Développement économique Canada pour les régions du Québec

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

On doit noter que comme Développement économique Canada (DEC) est une petite agence comptant près de 400 employés, les formations et séances de discussions dirigées s’adressent à l’ensemble du personnel. Le plan d’action de DEC en matière de valeurs et éthique (V&É) fait la part belle aux activités de formation directement ou indirectement liées aux questions de valeurs et d’éthique. Par exemple, plusieurs séances de formation ont été offertes soit à l’ensemble des employés (au moins 6 ont été offertes depuis l’automne 2023), soit aux nouveaux employés, soit en petits groupes avec discussions (deux séances durant l’hiver 2024). Le parcours d’apprentissage obligatoire de l’Agence comprend également des formations offertes par l’École de fonction publique du Canada en matière de valeurs et éthique.

En complément des réponses au questionnaire, nous joignons à notre envoi le résumé du plan étoffé des diverses activités menées, en cours ou planifiées par le comité en valeurs et éthique de DEC.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Présumant que la question entend par « mise en œuvre complète des plans » ceux prévus par l’agence, la réponse est oui.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Un championnat et un comité sur les valeurs et l’éthique sont en place depuis plusieurs années. Dans le cadre de notre plan d’activités visant à i) fournir de l’information et de la formation et ii) offrir des occasions de discussions et d’échanges, et l’adaptant à l’exercice initié par le greffier du Conseil privé à l’automne 2023, nous avons décidé de tenir 5 séances sur chacune des valeurs du Code de valeurs et d’éthique du secteur public – le but étant de réfléchir ensemble à la manière dont ces valeurs se concrétisent dans notre travail. Ces séances se tiennent avec l’ensemble des employés de l’Agence et se terminent en juin 2024. C’est à la lumière de ces échanges et commentaires de ses employés que DEC s’est engagé à revoir le Code de conduite de DEC, pour qu’il représente bien la réalité et les préoccupations des employés.

Échéance pour avoir revu le Code de DEC : automne 2024.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Voir la réponse à la question 4.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le comité de valeurs et éthique de DEC a notamment réalisé les activités et initiatives suivantes :

• La mise à jour du site intranet, avec l’ajout de ressources et liens pertinents;
• Des formations V&É avec ateliers de cas pratiques;
• Une formation sur la gestion informelle des conflits;
• L’intégration du thème V&É à l’activité d’accueil des nouveaux employés, et l’ajout d’une lettre de bienvenue accompagnant les lettres d’offre des nouveaux employés;
• Des formations sur l’utilisation des réseaux sociaux et sur l’approvisionnement;
• Des activités de rayonnement telles que la diffusion d’une vidéo avec le champion, plusieurs sessions Thé et TED, quelques jeux-questionnaires; développement d’une image de marque V&É;
• Des sessions « On jase valeurs et éthique » portant sur chacune des 5 valeurs du Code et éthique;
• Des portes ouvertes régulières avec le champion (offrant des discussions individualisées).

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le plan d’activités développé par le Champion et son comité témoigne d’un engagement continu des employés. Depuis quelques années, l’accueil des nouveaux employés comprend une lettre signée par le champion des valeurs et de l’éthique. Le champion tient des portes ouvertes chaque mois – pour tout employé qui désire soulève une question ou un problème. Les diverses activités du plan d’action soulignent le fait que les valeurs et l’éthique sont la responsabilité de tous et toutes. Le parcours d’apprentissage obligatoire de l’Agence comprend des formations offertes par l’École de fonction publique du Canada en matière de valeurs et éthique à l’intention des employés en général, et à l’intention des gestionnaires. L’activité d’accueil des nouveaux employés (2 à 3 fois par année) veille à promouvoir le code de conduite de DEC. 

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Parmi les thèmes qui reviennent :

• La délicate relation entre le politique et la politique – donner notre meilleur avis-conseil, savoir dire non lorsque nécessaire en offrant des options au ministre, et la mise en œuvre « loyale » de la direction du ministre élu;
• La gestion des transitions (ministérielles, de gouvernement);
• L’intégrité : la haute gestion doit monter l’exemple pour préserver l’intégrité de la fonction publique, et être le plus transparent possible;
• Le respect des personnes : l’importance d’un environnement de travail sain, inclusif aux réalités diverses des employés, et la nécessité de pouvoir soulever les enjeux lorsqu’il y en a grâce parce qu’on ne craint pas craindre les représailles – à cet égard, les actions doivent suivre les paroles;
• Les règles du bien vivre-ensemble dans le mode hybride en évolution – dont le besoin de mieux expliquer la justification qui appuient les décisions prises, et de permettre le plus de souplesse possible pour tenir compte des réalités régionales et des modus operandi des diverses fonctions.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Développement de la série de rencontres « On jase valeurs et éthique » portant sur chacune des 5 valeurs du Code et éthique. Poursuivre les formations et sessions d’information sur ce thème ou thèmes connexes (divulgation d’actes répréhensibles; approvisionnement, conflits d’intérêts, etc.) et quand cela s’applique, intégration du volet éthique dans des formations sur des thèmes tels que le numérique, l’inclusion, l’amélioration de processus ou de services, etc. 

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Plus de la moitié des employés de l’Agence ont participé à chacune des séances « On jase valeurs et éthique » thématiques (chacun des cinq valeurs du Code), qui permettent d’apprendre des invités-experts/panellistes et des collègues de DEC, avec des discussions en sous-groupes pour échanger au sujet du thème de la séance, et un retour en plénière pour faire le point ensemble.

Les formations en valeurs/éthique plus ciblées avec discussions de cas pratiques (en groupes de 10-15 personnes) ont aussi été appréciées.

Le site intranet est régulièrement mis à jour pour fournir toute l’information pertinente aux employés.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Le SAFF est utilisé – dont à DEC la réponse à la question de savoir vers qui se tourner en cas de question ou d’enjeu éthiques. Étant donné le nombre important d’activités et les portes ouverte du champion, les employés ont plusieurs et différents moyens de s’exprimer qui aident à mesurer le niveau de connaissance.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Une question qui revient est celle du caractère authentique des conversations (par ex., d’éviter de cocher une case parce que le greffier a lancé l’exercice de réflexion sur les valeurs et l’éthique). À cet égard, une bonne communication à propos du lien entre cette réflexion et des actions qui en ressortiront est très importante.