Comment le gouvernement fonctionne et votre rôle de communicateur
Par : le Bureau de la collectivité des communications du gouvernement du Canada avec des extraits des cours de l'École de la fonction publique du Canada et Canada.ca
Pour comprendre comment et où les différentes directions générales des communications s’insèrent dans le gouvernement du Canada, il est important d’acquérir des connaissances de base sur la structure globale du gouvernement.
Sur la page Web Le système parlementaire canadien, le Canada est défini comme étant « une monarchie constitutionnelle et une démocratie parlementaire, fondée sur la primauté du droit et le respect des droits et libertés. Le gouvernement agit au nom de la Couronne, mais son pouvoir provient du peuple. »
Au Canada, le gouvernement est composé de trois branches :
- Pouvoir législatif (Parlement)
- La Chambre des communes
- Le Sénat
- Remarque : les comités de la Chambre des communes et les comités du Sénat examinent et créent des lois, et étudient les questions et les possibilités auxquelles le pays est confronté. Le Parlement peut demander à un comité de la Chambre des communes d’examiner une question particulière qui revêt actuellement une grande importance pour le pays; le Sénat peut demander à l’un de ses comités d’examiner des solutions aux problèmes du jour. Des comités spéciaux peuvent même être créés pour traiter de questions précises.
- Pouvoir exécutif (gouvernement)
- Symbolique/constitutionnel : le monarque, représenté par le gouverneur général
- Politique : le premier ministre et le Cabinet (y compris les comités du Cabinet)
- Permanent : la fonction publique, qui est composée de ministères et d’organismes fédéraux. C’est ici que vous travaillez!
- Remarque : ces institutions travaillent ensemble pour mener à bien les affaires du gouvernement.
- Pouvoir judiciaire
- La Cour suprême du Canada
- La Cour d’appel fédérale
- Remarque : les décisions de justice influencent et instruisent les affaires du gouvernement (y compris la fonction publique).
La structure des comités du Cabinet est établie par le premier ministre et peut être modifiée à tout moment. Elle est particulièrement susceptible d’être modifiée après une élection, mais le premier ministre peut procéder à ces changements de gouvernance lorsqu’il le juge opportun. La structure actuelle des comités du Cabinet peut être consultée sur le site Web du Parlement du Canada ou sur le site Web du Cabinet du premier ministre.
Sur la page Web Au sujet du Cabinet, il est précisé que le Cabinet décide « des politiques et [des] priorités du gouvernement fédéral pour tout le pays ». Le gouverneur général, qui représente le monarque, nomme les membres du Cabinet en suivant l’avis du premier ministre. Généralement, plusieurs comités du Cabinet sont créés pour étudier différentes questions.
Comment fonctionne le Cabinet?
Le premier ministre et les ministres du Cabinet prennent des décisions sur les politiques et les initiatives du gouvernement. Le Cabinet examine les propositions présentées par les ministres, habituellement sous forme de mémoires au Cabinet (MC). Les discussions et les documents du Cabinet sont confidentiels, car les ministres doivent pouvoir exprimer leurs opinions librement et honnêtement. Une fois que le Cabinet a pris une décision, les ministres doivent soutenir cette décision publiquement. C’est ce qu’on appelle la solidarité ministérielle.
Les directions ministérielles, y compris les directions générales de la communication, travaillent ensemble pour préparer des documents d’information sur les questions présentées au Cabinet et pour les réunions de comités auxquelles participent les ministres. Les directions générales préparent également les considérations et les points de discussion du Ministère, et fournissent des conseils en matière de communication au besoin. Les documents du site étant confidentiels (en d’autres termes, très secrets), ne les partagez pas et n’en discutez pas en dehors du travail.
Quelle est la place de la communication?
Les défis auxquels sont confrontés tous les ordres de gouvernement aujourd’hui exigent une approche experte en matière de communication pour obtenir des résultats. Les ministères et organismes gouvernementaux sont confrontés à des défis où ils doivent faire la synthèse des priorités gouvernementales et ministérielles dans le cadre des considérations et contraintes de l’environnement public pour obtenir des résultats positifs en matière de communication.
Les directions générales des communications travaillent en partenariat avec l’ensemble du gouvernement pour transmettre des renseignements factuels et clairs aux Canadiens. En ce sens, les communications sont une responsabilité partagée par tous les fonctionnaires à tous les niveaux et dans tous les ministères et organismes.
Les directions générales de la communication contribuent à façonner la confiance du public canadien dans le gouvernement. La Politique de communication et l’image de marque du gouvernement exigent que les ministères et organismes informent les Canadiens de leurs droits et de leurs responsabilités, ainsi que des politiques, programmes, services et initiatives.
La fonction de communication, dirigée par les chefs des communications, comprend ce qui suit :
- communiquer aux Canadiens, aux intervenants et à la fonction publique
- assurer une gestion efficace et responsable
- écouter et valider
- répondre à divers besoins
- fournir des services de proximité
- assurer l’image de marque et la visibilité
- agir comme gardien du Programme de coordination de l’image de marque, de la Loi sur les langues officielles, du langage simple, de l’accessibilité et de la diversité
Rôles et responsabilités en matière de communication
- Analyse de l’environnement public (AEP) : Une AEP est la collecte et l’analyse d’informations provenant d’une grande variété de sources, telles que les médias d’information, les médias sociaux, les intervenants, les lettres du public aux ministres et les recherches sur l’opinion publique, pour n’en citer que quelques-unes. C’est le fondement de la fourniture de conseils stratégiques pour la communication d’informations aux Canadiens. Vos communications peuvent ne pas être efficaces sans une compréhension approfondie de l’environnement, des publics et du contexte.
- Communication interne : La communication interne consiste à placer les besoins d’information des employés au cœur des intérêts et des préoccupations de l’organisation. Les organisations qui maintiennent leurs employés bien informés, outillés et formés à leur travail sont mieux placées pour réaliser leurs objectifs stratégiques. Cet engagement n’est possible que si [les] employés sentent que l’organisme et ses dirigeants sont à l’écoute de leurs préoccupations et suggestions, d’où la nécessité d’avoir des mécanismes de communication efficaces de haut en bas comme de bas en haut dans la hiérarchie.
- Communications numériques : Les communications numériques sont un terme général qui englobe tout, du développement et du codage de contenu Web aux médias sociaux et aux services créatifs. Qu’il s’agisse de la rédaction d’articles à mettre en ligne, de la conception d’enquêtes pour le public, de la publication de rapports en ligne, de la rédaction et de la mise en ligne de contenu pour les médias sociaux, de la conception de graphiques ou de la production de vidéos, le secteur de la communication numérique est dynamique et réceptive.
- Communications stratégiques : Les communications stratégiques impliquent toujours une évaluation de la situation dans son ensemble et détaillent une feuille de route sur la manière optimale d’obtenir des résultats. Cette feuille de route fait ce qui suit :
- Examine l’environnement public et définit le contexte dans lequel on doit communiquer;
- Énonce les possibilités et les défis;
- Définit les questions et les publics;
- Remet en question les idées et souligne les considérations stratégiques;
- S’efforce de fournir une orientation et une approche en matière de communication, y compris des thèmes généraux et des véhicules pour atteindre les objectifs stratégiques;
- Obtient des résultats grâce à un programme de communication stratégiquement aligné sur la vision, la mission, le mandat et les priorités des services corporatifs. Son succès n’est reconnu que lorsque le programme de communication est perçu comme soutenant l’avancement des objectifs et des priorités des services corporatifs. Cela est vrai pour toutes les communications, tant dans le secteur privé que dans le secteur public;
- Définit clairement les objectifs de communication qui soutiennent les objectifs des services corporatifs qui sont liés à l’évaluation;
- Cherche plus qu’à sensibiliser. Les messages relient les publics aux informations et aux actions à entreprendre.
- Communications sur les urgences et les risques : L’objectif des communications sur les urgences et les risques est de diffuser des renseignements attestés, clairs et uniformes sur les incidents d’intérêt national. Elles correspondent aux vastes demandes d’information des principaux publics, notamment les employés, le public, les médias, le secteur privé, les organisations non-gouvernementales, et les partenaires internationaux, et cherchent à dissiper la menace qui pèse sur les Canadiens qui risquent le plus d’être touchés par l’incident.
- Consultation et participation du public : La participation du public est un élément important d’un gouvernement qui se veut efficace, ouvert et transparent. Cette participation revêt des formes multiples allant de la collaboration permanente jusqu’aux vastes consultations publiques sur des enjeux complexes.
- Évaluation : L’évaluation est essentielle à la communication, car elle permet de comprendre ce qui fonctionne bien et de prendre des décisions concentrées sur les résultats. L’évaluation commence par une planification de la communication et des objectifs qui indiquent clairement l’action que vous voulez que le public entreprenne avec les informations que vous fournissez. L’évaluation ne peut se faire « après coup » : elle doit être prévue dans le processus de planification. Une fois le projet terminé, cette analyse révèle si les résultats ont été atteints et quels enseignements peuvent être tirés.
- Événements : Les équipes des événements sont responsables de la planification et de la coordination d’événements, dont les annonces ministérielles. Le souci du détail, la capacité de rassembler les gens et une habileté à trouver des solutions créatives à la volée sont nécessaires à la planification d’événement. La coopération des membres de votre organisation — tant les collègues que les clients des programmes est essentielle.
- Gestion de projet : Tous les communicateurs doivent avoir des compétences en gestion de projet. Qu’il s’agisse de mener à bien une stratégie de communication du début à la fin, de gérer de multiples demandes d’assistance ou de créer des calendriers de contenu, la gestion de projet est une partie essentielle du travail des communicateurs.
- Marketing et publicité : Le marketing et la publicité [aident] le gouvernement à communiquer [directement] avec les Canadiens. Le marketing est le terme générique utilisé pour toutes les activités de communication dont l’objectif est, entre autres, de faire connaître les politiques et les priorités, de renseigner sur les programmes et les services offerts aux Canadiens, à leurs familles et aux entreprises, de fournir de l’information sur des questions d’importance, afin qu’ils puissent faire des choix éclairés, d’alerter les Canadiens sur les questions liées à l’environnement, la santé et la sécurité publique, et d’informer les gens de leurs droits légaux. Pour qu’une activité de marketing soit jugée comme de la publicité dans le contexte du gouvernement du Canada, elle doit satisfaire aux deux critères suivants :
- tout message diffusé au Canada ou à l’étranger;
- payé par le gouvernement du Canada pour un placement dans les médias, notamment : les journaux, la télévision, la radio, les salles de cinéma, les panneaux d’affichage, le Web, les médias numériques.
- Planification : Un plan de communication consiste à expliquer exactement la manière dont une équipe de projet entend communiquer l’information concernant un projet, une activité, une publication, etc. Les plans comprennent généralement des objectifs, des informations sur le public et des mesures/évaluations. Des plans de communication détaillés ne sont pas élaborés pour tous les projets. Parfois, une approche de communication avec des messages cohérents comprenant des questions et des réponses, des lignes de presse ou d’autres produits de communication suffira. Certains projets ne nécessitent qu’un suivi pour identifier les problèmes qui nécessitent des produits de communication. Un conseiller en communication peut déterminer ou recommander quand un plan de communication détaillé est nécessaire.
- Recherche en opinion publique (ROP) : La recherche en opinion publique se définit comme la collecte planifiée, par une institution du gouvernement ou en son nom, des opinions, attitudes, perceptions, jugements, sentiments, idées, réactions ou avis, destinés à répondre aux besoins du gouvernement, que cette information soit réunie auprès de personnes (y compris les employés d’institutions du gouvernement), d’entreprises, d’institutions ou d’autres entités, grâce à des méthodes quantitatives ou qualitatives, sans égard à l’envergure ou au coût de l’activité. Les activités menées dans le cadre d’une ROP comprennent la conception et la mise à l’essai des méthodes pour recueillir les données; la collecte en soi, dont l’échantillonnage, la saisie, la codification et l’analyse de données primaires; ainsi que la création et la gestion de groupes de discussion en ligne.
- Rédaction de discours : La rédaction de discours est l’art de transmettre un message dans un ton qui n’est pas le vôtre, susciter l’attention du public, de communiquer des idées et des données complexes pour qu’elles puissent être comprises. Les rédacteurs de discours du gouvernement rédigent des discours pour les ministres et d’autres représentants du gouvernement.
- Relations avec les médias : Le but des relations avec les médias est « d’établir et de maintenir des relations solides et éthiques avec les médias pour la diffusion d’informations précises, équilibrées et opportunes. » (OnePitch) Il s’agit de travailler avec les médias pour informer le public au sujet des programmes, des initiatives et des dossiers du gouvernement d’une manière positive, cohérente et crédible. La fonction de responsable des relations avec les médias implique de jongler avec les demandes des journalistes et de respecter leurs échéances, de veiller à ce que les produits médiatiques soient clairs, nets et concis, tout en gardant un œil sur les réseaux — tant la télévision que les médias sociaux — afin d’être constamment au fait de ce qui se passe.
- Services créatifs : Les services créatifs sont responsables du développement de produits de communication, notamment des graphiques et des vidéos. Les domaines d’intérêts comprennent la publication, l’image de marque et le marketing, l’application du Programme fédéral de l’image de marque, la gestion de projets de création, le graphisme, la production vidéo et multimédia, et la photographie.
- Surveillance des médias : Les ministères et organismes fédéraux doivent assurer une surveillance de l’environnement public afin de faciliter l’identification et le suivi des enjeux. La surveillance et l’analyse des médias vous permet de demeurer à l’affût des questions émergentes dans ce domaine. Pour respecter les lois et les règlements sur le droit d’auteur, Services publics et Approvisionnement Canada gère un service commun au nom du gouvernement du Canada. Ce service permet d’accéder à une sélection de sources d’information, notamment des sources médiatiques nationales et régionales en français et en anglais, des sites de nouvelles, des magazines, des journaux, des fils de presse et des transcriptions d’émissions de télévision.
- Web : Canada.ca est le point de départ pour des millions de personnes qui accèdent chaque jour aux nombreux renseignements et services numériques du gouvernement du Canada. Canada.ca est conçu pour qu’il soit plus facile pour les Canadiens de trouver et de comprendre l’information et les services dont ils ont besoin, où qu’ils soient et à partir de n’importe quel appareil. Les équipes Web fournissent des conseils sur la façon de communiquer sur le Web, et œuvrent à ajouter de l’information et à la mettre à jour sur le site Web Canada.ca.
Les communicateurs du gouvernement sont au cœur de bon nombre des relations qui existent entre le gouvernement et les divers intervenants. À bien des égards, les communicateurs sont le pont entre les éléments politiques et bureaucratiques au sein des ministères et des organismes. Ils tissent aussi souvent des liens très importants entre les ministères, notamment dans le contexte d’initiatives horizontales. Toutefois, les fonctionnaires exécutent le programme du gouvernement de manière non partisane.
Autres formations et ressources :
- L’appareil gouvernemental : quelle est ma place? (FON306) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)
- Introduction à la gestion de projets (TRN322) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)
- Recherche sur l’opinion publique au gouvernement du Canada
- Rapports de recherche sur l’opinion publique
- Communications gouvernementales
Références
- Chambre des communes du Canada, Le système parlementaire canadien [en ligne], s.d. [consulté le 23 juin 2022].
- T712 Comprendre et appliquer les communications stratégiques : manuel du participant, version 1.03, École canadienne de la fonction publique, 2004, mis à jour en décembre 2014.
- Gouvernement du Canada, Au sujet du Cabinet [en ligne], 7 décembre 2017 [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canada, Appareil gouvernemental [en ligne], 4 mars 2020 [consulté le 23 juin 2022].
- I712 Orientation aux communications gouvernementales : manuel du participant, version 1.02, École canadienne de la fonction publique, 2013, mis à jour en 2013.
- Gouvernement du Canada, Principes et lignes directrices [en ligne], 27 mai 2019 [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canada, Espaces de collaboration (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) [en ligne], GCpédia, 21 juillet 2022 [consulté le 23 juillet 2022].
- Gouvernement du Canada, Plan fédéral d’intervention d’urgence — Janvier 2011 [en ligne], 31 janvier 2018 [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canada, Ressources et outils (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) [en ligne], GCpédia, 16 juin 2022 [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canada, Chapitre 2.6 : Communications internes [en ligne], 6 juillet 2016 [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canada, La publicité du gouvernement du Canada [en ligne], 22 avril 2022 [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canada, La publicité au gouvernement [en ligne], 4 mai 2022 [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canada, Programme d’autorisation pour les médias protégés par les droits d’auteurs [en ligne], 5 mai 2020 [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canada, Programme d’autorisation pour les médias protégés par les droits d’auteur : Boîte à outils [en ligne], s.d. [consulté le 23 juin 2022].
- OnePitch, The Three Main Objectives of Media relations (en anglais seulement) [en ligne], 24 septembre 2020 [consulté le 23 juin 2022].
- Whitby, Media Relations Policy (en anglais seulement) [en ligne], s.d. [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canda, Plan de communication (Secteur des communications) [en ligne], 6 novembre 2019 [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canada, La recherche sur l’opinion publique au gouvernement du Canada [en ligne], mars 2010 [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canada, Définir la recherche sur l’opinion publique [en ligne], 8 novembre 2016 [consulté le 23 juin 2022].
- Gouvernement du Canada, L’art de rédiger un discours (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) [en ligne], s.d. [consulté le 23 juin 2022].
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