la haute direction du BCP, par l’intermédiaire des comités de gouvernance, et en discuter avec eux.

Prochaines étapes pour le pilier de l’emploi en 2024

Tourné vers l’avenir, le BCP s’engage :

• à réaliser une évaluation des besoins d’apprentissage sur l’accessibilité et l’inclusion des personnes handicapées afin de déterminer ces besoins et d’explorer les formations disponibles;
• à concevoir et mettre en œuvre des stratégies en matière de talents pour l’embauche, le perfectionnement et le maintien en poste d’un plus grand nombre de personnes handicapées;
• à continuer de diversifier sa réserve de talents en prenant appui sur ses partenariats existants avec des organismes externes qui se consacrent à l’embauche de personnes handicapées;
• à évaluer si le processus d’intégration tient compte de tous les handicaps (p. ex., vérifier si le processus et les ressources d’intégration sont inclusifs pour les employés qui sont neuroatypiques ou qui ont un autre handicap invisible).

Environnement bâti

Dans la section « Ce que nous avons entendu » du pilier Environnement bâti du Plan sur l’accessibilité du BCP, en ce qui concerne les obstacles et difficultés touchant l’accès aux locaux du BCP et les déplacements dans ces locaux, certains employés qui se sont auto-identifiés comme étant handicapés ont indiqué qu’ils n’avaient pas de difficulté, tandis que d’autres ont dit avoir eu des difficultés. Parmi les obstacles indiqués, mentionnons les suivants :

• se garer dans un stationnement public accessible;
• utiliser les toilettes et leurs éléments;
• franchir les portes, faute de boutons d’ouverture électronique;
• accéder aux édifices (carte d’accès et saisie de code);
• utiliser la signalisation et s’orienter (entrées, espaces de travail et ascenseurs).

Certains employés ont aussi suggéré des améliorations de l’environnement bâti afin qu’il soit plus accessible aux employés neuroatypiques.

Au cours de l’année 2023, le Ministère :

• a passé en revue l’aspect accessibilité des plans d’urgence et d’évacuation et évalué l’expérience des personnes handicapées durant les exercices d’évacuation, soit :
  • communiquer avec les personnes ayant besoin d’aide (PBA) pour leur rappeler que les hôtes des visiteurs ayant besoin d’aide sont responsables de les aider quand elles vont au BCP;
  • procéder à un exercice d’évacuation à l’automne et faire un sondage pour évaluer l’expérience des employés ayant besoin d’aide;
  • diffuser tous les trimestres un courriel de rappel pour sensibiliser et éduquer le personnel en lui fournissant des informations sur ce qu’est une PBA, combien de moniteurs doivent être affectés à une PBA, le processus d’identification d’une PBA et les responsabilités des employés qui reçoivent des invités ayant besoin d’aide au cours des évacuations;
• a amélioré le processus d’inspection de l’environnement bâti sur le plan de la santé et de la sécurité au travail (SST) en actualisant la liste de vérification du BCP permettant de faire le suivi de l’accessibilité de tous les bureaux du Ministère, en se fondant sur des consultations auprès d’autres ministères. La liste de vérification actualisée de la SST a été communiquée aux comités de SST du BCP;
• a amélioré les processus d’adaptation en place par la création d’un processus centralisé et rationalisé fondé sur les pratiques exemplaires : l’évaluation de l’accessibilité des trois principaux édifices du BCP (où la majorité des employés travaillent) a été réalisée en partenariat avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Le BCP travaille avec ce ministère pour apporter les améliorations requises. Cet engagement est un point permanent;
• a dressé et publié dans l’intranet la liste des espaces de stationnement accessibles qui se trouvent à proximité des édifices du BCP.

Prochaines étapes pour le pilier de l’environnement bâti en 2024

Tourné vers l’avenir, le BCP s’engage :

• à continuer d’évaluer, en partenariat avec SPAC, l’accessibilité de tous les bureaux du Ministère par rapport aux pratiques exemplaires d’accessibilité universelle et aux normes d’accessibilité de l’Association canadienne de normalisation, ainsi que d’élaborer des plans d’amélioration en fonction des besoins.

Technologies de l’information et des communications (TIC)

Dans la section « Ce que nous avons entendu » du pilier Technologies de l’information et des communications du Plan sur l’accessibilité du BCP, des employés du ministère qui se sont auto-identifiés en tant que personne handicapée ont indiqué quelques possibilités d’amélioration :

• la rapidité de la mise en œuvre des mesures d’adaptation dans les TI;
• la fluidité du processus;
• la transparence des communications;
• la participation des employés à la sélection des spécifications;
• la formation des employés des TI concernant la mise en œuvre de mesures d’adaptation technologiques spécialisées.

Au cours de l’année 2023, le Ministère :

• a produit un catalogue complet de technologies d’assistance approuvées afin de simplifier et d’accélérer le processus lié aux mesures d’adaptation dans les TI. Ce catalogue est accessible dans le Portail de services aux clients du BCP;
• a dressé la liste de la formation que le personnel de première ligne des TI doit suivre pour aider les personnes handicapées à obtenir et à configurer les technologies d’assistance. Les employés du Bureau de soutien des TI ont suivi le cours en ligne « Aperçu des caractéristiques d’accessibilité sur les téléphones intelligents et de la technologie adaptée en milieu de travail ».
• a mis en œuvre le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada pour le personnel du BCP. Le Passeport et les ressources connexes sont accessibles dans l’intranet du Ministère;
• a commencé à évaluer la conformité des sites et des applications Web des entités soutenues par le BCP avec la norme WCAG 2.0 AA, à savoir :
  • respecter les exigences d’accessibilité obligatoires dans le site Web externe du BCP établi par Service Canada;
  • dresser l’inventaire de tout le contenu du BCP sur Canada.ca pour cerner les problèmes d’accessibilité et inclure les informations sur les éléments à corriger dans le plan d’accessibilité des actifs numériques;
  • dresser l’inventaire des sites et des applications Web pris en charge, ce qui comprend un total de 33 éléments d’actif internes et externes;
• a continué de s’assurer que sa présence sur les médias sociaux est inclusive et accessible au public. Le Bureau de la collectivité des communications utilise des outils d’analyse pour soumettre tous les produits de communication à des contrôles d’accessibilité automatisés;
• a créé un plan d’accessibilité à long terme pour la gestion de l’information et les TI afin de favoriser l’accessibilité de tous les actifs numériques. Ce plan sera mis en application en 2024.

Prochaines étapes pour le pilier des technologies de l’information et des communications en 2024

Tourné vers l’avenir, le BCP s’engage :

• à mettre en œuvre le plan d’accessibilité à long terme pour la gestion de l’information et les TI afin de favoriser l’accessibilité de tous les actifs numériques;
• à continuer de former le personnel de la TI sur la façon d’aider les personnes handicapées à obtenir et à configurer les technologies d’assistance;
• à mettre en œuvre le Passeport pour l’accessibilité quand le Secrétariat du Conseil du Trésor l’aura lancé. Le BCP participe activement à la communauté de pratique sur l’adoption du Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada;
• à continuer de s’assurer que sa présence sur les médias sociaux est inclusive et accessible au public.

Communications, autres que les technologies de l’information et des communications

Dans la section « Ce que nous avons entendu » du pilier Communication, autres que les technologies de l’information et des communications du Plan sur l’accessibilité du BCP, les employés ont indiqué qu’il serait souhaitable d’intégrer la flexibilité des options offertes pour les réunions de façon plus uniforme dans l’ensemble de l’organisation. Les employés ont aussi dit souhaiter une meilleure communication au sujet de l’engagement du BCP à l’égard de l’accessibilité et des ressources offertes pour soutenir l’inclusion des personnes handicapées.

Certains employés ayant un handicap ont également signalé les difficultés et les obstacles suivants :

• problèmes liés aux documents et aux modèles inaccessibles;
• possibilité d’améliorer l’accessibilité des communications, des initiatives et des activités du Ministère (p. ex. en fournissant des documents écrits avant les réunions ou en enregistrant les réunions).

Au cours de l’année 2023, le Ministère :

• a conçu et mis en œuvre une stratégie de communication sur l’accessibilité afin de créer une culture de l’accessibilité et de l’inclusion des personnes handicapées. Cette stratégie a consisté à offrir des ateliers, des outils et des guides dans le Coin de l’accessibilité et de l’inclusion des personnes handicapées du BCP;
• s’est inspiré des initiatives passées pour offrir des activités axées sur la sensibilisation à l’inclusion des personnes handicapées par les moyens suivants :
  • organiser deux activités ouvertes à tous les employés du BCP pour d’importantes célébrations liées à l’accessibilité : 1) Semaine nationale de l’accessibilité en mai (thème : L’inclusion des personnes en situation de handicap : des possibilités à la pratique); 2) Journée internationale des personnes handicapées (thème : Au-delà de la stigmatisation : bâtir une fonction publique inclusive);
  • promouvoir la formation offerte par le Programme d’accessibilité, d’adaptation et de technologie informatique adaptée (AATIA) et encourager le personnel à y participer de façon à améliorer l’accessibilité, les mesures d’adaptation, les technologies informatiques d’adaptation et l’inclusion des personnes handicapées;
• a sensibilisé davantage les employés aux normes d’accessibilité et aux ressources pertinentes en créant dans son intranet le Coin de l’accessibilité et de l’inclusion des personnes handicapées, qui comprend le Plan sur l’accessibilité et le répertoire des guides, outils et autres ressources sur l’accessibilité mis à la disposition de tout le personnel. On trouve à cet endroit des normes et des pratiques d’accessibilité claires et une liste de vérification pour les activités et les réunions (en personne et virtuelles);
• a amorcé l’examen des modèles du BCP publiés dans l’intranet ministériel. Le Ministère a terminé l’examen et la mise à jour des modèles de fichiers PowerPoint selon les normes d’accessibilité.

Prochaines étapes pour le pilier des communications en 2024

Tourné vers l’avenir, le BCP s’engage :

• à promouvoir la sensibilisation et l’éducation sur l’accessibilité et l’inclusion des personnes en situation de handicap;
• à continuer de fournir aux employés des lignes directrices sur les techniques de communication accessible et les pratiques inclusives;
• à fournir et à promouvoir une trousse d’outils pour la rédaction en langage simple;
• à continuer de mettre à jour le reste des modèles du BCP selon les normes d’accessibilité.

Acquisition de biens et de services

Le BCP achète des biens et des services auprès de fournisseurs selon les besoins en suivant les procédures de SPAC. Au besoin, il prépare des appels d’offres au moyen des modèles standard du gouvernement du Canada et les diffuse sur le site achatsetventes.gc.ca.

Dans le Plan sur l’accessibilité du BCP, l’organisation a défini des possibilités :

• de mieux communiquer l’engagement du Ministère à l’égard de l’accessibilité;
• de sensibiliser davantage les fournisseurs aux processus liés aux mesures d’adaptation du Ministère;
• de parfaire les connaissances de l’équipe de l’approvisionnement sur les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement accessible. Cela inclut les pratiques recommandées pour soutenir les fournisseurs ayant un handicap et communiquer avec ces derniers.

Au cours de l’année 2023, le Ministère :

• a mis en place un mécanisme pour communiquer aux fournisseurs l’engagement du BCP à l’égard de l’accessibilité et l’information sur les processus liés aux mesures d’adaptation, à l’aide de nouveaux passages dans toutes les demandes de propositions et de dispositions connexes rédigées par SPAC dans les marchés;
• a révisé le texte sur l’accessibilité employé par SPAC dans des outils d’approvisionnement spécifiques et a consulté le Centre de ressources sur l’approvisionnement accessible (CRAA) de SPAC pour recevoir des nouvelles de l’élaboration de nouvelles dispositions;
• a examiné la documentation, les courriels normalisés d’attribution de marché et les formulaires pour les rendre conformes aux normes sur l’accessibilité;
• a rendu obligatoire de remplir le formulaire sur l’accessibilité pour toutes les demandes d’approvisionnement, quelles que soient la valeur et la complexité.

Prochaines étapes pour le pilier de l’acquisition de biens et de services en 2024

Tourné vers l’avenir, le BCP s’engage :

• à fournir à l’équipe de l’approvisionnement des lignes directrices sur l’accessibilité, les meilleures pratiques d’approvisionnement accessible et le soutien aux fournisseurs ayant un handicap.

Consultations

Groupe de réflexion sur les personnes handicapées du BCP

Le BCP a consulté le Groupe de réflexion au sujet de la mise en œuvre du plan et de ses initiatives touchant l’accessibilité et l’inclusion des personnes en situation de handicap. En 2023, le Groupe de réflexion sur les personnes handicapées a été consulté sur les sujets suivants :

• la planification des événements et le choix des conférenciers invités pour la Semaine nationale de l’accessibilité et la Journée internationale des personnes handicapées;
• le processus de demande d’adaptation centralisé et le Passeport pour l’accessibilité du gouvernement du Canada;
• la stratégie de communication sur l’accessibilité du BCP;
• le Coin de l’accessibilité et de l’inclusion des personnes handicapées;
• le nouveau texte standard établi dans le cadre du processus d’annonce d’emploi;
• le rapport d’étape annuel de 2023 sur le Plan sur l’accessibilité du BCP.

La rétroaction reçue sur toutes les initiatives a été positive et constructive. Elle a été appliquée là où cela était possible.

Consultations au sein du BCP

Les responsables des piliers ont travaillé en collaboration et en consultation avec divers groupes internes pour faire avancer la réalisation des engagements suivants :

• le contenu et les communications liés au Coin de l’accessibilité et de l’inclusion des personnes handicapées et au Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada;
• le nouveau texte standard à employer dans tout le processus de recrutement des candidats;
• la production d’un catalogue complet de technologies d’assistance approuvées afin de simplifier et d’accélérer le processus lié aux mesures d’adaptation dans les TI;
• la conformité des sites et des applications Web des entités soutenues par le BCP;
• la publication de contenu Web sur la plateforme Canada.ca pour évaluer la conformité des sites et des applications Web des entités soutenues par le BCP;
• le plan d’accessibilité des actifs numériques du BCP.

Consultation de parties prenantes externes

À l’extérieur du Ministère, le BCP a consulté des chefs de file de l’accessibilité pour connaître leur point de vue sur ses engagements. Entre autres :

• il a consulté divers ministères pour recueillir des informations et des leçons apprises sur leur processus centralisé de demande d’adaptation. Il a examiné des modèles, des schémas de processus et des documents de communication de ces organisations;
• il a consulté des parties prenantes d’importance telles que l’équipe du Centre d’expertise sur la diversité et l’inclusion de la Commission de la fonction publique et le Programme d’AATIA au sujet des mesures d’adaptation liées aux processus de dotation;
• il a consulté divers ministères sur le contenu de leurs listes de vérification en matière de SST;
• il a collaboré avec des experts de SPAC à l’amélioration des processus actuels d’aménagement immobilier;
• il a consulté divers ministères sur leur façon de définir un actif numérique pour éclairer l’établissement de son plan d’accessibilité à long terme applicable à la gestion de l’information et aux technologies de l’information;
• il a consulté le CRAA de SPAC pour confirmer les dispositions normalisées qu’il est possible d’utiliser dans des marchés prescrits avec des fournisseurs.

Questions reçues par l’intermédiaire du processus de rétroaction

Le BCP a reçu un faible volume de demandes par l’intermédiaire de son processus de rétroaction sur les obstacles à l’accessibilité :

• On lui a demandé conseil sur la manière de rendre accessible un formulaire de consentement en format PDF. Il a offert l’aide d’un de ses spécialistes;
• On lui a signalé un obstacle à l’accessibilité attribuable à une butée de porte magnétique sur l’un des étages du BCP. Le problème a été réglé dans les jours qui ont suivi par la réparation du système magnétique défectueux de la butée.