Agriculture et Agroalimentaire Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le Code de valeurs et d’éthique d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (Code d’AAC) a été revu et mis à jour en 2020 dans le cadre de la Stratégie de gestion des personnes, afin d’assurer l’harmonisation avec les orientations données par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH).

Le calendrier actuel pour l’examen et la mise à jour du Code d’AAC s’étend d’avril 2024 à février 2025.

Un exercice de consultation

Les mises à jour du Code d’AAC seront éclairé par un sondage en ligne qui fait partie d’un exercice de consultation actuellement planifié et entrepris par AAC. Les résultats et l’analyse du sondage devraient être terminés d’ici l’automne 2024.

AAC a déjà commencé à mener des consultations initiales avec divers groupes et comités de la haute direction. L’exercice de consultation rejoindra tous les employés à tous les niveaux et dans tous les domaines du Ministère. L’un des objectifs de cet exercice est de collecter des commentaires exploitables sur des questions précises sur le contenu du Code d’AAC, qui à leur tour éclaireront les mises à jour supplémentaires. Pour s’assurer que tous les points de vue sont saisis, des consultations propres au Code seront également menées auprès des membres du réseau de la diversité, de l’équité et de l’inclusion d’AAC, des groupes de gestion et des directions générales ayant des objectifs particuliers. 

Le sondage en ligne et un plan de communication à l’appui sont en cours d’élaboration. 

L’enquête sera lancée en juin, pour une analyse qui sera terminée d’ici octobre 2024. À la suite de l’analyse, le processus de mise à jour du Code d’AAC et de tous les documents à l’appui et de la formation commencera. 

AAC célèbre le Mois de la sensibilisation aux valeurs et à l’éthique chaque année en février. Le code mis à jour sera présenté aux employés pendant le Mois de la sensibilisation aux valeurs et à l’éthique 2025.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Oui, mon organisation a mis à jour son code de conduite.
• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

La dernière mise à jour du Code d’AAC a été réalisée en 2020 dans le cadre de la Stratégie de gestion des personnes, afin d’assurer l’harmonisation avec les orientations données par le BDPRH. AAC est en train de revoir son Code en réponse aux recommandations du Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier du Conseil privé.

Il a déjà été déterminé que le contenu de certaines parties du Code devait être étoffé au cours de la prochaine révision, notamment en fournissant des renseignements supplémentaires sur les conflits d’intérêts (CI) propres à AAC, un langage plus inclusif et davantage de contexte sur la passation de marchés, les cadeaux et l’accueil dans le cadre des protocoles autochtones.

Des mises à jour du contenu peuvent également être nécessaires pour répondre aux recommandations du Rapport sur la science et la sécurité nationale, en s’alignant sur les orientations qui seront fournies par le BDPRH.

Les mises à jour du Code d’AAC actuel contribueront à résoudre ces problèmes et d’autres questions importantes relevées au cours de l’exercice de consultation. En outre, lors de la révision, une attention particulière sera accordée à un langage plus inclusif et axé sur la diversité. Nous nous appuierons sur les commentaires recueillis lors de l’exercice de consultation pour remanier la formulation actuelle relative aux comportements attendus en relation avec les cinq valeurs précisées dans le Code. 

En outre, des renseignements supplémentaires sur la prise de décision éthique, l’utilisation appropriée des médias sociaux, les protocoles autochtones et le leadership éthique seront ajoutés. Enfin, des modifications liées à la mise en forme seront apportées (par exemple, numérotation des sections du Code) pour faciliter la consultation.    

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

AAC encourage activement les conversations avec les employés à tous les niveaux afin de les sensibiliser à leurs responsabilités personnelles de respecter et de faire respecter le Code et les valeurs qui y sont précisées, notamment ce qui suit :

Coaching individuel

• Évaluations et réponses continues aux divulgations et aux demandes de renseignements sur les conflits d’intérêts. Au cours de l’exercice 2023-2024, le Centre de la politique des valeurs et de l’éthique (CVVE) a reçu plus de 390 divulgations et demandes de renseignements sur les CI, dont plus de 130 en avril et mai 2024 seulement. Cela donne au CVVE l’occasion de participer à des discussions individuelles et à de l’encadrement sur les valeurs et l’éthique avec les employés et la direction de l’ensemble du Ministère.

Formations

• En 2023-2024, en réponse aux tendances actuelles au sein de la Direction générale des sciences et de la technologie (DGST), le CPVE, de concert avec les directeurs généraux de la DGST, a participé à des discussions informelles à l’échelle du pays axées sur la communauté scientifique d’AAC intitulées Je suis un scientifique de la fonction publique fédérale. Vingt-sept sessions en personne ont été dispensées dans 20 centres de recherche avec 433 participants. Les séances ont été conçues pour aborder les valeurs fondamentales du Code et la responsabilité personnelle des employés dans le respect du Code, en utilisant des scénarios de cas de service public tirés des médias pour discussion. Les autres sujets comprenaient : la passation de marchés, la propriété intellectuelle, les conflits d’intérêts, l’éthique scientifique et l’intégrité scientifique, les accords de collaboration, l’ingérence étrangère, la confiance et l’abus de confiance.
• Les séances de formation ciblées (formation ad hoc) avec des équipes de l’ensemble du Ministère constituent l’activité la plus efficace et la plus fructueuse pour encourager les conversations sur les valeurs et l’éthique. Au cours de l’exercice 2023-2024, le CPVE a organisé huit séances de formation ciblées sur les valeurs et l’éthique ainsi que sur les CI; ces séances comprenaient des discussions ouvertes dans le cadre desquelles des scénarios liés au travail ont été utilisés. Le CPVE a constaté une augmentation significative des demandes de formation ad hoc jusqu’à présent au cours de l’exercice 2024-2025, dont 10 séances de formation ad hoc dispensées à environ 1000 employés par le CPVE au cours des seuls mois d’avril et de mai 2024, plusieurs séances étant prévues dans les semaines à venir.
• Des ateliers axés sur les conflits d’intérêts, le professionnalisme en milieu de travail, les activités politiques, la prise de décisions éthiques et le leadership éthique ont été mis à la disposition de tous les employés.
• Promotion d’activités de formation telles que : la formation obligatoire sur les valeurs et l’éthique pour tous les employés (formation de l’EFPC et d’AAC), la formation obligatoire sur l’éthique scientifique pour tous les employés de la Direction générale des sciences et de la technologie (DGST) (ouverte à tous les employés d’AAC), les modules de valeurs et d’éthique dans la formation pour les participants au Programme de recrutement et de perfectionnement administratif et au Programme de perfectionnement des cadres et du leadership, et la formation sur l’intégration d’AAC pour tous les nouveaux employés.

Communications

• Campagnes de communication continues via des outils de communication internes sur les responsabilités personnelles des employés liées à des sujets tels que les activités politiques, le respect des personnes, l’utilisation des médias sociaux.
• Lancement de la campagne du Mois de la sensibilisation aux valeurs et à l’éthique 2024 pour renforcer la sensibilisation des employés au Code d’AAC et leur respect de celui-ci. La campagne comprenait des communications ciblées via des outils de communication internes auprès des cadres, des gestionnaires, des jeunes professionnels, des étudiants et de tous les employés.

D’autres mesures importantes ont été prises pour garantir qu’AAC encourage les conversations sur la responsabilité personnelle en matière de valeurs et d’éthique à tous les niveaux :

• Nomination d’un sous-ministre adjoint comme champion des valeurs et de l’éthique ainsi qu’un champion pour le réseau des valeurs de et l’éthique.
• Discussions sur les valeurs et l’éthique à l’ouverture des cycles d’évaluation de la gestion du rendement.
• Faire des valeurs et de l’éthique un sujet de discussion lors des réunions de l’ensemble du personnel des sous-ministres (SM), des séances de discussion ouverte des cadres et des retraites d’administration d’AAC. Cette démarche se poursuivra en 2024, plusieurs retraites d’administration étant déjà prévues.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

AAC a pris plusieurs mesures pour s’assurer que les conversations sur la responsabilité personnelle en matière de respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique sont comprises par les employés et tenues régulièrement. En voici des exemples.

Formations

• Au cours de l’année écoulée, le CPVE a organisé 8 séances de formation ciblées sur les valeurs et l’éthique ainsi que sur les CI; ces séances comprenaient des discussions ouvertes dans le cadre desquelles des scénarios basés sur le travail ont été utilisés.
• Prestation d’ateliers sur des sujets tels que les activités politiques, les valeurs d’AAC, la prise de décisions éthiques et le leadership éthique. Chaque séance contient un volet sur les valeurs du Code d’AAC et le devoir et la responsabilité que les employés doivent respecter et faire respecter ces valeurs, en plus d’un volet de questions et réponses et de discussion ouverte.
• Bien qu’elle soit maintenant terminée, la campagne de discussion informelle Je suis un scientifique du Service public fédéral sera adaptée pour être diffusée à ceux qui ne sont pas ciblés lors du déploiement initial. Après chaque séance, le CVVE a constaté une augmentation du nombre de demandes, d’employés cherchant des conseils sur les valeurs et l’éthique et la divulgation des CI, ce qui a permis à l’équipe de poursuivre la conversation sur les valeurs et l’éthique.
• Prestation de la formation sur les valeurs et l’éthique dans le cadre du Programme de perfectionnement en gestion et en leadership d’AAC. En ciblant ce groupe, on s’assure que tous les gestionnaires en développement et en herbe disposent d’une base en matière de valeurs et d’éthique pour maintenir un dialogue continu sur les valeurs et l’éthique au sein de leur unité.

Conversations individuelles

• Tous les employés signent des lettres d’offre contenant un énoncé des valeurs et de l’éthique avec un lien vers le Code d’AAC en reconnaissance de leur adhésion au Code ; les gestionnaires d’embauche doivent discuter des exigences du Code lorsqu’ils fournissent la lettre d’offre.
• Discussions sur les valeurs et l’éthique entre les employés et les gestionnaires au début du cycle d’évaluation du rendement. Les employés attestent, en cochant une case, qu’ils ont lu le Code et la directive sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat. Les évaluations de mi-année et de fin d’année permettent de poursuivre la conversation en abordant les compétences de base telles que l’intégrité et le respect.

Outils et ressources

• Des outils et des ressources sont mis à la disposition des gestionnaires et des employés sur l’intranet d’AAC afin de maintenir le dialogue sur les valeurs et l’éthique, notamment une boîte à outils pour les gestionnaires (en cours de mise à jour) et des cartes relatives à des dilemmes éthiques qui peuvent être utilisées pour engager le dialogue.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

La détermination des thèmes récurrents auxquels font face les employés d’AAC est en cours et constitue l’un des principaux objectifs de l’exercice de consultation entrepris par l’intermédiaire d’un sondage en ligne. Les consultations permettront également de détecter les lacunes en matière de formation et/ou d’outils et de ressources à la disposition des employés.

AAC a déjà relevé certains thèmes récurrents grâce aux commentaires et au dialogue lors de diverses séances de formation sur les valeurs et l’éthique, aux consultations initiales avec la direction d’AAC, aux conversations avec les membres du réseau de diversité, d’équité et d’inclusion, et aux questions posées dans le cadre des demandes de renseignements au CPVE. Voici un aperçu des thèmes :

• Utilisation des médias sociaux : Les employés sont préoccupés par ce qu’ils peuvent dire en ligne. La situation peut être difficile lorsque les employés s’impliquent dans des activités politiques ou militantes en dehors du travail. Il est nécessaire de clarifier la manière de gérer efficacement et équitablement le droit à la liberté d’expression et à la participation aux discussions politiques en général, tout en respectant les valeurs de respect de la démocratie, d’intégrité et d’intendance (confiance du public).
• Activités politiques : Dans le climat politique actuel, la polarisation et les plateformes numériques redéfinissent le paysage de l’engagement civique. Les employés font parfois face à la difficulté de concilier leur devoir de loyauté envers leur employeur et leur droit de participer à des activités politiques. 
• Conflit d’intérêts : Les employés ont des activités de plus en plus diversifiées en dehors du travail qui peuvent être des sources de préoccupation en ce qui concerne la création d’une situation de CI. Les gestionnaires ont exprimé leur inquiétude quant à la mise en œuvre et à la gestion des mesures d’atténuation liées à ces situations de CI.
• Diversité, équité et inclusion : Les employés ont exprimé le souhait d’être davantage pris en compte dans le langage utilisé dans le Code.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Les activités de formation et d’apprentissage proposées par le CPVE sont conçues pour être flexibles et adaptables aux besoins du client et, souvent, les besoins du client reflètent une tendance permanente au sein de ses unités. Avant de dispenser la formation, le CPVE rencontre la direction pour discuter des domaines d’intérêt et de préoccupation. Cette conversation préliminaire permet d’organiser une séance de formation mieux adaptée au travail spécifique du client.

À l’approche de plusieurs élections, AAC, en collaboration avec la Commission de la fonction publique, a proposé une formation sur les activités politiques afin de s’assurer que les employés connaissent leurs responsabilités s’ils s’engagent dans des activités politiques.

En outre, avec le retour au bureau, les thèmes relatifs au professionnalisme et à la courtoisie sur le lieu de travail ont fait surface et ont été abordés par l’entremise d’engagements d’apprentissage ciblé dont tous les employés peuvent profiter.

Actuellement, AAC pilote de nouvelles activités d’apprentissage centrées sur la prise de décision éthique et le leadership éthique.

AAC est également en train de déterminer les thèmes actuels et continus auxquels le ministère fait face par l’entremise d’une consultation. Les informations issues des consultations seront utilisées pour adapter les activités d’apprentissage existantes et concevoir de nouveaux produits d’apprentissage afin de répondre aux tendances actuelles et émergentes.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

AAC a généralement constaté que les séances de formation ciblées avec les unités de l’ensemble du ministère constituent l’activité la plus efficace et la plus fructueuse pour encourager les conversations sur les valeurs et l’éthique. L’efficacité de cette approche est attestée par l’augmentation habituelle du nombre de demandes de renseignements à la suite d’une séance ciblée.

Un exemple d’activité récente couronnée de succès est la campagne concernant les scientifiques de la fonction publique fédérale qui a été menée auprès des chefs de projet au sein de la Direction générale des sciences et de la technologie d’AAC dans tout le pays. Les commentaires des participants recueillis par la suite, ont montré que le leadership des cadres, en l’occurrence la participation des directeurs généraux à la campagne, a servi un objectif positif, significatif et efficace.

Le CPVE a également reçu des commentaires positifs sur les cartes relatives à des dilemmes éthiques élaborées à l’intention des gestionnaires pour faciliter les discussions sur les valeurs et l’éthique au sein de leurs unités. Au fur et à mesure qu’AAC détermine les thèmes récurrents et les lacunes, d’autres cartes seront élaborées pour traiter de ces questions.

Enfin, AAC est en train de concevoir de nouvelles activités d’apprentissage sur la prise de décision éthique et le leadership éthique. Les discussions sur ces sujets avec des groupes de clients potentiels ont suscité beaucoup d’intérêt et d’enthousiasme.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

AAC utilisera plusieurs outils et approches pour mesurer le niveau de sensibilisation des employés aux valeurs et à l’éthique, notamment un sondage annuel et un exercice de comparaison mené à l’aide du nouveau tableau de bord de données du CPVE.

• Tableau de bord des données : Cet outil recueille toutes les données pertinentes pour le CPVE, y compris le volume des divulgations et des demandes de renseignements reçues, le type de divulgation, par Direction générale et par lieu. Grâce aux renseignements recueillis, il est possible de déterminer les retombées des activités liées aux valeurs et à l’éthique. À titre d’exemple, la campagne concernant les scientifiques de la fonction publique fédérale a entraîné la plus forte augmentation d’une année sur l’autre des divulgations relatives aux CI et des demandes de renseignements émanant de la Direction générale des sciences et de la technologie au cours des cinq dernières années.
• Exercice de consultation d’AAC : Le sondage en ligne deviendra annuel, ce qui permettra au CPVE de comparer les données avec celles des années précédentes. En conservant des questions spécifiques sur les indicateurs d’une année à l’autre, AAC sera en mesure de suivre toute augmentation ou diminution du niveau de sensibilisation des employés au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien. 
• Résultats du SAFF : Le CPVE utilise les résultats du SAFF relatifs aux valeurs et à l’éthique pour surveiller la sensibilisation des employés aux valeurs et à l’éthique dans leur travail quotidien. Des plans d’action sont élaborés pour aborder les tendances des données reçues.
• AgriCampus : Grâce au campus d’apprentissage en ligne d’AAC, le CPVE peut désormais contrôler les taux d’achèvement de la formation obligatoire en matière de valeurs et d’éthique et suivre la participation des employés aux séances de formation ciblées destinées aux unités de l’organisation. Il est ainsi possible de suivre en temps opportun les formations incomplètes.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

En réponse aux recommandations formulées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique, AAC a élaboré un plan qui sera mis en œuvre dans tous les domaines et à tous les niveaux d’AAC.

Ce plan se concentre sur trois activités principales nécessitant une série de communications et d’outils d’accompagnement.

• Dialogue permanent avec tous les employés : Un sondage annuel en ligne sera lancé pendant le Mois de sensibilisation aux valeurs et à l’éthique d’AAC. Sur la base des résultats du sondage, des possibilités de poursuivre le dialogue seront mises en place, par exemple des consultations guidées ou animées avec certains groupes, des discussions informelles avec des dirigeants d’organisations et des séances de formation spécialisée. 
• Examen et mise à jour du Code de valeurs et d’éthique d’AAC : Après avoir synthétisé les commentaires préliminaires et évalué les besoins actuels des employés d’AAC, une révision et une mise à jour du Code sont prévues. L’objectif de la mise à jour sera d’ajouter des précisions sur diverses questions relatives aux conflits d’intérêts en ce qui concerne la passation de marchés, la science, les cadeaux et l’accueil, la prise de décision éthique, le leadership éthique et l’utilisation des médias sociaux, et de faire en sorte que le langage soit plus inclusif. 
• Lancement d’un modèle de prise de décision éthique : Le modèle de prise de décision éthique servira d’outil d’orientation pour les employés et les gestionnaires lorsqu’ils font face à des dilemmes éthiques. Il servira également de cadre à l’élaboration d’une formation au leadership dans le domaine des valeurs et de l’éthique.

Voici un aperçu des autres outils et ressources :

• Boîte à outils actualisée pour les gestionnaires qui fournit aux gestionnaires les outils nécessaires pour guider leurs équipes dans le cadre des conversations sur les valeurs et l’éthique, faciliter la prise de décision éthique et les aider à comprendre le rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien.
• Activité de communication narrative permettant aux cadres d’AAC de faire part de leurs expériences de gestion de dilemmes éthiques et des leçons qu’ils en ont tirées. Des outils de communication internes seront utilisés pour partager ces histoires, y compris des articles et des vidéos.
• Mise à contribution du champion des valeurs et de l’éthique pour le partage d’informations, les événements et les annonces.
• Retour aux versions imprimées du Code d’AAC distribuées aux nouveaux employés dans le cadre du processus d’intégration.