2022-2023 Rapport annuel au Parlement concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le Bureau du Conseil privé (BCP) relève directement du premier ministre et est dirigé par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet. Le BCP est à la fois le secrétariat du Cabinet et l’organe de la fonction publique chargé de faire les recommandations au premier ministre concernant l’ensemble des questions stratégiques et opérationnelles du gouvernement. En tant qu’organisme central de la fonction publique qui appuie le premier ministre ainsi que le Cabinet et ses structures décisionnelles de façon impartiale, le BCP voit à ce que le gouvernement et les Canadiens soient servis par une fonction publique visant l’excellence.

Le BCP apporte également un soutien au premier ministre, ainsi qu’à la vice-première ministre et ministre des Finances, au leader du gouvernement à la Chambre des communes, au président du Conseil privé du Roi pour le Canada et ministre de la Sécurité publique, et au ministre des affaires intergouvernementales, de l’Infrastructure et des Collectivités.

Les trois rôles principaux du BCP sont les suivants :

  1. Conseiller de manière professionnelle et non partisane le premier ministre, les ministres du portefeuille, le Cabinet ainsi que ses comités sur des questions d’envergure nationale et internationale.
  2. Assurer le bon fonctionnement du processus décisionnel du Cabinet et contribuer à la mise en œuvre du programme du gouvernement.
  3. Encourager un rendement élevé et la responsabilisation au sein de la fonction publique.

Il s’agit du 40e Rapport annuel au Parlement présenté par le BCP en application de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) et de l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Il porte sur la période allant du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

Il est possible d’obtenir des exemplaires du présent rapport en écrivant à l’adresse suivante :

Faits saillants

  1. La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la confidentialité des renseignements personnels détenus par le gouvernement du Canada. Elle assure la protection de ces renseignements contre une utilisation et une divulgation non autorisées, et donne aux personnes le droit d'accéder à leurs renseignements personnels et un moyen de les corriger. Au cours de l'exercice 2022-2023, huit demandes de confidentialité ont été reçues, ce qui représente une diminution par rapport aux 26 reçues en 2021-2022.
  2. Au cours de la période visée par le rapport, le BCP a travaillé avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) sur plusieurs documents ministériels traitant des renseignements personnels. Le BCP n’a terminé aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en 2022-2023.

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) – structure organisationnelle

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du BCP est chargée de gérer les demandes de communication de renseignements ministériels et personnels, d’assurer la compréhension et l’observation de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) au sein de l’organisme, et de sensibiliser son personnel aux droits et responsabilités dans ces domaines. Elle agit en outre à titre de principal organe de liaison avec le Commissariat à l’information (le Commissariat), le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les ministères partenaires pour les questions d’accès à l’information.

La Division de l’AIPRP dispose d’un effectif d’environ 26,8 équivalents temps plein (ETP), structuré autour de deux domaines de responsabilité. Ces deux domaines de responsabilité sont organisés comme suit :

  1. Activités relatives à l’AIPRP (22,8 ETP)
    • traitement des demandes relatives à l’AIPRP;
    • supervision de la collecte et de la communication de renseignements personnels ou opérationnels;
    • expertise sur les politiques relatives à l’AIPRP;
    • étude des tendances et des pratiques exemplaires concernant l’AIPRP;
    • élaboration et exécution de programmes de formation en matière d’AIPRP;
    • divulgation et publication de manière proactive des titres des notes d’information, des documents de transition, des fiches pour la période de questions et des dossiers des comités.
  2. Services à la clientèle (4 ETP)
    • coordination de la formation et préparation de produits promotionnels;
    • traitement des réponses aux questions et aux pétitions présentées au Parlement au nom du BCP;
    • administration de la base de données.

Des 22,8 ETP que comptait la Division en 2022-2023, environ 21,8 ont été affectés à des activités liées à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et 1 ETP à des activités liées à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Suivi de la conformité

Afin de respecter le délai prévu par la loi pour le traitement des demandes de communication de renseignements personnels, le temps de traitement de chaque demande fait l’objet d’un suivi rigoureux. Des réunions régulières et différents rapports permettent de s’assurer que le traitement de toutes les demandes se poursuit comme prévu, afin de respecter l’échéance. En raison des arrêtés de délégation (décrits dans la prochaine section), la Division de l’AIPRP collabore très étroitement avec ses bureaux de première responsabilité (BPR) pour que les délais d’exécution et d’approbation soient respectés.

Arrêtés de délégation du Bureau du Conseil privé

Il incombe aux ministres chargés de chacune des institutions gouvernementales de veiller à l’application de la LPRP dans leur institution. Conformément à l’article 73 de la LPRP, le premier ministre, à titre de chef du Bureau du Conseil privé, est tenu de mettre en application cette loi au BCP. Le premier ministre a délégué au directeur exécutif de l’AIPRP au BCP les pouvoirs, fonctions, et tâches administratives se rapportant à la LPRP. Les secrétariats du BCP, c’est-à-dire les BPR, qui sont les détenteurs de documents désignés dans une demande de communication de renseignements personnels, approuvent la divulgation de l’information aux demandeurs ainsi que l’application d’exceptions et d’exclusions, avec justifications à l’appui. L’exercice de ces pouvoirs délégués reçoit toute l’attention requise et est consigné officiellement aux moments appropriés. Les arrêtés de délégation du BCP en vigueur en 2022-2023 figurent à l’annexe A.

Activités de sensibilisation et de formation

Au sein de la Division de l’AIPRP, des réunions se tiennent chaque semaine pour s’assurer que toutes les demandes sont traitées dans le respect des délais prévus par la loi ainsi que pour examiner les prorogations prévues par la loi et discuter de tout nouveau processus. Le BCP fournit de l’information sur les exigences et les pratiques exemplaires en matière d’AIPRP à l’aide de produits d’apprentissage, d’événements spéciaux dans la direction ou le ministère, ainsi que sur l’intranet.

En 2022-2023, le BCP a donné des séances de formation ou de sensibilisation sur l’AIPRP à environ 253 employés par l’intermédiaire de 18 activités de formation. Ces séances consistaient en un tour d’horizon présenté aux secrétariats internes pour donner un aperçu des processus de l’AIPRP, de la gestion de l’information et de l’application des exemptions.

Les hauts fonctionnaires du BCP ont reçu un résumé des statistiques sur le rendement et la conformité en ce qui concerne les demandes d’accès à l’information et de communication des renseignements personnels afin de favoriser la compréhension des responsabilités en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Le directeur exécutif responsable de l’AIPRP a régulièrement communiqué avec le personnel supérieur du BCP, et le personnel principal de l’AIPRP a rencontré des cadres supérieurs des secrétariats du BCP pour clarifier les rôles et améliorer les relations de travail. Tout au long de 2022-2023, les analystes de l’AIPRP sont régulièrement entrés en contact avec des clients pour leur expliquer l’échéancier en cinq étapes, les informer des processus liés notamment à la recherche de documents, et leur expliquer leur rôle.

Le personnel du BCP a accès à de l’information clé sur l’AIPRP. Cette information facilement accessible prend la forme de feuillets d’instructions sur l’AIPRP, d’une boîte de courrier électronique pour les questions, d’outils d’apprentissage à emporter ainsi que d’un contenu de formation complet sur le site intranet du BCP.

Autres activités

a) Activités générales

Les statistiques ne brossent pas nécessairement un tableau complet des services de soutien offerts aux demandeurs par la Division de l’AIPRP. Par exemple, elles ne rendent pas compte des demandes qui, chaque fois que cela est possible, sont traitées de façon informelle et reçoivent une réponse satisfaisante. De plus, le bureau de l’AIPRP fournit des conseils et de l’orientation sur les questions et les activités liées à la protection de la vie privée dans l’ensemble du ministère. La Division de l’AIPRP effectue des Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels (EFVP) et aide les fonctionnaires de divers secteurs du ministère à s’assurer que toute activité liée aux renseignements personnels est conforme aux responsabilités du BCP en vertu de la LPRP.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels.

b) Couplage et échange de données

Pour la période visée par le rapport de 2022-2023, le BCP n’a établi aucun nouveau système ou processus menant au couplage ou à la diffusion de renseignements personnels, ni au sein du ministère ni avec des sources externes. Le ministère n’a participé à aucune activité de couplage de données.

Politiques, lignes directrices et procédures relatives à la protection des renseignements personnels

a) Passage au bureau électronique

Dans le cadre de l’initiative Au-delà de 2020, qui vise à promouvoir l’écologisation des opérations du gouvernement, le BCP a entamé le processus de transformation en un bureau sans papier en 2016-2017, en introduisant la distribution des tâches et l’avis de divulgation par voie électronique. Les efforts relatifs à ces deux seuls processus ont été couronnés de succès et ont grandement réduit le nombre de pages imprimées chaque jour. En 2018-2019, le BCP a fait partie de la première vague d’institutions à accepter les demandes au moyen du portail en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Vers la fin de 2019-2020, la Division de l’AIPRP est officiellement devenue un bureau sans papier. Avec l’aide de la Division des opérations de la technologie de l’information du BCP, la Division de l’AIPRP a lancé des processus électroniques pour la récupération des dossiers, les consultations avec d’autres institutions, les approbations internes et les réponses finales.

Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique de 2022-2023 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels figure à l’annexe B.

Partie 1 – Nombre de demandes reçues

Entre le 1er avril 2022 et le 31 mars 2023, le BCP a reçu huit demandes de renseignements personnels en vertu de la LPRP, comparativement à 26 demandes l’année précédente.

Volume de demandes reçus par années
Version texte - Volume de demandes reçus par années
2019-2020 2020-2021 2021-2022 2022-2023
21 20 26 8
 

Partie 2 – Demandes informelles

Le BCP n’a reçu aucune demande informelle au titre de la LPRP en 2022-2023.

Partie 3 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

3.1 Disposition et délai de traitement pendant la période visée par le rapport

En 2022-2023, le BCP a achevé le traitement de 21 demandes de renseignements personnels en vertu de la LPRP. Voici la répartition de demandes achevées :

Quatorze (14) demandes sont demeurées actives et ont été reportées à l’exercice 2022-2023.

Dans certaines circonstances, une demande de renseignements personnels peut nécessiter plus de 30 jours à compléter (p. ex. la nécessité de consulter des organisations externes ou le grand volume de pages à consulter). En 2022-2023, sept demandes ont été traitées dans un délai de 1 à 30 jours, deux demandes ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, six ont été traitées dans un délai de 61 à 120 jours et six demandes ont été traitée dans un délai de 181 à 365 jours.

3.2 Exceptions

Parfois, il convient de protéger les renseignements en application de la LPRP. En 2022-2023, des exceptions ont été invoquées pour un certain nombre de demandes :

3.3 Exclusions

La LPRP ne s’applique pas à l’information publique décrite aux paragraphes 69(1) et 69(2), ni aux documents confidentiels du Conseil privé du Roi, conformément au paragraphe 70(1). Au cours de cette période, l'article 69 n'a pas été cité, tandis que les paragraphes 70(1)(a) et 70(1)(c) ont été cités une fois chacun.

3.4 Format des renseignements communiqués

En 2022-2023, le BCP a fourni des copies électroniques des documents pertinents aux demandeurs dans 12 cas. Deux (2) demandeurs ont choisi de recevoir les informations sur papier.

3.5 Complexité

3.5.1 Traitement et communication des pages pertinentes en format papier et électronique

En 2022-2023, 17 262 pages pertinentes ont été traitées en réponse aux 20 demandes terminées pour lesquelles des documents existaient, dont 7 394 pages ont été divulguées.

3.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées pour les formats papier et électronique, en fonction de la taille des demandes

Parmi les 14 demandes pour lesquelles des documents existaient et ont été divulgués en partie ou en totalité, cinq avaient moins de 100 pages à traiter, une avait entre 100 et 500 pages, deux avaient entre 501 et 1000 pages, et une avait plus de 5000 pages.

3.5.3 Traitement et communication des procès-verbaux en format audio

Le BCP n’a traité aucun dossier audio en 2022-2023.

3.5.4 Procès-verbaux pertinents traités par disposition des demandes en format audio en fonction de l’ampleur des demandes

Le BCP n’a traité aucun dossier audio en 2022-2023.

3.5.5 Traitement et communication des procès-verbaux en format vidéo

Le BCP n’a traité aucun dossier en format vidéo pendant la période visée par le rapport.

3.5.6 Procès-verbaux pertinents traités par disposition des demandes en format vidéo en fonction de l’ampleur des demandes

Le BCP n’a traité aucun dossier en format vidéo pendant la période visée par le rapport.

3.5.7 Autres complexités

La nature interministérielle complexe de l’information dans de nombreux dossiers sous le contrôle du BCP nécessite souvent des consultations externes et des avis juridiques. Cette exigence est la cause principale de la période prolongée de traitement de certaines demandes.

Au cours de la période visée par le rapport, six demandes ont fait l'objet d'une consultation juridique.

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

Au cours de la période visée par le rapport 2022-2023, huit demandes (38,1 %) ont été fermées dans les délais prescrits par la loi, comparativement à sept demandes (58,3 %) en 2021-2022.

3.7 Présomption de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

Au cours de l’exercice financier 2022-2023, 13 demandes ont été fermées après le délai prévu par la loi. Parmi ces demandes, quatre demandes ont été traitées après la date limite en raison de l’interférence sur les opérations causée par le volume d’enregistrements. Les neuf autres demandes n'ont pas été traitées dans les délais prévus par la loi en raison de l'héritage du télétravail de la pandémie de COVID-19 qui a entraîné des difficultés opérationnelles dans le traitement des documents classifiés.

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prorogation)

Sur les 13 demandes fermées au-delà des délais prescrits par la loi, un a été fermées entre 1 et 30 jours après le délai prescrit par la loi, deux ont été fermée entre 121 et 180 jours, sept ont été fermée entre 181 et 365 jours, et trois ont dépassé les 365 jours.

3.8 Demandes de traduction

Le paragraphe 17(2) de la LPRP stipule ce qui suit : « Un individu reçoit communication des renseignements personnels dans la langue officielle qu’il a précisée dans les cas suivants : a) il en existe une version dans cette langue et elle relève d’une institution fédérale; b) il n’en existe pas de version dans cette langue, mais le responsable de l’institution fédérale dont ils relèvent juge nécessaire de les faire traduire ou de fournir à l’individu les services d’un interprète afin qu’il puisse les comprendre ». Aucune traduction n’a été demandée au cours de la période visée.

Partie 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

La LPRP définit au paragraphe 8(2) les circonstances précises dans lesquelles une institution gouvernementale peut divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu qu’ils concernent. L’alinéa 8(2)e) permet la divulgation à « un organisme d’enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés. » L’alinéa 8(2)m) de la Loi autorise la divulgation de renseignements personnels lorsque : « i) des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée; ou ii) l’individu concerné en tirerait un avantage certain ». Aucune divulgation n’a été faite en application de l’alinéa 8(2)e) ou de l’alinéa 8(2)m) de la LPRP pendant la période visée par le rapport 2022-2023.

De plus, le paragraphe 8(5) de la LPRP indique que, dans le cas prévu à l’alinéa (2)m), « le responsable de l’institution fédérale concernée donne un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au Commissaire à la protection de la vie privée si les circonstances le justifient; sinon, il en avise par écrit le Commissaire immédiatement après la communication. La décision de mettre au courant l’individu concerné est laissée à l’appréciation du Commissaire ». Au cours de la période visée par le rapport 2022-2023, aucune divulgation n’a été faite en vertu du paragraphe 8(5) de la LPRP.

Partie 5 – Demandes de correction des renseignements personnels et mentions

La LPRP précise au paragraphe 12(1) que « tout citoyen canadien ou tout résident permanent a le droit de se faire communiquer, sur demande, les renseignements personnels le concernant et versés dans un fichier de renseignements personnels, ainsi que les renseignements personnels relevant d’une institution fédérale. Un individu a le droit de faire corriger l’information personnelle en cas d’erreur ou d’omission, d’exiger qu’il soit fait mention des corrections, et de recevoir l’assurance que quiconque a présenté une demande relative à cette information au cours des deux années précédentes soit avisé de la correction et apporte les changements à ses copies ». Aucune demande de correction de renseignements personnels et de mention n’a été présentée pendant la période de référence.

Partie 6 − Prorogations

6.1 Motifs de prorogation

La LPRP autorise la prorogation de la période limite de 30 jours afin de permettre des consultations ou lorsque le respect de la période initiale nuirait aux activités de l’institution gouvernementale. En 2022-2023, 11 prorogations ont été accordées. Dix (10) prorogations ont été accordées pour permettre des opérations au titre de l'article 15(a)(i), et une prorogation pour compléter des consultations au titre de l'article 15(a)(ii).

6.2 Durée des prorogations

En 2022-2023, une prolongation a été accordée pour une durée supplémentaire de 16 à 30 jours; 10 prolongations ont été accordées pour une durée supplémentaire de 16 à 30 jours.

Partie 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Le BCP a reçu deux demandes de consultation sur la protection des renseignements personnels provenant d’autres institutions gouvernementales au cours de l’exercice financier 2022-2023, totalisant 31 pages. Ce nombre est en légère diminution par rapport au nombre de consultations reçues au cours des exercices financiers précédents, comme le montre le graphique ci-dessous. Le traitement des demandes de consultation nécessite des ressources à un niveau comparable à celui du traitement des demandes relatives aux renseignements personnels.

Demandes de consultations reçues par années
Version texte - Demandes de consultations reçues par années
2018-2019 2019-2020 2020-2021 2021-2022 2022-2023
2 2 2 3 2
 

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

Sur les deux consultations reçues ou reportées à l'exercice 2022-2023, l'une a été fermée en 2022-2023 et l'autre a été reportée à l'exercice suivant. La consultation clôturée en 2022-2023 a été réalisée entre 1 et 15 jours; cette demande a été abandonnée.

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Au cours de la période visée par le rapport 2022-2023, aucune consultation n’a été reçue d’autres organisations.

Partie 8 – Délai de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

Il est à noter qu’en ce qui concerne l’AIPRP, le BCP consulte le Secteur des services juridiques du BCP (le SSJ du BCP). Par conséquent, il n’y a aucune donnée dans le tableau « Délai de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet – Demandes auprès des services juridiques ».

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Au cours de cette période visée par le rapport, il y a eu 1 consultation auprès du SSJ du BCP.

Partie 9 – Avis de plainte et d’enquête reçus

En 2022-2023, le BCP a reçu 7 plaintes venant du Commissariat à la protection de la vie privée.

Partie 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels

10.1 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le BCP n’a réalisé aucune EFVP en 2022-2023.

10.2 Fichiers de renseignements personnels

Le BCP compte actuellement 51 fichiers de renseignements personnels (FRP) actifs.

Partie 11 − Atteintes substantielles à la vie privée

Au cours de la période visée par le rapport 2022-2023, aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu, mais une atteinte non substantielle à la vie privée a été signalée au SCT ou au CPVP.

Partie 12 − Ressources liées à la LPRP

12.1 Coûts alloués

Au cours de la période visée par le rapport 2022-2023, le coût total des salaires liés à l’administration de la LPRP s’est élevé à 92 412 $, ce qui est similaire à 2021-2022. Il n’y avait aucun coût associé à des heures supplémentaires ni de coût particulier associé aux biens et services découlant de l’application de la LPRP.

12.2 Ressources humaines

En 2022-2023, la Division de l’AIPRP avait un effectif de 22,8 ETP. Parmi ceux-ci, environ 1 ETP a été consacré aux activités liées à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les chiffres sont comparables à ceux des années antérieures.

La Direction générale des services ministériels a créé un nouveau poste de directrice générale des Services de données et d’information et de dirigeante principale des données. Ce nouveau rôle regroupe les fonctions liées aux données et étend l’utilisation de l’analyse des données et de l’intelligence artificielle afin de tirer une plus grande valeur des ressources de données existantes. Ceci permettra d’adopter une approche axée sur les données dans le cadre de l’AIPRP afin de trouver des gains d’efficacité, de prendre des décisions sur l’affectations des ressources pour créer l’impact le plus important, et d’aider les collaborateurs à mieux comprendre leur charge de travail, afin de favoriser une meilleure planification.

Partie 13 - Incidence de la COVID-19

Depuis la mi-mars 2020, la COVID-19 a nui à la capacité de la Division de l’AIPRP de cueillir les renseignements pertinents des secrétariats et de répondre aux demandes en temps utile, ce qui a entraîné un arriéré de demandes d'accès à l'information. Comme l’indique le rapport statistique supplémentaire (annexe C), même si le BCP a maintenu sa capacité de recevoir des demandes tout au long de la période 2022-2023, le BCP a fonctionné à une capacité partielle en ce qui concerne le traitement des demandes d'AIPRP. Depuis septembre 2022, le BCP fait la transition du vers un modèle de travail hybride et a évolué vers l'approche équivalente à trois jours en présentiel au bureau par semaine à partir du 31 mars 2023.

Comme la plupart des autres institutions, un pourcentage élevé des employés du BCP travaille à domicile depuis le début de la pandémie. L’un des principaux défis liés au travail à distance est de traiter des renseignements classifiés au niveau secret ou supérieur. La plupart des employés travaillant à domicile n’ont pas accès à des réseaux sécurisés.

Annexes

Annexe A : Arrêtés de délégation

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Premier ministre, en sa qualité de responsable du Bureau du Conseil privé et conformément à l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa, délègue aux titulaires des postes énumérés en annexe, et à toutes autres personnes agissant dans ces postes de façon intérimaire, ses attributions à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes des articles de la Loi et du règlement figurant en regard de chaque poste à l’annexe.

Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout arrêté qui le précède.

Premier ministre
Justin Trudeau

2 octobre 2020

a L.R. 1985, ch. P-21

Annexe

Poste Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa Articles du Règlement sur la protection des renseignements personnelsb
1. Greffier du Conseil privé et Secrétaire du Cabinet. Délégation entière. Délégation entière.
2. Tout poste de la haute gestion au sein du Bureau du Conseil privé, qui se rapporte directement au poste indiqué au paragraphe 1 ci-dessus. Délégation entière. Délégation entière.
3. Tous les Secrétaires adjoints et les Sous-ministres adjoints au sein du Bureau du Conseil privé. Délégation entière. Délégation entière.
4. Tout poste de gestionnaire qui est responsable pour une unité au sein du Bureau du Conseil privé et qui se rapporte directement à un poste envisagé au paragraphe 2 ci-dessus autre que le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des services ministériels. Délégation entière. Délégation entière.
5. Coordonateur/trice de la protection des renseignements personnels au sein du Bureau du Conseil privé. 8(4); 8(5); 9(1); 9(4); 10(1); 14; 15; 16; 17; 19; 35(4). 7; 9; 11(2); 11(4).

a L.R. 1985, ch. P-21
b DORS/83-508

Annexe B : Rapport statistique 2022-2023 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Bureau du Conseil privé

Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 8
En suspens à la fin des périodes de rapport précédentes 27
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 15
En suspens pour plus d'une période d'établissement de rapport 12
Total 35
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 21
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 14
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport dans les délais préves par la Loi 1
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport au-delà des délais préves par la Loi 13
1.2 Mode des demandes
Mode Nombre de demandes
En ligne 5
Courriel 2
Poste 1
En personne 0
Téléphone 0
Télécopieur 0
Total 8

Section 2 - Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0
En suspens à la fin des périodes d'établissement de rapport précédentes 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
En suspens pour plus d'une période d'établissement de rapport 0
Total 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0
2.2 Mode des demandes informelles
Mode Nombre de demandes
En ligne 0
Courriel 0
Poste 0
En personne 0
Téléphone 0
Télécopieur 0
Total 0
2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
0 0 0 0 0 0 0 0
2.4 Pages communiquées informellement
Moins de 100 pages communiquées De 100 à 500 pages communiquées De 501 à 1000 pages communiquées De 1001 à 5000 pages communiquées Plus de 5000 pages communiquées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 3 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 1 0 1
Communication partielle 0 2 0 0 0 5 6 13
Exception total 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 1 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 4 0 2 0 0 0 0 6
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 3 2 0 0 6 6 21
3.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
22.4 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 10
27 6
27.1 0
28 0
3.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)(a) 1
70(1)(b) 0
70(1)(c) 1
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0
3.4 Format des documents communiqués
Papier Document électronique Ensemble de données électronique Vidéo Audio Autres
2 12 0 0 0 0
3.5 Complexité
3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en format papier et document électronique
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
17 262 7 394 20
3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1 001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées
Communication totale 1 7 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 4 134 1 111 2 1 602 5 8 976 1 6 406
Exception total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 6 26 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 11 167 1 111 2 1 602 5 8 976 1 6 406
3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio
Nombre de minutes traitées Nombre de minutes communiquées Nombre de demandes
0 0 0
3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes
Mesure Moins de 60 minutes traitées 60-120 minutes traitées Plus de 120 minutes traitées
Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées
Communication totale 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0
3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo
Nombre de minutes traitées Nombre de minutes communiquées Nombre de demandes
0 0 0
3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes
Mesure Moins de 60 minutes traitées 60-120 minutes traitées Plus de 120 minutes traitées
Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées
Communication totale 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0
3.5.7 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 6 0 0 6
Exception total 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 6 0 0 6
3.6 Demandes fermées
3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi 8
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi (%) 38,1
3.7 Présomptions de refus
3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi Motif principal
Entrave au fonctionnement / Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
13 4 0 0 9
3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours au-delà des délais prévus par la Loi Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi oû aucune prolongation n'a été prise Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi oû une prolongation a été prise Total
1 à 15 jours 1 0 1
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 2 2
181 à 365 days 0 7 7
Plus de 365 jours 2 1 3
Total 3 10 13
3.8 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Section 4 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Alinéa 8(5) Total
0 0 0 0

Section 5 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Section 6 - Prorogations

6.1 Motifs des prorogations
Nombre de prorogations prises 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution 15(a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficile à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne
11 1 6 2 1 0 1 0 0
6.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution 15(a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficile à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne
1 à 15 jours 0 0 1 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 1 6 1 1 0 1 0 0
Plus de 31 jours               0
Total 1 6 2 1 0 1 0 0

Section 7 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 2 63 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 2 63 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 1 32 0 0
Reportées à l'intérieur des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées au-delà des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport 1 31 0 0
7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 1 0 0 0 0 0 0 1
7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 1 18 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 18 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 9 - Avis de plaintes et d'enquêtes reçues

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
3 2 2 0 7

Section 10 - Évaluations des factures relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des factures relatifs à la vie privée
Nombre d’ÉFVP terminées 0
Nombre d’ÉFVP modifiées 0
10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'insitution et centraux
Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Terminés Modifiés
Spécifiques à l’institution 51 0 0 0
Centraux 0 0 0 0
Total 51 0 0 0

Section 11 - Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée
Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 0
Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 0
11.2 Atteintes à la vie privée non-substantielles
Nombre d’atteintes non-substantielles à la vie privée 1

Section 12 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis
Dépenses Montant
Salaires 92 412 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 0 $
• Contrats de service professionnels 0 $  
• Autres 0 $  
Total 92 412 $
12.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 1,000
Employés à temps partiel et occasionnels 0,000
Employés régionaux 0,000
Experts-conseils et personnel d'agence 0,000
Étudiants 0,000
Total 1,000

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Bureau du Conseil privé

Période visée par le rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux
  Nombre de semaines
Capacité de recevoir des demandes par la poste 52
Capacité de recevoir des demandes par courriel 52
Capacité de recevoir des demandes en moyen d’un service de demande numérique 52

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification
  Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents papiers non classifiés 0 0 52 52
Documents papiers Protégé B 0 0 52 52
Documents papiers Secret et Très secret 0 0 52 52
2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification
  Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents électroniques non classifiés 0 0 52 52
Documents électroniques Protégé B 0 0 52 52
Documents électroniques Secret et Très secret 0 0 52 52

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes
Exercice financier au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues Demandes ouvertes dans les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2023 Demandes ouvertes dépassant les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2023 Total
Reçues en 2022-2023 232 30 262
Reçues en 2021-2022 6 55 61
Reçues en 2020-2021 0 61 61
Reçues en 2019-2020 0 44 44
Reçues en 2018-2019 0 9 9
Reçues en 2017-2018 3 10 13
Reçues en 2016-2017 2 5 7
Reçues en 2015-2016 0 0 0
Reçues en 2014-2015 0 0 0
Reçues en 2013-2014 ou avant 0 0 0
Total 243 214 457
3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissariat à l’information du Canada qui sont en suspens depis des périodes de rapport précédentes
Exercice financier au cours duquel les plaintes ouvertes ont été reçues par l’institution Nombre de plaintes ouvertes
Reçues en 2022-2023 78
Reçues en 2021-2022 27
Reçues en 2020-2021 26
Reçues en 2019-2020 21
Reçues en 2018-2019 11
Reçues en 2017-2018 20
Reçues en 2016-2017 12
Reçues en 2015-2016 6
Reçues en 2014-2015 1
Reçues en 2013-2014 ou avant 0
Total 202

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes
Exercice financier au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues Demandes ouvertes dans les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2023 Demandes ouvertes dépassant les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2023 Total
Reçues en 2022-2023 1 0 1
Reçues en 2021-2022 0 4 4
Reçues en 2020-2021 0 7 7
Reçues en 2019-2020 0 1 1
Reçues en 2018-2019 0 1 1
Reçues en 2017-2018 0 0 0
Reçues en 2016-2017 0 0 0
Reçues en 2015-2016 0 0 0
Reçues en 2014-2015 0 0 0
Reçues en 2013-2014 ou avant 0 0 0
Total 1 13 14
4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes
Exercice financier au cours duquel les plaintes ouvertes ont été reçues par l’institution Nombre de plaintes ouvertes
Reçues en 2022-2023 2
Reçues en 2021-2022 0
Reçues en 2020-2021 1
Reçues en 2019-2020 0
Reçues en 2018-2019 0
Reçues en 2017-2018 0
Reçues en 2016-2017 0
Reçues en 2015-2016 0
Reçues en 2014-2015 0
Reçues en 2013-2014 ou avant 0
Total 3

Section 5 : Numéro d’assurance sociale (NAS)

Votre institution a-t-elle reçu l’autorisation de procéder à une nouvelle collecte ou à une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2022-2023? Non

Section 6 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers confirmés en dehors du Canada en 2022-2023? Non

Détails de la page

Date de modification :