Agence des services frontaliers du Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Les valeurs et l’éthique font partie intégrante du programme de formation complet de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Chaque agent stagiaire des services frontaliers qui participe au Programme de formation de base pour les agents du Collège de l’ASFC reçoit une formation approfondie sur les valeurs et l’éthique, y compris des scénarios pratiques et opérationnels. Ce programme a récemment été amélioré afin de mettre davantage l’accent sur les exemples et les scénarios.

De plus, tous les employés sont tenus de suivre le cours Valeurs, éthique et divulgation d’actes répréhensibles à l’ASFC (H7031-P) dans les trois mois après leur entrée à l’Agence, ainsi que le cours Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés (FON301-N) de l’École de la fonction publique du Canada dans les six mois après leur entrée à l’Agence.

Pour renforcer les valeurs et l’éthique à l’Agence, le Bureau des valeurs et de l’éthique élabore un plan annuel de communication et de mobilisation afin de partager des ressources à l’échelle de l’Agence. Parmi les prochains messages mensuels communiqués à l’ensemble des employés de l’Agence par l’entremise du Quotidien de l’ASFC, nous y retrouvons :

• L’aperçu du Code de conduite : les cinq principales choses que vous devez savoir
• Les idées fausses ou les interprétations erronées courantes au sujet du Code
• Questions et réponses avec un conseiller en valeurs et en éthique
• Entrevue avec un Agent des Services Frontaliers ou un chef sur la façon dont le Code est utilisé dans les opérations quotidiennes
• Études de cas sur les atteintes au Code et la façon dont elles ont été résolues
• Comment identifier un conflit d’intérêts
• Questionnaires sur le Code de conduite (vrai ou faux, questions à choix multiples)
• Jeu de recherche de mots sur le Code de conduite
• Des faits amusants « Le saviez-vous? » ou des détails peu connus au sujet du Code (une série de messages, au besoin)
• Appliquez le Code! Exemples de dilemmes éthiques qui demandent au lecteur d’identifier quelle partie du Code s’applique à chaque scénario
• Signalement des inconduites

De plus, le Bureau des valeurs et de l’éthique propose des séances de formation mensuelles et ponctuelles sur divers sujets, y compris, un aperçu du Code de conduite de l’ASFC ainsi que des discussions thématiques, telles que les médias sociaux, l’obligation de loyauté, les conflits d’intérêts.

En réponse à la priorité du greffier, l’Agence révise également son processus d’intégration. Dans les jours suivant leur arrivée, tous les nouveaux employés suivront des sessions, incluant une qui aborde le Code de conduite et la divulgation des conflits d’intérêts, parmi d’autres sujets pertinents (c.-à-d. la sensibilisation à la sécurité, les langues officielles, les réseaux d’employés, les plans d’apprentissage, les personnes-ressources pour la rémunération et le Programme d’aide aux employés).

Afin de combler des lacunes spécifiques du système de gestion de l’approvisionnement, les gestionnaires dotés de pouvoirs délégués ont suivi des cours de recyclage et de certification auprès de l’École de la fonction publique du Canada :

• Aperçu de l’approvisionnement (COR403)
• Principes fondamentaux de l’approvisionnement (COR401)

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Oui, mon organisation a mis à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Puisque le Code de conduite de l’ASFC est un document évolutif au sein de L’agence a entrepris de vastes consultations dans le cadre sa la mise à jour du Code de conduite, incluant des consultations avec :

• des employés des régions (incluant des employés de premières lignes) ainsi que des employés de l’administration centrale;
• des cadres supérieurs;
• d’agents négociateurs;
• le Comité consultatif 2ELGBTQIA+;
• le Comité consultatif pour les minorités visibles;
• le Groupe de travail sur la lutte contre le racisme; et
• les Services juridiques

De plus, il y a eu une analyse comparative entre les sexes plus (ACS Plus) sur le code.

Les consultations ont repris au cours de l’exercice 2023-2024 afin d’inclure les réflexions et les recommandations de l’équipe spéciale des sous-ministres sur les valeurs et l’éthique. Des modifications au Code ont été adoptées en avril 2024, incluant :

• Harmonisation avec les directives du Groupe de travail des sous-ministres du greffier.
• Réaligner les valeurs dans le Code du secteur public.
• Un langage simplifié dans le Code qui est maintenant plus clair et inclusif (par exemple, l’utilisation de « nous » plutôt qu’ « employés » et aligné avec l’ACS Plus) et mise à jour de diverses politiques et directives.
• Plus lisible et clair concernant les conflits d’intérêts apparents.
• Clarification des responsabilités des employés. Par exemple, des précisions sur la prestation de renseignements ou de témoignages dans le cadre d’enquêtes administratives.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

En mars 2024, la présidente a annoncé la nomination de nouveaux champions pour divers réseaux de l'ASFC, dont une nouvelle championne des valeurs et de l'éthique. Dans son rôle de championne des valeurs et de l'éthique, elle jouera un rôle crucial dans la promotion de l'intégrité et des normes élevées d’éthiques dans l'ensemble de l'agence. En outre, elle soutiendra le programme en promouvant ses services et en défendant les valeurs et l'éthique. Enfin, elle identifiera et exploitera les opportunités et les interrelations entre les divers réseaux des champions afin de s'assurer que les valeurs et l'éthique sont intégrées dans toutes les pratiques, décisions et actions respectives.

De plus, l’Agence a lancé une vaste stratégie de mobilisation en avril et en mai 2024 afin de promouvoir les discussions sur les valeurs et l’éthique à tous les niveaux et dans toutes les régions qui seront supporté par la Championne des valeurs et de l’éthique. La présidente et le premier vice-président ont rencontré personnellement tous les cadres supérieurs de l’Agence à l’occasion de plusieurs séances en personne (à l’administration centrale) et en ligne (pour les régions) afin de souligner l’importance de poursuivre un dialogue sur les valeurs et l’éthique avec tous les employés de l’Agence et de solliciter des commentaires sur les thèmes ainsi que les lacunes potentielles. Par la suite, tous les cadres supérieurs de l’Agence vont discuter avec leurs divisions, animant des séances à partir de mai 2024. De plus, les champions de l’Agence (par exemple, la communauté nationale des gestionnaires et les groupes en quête d’équité, y compris les personnes racialisées, les femmes, les personnes handicapées, les communautés 2SLGBTQI+ et les communautés d’équité) vont animer des séances thématiques avec leurs communautés respectives, et des séances de mobilisation thématiques mensuelles seront tenues avec les vice-présidents (c.-à-d. des discussions informelles) et offertes à tous les employés de l’Agence à compter de juin 2024 jusqu’en décembre 2024.

Afin d’aider les dirigeants à bien mener leurs discussions sur la mobilisation dans leurs secteurs fonctionnels, un guide de discussion détaillé, comprenant des exemples de scénarios, des présentations et des ressources supplémentaires, a été élaboré et diffusé en mai 2024. Ces outils ont également pris en compte les résultats et les commentaires du Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique.

En plus des activités susmentionnées, le Bureau des valeurs et de l’éthique élabore des stratégies annuelles de communication et de mobilisation avec les responsables des Communications.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le Programme de formation de base obligatoire des agents de l’ASFC pour les agents des services frontaliers stagiaires comprend un segment approfondi sur les valeurs et l’éthique qui a été mis à jour pour inclure des scénarios d’éthique situationnelle. De plus, l’Agence améliore le processus d’intégration pour tous les nouveaux employés qui suivront, dès les jours suivant leur arrivée, un processus obligatoire qui aborde le Code de conduite et la divulgation des conflits d’intérêts, parmi d’autres sujets pertinents (c.-à-d. la sensibilisation à la sécurité, les langues officielles, les réseaux d’employés, les plans d’apprentissage, les personnes-ressources pour la rémunération et le Programme d’aide aux employés).

De plus, l’Agence explore la possibilité d’avoir les employés soumettent des attestations de conflit d’intérêts. À l’heure actuelle, le processus de gestion du rendement des cadres supérieurs comporte des mesures de rendement visant à promouvoir et à favoriser une culture éthique conforme aux valeurs fondamentales de l’Agence, à reconnaître les conflits d’intérêts et à solliciter des conseils du Bureau des valeurs et de l’éthique, au besoin.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Plusieurs thèmes continuent d’émerger des discussions avec les employés.

Sur une note très positive, il est estimé que l'ASFC a une mission convaincante, une faible attribution et des résultats élevés en matière de recrutement, de sorte que nous sommes dans une bonne position pour engager cette discussion.

Sur une note moins positive :

• Respect et responsabilité - L'ASFC a été au centre d'un examen minutieux sans précédent de la part des comités parlementaires. Cette situation a suscité de la confusion et des inquiétudes parmi les employés, qui s’interroge sur le traitement réservé aux employés subalternes et aux cadre supérieurs. L'impact de cette situation ne peut être surestimé – et ces questions ont donné lieu à de riches discussions sur le manque de civilité et de comportement fondé sur des principes, d'une part, et sur la nécessité de rendre compte de nos actions, d'autre part.
• Médias sociaux - les employés et la direction ont soulevé Médias sociaux – les employés et la direction ont soulevé les impacts de la prolifération des médias sociaux et de la propagation de fausses informations et de la désinformation. De plus, il subsiste une certaine incertitude quant aux opinions qui peuvent être partagées compte tenu de la nécessité de respecter l’impartialité comme faisant partie de notre valeur de respect de la démocratie. 
• Les employés se sentent enhardis à afficher, à commenter ou à partager des opinions politiques sur des questions controversés et/ou géopolitiques (polarisation).
• En tant qu'organisme chargé de l'application de la loi, nous devons veiller à ce que les employés comprennent que la « courtoisie professionnelle » à l'égard des autres organismes chargés de l'application de la loi n’est pas une pratique acceptable;
• Nos employés sont victimes de harcèlement de la part du public - il y a parfois une dissonance lorsque nous disons qu’à l’interne ces comportements ne sont pas toléré au sein de l'ASFC;
• D'une manière générale, les jeunes fonctionnaires ne pas avoir le même attachement à la fonction public ou aux mandats organisationnels, ce qui signifie que nous devons donc nous pencher davantage sur les valeurs et l'éthique qu'auparavant, car nos entrées à la fonction publique n’est pas comme avant comme pour beaucoup d'entre nous qui ont connu le dite du serment et un peu d’une cérémonie (à l'exception de nos agents des services frontaliers, pour lesquels c'est très formel) ;
• En tant qu'agence de première ligne, de nombreux employés ressentent directement l'impact de la baisse de confiance envers les institutions - nous comptons sur les gens pour qu'ils respectent les règles et les employés s'inquiètent de ce que cela signifie si les pratiques changent.
• De l’autorité délégué avant de conclure de tels Fatigue – sentiment des employés de première ligne découlant de la pandémie. Les agents se sont ralliés et on s’attend à ce qu’ils maintiennent le même rythme.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Comme il a été mentionné précédemment, plusieurs thèmes sont ressortis de la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation de l’Agence. Ces thèmes constituent le contenu d’une série de causeries au coin du feu animées par les vice-présidents de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), ainsi que des séances propres à la communauté de l’Agence qui seront lancées par les champions (par exemple, la Communauté nationale des gestionnaires). Notre plan évolutif continuera de refléter les nouveaux thèmes soulevés tout au long de nos discussions en cours. En plus des réponses aux questions 1 et 7 ci-dessus, l’ASFC invitera la Commission de la fonction publique (CFP) à un forum de discussion ouvert sur les activités politiques à l’approche des prochaines élections fédérales, afin de s’assurer que les employés sont conscients de leurs obligations en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. De plus, le Bureau des valeurs et de l’éthique collaborera avec les régions pour promouvoir des séances d’échange de renseignements sur les scénarios et meilleures pratiques (par exemple, les leçons tirées et les meilleures pratiques dégagées de l’instauration du nouveau point d’entrée du pont international Gordie-Howe).

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

La présidente, le premier vice-président et la vice-présidente de la Direction générale des ressources humaines ont animé trois (3) séances de discussion ouverte en personne avec les cadres afin de favoriser un forum sûr et ouvert. La présidente a ouvert la discussion en soulignant l’importance d’avoir des conversations honnêtes sur les valeurs et l’éthique, en partageant les leçons tirées de son expérience au sein de la fonction publique fédérale. La championne des valeurs et de l’éthique a mobilisé les cadres en faisant part de ses réflexions sur le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique en offrant des citations et en demandant aux cadres supérieurs de faire part de leurs réflexions. Les cadres supérieurs ont fait preuve d’ouverture et de franchise, ce qui a donné lieu à plusieurs discussions captivantes. Une séance de discussion ouverte subséquente avec les cadres a été prévue, adoptant à distance le même format pour ceux qui ne pouvaient assister aux séances en personne. Il a été noté que la participation n’était pas aussi élevée que les séances en personne. Ainsi, l’accent a été mis sur l’importance pour les dirigeants de tenir des discussions en personne avec les employés, dans la mesure du possible, afin d’encourager des conversations actives et ouvertes.

Le Bureau des valeurs et de l’éthique a élaboré un guide de discussion sur les valeurs et l’éthique afin d’aider les dirigeants au sein de l’organisation. Le guide de discussion comprend :

• Aperçu du Code de conduite de l’ASFC (tableau de bord mettant en évidence les principaux aspects du code, incluant des exemples concrets).
• Coup d’œil sur les valeurs de l’ASFC (tableau de bord sur les valeurs de l’ASFC et les comportements attendus de tous les employés).
• Vignettes de différents dilemmes éthiques avec notes d’allocution pour favoriser des discussions stimulantes.
• Un document de Ressources additionnelles qui incluent divers liens vers des outils, de la formation, des vidéos et d’informations supplémentaires sur les valeurs et l’éthique. 

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

L’Agence s’appuiera sur les mesures existantes, y compris le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et les outils internes de collecte de données pour évaluer la sensibilisation des employés. De plus, le Bureau des valeurs et de l’éthique a demandé une rétroaction franche sur les zones grises dans le cadre des séances de mobilisation afin de fournir une formation et des ressources additionnelles aux employés de l’Agence. 

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

L’Agence a adopté une approche « tous azimuts » en matière de valeurs et d’éthique, qui a été communiquée par le biais d’un message personnel adressé à tous les employés par la championne des valeurs et de l’éthique et la vice-présidente des recoures humaines. Ancrée dans la stratégie de mobilisation, nos cadres supérieurs ont personnellement dirigé plusieurs activités de mobilisation. Ce rapport devrait être considéré comme l’évaluation initiale de l’Agence. Nous poursuivrons les discussions au cours des prochains mois et nous prévoyons fournir un rapport subséquent à l’automne, en fonction des commentaires additionnels reçus.